Styremøte Innkalling med sakspapirer kl 10.00 14.00 Sted: møterom L7.209 Medisin og helsefag Universitetet i Tromsø
Styrets medlemmer i Sykehusapotek Nord HF Observatør fra brukerutvalget for Sykehusapotek Nord HF Deres ref.: Vår ref.: 2013/54 Dato: 16.05.2013 Innkalling til styremøte i Sykehusapotek Nord HF I henhold til tidligere avtalt møteplan og i samråd med styreleder, innkalles med dette til styremøte i Sykehusapotek Nord HF torsdag kl 10.00 14.00. Møtet avholdes på møterom L7.209 ved Medisin og helsefag, Universitetet i Tromsø. Styremøtet vil ved behov bli lukket for offentligheten for behandling av saker og/eller orienteringer som er unntatt offentlighet. Saksdokumenter er vedlagt. Forfall meldes Sykehusapotek Nord HF på telefon 77 62 62 56 eller på e-post til Helge.K.Pettersen@unn.no. Med vennlig hilsen Anne Helen Hansen styreleder Espen Mælen Hauge direktør Postadresse: Fakturaadresse: Telefon: 77 62 62 56 Saksbehandler: Sykehusapotek Nord HF Postboks 6147 Sykehusapotek Nord HF c/o Fakturamottak Telefaks: Internett: 77 62 66 69 www.sykehusapotek-nord.no Helge K. Pettersen Telefon: 77 66 96 26 9291 TROMSØ Postboks 4226 8608 Mo i Rana E-post: Org.nummer: sykehusapoteket.tromso@unn.no MVA 983 974 937 NO Saksbehandlers e-post: helge.k.pettersen@unn.no
Godkjenning av innkalling og saksliste Styresak nr: 21 2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen I samråd med styreleder er følgende saksliste satt opp til styremøtet : Sak 21-2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Side 1 Sak 22-2013 Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. mars 2013 Side 2 Sak 23-2013 Rapport 1. tertial 2013 Side 7 Sak 24 2013 Bærekraftanalyse budsjett 2014-2021 Side 29 Sak 25 2013 Oppfølging av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport Side 35 7 2012 kontroll av helsepersonells kompetanse Sak 26 2013 Tilslutning til vedtak om nye bygg ved NLSH HF og Side 38 Sak 27-2013 UNN HF inkl. produksjonslokaler for sykehusapotek Informasjonssaker 1. Nasjonal brukerundersøkelse sykehusapotek 2. Sykehusapotek Nords deltakelse i øvelse Barents rescue 3. Seniorpolitikk i Helse Nord, et utviklingsprosjekt 4. Medarbeiderundersøkelsen (MU) 2013 5. Evaluering av legemiddelinnkjøpssamarbeidet Side 46 Side 47 Side 49 Side 54 Side 58 Side 60 Sak 28 2013 Tema 2013 pasientsikkerhet Side 64 Sak 29 2013 Eventuelt Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den. Espen Mælen Hauge direktør 1
Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. mars 2013 Styresak nr: 22 2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner protokoll fra styremøtet 20. mars 2013. Espen Mælen Hauge Direktør 2
Protokoll Møtetype: Styremøte i Sykehusapotek Nord HF Tidspunkt: 20. mars 2013 kl 8.30-12.45 Møtested: Tilstede: Rica Diplomat Hotell, Bodø Anne Helen Hansen, styreleder Børge Wahl, styrets nestleder Kristin Larssen, styremedlem Alf Lorentzen, styremedlem Svein Iversen, styremedlem Sissi Lundblad, styremedlem Bjørg Helene Jenssen, styremedlem Fra administrasjonen: Espen Mælen Hauge, direktør Hans Jørgen Sevatdal, sykehusapoteker Helge K. Kjerulf Pettersen, økonomisjef Observatør: Dag Utnes, leder av brukerutvalget Sak 12/13 Godkjenning av innkalling og saksliste I forhold til innkallingen føres det opp en ny informasjonssak under sak 18. Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord godkjenner innkalling og saksliste for styremøte den 20.mars 2013. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 13/13 Godkjenning av protokoll fra styremøte 22. februar 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 22. februar 2013. 3
Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt.. Sak 14/13 Godkjenning av årsregnskap 2012 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF fastsetter det fremlagte årsregnskapet for 2012 bestående av resultatregnskap, balanseregnskap, kontantstrøm, noter og styrets beretning, samt disponering av årsresultat, som Sykehusapotek Nord HFs årsregnskap for 2012. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 15/13 Økonomirapport per februar 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. Styreleder fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar økonomirapporten til orientering. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om at det legges fram ytterligere tiltak i neste styremøte i forhold til trenden med lavere omsetning til sykehusene. Styreleders innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 16/13 Orientering om tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontroll og pasientsikkerhet, og tiltak for å følge opp avvik Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonen om tilstanden i helseforetaket medn hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontroll og pasientsikkerhet, og tiltak for å følge opp avvik, til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. 4
Sak 17/13 Oppdragsdokument 2013 Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar Oppdragsdokument 2013 fra Helse Nord RHF til orientering. Styreleder og styremedlem Bjørg Helene Jenssen fremmet følgende innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF har diskutert oppdragsdokumentet fra Helse Nord RHF for 2013, og ber direktøren fortsette arbeidet med oppdraget i tråd med de prioriteringer som fremkom i møtet. Styreleders og styremedlem Bjørg Helen Jenssens innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 18/13 Informasjonssaker 1) Styreevaluering 6. desember 2012 oppsummering 2) Evaluering av Legemiddelinnkjøpssamarbeidet (LIS) Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. Styreleder fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar informasjonssakene til orientering. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF diskuterte egenevalueringen av styret, og mener at den neste evalueringen bør være enda mer konkret, både i form og innhold. Styreleders innstilling ble enstemmig vedtatt. Sak 19/13 Tema 2013: Pasientsikkerhet Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF tar presentasjonen til orientering. Direktørens innstilling ble enstemmig vedtatt. 5
Sak 20/13 Eventuelt Evaluering av møtet. 6
Rapport 1. tertial 2013 godkjenning Styresak nr: 23-2013 Møtedato: Saksbehandler: Økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Vedlegg: Rapport 1. tertial 2013 Resultatrapport til Helse Nord RHF Målekort (u.off. 23 første ledd) I henhold til oppdragsdokumentet skal Sykehusapotek Nord HF utarbeide en rapport per tertial. Det skal rapporteres særskilt på personal, herunder utviklingen i sykefravær, økonomisk resultat, bemanningsutvikling og risikostyring. Rapporten skal behandles av styret før oversendelse til Helse Nord RHF Direktørens innstilling til vedtak: Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar vedlagte rapport som styrets rapport til Helse Nord RHF for 1. tertial 2013. Espen Mælen Hauge direktør 7
Rapport 1. tertial 2013 Innhold: Økonomi... 2 Inntekter... 2 Varekostnader... 4 Lønns- og personalkostnader... 5 Andre driftskostnader... 5 Oppsummering resultat... 5 Prognose... 5 Tiltak for å oppnå balanse... 6 Investeringer... 6 Personal... 6 Bemanning... 6 Sykefravær... 7 Andel ufrivillig deltid... 7 Risikostyring... 7 Risikostyring og internkontroll... 8 Status vedrørende risikostyring... 8 8
Økonomi Regnskapet for 1. tertial 2013 viser et underskudd på 0,89 millioner. For samme periode i 2012 var resultatet et underskudd på 1,99 millioner. Det er budsjettert med et underskudd på 0,63 millioner per 1. tertial, slik at resultatet er 0,26 millioner lavere enn budsjettert. Resultat april Budsjett april Avvik Resultat hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Resultat 2012 Endring Inntekter 29 864 32 494-2 630 112 709 119 835-7 126 112 796-87 Varekostnader 24 331 26 085 1 795 89 634 95 219 5 584 91 088 1 454 Dekningsbidrag 5 533 6 409-876 23 074 24 616-1 541 21 708 1 366 Lønns- og personalkostnader 4 956 5 186 230 20 227 20 673 446 19 320-907 Andre driftskostnader 887 1 219 332 4 036 4 837 801 4 514 478 Finansinntekter 76 67 9 300 268 31 139 161 Resultat -234 71-305 -889-626 -263-1 988 1 099 Regnskapet for april 2013 viser et underskudd på 0,23 millioner. Det var budsjettert med et overskudd på 0,07 millioner, slik at resultatet er 0,3 millioner lavere enn budsjettert. Inntekter Inntektene er 7,1 millioner lavere enn budsjettert, og 0,1 millioner lavere enn på samme tidspunkt i 2012. Regnskap hittil i år Budsjett hittil i år Avvik Regnskap 2012 Endring kroner Endring % Sykehusekspedisjon og produksjon 65 437 71 182-5 745 67 072-1 635-2,4 % Publikumssalg 43 230 44 140-910 42 480 750 1,8 % Rådgivning og klinisk farmasi 2 733 3 135-402 2 501 232 9,3 % Annet 1 309 1 378-69 743 566 76,2 % Sum 112 709 119 835-7 126 112 796-87 -0,1 % Omsetningen innenfor alle forretningsområdene er lavere enn budsjettert. Avviket er særlig stort for sykehusekspedisjon og produksjon. I forhold til regnskap 2012 har det vært en reduksjon i omsetningen i sykehusekspedisjonene og produksjonsavdelingene på 2,4 %. Det er reduksjon i omsetningen i alle apotekene. Dette medfører at sykehusenes kostnader i forbindelse med kjøp av medikamenter fra Sykehusapotek Nord er om lag 2 millioner lavere enn på samme tid i fjor. Omsetningen i publikumsavdelingene er 0,9 millioner lavere enn budsjettert. I forhold til i 2012 har det vært en økning i omsetningen på 1,8 %. Omsetningen av rådgivning og klinisk farmasi er preget av at fokus har vært på rådgivning til sykehusene i 1. tertial, det forventes økt omsetning av rådgivning til kommuner i løpet av året. En stilling på Helgeland er ikke besatt som forutsatt, noe som gjør at inntektene er lavere enn budsjettert. 2 9
Salg av medikamenter til sykehusene 12000 000 11000 000 10000 000 9000 000 8000 000 7000 000 6000 000 5000 000 UNN 2010 UNN 2011 UNN 2012 UNN 2013 NLSH 2010 NLSH 2011 NLSH 2012 NLSH 2013 4000 000 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Figuren over viser salget av medikamenter til Nordlandssykehuset HF og Universitetssykehuset Nord-Norge HF per måned 2010-2013. Universitetssykehuset Nord-Norge Omsetningen av medikamenter til Universitetssykehuset Nord-Norge er redusert med 2,3 % i forhold til samme periode i fjor. I Tromsø har det vært en reduksjon på 2,0 %. Omsetningen av varer fra produksjonsavdelingen i Tromsø har økt med 5,6 %, mens omsetningen fra sykehusekspedisjonen er redusert med 3,3 %. Antall pakninger levert er redusert i forhold til 2012, gjennomsnittsprisen på leverte legemidler er også redusert. I Harstad har det vært en reduksjon i omsetningen på 3,9 %. Også i Harstad er antall leverte pakninger og gjennomsnittsprisen redusert. I Narvik har det vært en omsetningsøkning på 3 %. Antall leverte pakninger er omtrent uendret, men det har vært noe økning i gjennomsnittsprisen. Årsaken til reduksjonen er redusert pris på legemidlene som benyttes, og redusert aktivitet ved sykehusene. I henhold til Helse Nord er antall sykehusopphold ved UNN redusert med 3 % per 1. kvartal 2013 i forhold til samme periode i 2012. Nordlandssykehuset Omsetningen av medikamenter til Nordlandssykehuset er redusert 6,3 %. I Bodø er det en reduksjon på 7,3 % i forhold til samme periode i 2012. Omsetningen fra produksjonsavdelingen i Bodø er redusert med 2,1 %, mens omsetningen fra sykehusekspedisjonen har økt med 9,1 %. Antall solgte pakninger er redusert, det samme er gjennomsnittsprisen på leverte legemidler. 3 10
I Lofoten har omsetningen økt med 27,9 %, mens den er redusert med 16,6 % i Vesterålen. I Lofoten øker både antall levert pakninger og gjennomsnittsprisen, mens situasjonen er motsatt i Vesterålen. Antall sykehusopphold ved NLSH er redusert med 5 % 1. kvartal 2013 i forhold til samme periode i 2012. Salg i publikumsavdelingene Omsetningen i publikumsavdelingene er 0,9 millioner lavere enn budsjettert. I forhold til i 2012 har det vært en økning i omsetningen på 1,8 %. Harstad har en økning i omsetningen på 41 %, noe som skyldes generelt økt aktivitet og økt salg av kostbare medikamenter. I Tromsø er det en økning på 3,3 %. Antall solgte pakninger øker, mens salget av handelsvarer går ned. I Bodø er det en reduksjon i omsetningen på 6,3 %. Antall ordinasjoner som er ekspedert er redusert med 7,9 %, mens antall solgte pakninger er omtrent uendret. Salget av handelsvarer har økt med 10 %. Dette vil si at det er en reduksjon i salget av medikamenter, og en reduksjon i gjennomsnittsprisen på de solgte legemidlene. Reduksjonen kan ha sammenheng med ombyggingen av Nordlandssykehuset i Bodø. Varekostnader Vareforbruket er på 85,6 % per 1. tertial, noe som er 0,2 prosentpoeng høyere enn budsjettert. For samme periode i 2012 var vareforbruket på 85,7 %. 25 000 20 000 15 000 10 000 1. tertial 2012 1. tertial 2013 Budsjett 2013 5 000 0 Bodø Harstad Tromsø Totalt Figuren over viser dekningsbidraget (inntekter varekostnader) per apotek og totalt per 1. tertial 2012 og 2013, samt budsjett for 1. tertial 2013. 4 11
