Melding om dødsfall og dødsårsak Brukermanual, utprøving høsten 2018 MF Helse versjon 1.1. september 2018
Brukermanual for melding om dødsfall og dødsårsak Når melding av dødsfall og dødsårsak digitaliseres, vil dette gi store fordeler til flere deler av samfunnet. Dagens papirbaserte løsning innebærer at informasjonen registreres av minimum tre instanser lege, skifteretten og folkeregisteret. Dette medfører mange muligheter for feil, unødvendig ressursbruk og at informasjonen tar lang tid gjennomsnittlig 5-16 dager - å nå ut til samfunnet. Informasjon om dødsårsak tar 2-10 måneder å få inn til Dødsårsaksregisteret. Med elektronisk innmelding blir informasjonen tilgjengelig for samfunnet umiddelbart. Da kan kommuner, forskere, skifterett, nav, bank, forsikring, politi, og andre ta i bruk denne informasjonen mye raskere, ressurser spares og kvaliteten øker. Det som er nytt: lege sender melding elektronisk og den går direkte til Folkeregisteret (Skatteetaten - SKD) og dødsårsaksregisteret (Folkehelseinstituttet - FHI) Det er kun lege som kan melde dødsfall og dødsårsak. Informasjon går umiddelbart ut til samfunnet. Det er derfor ekstra viktig å være sikker på at man melder dødsfallet på riktig person samt at pårørende informeres raskt. Om utprøving Utprøving skjer fra 1.9.2018 ved utvalgte kommuner og avdelinger på sykehus. For å være trygge på at sektoren får en løsning som er brukbar over hele landet, starter vi med en liten utprøving. Vi ønsker innspill til løsningen, arbeidsprosesser, informasjonsmateriell m.m. for å tilpasse best mulig for sektoren (herunder også tilpasning i arbeidsflaten PAS/ EPJ). Send gjerne innspill direkte mfhelse@ehelse.no og delta på erfaringsoppsummering som arrangeres lokalt. Om dokumentet Dette dokumentet kan benyttes for å lære seg bruk av den nye løsningen. Denne versjonen gjelder utprøving høsten 2018. Da leveres en web-løsning som ikke er tilknyttet EPJ/PAS. Melding om dødsfall og dødsårsak har blitt utarbeidet i samarbeid med leger fra de fire helseregionene, noen fastleger, kommuneleger og sykehjemsleger. Side 2
Hvor finner du løsningen? https://helsepunkt.no/dodsmelding Det kan være at din virksomhet gjør denne adressen tilgjengelig på ditt skrivebord.
Her kommer en gjennomgang av den vanligste oppgaven: - Melde dødsfall og dødsårsak på en person med kjent f.nr/ d.nr Side 4
0 Pålogging/ tilgang via ID-porten Pålogging skjer via ID-porten for å ha en sikkerhet på at legen er den man gir seg ut for å være. Legg inn skjermbilde HelseID Lege velger hvilken pålogging man ønsker, og benytter eget f.nr/ d.nr. Det arbeides for at vanlig PKI-kort som benyttes til e-resept og kjernejournal kan benyttes. Løsningen vil automatisk sjekke mot Helsepersonellregisteret at den som logger seg på er autorisert som lege. Planlagte forbedringer: Dersom Drifts-/EPJ-leverandøren din legger til rette for det, kan den ekstra påloggingen fjernes.. 6
1 Søke opp den avdøde Dette er forsiden i løsningen. 1. Lege legger inn den avdødes f.nr/ d.nr 1 Løsninger søker opp og henter navn, alder og kjønn på den avdøde slik at lege kan vurdere at det er riktig person som meldes død. Dette vises i neste skjermbilde. Dersom lege ikke har fullt f.nr/ d.nr på en person med norsk ID må legen gjøre oppslag i folkeregisteret eller be pårørende om informasjon Dødsårsak skal registreres på alle avdøde i Norge, også de uten norsk f.nr/ d.nr. Planlagte forbedringer: Det jobbes for å etablere en måte å søke opp personer i Folkeregisteret med bakgrunn i kun fødselsdato og annen informasjon om vedkommende. 7
Registrere dato for dødsfallet, se hvem avdøde er og send 2a Lege får opp personinformasjon om avdøde 1. Lege ser at det er rett person som kommer opp * 2. Lege setter inn riktig dødsdato 3. Trykk «Send melding om dødsfall» knapp 1 * NB! Informasjon om dødsfallet sendes ut umiddelbart konsekvenser av å melde på feil person er store. Vær sikker på at du melder på rett person. 2 3 8
