Vurdering av samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og Altinn. Kommunal- og moderniseringsdepartementet

Transkript

1 Vurdering av samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og Altinn Kommunal- og moderniseringsdepartementet Dato: Versjon: 1.0 Side 1 av 78

2 INNHOLD SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN MANDAT AVGRENSNINGER AVHENGIGHETER ARBEIDSFORM KRAV I EFORVALTNINGSFORSKRIFTEN DIGITALISERINGSRUNDSKRIVET HVA MED DE SOM IKKE HAR VALGT DIGITAL POSTKASSE? DAGENS LØSNINGER OVERORDNET BESKRIVELSE ID-PORTEN KONTAKTREGISTERET- OG RESERVASJONSREGISTERET DIGITAL POSTKASSE TIL INNBYGGER ALTINN ANDRE PROSJEKTER VEDRØRENDE POST SKATTEDIALOGEN BESKRIVELSE AV DAGENS SKATTEDIALOG HVA ER VIKTIG INFORMASJON I SKATTEDIALOGEN FREMTIDIG SKATTEDIALOG ANDRE MELDINGER FRA SKATTEETATEN DAGENS VOLUMER BRUKERPERSPEKTIVET INNBYGGERES MODENHET INNBYGGERES FUNKSJONSBEHOV TJENESTEEIERNES PERSPEKTIV EFFEKTEN AV Å FÅ SKATTEDIALOGEN I DIGITAL POSTKASSE ALTERNATIVE LØSNINGER IDENTIFISERTE ALTERNATIVER ALTERNATIVET ALTERNATIV 1 - SPEILING ALTERNATIV 2 - VIDERESENDING ALTERNATIV 3 ETAT SOM AVSENDER BEHOV FOR ENHETLIG LØSNING FOR UTSENDELSE ALTERNATIV 4: KOMBINASJONSALTERNATIVET SIKKERHET OG SÅRBARHET PROSESSEN SKATTEETATENS RISIKOBILDE KNYTTET TIL DIGITAL POSTKASSE TIL INNBYGGERE PRISMODELLER DAGENS FINANSIERING OG KOSTNADSFORDELING I ALTINN PRISMODELL FOR TJENESTER I DIGITAL POSTKASSE ERFARINGER FRA DANMARK OG SVERIGE DANMARK SVERIGE Side 2 av 78

3 9 VURDERINGSKRITERIER FOR VALG AV LØSNING VURDERING AV ALTERNATIVENE INNBYGGERPERSPEKTIVET TJENESTEEIERS PERSPEKTIV INFORMASJONSSIKKERHET ØKONOMI IT-POLITISK PERSPEKTIV MULIGHETER FOR INNOVASJON SAMLET VURDERING AV ALTERNATIVENE KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER MULIG UTVIDET BRUK AV ANBEFALT LØSNING FORSLAG TIL REALISERING AV LØSNINGEN IMPLEMENTERINGSSTRATEGI IMPLEMENTERING AV ANBEFALT LØSNING VIDERE BEHANDLING AV RAPPORTEN VEDLEGG 1: BRØNNØYSUNDREGISTRENES STANDPUNKT Side 3 av 78

4 Sammendrag Bakgrunn Digital postkasse til innbygger er en nasjonal felleskomponent for å sende ut post digitalt til innbyggere. Løsningen består i dag av en meldingsformidler og to digital postkasser fra private aktører (E-boks og Digipost). Avsendervirksomhetene kobler seg til meldingsformidleren som sørger for at meldingene leveres til riktig postkasseleverandør. Innbyggere velger postkasse blant leverandørene, hvor de kan få tilgang til post både fra forvaltningen og fra private avsendere. Innbygger råder selv over innholdet i sin postkasse, og kan benytte postkassen som sitt personlige arkiv. Regjeringen har gjennom digitaliseringsrundskrivet bestemt at innbyggere skal kunne få all sin post fra forvaltningen i sin valgte digitale postkasse. Altinn er en nasjonal felleskomponent som består av en infrastruktur for utvikling og drift av sikre og brukervennlige digitale tjenester fra forvaltningen. Hovedfokus i Altinn har ligget på forenkling av oppgaveplikter spesielt rettet mot næringsliv. I tillegg representerer skattedialogen den dominerende tjenesten mot innbyggere blant de ca 35 innbyggerrettede tjenestene, som for eksempel flyttemelding til Folkeregisteret og navnevalg for nyfødte. Altinn er både en portal og en teknisk plattform. I portalen kan innbyggere og næringsliv logge seg inn for å få utført ulike tjenester. Den tekniske plattformen muliggjør sammensatte tjenester basert på bl.a. innsynstjenester, innsendingstjenester, meldinger ut og integrasjon med tjenesteeieres egne fagsystemer. Både Digital Postkasse og Altinn benytter seg av felleskomponentene ID-porten og Kontaktog reservasjonsregistret. Digitaliseringsrundskrivet av 26. august 2014 beskriver som et mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert og setter følgende krav til bruk av Digital postkasse for innbyggere: Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal Forvaltningsorganer med tjenester som per juni 2014 baserer seg på bruk av postkassefunksjonalitet i Altinn for utsending av post til innbyggere skal innen 1. juli 2015 lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Det gjøres midlertidig unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør (skattedialogen) til innbyggere, som inntil videre fortsatt skal skje via Altinn. Mandat Prosjektgruppen fikk i oppdrag å vurdere samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og Altinn og muligheten for å inkludere enkelte utsendinger i forbindelse med skattedialogen i Digital postkasse til innbyggere. Mandatet (jf. kapittel 1.2) kan oppsummeres slik: Gruppen skal vurdere om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov og foreslå aktuelle løsningsalternativer. Beskrivelsen av det enkelte Side 4 av 78