Dekningsbidraget er 1,5 millioner lavere enn budsjettert, og 0,7 millioner høyere enn i 2012. For Sykehusapoteket i Bodø er vareforbruket 1,2 prosentpoeng høyere enn budsjettert og 1,4 prosentpoeng høyere enn i 2012. Dekningsbidraget er 1,1 millioner lavere enn budsjettert, og 0,1 millioner lavere enn i 2012. Det er særlig reduksjonen i omsetning i publikumsavdelingen og sykehusekspedisjonen som gjør at dekningsbidraget er lavere enn budsjettert. For Sykehusapoteket i Harstad er vareforbruket 1,2 prosentpoeng lavere enn budsjettert og 3,9 prosentpoeng lavere enn i 2012. Dekningsbidraget er som budsjettert, og 0,3 millioner høyere enn i 2012. For Sykehusapoteket i Tromsø er vareforbruket 0,1 prosentpoeng lavere enn budsjettert. Vareforbruket har økt med 0,2 prosentpoeng i forhold til 1. tertial 2012. Dekningsbidraget er 0,4 millioner lavere enn budsjettert og 0,5 millioner høyere enn i 2012. Lønns- og personalkostnader Lønns- og personalkostnadene er 0,4 millioner høyere enn budsjettert. Pensjonskostnadene er 0,15 millioner høyere enn budsjettert som følge av endrede parametre. Fast lønn er 0,15 millioner lavere enn budsjettert. Refusjon for sykelønns- og fødselspermisjonsrefusjoner er 0,43 millioner høyere enn budsjettert. I forhold til 1. tertial 2012 har lønns- og personalkostnadene økt med 0,9 millioner. 0,3 million kommer av økte pensjonsavsetninger, 0,6 millioner er avsetninger for forventet effekt av lønnsoppgjøret. Andre driftskostnader Andre driftskostnader er 0,8 millioner lavere enn budsjettert. Kostnader til fellesprosjekter mellom sykehusapotekene er 0,25 millioner lavere enn budsjettert, og annen kostnad 0,43 millioner lavere enn budsjettert. Øvrig kostnader er omtrent som budsjettert. I forhold til i 2012 har andre driftskostnader blitt redusert med 0,48 millioner. Årsakene til dette er mindre kjøp av utstyr og lavere kostnader til sykehusapotekenes fellesprosjekter. Oppsummering resultat Dekningsbidraget er 1,5 millioner lavere enn budsjettert, lønns- og personalkostandene er 0,4 millioner lavere enn budsjettert, og andre driftskostnader er 0,8 millioner lavere enn budsjettert. Dette gjør at resultatet for 1. tertial er 0,6 millioner lavere enn budsjettert. Prognose Prognostisert resultat er et underskudd på 0,7 millioner. Hovedårsaken til det prognostiserte underskuddet er at pensjonskostnadene vil bli høyere enn budsjettert. På grunn av reduksjonen i salget til sykehusene er prognosen usikker. Dersom salget ikke normaliserer seg vil underskuddet sannsynligvis bli større enn det prognosen per april viser. 5 12
Tiltak for å oppnå balanse Siden underskuddet per 1. tertial er noe høyere enn forutsatt er det nødvendig å iverksette tiltak for å oppnå et resultat i balanse for 2013. I februar ble det besluttet å ansette farmasøytisk rådgiver i foretaksledelsen (styresak 5-2013). Denne stillingen holdes fortsatt vakant, dette vil redusere kostnadene med 0,5 millioner. Sykehusapotek Nord har fått tildelt midler for å delta i anskaffelsen av cytostatikarekvireringssystem i Helse Nord. En farmasøyt leies ut til dette prosjektet, dette er anslått å gi økte inntekter på 0,3 millioner i 2013. I tillegg jobbes det med å øke salget av cytostatika til kommunene, det er usikkert hvor stor økning i dekningsbidrag dette vil gi. Arbeidet med å utvide leveransene av apotekstyrt legemiddellager til sykehusene fortsetter. Hvor mange nye avdelinger som vil få levert denne tjenesten i 2013 er ikke avklart. Investeringer Per april har det påløpt investeringskostnader på 0,07 millioner. Dette er kostnader til konsulentbistand i forbindelse med planlagt flytting av Sykehusapoteket i Harstad. Personal Bemanning 92 90 88 86 84 82 80 78 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des 2011 2012 2013 Figuren over viser antall månedsverk i 2011, 2012 og hittil i 2013. I forhold til 1. tertial 2012 har antall månedsverk økt med 1,3. Bemanningen har økt som følge av økning i produksjon i Tromsø og Bodø, og økt rådgivning i Bodø og på Helgeland. I forhold til 1. tertial 2012 er bemanningen i foretaksledelsen redusert med 1,25 årsverk. 6 13
Sykefravær Sykefraværet for Sykehusapotek Nord HF for første kvartal 2013 var på 7,5 %. For samme periode i fjor var fraværet på 8,2 %. S.fravær 1-3 d Fravær 4-16 d Fravær 17-56 d Fravær > 56 d Sum fravær 1. kvartal 2012 2,2 % 1,0 % 1,0 % 4,0 % 8,2 % 1. kvartal 2013 1,3 % 1,8 % 1,7 % 2,8 % 7,5 % Endring -0,9 % 0,8 % 0,7 % -1,2 % -0,7 % I forhold til første kvartal 2012 har det korteste og det lengste fraværet gått ned, mens det mellomlange fraværet har økt. Figuren under viser utviklingen i fravær per måned. Figuren viser at fraværet første kvartal 2013 var lavere enn første kvartal 2012. 012 % 010 % 008 % 006 % 004 % Fravær 2012 Fravær 2013 002 % 000 % Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Sykehusapotek Nord er en IA-bedrift, og det jobbes systematisk med oppfølgingen av de langtidssykemeldte i tråd med retningslinjene fra NAV. Andel ufrivillig deltid Per april var det 91 ansatte i Sykehusapotek Nord HF. Av disse er 13 deltidsansatte. Disse jobber deltid som følge av bistilling, livsfase, uførhet eller deltidspensjon. Det gjøres derfor ikke noen tiltak for å redusere andelen ansatte med deltidsstilling. Risikostyring Kravet til risikostyring fremgår av Oppdragsdokumentet 2013 punkt 10.2: 7 14
Risikostyring og internkontroll Risiko og krav endres over tid. Prosessen for intern styring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at styret og ledelsen har rimelig grad av sikkerhet for at helseforetakets målsettinger vil bli oppfylt. Helse Nord RHF har identifisert tre hovedmål for risikostyringen for 2013: 1. Fristbrudd skal unngås, og ventetiden skal ned for de som i dag venter for lenge. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Helseforetakene skal: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Status vedrørende risikostyring Per 1. tertial har Sykehusapotek Nord gjennomført risikovurdering av de relevante overordnede målsettingene. Denne legges med dette frem for styret. 8 15
Side 1 av 7 Risikostyring 2013 Svært stor SANNSYNLIGHET Stor Middels Liten Svært liten Ubetydelig Lav Middels Alvorlig Svært alvorlig/ Kritisk KONSEKVENS I. Mål Ventetiden i publikumsavdelingen skal ned for de som i dag venter for lenge. Beskrivelse av Hovedmål nr 1 fra HNRHF om fristbrudd passer ikke for SNHF. Imidlertid er det et mål å få ned ventetiden for kunder i mål publikumsavdelingene for de som i dag venter for lenge. Styringsvariabel nr 1 Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaks-ansvarlig Kontroll a) Riktig ventetid i PUB Ventetiden er for lang Ventetiden er for lang Stor Middels Gul Apoteker Prosjekt m NMD. Plass til en reseptur til? (Ritas kontor?). En FP-PC ekstra bak. Dele bemanning. Hente resepter fra avd. Jobbe for å få legene til å skrive reseptene tidligere Se kunden m en gang. Tekniker sorterer kunden noen må vente andre ekspederes straks. Web-varsel om e-resept når sykehuset sender en e-resept som skal eksp hos oss Se nærmere på arb.flyten. Avd.leder PUB + de andre avdelingslederne 16
II. Mål Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokusfokus på alle nivå. Side 2 av 7 Beskrivelse av mål Styrings-variabel 1 Vi har tenkt konsekvens for pasientene Antall arbeidstimer klinisk farmasøytiske tjenester skal øke Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynligh et a) Klinikkene må bestille og kjøpe flere arbeidstimer b) Nok personell med riktig kompetanse Styrings-variabel 2 Klinikkene kjøper ikke flere arbeidstimer Ikke nok kompetent personell Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig Antall i dag? Stor Alvorlig Rød Apoteker Fortsette lobbyvirksomhet. Lage presentasjons-pakker m bl.a. dokumentasjon av effekt av klinisk farmasi Systematiske møter m klinikker, sykehus-ledelse for å presentere tjenester. Arbeide for å få DRGvekting el.l. for farmasøytiske tjenester. Middels Alvorlig Rød Pasienten skal få legemidler formulert etter GMP-krav Avd.leder Råd + Margaret Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig a) Produksjonslo kaler skal samsvare med krav i apoteklovgivni ngen Lokalene samsvarer ikke med krav Svært stor Lav Gul Apoteker Kjøpe inn flere isolatorer. Bruke Teva adapter". Gjøre grundig risikovurdering av produksjonslokalene mtp pasientsikkerhet. Bygge om / bygge nye lokaler. Apoteker + avd.leder Prod Kontroll Kontroll 17
Side 3 av 7 b) Miljøprøver i benken skal være innenfor fastsatte grenser c) Personell i PRO skal ha teoretisk og praktisk kompetanse som tilfredsstiller interne og eksterne krav Styrings-variabel 3 Prøvene er ikke innenfor fastsatte grenser Svært liten Alvorlig Gul Spriting forutsetter gode nok avtrekk. Dersom prøver utenom sett i gang tiltak. God Svært liten Middels Gul Vurdere de ansattes kompetanse opp mot kompetansekrav. Økt bruk av DocMap blant ansatte og ledere Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig a) Det gjennomføres opplæring av ansatte b) Fokus på at gyldige dokumenter kun finnes i DocMap c) De ansatte gjennomgår sin avdelings prosedyrer jevnlig Det gjennomføres ikke opplæring av ansatte. Det er ikke fokus på at gyldige dokumenter kun finnes i DocMap De ansatte gjennomgår ikke sin avdelings prosedyrer jevnlig Opplæring gjennomføres sporadisk. Middels Middels Gul Apotekere Elektronisk lesebekreftelse på SOPer. Varierer Middels Middels Gul Apotekere Varierer Stor Middels Gul Apotekere SHAn arbeider med å lage et system som vil bidra til å forbedre risikoene (problemstillingene). Opprette og ansette noen i en kvalitetsstilling. Direktør. Apotekere. Kontroll 18
Side 4 av 7 d) Kvalitetssyste met settes på dagsordenen så de ansatte forstår viktigheten av å bruke dette e) Det er enkel tilgang til dokumentene i DocMap Kvalitetssystemet settes ikke på dagsordenene. Det er ikke enkel tilgang til prosedyrene i DocMap Varierer Liten Middels Gul Apotekere Stor Middels Gul Apotekere 19
Side 5 av 7 III Mål Beskrivelse av mål Styrings-variabel 1 Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Aktivitetsnivået må styres for å oppnå budsjettert resultat Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig a) Kapasitet til å levere etterspurte tjenester til sykehusene b) Beholde kunder i PUB c) Riktig andel fakturerbar tid RÅD d) Øke salg av handelsvarer Ikke kapasitet til å levere etterspurte tjenester til sykehusene Miste kunder i PUB For lav andel fakturerbar til RÅD Ikke øke salg av handelsvarer Klarer ikke å levere ASL til alle som ønsker dette. Middels Lav/ middels Gul Apotekere TønSys. Plan for innføring av TønSys. Se på arbeidsflyt. Hvem læres opp? Det antas at Stor Lav Gul Apotekere Samme som I 1a. tidvis lang ventetid gjør at kunder går? Stor Alvorlig Rød Apotekere Vurdere timentall/årsverk. Dokumentere tidsbruk i komiteer o.l. Lage oversikt over hva vi deltar på. Potensiale for økning Stor Middels Gul Apotekere EBS. Face lift med NMD. Bemanning i utgangskassa. Anerkjenne gode salgstall. F.eks. ta det opp Avd.leder SHE + apoteker Avd.leder Råd + apoteker Avd.leder Pub + apoteker Kontroll 20
Side 6 av 7 på personalmøte premiere. Styrings-variabel 2 Vi skal ha et økonomisk resultat i tråd med budsjett Suksessfaktor Risiko-faktor Nå-situasjon Sannsynlighet Konsekvens Farge Risikoeier Tiltak Tiltaksansvarlig a) Marginer stor nok til å dekke kostnadene Kostnaden er for høy Middels Alvorlig Rød Apoteker Redusere kassasjon. Gjennomgå varer uten salg. Analysere hva som kasseres. Kompetanseheving logistikk. Rullerende varetelling Styremøter på VK Lavere lønnsøkninger Økt bruk av e- læring ved kompetanseheving Økt fokus på generisk bytte Fjerne personalrabatt på kampanjer (ev lavere % v kampanjer) Øke ant ASLkunder Apoteker + avd.leder SHE og Pu b) Bemanning som Ikke bemanning Liten Middels Gul Apoteker Vurdere Apoteker Kontroll 21
Side 7 av 7 budsjettert som budsjettert bemanningsplanleggingen. Vurdere riktig bemanning. c) Bruke ressurser optimalt Bruker ikke ressurser optimalt Middels Middels Gul Apoteker Arbeidsglidning. Kartlegge om noen ansatte har spesiell interesse for aktuelle oppgaver. Følge kompetansestrategien. Apoteker + avd. lederne 22
Økonomirapportering til Helse Nord RHF 2013 Sykehusapotek Nord HF Periode: April Tall i mill kr April Akkumulert per April Akkumulert per Årsestimat vs årets budsjett Årsestimat vs fjorårets resultat Årsestimat Endring Endring Årsbudsjett 2013 per Avvik i Årsresultat Estimat -13 vs Endring i Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % Resultat Budsjett Avvik i kr Avvik i % ift 2012 i % 2013 April kr 2012 resultat -12 % Andre driftsinntekter 29,9 32,5-2,6-8 % 112,6 119,7-7,1-6 % -0,2 0 % 351,5 343,0-9 332,8 10,2 3 % Sum driftsinntekter 29,9 32,5-2,6-8 % 112,7 119,7-7,0-6 % -0,1 0 % 351,5 343,0-9 332,8 10,2 3 % Varekostnader knyttet til aktivitet 24,3 26,1-1,8-7 % 89,6 95,2-5,6-6 % -1,5-2 % 279,2 272,5-7 268,3 4,2 2 % Innleid arbeidskraft 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % 0,0 0,0 0 0,2-0,2-100 % Lønn til fast ansatte 3,7 3,8-0,1-3 % 14,9 15,2-0,2-2 % 0,3 2 % 41,6 40,8-1 39,3 1,5 4 % Vikarer 0,0 0,0 0,0 0 % 0,1 0,0 0,1 0 % 0,1 0 % 0,0 0,0 0 0,4-0,4-100 % Overtid og ekstrahjelp 0,0 0,0 0,0-100 % 0,1 0,1 0,0-12 % -0,1-49 % 0,3 0,3 0 0,2 0,1 73 % Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 1,0 1,0 0,0 4 % 4,2 4,0 0,1 4 % 0,3 7 % 12,1 12,5 0 11,7 0,8 7 % Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -0,2 0,0-0,2 381 % -0,6-0,2-0,4 207 % 0,1-14 % -0,3-0,6 0-2,0 1,4-70 % Annen lønnskostnad 0,4 0,4 0,0 7 % 1,5 1,5 0,0-1 % 0,2 15 % 5,1 5,1 0 4,8 0,3 7 % Sum lønn og innleie ekskl pensjon 4,0 4,2-0,2-5 % 16,1 16,6-0,5-3 % 0,7 4 % 46,8 45,6-1 42,7 2,9 7 % Avskrivninger 0,0 0,0 0,0-10 % 0,2 0,2 0,0-3 % 0,0-11 % 0,6 0,6 0 0,7-0,1-15 % Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % 0,0 0,0 0 0,0 0,0 0 % Andre driftskostnader 0,8 1,2-0,3-28 % 3,8 4,6-0,8-17 % -0,5-11 % 13,7 13,3 0 12,8 0,5 4 % Sum driftskostnader 30,2 32,5-2,3-7 % 113,9 120,6-6,7-6 % -1,0-0,9 % 352,3 344,5-8 336,2 8,3 2,5 % Driftsresultat -0,3 0,0-0,3-7071 % -1,2-0,9-0,3 33 % 0,9 44 % -0,8-1,5-1 -3,5 1,9-56 % Finansinntekter 0,1 0,1 0,0 13 % 0,3 0,3 0,0 16 % 0,2-129 % 0,8 0,8 0 0,8 0,0-6 % Finanskostnader 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0,0 0,0 0 % 0,0 0 % 0,0 0,0 0 0,0 0,0-100 % Finansresultat 0,1 0,1 0,0 13 % 0,3 0,3 0,0 12 % 0,2-120 % 0,8 0,8 0 0,8 0,0-6 % Ordinært resultat -0,2 0,1-0,3-428 % -0,9-0,6-0,3 43 % 1,1 55 % 0,0-0,7-1 -2,6 1,9-72 % 23
Bærekraftsanalyse budsjett 2014-2021 Styresak nr: 24 2013 Møtedato: Saksbehandler: økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Ref. tidligere sak: 5 2013 Budsjettregulering og investeringsoversikt 27-2011 Anskaffelse av lagerautomat I henhold til budsjettbrev 1 Plan 2014 2021, inkludert rullering av investeringsplan, skal helseforetakene utarbeide bærekraftsanalyser for perioden 2014 2021. Denne analysen skal styrebehandles i de enkelte foretakene innen 6. juni 2013. Saken er oversendt administrativt til Helse Nord RHF. Det har også blitt avholdt budsjettmøte med Helse Nord der analysen er gjennomgått. HF-styrene bes om aktivt å ta stilling til og signalisere: Økonomisk status og tilpasningsutfordringer neste 8 år. Dette krever en presentasjon til HF-styrene av langsiktige økonomiske utfordringer, økonomisk bæreevne av fremtidige investeringer og iverksetting av andre planer og tiltak. Drøfting av strategier og eventuelle nødvendige tiltak for å realisere økonomiske mål med bakgrunn i den langsiktige økonomiske analysen. I denne sammenheng må en særlig drøfte konsekvenser for ansatte og pasienttilbud. Vurdering av størrelsen og fordeling av anbefalt investeringsramme for perioden med særlig fokus på analyse av driftsøkonomiske konsekvenser av denne. Styrets innspill til justeringer av vedtatt investeringsplan Styrets innspill til driftsbudsjettet og forventninger om økt finansiering til nye vedtatte tiltak Vurdering av nivå og fremdrift av egen investeringsplan Innspill på driftstiltak som vil bidra til økt kvalitet på pasientbehandling, skape økonomisk handlingsrom eller bidra til gjennomføring av samhandlingsreformen. Bærekraftsanalysen er utarbeidet basert på et felles opplegg i Helse Nord. Analysen er foretakenes innspill til Helse Nords investeringsplan og budsjett for perioden 2014-2021. Direktørens innstilling til vedtak 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF vedtar denne saken som styrets innspill til plan- og budsjettarbeid i Helse Nord for 2014-2021. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om en samlet investeringsramme i perioden på 39 millioner. Espen Mælen Hauge direktør 29
Saksfremlegg Bærekraftsanalysen er utarbeidet basert på et felles opplegg i Helse Nord. Analysen er foretakenes innspill til Helse Nords investeringsplan og budsjett for perioden 2014-2021. Investeringsplan og periodisering av årlig investeringsramme I styresak 117 2012 i styret til Helse Nord RHF fikk Sykehusapotek Nord følgende investeringsrammer: 2013: 13 millioner, herav 10 millioner til nye produksjonslokaler i Tromsø 2014: 13 millioner, herav 10 millioner til nye produksjonslokaler i Bodø 2015: 3 millioner 2016: 3 millioner I tillegg har Sykehusapotek Nord kr 3,4 millioner i ubrukte investeringsmidler fra tidligere år. De planlagte investeringene viser seg å ta lengre tid å gjennomføre enn tidligere antatt. Revidert investeringsplan er som følger (tall i millioner): 2013 2014 2015 2016 2017 2018 Ombygging Harstad 0,5 2,5 Bytte av pc'er pga w indow s 7 0,2 Opprusting publikum Tromsø 1,0 Nye lokaler lab Tromsø (PET-senter) 10,0 Ombygging lab Bodø 10,0 Lagerautomat Tromsø 3,5 Isolator Tromsø 0,5 1,5 Isolatorer Harstad og Bodø 1,5 Annet 0,5 0,5 3,0 3,0 3,0 Sum investeringer 2,2 6,0 24,0 3,0 3,0 3,0 De foreslåtte investeringene er i tråd med tidligere vedtak i styret for Sykehusapotek Nord (sak 5-2013 og 27-2011), men periodiseringen av disse er endret som følge av at det tar lengre tid å få etablert nye lokaler enn tidligere forutsatt. Etter budsjettmøtet med Helse Nord konkluderer Helse Nord med at opplegget som er laget er nøkternt og realistisk, men med noen kritiske punkter. Dersom Sykehusapotek Nord ikke får dispensasjon fra legemiddelverket for å fortsette med produksjon i dagens lokaler frem til 2015 i Bodø og Tromsø må planen revurderes i samarbeid med UNN, NLSH og Helse Nord. De foreslåtte investeringene vil medføre økte kostnader, hovedsakelig som følge av økte avskrivninger (tall i hele tusen). 30
Avskr.tid 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Ombygging Harstad 20 75 150 150 150 150 150 150 150 Bytte av pc'er pga w indow s 7 3 33 67 67 33 Opprusting publikum Tromsø 8 125 125 125 125 125 125 125 125 Nye lokaler lab Tromsø (PET-senter) 20 250 500 500 500 500 500 500 Ombygging lab Bodø 20 250 500 500 500 500 500 500 Lagerautomat Tromsø 8 219 438 438 438 438 438 438 Isolator Tromsø 8 63 63 63 63 63 63 63 63 Isolatorer Harstad og Bodø 8 93 188 188 188 188 188 188 188 Annet 10 50 100 250 550 850 1 000 1 000 1 000 Sum avskrivninger investeringsplan 33 473 1 412 2 247 2 514 2 814 2 964 2 964 2 964 Avskrivninger inv. 2002-2013 568 500 400 300 200 100 100 100 100 Sum avskrivninger 601 973 1 812 2 547 2 714 2 914 3 064 3 064 3 064 Tiltak for å oppnå balanse De planlagte investeringene gjør at det vil være nødvendig å gjennomføre tiltak for å oppnå balanse. Tiltak Risiko 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Prisøkning kurer og effektivisering Harstad 2 100 160 160 160 160 160 160 Økt omsetning PU-Tromsø 2 300 300 300 300 300 300 300 Prisøkning kurer og effektivisering Tromsø 2 320 640 640 640 640 640 Prisøkning kurer og effektivisering Bodø 2 500 500 500 500 500 Besparelser/økt inntekt automat 1 250 500 500 500 500 500 Økt pris isolatorproduksjoner Harstad og Bodø 1 150 240 240 240 240 240 240 Andre tiltak for å dekke investeringer 3 50 100 250 550 850 1 000 1 000 Økt antall kurer Tromsø - kommuner med videre 2 250 250 250 250 250 250 250 Økt omsetning PU-Bodø etter ombygging og flytting 2 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 Reversering av stilling som farmasøytisk rådgiver 1 500 Omdisponering av farmasøyt til ek-cyt-prosjekt 2 300 300 Sum tiltak risiko 1 1 500 150 490 740 740 740 740 740 Sum tiltak risiko 2 2 300 950 1 030 2 850 2 850 2 850 2 850 2 850 Sum tiltak risiko 3 3 50 100 250 550 850 1 000 1 000 Sum tiltak 1 150 1 620 3 840 4 140 4 440 4 590 4 590 De ulike risikokategoriene som er benyttet er: 1. Usannsynlig at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan 2. Lav sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan 3. Middels sannsynlighet for at tiltaket ikke blir gjennomført etter plan Tiltakene som er listet opp gir indikasjoner på hvordan investeringene kan finansieres. I forbindelse med ombygging og nybygging av produksjonslokaler og anskaffelser av produksjonsutstyr, forutsettes det både effektivisering av driften som følge av nye lokaler og medfinansiering fra sykehusene. Økt bruk av isolatorer gir økt holdbarhet på de produserte produktene, noe som gjør at de kan selges til nye kunder. 31
Ombygging og modernisering av publikumsavdelingene forventes å gi effekt i form av økt salg, både av medikamenter og handelsvarer. I forbindelse med investering i lagerautomater og lignende frigjøres det tid som kan brukes til å øke andelen apotekstyrt legemiddellager i sykehusene eller annet inntektsøkende arbeid. Det er også lagt inn en forutsetning om at det er nødvendig med tiltak som per i dag ikke er klare. Hvilke tiltak som skal gjennomføres avhenger av hvilke investeringer som skal gjøres. Bærekraft Bærekraftsanalyse Sykehsapotek Nord HF (mill kr) 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Budsjetterte driftsinntekter 2013 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 351,5 Samhandling -2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5 Sum driftsinntekter 351,5 361,2 373,9 387,0 400,5 414,5 429,0 444,1 459,6 Budsjetterte driftskostnader 2013 ekskl avskrivninger 351,8 351,8 351,8 351,8 351,8 351,8 351,8 351,8 351,8 Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger 351,8 364,1 376,8 390,0 403,7 417,8 432,4 447,5 463,2 Sum avskrivninger 0,6 1,0 1,8 2,5 2,7 2,9 3,1 3,1 3,1 Budsjettert netto renter 2013-0,8-0,8-0,8-0,8-0,8-0,8-0,8-0,8-0,8 Endring renter -0,1 0,2 0,5 0,3 0,2 0,0-0,2-0,5 Netto rente -0,8-0,9-0,6-0,3-0,5-0,6-0,8-1,0-1,3 Totale kostnader 351,6 364,2 378,1 392,2 405,9 420,1 434,7 449,6 465,0 Prognose, avvik fra budsjett inneværende år -0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7-0,7 Økonomisk Resultat -0,7-3,6-4,9-6,0-6,1-6,3-6,3-6,2-6,1 Vedtatt resultatkrav 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Avvik fra resultatkrav, før effekter av vedtatte tiltak -0,7-3,6-4,9-6,0-6,1-6,3-6,3-6,2-6,1 Tiltaksplan Risiko 1 0,5 0,2 0,5 0,8 0,8 0,9 0,9 0,9 1,0 Risiko 2 0,3 1,0 1,1 3,2 3,3 3,4 3,5 3,6 3,8 Risiko 3 0,0 0,1 0,1 0,3 0,6 1,0 1,2 1,3 1,3 Sum effekter tiltaksplan 0,8 1,2 1,7 4,3 4,8 5,3 5,6 5,8 6,0 Uløst omstilling 0,1-2,4-3,1-1,7-1,3-1,0-0,7-0,4 0,0 Bærekraftsanalysen forutsetter en vekst i inntekter på 3,5 % og en lønns- og prisvekst på 3,5 %. Analysen er satt opp i henhold til modell som benyttes i Helse Nord. Utgangspunktet for analysen er budsjetterte inntekter i 2013. For perioden 2014-2021 er samhandlingsmidlene som Sykehusapotek Nord har fått fra Helse Nord tatt ut siden dette var midler gitt for 2013. Økningen i avskrivningene som følge av nye investeringer er større enn reduksjonen som følge av at tidligere gjennomførte investeringer er ferdig avskrevet. Dette medfører en økning i avskrivninger fra 0,6 millioner i 2013 til 3,1 millioner i 2019. Netto renteinntekt reduseres i 2015 og 2016 for så å øke igjen. Dette skjer som en følge av at investeringene disse årene fører til redusert likviditet (se nedenfor). 32
Prognosen for 2013 viser et underskudd på 0,7 millioner. Dette underskuddet er videreført som en utfordring i de kommende årene. Resultatkravet i henhold til Helse Nord-styresak 115-2012 er 0 i hele perioden. Dersom alle investeringer og tiltak gjennomføres som forutsatt har Sykehusapotek Nord en uløst omstillingsutfordring som varier fra 3,1 millioner i 2015 til 0 i 2021. Dersom inntektene vokser mer enn forutsatt, eller kostnadene øker mindre enn forutsatt vil omstillingsutfordringene endre seg. Dersom kostnadene øker med 3,0 % og inntektene øker med 3,5 % vil samlet resultat i perioden endre seg fra et underskudd på 10,7 millioner til et overskudd på 4,7 millioner. Dersom kostnadene øker med gjennomsnittlig 3,5 % i perioden og inntektene med 3,84 % vil dette gi et samlet resultat på kr 0 i perioden. Helse Nord har signalisert at de vil se på resultatkravet for perioden 2014-2016. Likviditet Likviditetsberegning 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Avskrivninger/nedskrivninger 1 1 2 3 3 3 3 3 3 Diff pensjonskostnad/premie 4 4 4 4 4 4 4 4 4 Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter 5 5 6 7 7 7 7 7 7 Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Investeringsbudsjett vedtatt investeringsplan -2-5 -24-3 -3-3 0 0 0 Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter -2-5 -24-3 -3-3 0 0 0 Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån prosjekt x 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Innbet ved opptak av lån prosjekt y 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Avdrag lån 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Netto endring i kontanter 2 0-18 4 4 4 7 7 7 IB 01.01 22 24 25 7 10 14 18 25 32 UB 31.12 24 25 7 10 14 18 25 32 39 Dersom Sykehusapotek Nord oppnår et resultat i henhold til resultatkrav i hele perioden vil det ikke være nødvendig å ta opp lån for å finansiere investeringene. Resultatet fra operasjonelle aktiviteter (den daglige driften) fører til at likviditetsbeholdningen øker med fra 5 til 7 millioner hvert år. Dersom resultatet blir lik omstillingsutfordringene skissert tidligere (samlet underskudd på 10,7 millioner for 2014-2021) vil dette medføre at det kan oppstå behov for å låne penger for en kort periode for å kunne finansiere investeringene. Likviditetsbeholdningen vil reduseres til 1 million i 2015 som følge av de planlagte investeringene, for så å øke til 28 millioner ved utløpet av 2021. 33
Direktørens vurderinger Bærekraftsanalysen viser at Sykehusapotek Nord vil ha problemer med å oppnå et budsjettert resultat på kr 0,- de nærmeste årene. Årsaken til at det har blitt slik er hovedsakelig den store økningen i personalkostnader som følge av de økte pensjonskostnadene de seneste årene. Til tross for dette vil det være nødvendig å gjennomføre betydelige investeringer de neste årene, hovedsakelig for å få produksjonslokaler som tilfredsstiller kravene som stilles til produksjon i apotek, men også for å kunne bedre driften i foretaket. Investeringer i produksjonslokaler forutsettes hovedsakelig betalt med økte priser til sykehusene, mens anskaffelse av lagerautomat og opprusting og ombygging av publikumsavdelingene skal bidra til bedre drift gjennom økt omsetning. Det vil være viktig å øke omsetningen i publikumsavdelingene i perioden. Dette for å sikre en tilstrekkelig inntektsvekst. Det er ikke et mål å øke omsetningen til sykehusene, da et viktig mål for Sykehusapotek Nord er å tilby legemiddelforsyning med høy kvalitet, til lavest mulig pris. Økte inntekter til Sykehusapotek Nord som følge av økt salg til sykehusene vil medføre økte kostnader for sykehusene, og dermed økte kostnader for Helse Nord som helhet. Det vil dog være nødvendig at sykehusene betaler en betydelig del av de nødvendige investeringene i produksjonslokaler og produksjonsutstyr for å sikre en kvalitet i tråd med myndighetspålagt krav, og en bærekraftig økonomi i Sykehusapotek Nord. 34
Oppfølging av anbefalinger gitt i internrevisjonsrapport 7/2012 fra Helse Nord Styresak nr: 25 2013 Møtedato: Saksbehandler: økonomisjef Helge K. Kjerulf Pettersen Ref. tidl. sak 8 2013 Helse Nord Internrevisjon rapport 7/2012 Kontroll av helsepersonells kompetanse I sak 8/2013 behandlet styret internrevisjonsrapport 7/2012 fra internrevisjonen i Helse Nord. Konklusjonen i rapporten var som følger: Internrevisjonen konkluderer med at det alt i alt foreligger rimelig grad av sikkerhet for at foretakets helsepersonell ved tilsetting innehar nødvendig autorisasjon eller lisens og for øvrig er skikket for oppgaven, og for at autorisasjon/lisens ikke er tilbakekalt, suspendert, tilbakekalt, suspendert, bortfalt eller utløpt i ansettelsesperioden. Internrevisjonen konstaterer likevel at det er rom for flere forbedringer i foretakets interne styring og kontroll på det området som omfattes av revisjonen Styret fattet følgende vedtak: 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF tar internrevisjonsrapporten om kontroll av helsepersonells kompetanse og autorisasjon til følge, og ber direktøren følge opp anbefalingene. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF ber om at plan for lukking av avvik legges frem på møtet i mai. I denne saken blir det redegjort for hvordan anbefalingene i rapporten blir fulgt opp i foretaket. Direktørens innstilling til vedtak Styret for Sykehusapotek Nord HF tar direktørens redegjørelse for hvordan anbefalingene i internrevisjonsrapport 7/2012 er fulgt opp til orientering. Espen Mælen Hauge direktør 35
Saksfremlegg Som nevnt over ble det ikke avdekket noen avvik i forbindelse med revisjonen, men internrevisjonen anbefaler likevel Sykehusapotek Nord HF å iverksette følgende tiltak for ytterligere å sikre at de ansatte har den nødvendige kompetanse og de nødvendige lisenser: 1. Utarbeide og etterleve klare retningslinjer/prosedyrer for prosessene rundt tilsetting av helsepersonell, inklusive krav som stilles om bruk av intervju innhenting av referanser utarbeidelse og arkivering av dokumentasjon også for andre tema som omtales i denne rapporten. 2. Etablere opplegg for jevnlige, dokumenterte risikovurderinger som omfatter foretakets ansettelsesprosesser, inklusive kontroll med helsepersonells formelle kvalifikasjoner og skikkethet for stillingen. 3. Utarbeide prosedyre for kontroll med at helsepersonells autorisasjon ikke er bortfalt, tilbakekalt, suspendert, begrenset eller gitt avkall på i ansettelsesperioden. 4. Vurdere tiltak for å styrke opplæring og kompetanseutvikling av ledere med personalansvar. Anbefalingene er fulgt opp på følgende måte: Retningslinjer/prosedyrer for prosessene rundt tilsetting av helsepersonell: Det er utarbeidet prosedyre for utlysning og ansettelse i ledige stillinger. Prosedyren omfatter alle typer stillinger, ikke bare tilsetting av helsepersonell. Prosedyren omfatter blant annet: Myndighet til å foreta ansettelser Vurdering av om ansettelse skal gjøres Tillitsvalgtes rolle Utlysningsmåte og innhold i utlysning Intervju Innhenting av referanser Kontroll av autorisasjon Dokumentasjon og arkivering For å kunne dokumentere intervju og referanseinnhenting er det utarbeidet egne skjema for dette. Prosedyre og skjema er tilgjengelig i foretakets kvalitetssystem (DocMap). Etablere opplegg for jevnlige, dokumenterte risikovurderinger Sykehusapotek Nord anser det ikke som nødvendig å etablere et eget opplegg for risikovurderinger i forbindelse med tilsettinger. Årsaken til dette er at Sykehusapotek Nord har få ansettelser, og liten risiko for ansettelser av personell uten nødvendig kompetanse og autorisasjoner. Internrevisjonen konkluderer også med at det foreligger rimelig grad av sikkerhet for at foretakets helsepersonell ved tilsetting innehar 36
nødvendig autorisasjon og for øvrig er skikket for oppgaven. Dette utelukker ikke at risikovurderinger kan gjennomføres senere. Utarbeide prosedyre for kontroll med at helsepersonells autorisasjon ikke er bortfalt, tilbakekalt, suspendert, begrenset eller gitt avkall på i ansettelsesperioden Det er utarbeidet en egen prosedyre som regulerer dette. Alle ledere skal minimum en gang per år kontrollere at de ansatte som de har ansvar for innehar de nødvendige autorisasjoner. Prosedyren er tilgjengelig i foretakets kvalitetssystem. Vurdere tiltak for å styrke opplæring og kompetanseutvikling av ledere med personalansvar Sykehusapotek Nord vurderer å styrke opplæringen av leder med personalansvar. Sykehusapotek Nord har per i dag ikke et eget opplegg for opplæring av ledere. Lederne kan delta på opplæring i regi av sykehusene, og har også anledning til å delta på andre relevante kurs og opplæringsopplegg. Avdelingslederne får også støtte av kontorpersonalet, apotekere og foretakadministrasjonen. 37
Tilslutning til vedtak om nye bygg ved NLSH HF og UNN HF inkl. produksjonslokaler for sykehusapotek Styresak nr: 26 2013 Møtedato: Saksbehandler: Direktør Espen Mælen Hauge Ref. tidl. sak SNHF styresak 41-2012 og 49-2012; UNN-styresak 37-2013; NLSH-styresak 81-2012; RHF-styresak 72-2012 Saksresymé I denne saken blir det redegjort for hvorfor Sykehusapotek Nord bør gi sin tilslutning til forslag om nye byggeprosjekt ved Universitetssykehuset Nord-Norge og Nordlandssykehuset som vil sikre nye lokaler for egenproduksjon av legemidler og nytt apotek i Bodø. Den største utfordringen ved oppfølgningen av Statens legemiddelverks tilsynsrapport ved sykehusapotekene i Tromsø og Bodø er kravet om bygningsmessige endringer av produksjonslokalene siden disse ikke samsvarer med kravene i apoteklovgivningen. Utbedring og bygningsmessige endringer av produksjonslokalene må gis høg prioritet for å sikre en renromsstandard og tilfredsstillende kvalitet på egenproduserte legemidler. Gjennomføringen av dette forutsetter finansiering og samarbeid med helseforetakene og Helse Nord RHF. Administrerende direktør for Universitetssykehuset Nord Norge (UNN) og styringsgruppen for PET-senteret har godkjent idé- og konseptrapport for PET-senteret. Dette vil samle all nukleærmedisinsk aktivitet ved UNN Tromsø. I tillegg etableres i senteret blant annet produksjonslokaler til sykehusapoteket. Midler til oppgradering av produksjonslokalene i størrelsesorden 10 mill kr er bevilget til Sykehusapoteket i RHF styresak 72-2012 og vil knyttes til dette prosjektet. Ifølge administrerende direktør i Nordlandssykehusets vurderinger må det skaffes nye apoteklokaler for Sykehusapoteket i Bodø hvis de i den pågående byggeprosessen blir nødt til å rive nåværende apoteklokaler (fløy L). Et alternativ er å etablere nytt sykehusapotek i tilknytning til en ny kontorfløy. Investeringer knyttet til oppgradering av apotekarealer vil tilkomme uavhengig av lokalisering. Nordlandssykehuset HF har lagt til grunn at ekstrabevilgningene av 20 mill kr gitt til Sykehusapoteket Nord i RHF-styresak 72-2012 er midler for ombygging av produksjonslokalene ved UNN og Nordlandssykehuset. 38
Direktørens innstilling til vedtak 1. Styret for Sykehusapotek Nord HF er tilfreds med det pågående samarbeidet mellom helseforetakene i regionen for å følge opp avvikene i Statens legemiddelverks tilsynsrapporter. Styret er likevel bekymret for at standarden på sykehusapotekenes produksjonslokaler kan gå utover kvaliteten på egenproduserte legemidler dersom det ikke snarest mulig blir etablert nødvendig finanisering av slike lokaler i samarbeid mellom foretakene og det regionale helseforetaket. 2. Styret for Sykehusapotek Nord HF støtter UNN-styrets vedtak i sak 37-2013 nr. 1 som godkjenner idé- og konseptrapport for UNNs PET-senter, inklusive produksjonslokaler for Sykehusapoteket i Tromsø. 3. Styret for Sykehusapotek Nord støtter de vurderinger og vedtak som adm.dir. og styret ved Nordlandssykehuset HF fremmer overfor styret i Helse Nord RHF om behovet for og finansiering av nye lokaler for hele Sykehusapoteket i Bodø og anbefaler RHF-styret om å gi sin godkjenning. Espen Mælen Hauge direktør Saksfremlegg 1. Gjengivelse av styresak og vedtak 37-2013 ved Universitetssykehuset Nord- Norge HF Vedtaket Administrerende direktør for Universitetssykehuset Nord Norge (UNN) og styringsgruppen for PET-senteret har godkjent idé- og konseptrapport for PET-senteret og innstilte til styret i UNN om å godkjenne fremlagte rapport og videre oversendelse til Helse Nord RHF for endelig godkjenning. Under behandling av sak 37-2013 i UNN-styremøtet 08.05.13 ble idé- og konseptrapport for PET-senteret godkjent, imidlertid med styreleders endrede innstilling, som ble enstemmig vedtatt: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til at PET-senteret i Tromsø er viktig for hele regionen, og aksepterer den fremlagte idè- og konseptrapporten for et PET-senter i Tromsø med en arealramme på 3701 og med en foreløpig kostnadskalkyle på 317 mill som et definert behov. 2. Styret ber om å få fremlagt en bærekraftanalyse der inntektspotensialet og kostnadsberegningene for de enkelte funksjonene fremkommer (UNN, UiT og Sykehusapoteket). Denne framlegges for styret i neste styremøte, innarbeidet i bærekraftanalysen. 39