«Sammen om bedre diabetesbehandling for barn og ungdom i Norge»

Transkript

1 1 / 20 «Sammen om bedre diabetesbehandling for barn og ungdom i Norge» Barnediabetesregisteret IQ Norge Kompendium til bruk for forbedringsteamene

2 2 / 20 Innhold 1. Bakgrunn Gjennombruddsprosjekt metoden Fokusområder som har forbedringspotensialer Samlinger og prosjektperiode Metode og verktøy... 9 Maler og sjekklister Sjekkliste for deltagende Diabetesteam Statusrapport (leveres etter plan) SELVEVALUERING Telefonkonferanser Postermal: MAL FOR POSTER Sluttrapport... 19

3 3 / Bakgrunn Resultatene fra Barnediabetesregisteret (BDR) viser at diabetesomsorgen for barn og ungdom i Norge blir bedre, men det er fortsatt langt igjen før vi har nådd nasjonale og internasjonale behandlingsmål (ISPAD*). I 2016 var det kun 32 % av barna ved norske barneavdelinger som oppnådde behandlingsmål på HbA1c < 7,5 %. Målet for HbA1c er satt for å forebygge utvikling av alvorlige senskader som tap av syn, nyresvikt, hjerte karsykdom og for tidlig død. Det Svenske barnediabetesregisteret (SWEADIABKIDS) rapporterte i flere år de samme resultatene som vi i dag ser i Norge. I 2011 startet de et kvalitetsutviklingsprosjekt for barnediabetes. Allerede i 2013 hadde andelen barn som oppnådde HbA1c <7,5 % økt fra 33 % (2011) til 46 %. Forbedringen har fortsatt og i 2015 oppnådde 54 % av barna behandlingsmålet. Dette vil føre til en betydelig nedsatt risiko for senkomplikasjoner. Metoden som ble brukt i Sverige var å lære barnediabetesteamene å bruke kvalitetsregister data i systematisk kvalitetsforbedringsarbeid med pasienten i fokus. Det er den såkalte Gjennombruddsmetoden som har gitt de gode behandlingsresultatene i Sverige. Den norske legeforening har i flere år utdannet forbedringskonsulenter i denne metoden og har vært engasjert i en rekke prosjekter. Barnediabetesregisteret har sendt invitasjon til alle barnediabetesteamene i Norge om å delta, men det er kun 9 avdelinger som kan delta på 1. runde av forbedringsprosjektet. Prosjektet har støtte fra Den norske legeforening (Dnlf) og Barnelegeforeningen. Økonomisk er prosjektet finansiert av SKDE (Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering) og Dnlf s fond for kvalitets forbedring og pasientsikkerhet. Prosjektgruppen: Torild Skrivarhaug, barnelege, leder BDR, prosjektleder. torild.skrivarhaug@medisin.uio.no Siv Janne Kummernes, dia. sykepleier, prosjektkoordinator BDR, ass.prosjektleder. uxsiku@ous hf.no Hans Jacob Bangstad, barnelege, Barneavdelingen OUS. UXHABA@ous hf.no Hanna Dis Margeirsdottir, barnelege AHUS. h.d.margeirsdottir@medisin.uio.no Heiko Bratke, barnelege, Haugesund sykehus. Heiko.bratke@helse fonna.no Bjørnar Allgot, generalsekretær Diabetesforbundet, brukerrepresentant, ba@diabetes.no Dette heftet tar for seg prosjektgjennomføringen og en kort gjennomgang av metoden som er valgt i gjennomføringen. I tillegg legges det ved maler som skal benyttes i ulike steg i prosjektet med tanke på oppfølging og rapporteringer. Her kan dere som deltar finne litt informasjon om de ulike stegene i prosessen. Kilde til dette heftet har hentet mye fra Kom i gang. Kvalitetsforbedring i praksis. Forfatter er Ada Schreiner som også er veileder.