5 løsningsalternativ skal omfatte kommunikasjons- og arbeidsprosesser, hvilke applikasjoner må endres eller utvikles, hvilken informasjon som skal behandles og teknisk løsning. De ulike alternative løsningene skal minimum vurderes med hensyn til risiko og sårbarhet ved gjennomføring og drift, informasjonssikkerhet, brukervennlighet, skalérbarhet, fleksibilitet og kost/nytte. Arbeidet med en slik løsning skal settes inn i en større sammenheng for hvordan offentlige virksomheter kommuniserer digitalt med sine brukere generelt. Arbeidet skal munne ut i en plan for gjennomføring av anbefalt løsning. Gjennomføring Prosjektgruppen har bestått av 2 deltaker fra hver av de involverte etater, Brønnøysundregistrene, Difi og Skatteetaten, samt prosjektleder. Prosessen ble gjennomført ved å definere arbeidspakker for hver av etatene i prosjektgruppen og ukentlige møter for å diskutere og forankre mellomresultater. Prosjektleder fasiliterte prosessen, styrte fremdriften og hadde ansvaret for å sammenstille og kvalitetssikre sluttrapporten. Prosjektleder har rapportert til en styringsgruppe bestående av FIN, NFD og KMD. KMD har ledet styringsgruppen. Det var avtalt at styringsgruppen ikke skal binde opp de involverte etater og departementer. Eventuelle beslutninger vil være avhengig av den etterfølgende etatsbehandling av sluttrapporten. Skattedialogen Prosjektgruppen har valgt å se på hovedleveransene i dagens skattedialog består av skattetrekksmelding til skattyter (skattekort), selvangivelsen og skatteoppgjør. Totalt antall faktisk produserte skatteoppgjør for lønnsmottakere i 2014 var ca. 4 millioner. Skattedialogen er nær fulldigitalisert og treffer % av innbyggere. Skatt er derfor viktig som lokomotiv for digitalt førstevalg. Ved å få tilgang til dokumenter vedrørende skatt vil verdien av postkassen for innbyggeren øke og det gir et insentiv til å velge Digital postkasse. Prosjektgruppen har vurdert 4 alternative løsninger beskrevet nedenfor. Alternative løsninger Speilingsalternativet innebærer at innbyggeren får tilgang til sine digitale dokumenter i meldingsboksen i Altinn i sin valgte Digitale postkasse (Digipost eller E-boks). Dette gjøres ved å benytte det etablerte grensesnitt i Altinn (REST-API) for å vise innhold i Altinn meldingsboks uten at dette flyttes fra Altinn. En mulig utvidelse er at innbyggeren kan laste ned dokumenter i meldingsboksen i Altinn for lagring i Digitale postkasse. Prosjektgruppen konkluderte med at dette gjøres enklest ved videresending (jf. videresendingsalternetivet nedenfor). Utforming av brukergrensesnittet vil være postkasseleverandørens ansvar. En slik frihetsgrad er grunnlaget for konkurranse mellom leverandørenes løsninger og en viktig premiss for å anskaffe disse tjenestene i markedet. Videresendingsalternativet innebærer at Altinn videresender dokumenter til innbyggerens Digitale postkasse gjennom meldingsformidleren. Altinn vil fra postkassenes ståsted Side 5 av 78

