Konkurransegrunnlag ettersøk etter sykt eller skadet storvilt i Kvinesdal kommune Kvinesdal kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen tilbudskonkurranse Kjøp av tjenester for ettersøk etter sykt eller skadet storvilt Tilbudsfrist: 30. november 2018 kl. 12.00
1 BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver og kontaktperson Oppdragsgiver er Kvinesdal kommune. Kontaktperson i kommunen er: Navn: Edgar Vegge e-post eve@kvinesdal.kommune.no 1.2 Kommunen trenger noen til å løse ettersøksoppgavene Kvinesdal kommune inviterer til tilbudskonkurranse på kjøp av tjenester for ettersøk og avliving av sykt eller skadet storvilt. Kommunen skal hindre at dyret utsettes for unødige påkjenninger og skal sørge for ettersøk og avliving dersom dyret ikke kan bli friskt, jf. forskrift 22. mars 2002 om utøvelse av jakt, felling og fangst 29. Dette gjelder både på veg og jernbane. Kommunen har også et ansvar i jakttida hvis jegernes pliktige ettersøk etter skadeskyting ikke fører fram, jf. 27. Viltnemnda har tidligere tatt seg av jobben, men våren 2018 bestemte viltnemnda og formannskapet at jobben bør settes bort til andre. Kommunen har altså behov for ei gruppe med folk som kan ta seg av ettersøksarbeidet på vegne av kommunen. Den viktigste oppgaven er ettersøk etter trafikkskadet storvilt. I tillegg skal gruppa kunne håndtere døde dyr langs kommunale veger (fallvilt), avlive dyr som åpenbart er syke, felle storvilt og bever som gjør skade og ellers løse kommunens ettersøksoppgaver under jakttida. Dødt vilt som ligger i naturen skal vi som regel ikke gjøre noe med. Dødt vilt i veikanten langs fylkes- og europaveger er vegvesenet sitt ansvar, mens på jernbanen er det Bane NOR som fjerner døde dyr. De siste årene har viltnemnda hatt 20-50 utrykninger pluss en del saker som løses på telefonen. 1.3 Mer om oppgavene Arbeidsoppgaven er å på best mulig måte finne og avlive eller friskmelde dyret for å ivareta dyrevelferden samt egen og andres sikkerhet. Plikten til å rykke ut gjelder sykt eller skadet storvilt. I Kvinesdal dreier de aller fleste oppdragene seg om trafikkskadde rådyr, men også noe elg og hjort forekommer, se figuren på neste side. I tillegg er det som nevnt aktuelt å utføre skadefellingsoppdrag av f.eks. bever samt løse kommunens ettersøksoppgaver under jakttida, dvs. hvis kommunen overtar ansvaret for jaktettersøk etter at jaktlaget har gjort sin del av det pliktige ettersøket. 2
Hvis storvilt blir påkjørt på jernbanen så kan kommunen bli spurt om å bistå med ettersøk, men i slike tilfeller skal det alltid være med en sikkerhetsvakt fra Bane NOR. Vi har hatt svært få ettersøk på jernbanen de siste årene. For andre arter enn storvilt er det dyrevelferdsloven 4 Hjelpeplikt som gjelder for hvordan syke og skadde dyr skal håndteres. Ved henvendelser om større småvilt, f.eks. grevling, rev, svane, gjess, ønsker vi primært at gruppa bistår innbyggerne med veiledning. Hvis det skulle være helt nødvendig så kan gruppa hjelpe til med avliving, flytting eller friskmelding av dyret. Veiledning kan bestå av info om adferd, tiltak for å bli kvitt plage (rydde søppel, hageavfall og lignende). Husdyr, både produksjonsdyr og kjæledyr, er dyreeiers ansvar og inngår ikke i oppdraget. Fallvilthendelser 2016-2018. Døde dyr skal i utgangspunktet ikke håndteres av ettersøksgruppa bortsett fra på kommunal grunn. Men situasjoner kan oppstå der det likevel blir nødvendig og her må gruppa vurdere fra sak til sak hva som er nødvendig i dialog med kommunen. Døde dyr i utmark, som ikke utgjør fare for f.eks. kommunalt drikkevann, skal ligge. Er det snakk om små dyr på mindre trafikkert strekning oppfordres bilfører å flytte dyret ut av