4 4 / Gjennombruddsprosjekt metoden Metoden er utviklet av Institute for Healthcare Improvement (IHI) i Boston. Metoden er utviklet for å gjennomføre endringsarbeid i klinisk praksis. Dnlf ble tilfeldig kjent med metoden midt på 90 tallet. Hans Asbjørn Holm har æren for at metoden har blitt benyttet i mange nasjonale forbedringsprosjekter på ulike medisinske områder under ledelse av Dnlf. Navnet på metoden er fritt oversatt fra den amerikanske betegnelsen «The Breakthrough Series». Flere utviklingsmiljøer i helsesektoren har benyttet denne metoden fordi det er en arbeidsmodell som er basert på viten om arbeidspsykologi, endringsarbeid og kvalitetstenkning (Juan Robbie Mathisen). Forbedringsprosjektet IQ i Sverige, som dette prosjektet har hentet inspirasjon fra, ble fulgt opp av Jønkøping og forbedringsmiljøet på Qulturum. Gjennombruddsprosjektmetoden (GBP) ble benyttet. Metoden bygger på PDSA sirkelen og har en systematisk fremgangsmetode for å oppnå forbedringer. Målformulering er viktig og det samme er utarbeidelse av detaljert fremdrifts /handlingsplan. Det er et krav om at måloppnåelse skal dokumenteres. Statistisk prosesskontroll (SPC) benyttes da det er en velkjent og dokumentert god metode for å monitorere prosesser som skal følges i tidsserie og hvor mengden data er relativt lav. Betegnelse «Gjennombrudd» benyttes fordi man skal sette seg radikale mål, som krever endring av struktur og som ikke kan oppnås bare ved at alle «løper litt raskere». Mennesker arbeider best når det vi gjør oppleves meningsfullt og når vi ser konkrete resultater og får annerkjennelse for det vi gjør. Det er utvilsomt viktig å arbeide i team som utfyller hverandre og det å ha tidspress kan hjelpe på for at alle skal være motivert. I GBP er dette satt inn i en ramme; hvor flere grupper med dedikerte mennesker har tilnærmet like problemstillinger og hvor man kan dele og lære av hverandre. I GBP har man en ekspertgruppe som er ledende fagpersoner innen fagområdet. Denne gruppen skal identifisere forhold med faget som har forbedringspotensial. Dvs. at det er et erkjent gap mellom det man vet og hva man faktisk gjør i praksis. Hva sier forskning og hva viser praksis? I den amerikanske beskrivelsen av GBP (IHI) er dette beskrevet som ABNA «achieveble benifit not achieved». På bakgrunn av de områder ekspertgruppen har beskrevet, velger forbedringsteamene sine forbedringstiltak, fortrinnsvis innenfor disse. Ekspertgruppen har valgt to hovedmål som deltagende avdelinger skal følge opp i prosjektperioden. I tillegg er det skissert flere mulige mål for teamene. Teamene kan i tillegg velge egne mål som de finner hensiktsmessig for å forbedre sine egne prosesser og som i tillegg påvirker hovedmålet. Prosjektgruppen fungerer som ekspertgruppe i dette prosjektet.

5 5 / Fokusområder som har forbedringspotensialer To hovedmål er valgt ut: Hovedmål 1 bedre nasjonal gjennomsnitts HbA1c og bedre gjennomsnitts HbA1c ved alle barneavdelingene. Dette måles på tre måter: Mean HbA1c Andel pasienter med HbA1c < 7,5% Andel pasienter med HbA1c >= 9,0% Hovedmål 2 Lavest mulig forekomst av akutte komplikasjoner. Dette måles: Forekomst av insulinsjokk (bevisstløshet / med eller uten kramper)* Forekomst av innleggelse med DKA (hyperglykemi Glucose >11 mmol/l, ph<7,3, aktuell bikarbonat < 15 mmol/l, ketonemi eller ketonuri)* *The current criteria for diagnosis published by the International Society for Pediatric and Adolescent Diabetes (ISPAD) is blood glucose > 11 mmol/l, venous ph<7.3 or bicarbonate <15 mmol/l, and ketonaemia and ketonuria (5). Ytterligere forslag til målinger kan være: Kompletthet på screening av senkomplikasjoner, urinprøve og øyelegeundersøkelse ihht. ISPADs guidelines. LDL < 2,6 mmol/l Fysisk aktivitet Livskvalitet og tilfredshet med diabetesbehandlingen hos pasient og foreldre Faglig begrunnelse for hvorfor kvalitetsvariablene er valgt ut: Hemoglobin A1c (HbA1c) er den eneste målingen av glykemisk kontroll som gir robuste resultatdata ved T1D. HbA1c reflekterer glykemisk nivå siste 4 12 uker (10). For å forebygge og / eller bremse utviklingen av senkomplikasjoner finnes anbefalte nasjonale og internasjonale retningslinjer (ISPAD): HbA1c < 7,5 % i aldersgruppen 0 17,9 år (11). Insulinsjokk: Redselen for insulinsjokk hos pasient, foreldre og helsearbeider er sannsynligvis den viktigste årsaken til at så få oppnår behandlingsmål. Det er viktig å vise at lavere (bedre) HbA1c ikke gir flere insulinsjokk. Diabetes ketoacidose (DKA): En potensiell livstruende tilstand pga. manglende insulin som krever behandling på intensivavdeling. Det er svært belastende og skremmende for pasient og foreldre å oppleve dette. I tillegg er det en stor økonomisk belastning for samfunnet. Det er viktig å vise om lavere HbA1c gir lavere frekvens av DKA.