6 behandles likt med andre avsenderes databehandlere og standard etablert grensesnitt og forretningsmodell vil bli benyttet. Tjenesteeier bestemmer utvalg av type dokumenter som skal videresendes. Med Etat som avsender, sendes dokumenter som skal til postkassen direkte fra offentlig tjenesteeier til meldingsformidler. I dette alternativet er det tjenesteeier selv som implementerer grensesnittet mot digital postkasse for innbyggere innenfor sin egen tjenesteplattform. Grensesnittet dekker oppslag i reservasjonsregisteret, varsling og forsendelse av den digitale posten. Difi sitt kodebibliotek er laget for å standardisere dette grensenittet og for å gjøre implementeringen enkel for tjenesteeier. I tillegg vil tjenesteeiere i Altinn allerede ha et grensesnitt mot Altinns tjenesteplattform og sender dokumenter som skal til Altinn direkte til Altinn. Det er ingen direkte integrasjon mellom Altinn og Digital post til innbygger. Kombinasjonsalternativet innebærer at både videresending og speiling blir realisert. Tjenesteeiere i Altinn kan realisere integrasjon mot Digital Postkasse ved videresendingsløsningen. Skattedialogen vil bli speilet i Digital postkasse. Videresendingsløsningen vil dessuten gi innbyggere mulighet til fysisk nedlasting av dokumenter som er speilet, dersom innbygger ønsker å lagre dem i Digital postkasse. Vurderinger De aktuelle løsningsalternativene er sammenlignet med 0-alternativet som innebærer at utsendinger i forbindelse med skattedialogen fortsatt sendes til innbyggere via Altinn, og vil ikke være tilgjengelig i innbyggerens digitale postkasse. Dermed er det ikke noe samspill mellom digital postkasse for innbyggere og Altinn. Alle alternativene er vurdert mot følgende kriterier: Innbyggerperspektivet som inkluderer brukervennlighet og brukeropplevelse Tjenesteeieres perspektiv bl.a med innvirkning på dagens skattedialog og implementering av Digitaliseringsrundskrivet Informasjonssikkerhet spesielt i forhold til skatteetatens krav Totaløkonomi for forvaltningen for å inkludere skattedialogen i Digital postkasse for innbygger IT-politisk perspektiv bl.a virkninger for Digitalt førstevalg og oppfyllelse av statens arkitekturprinsipper, spesielt fleksibilitet og skalerbarhet Muligheter for innovasjon Når det gjelder informasjonssikkerhet har Skatteetaten gjort en egen vurdering der de har identifisert risikofaktorer og foreslått risikoreduserende tiltak. Alle alternativene krever at de samme tiltak iverksettes eller at sikkerhetskrav reduseres likt. Det innebærer at alle alternativene er vurderes likt, også i forhold til 0-alternativet. Alle alternativene er lønnsomme i forhold til 0-alternativet på grunn av gevinster knyttet til økt utbredelse av digital postkasse til innbyggere. Speilingsalternativet er mest lønnsomt fordi det ikke omfatter videresending av dokumenter via meldingsformidleren til den digitale postkassen. Kombinasjonsalternativet er noe mindre lønnsomt fordi det er kalkulert med at et Side 6 av 78

7 begrenset antall innbyggere vil benytte seg av muligheten til nedlasting av dokumenter fra Altinn. Videresending er det minst lønnsomme alternativet fordi det påløper transaksjonsavgifter både til postkasseleverandøren og meldingsformidleren for alle dokumenter. Det er transaksjonskostnadene ved de ulike alternativene som er utslagsgivende i beregningene. Kostnadene ved implementering og drift av tekniske tilpasninger er av mindre betydning. I et IT-politisk perspektiv kan videresending tilføre verdi ved en raskere utbredelse av digital postkasse, noe som bidrar til at innbygger derved får samlet digitale meldinger fra forvaltningen på ett sted. Speilingsalternativet, og derved også Kombinasjonsalternativet kan gi større muligheter for utvikling av digital dialog med innbyggere og eventuell samordning med digital post til næringsliv og scorer derfor bedre enn Videresending. Speiling og Kombinasjonsalternativet understøtter derfor best målet om digitalt førstevalg. Speiling representerer en innovasjon ved utvidet bruk av Altinns REST-API og scorer best på innovasjonsgrad. I den grad det kan utvikles felles funksjon (integrasjonspunkt) for forsendelse av post til innbyggere og næringsliv - digitalt og på papir, vil dette innebære innovasjon. Konklusjon Prosjektgruppen anbefaler at Kombinasjonsalternativet blir realisert dvs. både speiling av skattedialogen i Altinn meldingsboks inn i postkassene og videresending gjennom meldingsformidler. Prosjektgruppen vurderer fordelene i forhold til brukeropplevelse ved denne løsningen som store nok til å forsvare noe høyere kostnader enn for Speilingsalternativet. Med Kombinasjonsalternativet vil det kunne tilrettelegges for at innbyggerne får mulighet til å arkivere meldinger fra Altinns meldingsboks i sin egen digitale postkasse på en brukervennlig måte (med bruk av videresendingsfunksjonalitet). I tillegg får tjenesteeieere i Altinn en mulighet til å benytte videresending gjennom Altinn som integrasjon til Digital post til innbyggere. Kombinasjonsalternativet er lønnsomt samlet sett for staten. På grunn av at skattedialogen er tilnærmet fulldigitalisert, vil imidlertid Skatteetaten isolert sett få ekstra forsendelseskostnader på 3,2 mill. kroner i 2016 økende inntil 5,5 mill. kroner i Uenighet Prosjektgruppen er uenige om tolkningen av Digitaliseringsrundskrivet. Uenigheten gjelder bl.a. i hvilken grad speiling vil tilfredsstille intensjonene i Digitaliseringsrundskrivet og kravene som dette inneholder. Gruppen påpeker også uklarheter mht hvordan håndtere digital post til innbyggere som ikke har valgt Digital postkasse. Speilingsfunksjonaliteten i Kombinasjonsalternativet kan ha interesse ut over skattedialogen, men en utvidet bruk av speiling reiser noen spørsmålsstillinger av IT-politisk og praktisk karakter. På dette punktet er det ikke enighet i prosjektgruppen. Side 7 av 78

