LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget. Møteinnkalling. Dato: Tirsdag 22. juni 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen

Transkript

1 LEVANGER KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 22. juni 2010 Tid: Kl. 10:00 Sted: Levanger rådhus, formannskapssalen NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 013/10 Referatsaker 014/10 Orientering fra rådmannen 015/10 Orientering fra revisor 016/10 Rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Eventuelt Levanger/Steinkjer, Karl Meinert Buchholdt leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 013/10 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Referat Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 014/10 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget har anmodet rådmannen om en orientering om status mht. arbeidet med å styrke internkontrollen og kvalitetssikringssystemet i kommunen. Rådmannen vil som anmodet gi en orientering i møte.

3 SAK 015/10 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 015/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 4. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 5. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 6. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget har ønsket en orientering fra revisor om det interne kvalitetssikringsarbeidet. Revisor vil som anmodet gi en orientering i møte. SAK 016/10 RAPPORTEN 85 TILRÅDINGAR FOR STYRKT EIGENKONTROLL I KOMMUNANE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 016/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget ber revisor om å holde utvalget, ved sekretær, løpende orientert om eventuelle funn i revisjonsarbeidet og tips, samt om mulige behov for å gjennomføre særlige kontrollaktiviteter og forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget ber revisor utarbeide en årsrapport hver vår som viser utførte kontrollhandlinger og eventuelle funn, veiledning og rådgivning for administrasjonen, samt medgått tid for hver aktivitet. Vedlegg Figur - Vurdering av aktiviteten på sentrale kontrollrelaterte oppgaver. (NF-rapport nr. 4/2007 Kommunale kontrollutvalg. Uavhengighet eller flertallsdiktatur? Nordlandsforskning 2007 side 24)

4 Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven med forskrifter 2. Rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (Arbeidsgruppen som ble nedsatt av KRD for å vurdere den kommunale egenkontroll) 3. Erfaringer med flat struktur (Agenda Kaupang 2010 på oppdrag for KS) 4. NF-rapport nr. 4/2007 Kommunale kontrollutvalg. Uavhengighet eller flertallsdiktatur? (Nordlandsforskning 2007 på oppdrag for KRD) Saksopplysninger Kontrollutvalget har ønsket sak om hvorledes en best kan følge opp rapporten 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Arbeidsgruppen bak rapporten ble oppnevnt ved brev fra Kommunal og regionaldepartementet (KRD) den 28. november KRD sa følgende om bakgrunnen for at arbeidsgruppen ble nedsatt: Ein velfungerande eigenkontroll er viktig ikkje berre for å sikra at innbyggjarane har tillit til kommunen eller fylkeskommunen, men òg for å sikra effektiv og rett bruk av ressursane (arbeidsgruppens rapport side 12) og Departementet gir videre uttrykk for at en i utgangspunktet oppfatter regelverket som godt nok, og at: Hovudutfordringa, slik departementet vurderar det, er derfor ikkje korleis ein kan forbetra regelverket, men korleis ein ved rettleiing og kompetanseheving kan medverke til at kontrollutvala, revisjonen og administrasjonssjefen betre kan fylle rollene sine i eigenkontrollsystemet. Dette er truleg eit spørsmål om mellom anna rolleforståing, ressursar og kompetanse og om vilje til å ta opp ubehagelege spørsmål. (arbeidsgruppens rapport side 12) Arbeidsgruppen har kommet fram til tre hovedtilrådninger for styrket egenkontroll Internkontrollen til administrasjonssjefane i kommunane må utviklast og styrkjast. Det må vere god forståing av rollene og godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen, det vil seie kommunestyret, kontrollutvalet, administrasjonssjefen og revisor. Kompetansen hos revisor og i sekretariatet må vere høg og bør sikrast. (arbeidsgruppens rapport side 7) Over tid har kommunene blitt tillagt mange nye oppgaver. Parallelt med denne utviklingen, og kanskje delvis på grunn av, har kommunene organisert seg mye flatere - med mindre utrednings- og koordineringskapasitet i sentraladministrasjon enn tidligere. I tillegg har kommunene etablert mange selskap, enten alene eller sammen med andre aktører. Arbeidsgruppen har, slik en har oppfattet det, stilt seg et spørsmål om hvorvidt kontrollsystemene har holdt tritt med utviklingen. Til dette mener gruppen at det, for kommunal sektor sett under ett, særlig er et behov for å styrke den administrative internkontroll (rådmennenes internkontroll).