6 6 / 20 Fysisk aktivitet: Barn og ungdom med T1D er mindre fysisk aktive enn jevnaldrende. Fysisk aktivitet er viktig ved T1D fordi det forebygger overvekt og insulinresistens, gir bedre insulinfølsomhet og bedre lipidprofil, og forebygger hjertekarsykdom. PROM (DisabKids): Internasjonalt skjema, validert på norsk. Allerede kjent for barneavdelingene. Viktig at en kvalitetsforbedring ikke kun vises i bedre blodprøvesvar. PREM; Viktig å vise at et kvalitetsforbedrende prosjekt som jobber med økt bevisstgjøring og bedre kvalitet i tverrfaglig diabetesteam medfører at pasienten / pårørende også opplever at behandlingsopplevelsen blir bedre. Barnediabetesregisteret (Nasjonalt medisinsk kvalitetsregister for barne og ungdomsdiabetes) Barnediabetesregisteret (BDR) er et nasjonalt, populasjonsbasert register som har 100 % dekning på institusjonsnivå (dvs. alle barneavdelingene deltar) og i 2016, 98 % dekning på individnivå. Alle barn med diabetes ved norske barneavdelinger, i alderen 0 18 år, uansett type diabetes, blir invitert til å delta i BDR. For å bli inkludert må foreldre og pasient signere et informert samtykkeskriv. De fleste blir inkludert i forbindelse med diagnose av diabetes. Det tas en standardisert årskontroll av alle pasientene som er registrert i BDR. I 2016 var mean HbA1c 8,0 %. Andelen barn som oppnådde behandlingsmål på HbA1c < 7,5 % var 32 %. Følgende sykehus deltar i prosjektet Oslo universitetssykehus, Ullevål Vestre Viken, Drammen Sørlandet sykehus, Arendal Innlandet sykehus, Elverum Nordlandssykehuset, Bodø Førde sentralsjukehus Haugesund sjukehus St. Olavs hospital Ålesund sykehus

7 7 / Samlinger og prosjektperiode GBP kan organiseres litt ulikt i forhold til hvor lang prosjektperioden skal være. Vanligvis er prosjektperioden mellom 6 og 18 mnd. Noe av kritikken er at prosjektperioden er for kort til å sikre resultat av arbeidet før prosjektslutt. Derfor bør arbeidsgruppen sikre at forbedringsarbeidet videreføres lokalt selv om hovedprosjektet avsluttes. Det vil bli gitt opplæring til den som skal være det lokale teamets prosjektleder. Hvert lokale team får oppnevnt en veileder som kommer til å holde kontakt med sine lokale team og som kan kontaktes og bistå på forespørsel. Prosjektperioden Prosjektet har oppstart i uke 39/2017 og varer frem til uke 19/2019 (18 mnd). Det vil bli gjennomført telefonmøter 4 ganger i prosjektperioden. Hensiktene med telefonmøtene er å dele erfaringer mellom teamene. Det er lagt opp til at deltagende diabetes team må arbeide mellom samlingene. Alle heldagsseminarene vil være på hotell på Gardermoen. Tidslinje Type aktivitet Uke Dato 2 uker før start Opplæring. Heldagsseminar. Uke Kun 1 medlem fra hvert team (teamets prosjektleder) Møte og planlegging i eget diabetesteam. Uke Etter 1 mnd. 1.heldagsmøte Læringsseminar Uke Etter 2 mnd. 2.heldagsseminar Læringsseminar Uke Telefonmøte Uke Etter 4 mnd. 3.heldagsseminar Læringsseminar Uke Telefonmøte Uke Etter 6 mnd. 4.heldagsseminar Læringsseminar Uke Telefonmøte Uke Etter 12 mnd. 5. heldagsseminar Avslutningsseminar Uke Telefonmøte Uke Etter 18 mnd. 6.heldagsseminar Oppfølgingsseminar Uke

