Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 23/10/2013 SAK NR 48-2013 Handlingsplan systemforvaltning 2014-1015 Forslag til vedtak: 1. Styret slutter seg til foreslått handlingsplan for systemforvaltning 2014-2015 2. Styre ber om å bli orientert om fremdriften i arbeidet med de ulike tiltakene. Skien, 16. oktober 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Det er utarbeidet en handlingsplan for tiltak innen systemforvaltning på kort og mellomlang sikt. Samtidig er det igangsatt et arbeid for en tilnærming til de langsiktige utfordringene. Foreliggende sak inneholder tiltak for perioden 2014-15 og er utarbeidet etter en prosess med involvering av funksjonelle arbeidsgrupper (FA-grupper), systemeierforum (SF) og lederne ved pasientreisekontorene (PRK-ene). Det anbefales at styret slutter seg til den foreslåtte handlingsplanen. 2. Faktabeskrivelse 2.1 Hva saken gjelder Styret vedtok 17.06. bl.a. at fremlagt strategiplan skal legges til grunn for virksomheten i selskapet 2013-2015. Samtidig ba styret om en handlingsplan for systemforvaltning, herunder operasjonalisering av målbildet relatert til standardisering av arbeidsprosesser og teknologiske løsninger. Arbeidet var forutsatt gjennomført i samarbeid med RHF-ene og PRK-ene. Etter styrets ovennevnte vedtak er det arbeidet videre langs to akser, en der det planlegges i retning av strategiplanens mål om en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser og en med noe kortere horisont med en handlingsplan som omtalt. Foreliggende sak omhandler handlingsplanen. Til styremøtet i desember vil det bli utarbeidet en sak om beskriver nærmere hvordan arbeidet med en langsiktig løsning vil bli lagt opp. Arbeidet med å videreutvikle en fremtidsrettet og driftssikker systemløsning tenkes organisert i et eget prosjekt med horisont frem mot 2017. 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter Selskapets ansvarsområde innenfor systemforvaltning fremgår av de styrende dokumentene (selskapsavtale og SLA-avtale). Styret orienteres løpende gjennom virksomhetsrapporteringen om aktuell status for de systemene der Pasientreiser ANS er systemeier og utøver sitt systemeieransvar. Hovedfokus for selskapet vil være å etterleve leveransekrav i det til enhver tid gjeldende avtaleverk. Som styret er kjent med er det de siste 12-14 måneder oppnådd en klar forbedring innenfor tidligere utsatte områder som stabilitet og ytelse i NISSY og PRO.. Innenfor reiser med rekvisisjon er det blant brukerne misnøye med verktøyets manglende funksjonalitet, og det er vanskelig å imøtekomme fremtidens behov og krav i eksisterende løsning. Derfor vil større endringsbehov så langt det er mulig løses ved å etablere nye moduler på utsiden og samtidig integrert med NISSY. Mindre endringsbehov vil fortsatt bli implementert ved å videreutvikle programkoden i NISSY. Det er dokumentert behov for større endringer og ny funksjonalitet som berører hovedprosessene innenfor reiser med rekvisisjon. Dette gjelder rekvirerings-, planleggings-, transport- og oppgjørsprosessen. For å lykkes med innføringen av større endringer og ny funksjonalitet er det avgjørende at dette så langt det er mulig understøtter standardiserte arbeidsprosesser og fremmer lik praksis. Styrets ovennevnte vedtak om handlingsplan ble oppfattet å rette seg mot konkrete tiltak på kort og mellomlang sikt, dvs frem t.o.m. 2015, altså innenfor strategiplanperioden. Handlingsplanen er tenkt å gjelde for denne perioden og vesentlig innenfor reiser med rekvisisjon. Prosjekt Mine pasientreiser ivaretar i stor grad utvikling av området reiser uten rekvisisjon. Det vil være et ledelsesansvar å sørge for at de langsiktige målene ikke blir overskygget av kortsiktige løsninger som kan representere en suboptimalisering i forhold til de langsiktige målene. Foreliggende sak om handlingsplan forsøker å ta høyde for dette, slik at de tiltakene som prioriteres ikke er til hinder for eller vil binde opp eller på annen måte vanskeliggjøre den prosessen som skal Side 2 av 6