veibanen. Alle meldinger om påkjørsler skal gå via politiet på tlf. 02800. Politiet kontakter ettersøksgruppa. Kommunen skal sørge for at politiet har en oppdatert liste over personene som kan kontaktes. Gruppa må ha ei vaktordning der godkjent ettersøksekvipasje til enhver tid skal kunne rykke ut hvis behovet oppstår. Gruppa må kunne ta prøver av dødt vilt, f.eks. CWD-prøver, hvis kommunen ønsker det eller hvis vi blir pålagt å ta prøver. Kommunen skal i så fall sørge for nødvendig opplæring og utstyr. Kommunen har laget et feltskjema som skal fylles ut i hvert tilfelle. Dette fungerer som dokumentasjon på arbeidet og brukes når dere skal registrere arbeidet i hjorteviltregisteret. Gruppa skal registrere alle viltpåkjørsler og annet fallvilt i hjorteviltregisteret. Gruppa har ansvar for å ivareta fallvilt av hjortevilt som kan ha en verdi som menneskemat. Verdien av slikt vilt tilfaller kommunens viltfond. I praksis finnes to veier til salg: 3
Slaktet kan selges videre hvis det først er blitt kontrollert og godkjent av Mattilsynet. Eventuelt kan viltet fraktes til et godkjent viltslakteri (f.eks. Torvløbakkan gard eller Spikkeland viltslakteri) som kjøper slaktet. Innenfor jakttida skal jaktrettshaver få tilbud om å overta fallvilt av elg og hjort kostnadsfritt så sant de har tilsvarende dyr på kvota og slaktet blir godkjent av Mattilsynet. Trafikkdrept vilt skal uansett ikke brukes til menneskemat. Gruppa må selv ordne med nødvendige forsikringer og har ansvar for å holde seg oppdatert og oppfylle de krav som gjelder for å kunne utføre offentlige ettersøk. Gruppa må selv disponere utstyr som er nødvendig for å utøve tjenesten. Det kan bli aktuelt at en representant for gruppa møter på noen av møtene i viltnemnda for å informere om arbeidet. 1.4 Litt om avtale og pris Kommunen vil inngå avtale med registrert lag eller forening, foretak, eller lignende som vi kan kjøpe tjenester fra. Jegere som er interessert må gå sammen og registrere seg i Brønnøysundregisteret. For å gi muligheten til å få registreringen på plass så gir vi god tid til å levere inn tilbudet, jf. punktet nedenfor om tilbudsfrist. Avtalen vil gjelde for 2 år med opsjon på 1 + 1 år. Målet er å få avtalen på plass slik at oppstart blir i januar 2019. Kommunen står fritt til å velge om opsjonene skal tas i bruk. I så fall gir vi beskjed 3 måneder på forhånd. Kommunen vil inngå avtale om en fast pris pr. år som dekker alle kostnadene med arbeidet. Nivået bør ikke overstige de årlige inntektene til viltfondet som er på om lag 40 000 kroner. Beløpet medfører ingen forpliktelser for kommunen eller rettigheter for leverandør, men er ment som en indikasjon på maks sum pr. år. 1.5 Kommunen sine plikter informere om ordningen til politi, Bane NOR og vegtrafikksentralen og andre aktuelle instanser rapportere videre til statlige organer ved oppdrag som angår disse lage feltskjema for rapportering skaffe nødvendig tilgang for gruppa for å kunne rapportere i hjorteviltregisteret informere gruppa ved endring av lover og forskrifter som har betydning for arbeidet 1.6 Tilbudsfrist Fristen for å levere inn tilbud er fredag 30. november 2018 kl. 12:00. Tilbudet må være kommunen i hende innen fristen. 4