8 8 / 20 Presentasjon av veilederne Hver avdeling får tildelt en veileder. Gjennombruddsprosjektene gjennomført i Dnlf er evaluert og en viktig suksessfaktor for de lokale forbedringsteamene oppgis å være veilederen. De er ved siden av ledelsesforankring og fagledelse den viktigste suksessfaktoren for å oppnå målsetningen. Veilederne er ikke eksperter på fagområdet, men har erfaring og kompetanse på gjennombruddsprosjektmetoden, prosjekt og endringsarbeid, i tillegg til bred kompetanse fra sykehus. Deres rolle blir en blanding av pådriver og sekundant, rådgiver og diskusjonspartner for de lokale teamene. Da disse har fast jobb ved siden av, er det viktig at kontakten planlegges og at man er forberedt når veiledning gjennomføres. I og med at samlingene er ganske hyppige vil mye av kontakten kunne legges til samlingene. Veilederne er: Nina Karlsen, Akershus universitetssykehus; nina.karlsen3@ahus.no Marit Frogner, Oslo universitetssykehus; marit.frogner@ous hf.no Ada Schreiner, Veileder; ada@schreiner.no Øyvind Antonsen, Akershus universitetssykehus; oant@ahus.no Arbeid mellom samlinger Det er viktig at arbeidsoppgavene i de lokale teamet fordeles. Det er viktig å ha en leder i gruppen, en måleansvarlig og en som er sekretær. I og med at det er flere leveranser er det viktig å dokumentere hva man gjør når, og følge med på om man oppnår ønsket forbedring. Forberedelser til telefonkonferanser og læringsseminar må planlegges. Innleveringsfrister må overholdes. Det vil være spesifikke innleveringskrav til de enkelte samlinger og følgende maler skal benyttes (og som dere finner bak i heftet): Statusrapport Selvevaluering Mal for telefonmøter og gjennomføring Postermal Sluttrapport

9 9 / Metode og verktøy 1. Gjennombruddsprosjektmetoden: Gjennombruddsmetoden er beskrevet i kapittel Modell for forbedringskunnskap (Deming/Batalden) For å lykkes med kontinuerlig forbedring er det viktig å koble profesjonell kunnskap med forbedringskunnskap. Deming beskrev forbedringskunnskap som «a system of profound knowledge» som består av fire elementer. Først når man kombinerer profesjonell kunnskap med forbedringskunnskap har vi kontinuerlig forbedring. Kunnskap om variasjon Kunnskap om systemer Kunnskap om psykologi Kunnskap om erfaringslæring Professor Paul A Batalden ved Darthmouth Medical School i New Hampshire USA har videreutviklet og tilpasset den til helsetjenesten (Batalden & Stolz, 1993). 3. PDSA sirkelen (Demings sirkel): Demings sirkel benyttes i alle forbedringsmetoder. Deming var statistiker og viser til hvordan de ulike fasene er gjensidig avhengig av hverandre. Demings sirkel er mer et «evighetshjul». Dette underbygger hvorfor vi må arbeide med kontinuerlig forbedring. Det er alltid noen elementer som kan forbedres. De ulike fasene vil bli gjennomgått og anbefalte verktøy som kan benyttes presenteres. 4. The Model for Improvement 1) Hva er det vi ønsker å oppnå? 2) Hvordan kan vi vite at en endring er en forbedring? (Måling) 3) Hvilke endringer må vi gjøre for å oppnå ønsket forbedring? (tiltak/testing) Det er viktig tidlig i prosjektet å ha gode målformuleringer, det kan være fint å ha tilgang på data om nåsituasjonen på det som skal forbedres.

10 10 / 20 Det er viktig å teste ut om endringer skal implementeres. Det er ikke mislykket om man ikke oppnår ønsket effekt av å prøve ut et tiltak. Det er læring også i dette. 5. Målinger statistisk prosesskontroll (SPC) Det er viktig å kunne skille mellom naturlig og spesielle variasjoner i prosesser. I et pasientforløp er det mange arbeidsprosesser som skal følges opp og koordineres. For å sikre mest mulig like helsetjenester til alle pasienter, er det viktig at disse prosessene ikke har for stor variasjon. Når man skal finne målinger i prosjektet, er det viktig at de er målbare. SPC er et småskalastatistikkprogram som muliggjør å dokumentere endringer basert på et lite antall pasienter eller målinger. For å være best mulig forberedt er det ønskelig at hvert team har tilgang til et analyseverktøy som finnes på EPIDATA.DK. Dette er et gratisprogram som er tilpasset helsetjenesten og som lager grafer med gjennomsnitt og øvre og nedre kontrollgrenser. Det anbefales at dette er lastet ned på en bærbar pc ved første samling. EPIDATA blir det egen opplæring på og det deles ut et eget hefte med veiledning til hvordan gjøre dette. Det vil gis opplæring i å utarbeide individuelle kontrolldiagram (I diagram), kontrolldiagram for andelsdata (P diagram) og kontrolldiagram for sjeldne hendelser (G diagram). Når det velges målformulering, kan det være lurt å evaluere opp mot «Smarte mål»: S spesifikke M målbare A aksepterte R realistiske T tidsbestemte E evaluerbare En fremstilling ved hjelp av SPC skal inneholde den informasjon som leseren trenger for å forstå effekten av tiltakene og hvilke tiltak som har blitt iverksatt. Til presentasjon benyttes Powerpoint. 6. Gruppearbeid i forbedringsprosessen Hensikten med tverrfaglige arbeidsgrupper som skal løse problemer og eller skape ideer er at flere tenker flere kloke tanker sammen. Da er det hensiktsmessig at man lager noen kjøreregler som alle er enige om slik at det blir enklere å oppnå gruppens mål. Effektive grupper utnytter kunnskapen til alle i gruppen, er løsningsorientert og har åpenhet for nye ideer og forslag. Enkeltindividene utvikler seg selv i møte med andre. For å klare dette er kjøreregler ofte lurt. 7. Verktøy som det gis opplæring i er: Idédugnad / Årsak virkningsdiagram A3 metodikk Fokusgruppeintervju / Spørreskjema Iverksetting av tiltak Gjennomføre målinger (SPC) Fremstille data og evaluere resultater av tiltak i forhold til målsetting Revidere tiltak og legge inn korrigeringer kontinuerlig forbedring