skje gjennom det langsiktige utviklingsprosjektet. Forslag til prioritering er forsøkt sett i forhold til den overordnede strategien. Basert på dialog med funksjonelle arbeidsgrupper (FA) og systemeierforum (SF) har Pasientreiser ANS utarbeidet en tiltaksliste for handlingsplanperioden. Gjennom eget seminar med lederne for PRK-ene og SF er en prioritetsrekkefølge utarbeidet. Denne legges til grunn i foreliggende sak. Handlingsplanen må også inneholde tiltak som forventes å bli iverksatt som ledd i oppfølging av rapport fra internrevisjonen. Dette vil bl.a. belyse ressursbehovet for styret i forhold til igangsetting av øvrige tiltak i 2014-2015. I tillegg må planen inneholde prioriterte tiltak etter drøftingsrundene med SF og PRK-ene og med henvisning til disse rundene. Andre føringer i vedtatt strategiplan som bl.a. at Pasientreiser ANS skal ivareta offentlige føringer knyttet til digitalisering og standardisering innen området. og.. Innen reiser med rekvisisjon vil det være et tydelig fokus på en hensiktsmessig standardisering av både arbeidsprosesser og systemløsning.. vil bli lagt til grunn både for det langsiktige arbeidet med en fremtidsrettet løsning og for tiltak på kort og mellomlang sikt i handlingsplanen. 2.3 Nærmere om enkeltpunkter i handlingsplanen Gjennom ovennevnte prosess har man kommet frem til en handlingsplan med flere ulike elementer for perioden 2013-15. Tre enkeltelementer er i prosess og klar for leveranse/implementering høst 2013/vinter 2014. Dette gjelder NISSY- release 4.4, SMS-løsning (se egen styresak) og tiltak i tilknytning til tilgangsstyring (se egen styresak). Nedenfor omtales nærmere øvrige tiltak i planen. 2.3.1 Standardisert opplegg og felles verktøy for oppgjørskontroll Internrevisjonsrapporten påpeker at arbeidet med etablering av et standardisert opplegg og felles verktøy for kontroll av direkteoppgjør bør prioriteres. Selskapet vil i 2014 levere på en nasjonal løsning som understøtter behovene på HFene. Tiltak: Utarbeide et standardisert opplegg og felles verktøy for oppgjørskontroll. 2.3.2 Samkjøring (optimalisering av pasienttransport) Samkjøringsprosessen er i dag manuell og det er begrenset systemstøtte og manglende kartfunksjonalitet. Planleggingsbildet i NISSY er lite brukervennlig med begrenset funksjon for sammenslåing av reise og manglende søkefunksjonalitet. En samkjøringsmodul er viktig for å kunne gjennomføre transportene på en kostnadseffektiv måte. Modulen bør kunne ivareta bl a følgende oppgaver: Strategisk planlegging til bruk ved anbudsprosesser og dimensjonering av antall biler Taktisk planlegging for å legge opp faste ruter til riktig tidspunkt Systemforslag i forhold til optimal pasientflyt/samkjøring Replanlegging som tar med seg alle sist innkomne reisebehov En samkjøringsmodul forutsetter bedre kartfunksjonalitet enn det som tilbys i dagens NISSY. Det bør være mulig å scrolle og zoome i kartet, kartene må være oppdaterte og man bør kunne avstandsberegne og planlegge ruter i kartet. Innmeldt endringsønske om bedre kilometerberegning i NISSY må også sees i sammenheng med samkjøringsmodul og forbedret kartfunksjonalitet. Pasientreisekontorene og FA NISSY har tidligere prioritert muligheter for å se ressurser på tvers av pasientreisekontorene. Det er i dag ingen oversikt over transport på tvers av regioner. En slik oversikt vil kunne medføre en betydelig besparelse på interkommunale turer. Side 3 av 6
