Tilbudsgrunnlag for rammeavtale

Transkript

1 Tilbudsgrunnlag for rammeavtale Elektrikertjenester I forbindelse med drift og vedlikehold av kommunal infrastruktur og eiendom Avtaleperiode: Verran kommune

2 Innhold 1. Mål og hensikt med tilbudsinnbydelsen Om anbudet Kvalifikasjonskrav, responstid og krav til maskiner/utstyr Krav til vedlegg Kriterier for valg av leverandør Om tilbudet og prosessen Priser og betaling Prising Prisendring Fakturering og betaling... 8 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER:... 9 TILBUDSSKJEMA ELEKTRIKERTJENESTER HMS- ERKLÆRING Oversikt over personell i bedriften som planlegges benyttet til oppdraget RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 2 av 13

3 1. Mål og hensikt med tilbudsinnbydelsen Verran kommune kjøper årlig inn elektrikertjenester i forbindelse med drift og vedlikehold av kommunal infrastruktur. Med kommunal infrastruktur menes her bygninger, vannverk, renseanlegg, pumpestasjoner, gatelys mv. Hensikten med rammeavtalen er å oppnå best mulig pris på varer/tjenester av rett kvalitet. Ved å inngå en flerårig rammeavtale med en enkelt entreprenør, forventes det besparelser for Verran kommune. Avtalen utarbeides og inngås i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer for offentlige tjenestekjøp, herunder lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrifter. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 3 av 13

4 2. Om anbudet Verran kommune ønsker tilbud på rammeavtale for levering av elektrikertjenester. Innkjøpet gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, og prinsippet om "det økonomisk mest fordelaktige tilbud" vil bli lagt til grunn for antakelsen. Oppdraget gjelder vedlikeholds- og utbedringsarbeider samt mindre endringer på kommunens elektriske anlegg i bygninger, tekniske anlegg (vannverk, renseanlegg, pumpestasjoner), gatelys og kommunal infrastruktur for øvrig. Det etterspørres timepris elektrikertjenster, påslag på materiellpris mv jamfør tilbudsskjema. I tillegg omfatter oppdraget årlig opplæring/oppfølging av kommunens personell så de oppfyller kravet til "instruert personell" Innkjøpets omfang vil variere fra år til år, avhengig av feil som oppstår, hvorvidt det er budsjett for mindre vedlikehold/investeringer osv. De seinere åra har kjøp av elektrikertjenester variert fra eks mva per år. Ved nyanlegg og utbedringsarbeider utover kr kan kommunen velge å gjennomføre en særskilt anbudsrunde uavhengig av rammeavtalen. 2.1 Kvalifikasjonskrav, responstid mv Kvalifikasjonskrav til tilbyder Tilbyder må være registrert elektrovirksomhet hos Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) i klassene Lavspenning bygningsinstallasjoner og lavspenning industriinstallasjoner. Det er ønskelig med dokumenterte kunnskaper/erfaring innen automasjon, styringssystemer mv. Dette gjelder i forhold til vann/avløpsanlegg samt ventilasjonsanlegg mv. Tilbyder må inneha eller være kvalifisert for sentral godkjenning for: Prosjektering og Installasjon av brannalarm, nødlys og ledesystem i tiltaksklasse 1 Sentral godkjenning i høyere tiltaksklasse vil gi plusspoeng ved vurdering av kvalifikasjoner Responstid Tilbyder må kunne tiltre arbeidet med 1 dags varsel, dvs påbegynne arbeidet seinest første virkedag etter mottatt bestilling. Ved akutte oppdrag og situasjoner må tilbyder kunne stå til øyeblikkelig disposisjon, dvs påbegynne arbeidet så raskt det lar seg gjøre. Dette vil inntre kun i helt spesielle tilfeller der liv, helse og eiendom står i fare for å skades. Det er meget få slike tilfeller per år. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 4 av 13

5 2.2 Krav til vedlegg Følgende dokumenter skal medfølge tilbudet som vedlegg: Dersom det benyttes underleverandør (-er) må egne vedlegg for disse legges med Skatteattest Attest ikke eldre enn 6 måneder fra skatteoppkrever (skatt) og skattekontor (mva) på at tilbyderen ikke er skyldig henholdsvis skatt eller merverdiavgift. Skjema RF-1244 skal benyttes Firmaattest Firmaattest fra Brønnøysundregistrene HMS-erklæring Utfyllt HMS- erklæring er vedlegg nr 3 til tilbudet Tilbyders organisering, eierskap mv. Oversikt over hvordan tilbyders firma er organisert. Organisasjonskart er ønskelig. Videre opplysninger om eierskap i firmaet og antall ansatte Tilbyders kompetanse Kopi av godkjenningsbevis for sentral godkjenning, evt mesterbrev og andre relevante dokumenter Personell Liste over personell som planlegges benyttet til å løse oppdraget. Følgende overskrifter skal benyttes: Navn Fødselsår Funksjon Utdanning Referanser Liste over tilbyders viktigste/mest relevante leveranser siste år. NB! Tilbud uten ovennevnte vedlegg blir avvist RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 5 av 13

6 2.3 Kriterier for valg av leverandør Kriterier Ved valg av leverandør vil det økonomisk mest fordelaktige tilbud bli lagt til grunn basert på følgende kriterier: a) Kvalitative kriterier Tilbyder skal levere vedlegg nevnt over (pkt 2.1) som grunnlag for kvalitativ vurdering. b) Leveringsevne og volum Tilbyder må kunne dokumentere å ha kapasitet til å påta seg arbeider til enhver tid. c) Pris/rabatt Laveste pris/økonomisk mest fordelaktige tilbud d) I hvilken grad tilbudet samsvarer med konkurransegrunnlaget 2.4 Om tilbudet og prosessen Forbehold Tilbyder skal på et eget ark (vedlegg) til tilbudet gjøre rede for eventuelle forbehold han måtte ta Tilleggsinformasjon Enhver informasjon som ikke er beskrevet i konkurransegrunnlaget, men som tilbyder mener er relevant for evaluering av tilbudet, må vedlegges som et eget vedlegg til tilbudet. Vedlegget skal ha overskrift "Tilleggsinformasjon fra tilbyder" Språk i tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk Anbudsfrist Tilbud sendes/leveres i lukket forsendelse til: Verran kommune, Enhet samfunnsutvikling, Liavn 1, 7790 MALM Tilbudet skal merkes "Tilbud rammeavtale elektriker 2013". Anbudsfrist: kl RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 6 av 13

7 2.4.5 Åpning av tilbud Det gjennomføres ikke offentlig åpning av tilbud. Tilbudsprotokoll vil bli sendt alle tilbydere etter åpning. Tilbudsåpning vil skje Vedståelse Mottatte tilbud må vedstås av tilbyder i 3 måneder fra anbudsfrist Tilbyders omkostninger Verran kommune har ikke ansvar for kostnader tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbud Avvisning Dersom et tilbud har så lav pris at det står i åpenbart misforhold til det som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, og tilbyder ikke kan gi fyllestgjørende grunner for dette, eller dersom andre vesentlige uklarheter foreligger, kan tilbudet forkastet. Verran kommune forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud helt eller delvis uten nærmere begrunnelse. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 7 av 13

8 3. Priser og betaling 3.1 Prising Tilbudet ønskes gitt med enhetspriser jfr vedlagte tilbudsskjema. Det skal oppgis gjeldende timepriser og påslag for materiell mv. Dersom det kreves høyere timesats (tillegg) for kveld, helg og natt, skal det oppgis separate timepriser for dette. Det aksepteres ingen form for gebyrer på de varer og tjenester som blir kjøpt. Dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter og gebyrer skal være hensyntatt i de priser som oppgis. Det aksepteres ikke tillegg for kjøring ved oppdrag i Malm og Follafoss. Kilometerpris for oppdrag i kommunen for øvrig oppgis. Avstand regnes da til/fra Malm. Det gis ikke kompensasjon for kjøretid. 3.2 Prisendring Prisene er faste i ett år fra kontraktsinngåelse. Prisjustering kan deretter skje 1 gang per år i løpet av avtaleperioden. Prisjustering skal basere seg på SSB sin konsumprisindeks. Prisendring (justering) skal varsles seinest 1 måned før ikrafttredelse. Endringen skal være begrunnet, og trår ikke i kraft før oppdragsgiver har godkjent endringen. 3.3 Fakturering og betaling Betalingsvilkår er fakturadato + 30 dager. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer fram seinest 4 dager etter fakturadato, og at varen er mottatt og leveransen godkjent av bestillende enhet. Tillegg til varebeløpet i form av fakturagebyr eller lignende aksepteres ikke. Ressursnummer til den som har bestilt oppdraget skal alltid etterspørres og påføres fakturaen. Faktura der ressursnummer mangler, vil bli returnert ubetalt. Ved gjentatte påpekte feil og mangler i faktureringsrutinene, kan Verran kommune kreve kopier av enhver faktura med underlag for å danne seg et bilde av problemet. Verran kommune fastsetter selv perioden for et slikt tiltak, og kopiering skjer kostnadsfritt for oppdragsgiver. Eventuelle feil/mangler som avdekkes i forhold til merking, priser o.l vil resultere i et kompensasjonskrav. Kompensasjonen vil i tillegg til tilbakebetaling av evt feil utbetaling, være på kr. 500 per faktura med feil. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 8 av 13

9 SPESIELLE KONTRAKTSBETINGELSER: Følgende vil bli tatt inn i kontrakten som skal inngås etter anbudsantakelse. A. TIMELISTER OG ATTESTASJON 1. Føring av timelister Når det utføres regningsarbeide, skal det føres timelister hver dag. 2. Timelistene skal inneholde minimum følgende opplysninger: a)tidspunkt for utførelsen c)stedsangivelse d)oppdragstype/spesifisering av oppdraget e)navn på bestiller hos oppdragsgiver f)navn på elektriker (-e) g)eventuell ventetid og begrunnelse for denne 3. Oppdragsgivers representant skal attestere timelister. Dersom oppdragsgiver er representert under arbeidet, attesteres ved arbeidets avslutning. Om oppdragsgiver ikke er representert, skal utførende ukentlig oppsøke oppdragsgivers representant for attestering av timelister. Brudd på anvisningsrutiner medfører forsinkelse og/eller avvisning av faktura. B. FORSIKRING Tilbyder skal sørge for alminnelig forsikring i forhold til oppdraget. Videre må tilbyder ha tilfredsstillende ansvarsforsikring, dokumentasjon på dette skal vedlegges tilbudet. C. SERTIFIKATER OG GODKJENNINGER Personell skal ha yrkesbevis/fagbrev iht gjeldende bestemmelser der dette kreves. Personer uten slik kompetanse er per definisjon under opplæring, og må følges av veileder med fagutdanning. D. TEKNISKE AVBRUDD I ARBEIDET MV. Entreprenøren kan ikke uten oppdragsgivers samtykke avbryte arbeidet når det er igangsatt et oppdrag. Ved avbrudd som kan lastes tilbyderen og som har varighet over 4 timer, skal tilsvarende mannskap framskaffes omgående. Ved sykdom hos tilbyders mannskap skal kvalifisert vikar skaffes omgående. E. UTFØRELSE AV OPPDRAG Arbeid med et oppdrag skal startes opp straks det er bestilt av oppdragsgiver. Arbeidet skal pågå kontinuerlig og så lenge oppdragsgiver ønsker det. Oppdrag kan bli iverksatt alle dager i året og til alle døgnets tider med de varslingsfrister som framgår av tilbudsgrunnlaget. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 9 av 13

10 TILBUDSSKJEMA ELEKTRIKERTJENESTER Tilbyder: Org.nr: Oppdraget gjelder vedlikeholds- og utbedringsarbeider på Verran kommunes elektriske anlegg i bygninger, tekniske anlegg (vannverk, renseanlegg og pumpestasjoner), gatelys og anlegg for øvrig. Rammeavtalen innebærer en avtale om fast timepris på regningsarbeider, fast påslagsprosent på materalkostnader, fastpris på enkelte faste arbeider og bruk av underentreprenør. Alle priser er eksklusive merverdiavgift. PRISSKJEMA Pris oppgis for de maskiner/maskintyper tilbyder kan tilby. Det kreves ikke at tilbyder må disponere/gi tilbud på alle de maskintyper som etterspørres. Post Beskrivelse Ordinær time 1. Elektrikertjenester 1.1 Elektriker med fagbrev 1.2 Elektrikerlærling TIMEPRIS eks mva Kv./natt Helligd. 2. Tilleggstjenester 2.1 Løfteredskap (lift el.lign) ved gatelysarbeid 2.2 Kilometergodtgjørelse ved oppdrag utenfor Malm og Follafoss. Påslag per km kr. : 3. Påslag for underleveranser (materiell mv) For levering av varer oppgis påslagsprosent på netto innkjøpspris. Evt. Frakt kommer i tillegg. Påslag : % Merknad: Dersom kommunen i kontraktsperioden inngår innkjøpsavtale på materiell, skal disse leverandører benyttes. Dato: Signatur tilbyder: RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 10 av 13

11 Følgende vedlegg skal følge tilbudsskjemaet: 1. Skatteattest fra skatteoppkrever (skatt) og skattekontor (mva) 2. Firmaattest fra Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) 3. HMS- erklæring på vedlagte skjema 4. Oversikt over tilbyders organsiering. 5. Tilbyders kompetanse (kopi av godkjenningsbevis mv) 6. Liste over personell som disponeres RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 11 av 13

12 Vedlegg nr. 3 HMS- ERKLÆRING Det bekreftes at virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten. Dette jfr internkontrollforskriften fastsatt ved kgl.res 6. desember 1996 i medhold av lov om arbeidervern og arbeidsmiljø av 4. februar 1977 nr 4. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Virksomhetens navn: Org.nr: Dato: Signatur daglig leder: Bekreftelse fra ansatte: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helsemiljø og sikkerhetslovgivningen. Dato: Signatur tillitsvalg: RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 12 av 13

13 Vedlegg nr. 6 Oversikt over personell i bedriften som planlegges benyttet til oppdraget Navn Fødselsår Stilling/funksjon Utdanning/kompetanse Legg eventuelt med CV med oversikt over utdanning og praksis for den enkelte medarbeider som tenkes benyttet til oppdraget. RAMMEAVTALE ELEKTRIKERTJENESTER Side 13 av 13