11 11 / 20 Maler og sjekklister Sjekkliste for deltagende Diabetesteam Prosjektstart Hvordan sikre avdelingsledelsens konkrete støtte og eierforhold? Hvem skal delta i, og hvem skal være leder av gruppen? Hvem er måleansvarlig? Er det planlagt faste møter for resten av perioden? Hvordan kan deltakerne best kommunisere med hverandre utenom møtene? Er linjeledelsen konsultert vedrørende møtetider og dekning av fravær fra avd.? Planlegging Planlegging av mål og målinger Hvordan vet dere at det er nødvendig å gjøre endringer på det aktuelle området? Er problemet/endringsbehovet dokumentert? Hva sier baseline (historiske data)? Har dere et overordnet mål? Mål skal være nyttige, og hjelpe oss til å holde stø kurs. Målformulering er en prosess, og i forbedringsarbeid er det lov å forbedre målet underveis dersom vi oppdager noe viktig som vi ikke var klar over da vi laget målet. Målet skal tallfestes. Hva vil dere se etter i praksis som tegn på at målet er nådd? Hvilken indikator/målemetode velger dere? I forbedringsarbeid skiller vi gjerne mellom en overordnet monitorering ved hjelp av statistisk prosesskontroll (SPC), og noen svært enkle målinger som vi gjør for å se om de kortvarige utprøvingene er vellykket eller ikke. Måling er nyttig, men stjeler tid fra forbedringsarbeidet. Det er vanligvis nok å bruke én indikator til å finne ut om hovedmålet er nådd. Hvis dere legger mye arbeid i valget av indikator allerede fra begynnelsen av prosjektet, og gir dere tid til å prøve dere frem under veiledning før dere bestemmer dere, unngår dere my plunder og heft senere. Skal dere måle kvaliteten på den faglige virksomheten kan det hende dere ikke finner noen indikator. Det går an å lage en sjekkliste med faglige kriterier som dere kan bruke til å vurdere kvaliteten på praksis (ved å evaluere dokumentasjonen). Vi har gode erfaringer og databaser for dette fra tidligere gjennombruddsprosjekt. Spør veilederen! Hvordan skal dataene fremstilles? Hvilken type diagram passer til dataene deres? Bruk veilederens kompetanse i dette arbeidet! Når dere legger baselinedataene ut over en tidsakse hva forteller diagrammet om den prosessen dere vil forbedre? Er prosessen stabil, eller har den avvik som må årsaksforklares? Er variasjonene store? Hva er gjennomsnittsnivået? Hva mener fagmiljøet at gjennomsnittsnivået bør være? Planlegging av tiltak/intervensjon Egner ekspertgruppens råd seg til å lukke gapet mellom det dere vet og det dere gjør? Er det gjennomført en kreativ prosess (idédugnad/brainstorming) for å finne gode, lokale løsninger som passer hos dere? Har dere prioritert de løsningene som dere har mulighet til å lykkes med?