2b Ekstra bekreftelse på at det er rett person Du får opp et bekreftelsesbilde med informasjon om hvem det er du har tenkt å melde død i Folkeregisteret. Sjekk informasjonen slik at du er sikker på det er rett person, og trykk på «Send melding om dødsfall» 9
Kvittering på at melding er sendt start melding om dødsårsak 3a 1 2 1. Lege får opp bekreftelse på at meldingen er sent til Folkeregisteret grønn boks. 2. Den avdøde er nå avmerket i et sort område i løsningen Her kommer også informasjon om vedkommende sin fastlege dersom det er behov for denne informasjonen 3. Registrering av dødsårsak begynner her 3 10
3b Registrere informasjon i melding om dødsårsak 1 2a) 2b) 3 1. Klokkeslett (ikke et obligatorisk felt, men spesielt viktig for enkelte pasientgrupper, som f.eks. barn som dør like etter fødsel) 2. a) Type sted vedkommende døde b) Dødskommune - Kommunen hvor dødsfallet fant sted, ikke avdødes bostedskommune. Automatisk søk når du begynner å skrive. 3. Definering av dødsårsak er som før. Den umiddelbare dødsårsaken føres på A, mens andre diagnoser i årsaksforholdet føres på B, C eller evt. D. Hvis sekvensen for eksempel består av en underliggende dødsårsak, en mellomliggende og en umiddelbar dødsårsak, føres den umiddelbare årsaken på A, den mellomliggende på B og den underliggende på C. I kolonnen for tid angis tilstandens antatte varighet. Under medvirkende dødsårsaker kan man fylle inn flere diagnoser som kan ha vært relevante for dødsfallets årsaksforhold. Ny funksjonalitet inkluderer bl.a. at dersom du vil bytte rekkefølge, så er det mulig å tak i diagnosen og flytte den på rett plass («drag and drop»). 11
3c Registrere informasjon i melding om dødsårsak 4 7 4. Tilleggsopplysning om skade/ forgiftning. Hvis «ja» får du opp relevante tilleggsspørsmål 5 5. Om relevant operasjon har vært gjennomført. Hvis «ja» får du opp relevante tilleggsspørsmål 6. a) Klassifisering av dødsfall (For å identifisere evt. spesielle omstendigheter ved dødsfallet) 6a) 8 b) Om det vil bli utført obduksjon 7. Meldeplikt ved unaturlig dødsfall. Hvis «ja» får du opp telefonnummer til politiet (politiet skal alltid varsles dersom det er grunn til å tro at dødsfallet var unaturlig) 6b) 9 10 8. E-postadresse der du kan varsles om behov for mer informasjon om dette dødsfallet. E- postadressen benyttes ikke til noe annet. 9. Virksomheten du utførte arbeidet i (Vil kunne brukes dersom FHI må innhente mer informasjon om dødsfallet, og ikke får svar fra legen. Automatisk søk i NHN adresseregister starter når du begynner å skrive) 10. Gå til gjennomlesing 12
4 Sjekk at informasjonen i melding om dødsårsak er OK Se over informasjonen og trykk «Godkjenn og send» Da sendes meldingen direkte til Folkehelseinstituttet 13
Skriv ut meldingen og signer denne Send til kommunelege og skann i EPJ 4 1 3 1. Du får kvittering på at melding er sendt 2. Skriv ut meldingen og signer denne 3. Skann gjerne meldingen og lagre i PAS-EPJ. Utskriften skal sendes til kommunelegen i kommunen pasienten døde. Arbeidet med melding er da ferdigstilt. 2 Planlagte forbedringer: Det jobbes for å tilpasse løsningen i PAS/EPJ. Herunder at f.nr/d.nr følger med fra PAS/EPJ og at melding lagres automatisk. I tillegg planlegges endring av lovverket slik at kommunelege ikke lenger trenger kopien, men får relevante rapporter for egen kommune. 14
Slik ser utskriften ut Send til kommunelege og skann i EPJ FHI - 11.09.2018
