PLAN BYGGESAK OPPMÅLING MILJØ ORGANISERING. Verdal/ Levanger Johannes Bremer

Transkript

1 PLAN BYGGESAK OPPMÅLING MILJØ ORGANISERING Verdal/ Levanger Johannes Bremer

2 Innhold: 1. Innledning Forutsetninger Status i dagens organisasjon Saksbehandling Arkiv Organisering Lokalisering Konklusjon: Innledning Tjenesteområdene plan, byggesak, oppmåling og miljø i Verdal og Levanger er lagt inn under Innherred samkommune og organisert som en enhet. Fagmiljøene i de to kommunene skal organiseres med felles ledelse. Det er allerede bestemt at basen ( postadressen ) til lederen skal være på Verdal. Videre skal det tas stilling til intern organisering av den nye enheten med blant annet avklaring av faglige grupperinger ( fagteam ) og teamledelse. Den enkelte medarbeider skal også, så langt råd er, plasseres i den nye organisasjonen. Samkommunestyret vil få organiseringen som sak i møte den Det er avholdt følgende møter i enheten: : Allmøte på den nye enheten i ISK : Allmøte på den nye enheten i ISK : Møte med oppmålingsmedarbeiderene : Møte med byggesaksmedarbeiderene : Møte med plansakmedarbeiderene : Allmøte på den nye enheten i ISK : Møte med tillitsvalgte Videre er også foreliggende dokumenter i samkommuneprosjektet en del av grunnlaget for denne rapporten. 2. Forutsetninger I arbeidet med etableringen av Innherred samkommune er det utformet en del forutsetninger som vil ha betydning for organiseringen av enheten plan, byggesak, oppmåling, miljø ( PBOM ). I tillegg til dette vil de rådende forholdene i de bestående organisasjonene i Verdal og Levanger også være med å danne grunnlaget for dette arbeidet. I dette kapitlet beskrives de viktigste forutsetningene for organiseringen av PBOM. Visjon og mål for ISK I forbindelse med etableringen av Innherred samkommune er det vedtatt følgende visjon og mål:

3 Visjon Felles Livskvalitet og Vekst (FLV) Hovedmål: Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer FLV skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling ( kulturbasert forretningsutvikling) Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen Reduserte driftsutgifter på sikt Utdrag av forskriftene I møte den vedtok samkommunestyret forskriftene for samkommunen. Nedenfor følger utdrag fra forskriftene for ISK som berører plan, byggesak, oppmåling og miljø (PMOM): 33. Miljøvern Den myndighet og de oppgaver som er delegert kommunene i friluftsloven, naturvernloven, lov om motorferdsel om utmark og vassdrag, viltloven, lov om laks- og innlandsfiske, forurensningsloven og kulturminneloven er delegert til samkommunen. Kommentar: PBOM vil utøve forvaltningsansvaret for forurensningsloven. I forprosjektrapporten for plan, byggesak, oppmåling, miljø heter det blant annet om miljøvern: Miljøvern skal være sektorovergripende og bør knyttes opp til kommunens sentrale styringsverktøy, som er kommuneplanen. Miljø bør ikke framstå som eget fagområde, men innlemmes og ansvarliggjøres i alle fagområder som behandler miljøspørsmål. Miljøvern med kommende delegeringer bør derfor oppgraderes og synliggjøres. Videre vil PBOM ha hovedansvaret for: Planrelatert miljøvernforvaltning, miljø- og ressursvennlig tettsteds- og nærmiljøutvikling, areal- og transportplanlegging, klima, visuell forurensning, utslipp i forbindelse med byggesaksbehandling, Lokal Agenda 21 og overordnet ansvar for miljøarbeidet i kommunen. 35 Plan, byggesak og arealforvaltning Kommunenes planutvalg er fast planutvalg for enkeltsaker og saker som berører bare den enkelte kommune. Innherred samkommene er fast planutvalg i øvrige plan-, areal og byggesaker. Ordføreren i samkommunen avgjør om en sak skal behandles i den enkelte kommunes planutvalg eller om saken skal oversendes samkommunen som planutvalg. Til erstatning for 9.2 i plan- og bygningssloven, vil det administrative ansvar for kommunenenes planleggingsoppgaver etter loven legges til samkommunerådmannen.

4 36 Kart og oppmåling Den myndighet og de oppgaver som er delegert kommunene etter lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom er delegert til samkommunen. Delegasjoner I møte den vedtok samkommunestyret delegasjonsreglement for samkommunen. Nedenfor følger utdrag fra delegasjonsreglementet for ISK som berører plan, byggesak, oppmåling og miljø (PMOM): PLAN- OG BYGNINGSLOV AV NR 77 (BYGGE- OG DELINGSSAKER M.V.) Det faste utvalget for plansaker sin myndighet etter plan- og bygningslovens 27-1 og 28-2 vedrørende igangsetting og utarbeiding av reguleringsplaner og bebyggelsesplaner delegeres til administrasjonssjefen. Det faste utvalget for plansaker sin myndighet etter plan- og bygningslovens 27-1 og 28-2 vedrørende utlegging til offentlig ettersyn hvor plan er i h.h.t. kommuneplan eller reguleringsplan, delegeres til administrasjonssjefen. FORURENSNINGSLOVEN AV NR. 6 Samkommunestyrets myndighet i alle saker som ikke er av prinsipiell betydning delegeres til administrasjonssjefen. ANDRE LOVER Det delegeres til administrasjonssjefen å treffe vedtak for andre lover enn de som ovenfor er nevnt i type saker som ikke er av prinsipiell betydning og som ligger innenfor samkommunestyrets ansvarsområder Administrasjonssjefen i samkommunen har delegert følgende særlover videre til enhetslederen: PLAN- OG BYGNINGSLOV AV NR. 77 (BYGGE- OG DELINGSSAKER M.V.) Det faste utvalget for plansaker sin myndighet etter plan- og bygningslovens 27-1 og 28-2 vedrørende igangsetting og utarbeiding av reguleringsplaner og bebyggelsesplaner videredelegeres til enhetsleder. Det faste utvalget for plansaker sin myndighet etter plan- og bygningslovens 27-1 og 28-2 vedrørende utlegging til offentlig ettersyn hvor plan er i h.h.t. kommuneplan eller reguleringsplan, videredelegeres til enhetsleder FORURENSNINGSLOVEN AV NR. 6 Samkommunestyrets myndighet i alle saker som ikke er av prinsipiell betydning videredelegeres til enhetsleder. Fullstendig oversikt over delegasjonene fremgår av delegasjonsreglementene. Enhetslederen videredelegerer slik: Byggesak: For å fatte nødvendige vedtak i alle byggesaker ut fra plan- og bygningsloven delegerer enhetslederen nødvendige fullmakter til faggruppe for byggesak v/

5 For å fatte nødvendige vedtak i saker vedrørende utslipp i forbindelse med byggesaker ut fra forurensningsloven delegerer enhetslederen nødvendige fullmakter til faggruppe for byggesak v/ Oppmåling: For å fatte nødvendige vedtak i saker vedrørende alt oppmålingsarbeidet ut fra følgende lover: Lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom fra 23. juni. nr Lov om konsesjon ved erverv av fast eiendom. Egenerklæring om konsesjonsfrihet fra 31. mai. nr Lov om eierseksjoner ( Eierseksjonsloven ) fra 23. mai. nr delegerer enhetslederen nødvendige fullmakter til faggruppe for oppmåling v/ Plan og miljø: For å fatte nødvendige vedtak i saker ut fra forurensningsloven ( med unntak av saker vedrørende utslipp i forbindelse med byggesaker) delegerer enhetslederen nødvendige fullmakter til faggruppe for plan og miljø v/. Videre er det denne faggruppen som utøver saksbehandling av kommuneplanens arealdel, regulerings- og bebyggelsesplaner ut fra plan- og bygningsloven Andre føringer Det vises til forprosjektrapporten datert Nedenfor følger en oversikt over noen viktige føringer for enhetens arbeid. Dette vil også ha betydning for den interne organiseringen. Nærhet til brukeren Utvikling i forhold til Morkommunene - særlig servicekontorene Saker med lokal betydning/ innhold som skal behandles lokalt ( lokalt planutvalg) Saker med regional betydning som skal behandles i samkommunestyret Rimeligere og bedre tjenesteproduksjon Effektiv utnytting av kompetanse Nåsituasjon i forhold til avhengighet til fysisk plan- og byggesaksarkiv - overgang til elektronisk arkiv Organisasjonsutvikling i takt med IKT- utviklingen Overgangsperiode til ulike utviklingsnivå i samkommunen Flat struktur Delegasjoner til lavest mulig nivå Fleksibel organisasjon Administrative rutiner for saker som forberedes til politisk behandling

6 3.Status i dagens organisasjon Det vises til statusdelen i forprosjektrapporten datert Oppmåling Levanger: Frem til nå har oppmålingstjeneste vært organisert som egen resultatenhet i Levanger. Oppmålingssjefen har hatt helhetlig ansvar for alt kart- og oppmålingsarbeidet ut fra lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendommer samt personalansvar og budsjettansvar. Det er stor aktivitet og enheten har fokus på å ta unna løpende saker innen kart/ delingsforretninger, målebrevsproduksjon, meglerhenvendelser og annet fagarbeid. Svar på meglerhenvendelsene samordnes med plan og byggesak. Høyt arbeidspress tillater ikke mye utviklingsarbeid men en del prosjekt er oppstartet, blant annet er GPS- utstyr anskaffet sammen ned kollegaene på Verdal. Innføring av EUREF er under forberedelse. Enheten har høyt publikumsbesøk. Verdal: I Verdal har oppmålingstjenesten vært organisert sammen med plan, byggesak, landbruk og miljø med en felles leder. Alt kart- og oppmålingsarbeidet ut fra lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendommer har vært delegert til ansvarlig saksbehandler. I tillegg til fokus på løpende saker innen kart/ delingsforretninger, målebrevsproduksjon, meglerhenvendelser har oppmålingen også arbeidet med kommunegab og EUREF ( innføring av nytt koordinatsystem) samt samt etablering av GPS utstyr sammen med kollegaene i Levanger. Oppmålingen har også hovedansvar for meglerhenvendelser. Videre har denne tjenesten mye publikumsbesøk. Felles utfordring i den nye enheten: Den samlede byggeaktiviteten i Levanger og Verdal samt virksomheten i eiendomsmarkedet for øvrig, stiller store krav til rask og nøyaktig tjenesteproduksjon innen oppmålingsfaget. De samlede tallene for begge kommunene i 2003 viser at det ble produsert 235 målebrev/ kartforretninger og ekspedert 344 meglerhenvendelser. I tillegg til dette kommer annet kartog oppmålingsarbeid, publikumsveiledning og utviklingsarbeid, for eksempel i forbindelse med innføring av ny teknologi. I den nye enheten vil oppmåling få et større fagmiljø. Her vil en stå sterkere rustet til å løse de faglige utfordringene. Høyest prioritet vil de løpene oppmålingssakene ha men for å styrke kompetansen og sikre bedre tjenesteproduksjon vil følgende satsingsprosjekt også prioriteres. Innføring av EUREF KommuneGAB på felles nivå Ta i bruk felles anskaffet GPS utstyr, Effektivisere målearbeidet. DEK digitalt eiendomskatverk GISLINE ( nytt program) Adresseprosjekt Utvikle samhandling i fagmiljøet.

7 Plan og byggesak Levanger: Etter forny 2001 har disse funksjonene vært samlet i enheten plan og byggesak ( teknisk saksbehandling). Plan og byggesakssjefen har hatt det faglige ansvaret, personalansvar, og budsjettansvar. Fagområdene planbehandling og byggesaksbehandling har vært dekket med hver sine saksbehandlere. To av byggesaksbehandlerene tar også unna plansaker når det er behov for det. Ut over de tradisjonelle plan- og byggesakene har også enheten ansvar for restaureringsfondet, forurensningsloven, behandling av delingssaker og overordnede planer. Enheten har stor saksmengde og i perioder er det lang ventetid på ferdigbehandlede saker. I 2003 behandlet enheten følgende: Byggesaker: 307 Meldingssaker: 210 Meglerhenvendelser: 225 Plansaker til PUK: 52 Andre saker til PUK: 42 Utarbeiding av planer i egen regi: Kommunedelplan: 1 Reguleringsplaner: 2 I 2003 ble det påbegynt 116 nye boligenheter i Levanger Behandling av plan- og byggesaker blir prioritert og for tiden har ikke enheten kapasitet til å utføre planarbeid i egen regi i noe særlig omfang. Verdal: I den siste tiden har plan og byggesaksbehandlingen hørt til en enhet sammen med oppmåling, landbruk og miljø. Enheten har vært ledet av virksomhetsleder som har hatt faglig ansvar, personalansvar og budsjettansvar. Ut over de nevnte ansvarsområdene har også enheten hatt ansvar for forurensningsloven, behandling av delingssaker, overordnet areaplanlegging og en del trafikkplanlegging. Planbehandling og byggesaksbehandling dekkes av egne saksbehandlere med noe overlapping etter behov. I 2003 behandlet enheten følgende: Byggesaker: 180 Meldingssaker: 160 Plansaker til PUK: 30 Andre saker til PUK: 43 Utarbeiding av planer i egen regi: Kommunedelplan: 0 Reguleringsplaner: 4 I 2003 ble det påbegynt 78 nye boligenheter i Verdal Enheten har utført noe planarbeid i egen regi siste året.

8 Felles utfordringer i den nye enheten Byggesak: Fra blir det innført bindende tidsfrister på behandling av byggesaker og meldingssaker For å sikre at disse fristene overholdes utarbeider enheten en strategi/ kontrollplan for denne type saksbehandling. Dette for å sikre at byggesøknader og meldinger blir behandlet innen lovfestede frister. Videre vil følgene bli prioritert: Elektronisk byggesaksarkiv Samordning av gebyr og forskrifter Nytt saksbehandlersysten, opplæring Tilsyn sette opp program Utvikle samhandling i fagmiljøet Plan- og miljøsaker: Fra blir det også innført bindende tidsfrister på behandling av regulerings- og bebyggelsesplaner. For å sikre at disse fristene overholdes utarbeider enheten en strategi/ kontrollplan for denne type saksbehandling. Videre vil følgende bli prioritert: Elektronisk planaksarkiv Samordning av gebyr og reglement Rutiner for fullført saksbehandling Nytt saksbehandlersysten, opplæring Bruk av ny programvare Synliggjøre miljøarbeidet Prosjektorganisering av planarbeidet Planprogram for ISK Utvikle samhandling i fagmiljøet 4. Saksbehandling Enheten har ansvar for saksbehandling etter plan- og bygningsloven, lov om kartlegging, deling og registrering av grunneiendommer og forurensningsloven i samsvar med gitte delegasjoner fra administrasjonssjefen. Byggesaksbehandling og behandling av saker etter forurensningsloven vil i stor utstrekning skje administrativt. Enheten har ansvar for å fremme saker, og da særlig plansaker, til politisk behandling. Dette vil skje, som tidligere, etter prinsippet for fullført saksbehandling. Enhetsleder sammen med saksbehandler vil ha ansvaret for at en sak er tilstrekkelig belyst i saksframlegget før administrasjonssjefen/ rådmannen godkjenner den med forslag til innstilling/ forslag til vedtak. Fullført saksbehandling forutsetter blant annet at fagmiljøene i morkommunene og i samkommunen, herunder også rådmannen, har hatt muligheter til å delta i saksforberedelsene slik at alle synspunkt og faglige vurderinger danner grunnlaget for saksframlegget. Dette er selvsagt en svært viktig del av saksforberedelsen og kan i mange saker sammenliknes med nødvendig samhandling med statlige- og fylkeskommunale etater. Administrasjonssjefen i samkommunen sammen med hele rådmannsgruppen er en viktig ressursgruppe i de aller fleste plansakene som skal behandles lokalt så vel som i de sakene som skal behandles i samkommunestyret. Samhandling med rådmannsgruppen vil sikre faglig bredde og styrke planarbeidet i samkommunen. Fullført saksbehandling forutsetter at alle forhold er avklart når saken leveres til administrasjonssjefen for godkjenning.

9 5. Arkiv Levanger: Det er servicekontoret som har ansvaret for postmottak, arkivtjenesten og videresending av sakene til enheten/ saksbehandlere. Fysisk er plan og byggesaksarkivet plassert på plan- og byggesaksenheten. Dette på grunn av at saksbehandlerene er veldig avhengig av å støtte seg til arkivet i det daglige arbeidet. I Levanger er summen av byggesaker, meldinger, meglerhenvendelser, målebrev og plansaker ca 1050 pr år. Særlig i arbeidet med disse sakene må saksbehandlerene støtte seg til arkivet. Ut over dette benyttes arkivet også hyppig i andre sammenhenger og av andre enheter innenfor tekniske tjenester. Levanger har et svært omfattende byggesaksarkiv noe som blant annet kommer av at gamle Levanger hadde bystatus og måte følge bygningslovgivningen tidligere enn vanlige landkommuner. I volum antas det å være nær på 2 ganger så stort som byggesaksarkivet på Verdal. Høsten 2003 startet enheten det forberedende arbeidet med etablering av elektronisk arkiv for plan- og byggesaker. Verdal: Historisk byggesaksarkiv er skannet og er tilgjengelig som elektronisk arkiv ved ekspedering av meglerhenvendelser og ved annen saksbehandling. Inngående post, for eksempel byggesøknader registreres og sendes videre til saksbehandler i papirformat. Byggesaken med vedtak og tegninger skannes i etterkant av behandlingen og legges så inn i det elektroniske arkivet. Inngående post blir mottatt på servicekontoret og journalført av sentraladministrasjonen som også har arkivansvaret. Deretter leveres sakene til enheten/ saksbehandler. Felles utfordring i den nye enheten: Arbeidet med etablering av elektronisk planarkiv og byggesaksarkiv prioriteres høyt. Det er allerede initiert felles prosjektarbeid for å sette opp plan for gjennomføring av elektronisk arkiv. Felles overgang til denne type arkivtjeneste vil danne et godt grunnlag for elektronisk byggesaksbehandling og planbehandling samt bedre service til kommunens innbyggere, byggherrer og konsulenter. Imidlertid er det ressurskrevende og det vil ta noe tid før et felles arkivsystem er operativt. Inntil videre er bruk og nærhet til de fysiske arkivene en nødvendighet for arbeidet vårt. Når de elektroniske arkivene for plan- og byggesaker er etablert vil dette øke fleksibiliteten i organisasjonen slik at tjenesteproduksjonen kan utføres raskere og med høyere kvalitet. Post- og arkivtjenesten må utvikles i samarbeid mellom fagenheten og servicekontorene i Verdal og Levanger. Målet må være at servicenivået blir likt i ISK også innenfor post- og arkivtjenesten. Dette gjelder også utsending av vedtak i saker og regninger på gebyr. 6. Organisering Enheten organiseres slik at fagområder der storparten av arbeidsoppgavene har felles forankring i lovverk og planer, samles i egne grupper. Som nevnt dekker enheten planbehandling, byggesaksbehandling, oppmåling og miljø. Disse fagområdene krever hver for seg spesiell kompetanse dog med noe beslektet innhold totalt sett. Samlet dekker medarbeiderne hele spekteret. Utfordringen er å velge en organisasjonsmodell som styrker det faglige miljøet innenfor hvert område. Nedenfor følger en organisasjonsmodell som ivaretar dette. Denne modellen forutsetter at medarbeidere med planfaglig bakgrunn og som i hovedsak arbeider med planoppaver, samles i en faggruppe. Miljøoppgavene legges også til

10 denne gruppa. Alle medarbeiderne som arbeider med oppmåling, samles tilsvarende i faggruppe for oppmåling. Byggesak blir så den tredje faggruppen der byggesaksbehandlerene blir samlet. Dette gir da mulighet til å styrke og videreutvikle de tre fagmiljøene som dominerer virksomheten til enheten. Arbeidet i hver gruppe koordineres av en fagleder som har nødvendige fullmakter delegert fra enhetslederen. Prosjekt ENHETSLEDER PBOM JOHANNES BREMER Plan og miljø Fagleder N.N. Oppmåling Fagleder N.N. Byggesak Fagleder N.N. Medarbeidere tildeles etter behov Medarbeidere tildeles etter behov Medarbeidere tildeles etter behov Åge Isaksen Per Anders Røstad Karl Eidsvik ( 60%) Øyvind Holand Per Arne Kolberg Geir O Vordal Siveret Rømo, Alf Roksvåg (50%) Ingolf Dillan, Ola Skrove Torbjørn Sirum, Asbjørn Eriksen Hilde Røstad, Camilla Ditlevsen Jon Kristiansen, Hans Melby Bjørn Lyngsmo (50 %) Organisasjonsplan for PBOM Figuren ovenfor viser organiseringen av enheten plan byggesak oppmåling miljø. Modellen viser fordeling/ plassering av medarbeiderne etter dagens arbeidsoppgaver til den enkelte. Dette er normalmodellen ut fra dagens situasjon. Ut fra varierende arbeidsbelastning i gruppene skal medarbeidere kunne flyttes/ utføre arbeidsoppgaver i andre grupper etter behov. Når enkelte oppgaver kan løses som prosjekt, vil det bli satt ned egen prosjektgruppe. Prosjektleder og øvrige deltakere kan da hentes fra enheten og/ eller fra andre enheter. Prosjektleder rapporterer til enhetslederen. Denne organiseringen vil gjøre enheten i stand til å møte nye utfordringer på en faglig og effektiv måte. Faglederne ansettes/ utnevnes i samsvar med gjeldende reglement for samkommunen. Stedfortreder for enhetslederen vil bli utpekt.

11 7. Lokalisering Det er besluttet at enhetslederen skal ha postadresse ( base) på Verdal. Eventuell samlokalisering forstås slik at dersom dette blir besluttet, så skal medarbeidere som i dag arbeider på Levanger, flytte til Verdal. I forprosjektrapporten datert er fremtidig lokalisering berørt. Blant annet heter det i pkt side 6, sitat: Lokalisering må vurderes på grunnlag av nærhet til bruker, balansert utvikling av arbeidsplasser i samkommunen og saker som skal behandles av den enkelte kommunes fast utvalg for plansaker. Konklusjonene kan være forskjellig etter hvilken vektlegging en legger på faktorene. Ut fra de politiske signaler og vedtak som er gitt vil en ikke anbefale en sentralisert lokalisering. Dette vil først og fremst være av stor betydning for betjening av brukerne/innbyggerne, og vil være til stor lokal hjelp i en tid hvor servicekontorene er under oppbygging. De økonomiske konsekvensene er usikre. De viktigste faktorene i forbindelse med samlokalisering er: Nærhet til bruker Kvalitet på tjenesteproduksjonen Effektiv og funksjonell organisasjon Samhandling med morkommunene Post- og arkivtjeneste Saksbehandlersysten og IKT- tjeneste Forhold til politiske organ, dvs. den enkelte kommunes faste utvalg for plansaker Faktorene nevnt ovenfor kommenteres slik: Nærhet til bruker: Samlokalisering på Verdal vil først og fremst ha konsekvenser for nærhet til brukerne i Levanger. Hele enheten men særlig byggesak og oppmåling har stor publikumskontakt. Denne kontakten består i stor utstrekning av personlige henvendelser til saksbehandlere. Veiledning og annen hjelp løses også ved hjelp av telefon, post og mail. Svært mange av de som leverer byggesøknad, fradelingssøknad eller søker arkivopplysninger og lignende om sin eller andre eiendommer, møter personlig opp og forventer å få svar på sin henvendelse på stedet. I forbindelse med en byggesak kan det bli avlagt flere kundebesøk til saksbehandleren. Kunder som er vant med å oppsøker enheten på Levanger, vil oppfatte Verdal som tjenestested, som mindre tilgjengelig. Det nevnes at saksmengden i Levanger er større enn i Verdal. Kvalitet på tjenesteproduksjonen: Det er vanskelig å måle kvaliteten på tjenesteproduksjonen. Brukerene vi ha ulik oppfatning av dette ut fra egne interesser, egne opplevelser med kommunale tjenester, generelt kunnskapsnivå om lovverk, offentlig forvaltning, forventninger til kommunen m.m. Det som imidlertid er viktig er at enhetens samlede ressurser til enhver tid utnytes best mulig. Et viktig mål er at saksbehandling og annet utredningsarbeid ligger på et faglig forsvarlig nivå. Et bredest mulig fagmiljø vil normalt være et godt grunnlag for høy kvalitet på tjenesteytingen.

12 Det er naturlig å anta at samlokalisering vil åpne nye muligheter for videre utvikling av fagmiljøet i enheten. Effektiv og funksjonell organisasjon: Enheten organiseres med tre faggrupper nemlig, byggesak, oppmåling og plan/ miljø. Samhandling innen hevert fagmiljø og på tvers av disse blir viktig. Fysisk nærhet vil gi økte muligheter til å utvikle en effektiv og funksjonell organisasjon. Normalt skal det ikke ha betyding hvor tjenestene produseres bare de har god kvalitet og kunden får svar på sine henvendelser innen rimelig tid. Ikke minst det siste blir mer viktig når det innføres lovfestede frister for behandling av byggesaker og plansaker. Samlokalisering kan ha betydning for bedre utnytting av ressursene innenfor enkelte områder. Likevel kan være dristig med en omfattende flytting av medarbeidere, arkiv m.m. for en prøveperiode på 4 5 år. Selve flyttingen er i videste omfang krevende og mange krav, både fysiske og miljømessige, må innfris før en får en funksjonell samlokalisering. Det er også realitet at saksmengden i Levanger er ca 50 % større enn i Verdal. Samlokalisering på Verdal vil medføre økt tidsforbruk i forbindelse med befaringer, arbeidsreiser og lignende med reisemål i Levanger. Andre måter å utføre tjenesteproduksjonen på, bør også utprøves. Medarbeidere kan for eksempel flyttes i perioder fra den ene kommune til den andre avhengig av svingninger i arbeidsoppgaver, spesielle prioriteringer og lignende. En del arbeidsoppgaver vil også ligge godt til rette for å bli løst som prosjekt med deltakere fra begge kommunene. Enheten har allerede flere prosjekter på gang med deltakere fra Levanger og Verdal. Dette oppleves som positivt. Enheten består av 18 medarbeidere totalt, hvorav 10 med kontorplass på Levanger. Samlokalisering til Verdal forutsetter at enheten får stilt 10 nye kontorplasser med godt inneklima til disposisjon. I tillegg kommer arkivplass, møterom og annet fellesareal. Det forventes at hele enheten får tildelt samlet kontorareal som er optimalt tilpasset behovet. Gode kontorforhold vil være en viktig forutsetning for å beholde effektiviteten på tjenesteproduksjonen minst på samme nivå som i dag. Samhandling med morkommunene Det er særlig tre kontaktomtåder mot morkommunen som er viktige. For det første er samhandlingen med servicekontorene viktig. Det er her innbyggerne kontakter kommunen ved personlig henvendelse, ved telefon eller pr. post/ mail. De fleste henvendelsene går så videre til saksbehandlerne. Ved samlokalisering vil da personlige henvendelser i Levanger ikke bli ekspedert av fagpersonale på stedet. Dette vil i en viss utstrekning virke kompliserende både for servicekontoret og for brukerne. For det andre er nærhet til kommunens administrative og politiske ledelse viktig når det gjelder det løpende arbeidet med komplekse plan- og byggesaker. Nærhet på dette nivået vil ofte være både effektivt og avklarende både for fagenheten og ledelsen i morkommunen. Samlokalisering på Verdal vil trolig svekke dette forholdet noe. Dette gjelder også for samhandlingen med A/S Levanger Næringsselskap og A/S Levanger Tomteselskap. Som tredje punkt nevnes geografisk nærhet til de faglige oppgavene som er under arbeid. Nærhet og lokalkunnskap er viktig i de aller fleste sakene og betraktes som en fordel både for saksbehandler og for de som fremmer søknader.

13 Post- og arkivtjeneste En effektiv organisasjon er blant annet avhengig av gode interne rutiner for post og arkivtjenesten. I Levanger kommune er det servicekontoret som har ansvaret for postmottak, journalføring, arkivtjeneste og utsending av post m.m. Plan-, byggesak- og eiendomsarkivet er et svært viktig hjelpemiddel i forbindelse med enhetens arbeid og saksbehandlingen spesielt. Verdal kommune har elektronisk bygesaksarkiv og drar nytte av dette. Levanger bruker fortsatt fysisk arkiv og vil være avhengig av dette i en del år framover. Saksbehandlerenes nærhet til arkivet er helt avgjørende i det daglige arbeidet. Ved samlokalisering må det tas tilstrekkelig hensyn til dette. Det er av stor betydning at det tilstrebes god kvalitet på håndtering av inngående post. For plan og byggesaksbehandlingen er dette særdeles viktig ut fra det faktum at det fra blir innført lovbestemte frister for saksbehandlingen. Rutinene for post- og arkivtjenesten i morkommunene må forbedres. Ved samlokalisering til Verdal blir dette særlig viktig i Levanger Rutiner for formidling av inn- og utgående post, arkivering m.m. må være sikre og effektive. Geografisk avstand til morkommunenes servisekontor/ postmottak må ikke medføre tidstap. For å oppnå størst mulig fleksibelt og effektiv postmottak, arkivering, saksbehandling m.m. må det satses på elektronisk arkivtjeneste. Samkommunen må sette av midler til dette fra prosjekttilskuddet fra staten. Saksbehandlersysten og IKT- tjeneste Følgende saksbehandlingssystem benyttes: Levanger: ACOS - WEBSAK NORCONSULT ( NORKART på prøve) Verdal: KONTOR 2000 KOMMUNE - GAB NORCONSULT (PS GIS - VG-land) Det forutsettes at det velges felles saksbehandlingssystem. Planarkiv og byggesaksarkiv knyttes opp mot saksbehandlingssystemet på en brukervennlig måte. For å oppnå god samhandling bør det utarbeides rutiner for følgende: Løpende oppdatering av alle medarbeidere på PBOM og servicekontoret Felles løp for behandling/ ekspedering av byggesaker Bygge på nettbasert dokumentbehandling m.m. Ekspedere byggesaker Arkivering Fakturagrunnlag Når felles saksbehandlersystem og IKT- tjenesten er operativ i samkommunen, åpner dette for økt fleksibilitet, blant annet vil plasseringen av den enkelte medarbeider ikke spille så stor rolle. Grunnlaget for nettbasert samhandling vil være god. Forhold til politiske organ, dvs. den enkelte kommunes faste utvalg for plansaker Ved samlokalisering av enhetens tjenester til Verdal vil forhold som går på nærhet, kommunikasjon og samhandling med det politiske miljøet der bli styrket. Forholdene vil ligge godt til rette for økt samhandling mellom enhetens fagmiljø og det politiske miljøet på Verdal. Både formell og uformell kontakt kan finne sted på kort varsel. Dette vil også være

14 tilfelle i forhold til det politiske miljøet på Levanger men grunnet geografisk avstand vil jevnlig kontakt mellom fagenheten og politisk nivå ikke bli så tett. Enheten skal forberede saker til det lokal utvalg for plansaker i morkommunene. Dette vil skje som tidligere men nå er det samkommunens fagansvarlige leder og administrasjonssjefen som har det formelle ansvaret for saksforberedelsen. Det er ordføreren i samkommunen som avgjør om en sak skal behandles i den enkelte kommunes planutvalg eller om saken oversendes samkommunestyret som planutvalg. Det kan virke mer hensiktsmessig at det er administrasjonen som foretar dette valget. 8.Konklusjon: Organisering: Enheten organiseres som vist på figuren nedenfor. Prosjekt ENHETSLEDER PBOM JOHANNES BREMER Plan og miljø Fagleder N.N. Medarbeidere tildeles etter behov Oppmåling Fagleder N.N. Medarbeidere tildeles etter behov Byggesak Fagleder N.N. Medarbeidere tildeles etter behov Åge Isaksen Per Anders Røstad Karl Eidsvik ( 60%) Øyvind Holand Per Arne Kolberg Geir O Vordal Siveret Rømo, Alf Roksvåg (50%) Ingolf Dillan, Ola Skrove Torbjørn Sirum, Asbjørn Eriksen Hilde Røstad, Camilla Ditlevsen Jon Kristiansen, Hans Melby Bjørn Lyngsmo (50 %) Organisasjonsplan for PBOM Denne organiseringen vil gjøre enheten i stand til å møte nye utfordringer på en faglig og effektiv måte. Fagledere utnevnes/ ansettes i samsvar med gjeldende reglement for samkommunen. Stedfortreder for enhetslederen vil bli utpekt. Samlokalisering på Verdal.

15 Det er naturlig å se dette i perspektiv av vedtatte mål for ISK: Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer FLV skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen Reduserte driftsutgifter på sikt I tillegg til dette er det særlig fokusert på at nærhet til brukerne skal vektlegges. Samlokalisering av enheten på Verdal kan være ett av flere tiltak for å nå deler av målene. Imidlertid er det ikke åpenbart at dette tiltaket vil føre fram til best mulig måloppnåelse sett i en større sammenheng. Samlokalisering er heftet med usikkerhet i forhold til mulig forbedring av tjenesteproduksjonen. Dette går særlig på forhold som Tilgjengelighet/ nærhet til brukerne, Arbeidsmiljø/ effektiv kontorlokalisering Økte avstander ved befaringer/ økt tidsbruk ved arbeidsreiser Dette ut fra at saksmengden i Levanger er ca 50 % større enn i Verdal. Mer bilkjøring Eksisterende fagmiljø på Verdal og Levanger har effektiv tjenesteproduksjon med dagens organisering og kontorlokalisering. Samlokaliseringen må gi enheten rammer som med stor grad av sikkerhet vil gi økt effektivitet og bedre tjenesteproduksjon Dersom samlokalisering skal være et vellykket virkemiddel er dette særlig avhengig av at følgende forutsetninger innfris: Tilgang til tidsmessige lokaler for samlet enhet, dvs 18 kontor totalt, arkivplass, møterom og annet fellesareal i rådhusområdet på Verdal. Prosjektmidler til skanning av byggesaksarkivet på Levanger, skanning av planarkiv på Verdal og Levanger samt etablering av elektronisk saksbehandling av plan- og byggesaker. I påvente av gjennomføring av foregående punkt må medarbeiderne ha nær tilknytting til det fysiske arkivet på Levanger. Aksept for redusert fysisk nærhet til brukerne på Levanger. Aksept for redusert fysisk nærhet til administrasjonen på Levanger Snarlig oppgradering av samhandlingen med servicekontorene i morkommunene, herunder særlig post- og arkivtjeneste. Ut fra dette er det vanskelig å tidfeste en mulig samlokalisering da denne er avhengig av at morkommunene som hovedansvarlige og samkommunen i samarbeid med enheten, innfrir disse forutsetningene.

16 Oppstartfasen. I oppstartfasen har enheten iverksatt følgende fellesprosjekt: Utarbeide strategi/ internopplegg for å overholde lovpålagte behandlingsfrister for planog byggesaksbehandling fra Forprosjekt for å etablere felles elektronisk planarkiv for Verdal og Levanger Forprosjekt for elektronisk byggesaksarkiv på Levanger Felles GPS- utstyr innen oppmålingen Planprogram ISK Enhetslederen innfører faste kontordager på Verdal når forholdene åpner for det. Samhandlingen innen de ulike fagmiljøene i enheten er god. Andre tiltak. Følgende tiltak vil bli iverksatt: Utnevne/ ansette fagledere Delegasjoner fra enhetslederen Større arbeidsoppgaver vil bli løst ved hjelp av prosjektorganisering. Legge til rette midlertidige kontor/ arbeidsplasser på Verdal og Levanger Flytte medarbeidere etter behov mellom kontorstedene på Levanger og Verdal Utarbeide felles virksomhetsplan for enheten Gjennomføre medarbeidersamtaler Utvikle nye samhandlingsrutiner i eksisterende organisasjon Elektronisk planarkiv, gjennomføring når finansiering på kr ,-, eksklusiv egeninnsats, foreligger. Elektronisk byggesaksarkiv, gjennomføring når finansiering på kr???, eksklusiv egeninnsats, foreligger. Etablering av felles kommunegab i ISK, gjennomføringskostnad: kr??? Elektronisk byggsøk Disse tiltakene vil gi positive resultat i forhold til målene også uten samlokalisering. De åpner for kreativitet og vil utnytte de sterke sidene i organisasjonen også med dagens lokalisering. I en overgangsperiode vil disse tiltakene gi verdifulle erfaringer som vil gjøre en samlokalisering enklere.