Anskaffelsesstrategi for Trøndelag fylkeskommune (TRFK) 2018-2021 Arkivsak-dok. 201835353 Saksbehandler: Tove Jebens Vedtak: Fylkesting 28.02.2018 sak 24/18 Versjon 1 1
Innhold I. INNLEDNING... 3 II. VISJON... 3 III. HOVEDMÅL... 3 IV. DELMÅL... 3 Delmål 1.... 3 Anskaffelser skal bidra til bedre behovsdekning og sikre fremtidsrettede løsninger.... 3 Delmål 2.... 4 Anskaffelser skal bidra til effektiv tjenesteproduksjon gjennom bedre ressursutnyttelse.... 4 Delmål 3.... 4 Anskaffelsene skal bidra til at TRFK fremstår som en god samfunnsutvikler.... 4 Delmål 4.... 5 TRFK skal vise samfunnsansvar i anskaffelsene.... 5 Delmål 5.... 6 Anskaffelsene skal gjennomføres effektivt, digitalt og med klar rollefordeling.... 6 V. ROLLER OG ANSVAR... 7 2
I. INNLEDNING Trøndelag fylkeskommune (TRFK) kjøper varer og tjenester for ca 3,3 milliarder kroner i året. Dette utgjør ca 46 % av fylkeskommunens årlige budsjett. Anskaffelser er et strategisk viktig område for fylkeskommunen og skal være med på å sikre at vi når våre mål. I noen tilfeller er det direkte sammenheng mellom kvaliteten på fylkeskommunens anskaffelsene og kvaliteten på de tjenestene vi leverer. Det vil derfor være avgjørende at TRFK opptrer som en profesjonell innkjøper og sørger for å få mest mulig igjen for midlene. TRFK skal samtidig bruke anskaffelsene for å bidra til TRFK når målene i Strategi for innovasjon og verdiskapning. Mål og strategi for innkjøpsarbeidet er også en viktig del av TRFKs økonomistyring. Det er mulig å oppnå besparelser på området så vel i form av redusert ressursforbruk som ved bedre priser og betingelser for anskaffelsene. Vi skal gjennomføre anskaffelsene i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og sikre kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet. Anskaffelsesstrategien er organisert i 5 delmål med underliggende tiltak. Det skal utarbeides handlingsplan som revideres gjennom strategiperioden. Anskaffelsesstrategien gjelder også for anskaffelser som skjer gjennom andre, herunder AtB og Statens vegvesen (SVV). II. VISJON TRFKs anskaffelser skal gjøres profesjonelt, effektivt og med integritet. III. HOVEDMÅL TRFK skal gjennom anskaffelser ta ansvar for samfunnsutviklingen. Anskaffelsene skal bidra til at TRFK når målene innenfor sin tjenesteyting, innovasjon, rekruttering, klima, miljø og det seriøse arbeidslivet. Det er et mål å gjennomføre optimale anskaffelser med hensyn til kvalitet, kompetanse, kostnader og egnethet, og at dette skjer innenfor rammene av lov og forskrift. IV. DELMÅL Delmål 1. Anskaffelser skal bidra til bedre behovsdekning og sikre fremtidsrettede løsninger. Fylkeskommunens ledelse forstår anskaffelsesarbeidets betydning for TRFKs resultater og omdømme. Avdelinger, seksjoner og ansatte i organisasjonen har et strategisk syn på anskaffelser. Behov vurderes åpent og defineres ut fra en grundig involvering av alle interessenter. TRFK samarbeider med relevante leverandørmarkeder for å sikre at gode og fremtidsrettede løsninger anskaffes. 3
1.1 Utvikle strategisk anskaffelseskompetanse hos ledere i avdelinger og seksjoner. 1.2 Gjennomføre årlige markeds- og behovsanalyser i avdelinger og seksjoner. Anskaffelsesoversikt skal kunngjøres på TRFKs nettside og Doffin. 1.3 Utarbeide konkurransestrategi ved alle anskaffelser som gjennomføres i hht. Forskrift om offentlige anskaffelser. 1.4 Benytte prosedyrer, herunder ytelses- og funksjonsbeskrivelser og medarbeiderdrevet innovasjon, som fremmer innovative løsninger fra leverandørene. 1.5 Sette av tilstrekkelig tid til å klarlegge behov. 1.6 Involvere fagpersoner i forhold til det som skal anskaffes. 1.7 Gjennomføre leverandørkonferanser/-dialog på utvalgte anskaffelser. 