5 Styrkt internkontroll er hovudtilrådinga frå arbeidsgruppa. Eit arbeid med å styrkje eigenkontrollen vil krevje ressursinnsats på mange nivå. Først og fremst i kommunane sjølve. (arbeidsgruppens rapport side 17). Og videre heter det på side 9: Kommunestyret må vere ein pådrivar og støttespelar for administrasjonssjefen i styrkinga av internkontrollen i kommunen. (arbeidsgruppens rapport side 9) De aller fleste kommuner opplever knapphet på ressurser, og det må prioriteres strengt mellom de ulike (lovpålagte) oppgaver og tjenester. I arbeidsgruppens rapport heter det da også at regnskapsrevisjon er en grunnleggende tjeneste for å sikre et solid grunnlag for styring og planlegging (arbeidsgruppens rapport side 9). I tillegg vil både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kunne være viktige bidrag til å sikre rett lovforståelse og effektiv drift, og gjennom dette bedre myndighetsutøvelse og tjenester til publikum. Arbeidsgruppa meiner at lova og forskrifta klart legg opp til at forvaltningsrevisjon skal vere ein kontinuerleg del av eigenkontrollen. Ein plan for forvaltningsrevisjon utan prosjekt vil ikkje kunne kallast ein plan. Arbeidsgruppa meiner lovpåbod ikkje er ein eigna måte å stimulere kommunestyra til å prioritere midlar til eigenkontrollen og forvaltningsrevisjon på. Dette viser òg KRD si tolking av føresegna. Tilråding 76: Kommunestyra må forstå og ta ansvaret for å leggje til rette for ein velfungerande eigenkontroll. Dette handlar òg om tilstrekkelege løyvingar. (arbeidsgruppens rapport side 119) Tilstrekkelige ressurser er imidlertid ikke alene nok. God rolleforståelse og et godt samspill og mellom de ulike aktørene (kommunestyret, kontrollutvalget, administrasjonssjefen og revisor) er helt nødvendige forutsetninger for å få etablert en godt fungerende egenkontroll. (Sekretariatet regnes i denne sammenheng som kontrollutvalgets utøvende ledd.) Arbeidsgruppen viser til side 34 i rapporten fra Nordlandsforskning (NF rapport 4/2007) og gir uttrykk for at revisor uten tvil er svært sentral for kontrollutvalget, og at hun eller han har stor innvirkning på utvalgets arbeid. Over 80 prosent av dei spurde meiner at revisor har stor eller nokså stor innverknad på kontrollutvalet. (arbeidsgruppens rapport side 122) Revisor er både faglig medspiller og oppdragstaker. Dette gjør det nødvendig å være klar over rollene i dette samspillet. Lovgiver styrket den folkevalgte styringen med kontrollarbeidet i kommunene gjennom lovendringen i Som resultat av dette har revisor nå langt færre muligheter til å iverksette kontrollaktiviteter på eget initiativ. Arbeidsgruppen gir, med en henvisning til revisjonsstandarden RS 260, uttrykk for at en mener at revisor bør informere kontrollutvalget om funn i revisjonsarbeidet: I revisjonsstandarden RS 260 Kommunikasjon om revisjonsmessige forhold med dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll ligg det eit krav om å ha eit blikk utover rekneskapen og kommunisere om funn: Revisor må vurdere revisjonsmessige forhold av interesse for styring og kontroll som fremkommer som følge av revisjonen av regnskapet, og kommunisere med dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll om disse forholdene. (arbeidsgruppens rapport side 123)

6 Arbeidsgruppens anbefalinger mht. revisors rapportering fordeler seg på områder hvor revisor uten et særlig vedtak bør holde utvalget orientert, og på områder hvor utvalget bør treffe et særlig vedtak om å bli holdt orientert: Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. (arbeidsgruppens rapport side 83) Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. (arbeidsgruppens rapport side 96) Arbeidsgruppen tilføyer til at det i et lengre perspektiv kan vurderes om kravene til kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalget bør bli nærmere regulert. (arbeidsgruppens rapport side 123) Revisors produkter har stor verdi for administrasjonssjefen. Som eksempel kan nevnes merknader gjort på bakgrunn av revisjon med den økonomiske internkontrollen. Administrasjonssjefen skal etablere og drive internkontroll. Dette krever at hun eller han gjennomfører kontrolltiltak i og med organisasjonen. Disse vil tidvis kunne ligne de gjennomgangene som blir gjort i forbindelse med forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon i regi av kontrollutvalget er allikevel noe annet enn utredninger, interne gjennomganger og kontrolltiltak i regi av administrasjonssjefen. Arbeidsgruppen viser her til at det er kontrollutvalget som innstiller til kommunestyret om hvilke områder og hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekt som bør prioriteres. Arbeidsgruppen viser også til at administrasjonssjefen ikkje kan vere med på å definere kva område kontrollutvalet prioriterer å drive forvaltningsrevisjon på. (arbeidsgruppens rapport side 125). Dette vil imidlertid ikke være til hinder for at en ved hjelp av en dialog mellom kontrollutvalget og administrasjonssjefen, kan en få en helhetlig sammenheng mellom kontrollutvalgets arbeid og administrasjonssjefens internkontroll. Men, Dei tiltaka som administrasjonssjefen finn naudsynte, må ho eller han gjennomføre sjølv. (arbeidsgruppens rapport side 126) Det er avgjørende at de kommunale kontrollordningene blir oppfattet som uavhengige, legitime og velfungerende av innbyggerne. Derfor bygger egenkontrollen på prinsippet om at den som kontrollerer, er uavhengig av den som blir kontrollert. (arbeidsgruppens rapport side 30)

