VERRAN KOMMUNE ÅPEN ANBUDSKONKURANSE MED FORHANDLINGER Rammeavtale for levering av tjenestene Brøyting og strøing av veger i Malm Samleplasser for avfall m.m. Til Verran kommune For perioden 01.10.2015 30.04.2018 Med opsjon på 1 års forlengelse Malm 21.05.2015
Innhold: 1.0 MÅL OG HENSIKT MED TILBUDSINNBYDELSEN 3 2.0 GENERELLE TILBUDSBETINGELSER..3 2.1 Kriterier for valg av leverandør 2.2 HMS erklæring 2.3 Tilleggsinformasjon 2.4 Språket i tilbudet 2.5 Merking av tilbudet 2.6 Innlevering 2.7 Åpning 2.8 Tilbyders uavhengighet 2.9 Vedståelsesansvar 2.10 Omkostninger 2.11 Avvisning 2.12 Resultater av tilbudsutlysningen 3.0 TILBUDETS OMFANG..5 3.1 Omfang 4.0 PRISER 6 4.1 Generelt 4.2 Prisendring 5.0 FAKTURA/BETALING..6 5.1 Konsekvenser av feil/mangler 6.0 KOMMUNIKASJON/KONTAKTPERSONER Vedlegg 1, 10, 11 og 12 Side 2 av 12
1.0 MÅL OG HENSIKT MED TILBUDSINNBYDELSEN Verran kommune kjøper årlig inn tjenester i forbindelse med drift og vedlikehold av kommunal infrastruktur i ganske stort omfang. Hensikten med denne avtalen er å oppnå best mulig pris på varer/tjenester av riktig kvalitet. Ved å tilby en flerårlig avtale, og samle flere oppdrag på en entreprenør forventes det en avtale/samarbeid som vil innebære besparelser for Verran kommune. Avtalen mellom Verran kommune og leverandøren utarbeides i en selvstendig avtale i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlig anskaffelse mv. av 16. juli 1999 nr. 69, ajourført med endringer ved lov 1. januar 2009 samt tilhørende forskrift fastsatt ved kgl. Res. 7 april 2006 med endring sist av 3. september 2010. 2.0 GENERELLE TILBUDSBETINGELSER Verran kommune ønsker tilbud på rammeavtale for levering maskinentreprenørtjenester i forbindelse med brøyting og strøing. Ved ønske om befaring, ta kontakt med Kåre Ove Olsen før 26.6.2015 Åpen anbudsprosedyre vil bli fulgt, og prinsippet om "den økonomisk mest fordelaktig tilbud" vil ligge til grunn for utvelgelsen. Frist for innlevering av tilbud: Fredag 3.7.2015 Anbudsåpning vil være lukket. Åpningen foretas av minst 2 representanter fra oppdragsgiver. Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt til Verran kommune v/ Leder Kåre Ove Olsen Liaveien 1, 7790 Malm Konvolutten/tilbudet skal merkes: "Brøyting/strøing 2015 For sendt innkomne tilbud vil bli avvist. Avtalens varighet: 01.10.2015 30.04.2019 med opsjon på 1 års forlengelse. 2.1 Kvalifikasjon / minstekrav Dette er minstekrav til leverandør for å delta i anbudskonkurransen. I henhold til forskrift om offentlig anskaffelser ( 5-5) kan Verran kommune stille krav til leverandørene: Side 3 av 12
2.1.1 Attest ikke eldre en 6 måneder fra kemner/kommunekasserer som bekrefter at en er ajour med innbetaling av skatter og avgifter. Bruk RF-1244. 2.1.2 Attest ikke eldre en 6 måneder fra Fylkesskattesjefen for at en er ajour med innbetaling av merverdiavgift. Bruk RF.1244. 2.1.3 Attest for at leverandøren er registrert i bransje eller foretaksregistret (Brønnøysundregisteret). 2.1.4 Beskrivelse av utstyr, maskiner og annet teknisk utrustning som leverandør vil disponere ved utførelsen. 2.1.5 Beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller teknisk enhet leverandøren vil disponere over til oppfyllelse av kontrakt, enten tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlig for kvalitetskontroll. 2.1.6 HMS- erklæring. Se vedlegg 11. 2.1.7 Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og eller underleverandører. Tilbyder skal gjennom sin beskrivelse av hvordan jobben tenkes utført, med mannskap og maskiner, kunne sannsynliggjøre at oppdraget prioriteres og kapasiteten er stor nok til gjennomføring innenfor de rammene som anbudet beskriver. 2.1.8 Liste over evt. Tidligere oppdrag av samme type de senere år. En gjør oppmerksom på at kravene i pkt. 2.1.1-2.1.5 også gjelder samarbeidspartnere og underleverandører. NB! For å delta i konkurransen skal tilbyder legge ved dokumenter som beskrevet i de ovennevnte kriterier. Manglende skatteattester eller manglende HMS erklæring kan iht. Forskrift om offentlig anskaffelser medføre avvisning. 2.2 Kriterier for valg av leverandør: Ved valg av leverandør vil det økonomiske mest fordelaktige bli lagt til grunn på følgende kriterier: a) Pris Tilbyder skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forhold som tas i forbindelse med avtalen. Det vil ved tilbudsavgjørelsen bli lagt vekt på at tilbudet er fritt for forbehold. Alle priser må omfatte komplette tjenester. Side 4 av 12
Detaljer som er nødvendig for at tjenesten skal fungere og som ikke er priset, betraktes som inkludert i prisen. 2.3 Tilleggsinformasjon Enhver informasjon som ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget men som leverandøren mener er relevant for evaluering av tilbudet som en del av dokumentasjonen til tilbyder. Dette skal i så fall merkes som "Tilleggsinformasjon". 2.4 Språket i tilbudet Språket skal være utformet på norsk. 2.5 Åpning Det vil ikke bli offentlig åpning av de innkomne tilbud. 2.6 Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra fristens utløp. 2.7 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av Verran kommune. 2.8 Avvisning Dersom et tilbud har så lav pris at det står i åpenbart misforhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, og tilbyder ikke kan oppgi fyllestgjørende grunner for dette eller dersom andre vesentlige uklarheter foreligger kan tilbudet forkastes. Verran kommune har fri adgang til å forkaste samtlige tilbud helt eller delvis uten nærmere begrunnelse. Side 5 av 12
3.0 TILBUDETS OMFANG 3.1 Omfang 1. Brøyting og strøing av kommunale veier i Malm sentrum. Samlet veilengde ca. 10 km.( Traktorrute.) Brøyting og strøing småveier: Elvaparken Øvre skogsvei Gangvei til Nersanna Kommunal vei Kommunal vei Kommunal vei Brøyting og strøing av: Pumpestasjon m/vei Holte (Kommunal pumpest). Egnet for traktor m/ plog, skjær eller fres. Samlet veilengde ca. 0.41 km 2. Snørydding og strøing av samleplasser for renovasjon: Tverås og Skar. Snørydding og strøing av busslomme og fortau v/ Malm skole. Snørydding og strøing til nødutganger v/ Verraparken. Snørydding og strøing av adkomstveger og plasser: Trygdeboliger (Olaveien 19,21,23). (trygdeboliger). Søndre innkjørsel Verran Helsetun (omsorgsboliger). Gang og sykkelvei langs helsetunet. Arne Granhus vei 1 (omsorgsboliger). Strandveien barnehage (strandveien 8). Omsorgsboliger Nersanna Egnet for traktor med snøfres og strøer. Strøsand leveres av Verran kommune og hentes fra lager på Brattreitøra. STANDARD FOR BRØYTING OG STRØING: Brøyting igangsettes ved en snødybde på 10 15 cm tørrsnø og 7 cm bløt snø. Ved intense snøfall vil maksimal snødybde kunne bli 15 20 cm før vegene er gjennombrøytet. Ved så vanskelige værforhold at vegen kan bli ufremkommelig, for eksempel ved mildvær, store snøfall eller kraftig vind/snøfokk skal likevel brøyting/ strøing utføres. Ved snøvær/mildvær om natta skal kommuneveger være gjennombrøytet/ strødd innen kl. 07.00 på hverdager. På lørdager skal vegene være gjennombrøytet/strødd til kl. 08.00 og søndager og helligdager kl. 09.00 Side 6 av 12
4.0 Priser 4.1 Generelt Prisene for punktene 1 og 2 kan gis etter tre alternativer. 1. Fastpris fast og endelig årlig vederlag for oppdraget 2. Fastpris ut fra 26 turer pr. år med trekk/tillegg + - 20% variasjon 3. Fastgodtgjørelse pr. tur for brøyting Fastgodtgjørelse pr. tur for snørydding. Fastgodtgjørelse pr. tur for strøing. 4. Fastgodtgjørelse for beredskap pr. sesong. Tilbudet ønskes gitt på vedlagte tilbudsskjema (se vedlegg 1). Det aksepteres ingen form for gebyrer i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være hensyntatt i de prisvilkår som gjelder. 4.2 Prisendring Prisene er faste frem til 01.10.2016. Prisjusteringer kan deretter skje 1 gang pr. år (1/4) i løpet av avtaleperioden, etter SSBs konsumprisindeks følgende prinsipper: Prisendringer skal begrunnes skriftlig minst 1 måned før ikrafttredelse og kan ikke settes i kraft før Verran kommune har godkjent prisendringen, Begrunnelse for prisendring skal alltid dokumenteres. 4.3 Overtid All overtid må ligge inn i gitte pristilbud. Side 7 av 12
5.0 FAKTURERING/Betaling Betalingsvilkår er fakturadato + 30 dager. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer frem senest 4 dager etter fakturadato og at varen er mottatt og leveransen godkjent av bestillende enhet. Tillegg til varebeløp i form av fakturagebyr e.l. vil bli fratrukket ved betaling. Ressursnummer skal alltid påføres fakturaen, forsendelsespapirer og eventuell korrespondanse. Faktura kan ellers bli returnert, og ny betalingsfrist vil bli beregnet etter korrekt faktura. Eventuell forsinkelsesrente skal skje i henhold til "lov om renter ved forsinket betaling m.v. av 17.12.76", for tiden 12 %. 5.1Konsekvenser ved feil /mangler: Ved gjentatte påpekte feil og mangler i fakturarutinene kan Verran kommune forlange kopier av enhver faktura med underlag for å danne seg et bilde av problemet. Verran kommune fastsetter selv perioden for et slikt tiltak (ikke tilbakevirkende) og kopier skjer kostnadsfritt for Verran kommune. Eventuelle feil eller mangler som avdekkes i forhold til merking, priser, kredittid o.l, vil resultere i et kompensasjonskrav. Kompensasjonen vil være det høyeste beløp av kr. 300,- per faktura med feil/mangler eller 2 % fakturaverdien. I tillegg skal hele differansen krediteres kunden. 6.0 KOMMUNIKASJON/ KONTAKTPERSON Eventuelle spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget skal rettes til: Tlf: 98244059 Kåre Ove Olsen. E-post: kaare.olsen@verran.kommune.no Vedlegg 1: Konkurransegrunnlag for maskinentreprenør. Vedlegg 10: Generelle kontraktbestemmelser Vedlegg 11: Registrering av tilbydere Vedlegg 12: HMS erklæring Side 8 av 12
VEDLEGG 1: Konkurransegrunnlag for maskinentreprenør. TILBUDSSKJEMA. Alle priser skal være eksklusive merverdiavgift. 1. BRØYTING, STRØING AV 10 KM VEG I MALM SENTRUM OG EN DEL MINDRE VEGER. (3.1) Brøyting: ALT. 1 ALT. 2 ALT. 3 Strøing ALT. 1 ALT. 2 ALT. 3 Fast årlig beredskap pr. sesong for alternativ 2 er kr fastpris i tabell over). Fast årlig beredskap pr. sesong for alternativ 3 er kr fastpris i tabell over). (skal være inkludert i (skal være inkludert i 5. SAMLEPLASSER SKARD OG TVERÅS (3.2) Brøyting ALT. 1 ALT. 2 ALT. 3 Strøing ALT. 1 ALT. 2 ALT. 3 Fast årlig beredskap pr. sesong for alternativ 2 er kr inkludert i fastpris i tabell over). Fast årlig beredskap pr. sesong for alternativ 3 er kr inkludert i fastpris i tabell over). (Summen skal være (Summen skal være Den Dato Tilbyders underskrift og stempel Side 9 av 12
VEDLEGG 10 Generelle kontraktbetingelser: FØRING AV TIMELISTER 1. Det skal føres kjørelister hver dag påført antall turer, mengde strøsand etc. 2. Timelistene/kjørelistene skal inneholde følgende hovedpunkter: a) Tidspunkt for utførelse b) Navn på operatør/ type maskin c) Stedsangivelse/ oppdragstype d) Spesifisering av oppdrag med tidsangivelse Timelistene skal attesteres så ofte som mulig. Attestasjon skal i alle fall gjøre hver måned eller etter avtale med leder. FORSIKRING Det er tilfredsstillende med vanlig forsikring på kjøretøy. Tilbyderen skal ha tilfredsstillende ansvarsforsikring som skal godkjennes av oppdragsgiver. Kopi av denne leveres oppdragsgiver ved kontraktsinngåelse. Ved bruk av maskiner eller utstyr som det ifølge forskrifter til arbeidsmiljøloven kreves sertifisering for, skal det fremlegges sertifikat. Evt. Sertifikat/kontrollbok skal følge den enkelte maskin. Fører av disse maskinene skal ha yrkesbevis/fagbrev i henhold til gjeldene bestemmelser. Fører som ikke har yrkesbevis/fagbrev er i prinsippet under opplæring. Dette må oppgis ved innleie og vil gi grunnlag for forhandlinger. SPESIELLE VILKÅR Tilbyderen kan ikke skifte maskiner/mannskap eller avbryte arbeidet uten oppdragsgivers samtykke. Ved maskinskade eller avbrudd som skyldes tilbyderen med varighet mer enn 4 timer, skal tilsvarende maskin skaffes omgående. Ved sykdom hos mannskap må avløser skaffes omgående. Side 10 av 12
VEDLEGG 11 Registrering av tilbydere Verran kommune ønsker en registrering av interesserte tilbydere i forbindelse med inngåelse av rammeavtale med entreprenører. Dette skjemaet vil bli benyttet i forbindelse med tilbudsvurdering for de aktuelle rammeavtaler. Alle opplysninger vil bli behandlet konfidensielt. 1 NAVN OG ADRESSE Firmanavn: Adresse: Telefon: E-post: 2 EIERFORHOLD Selskapstype: Antall eiere/aksjer. Daglig leder: 3 ANSATTE Entreprenøren har.ansatte med følgende fordeling: Produksjon personer Adm./kontor..personer Lærlinger:..personer 4 AUTORISASJON Entreprenøren har sentral godkjenning ihht. Plan- og bygningsloven i følgende fagfunksjoner: 5 MATERIALLEVERANSER (ikke relevant) 6 BANKFORBINDELSE Entreprenørens bankforbindelse er: 7 GARANTIER (ikke relevant) Side 11 av 12
VEDLEGG 12 HMS - ERKLÆRING Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille i forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. Res 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidsvern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldene skatte og arbeidsmiljøregelverket når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematisk tiltak for å oppfylle overnevnte krav i helse, miljø og sikkerhetsforskriften. Representant for de ansatte (sign.) Dato Side 12 av 12
Traktorrute innbefatter følgende veier: Reitinveien, Tørrbergveien, Leonardveien, Brattreitveien, Olaveien, Albinveien, Juliusveien, Karl Johans vei, Hotellveien, Gartneriveien, Strandbakken, Rugsveveien, Embretsveien, Jacob Malmos vei, Gammelveien, Gruveveien, Rallarveien, ruudveien, Juleveien, Håkkåveien, Skarsetveien og Nersanna. Andre småveier: Elvaparken, Øvre skogsvei og Gangvei til Nersanna. Side 13 av 12