12 12 / 20 Planlegging av utprøvinger Er det planlagt å teste (prøve ut) hvert forbedringstiltak i liten skala før det innføres? (Man kan spare seg og andre for mye problemer ved å gjøre det). Hva ønsker dere konkret å oppnå med det tiltaket som nå skal prøves ut? Er flertallet i avdelingen enig i at målet bør realiseres? Hvis ikke, er flertallet i det minste villig til lojalt å bidra til de utprøvingene som skal gjøres, på den betingelse at de kun skal gjennomføres hvis resultatet viser at endringen er vellykket? Har dere en plan for utprøvingen? (Hvem skal gjøre hva, hvordan og når.) Hva forutser dere kan hende når dere gjør utprøvingen (hva må dere ta høyde for)? Hvilken ytterligere informasjon (til dere og til andre) behøves før utprøvingen begynner? Har de som skal delta i gjennomføringen av planen fått påvirke utformingen av den? Er planen drøftet med avd. ledelsen og de som skal bidra til gjennomføringen? Hvordan kan dere finne ut om utprøvingen gjennomføres etter planen? Hvordan vil dere måle/dokumentere at utprøvingen gir det ønskede resultat? Gjennomføring av utprøving Er aktuelt personell kjent med hva/hvor/hvordan og når de skal gjennomføre utprøvingen? Er nødvendig utstyr/materiell/hjelpemidler tilgjengelige for dem? Er organisering/vaktlister etc. lagt til rette for utprøvingen? Er ledelsen klar til å følge opp for å forsikre seg at utprøvingen skjer som avtalt/planlagt? Oppfølging av utprøvinger Er hendelsesforløpet under utprøvingen gjennomgått med de som var med på å gjennomføre utprøvingen? Ble planene fulgt? Ble resultatet av utprøvingen slik dere ønsket; skilte resultatet seg fra det dere antok? Hendte det noe uforutsett? Hvilken ny kunnskap fikk dere gjennom denne utprøvingen? Mot slutten av prosjektet Hva viser SPC diagrammet? Er prosessen under kontroll? Har den avvik? Er dere i ferd med å oppnå et nivåskifte eller en trend i ønsket retning? Hvor store er variasjonene etter intervensjonen i forhold til baseline? Har dere ved prosjektslutt oppnådd en signifikant forbedring og redusert variasjon? Korrigering Hvilke forandringer bør (evt.) gjøres på bakgrunn av resultatet av målingene? Dersom en utprøving har fått den ønskede effekt, og dere derfor vil standardisere (innføre og dokumentere) dette som ny praksis, hva vil dere gjøre for å hindre at praksis faller tilbake til "gammel fasong"? (Husk ledelsens oppfølgingsansvar). Finnes det personer som vil hjelpe eller motarbeide forbedringsarbeidet rundt denne ideen? Er det annet vi må ta hensyn til for å lykkes? Hvor lenge bør den endrede prosessen monitoreres før dere er trygge på at det går av seg selv Hva blir neste utprøving? (Start forfra igjen med "Planlegg"). Ved prosjektslutt: Hvordan kan dere sikre at forbedringene holder seg etter prosjektslutt?

13 13 / 20 Statusrapport (leveres etter plan) Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: Kopier malen og skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt som har vanlig skrift) etter hvert og beholder overskriftene. Statusrapporten skal være på max. 3 sider inkludert grafer. Rapporten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid og gi anledning til refleksjon over det som er gjort til nå. Beskrivelse av virksomheten (type avdeling, antall pasienter, annet maks. 3 linjer): 1. Plan: (Redegjør for mål og planer) Hva er hensikten med den endringen som skal prøves ut? Beskriv kort hvorfor dette målet ble valgt, og hvordan dere i planleggingsfasen tenker å nå målet. Hvordan vil dere vite at en endring av nåværende arbeidsmåte er en forbedring? Hvilke målinger kan vise dette? Sørg for at målet og målingene passer sammen Ansvarsfordeling: Hvem gjør hva, hvor, hvordan og når? 2. Do: (Beskriv hva som har skjedd så langt) Har dere testet ut forbedringene i liten skala før dere innførte dem over alt? Fortell kort hvordan det gikk. Hendte det noe uforutsett da dere testet ut/innførte forbedringene? 3. Study: (Redegjør for og tolk registrerte data. Bruk grafiske fremstillinger med SPC) Hva viser målingene? På hvilken måte skilte de seg fra det dere antok? Har dere gjennomført endringer som har vist seg å være signifikante forbedringer med mindre variasjon i prosessen? Hva har dere lært av de erfaringene og målingene dere har gjort så langt?