7 Nordlandsforskning gjennomførte i 2007 en undersøkelse knyttet til kontrollutvalgenes uavhengighet på oppdrag fra Kommunal og Regionaldepartementet. Arbeidsgruppen gjør bruk av resultatene fra denne undersøkelsen. I rapporten fra Nordlandsforskning fremgår det bl.a: Selv om vår hovedkonklusjon er at kontrollutvalgenes uavhengighet bare i liten grad representerer et problem, kan svak uavhengighet likevel være en betydelig utfordring i de konkrete tilfelle hvor dette faktisk oppleves (NF-rapport nr. 4/2007 Kommunale kontrollutvalg. Uavhengighet eller flertallsdiktatur? Nordlandsforskning 2007 side 5) Respondentene i undersøkelsen til Nordlandsforskning ble også bedt om å vurdere kontrollutvalgets aktivitet både i forhold til hva som faktisk vektlegges, men også i forhold til hva som burde vektlegges. Figuren som følger vedlagt viser hvordan aktiviteten vurderes på sentrale kontrollrelaterte oppgaver. (I svart/hvit står lys søyle for forskjellen mellom bør situasjonen og nå situasjonen) (NF-rapport nr. 4/2007 Kommunale kontrollutvalg. Uavhengighet eller flertallsdiktatur? Nordlandsforskning 2007 side 24.) Figuren gir mye interessant informasjon mht. til hvilke kontrollområder som oppleves som mest underprioritert. Annen relevant informasjon Agenda Kaupang har på oppdrag fra KS utarbeidet rapporten Erfaringer med flat struktur. Dette er sluttrapporten fra KS-prosjektet Omstilt og innstilt - kommunale erfaringer med flat struktur. Målet med prosjektet har vært å lære av erfaringene med flat struktur i norske kommuner. Moderne kommunedrift stiller store krav til kompetanse og kapasitet, også på det administrative området. Samtidig har innsparinger i administrasjonen vært et viktig mål i mange kommuner. Både politikere og ledere i de seks prosjektkommunene mener styringssystemet deres svikter på mange områder. Vi tror bemanningen i administrasjonen i mange norske kommuneadministrasjoner er presset så lavt at det går ut over styringsevnen. ( Erfaringer med flat struktur side 8, Agenda Kaupang ) Kontrollutvalget har hatt et særlig fokus på den administrative (rådmannens) internkontroll og kvalitetssikring. Rådmannen vil for øvrig i annen sak gi en statusrapport for arbeidet med å styrke den administrative internkontroll og kvalitetssikring. Vurdering Arbeidsgruppen ble gitt et omfattende mandat som ledet ut i hele 85 tilrådninger. En har søkt å gi en kort fremstillingen av hovedpunktene. Tilstrekkelige ressurser, god rolleforståelse og samspill, samt vilje og evne til å ta opp vanskelige temaer synes her å være nøkkelpunktene. Resultatene i rapporten Erfaringer med flat struktur, utarbeidet av Agenda Kaupang på oppdrag for KS, kan tyde på at fokuset ofte har vært større på omfanget av de kommunale tjenestene, enn på koordinert innsats og innhold.

8 Arbeidsgruppen gir på side 7, under innledning og sammendrag, uttrykk for at gruppen håper at rapporten vil danne et grunnlag for en diskusjon om styrket egenkontroll i kommunestyrene, kontrollutvalgene, blant folkevalgte ellers og blant administrasjonssjefene og revisorene. Etter lovendringen i 2004 med styrket folkevalgt styring med kontrollarbeidet, har revisors rapportering fått enda større betydning for kvaliteten på det samlede kontrollarbeid i regi av kontrollutvalget. I samsvar med arbeidsgruppens tilrådinger, vil en vil derfor anbefale at kontrollutvalget vedtar forslaget til vedtak. Saken legges med dette fram for diskusjon i møte. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær