Klæbu kommune MØTEINNKALLING Formannskapet Møtested: Klæbu rådhus, formannskapssalen Møtedato: 13.03.2014 Tid: 09:00 Eventuelt forfall eller endret kontaktinformasjon (adresse, telefon, e-post) meldes til tlf. 72 83 35 00 eller på e-post til: postmottak@klabu.kommune.no Medlemmer som kan være inhabile i en sak blir bedt om å melde fra om dette slik at varamedlem kan kalles inn. Vararepresentanter/-medlemmer møter etter nærmere avtale. TILLEGGSSAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 34/14 13/229 Hall Tanem - investeringsbeslutning Klæbu, 11.3.2014 ordfører
Sak 34/14 Hall Tanem - investeringsbeslutning Formannskapet Møtedato: 13.03.2014 Saksbehandler: Ole Folland Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato / Kommunestyret 34/14 Formannskapet 13.03.2014 Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar bygging av Idrettshall på Tanem med en finansieringsramme på 30,7 millioner kroner. Investeringsbudsjettet ut over vedtatt økonomiplan for 2014-2017 på 24 millioner styrkes med 6,7 millioner som dekkes over kapitalfondet. SAKSUTREDNING Vedlegg Tanem idrettshall Klæbu kommune-idrettsfunksjonell godkjenning datert 02.01.2014. Tilbudsforespørsel Totalentreprise E-2 Nybygg, grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall. Datert 21.11. 2013. Tilbudsforespørsel Totalentreprise E 1 Nybygg, hall på ferdig betongflate. Datert 21.11. 2013. Orientering om anbudsinnstilling datert 22.01.2014.. Forslag til avtaledokument mellom Klæbu kommune som byggherre og Dugnadsgruppen representert ved Søbstad AS. Tegninger Idrettshall Tanem fra Teknobygg Anlegg AS datert 18.12. 2013. Hovedframdriftsplan. Idrettshall Tanem datert 05.03.2014 Saksopplysninger Klæbu kommune vedtok den 12.12. 2013 under behandlingen av økonomiplanen 2014-2017 å gjennomføre byggeprosessen knyttet til innendørs idrettsflate på Tanem i 2014. Det er i budsjettet for 2014 avsatt til sammen 24 millioner i investeringsbudsjettet, 14 mill i kommunale investeringer og 10 millioner forventes dekket som tippemidler. Klæbu kommune søkte den 17. desember 2013 om idrettsfunksjonell godkjenning av planlagte idrettshall. I brev fra Kulturdepartementet den 2.1. 2014 er planene for idrettshallen godkjent inkludert forhåndsgodkjenning på 9.5 mill i tippemidler. Søknad om tippemidler er sendt fra Klæbu kommune og videresendt av godkjenningsmyndighet hos Fylkeskommunen. Idrettshallen er så langt finansiert med 23,5 mill, inkludert at tippemiddelsøknaden godkjennes med 9,5 mill. Side 2 av 4
Sak 34/14 I forkant av planleggingen av idrettshallen framforhandlet Klæbu kommune overfor grunneier Håvard Grenstad kjøp av gnr. 39 bnr.175 og deler av gnr. 39 bnr. 106 i Klæbu kommune, samt sletting av festeforholdet for deler av gnr. 39 og bnr. 199. Avtalen ble undertegnet 25.06.2013. I og med denne avtalen kjøper Klæbu kommune et tilleggsareal på ca. 2,2 dekar der formålet er å bygge idrettshall. Søknad om dispensasjon fra kommuneplan og reguleringsplaner ble sendt ut på høring 01.10. 2013. Saken ble behandlet av formannskapet i møte 07.11. 2013 med følgende vedtak: Formannskapet gir med hjemmel i plan- og bygningsloven 19 2 dispensasjon fra gjeldende kommuneplan og reguleringsplaner med bestemmelser. Dispensasjonen gjelder fradeling av tomt og utbygging av idrettshall. Arbeidet med avtalen og detaljreguleringen har vært krevende og skapt forsinkelser i planleggingen av idrettshallen i forhold til kommunestyrets vedtak, men samtidig førte til en ryddig og forutsigbar prosess videre. Etter en anbudsrunde ble Multiconsult AS valgt som rådgivende firma under planlegging, anbudsinnhenting og valg av entreprenør og løsningsforslag fram til inngåelse av kontrakt med entrepenør. Klæbu kommune har også opsjon på å benytte firmaet som byggherrerepresentant i fasen fra inngåelse av entreprisekontrakt og til overtakelse av bygget. Klæbu kommune har i brev av 28.02. 2014 mottatt tilbud fra Multiconsult som skisserer deres opplegg for byggherrerepresentanten. På grunn av et politisk krav om en enkel og rimelig hall, men samtidig funksjonell, ble det lagt opp til to anbud/totalentrepriser: E-2 Grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall og E 1- Hall på ferdig betongdekke. Denne anbudsmodellen la grunnlag for eventuelle anbud knyttet til levering av ferdig planlagte hallmoduler-eksempelvis av stål. I anbudsgrunnlaget er det tatt forbehold om at byggherre skal kunne trekke ut fra anbudet rydding av tomt, fjerning av vekstjord, senking av terrenget og sprenging av tomta. I tillegg kommer transport av overskytende masse. Før anbudsutsendelse ble det avholdt et møte mellom Klæbu kommune og aktuelle aktører for oppdraget. I møtet stadfestet aktørene en interesse for å utføre arbeidet på dugnad. Aktørene er Søbstad AS, Forseth Grus AS og Ramlo Transport AS. I møte den 07.03. 2014 mellom aktuelle parter, kom det til enighet om videre framdrift og avtale. Skriftlig forslag til avtale er vedlagt saken. Tilbudsforespørsel på E-1 og E-2- Hall på ferdig betongdekke og E-2-Grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall ble sendt på anbud den 21.11.2013 med anbudsfrist 20.12.2013. Det ble mottatt 8 anbud innen tilbudsfristens utløp. Evalueringen av anbudene ble foretatt av Multiconsult AS i samarbeid med representanter fra Klæbu kommune med bakgrunn i tildelingskriteringene satt i anbudsdokumentet. Etter en samlet vurdering ble det konkludert med at Teknobygg Anlegg AS har levert det økonomiske mest fordelaktige anbudet. Brev om dette ble sendt anbyderne den 22.01.2014 med klagefrist 01.04.2014 som senere ble rettet til 10.02.2014. I brevet står oppført alle anbyderne og den vurdering som er foretatt. HENT AS klaget på innstillingen til anbud E-1 den 03.02.2014 og Søbstad AS klaget på innstillingen på både E-1 og E-2 den 05.02.2014. Etter en intern gjennomgåelse, råd fra Multiconsult AS som i sin tur kontaktet Pacta advokatfirma AS, ble klagen avvist. Den 26.02.2014 ble det avholdt et møte med Teknobygg Anlegg AS om anbudsavklaringer og Side 3 av 4
Sak 34/14 forberedende samtaler om kontraktinngåelse. Endelig kontraktinngåelse vil bli gjort i etterkant av kommunestyrets vedtak. I forkant av planleggingsfasen av planleggingsfasen nedsatte rådmannen en referansegruppe bestående av; hovedverneombud Thor Eivik, plansjef Geir Magne Sund, Økonomisjef Daniel Kvisten, enhetsleder for drift og vedlikehold Tor Lorås, representant fra Tanem oppvekstsenter Claes Anderson og kommunalsjef Ole Folland, med sistnevnte som leder for gruppen. I tillegg valgte formannskapet Lillian Waaden og Pål Sture Nilsen som observatører. Idrettsrådet har vært representert ved Per Ivar Moe. Torill Vonheim fra Multiconsult AS har deltatt på alle møtene. Gruppa har hatt tre møter. Det første i forbindelse med behovsinnspill innenfor formannskapets gitte økonomiske ramme, dernest i forkant av anbudsutsendelsen og nå i forkant av anbudsgjennomgang og kontraktinngåelse. Signaler fra gruppa er tatt med i planprosessen. Det anbudsinnhentingen allerede nå viser, er at de totale kostnadene ved bygging av idrettshallen overstiger totalsummen på 24 mill som er avsatt i økonomiprosessen. Så langt i prosessen vil rådmannen antyde følgende kostnader: Totalentreprisekostnader før endelig kontraktinngåelse er når dugnadskostnader er fratrukket på 28 942 000 kroner, generelle kostnader som prosjektledelse og byggherrekostnader er på 1 300 000 kroner og inventar på 400 000 kroner. Alle prisene inkludert merverdiavgift. Merverdiavgiften utgjør 6 120 000 kroner. Endelig budsjettert kostnadsbilde er ikke endelig avklart for kontrakt med Teknobygg AS er undertegnet. Vurdering Rådmannen har lagt opp til at alle faser i planleggingen skal kvalitetssikres både innholdsmessig og økonomisk. Dette for å hindre eventuelle uforutsette endringer og ekstrakostnader. At det er tatt forbehold om uttrekk fra anbudet kompliserer både planleggingsarbeidet og gjennomføringen, men er fullt mulig gjennomførbart og reduserer også kostnadene ved prosjektet. Rådmannen er i denne sammenheng meget tilfreds med at det er kommet fram til enighet med en entreprenørgruppe som gjennomfører klarleggingen av tomta. Rådmannen vil derfor anbefale at byggeprosjektet iverksettes i tråd med forprosjektets føringer og under forutsetning av at formannskapet godkjenner rådmannens framlagte finansieringsplan innenfor en investeringsramme på 30 700 000 kroner. Økonomiske og administrative konsekvenser Tiltaket har økonomiske konsekvenser som redegjort for i saksframlegget. De administrative og organisatoriske konsekvensene av byggingen av idrettshall medfører at investeringsbudsjettet må oppgraderes med 6,7 millioner kroner. Side 4 av 4
SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: D11 &40 Arkivsaksnr-dok.nr: 13/229-34 Hall Tanem - investeringsbeslutning Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar bygging av Idrettshall på Tanem med en finansieringsramme på 30,7 millioner kroner. Investeringsbudsjettet ut over vedtatt økonomiplan for 2014-2017 på 24 millioner styrkes med 6,7 millioner som dekkes over kapitalfondet. SAKSUTREDNING Vedlegg Tanem idrettshall Klæbu kommune-idrettsfunksjonell godkjenning datert 02.01.2014. Tilbudsforespørsel Totalentreprise E-2 Nybygg, grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall. Datert 21.11. 2013. Tilbudsforespørsel Totalentreprise E 1 Nybygg, hall på ferdig betongflate. Datert 21.11. 2013. Orientering om anbudsinnstilling datert 22.01.2014.. Forslag til avtaledokument mellom Klæbu kommune som byggherre og Dugnadsgruppen representert ved Søbstad AS. Tegninger Idrettshall Tanem fra Teknobygg Anlegg AS datert 18.12. 2013. Hovedframdriftsplan. Idrettshall Tanem datert 05.03.2014 Saksopplysninger Klæbu kommune vedtok den 12.12. 2013 under behandlingen av økonomiplanen 2014-2017 å gjennomføre byggeprosessen knyttet til innendørs idrettsflate på Tanem i 2014. Det er i budsjettet for 2014 avsatt til sammen 24 millioner i investeringsbudsjettet, 14 mill i kommunale investeringer og 10 millioner forventes dekket som tippemidler. Klæbu kommune søkte den 17. desember 2013 om idrettsfunksjonell godkjenning av planlagte idrettshall. I brev fra Kulturdepartementet den 2.1. 2014 er planene for idrettshallen godkjent inkludert forhåndsgodkjenning på 9.5 mill i tippemidler. Søknad om tippemidler er sendt fra Klæbu kommune og videresendt av godkjenningsmyndighet hos Fylkeskommunen. Idrettshallen er så langt finansiert med 23,5 mill, inkludert at tippemiddelsøknaden godkjennes med 9,5 mill. I forkant av planleggingen av idrettshallen framforhandlet Klæbu kommune overfor grunneier Håvard Grenstad kjøp av gnr. 39 bnr.175 og deler av gnr. 39 bnr. 106 i Klæbu kommune, samt sletting av festeforholdet for deler av gnr. 39 og bnr. 199. Avtalen ble undertegnet 25.06.2013. I og med denne avtalen kjøper Klæbu kommune et tilleggsareal på ca. 2,2 dekar der formålet er å bygge idrettshall. Søknad om dispensasjon fra kommuneplan og reguleringsplaner ble sendt ut på høring 01.10. 2013. Saken ble behandlet av formannskapet i møte 07.11. 2013 med følgende vedtak:
Formannskapet gir med hjemmel i plan- og bygningsloven 19 2 dispensasjon fra gjeldende kommuneplan og reguleringsplaner med bestemmelser. Dispensasjonen gjelder fradeling av tomt og utbygging av idrettshall. Arbeidet med avtalen og detaljreguleringen har vært krevende og skapt forsinkelser i planleggingen av idrettshallen i forhold til kommunestyrets vedtak, men samtidig førte til en ryddig og forutsigbar prosess videre. Etter en anbudsrunde ble Multiconsult AS valgt som rådgivende firma under planlegging, anbudsinnhenting og valg av entreprenør og løsningsforslag fram til inngåelse av kontrakt med entrepenør. Klæbu kommune har også opsjon på å benytte firmaet som byggherrerepresentant i fasen fra inngåelse av entreprisekontrakt og til overtakelse av bygget. Klæbu kommune har i brev av 28.02. 2014 mottatt tilbud fra Multiconsult som skisserer deres opplegg for byggherrerepresentanten. På grunn av et politisk krav om en enkel og rimelig hall, men samtidig funksjonell, ble det lagt opp til to anbud/totalentrepriser: E-2 Grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall og E 1- Hall på ferdig betongdekke. Denne anbudsmodellen la grunnlag for eventuelle anbud knyttet til levering av ferdig planlagte hallmoduler-eksempelvis av stål. I anbudsgrunnlaget er det tatt forbehold om at byggherre skal kunne trekke ut fra anbudet rydding av tomt, fjerning av vekstjord, senking av terrenget og sprenging av tomta. I tillegg kommer transport av overskytende masse. Før anbudsutsendelse ble det avholdt et møte mellom Klæbu kommune og aktuelle aktører for oppdraget. I møtet stadfestet aktørene en interesse for å utføre arbeidet på dugnad. Aktørene er Søbstad AS, Forseth Grus AS og Ramlo Transport AS. I møte den 07.03. 2014 mellom aktuelle parter, kom det til enighet om videre framdrift og avtale. Skriftlig forslag til avtale er vedlagt saken. Tilbudsforespørsel på E-1 og E-2- Hall på ferdig betongdekke og E-2-Grunnarbeid og fundamentering, betongdekke for idrettshall ble sendt på anbud den 21.11.2013 med anbudsfrist 20.12.2013. Det ble mottatt 8 anbud innen tilbudsfristens utløp. Evalueringen av anbudene ble foretatt av Multiconsult AS i samarbeid med representanter fra Klæbu kommune med bakgrunn i tildelingskriteringene satt i anbudsdokumentet. Etter en samlet vurdering ble det konkludert med at Teknobygg Anlegg AS har levert det økonomiske mest fordelaktige anbudet. Brev om dette ble sendt anbyderne den 22.01.2014 med klagefrist 01.04.2014 som senere ble rettet til 10.02.2014. I brevet står oppført alle anbyderne og den vurdering som er foretatt. HENT AS klaget på innstillingen til anbud E-1 den 03.02.2014 og Søbstad AS klaget på innstillingen på både E-1 og E-2 den 05.02.2014. Etter en intern gjennomgåelse, råd fra Multiconsult AS som i sin tur kontaktet Pacta advokatfirma AS, ble klagen avvist. Den 26.02.2014 ble det avholdt et møte med Teknobygg Anlegg AS om anbudsavklaringer og forberedende samtaler om kontraktinngåelse. Endelig kontraktinngåelse vil bli gjort i etterkant av kommunestyrets vedtak. I forkant av planleggingsfasen av planleggingsfasen nedsatte rådmannen en referansegruppe bestående av; hovedverneombud Thor Eivik, plansjef Geir Magne Sund, Økonomisjef Daniel Kvisten, enhetsleder for drift og vedlikehold Tor Lorås, representant fra Tanem oppvekstsenter Claes Anderson og kommunalsjef Ole Folland, med sistnevnte som leder for gruppen. I tillegg valgte formannskapet Lillian Waaden og Pål Sture Nilsen som observatører. Idrettsrådet har vært representert ved Per Ivar Moe. Torill Vonheim fra
Multiconsult AS har deltatt på alle møtene. Gruppa har hatt tre møter. Det første i forbindelse med behovsinnspill innenfor formannskapets gitte økonomiske ramme, dernest i forkant av anbudsutsendelsen og nå i forkant av anbudsgjennomgang og kontraktinngåelse. Signaler fra gruppa er tatt med i planprosessen. Det anbudsinnhentingen allerede nå viser, er at de totale kostnadene ved bygging av idrettshallen overstiger totalsummen på 24 mill som er avsatt i økonomiprosessen. Så langt i prosessen vil rådmannen antyde følgende kostnader: Totalentreprisekostnader før endelig kontraktinngåelse er når dugnadskostnader er fratrukket på 28 942 000 kroner, generelle