Modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren. Melding om dødsfall og dødsårsak Gjennomgang for helsesekretærer m.

Transkript

1 Modernisering av folkeregisteret i helse- og omsorgssektoren Melding om dødsfall og dødsårsak Gjennomgang for helsesekretærer m.fl

2 Helse er bare en bit av moderniseringen Produsenter: Sender inn opplysninger Konsumenter: Henter ut og benytter opplysninger 2150

3 Hva endres når «Legeerklæring om dødsfall» digitaliseres? Melding om dødsfall Modernisert Folkeregister (FREG) Melding om dødsårsak Dødsårsaksregisteret (DÅR) Fra papirskjema (IS-1025B) til elektronisk Lege melder direkte til Folkeregisteret og Dødsårsaksregisteret Informasjon om dødsfallet er umiddelbart tilgjengelig Melding om dødsfall også for personer med d-nummer

4 Dagens prosess manuell og mangfoldig Lege som erklærer dødsfallet Tingrett erklærer dødsfall ved dom Lensmann/politi etterforsker unaturlig dødsfall Tingrett/lensmann som håndterer dødsmelding Kommunelege/ saksbehandler i Dødsårsaksregisteret håndterer dødsårsak Saksbehandler i Folkeregisteret registrerer dødsfall Informasjon om dødsfall til konsumenter av Folkeregisteret 2 10 måneder 5 16 dager

5 Modernisert prosess digital og direkte Lege som erklærer dødsfallet Melder dødsfall og dødsårsak elektronisk Dødsfall mottas i Folkeregisteret Informasjon om dødsfall til konsumenter av Folkeregisteret Tingretten starter skiftebehandling Lensmann/politi etterforsker unaturlig dødsfall Saksbehandler i Dødsårsaksregisteret håndterer dødsårsak Saksbehandler i Folkeregisteret behandler evt. avvik ( < 0,2 %) Tingrett erklærer dødsfall ved dom < 1 dag < 1 dag

6 Hvem skal gjøre noe nytt i helse- og omsorgsektoren? Kjerneprosesser Sykepleier 1. Melder til lege at pasient er død 2. Skriver morsnotat 3. Gjennomfører morsrutine Lege 1. Identifiserer og syner den avdøde 2. Vurdere om unaturlig dødsfall, evt melder til politi 3. Vurderer obduksjon 4. Finner, fyller ut, skriver ut og lagrer skjema Skriver og lagrer journalnotat i EPJ 6. Dele informasjon om dødsfall og dødsårsak med eks. pårørende, begravelsesbyrå, forskningsstudier, kvalitetsutvalg Helsesekretær 1. videreformidling av skjema 1025 til Tingrett/ 2. Skriver sluttnotat Patolog 2. Fyller ut melding til 1. Utfører obduksjon FHI om årsak (annet 3. Andre oppgaver skjema)) Kommuneoverlege 1. Mottar skjema 1025b fra Tingrett 2. Sjekker at skjemaet er riktig utfylt, sender til FHI 3. Overvåker sykdomsutvikling i kommunen Markering av områder som endres som følge av digital melding om dødsfall og dødsårsak

7 Hva legges opp til av endringer for helsepersonell i utprøving? Mindre endringer med unntak at det er en løsrevet web-løsning (ingen tilknytning til arbeidsliste eller journal!) Lege Lege logger på web-løsning for melding om dødsfall Fyller ut og sender, får bekreftelse opp i web-grensesnittet Går rett videre til registrering av melding om dødsårsak (ny webløsning, sømløs overgang) Fyller og skriver ut melding om dødsårsak Sender melding om dødsårsak Gjør nødvendig journalføring og andre mors-relaterte oppgaver NYTT 1: Utfylling og innsending gjøres i en web-løsning Lege Sykepleier Helsesekretær Utskrift av melding om dødsårsak skannes og lagres i pasientens EPJ Utskriften sendes sende til kommunelege * Gjør nødvendig journalføring og andre mors-relaterte oppgaver NYTT 2: Manuell håndtering omtrent som dagens dersom man skriver ut på pair og sender men utskrift skal til ny adressat og anbefaler skanning til EPJ Kommuneoverlege Tar i mot ny utskrift av melding om dødsfall og dødsårsak for de dødsfall som er meldt elektronisk * Behandler disse på lik linje som dødsfall som er meldt på papir NYTT 3: Kommunelegen får i en periode en ny type utskrift for dødsfall som meldes elektronisk * Foreslått endring i lov/ forskrift om kommunelegens rolle

8 Utskriften meldingene ser slik ut (forside og bakside) Dette er en utskrift av elektronisk legeerklæring om dødsfall. Elektronisk legeerklæring om dødsfall kommer gradvis til å erstatte dagens papirmelding inntil det ikke lenger er mulig å melde dødsfall på papir. Elektronisk overføring av medisinske data sikrer et bedre personvern og unødvendig distribusjon av papirutskrift bør unngås. Samtidig er det spesielle behov som må ivaretas. Avhengig av nasjonalitet, og om liket skal føres ut av landet, er det behov for utskrift av legeerklæring om dødsårsak. Utskriften må alltid signeres av lege. I de fleste tilfeller sørger begravelsesbyråer for oversettelse av legeerklæringen og ser til at det finnes nødvendige offisielle dokumenter som kan gis til ambassader som krever dette. Ytterligere er politiet involvert i forbindelse med utførsel av lik. Begravelsesbyrå kan etter fullmakt fra de pårørende be om en utskrift OVERGANGSPERIODE FOR KOMMUNELEGER Du som er kommunelege får denne utskriften på grunn av en overgangsperiode inntil nødvendige endringer i lovverk og rutiner er på plass. Du trenger ikke å kvalitetssikre denne melding eller sende den videre til Dødsårsaksregisteret. For mer informasjon se hjemmesidene til Helsedirektoratet, Folkehelseinstituttet xxx

9 Interne rutineri OUS er dette rett bilde? Lege skriver ut, signerer og gir til helsesekretær Helsesekretær sender til «Skanningsenheten i OUS» Hva er det som sendes? Hvor ofte? Får dere tilbakemelding (v/ avvik eller som rutine)? Hva skjer ved avvik f.eks. forsinkelser i Skanningsavdelingen? Resultatet er at papiret skannes og legges i pasientens EPJ? Er det tydelig hvor dette skannes inn i PAS/EPJ? Skanningsavdelingen sender videre til???? som sender videre til kommunelegen i Oslo? Hvor ofte skjer dette (når kan kommunelegen forvente at noe kommer )? Side 9

10 Utprøving er viktig for å få tilpasset løsning m.m. til nasjonal innføring. Prosjektet ønsker tilbakemelding på: Tett på Prøve ut teknisk oppsett Område Teknisk løsning Rapport over feil/ hendelser (eks heng, feilmelding, fikk ikke sendt, kastet ut etc)* Hva vil vi vite - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker Prøve ut funksjonalitet Virksomheten s prosjektgrupp e Prøve ut god praksis for bruk Arbeidsprosess - Fungerer lokale rutiner og prosedyrer, evt hvilke endringer må til - Innspill til Helsedirektoratet beskrivelse Brukeropplevelse - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker Prøve ut støttemateriell Informasjon/opplæring - Hva fungerer bra - Hva må endres - Hva kan fungere bedre/ forbedringsønsker

11 Hva tenker dere rundt evaluering? For legene (morgenmøte?) Ha med en-sides ark med spørsmål i tillegg? For helsesekretær? For Skanningsenheten og evt andre involverte enheter? Annet? Prosjektet holder i overordnet evaluering og vil lage en oppsummering Løpende innspill kan alltid sendes til Anne Britt anthue@sykehuspartner.no eller prosjektet på mfhelse@ehelse.no Side 11