14 14 / Act: (Hvilke konsekvenser får resultatene av arbeidet så langt?) Hvorledes blir veien videre? Skal tiltakene beholdes og videreføres eller forkastes? Er det spesielle hindringer dere må ta hensyn til? Finnes det ressurser personer eller annet som kan fremme selve endringsarbeidet? Hvilke andre tiltak skal prøves? 5. Hva har gruppen lært så langt Gjennombrudd og barrierer i avdelingens forbedringsprosesser? Hva har prosjektgruppen lært i forhold til forbedringsarbeid? Hva har prosjektgruppen lært i forhold til fagkunnskap? Prioriterte innsatsområder frem til neste rapport? 6. Selvevalueringstall:

15 15 / 20 SELVEVALUERING For å måle og følge opp hvordan nettverket skrider frem både som gruppe og for de enkelte team brukes en visuell analog skala der trinnene 1 5 innebærer: Selvevalueringstall 1: Teamet har ikke kommet i gang Planer og ideer, men ingen aktivitet. Selvevalueringstall 2: Aktivitet uten forandring Møter, kartlegging, utarbeidelse av skjemaer, gjennomgang av historiske data, diverse målinger etc., men ingen endret atferd eller praksis.selvevalueringstall 3: Enkelte forandringer har kommet frem Endret atferd eller praksis i forhold til tidligere. Selvevalueringstall 4: Påtagelige forbedringer er målt. Endringene har ført til målbare forbedringer sammenliknet med tidligere praksis. Selvevalueringstall 5: Forbedringene har fått gjennomslag i systemet Endringene er standardisert i systemet, og forventes å bestå også etter at prosjektet er avsluttet (3 og 4 må være oppfylt for å kunne sette 5). Målsettingen er at så mange team som mulig skal forflytte seg til trinn 5 i løpet av prosjektperioden. Bruk kun hele tall (1, 2, 3, 4 eller 5) ved selvevaluering!

16 16 / 20 Telefonkonferanser Hensikten med telefonkonferansen er at diabetesteamene skal dele sine erfaringer og ideer med hverandre, mens vi er underveis i prosjektet. I avtalt orden rapporterer gruppene sitt arbeidsområde, endringsarbeidet og sine resultater så langt, mens de andre arbeidsgruppene og veilederne er tilhørere. Med så mange deltagere er det ikke mulig å ha en reell diskusjon, målet er en kort og konsis rapportering, kanskje med noen korte oppklarende spørsmål og svar. Konferansen vil bli ledet av en av veilederne. Dato for telefonmøtene Uke 2 Torsdag 11/ kl Uke 21 Torsdag 24/ kl Uke 39 Torsdag 27/9 2018, kl Uke 10 Torsdag 7/3 2019, kl Nedenfor følger en instruks samt nyttige tips. 1. Samle arbeidsgruppen i god tid og i et egnet rom. Med egnet rom menes rimelig uforstyrret, og med brukbar akustikk. For mye romklang kan gjøre det vanskelig for tilhørerne, særlig hvis det brukes høyttalende telefon. 2. Høyttalende telefon er for øvrig en fordel. Hvis det finnes en volumkontroll, vær forsiktig med å skru opp volumet for mye. Det kan føre til akustisk tilbakekobling ( hyling ) i apparatet. 3. Ring xxx xx xxx litt før kl.xx.xx. Deltakers pinkode er xxxxxx# Du kan taste pinkode uten å høre ferdig talebeskjeden først. 4. Du kobles nå opp. 5. Konferanseleder roper opp arbeidsgruppene i avtalt rekkefølge. Etter å ha vært gjennom listen, ropes eventuelle etternølere opp på ny. Deretter en kort gjennomgang av dagsorden. 6. Gruppene rapporterer sitt arbeid etter tur. Om det er enda flere etternølere, kan også disse komme innimellom. 7. Når du snakker, vær tydelig og klar. Når du lytter, hold munn og nese unna mikrofonen. Det går ikke med knatring fra PC tastaturer, eller samtaler i rommet der dere sitter. Husk det skal veldig lite til å forstyrre når så mange skal være inne på samme linje på en gang. Anbefaler å mute når man ikke skal snakke selv. 8. Når vi har vært gjennom alle gruppene, åpnes det evt. for noen korte kommentarer, først fra veiledere, dernest tilhørere fra ekspertgruppen. Den faste strukturen er nødvendig når det er så mange aktører som skal kommunisere på et brett, uten å se hverandre og på tilmålt tid. Det er en spennende og inspirerende kommunikasjonsform, som også teknisk pleier å fungere fint.