kostnader som prosjektledelse og byggherrekostnader er på 1 300 000 kroner og inventar på 400 000 kroner. Alle prisene inkludert merverdiavgift. Merverdiavgiften utgjør 6 120 000 kroner. Endelig budsjettert kostnadsbilde er ikke endelig avklart for kontrakt med Teknobygg AS er undertegnet. Vurdering Rådmannen har lagt opp til at alle faser i planleggingen skal kvalitetssikres både innholdsmessig og økonomisk. Dette for å hindre eventuelle uforutsette endringer og ekstrakostnader. At det er tatt forbehold om uttrekk fra anbudet kompliserer både planleggingsarbeidet og gjennomføringen, men er fullt mulig gjennomførbart og reduserer også kostnadene ved prosjektet. Rådmannen er i denne sammenheng meget tilfreds med at det er kommet fram til enighet med en entreprenørgruppe som gjennomfører klarleggingen av tomta. Rådmannen vil derfor anbefale at byggeprosjektet iverksettes i tråd med forprosjektets føringer og under forutsetning av at formannskapet godkjenner rådmannens framlagte finansieringsplan innenfor en investeringsramme på 30 700 000 kroner. Økonomiske og administrative konsekvenser Tiltaket har økonomiske konsekvenser som redegjort for i saksframlegget. De administrative og organisatoriske konsekvensene av byggingen av idrettshall medfører at investeringsbudsjettet må oppgraderes med 6,7 millioner kroner.
Clokid 14000071 (13t229-27) Svar -saknad orri drettsfunksjenell fortårdsgedkjenning DET KONGELIGE KULTURDEPARTEMENT Klæbu kommune Postboks 200 7541 KLÆBU Deres ref Vår ref Dato 13/4559-02.01.2014 Tanem idrettshall - Klæbu kommune - idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning Kulturdepartementet har mottatt brev datert 17. desember 2013, med søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning av planene for Tanem idrettshall, Klæbu kommune. Departementet har vurdert planene og godkjenner disse med følgende merknader: Det forutsettes at det nye idrettsdekket tilfredsstiller funksjonskravene for gulv i idrettsbygg og at det blir levert felttest av dekket etter overlevering, i henhold til krav i - Standard anbudsbeskrivelse for idrettsgulv-. Det er et krav om at fri takhøyde mellom topp av idrettsdekke og undersiden av dragere og installasjoner i tak skal minimum være 7m. Det er et krav om det skal være min. 100 m2 lager for idrettsmateriell. Det forutsettes at valgt belysning i flerbrukshallen tilfredsstiller krav i henhold til NS- EN 12193, klasse 2. Det forutsettes at anlegget blir gjort tilgjengelig for brukere med nedsatt funksjonsevne og at garderober, dusjrom og toaletter utformes og utstyres i samsvar med veileder ''Universell utforming av idrens- og ncermiljoanlegg- V-0511 (2012). Det kan søkes om tilskudd på 1/3 av kostnadene inntil: 9,5 mill. kroner til idrettshall 25x45 m, med 1 sett garderober og min. 100 m2 lager for idrettsmateriell. Mulig søknadssum er redusert med 0,5 mill. krone da det bygges kun 1 sett med garderober To eksemplarer av planene følger i retur, påført departementets godkjenningsstempel. Skulle planene for anlegget bli endret, må nye oppdaterte planer for anlegget oversendes for fornyet idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning. Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning gjelder for 2 år. Det kan søkes om forlengelse. Postadresse Kontoradresse Telefon* Idrettsavdelingen Saksbehandler Postboks 8030 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Frode Lango 0030 Oslo Org. nr. 22 24 80 75 postrnottak(u:kud.dep.no http:, www.kud.dep.no: 972 417 866
Idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning må foreligge før byggearbeidene igangsettes og gir ikke garanti for tilskudd fra spillemidlene. Med hilsen e redriksen (e.f.) avdelingsdirektør Frode Langø seniorrådgiver ( C'ti Kopi til: Sør-Trøndelag fylkeskommune Postboks 2350 Sluppen 7004 TRONDHEIM Side 2
Tom side