Generelt Kortmodulen i Business Online gir en oversikt over de kortavtaler og firmakort som er utstedt til ansatte i din bedrift. Oversikten inneholder blant annet opplysninger som kortnummer, kortholders navn, fødsels- og personnummer, medarbeiders id samt utløpsdato og bruksgrense i kreditkortet. Modulen finne du under Kort i toppemenyen i Business Online Kortmodulen Brukerne kan få tildelt en eller begge de administrative roller i modulen: 1. Kortavtale administrasjon 2. Kort administrasjon Kortavtale administrasjon Har du som bruker fått tilgang til Kortavtale administrasjon får du innsyn i bedriftens kortavtaler.
Via funksjonsmenyen for den enkelte avtale finner du ytterligere opplysninger om avtalen, kontostatus og fakturering.
Kort administrasjon Har du som bruker fått tilgang til Kortadministrasjon kan du bli gitt tilgang til spørrefullmakt og/eller opprette og/eller godkjenn. Respektive fullmakter gir mulighet til å forespørre eller å gjøre endringer på kort Med fullmakt til å opprette kan du bestille nye kort rebestille kort sperre eller slette kort bestille og rebestille Pin kode endre beløpsgrense på kort og for uttak av kontanter i minibank se transaksjoner og transaksjonshistorikk 12 mndr tilbake i tid Hvis du vil se korttransaksjoner for de enkelte kort, må det opprettes spørrefullmakt til kontoen (kortavtalen) som kortet er knyttet til. Med fullmakt til å opprette kan du gjøre endringer enten: alene eller to i felleskap (innlagt endring krever godkjennelse av en annen bruker) Med spørrefullmakt kan du se kortoversikt sperre kort se opplysninger på kort se beløpsgrenser se eventuelle tilleggsytelser tilknyttet kortet, forsikring, lounge, concierge service se korttransaksjoner (krever kontofullmakt) Med fullmakt til å godkjenne kan du godkjenne endringer i beløpsgrenser godkjenne bestilling av nye kort enten alene eller 2 i fellesskap. Kortoversikt I kortmodulen finner du en oversikt over de kort som er utstedt til ansatte i bedriften under avtalen. Du finner kortoversikt i toppmenyen under fanen for Kort
I skjermbildet Kortoversikt kan du velge den konto (kortavtale), som du ønsker å se de tilknyttede kortene på: Du har også muligheten for å velge å se alle konti (kortavtaler), så du får vist alle kort, som er tilknyttet de konti du har spørrefullmakt til: Når du klikker på den enkelte kolonneoverskrift, sorteres listen alfabetisk, i dato orden eller etter beløp. Du kan også eksportere listen til et regneark. Hvis du gjør dette, vil listen inneholde flere kolonner, enn du kan se på skjermen, for eksempel kolonner med avtalehaver og kortholders adresse.
Under Andre søkekriterier kan du gjøre listen mindre ved å søke på Kortholder Fødsels- og personnummer Medarbeider- id Kortnummer Søket behøver ikke å være presist. Du kan for eksempel søke på kortholders fornavn, for eksempel Pet. Du vil da få opp alle kortholdere som starter på Pet. Kortopplysninger beløpsgrenser Tilleggstjenester Under hvert kort i listen har du noen valgmuligheter klikk på funksjonsmenyen og du får følgende valg På disse sidene kan du finne ytterligere opplysninger om det spesifikke kort, du har valgt I fanen Detaljer vil det fremkomme opplysninger om kortholder, kortavtale samt status for kortet. Under fanen for Beløpsgrense fremkommer kredittramme for kortet, bruksgrenser samt disponibelt beløp i kortet. Under fanen Tilleggstjenester vil det fremkomme eventuell tilleggstjenester tilknyttet korttypen, som for eksempel reise- og avbestillingsforsikring, Priority Pass etc. Sperre kort Du kan sperre et kort ved å svare på de spørsmål, som fremkommer på siden. Kortet sperres permanent og kan ikke reaktiveres. Så snart du har trykket OK, kan du i etterkant rebestille kortet, hvis du ikke ønsker at det skal utgå. Kortet vil for eksempel utgå hvis det angis at medarbeider ikke skal ha mulighet til å bruke kortet videre. Rebestille kort Velg Rebestille kort i funksjonsmenyen, og svar på de spørsmål som kommer opp. Det tar normalt 7-10 arbeidsdager, fra du bestiller kortet, til kortholder mottar dette. Hvis du velger ekspresslevering og rebestiller kortet innen kl 13.00 CET, vil kortholder kunne motta kortet tidligst dagen etter. Det vil bli belastet et gebyr for å få levert kortet ekspress. Vi leverer kortet til den adresse, som fremkommer i skjermbildet. Hvis du bestiller en ny PIN kode til kortet, sender vi denne til kortholders adresse. Det er ikke mulig å sende PIN koden ekspress, så kortholder vil motta PIN kode 3-5 dager etter at vi har mottatt din bestilling. Vær oppmerksom på, at kortholder fortsatt kan benytte sitt gamle kort (hvis det ikke er sperret) inntil det nye kortet er tatt i bruk. Bestill PIN kode Velg Rebestille PIN i funksjonsmenyen. Du kan rebestille PIN kode eller bestille ny PIN kode til det valgte kortet.
Vi sender PIN kode til kortholders adresse. Bestilles ny PIN kode, sender vi også et nytt kort til den adresse som fremkommer i skjermbildet. Det må velges eksplisitt om kortet skal leveres ekspress. Det tar normalt 7-10 arbeidsdager, fra du bestiller kortet, til kortholder mottar kortet. Velges ekspresslevering og kortet rebestilles innen kl 13.00 CET, vil kortholder motta kortet tidligst dagen etter. Det vil bli belastet et gebyr for å få levert kortet ekspress. Endring av beløpsgrense Er bruker tildelt fullmakt til å opprette, kan du endre beløpsgrenser via valget Beløpsgrense i funksjonsmenyen og oppdater beløpsgrense i skjermbildet. (Gjelder kun for kort med firmaheftelse). Endringen krever en etterfølgende godkjenning. Transaksjoner Velg Transaksjoner i funksjonsmenyen for kortet, og du vil kunne se korttransaksjonene på kortkonto. Som utgangspunkt kommer transaksjoner for siste fakturaperiode opp som søkeperiode, men dette kan endres. Har du tilgang til kortmodulen har du adgang til å se korttransaksjoner for kort med privatheftelse. For å se transaksjoner med firmaheftelse, må du ha fullmakt til å se de konti kortene er tilknyttet. Bestill nye kort Velg Bestill nytt kort i funksjonsmenyen for kort. Du kan bestille nye firmakort (kreditt- og debetkort) for bedriftens ansatte. Du blir veiledet igjennom 4 trinn. Du kan velge å bestille kort til en ny ansatt eventuelt bestille kort til flere ny ansatte via å fylle ut Excel ark, som vedlegges bestillingen som CSV fil. Velg ønsket kortavtale nye kort skal tilknyttes, for så å fylle inn etterspurt informasjon i de følgende trinn før kort bestilles og bestillingen(e) til slutt godkjennes.
Trinn 1 Velg den avtale kortet skal tilknyttes, og hak av for at medarbeider har samtykket i oversendelse av bestilling. Trinn 2 Velg den måte du ønsker å oversende informasjon om bestilling til banken. Du kan enten registrere opplysningene direkte på skjermen, (anbefales hvis det er få bestillinger) sende inn via regneark, hvis bestillingen gjelder mange ansatte.
Ved oversendelse av bestilling kan du også registrere den ansattes medarbeider nummer. Medarbeidernummer vil fremkomme på faktura og filer fra Danske Bank. Det er også mulig å velge at medarbeider får samme PIN kode på kortet som vedkommende har på andre kort utstedt av Danske Bank. Sendes opplysningene om medarbeiderne i et regneark, fyll ut den mal som det er link til i skjermbildet. Regnearket lagres som en CSV fil før du henter den inn og overfører den til Business Online.
Trinn 3 Du vil nå se en oversikt over de ansatte du har innsendt opplysninger om: Du må nå velge korttype, om det ønskes ekspresslevering og angi beløpsgrense. Velg deretter de medarbeidere som skal ha tildelt kort, velg en og en eller huk av i boksen på venstre side for personnummer hvis alle skal ha samme type kort og vilkår. Gå så videre til Elektronisk signatur.
Trinn 4 Godkjenn kortbestillingen med din elektroniske signatur. Det vil deretter fremkomme en bekreftelse på at banken har mottatt bestillingen. Hvis du ikke kan godkjenne bestillingen alene, skal den godkjennes av en kollega med fullmakt til å godkjenne før vi kan sette kort i bestilling.
Status på bestillingen Du kan se status på kortbestillinger i skjermbildet Bestilte kort som du finner via funksjonsmenyen Kort. Et bestilt kort kan ha følgende status: Mangler godkjenning Kort er bestilt, men bestilling er ikke godkjent Mangler 2. godkjenning Kortet er bestilt og godkjent 1. gang, men mangler 2. godkjennelse Sendt for utføring Koret er i produksjon eller i postgang til kortholder Kan ikke produseres Kortet kan ikke leveres pga feil i innsendte opplysninger om kortholder. Kontroller og korriger opplysningene og kjør bestilling på nytt Godkjenn Endringer Velg Kortendringer til godkjenning i funksjonsmenyen under Kort, for å kunne godkjenne endringer som en av dine kolleger har foretatt. Marker i de boksene for de endringer du ønsker å godkjenne og klikk så Godkjenn endringer Hjelp Du kan få ytterligere hjelp til å fylle ut de enkelt felt på siden. Klikk på spørsmålstegnet øverst i høyre hjørne av skjermbildet, og velg det emnet du vil vite mere om.