Baksidetekst Dette er en utskrift av elektronisk legeerklæring om dødsfall. Elektronisk legeerklæring om dødsfall kommer gradvis til å erstatte dagens papirmelding inntil det ikke lenger er mulig å melde dødsfall på papir. Elektronisk overføring av medisinske data sikrer et bedre personvern og unødvendig distribusjon av papirutskrift bør unngås. Samtidig er det spesielle behov som må ivaretas. Avhengig av nasjonalitet, og om liket skal føres ut av landet, er det behov for utskrift av legeerklæring om dødsårsak. Utskriften må alltid signeres av lege. I de fleste tilfeller sørger begravelsesbyråer for oversettelse av legeerklæringen og ser til at det finnes nødvendige offisielle dokumenter som kan gis til ambassader som krever dette. Ytterligere er politiet involvert i forbindelse med utførsel av lik. Begravelsesbyrå kan etter fullmakt fra de pårørende be om en utskrift OVERGANGSPERIODE FOR KOMMUNELEGER Du som er kommunelege får denne utskriften på grunn av en overgangsperiode inntil nødvendige endringer i lovverk og rutiner er på plass. Du trenger ikke å kvalitetssikre denne melding eller sende den videre til Dødsårsaksregisteret. For mer informasjon se hjemmesidene til Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet xxx FHI -
Melde dødsårsak på person uten norsk ID (f.nr eller d.nr) Side 17
A Dødsårsak skal meldes også på personer uten norsk ID 1. Lege trykker på Start registrering av dødsårsak 1 2. Trykk på den lille pilen ved siden av «Identitetstype» og velg den som passer best. 3. Har vedkommende kjent ID av en type skal dette registreres 4. Velg kjønn 5. Trykk «Fortsett» 2 4 18
A Dødsårsak skal meldes også på personer uten norsk ID 1 1. Fyll i informasjon om dødsdato, fødselsdato, navn, årsak til at personen er i landet samt bostedsland (punktene 1-4). Trykk «Fortsett» 2. Fortsett med utfylling av dødsårsak på vanlig måte 2 19
Andre oppgaver A. Slå opp for å se at person er registrert død i Folkeregisteret B. Melde ny dødsårsak C. Korrigere dødsdato D. Finne liste over egne registreringer/ utskrift av melding E. Annullere registreringen av dødsfallet Side 20
Slå opp for å se at person er registrert død i Folkeregisteret A 1 1. Lege legger inn fullt f.nr/ d.nr og søker opp vedkommende 2. Avdøde vises i sort på skjermen og dødsdato er beskrevet Dersom lege er ferdig med arbeidet, kan lege trykke på «Tilbake»- knappen rett under «Finn person». 2 21
B Melde ny dødsårsak 1 1. Lege legger inn fullt f.nr/ d.nr og søker opp vedkommende 2. Lege sjekker at det er rett person og trykker «Meld/endre dødsårsak» 3. Heretter fyller ut dødsårsak som tidligere beskrevet 2 3 Side 22
C Korrigere dødsdato 1 3 4 1. Lege legger inn fullt f.nr/ d.nr og søker opp vedkommende 2. Lege sjekker at det er rette person, og trykker på knappen «Korrigere dødsdato» 3. Fyll inn ny dato 4. Trykk på «Meld korrigering til Folkeregisteret» 5. Bekrefte at du vil korrigere dødsdato 6. Kvittering på sendt melding kommer opp i grønt på skjermen 2 5 Side 23
Slå opp på liste over egne registreringer/ utskrift av melding D 1. Trykk først på den lille pilen ved siden av eget navn, for å få opp den lille menyen 2. Trykk på «Egne registreringer» Da får du opp en liste over alle egen registreringer. De som er markert gule mangler dødsårsak. Du kan når som helst sende inn dødsårsak og det er ingen begrensninger på hvor mange som kan sendes på samme person. Fra denne listen kan man alltid skrive ut innsendte meldinger (Trykk «Skriv ut» på den aktuelle meldingen). 24
E Annullere dødsfall 1. Lege legger inn fullt f.nr/ d.nr og søker opp vedkommende 1 2. Lege sjekker at det er rette person (NB viktig!), og trykker på knappen «Annullere dødsfall» 3 3. Trykk «Send annullering til Folkeregisteret» 4. En ekstra bekreftelse kommer opp, nå på hvit bakgrunn for å sikre at det er rett person. 5. Trykk «Send annullering av dødsfallet 6. Kvittering på sendt melding kommer opp i grønt på skjermen I utprøving ber vi lege i tillegg ringe NHN umiddelbart for å varsle om at feil person har vært registrert død i Folkeregisteret, tlf. 24 20 00 00. Dette fordi det krever manuelle rutiner hos andre aktører som må initieres. 2 5 Side 25
Om informasjon som er tilgjengelig fra løsningen Nederst i løsningen vil du finne en svart boks med lenker til mer informasjon dersom du har behov for dette. 1. Om tjenesten 2. Hjelp og støtte 3. Personvernerklæring Side 26