Tiltak: Implementere samkjøringsmodul Tiltak: Forbedret kartfunksjonalitet Tiltak: Bedre kilometerberegning Tiltak: Se ressurser på tvers av pasientreisekontorene Endelig og omforente krav til en samkjøringsmodul, forbedret kartfunksjonalitet og kilometerberegning må sluttføres i dialog med pasientreisekontorene og systemeierforum. Tiltakene bidrar til økt samkjøring og effekten vil være riktig transport til rett tid til lavest mulig kostnad. Større endringer søkes innbakt i nye moduler anskaffet som standard hyllevare og integrert med dagens og fremtidenes NISSY. 2.3.3 Bestillerløsning transportør (androide, ipad) Det ble i 2012 gjennomført en foranalyse som dokumenterer behovet for alternativ transportløsning for mottak og håndtering av pasientreisebestillinger. En slik løsning vil ivareta behovet i de transportmidlene som ikke har taksameter. En slik løsning forutsettes å skulle bidra til å: sikre at bestillingene tilfredsstiller juridiske krav øke andelen av andre og rimeligere transportmidler øke konkurransen til drosjenæringen forenkle bestillingsprosessen skape et enhetlig system og standardiserte arbeidsprosesser sikre korrekt innrapportering av egenandel- og frikortbeløp Toveis kommunikasjon med transportører understøttes ved hjelp av teknologiske løsninger. Tiltak: Implementere alternativ transportørløsning 2.3.4 Forbedre rekvireringsmodul Kvaliteten på rekvisisjonene er ofte for dårlig og informasjonsflyten mot transportør er krevende. Det er påpekt utfordringer knyttet til rekvirentmodulen i NISSY. For mange muligheter for innleggelse av informasjon kombinert med manglende validering fører til at kvaliteten på rekvisisjonen ofte ikke er god nok. Systemeier får innspill fra FA gruppen om at det bør utvikles en helt ny rekvisisjonsmodul. Samtidig må det sees på kortsiktige tiltak. Spesielt viktig er det å kunne ha knutepunkter/møteplasser i NISSY. Det bør være mulig å rekvirere reise til f eks helseekspressenes holdeplasser og togstasjoner. Noen pasientreisekontor løser dette midlertidig ved å registrere møteplasser som behandlingssted. Det leveres på automatisk sms varsling til pasient i 2014. Hovedhensikten med sms varsling er å trygge pasientene på at det er opprettet en rekvisisjon og å redusere antall bomturer. Det vises til egen sak om sms-varsling til styremøtet 23. okt. Det er videre spilt inn at utfordringen ofte er knyttet til feil rekvisisjonspraksis og at rekvisisjonene sendes inn for sent.. Denne utfordringen og tiltak her må drøftes nærmere med pasientreisekontorene og systemeierforum. Langsiktig tiltak er en helt ny rekvisisjonsmodul, men som kortsiktige tiltak foreslås: Tiltak: Implementere kuntepunkter/møteplasser Tiltak: Automatisk SMS varslig til pasient Tiltak: Understøtte opplæring og oppfølging av rekvirentene for å sikre riktig rekvisisjoner til riktig tid Side 4 av 6
2.3.5 Kommende releaser i NISSY Systemeier erfarer at noen innmeldte endringsønsker til NISSY innebærer store økonomiske og/eller organisatoriske konsekvenser og må håndteres utenom de løpende releaser. I tillegg må større endringsønsker drøftes og gis aksept for løsninger og prioriteringer i dialog med lederne ved pasientreisekontorene og systemeierforum. Arbeidet med å identifisere de viktigste endringsbehovene ble intensivert i november 2012, og har skjedd i tett samarbeid med funksjonelle arbeidsgrupper og systemeierforum. Innenfor reiser med rekvisisjon foreligger en liste med 124 endringsønsker. Denne er prioritert og redusert til de 12 viktigste endringsønskene hvorav fem kommer i oktober 2013 (NISSY 4.4): Datostyring på behandlingssteder Slette flere rekvisisjoner samtidig ved avhuking Mulighet for å søke på avtaler og underavtaler, slette utgåtte avtaler og mulighet til filtrering av aktive og deaktiverte Bedre søkemulighet på behandlingssteder i admin Endringslogg i admin Av de syv gjenstående endringsønsker følges fire opp i handlingsplanen: Tilgangsstyring i Nissy Bedre kilometerberegning i Nissy Knutepunkter/møteplasser for å bedre reiseplanlegging. Huske pasientens spesielle behov Da gjenstår to endringsønsker av de opprinnelig 12 høyest prioriterte og som evt kan legges inn i release NISSY 