8 Brønnøysundregistrene er av den oppfatning at Speilingsalternativet må vurderes som et generelt alternativ for samtlige tjenesteeiere i Altinn. De mener at formuleringene i Digitaliseringsrundskrivet ikke legger noen føringer for valg av integrasjonsløsning mellom Altinn og Digital postkasse for innbyggere så fremt intensjonen/formålet ivaretas. Difi mener at hovedkonseptet for innbyggerpost er at regjeringen har bestemt at all post skal være tilgjengelig i en selvvalgt sikker postkasse med arkivfunksjon i markedet. I digitaliseringsrundskrivet er det gjort unntak for Skattedialogen. Vid bruk av speiling av Altinn kan bryte med forutsetningene for anskaffelsene til Digital post til innbygger og gi problemer med hensyn til statsstøtteproblematikk. Difi er av den oppfatning at speiling av skattedialogen er avklart og at øvrig post bør videresendes. Skatteetaten mener at hvis Speilingsalternativet med nedlasting velges, så bør det være tilgjengelig både for Skatteetatens øvrige innbyggertjenester og for øvrige tjenesteeiere i Altinn. Skatteetaten ønsker å tilby det samme bruksmønsteret for alle sine brukere. Prosjektgruppen har gjennomført sitt arbeid med den forutsetning at det ligger utenfor gruppens mandat å utrede spørsmålststillinger av IT-politisk karakter. Implementering Implementering av de tekniske løsningene kan gjennomføres i løpet av 2015, men fremdriften vil være styrt av etatsbehandling og beslutninger på departementsnivå. Implementeringskostnadene er ca. 3 mill. kroner for videresendingsfunksjonalitet og kan finansieres av Altinn samarbeidet. Kostnader for å implementere speiling er estimert til ca. 1,3 mill. kroner. Side 8 av 78

9 1 Innledning 1.1 Bakgrunn I eforvaltningsforskriften og Digitaliseringsrundskrivet har regjeringen stadfestet at digital kommunikasjon skal være den primære kanalen for dialogen mellom innbyggere og offentlige virksomheter, og mellom næringsliv og offentlige virksomheter. Gjennom økt digitalisering skal publikum ha tilgang til en døgnåpen offentlig sektor og unngå å levere samme informasjon til forvaltningen mer enn én gang. Et ledd i dette arbeidet er å etablere sikre kanaler der publikum kan motta og oppbevare digital post fra forvaltningen. Regjeringen har besluttet at Altinn er den digitale postkassen for næringsliv og frivillige organisasjoner. Difi har etablert en løsning for sikker Digital post til innbyggere. Løsningen ble lansert november I Digitaliseringsrundskrivet av 26. august 2014 fremgår det at forvaltningsorganer med tjenester som per juni 2014 baserer seg på bruk av postkassefunksjonalitet i Altinn for utsending av post til innbyggere innen 1. juli 2015 skal lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal, i tillegg til kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering, også omfatte en vurdering av om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov. Det er gjort unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør (skattedialogen) til innbyggere. Skattedialogen kan inntil videre skje i Altinn som tidligere. Offentlige virksomheter vil dermed sende ut digital post til både Digital postkasse til innbyggere og Altinn. I denne rapporten beskrives en samlet vurdering fra Skatteetaten, Difi og Brønnøysundregistrene om samspillet mellom de to løsningene for at digitalt førstevalg kan realiseres på best mulig måte. Dersom forvaltningen ikke foretar noen endringer vil digital post fra Skatteetaten og eventuelt andre etater som allerede har tatt i bruk Altinns meldingstjenester fortsette å sendes til innbyggerne via Altinn, mens digitale utsendinger fra andre offentlige virksomheter vil bli sendt til innbyggernes valgte Digitale postkasse. 1.2 Mandat Prosjektgruppen ble i mandat av 23. oktober 2014 gitt følgende oppdrag: Vurdering av samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og Altinn og muligheten for å inkludere enkelte utsendinger i forbindelse med skattedialogen i Digital postkasse til innbyggere. Innføring av løsning for Digital postkasse til innbyggere Difi er i ferd med å etablere en løsning for sikker digital post, hvor innbyggerne kan motta og oppbevare digital post fra forvaltningen. Løsningen vil etter planen lanseres mot slutten av I oppdatert utgave av Digitaliseringsrundskrivet som ble sendt ut 25. august i år, fremgår det at forvaltningsorganer med tjenester som pr. juni 2014 baserer seg på bruk av postkassefunksjonalitet i Altinn for utsending av post til innbyggere, innen 1. juli 2015 skal lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal i tillegg til kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering, også omfatte en vurdering av om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov. Side 9 av 78

10 For å unngå at den enkelte virksomhet utreder samme informasjon hver for seg, bør interaksjonen mellom Altinn og Digital postkasse til innbyggere utredes på en mer generell basis. Dette er derfor inntatt i punkt 1 nedenfor. Det er gjort unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør (skattedialogen) til innbyggere. Dette kan inntil videre skje via Altinn, men muligheten for å inkludere også enkelte utsendinger i forbindelse med skattedialogen i innbyggers valgte postkasse i Digital postkasse til innbyggere, skal vurderes. KMD, FIN og NFD skal i samråd foreta en slik vurdering. Vurderingen skal omfatte følgende: 1. Om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov. 2. Hvilke løsningsalternativer som er aktuelle. 3. De ulike løsningsalternativene skal vise: a. hvordan nye kommunikasjons- og arbeidsprosesser ser ut i dag og i fremtidig løsningsalternativ b. hvilke applikasjoner som inngår og som eventuelt må endres eller utvikles c. hvilken informasjon som skal behandles d. hvordan løsningen skal fungere rent teknisk 4. De ulike alternative løsningene skal minimum vurderes med hensyn til: a. risiko og sårbarhet i løsning og ved gjennomføring b. tilfredsstillende informasjonssikkerhet c. brukervennlighet / brukeropplevelse d. skalérbarhet e. fleksibilitet f. kost-/nytte 5. Det forutsettes at arbeidet med en slik løsning settes inn i en større sammenheng for hvordan offentlige virksomheter kommuniserer digitalt med sine brukere generelt. 6. Arbeidet skal munne ut i en plan for gjennomføring av anbefalt løsning. 7. Basert på kost-/nytteanalysen, skal alle budsjettmessige konsekvenser for anbefalt løsning synliggjøres. Prosess Det etableres en styringsgruppe bestående av FIN, NFD og KMD. KMD leder styringsgruppen. Prosjektet består av en ekstern prosjektleder og deltagere fra de tre etatene. Det forutsettes at arbeidsgruppens medlemmer fra de tre etatene fortløpende forankrer arbeidet internt i egen etat. Vurderingene må være ferdigstilt innen 12. juni 2015 og overleveres KMD. Kostnader forbundet med vurderingen dekkes av de enkelte virksomhetene. Kostnader til ekstern prosjektleder dekkes av KMD. Side 10 av 78

11 1.3 Avgrensninger Avgrensning Beskrivelse av avgrensning Begrunnelse for avgrensning Meldinger som skal inn i Digital postkasse til innbygger Involvering/kontakt med andre forvaltningsorganer enn Skatteetaten Brukerperspektivet Fullmakter Det må avklares hvilke elementer i skattedialogen som skal gjøre tilgjengelig i Digital postkasse til innbygger Prosjektgruppen foretar en avgrensning i forhold til eforvaltningsforskriften Prosjektgruppen vurderer muligheter og konsekvenser for andre etater basert på arbeidet med samspill med skattedialogen Baseres på prosjektgruppens vurderinger og eksisterende brukerundersøkelser. Ingen nye brukerundersøkelser eller referansegrupper Hvordan løse behovet for fullmakter er et omfattende problemområde med konsekvenser for all kommunikasjon med forvaltningen Prosjektet vil fokusere på dagens situasjon og dagens regelverk, men samtidig må det tas hensyn til utviklingen innenfor Digitale dialoger Det er ikke rom for utstrakt dialog ned andre forvaltningsorganer innenfor prosjektets rammer Prosjektgruppen vil vurdere å avholde en workshop med utvalgte tjenesteeiere for å få fram synspunkter på de ulike løsningsalternativene Det er ikke rom for nye brukerundersøkelser innenfor prosjektets rammer Utredningen tar ikke for seg problematikken med fullmakter 1.4 Avhengigheter Avhengighet Kort beskrivelse av avhengighet Håndtering av avhengighet Privat post i Altinn som ikke er en del av skattedialogen Næringslivspost Post mellom forvaltningsenheter Det er enkelte etater ut over Skatteetaten som benytter meldingsboksen i Altinn for digital post til innbyggere I noen sammenhenger vil ikke brukerne ha klare skiller mellom når de er i rolle som næringsliv og innbygger. Tjenesteeiere må etablere prosedyrer for å sortere ut denne type post fra post til næringsliv og til innbyggere Kravene i Digitaliseringsrundskrivet søkes oppfylt gjennom en generisk løsning basert på alternative løsninger for skattedialogen Prosjektgruppen vil adressere dette gjennom sin behandling av brukerperspektivet Prosjektgruppen vil adressere denne problemstillingen på overordnet nivå Side 11 av 78

12 1.5 Arbeidsform Prosjektgruppen har bestått av 2 deltaker fra hver av de involverte etater, Brønnøysundregistrene, Difi og Skatteetaten, samt prosjektleder. Prosjektgruppen gjennomførte utredningen i 3 faser: 1. Identifisere mulige løsningskonsepter 2. Utdype ulike aspekter av de alternative løsningene som funksjonelle krav, sikkerhet, teknisk løsning og kostnader ved utvikling og drift 3. Utarbeide business case, foreta sammenlignende vurderinger og konkludere med en anbefaling Prosessen ble gjennomført ved å definere arbeidspakker for hver av etatene i prosjektgruppen og ukentlige møter for å diskutere og forankre mellomresultater. Prosjektleder fasiliterte prosessen, styrte fremdriften og hadde ansvaret for å sammenstille og kvalitetssikre sluttrapporten. Prosjektgruppen har arbeidet med detaljering av de ulike alternativene og utarbeidet en kravspesifikasjon for hver av løsningene. Brønnøysundregistrene har hatt ansvaret for kommunikasjon med underleverandør til Altinn (Accenture). Difi har hatt dialogen med postkasseleverandørene (Digipost og e-boks). Skatteetaten har spesielt arbeidet med overordnet sikkerhetsvurdering. Prosjektgruppen har gjennomført 21 halvdagsmøter og 1 heldags workshop. Det er gjennomført 5 styringsgruppemøter inklusive sluttbehandling av prosjektgruppens rapport. Det var avtalt at styringsgruppen ikke skulle binde opp de involverte etater og departementer. Eventuelle beslutninger vil være avhengig av den etterfølgende etatsbehandling av sluttrapporten. 1.6 Krav i eforvaltningsforskriften eforvaltningsforskriften 8 første ledd angir hovedregelen om at et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre, herunder underretning om enkeltvedtak. Retten til å benytte seg av elektronisk kommunikasjon gjelder både overfor innbyggere som ikke har reservert seg og enheter i enhetsregisteret. Innholdet i enkeltvedtaket skal gjøres tilgjengelig i et egnet informasjonssystem. Både Digital postkasse til innbyggere og Altinn tilfredsstiller kravene til et egnet informasjonssystem. Enkelte forvaltningsorganer har etablert egne løsninger som tilfredsstiller kravene i forvaltningsforskriften. Elektronisk kommunikasjon etter eforvaltningsforskriften kan deles opp i tre kategorier, jf. Figur 1-1 under: 1. Enkeltvedtak ( 8 annet ledd) 2. Viktige meldinger spesifisert i 8 sjette ledd: a. Forhåndsvarsel etter forvaltningslovens 16 b. Andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling eller for behandling av saken, og Side 12 av 78

13 c. Meldinger som det av andre grunner er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar 3. Øvrige meldinger, blant annet Bekreftelse på at en elektronisk henvendelse til Forvaltningen er mottatt ( 6) Figur 1-1 Viktige meldingen iht eforvaltningsforskriften eforvaltningsforskriften oppstiller bare vilkår knyttet til kommunikasjon innenfor kategoriene «enkeltvedtak» og «viktige meldinger». Enkeltvedtak er definert i forvaltningsloven 2 første ledd bokstav b og er mye lettere å avgrense enn kategorien «viktige meldinger» som kan være mer tjeneste- og kontekstavhengig. Uansett vil det være en tredje kategori «øvrige meldinger» hvor det etter eforvaltningsloven ikke oppstilles krav til den elektroniske kommunikasjon og som mottaker ikke har adgang til å reserve seg mot, jf. eforvaltningsforskriften 9. Vilkårene for bruk av elektronisk kommunikasjon innenfor kategoriene «enkeltvedtak» og «viktige meldinger» kan oppsummeres slik: 1. Meddelelser kan sendes mottaker som ikke har reservert seg mot elektronisk kommunikasjon. Bare privatpersoner kan reservere seg, og reservasjonen omfatter bare kommunikasjon som gjelder privatsfæren. 2. Forvaltningsorganet skal sende ut varsel om hvor mottakeren kan gjøre seg kjent med vedtaket. 3. Er mottakeren en privatperson skal den varslingsadressen som er registrert i DIFIs register over digital kontaktinformasjon og reservasjon benyttes. 4. Har mottaker ikke gjort seg kjent med innholdet innen en uke skal nytt elektronisk varsel sendes ut. 5. Informasjonssystemet skal registrere tidspunktet for når parten har gjort seg kjent med vedtaket. Forvaltningsorganet skal forebygge risiko for uberettiget innsyn i enkeltvedtak på en tilfredsstillende måte. Hvilke overgangsregler som gjelder for utsendelse av meldinger fra forvaltningen i henhold til eforvaltningsforskriften dersom en innbygger verken har etablert Digital postkasse til innbyggere eller reservert seg mot elektronisk kommunikasjon, er ikke angitt i forskrift. Side 13 av 78

14 1.7 Digitaliseringsrundskrivet Digitaliseringsrundskrivet av 26. august 2014 gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Rundskrivet er en sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering, og gir et helhetlig bilde av hvilke føringer som gjelder. Rundskrivet beskriver også prosessen knyttet til departementets vurdering av IKT-relaterte satsingsforslag til 2016-budsjettet. Rundskrivet beskriver som et mål at forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv skal være nettbasert. Alle relevante søknader, skjemaer og rapporteringer med årlig innsendingsvolum over 3000 skal være åpne for digital utfylling og digital innsending innen 30. juni Det gjelder likevel ikke tjenester hvor digitalisering ikke lønner seg verken for bruker eller forvaltning. Virksomheten må kunne dokumentere og begrunne unntak fra kravene. Det stilles krav til at forvaltningsenhetene skal ta i bruk ID-porten for digitale tjenester som krever innlogging og autentisering. Videre er det stilt krav om at forvaltningsenhetene i utgangspunktet skal ta i bruk Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester. Virksomheter som på kort sikt ikke kan få dekket sine behov i Altinn på en hensiktsmessig måte, kan benytte løsninger i markedet eller utvikle løsningen selv. Virksomheten må kunne begrunne unntak. Aktuelle digitale tjenester rettet mot næringsdrivende skal gjøres tilgjengelig på Altinns portal. Altinn skal også benyttes for digital post fra forvaltningen til næringsdrivende. Digitaliseringsrundskivet setter følgende krav til bruk av Digital postkasse til innbyggere: Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal Innen 1. juli 2015 skal disse forvaltningsorganene lage en plan for å ta Digital postkasse til innbyggere i bruk. Planen skal lages i samråd med Difi, og inneholde kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering. Forvaltningsorganer med tjenester som per juni 2014 baserer seg på bruk av postkassefunksjonalitet i Altinn for utsending av post til innbyggere skal innen 1. juli 2015 lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal i tillegg til kostnader, gevinster og omtale av arbeidet med gevinstrealisering, også omfatte en vurdering av om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov. Det gjøres unntak fra kravet om bruk av Digital postkasse til innbyggere for utsendelse av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør (skattedialogen) til innbyggere, som inntil videre fortsatt skal skje via Altinn. 1.8 Hva med de som ikke har valgt Digital postkasse? Det er i underkant av en halv million innbyggere som har valgt Digital postkasse. For å få opp utbredelsen må alle postkasseleverandørene, avsendervirksomhetene og Difi arbeide sammen for å få innbyggere til å ta i bruk Digital postkasse. Det er ikke noe pålegg for innbyggere å velge Digital postkasse fra postkasseleverandørene. Det er også mulig for innbyggere som ikke har reservert seg mot digital kommunikasjon, å ha en digital varslingsadresse i Kontakt- og reservasjonsregisteret. Side 14 av 78

15 Dersom innbygger ikke har valgt Digital postkasse, vil noen offentlige virksomheter formidle post digitalt gjennom andre egnede informasjonssystemer. Noen tjenesteeiere i Altinn samarbeidet kan ønske å benytte meldingsboksen i Altinn. For andre offentlige virksomheter kan egne løsninger være et alternativ. Dette vil bidra til å realisere målene om digitalisering av kommunikasjonen samt effektivisering, men vil ikke nødvendigvis gjøre det enklere for innbyggere som må forholde seg til ulike løsninger for å få tilgang til sin post. Digital postkasse til innbyggere skal gjøre at innbyggere kan få sin post fra forvaltningen et sted. Digitaliseringsrundskrivet sier i punkt 1.2 at «alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere». Dette utelukker ikke at post kan formidles gjennom andre løsninger, når innbygger ikke har valgt Digital postkasse. Imidlertid vil denne praksis kunne hindre utbredelse av Digital postkasse, da noen innbyggere ikke vil se behovet for Digital postkasse. Virksomheter som ikke har egne løsninger vil ha behov for at flest mulig har valgt en postkasse. 2 Dagens løsninger 2.1 Overordnet beskrivelse Dagens løsning er illustrert ved Figur 2-1 nedenfor. Figuren viser to nasjonale felleskomponenter; «Digital postkasse for innbyggere» og Altinn, som i tillegg til digital kommunikasjon mot næringsliv også benyttes til digital kommunikasjon med innbyggere, blant annet i skattedialogen. Både Digital postkasse og Altinn benytter ID-porten og Kontaktog reservasjonsregistret (KRR) som også begge er nasjonale felleskomponenter. Side 15 av 78

16 Figur 2-1 Dagens situasjon Gjennom digitaliseringsrundskrivet er alle forvaltningsorganer pålagt å benytte Digital postkasse til innbyggere ved forsendelse av digital post, med unntak av skattekort, selvangivelse og skatteoppgjør. Digital dialog mellom forvaltningen og innbyggere er prosesser satt sammen av dialogelementer som innsyn, innsendinger og meldinger ut. Det kan være to eller flere parter involvert i den digitale dialogen og den er styrt av en predefinert arbeidsflyt. Meldinger til innbygger kan være kvittering for en henvendelse som starter en dialogprosess, vedtak som avslutter hele eller deler av dialogprosessen eller viktig informasjon som sendes ut på initiativ fra en forvaltningsenhet. Denne type meldinger til innbyggere er eksempler på digital post som skal leveres i Digital postkasse til innbyggere (Digipost eller e-boks). Digital postkasse til innbygger er ment å avgrenses til meldinger som sendes ut. Selv om man ved bruk av lenker i brev i postkassen kan lede brukeren til innsyns og innsendingstjenester, så må tjenestene realiseres i Altinn eller i forvaltningsenhetenes egne systemer. Disse dialogtjenestene omtales i rapporten som andre dialogtjenester enn digital post. Tabell 2-1 nedenfor inneholder definisjoner av begreper som benyttes i denne rapporten. Side 16 av 78