1.8 Etablere interne rutiner/føringer for å kunne begrense mulighetene for å gi tilbud fra leverandører som ikke er å anse som rettighetshavere etter Lov om offentlige anskaffelser. Brukernes behovsdekning på fellesavtaler skal være minst 75%. Delmål 2. Anskaffelser skal bidra til effektiv tjenesteproduksjon gjennom bedre ressursutnyttelse. Anskaffelsene sees i sammenheng med den totale ressursbruken i TRFK. TRFK oppnår høy effekt av inngåtte avtaler. Avtaleportefølje skal være lett tilgjengelig og gi økonomisk gevinst gjennom standardisering, effektivisering og samordning av anskaffelsene. Det er høy lojalitet til TRFKs avtaler. 2.1 Sikre at data fra økonomisystemet gir godt grunnlag for analyse og uttak av rapporter. 2.2 Forbedre kompetansen for inngåelse og oppfølging av avtaler. 2.3 Utarbeide rutiner for evaluering av tilbud. 2.4 Etablere fellesavtaler for gjentagende enkeltkjøp. 2.5 Avdelinger og seksjoner skal ha interne rutiner som sikrer at fellesavtaler følges. 2.6 Antall personer med bestiller-myndighet skal reduseres, og sikres tilstrekkelig kompetanse. 2.7 Utarbeide felles modell for avtaleoppfølging. 2.8 Foreta målinger for å synliggjøre gevinstrealisering for utvalgte fellesavtaler. 2.9 Brudd på avtalelojalitet rapporteres til overordnet administrativ ledelse som følger opp med tiltak. Avtalelojaliteten skal være minst 80% på alle sentralt inngåtte fellesavtaler. Det skal være fellesavtaler på minimum 95% av anskaffelser med felles behov. Delmål 3. Anskaffelsene skal bidra til at TRFK fremstår som en god samfunnsutvikler. TRFK skal yte bistand og utvikle innkjøpskompetansen i kommunene i Trøndelag i samsvar med kommunenes behov. 4
TRFK skal arbeide aktivt for å få et godt tilpasset og utviklet leverandørmarked, og samarbeide med relevante leverandørmarkeder for å sikre at gode og fremtidsrettede løsninger anskaffes. 3.1 Innkjøpssamarbeidet med kommunene i Trøndelag skal videreutvikles og tilpasses partenes behov. 3.2 Benytte prosedyrer, herunder ytelses- og funksjonsbeskrivelser, som fremmer innovative løsninger fra leverandørene. 3.3 Bruke Nasjonalt program for leverandørutvikling og Difi for å få økt kompetanse om gjennomføring av innovative offentlige anskaffelser. 3.4 Benytte innovasjonsmetodikk, herunder leverandørdialog og prosedyrene konkurransepreget dialog og førkommersielle anskaffelser, der dette kan bidra til nødvendig nytenkning og nyskapning. 3.5 Benytte fremforhandlede og balanserte standardkontrakter. 3.6 Trøndelag fylkeskommune vil utvikle "integrert samhandling" som kontraktsstrategi. Dette innebærer å prekvalifisere tilbydere som sammen med Trøndelag fylkeskommune videreutvikler, optimaliserer og regulerer prosjektet før det forhandles frem en fastpris. 3.7 Kunngjøre flere anskaffelser over kr 100 000 på Doffin. 3.8 Etablere møteplasser for erfarings- og informasjonsutveksling mellom TRFKs innkjøpere og leverandørmarkedet. 3.9 Gjennomføre anbudskonkurranser som bidrar til at lokale og regionale tilbydere har gode muligheter til å delta i konkurransen på like vilkår med større nasjonale og internasjonale aktører. Alle kommuner i Trøndelag skal ha muligheter til å delta i innkjøpssamarbeidet med TRFK. Antall innovative anskaffelser gjennomført etter nasjonal metodikk skal være min. 30%. Delmål 4. TRFK skal vise samfunnsansvar i anskaffelsene. TRFK vil vektlegge etisk handel. TRFKs anskaffelser bidrar til at det er tilstrekkelig antall læreplasser for elever i yrkesfaglig utdanning og et tilstrekkelig antall kvalifiserte arbeidere med fag- eller svennebrev. Anskaffelser skal bidra til å sikre godt omdømme og tillit. TRFKs anskaffelser skal redusere miljøbelastningen gjennom å stille miljøkrav. TRFKs anskaffelser skal bidra til god universell utforming. Anskaffelsene skal forbedre arbeidsforhold, øke respekten for grunnleggende menneskerettigheter og sikre like konkurransevilkår og fremtidig konkurransekraft for næringslivet. Fremme sikkerhetskultur og et seriøst arbeidsliv. 5
Anskaffelsesstrategien skal innenfor bygg og anlegg baseres på de felles seriøsitetskrav som utarbeides av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), Byggenæringens Landsforening (BNL), Fellesforbundet og KS. 4.1 Etablere rutiner for å ivareta at det stilles krav om at leverandører er tilknyttet lærlingordning. Minimum 10% av arbeidstimer utført på fagområder med klart definert behov for læreplasser skal være utført av lærlinger. 4.2 Etablere rutiner for å redusere skadelig miljøpåvirkning knyttet til anskaffelser og samtidig fremme klimavennlige løsninger. 4.3 Etablere helhetlig plan for bruk av miljøkriterier. 4.4 Etablere rutiner for å sikret at krav til universell utforming blir hensyntatt. 4.5 Etablere rutiner for å ivareta respekt for grunnleggende menneskerettigheter. 4.6 Etablere rutiner og vurdere tiltak som forebygger muligheter for misligheter og korrupsjon knyttet til anskaffelser. 4.7 Krav om at bruk av innleid arbeidskraft, herunder bemanningsbyråer, skriftlig skal godkjennes av oppdragsgiver på forhånd. 4.8 Krav om at de som utfører kontraktsarbeid i all hovedsak skal være fast ansatt hos leverandørene. 4.9 Krav om minst 50% faglærte ved utførelse av oppdrag for innen bygg, anlegg og andre risikoutsatte områder. 4.10 Utarbeide systemer og foreta rapportering for å sikre etterlevelse av anbud og kontraktskrav. 4.11 Søke å inngå samarbeid med skatteetat og arbeidstilsynet for deling av taushetsbelagte opplysninger. 4.12 Krav om HMS-kort fra første dag og system for elektronisk mannskapsoppfølgning. Mangel på kommunikasjon i bygge- og anleggsbransjen kan utgjøre en betydelig sikkerhetsrisiko derfor må det etableres rutiner for å stille krav om norsk som arbeidsspråk i bygge-, anleggskontrakter med Trøndelag fylkeskommune. 4.13 Det kan maksimalt åpnes for ett ledd underleverandører i vertikal kjede ved oppfyllelse av bygge-, anleggs og tjenestekontrakter med Trøndelag fylkeskommune. I tilfeller der faglige bransjeforhold, uforutsette eller spesielle omstendigheter gjør det nødvendig for å få gjennomført kontrakten, kan det gjøres unntak fra kravet, men ikke i større grad enn det som er strengt nødvendig. Krav til lærlingeordning er stilt i alle anskaffelsene hvor dette er relevant. Klima og miljø er i ivaretatt ved alle anskaffelsene hvor dette er relevant. Delmål 5. Anskaffelsene skal gjennomføres effektivt, digitalt og med klar rollefordeling. Anskaffelser gjennomføres effektivitet og i samsvar regelverk. Heldigitalisert anskaffelsesprosess skal benyttes. Ansvarsfordelinger i anskaffelsesprosessen sikrer effektiv og profesjonell gjennomføring. 5.1 Innkjøperne skal ha enkelt tilgjengelige og oppdaterte veiledere, maler og verktøy til bruk i anskaffelsesprosessene. 6
5.2 E-handel skal benyttes ved bestillinger. 5.3 Antall leverandører med bruk av e-handel skal økes. 5.4 Ved alle anskaffelser skal ansvarsfordelingen beskrives. 5.5 Det utarbeides mal for ansvarsfordeling etter pkt. 3.5 5.6 Tilby differensierte og målrettede kompehevingstiltak rettet mot ulike roller og områder. Alle anskaffelser og alle fellesavtaler skal gjennomføres i det elektroniske konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV). Bruk av E-handel skal være >80 % på fellesavtaler. V. ROLLER OG ANSVAR Fylkesrådmannen har det overordnede ansvar for TRFKs arbeid med anskaffelser. Ledere på alle nivå skal ha god forståelse for anskaffelsesområdet og påse at strategien følges i egen enhet. Det skal utarbeides egne retningslinjer med delegering av ansvar fra fylkesrådmannen og videre ned i organisasjonen for å sikre at anskaffelsesstrategien blir godt implementert. 7