4.5: Mulighet for legesenter å søke gjennom alle turer som legesenteret selv har laget i rekvisisjonsmodulen Fellesmail til alle NISSY brukere i egne fylker 2.3.6 Avviksregistrering (løsning for registrering og sammenstilling) Lederne ved pasientreisekontorene og systemeierforum prioriterer tiltak innenfor avvikshåndtering lavest da det allerede finnes lokale/regionale løsninger som fungerer tilfredsstillende. Likevel bør dette gis oppmerksomhet både i forhold til fremtidens målbilde og nasjonal systemstøtte, men også i forhold til revisjonsrapportens anbefalte oppfølgingspunkt nr 17: Det bør avklares om lokalt anskaffede IKT-systemer(eksempelvis Bliksund), som understøtter oppgaveløsingen i pasientreisekontorene, skal inngå som en del av den samlede IKT-porteføljen på området. Revisjonsrapportens anbefalte oppfølgingspunkt nr 18 sier: Systemeieransvaret og eventuelt databehandleransvaret for nye systemer som er tatt i bruk eller planlegges tatt i bruk i flere pasientreisekontor bør avklares. Tiltak: Avklaring vedr lokalt anskaffede IKT-systemer Side 5 av 6
2.4 Økonomiske forhold Som nevnt foran vil arbeidet med den langsiktige løsningen prosjektorganiseres. Deler av tiltakene i handlingsplanen vil være av en slik karakter at disse også organiseres inn som del av det arbeidet den aktuelle prosjektgruppen vil forestå. Andre deler av handlingsplanens tiltak vil ivaretas i ordinær linje. Omfanget av de aktuelle oppgavene vil være av en slik karakter at en viss ekstra ressursinnsats inkl innleie av ekstern prosjektstøtte vil være nødvendig. Detaljene vil fremgå av egen sak til styret i desember om innretning av arbeidet med den fremtidsrettede løsningen der et helhetlig ressursbilde vil fremgå. I tillegg legges det til grunn ressursbistand fra pasientreisekontorene etter nærmere avtale med disse samt de regionale helseforetakene v/samarbeidsforum. 3. Administrerende direktørs vurderinger 3.1 Risikovurderinger: etisk, faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Det er av stor viktighet for Pasientreiser ANS å videreføre etablert situasjon med stor grad av stabilitet og ytelse i de eksisterende systemer. De daglige gjøremål innenfor pasientreiseområdet er avhengig av dette. Samtidig er det en forventning om at man via utviklingstiltak som inngår i strategiplanen skal være i stand til å levere bedre og mer fremtidsrettede løsninger samlet sett. Foreliggende handlingsplan representerer første fase i arbeidet med en ytterligere forbedring av leveransene fra Pasientreiser ANS. I desember fremmes egen sak om arbeidet med en fremtidsrettet løsning for reiser med rekvisisjon. Omfang og fremdrift av de foreslåtte tiltakene vil avhenge av den enhver tid disponible økonomiske ramme som eier stiller til disposisjon. I forhold til disponibel ramme i 2013 tilsier planene en opptrapping i 2014. 3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Foreliggende handlingsplan er basert på dialog mellom FA-grupper, systemeierforum og Pasientreiser ANS. Inkludert i prosessen har også vært en samling for PRK-lederne, SF og Pasientreiser ANS der målet var å finne frem til en mest mulig omforent prioritering av tiltakene i handlingsplanen. Foreliggende plan er utarbeidet på dette grunnlaget. 3.3 Konklusjon Det er utarbeidet en handlingsplan i samarbeid med RHF-ene og PRK-ene som omtalt. Samtidig har stabil drift av eksisterende løsninger høyeste prioritert. Det planlegges videre i retning av strategiplanens mål om en fremtidsrettet systemløsning og en hensiktsmessig standardisering av arbeidsprosesser. Foreliggende sak presenterer tiltak i prioritert rekkefølge basert på innspill fra og dialog med lederne for pasientreisekontorene og systemeierforum. Et mer detaljert ressursbehov vil inngå i egen styresak i desember om opplegg for arbeidet med en fremtidsrettet løsning. Vedlegg 1: Oppsummert handlingsplan Side 6 av 6