Tilbudet sendes enten på e-post til post@kvinesdal.kommune.no eller til Kvinesdal kommune, Nesgata 11, 4480 Kvinesdal. 1.7 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser del I. Det kan bli aktuelt å gjennomføre forhandlinger med en eller flere av tilbyderne. Forhandlingene vil kunne gjelde alle sider av tilbudene. Kommunen vil kun føre forhandlinger med tilbydere som etter vår vurdering har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 1.8 Spørsmål og svar i konkurransen Hvis dere har spørsmål om konkurransen så skal de sendes på e-post til kontaktpersonen, se punkt 1.1. Vesentlige spørsmål med svar legger vi ut på kommunens nettside, på samme side som konkurransen ligger. Siste frist for å stille spørsmål er tre (3) dager før tilbudsfristen går ut. Grunnen til dette er at alle skal få rimelig tid til å endre på tilbudet hvis det skulle være nødvendig. 1.9 Offentlighet og taushetsplikt Tilbud som vi får inn vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i prosessen. 1.10 Vedståelsesfrist Tilbyder må vedstå seg tilbud sitt i tre måneder fra tilbudsfristen. 1.11 Avlysning/forkastelse Kommunen forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette. 5
2 KVALIFIKASJONSKRAV Nedenfor har vi listet kravene som må oppfylles for å delta i konkurransen. Krav Tilbyder må være ei organisert gruppe som er registrert i Brønnøysundregisteret som lag/forening, foretak eller lignende. Alle som er med i ettersøksgruppa må ha bestått jegerprøve eller tilsvarende, og årlig godkjent storviltprøve. Ettersøksgruppa må disponere minimum tre ettersøksekvipasjer som har bestått godkjenningsprøve, og der hundefører i tillegg har gjennomført kurset «Ettersøk videregående» i samsvar med 23 i forskrift 22. mars 2002 nr. 313 om utøvelse av jakt, felling og fangst. Dokumentasjon som må legges ved tilbudet Kopi av registrering, nøkkelopplysninger, firmaattest eller lignende. Kopi av gyldig jegeravgiftskort og avlagt skyteprøve for storvilt for jaktsesongen 2018-2019 Kopi av godkjenning for hver ekvipasje. Hvis kurset «Ettersøk videregående» ikke er tatt: bekreftelse på at kurset vil bli tatt innen seks måneder (gjøres på tilbudsskjemaet). Vi godtar hundeførere som ikke har tatt kurset «Ettersøk videregående» så sant det blir gjennomført innen seks måneder fra avtalen er inngått. Alle må ha gjennomført arbeidsvarslingskurs for arbeid langs vei etter de krav som Statens vegvesen setter. Vi godtar medlemmer som ikke har kurset så sant det blir tatt innen seks måneder fra avtalen er inngått. Kopi av bevis for gjennomført arbeidsvarslingskurs. Hvis kurset ikke er tatt: bekreftelse på at kurset vil bli tatt innen seks måneder (gjøres på tilbudsskjemaet). 6
3 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier og vekting: Kriterium Vekt Evalueringsgrunnlag Pris 50 % Prisen skal være en fast årlig pris som dekker alle kostnadene med arbeidet. Kvalitet - kompetanse - lokalkjennskap - responstid - vaktordning 50 % Beskriv erfaringen de ulike ekvipasjene har i bruk av ettersøk med hund. Beskriv erfaringen de ulike personene har med jakt og avliving av vilt. Beskriv hvor kjent dere er i området. Sett opp responstid, dvs. tiden fra melding mottas til den som har vakt skal være på stedet og kan starte ettersøk. Beskriv vaktordningen dere planlegger (det må alltid være folk på vakt som kan rykke ut). Vi evaluerer ved å sette poeng på kriteriene. Når det gjelder pris vil tilbudet med lavest pris få høyest poengsum. På kvalitet gir vi først poeng for hvert underkriterium, deretter beregner vi et gjennomsnitt slik at vi får én poengsum også på kvalitet. Poengsummene vektes og legges sammen. 4 HVORDAN SKAL TILBUDET UTFORMES? Tilbudet skal skrives på skjemaet som følger som vedlegg til konkurransegrunnlaget (Tilbudsskjema). Grunnen til dette er at vi vil sikre mest mulig lik informasjon fra alle slik at vi kan sammenligne tilbudene på en best mulig måte. Alle feltene i skjemaet må fylles ut og alle vedlegg som skjemaet krever må leveres inn. Tilbudet deres vil altså bestå av tilbudsskjemaet samt de vedleggene som skjemaet krever. Det er dette dere skal levere inn til kommunen innen fristen, jf. punkt 1.6. 5 VEDLEGG Tilbudsskjema 7