12 Gevinstmålinger Vi ønsker å gjennomføre noen enle målinger slik at vi kan vurdere hvordan løsningen faktisk fungerer i praksis. Dette kan gi innspill til forbedringer som er viktig å få med Nå med papir ønsker vi å måle noen få tilfeller av følgende: Med lege Hvor lang tid bruker du på å finne frem til «Legeerklæring om dødsfall 1025B» skjema og gjøre deg klar til utfylling Hvor lang tid bruker du på å fylle ut skjemaet og skrive ut / gjøre dette klart til videre håndtering (f.eks. legge på den avdøde/ sende til Tingrett m.v.)? Med helsesekretær og annet personell som er involvert (skanning, sending) Hvor mye tid benyttes på å håndtere og sende «Legeerklæring om dødsfall 1025B»? Sjekke også hvor ofte man må tilbake til lege for å få papiret signert, forbedret eller lignende. Fint å få beskrivelse av de ulike oppgavene som gjøres. I november, måle tilsvarende med elektronisk innsending. Side 12

13 Kommunikasjonsprinsipper Prosjektet vil håndtere eventuell krisekommunikasjon/ mediehåndtering knyttet til feil, mangler etc i løsningen. Risiko for dette anses lav, men det er viktig å være forberedt. Lege, helsesekretær og annet personell skal forholde seg til gjeldende regler som vel er å henvise til pressevakt?? Prosjektet går opp med OUS og sikrer at de kjenner til rutinen til prosjektet. Side 13

14 Brukerstøtte og teknisk beredskap for helsepersonell, helsesekretærer og virksomhetene utprøving høsten 2018 «Leger og andre fra utprøvingsvirksomheten» Sykehuspartner Brukerstøtte, feil/ hendelser Ved annullering ringer helsepersonell til NHN NHN Kundesenter Tlf Anne Britt lærer opp Sykehuspartner NHN har support 24/7 og kan svare på det meste av spørsmål. De kan også rute videre. Brukerstøtte knyttet til klinisk-faglige spørsmål rutes til FHI (edår) og telefon /mobil på virkedager kl 09-15:30. Prosjektet bemanner på virkedager kl 09-15:30. Adressen kan benyttes til innspill, spørsmål og endringsønsker.

15 Ekstra Side 15

16 Opplæringsmateriell gjøres tilgjengelig for helse- og administrativt personell (NHN side) For lege Spørsmål og svar For adm.personell Opplæring Brukermanual Side 16

17 Kommunikasjonsmateriell med løvetann som kjennetegn I løsningen Plakat og klistremerker Side 17

18 Hvor finner lege løsningen? I noen av utprøvingsvirksomhetene vil legene finne URL en som en link på sitt PC-skrivebord. Pålogging via ID-porten (bruker HelseID) Enkle, intuitive skjermbilder separat web-løsning

19 2 deler (dødsfall og dødsårsak) 1 helhetlig løsning Hovedoppgave: Melde dødsfall og dødsårsak Andre oppgaver Melde ny dødsårsak Korrigere dødsdato Annullere registreringen av dødsfallet Slå opp og se registrerte dødsfall/ dødsårsaker Side 19

20 Utprøvingen er begrenset i omfang Halden kommune (sykehjem, legevakt, fastlege) Gjøvik kommune (Sykehjem og legevakt) Medisinsk avdeling Hamar sykehus Akuttgeriatrisk seksjon og sengepost, OUS De avdøde kan være fra hvor som helst i landet.. Antar ca dødsfall i løpet av utprøvingen Side 20