17 17 / 20 Postermal: En poster eller veggavis skal inneholde data og erfaringer fra hva dere har gjort. En av hensiktene med posteren er å dele problemer, ideer, og løsninger med andre arbeidsgrupper inspirasjon og erfaringsutveksling. I tillegg vil selve fremstillingen gi dere mulighet for refleksjon over hva som har hendt underveis, og hva dere har oppnådd. Posterne vil bli vist på samlingene og brukt som diskusjonsmateriale. Hensikten med å standardisere posteren er å gjøre også andres postere lett gjenkjennelige og leselige for deg. Endringsarbeid krever blant annet at ditt budskap fremføres på en overbevisende, lett forståelig og kraftfull måte. Her er dette en fin måte å trene seg på! Veiledning Det skal fremgå hvilke mål som har vært satt. Posteren skal være lettlest og lett å forstå, dvs. korte tekster og oversiktlige diagrammer. Dette er et meget viktig punkt, og bør gies stor betydning! Beskriv kortfattet de utprøvinger dere har gjort. Redegjør for resultatene bruk grafikk! Konklusjon på gruppens arbeide så langt. Gi en refleksjon over hva dere har oppdaget eller lært av arbeidet deres. Presenter planene for det videre forbedringsarbeidet. For å utforme posteren kan dere f. eks. bruke en kartongplate med skrift, grafikk etc. eller dere kan lage flere Powerpoint ark som dere monterer sammen. På neste side følger en mal for fremstilling av poster. Har dere spørsmål, ta kontakt med gruppens veileder.

18 18 / 20 MAL FOR POSTER Tittel: Arbeidsgruppe: Introduksjon: Kort introduksjon om bakgrunnen for prosjektet samt enkle data som belyser problemstillingen. Målet med deltakelsen i Gjennombruddsprosjektet Beskriv kort hensikten med prosjektet samt det overordnede mål dere har satt. Utprøvninger og foreløpige resultater. Redegjør med noen få ord de utprøvinger dere har gjennomført. De som har hatt spesiell betydning forklares mer inngående. Beskriv bare det som har med selve utprøvningen å gjøre. Beskriv således ikke forskjellige møter, presentasjoner eller forarbeide. Resultatene fremstilles grafisk, med tid langs x aksen. Kommentarer til grafen Marker i grafen tidspunkter for de forskjellige utprøvningene samt eventuelle hendelser som dere vil kommentere. Planlagt fortsettelse når vi kommer hjem. Beskriv i noen få setninger videre planlagte utprøvninger. Sammendrag og refleksjon. Hva har dere lært så langt?

19 19 / 20 Sluttrapport Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: Sluttrapporten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapporten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid og gi anledning til refleksjon over det som er gjort i løpet av hele prosjektperioden. Kopier malen og skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt som har vanlig skrift) etter hvert og beholder overskriftene. Beskrivelse av avdelingen (type avdeling, antall pasienter, annet maks. 3 linjer) Hensikten med prosjektet og mål (Plan) Hvorfor: Forklar kort hvorfor dere ville endre det dere har endret. Gi eventuelt en kort beskrivelse av den situasjonen dere ønsket å oppnå ved endringene. Resultatmål, tiltaksmål og balanserende mål beskrives her. Tiltak (Do) Hvordan: Beskriv kort punktvis, alle endringer som dere har prøvd ut og innført. Målinger (Study) Beskriv kort målemetoden(e) dere har benyttet, på en slik måte at andre kan forstå hvordan dere har målt, og tolker diagrammene. Husk at mål og målinger må passe sammen. Gi en grafisk fremstilling av målingene over tid ved å bruke før/etter diagram med beregning av gjennomsnitt og eventuelt kontrollgrenser. Nevn også målgruppe, og eksklusjons/ inklusjonskriterier der det er aktuelt. Resultat (Act) Beskriv resultatene av prosjektet, både det dere har målt og andre resultater dere har observert/oppnådd. Fortell om diagrammet viser hvorvidt dere har oppnådd signifikante forbedringer, og om prosessen varierer mindre etter intervensjon enn før prosjektet startet. Læring: Beskriv rammer og vilkår for teamets arbeid i prosjektperioden (f.eks. hyppigheten og tid til teammøter, fristilling av personale). Har det blitt vesentlige endringer i organisasjonen i prosjektperioden (f.eks. personale, bruk av tid og andre ressurser)? Beskriv kort det viktigste dere har lært av fagkunnskap og forbedringskunnskap. Hva har vært mest givende og mest vanskelig ved å arbeide med forbedringskunnskap? Hva er deres samlede erfaringer med metoden? Beskriv hvilke planer det er lagt for videre arbeid og hvordan dere vil få resultatene til å bestå. Er det inngått avtaler med ledelsen om dette? Hvis ikke, beskriv ønskene teamet har for det fremtidige arbeid. Selvevalueringstall: Sluttrapporten sendes senest: