Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Konkurransegrunnlag Sekretariat for villreinnemnda i Snøhetta og Knutshø villreinområder Perioden 2016-2017 Side 1 av 8
Innhold 1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE... 3 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG KUNNGJØRING... 3 3. OM ANSKAFFELSENE... 3 3.1 Oppdragsgivere... 3 3.2 Oppdraget... 3 3.3 Oppdragenes varighet... 4 3.4 Økonomisk rammer for sekretariatet... 4 3.5 Ytterligere informasjon om oppdraget... 4 4 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 4 4.1 Obligatoriske og juridiske krav... 4 4.2 Økonomisk og finansiell kapasitet... 5 4.3 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 5. KRAV TIL TILBUDET..... 5 5.1 Tilbudets utforming... 5 5.2 Innlevering av tilbudet... 6 5.3 Offentlighet... 6 5.4 Forbehold... 6 6. TIDSFRISTER... 6 6.1 Frist anmodning om tilleggsopplysninger... 6 6.2 Tilbudsfrist... 6 6.3 Tilbudsåpning... 6 6.4 Vedståelsesfrist... 6 6.5. Klagefrist?... 7 7. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN OG KONTRAKTSBESTEMMELSER. 7 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse.... 7 7.2 Kriterier for tildeling av kontrakter.... 7 7.3 Kontraktsbestemmelser.... 7 8. PRISER OG BETINGELSER.... 8 8.1 Priser... 8 8.2 Betaling.. 8 9. HENVENDELSER... 8 10. VEDLEGG... 8 Side 2 av 8
1. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONTRAKTSTYPE Anskaffelsesprosedyre er en åpen anbudskonkurranse i henhold til Lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser, ajourført med endringer senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41 og Forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt ved kgl. Res. 7. april 2006 med endringer ved forskrift 24. november 2006. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del II. 2. KONKURRANSEGRUNNLAG OG KUNNGJØRING Som anbudsgrunnlag gjelder foreliggende konkurransedokument med følgende vedlegg: Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Normalvilkår for kontrakt om sekretariat Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i Doffin-basen torsdag 5.november 2015. 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Oppdragsgiver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag vil være oppdragsgiver for anskaffelsen. Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Bjørn Rangbru E-postadresse: fmstbra@fylkesmannen.no 3.2 Oppdraget Anskaffelsen gjelder sekretariat for Villreinnemnda i Snøhetta og Knutshø villreinområder. Villreinområdene har areal i Rauma, Nesset, Sunndal kommuner i Møre og Romsdal fylke, Lesja, Dovre kommuner i Oppland fylke, Folldal, Tynset, Alvdal i Hedmark fylke, og Oppdal, Rennebu kommuner i Sør-Trøndelag fylke. Arbeidet omfatter ansvar for bestandsforvaltningen av villrein i medhold av naturmangfoldloven, viltloven og tilhørende forskrifter, og arbeid med ivaretakelse av leveområdene i forhold til arealplanlegging, næringsutvikling og annen menneskelig påvirkning og aktivitet. Samarbeid og dialog med kommuner, fylkeskommuner, villreinutvalg og Norsk Villreinsenter, i disse sakene er viktig. Det skal inngås avtale for to år. Tilbud kan framsettes av enkeltmannsforetak eller annet registrert foretak, eller i form av frikjøp av arbeidstid for person som har en annen hovedarbeidsgiver. I denne anbudskonkurransen skal det konkurreres om: Tidligere erfaringer med vekt på kunnskap om og erfaring fra offentlig forvaltning, og kvalifikasjoner med vekt på villrein- og planfaglig kompetanse. Antall timer per år med angitt timepris ekskl. mva. disponibelt innen gitt økonomisk ramme. Lokalisering ift aktuelle samarbeidspartnere, fagmiljø og villreinområdene. Muligheter for «felles» sekretariat. Side 3 av 8
3.3 Oppdragets varighet Det vil bli inngått avtale for 2016 og 2017. 3.4 Økonomiske ramme for sekretariatet Den årlige økonomiske rammen er fastsatt til kr 170 000 eks. mva. Finansiering av oppdraget er basert på årlige bevilgninger over statsbudsjettet. Reduksjon i bevilgningene kan føre til reduksjon av omfanget av oppdraget. 3.5 Ytterligere informasjon om oppdraget a) Pris: Tilbudet bes oppgitt i timepris eks mva. Eventuelle kostnader som påløper for husleie, kontorhold, telefon mv. må inkluderes i tilbudet/timesprisen. Reiseutgifter for sekretariatet etter statens regulativ dekkes etter avtale over villreinnemndas øvrige budsjett, og skal ikke inkluderes. b) Kontorplass: Det er ønskelig at sekretariatet lokaliseres i et relevant fagmiljø. Informasjon om geografisk lokalisering av sekretariatet må framkomme av tilbudet. Stiftelsen Norsk Villreinsenter tilbyr fri kontorplass for sekretariatene i det etablerte fagmiljøet ved villreinsenteret på Hjerkinn (Dovre kommune). Det bes opplyst i tilbudet om en ønsker å benytte seg av dette, eller om en ønsker en annen lokalisering. Det er en fordel om leverandøren er lokalisert i nærheten av villreinnemndas geografiske område, hvis tilbudet om den frie kontorplassen ved Norsk villreinsenter ikke benyttes. c) Felles sekretariat: Det kan være ønskelig med et samarbeid om felles sekretariat for flere villreinnemnder der dette er hensiktsmessig. Dersom det leveres tilbud på sekretariatsfunksjon for flere villreinnemnder, må dette derfor nevnes i hvert enkelt tilbud. 4 KRAV TIL LEVERANDØRENE Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til leverandørene for å sikre at de har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav vil ikke få sine tilbud vurdert. Oppdragsgiver minner leverandører om at all etterspurt dokumentasjon skal leveres. Vennligst les kravene nøye i og med at manglende dokumentasjon vil medføre avvisning. 4.1 Obligatoriske og juridiske krav Det stilles krav til leverandørs organisatoriske og juridiske stilling. Leverandør må tilfredsstille krav gitt av offentlig myndighet til registrering og være a` jour med innbetaling av skatter og avgifter. Videre må leverandør oppfylle lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet og til lønns- og arbeidsvilkår. Dette skal dokumenteres ved: Firmaattest (attest for registrering i det faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert, for eksempel foretaksregisteret i Brønnøysund). Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt (ikke eldre enn 6 måneder). HMS-egenerklæring (jf. vedlegg 1) Side 4 av 8
Egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår 4.2 Økonomisk og finasiell kapasitet Det stilles krav til leverandørs økonomiske og finansielle kapasitet. Det kreves god soliditet. Dette skal dokumenteres ved: Siste avlagte årsregnskap inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring. 4.3 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner. Krav til leverandør Faglig kvalitet og erfaring Leverandøren skal ha erfaring fra eller kunnskap om generell forvaltningspraksis. Leverandøren skal ha god kunnskap om villrein og villreinforvaltning. Gjennomføringsevne Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav - bevis for at de stilte krav er oppfylt Kort redegjørelse av leverandørens erfaring fra eller kunnskap om generell forvaltningspraksis, og redegjørelse om leverandørens kunnskap om villrein og villreinforvaltning. Alternativt kan det refereres til relevante oppdrag, inkludert angivelse av oppdragets tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post på referanse). Redegjørelse for leverandørens arbeidsstyrke. Bekreftelse på at oppdraget kan gjennomføres i den aktuelle toårsperioden. Vi viser til punktene ovenfor og presiserer at det vil bli lagt stor vekt på at leverandør har god kompetanse om villrein- og arealforvaltning, og erfaring fra tilsvarende arbeid. Tilbud der leverandøren ikke oppfyller eller ikke kan dokumentere kompetansekravene vil bli avvist. Dersom det skal benyttes underleverandører må det leveres inn full dokumentasjon også på disse. Det må også leveres bekreftelse fra underleverandør der de forplikter seg til levering. 5. KRAV TIL TILBUDET/TILBUDENE 5.1 Tilbudets utforming Følgende dokumentasjon og opplysninger skal minimum inngå i tilbudet: Datert og signert tilbudsbrev med beregnet timesats og totalt antall timeverk for utført oppdrag. Timeprisen skal oppgis eks. mva. Alle merkantile kostnader i forbindelse med gjennomføringen av oppdragene (husleie, kontorhold, telefon/it, m.v.) inngår i budsjettrammen og skal inkluderes i timeprisen. Nødvendige reiseutgifter i forbindelse med gjennomføringen av oppdraget dekkes etter statens satser utenom fastsatte økonomiske rammer etter forhåndsgodkjenning av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant og skal inkludere en aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget m/vedlegg. CV og relevante referanser for nøkkelpersoner som skal utføre oppdragene. Dokumentasjon på krav stilt til leverandør, jf. kap. 4. Tilbudene skal være skrevet på norsk. Side 5 av 8
5.2 Innlevering av tilbud Alle tilbudene skal leveres i lukket konvolutt merket «Sekretær villreinnemnd for Snøhetta og Knutshø». Tilbud skal være innlevert innen: 1. desember 2015 kl 15.45. Tilbud skal leveres til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag v/ Bjørn Rangbru, Postboks 4710, Sluppen, 7468 Trondheim. Det anbefales at tilbudet leveres inn i god tid før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra innkjøper som fører til at det er ønskelig å endre tilbudet før fristen utgår, kan det leveres nytt tilbud innen tilbudsfristen utgår. 5.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig verksemnd (offentlighetslova) av 19. mai 2006 nr. 16, sist endret 30. januar 2009. Protokollen og innkomne tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger ihht. Offentlighetslova 23, jf. Forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter skal det leveres en ekstra kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 5.4 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. 6. TIDSFRISTER 6.1 Frist anmodning om tilleggsopplysninger Spørsmål om oppdraget må rettes til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag senest mandag 25. november 2015. 6.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbudet er 1. desember 2015, kl. 15.45. (Tilbudet skal da være mottatt av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag) For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 6.3 Tilbudsåpning Offentlig åpning av tilbudet vil ikke finne sted. Side 6 av 8
6.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til 1. januar 2016, kl. 15.45. 6.5. Klagefrist Klagefristen er 10 dager etter at Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har sendt ut informasjon om hvem som fikk oppdraget. 7. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN OG KONTRAKTSBESTEMMELSER. 7.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse. Oppdragsgiverne forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiverne kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 7.2 Kriterier for tildeling av kontrakter. Leverandør vil bli valgt ut fra en samlet vurdering av erfaring og dokumentert kompetanse, pris, geografisk lokalisering og aktuelle samarbeidsløsninger. Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og erfaring Tilbudte personells erfaring og kompetanse innen - villreinbiologi og villreinforvaltning - planfag - offentlig forvaltning 50 % CV for tilbyder/medarbeidere. Kjennskap til de villreinområdene sekretariatet skal betjene. Pris Jf. punkt 3.5. Andre opplysninger relevant for tilbudets innhold, pkt. a). Samarbeid og lokalisering Jf. punkt 3.5. Andre opplysninger relevant for tilbudets innhold pkt. b) og c). Dokumentasjon på kjennskap til og kunnskap om de aktuelle villreinområdene. «Erfaring og kompetanse innen villreinbiologi og villreinforvaltning» anses å veie tyngre enn kjennskap til villreinområdet. 25 % Opplysning om timepris eks. mva. 25 % Opplysning om lokalisering og om ev. mulighet for felles sekretariat. Spesifiser ev. selv hva som vektlegges ved tildeling (lokalisering i fagmiljø, nærmiljø, felles sekretariat mv.) 7.3 Kontraktsbestemmelser. Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontrakt om sekretariatsfunksjon for villreinnemnder jf. vedlegg 4. Side 7 av 8
8. PRISER OG BETINGELSER. 8.1 Priser En timepris og en totalpris skal oppgis i NOK og være eksklusive merverdiavgift, og være inkludert skatter og andre avgifter. Prisene skal være faste i hele avtaleperioden. Alle eventuelle forhold som kan medføre endring av priser og betingelser, skal oppgis i tilbudet. Forhold som ikke direkte er beskrevet i tilbudet, men som er nødvendig for at oppdraget skal kunne utføres tilfredsstillende, regnes som innkalkulert. Unntatt er nødvendige og godkjente reiseutgifter. Leverandør kan ikke endre priser og betingelser uten at dette er godkjent skriftlig av Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. 8.2 Betaling Faktura sendes kvartalsvis fra oppdragstaker til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag etter følgende rutiner: Betaling skal skje innen 30 dager etter at korrekt faktura er mottatt. Faktura skal være påført oppdragsgivers kontraktsnummer og/eller dato. Timelister med tidsbruk på ulike aktiviteter skal være vedlagt. Årlig sluttfaktura må være oppdragsgiver i hende senest 1. desember. 9. HENVENDELSER Alle henvendelser og spørsmål til anbudet, skal gjøres til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og svar vil bli anonymt distribuert til alle tilbydere. Spørsmål om oppdraget må være innsendt senest 25. november 2015. 10. VEDLEGG Vedlegg 1: HMS- egenerklæring Vedlegg 2: Normalvilkår for kontrakt om sekretariatsfunksjon for villreinnemnd Side 8 av 8