21 Spørsmål og svar Spørsmål fra lege/ helsepersonell Hva gjør vi dersom vi ved et uhell kommer til å sende dødsmeldingen på feil identitet? evt annen kritisk hendelse hvor henvender jeg meg? Hva gjør jeg dersom jeg ønsker å konferere med kollega/ overordnet før jeg sender melding om dødsårsak? Hvordan kan jeg i ettertid se at melding om dødsfall er sendt? Hvorfor må jeg legge inn min epost-adresse? Dette kan lett være en midlertidig adresse. Hvordan sikrer man at riktig lege for beskjed? Noen punkter fra dagens dødsårsaksskjema er tatt bort. Er det riktig? Når integreres løsningen mot PAS/EPJ? Hva integreres mot PAS/ EPJ? Hvordan er beslutningsprosessen for dette? Vil det bli mulig å logge inn fra PAS/EPJ-systemet? Når er dette planlagt? Hva gjør jeg hvis løsningen ikke er tilgjengelig Kommentar Det er kritisk å sende en annullering av dødsfallet med en gang du oppdager en slik feil. I tillegg ber vi deg å ringe NHN, tlf umiddelbart og varsle om at dette har skjedd. For den uheldige personen kan feilregistrering bety at banken stenger konti etc, så manuelle prosesser iverksettes dersom dette skjer. Eventuell mediehåndtering håndteres av Skattedirektoratet og Direktoratet for e-helse ved en slik hendelse. a) Dersom man i løpet av en dag eller to kan konferere med kollega, kan man avvente med å melde dødsfall og dødsårsak til dette er gjort. b) Dersom man ikke raskt nok kan konferere med kollega, meldes dødsfallet umiddelbart og dødsårsak meldes etter at kollega er konferert med. Det er registrert et ønske om å kunne mellomlagre melding om dødsårsak, men dette vil ikke være mulig å få til i utprøving. Ønsket tas inn og vurderes som en mulig endring til videre innføring. Man kan melde ny dødsårsak når som helst, og flere leger kan sende melding på samme person. Alle leger vil se at en person er registrert død i folkeregisteret med registrert dødsdato. Lege vil kunne hente opp egne registreringer i en liste der man både ser registrerte dødsfall og dødsårsak. Registrering der dødsårsak mangler er markert tydelig for lett å se hva som mangler. I utprøving anbefales det at lege tar utskrift av dødsårsaksmeldingen og får den scannet/lagret inn i pasientens journal, dermed kan annen lege finne meldingen i pasientens journal. Dette er for at FHI raskt kan ta kontakt med den det gjelder for å fylle inn evt tilleggsinformasjon knyttet til dødsårsaksmeldingen. Det er et juridisk krav om at det kun er rapporterende lege som har innsyn, derfor er det er legens egen e-postadresse som benyttes, ikke virksomhetens. E-postadressen blir ikke lagret og benyttet til annet bruk. Hvis lege ikke legger inn epostadresse, benytter FHI dagens manuelle, papirbaserte rutiner for oppfølging. Ja disse er vurdert å ikke være nødvendige og er fjernet for å gjøre registrering enklere. Vi tar gjerne innspill på om det er punkter du savner og hvorfor du mener de bør være med. Det er RHFene / virksomhetene selv som skal beslutte hva som skal integreres og hvordan. MF Helse og KS holder i dialogen mot EPJ for fastlege, legevakt og sykehjem. Disse vurderingene gjøres: - single-sign-on (ingen ekstra pålogging utover EPJ) - f.nr/ dnr følger med fra PAS/EPJ for å bidra til å melde dødsfall på rette person - automatisk lagring av melding om dødsfall og dødsårsak - knytning til legenes arbeidslister for å sikre meldeplikten på begge meldinger - evt strukturert tilbakemelding til EPJ fra dødsårsaksregisteret som vil åpne for en rekke nye muligheter (gjelder i hvert fall RHFene) Benytt skjema "Legeerklæring om dødsfall / Melding om unaturlig dødsfall" som tidligere Side 21

22 Situasjoner som trigger beredskap Teknisk beredskap Hendelse Konsekvens Eskaleringsgrad Påvirker media beredskap Alvorlige Alvorlige feil/løsningen feil/løsningen er nede er nede Legen må bruke papir Høy med tanke på omdømme Medium påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Løsningen må lukkes. Topp prioritet. Høy påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Media beredskap Hendelse Konsekvens for Eskaleringsgrad Generell omtale/innbygger Alvorlige feil/løsningen er nede E-Helse, FHI SKD, SPHT, KS, pårørende Høy med tanke på omdømme Medium påvirkning Sensitiv informasjon på avveie Innbygger, SKD, E-Helse, SPHT, KS, Leger Topp prioritet. Høy påvirkning Feil person meldt død 22

23 En liten endring i innmelding gir store gevinster for samfunnet. Side 23