17 Tabell 2-1 Definisjoner Varsel Melding Dokument Viktig informasjon Digital dialog Digital post Andre dialogtjenester Egnet informasjonssystem Lenke SMS eller epost som informerer om ny forsendelse mottatt i Digital postkasse til innbygger, i innbyggers meldingsboks i Altinn eller i annet egnet informasjonssystem. Varslingsadressen skal hentes fra kontakt- og reservasjonsregisteret. Uspesifisert elektronisk forsendelse Melding i PDF format, HTML, e.l. Melding som omfattes av forvaltningsforskriftens krav til varsling og reservasjonsrett. Informasjonsutveksling mellom innbyggere og forvaltningen gjennom digital kommunikasjon med to eller flere parter, ofte etablerte saksbehandlingsprosesser som skattedialogen, søknadsprosesser, timeavtaler med endringsmuligheter, etc. En del av digital dialog: Viktig informasjon eller andre dokumenter som sendes til Digital postkasse, og som ellers er innenfor eforvaltningsforskriften 8 annet ledd, 8 sjette ledd En del av digital dialog: Kommunikasjonsprosess med informasjonsutveksling (innsyn, innsendinger og meldinger ut) mellom forvaltningsorgan og innbygger som kan være startet av og/eller resulterer i digital post Informasjonssystem sikret mot uberettiget innsyn og der meldingen (typisk enkeltvedtaket) er gjort tilgjengelig for mottaker. Elektronisk viderekobling av brukeren til spesifikke data eller prosesser i en annen portal enn den man står i. Brukeren kan gjennomføre prosesser (dialog) i den andre portalen og automatisk komme tilbake til sitt utgangspunkt når prosessen er avsluttet. Som et eksempel på en dialog mellom innbygger og forvaltningen har vi nedenfor beskrevet løsning for navnevalg slik som den vil være med de nye kravene fra Digitaliseringsrundskrivet. «Forespørsel om navnevalg» innebærer arbeidsflyt mellom Folkeregisteret, mor og far etter at sykehus har meldt om fødsel. Dersom man tar utgangspunkt i Altinn som eksempel, så er slike dialogtjenester gjerne satt sammen av innsyn, innsending og meldingstjenester i en prosess som enten foregår i Altinn eller i tjenesteeiers system, eller i en kombinasjon av disse. I pkt. 2.4 om Altinn, har vi beskrevet 3 eksempler på slike dialogtjenester, Elektronisk stiftelse av selskap, eskattekortet og Forespørsel om navnevalg. Den sistnevnte er dialogtjeneste med innbygger, i Altinn kalt «for privatpersoner», der Skatteetaten (Folkeregisteret) sender et skjema til meldingsboksene til personer som nettopp har blitt foreldre. Skjemaet går normalt til mor og blir automatisk videresendt til meldingsboksen til far (eventuelt foresatt nummer to) for godkjenning og signering. Side 17 av 78

18 Arbeidsflyten er som følger: 1. Melding til Mors meldingsboks med lenke til skjema for valg av navn (informasjon ut), 2. Mor svarer med en innsending med valg av navn (Informasjon inn) 3. Skjemaet sendes videre til Fars meldingsboks (informasjon ut) dersom det er registert delt foreldreansvar for samtykke. 4. Far svarer med innsending (Informasjon inn) til Skatteetaten som behandler og godkjenner navnet 5. I dag sendes det bekreftelse på papirbrev i posten, men vil i fremtiden sendes som Digital post fra Skatteetaten 2.2 ID-porten ID-porten er en nasjonal felleskomponent som tilbyr autentiseringstjenester. Offentlige virksomheter skal benytte ID-porten for pålogging til sine tjenester. ID-porten gjør det mulig å benytte flere leverandører av elektronisk ID som innbyggerne kjenner til. Dette gjør offentlige tjenester tryggere og enklere å bruke. Innbyggerne kan identifisere seg med MinID, BankID, Buypass eller Commfides. ID-porten tilbyr også singel-sign-on funksjonalitet som gjør at brukeren kan bevege seg mellom flere tjenester og mellom virksomheter, uten å måtte logge seg inn på nytt. Når en innbygger har logget seg på gjennom ID-porten vil hun/han f.eks. med bruk av lenker, kunne gis adgang til alle systemer i forvaltningen som krever slik identifikasjon uten ytterligere pålogging (single sign-on SSO). 2.3 Kontaktregisteret- og reservasjonsregisteret Kontakt- og reservasjonsregisteret inneholder innbyggerens digitale kontaktinformasjon. Det omfatter e-postadresse, mobilnummer og adresse til innbyggerens Digitale postkasse. Dersom innbyggeren har valgt å reservere seg, vil dette fremgå av registeret. Registeret består av kontaktinformasjonen til ca. 3,6 millioner innbyggere. Per i dag er det ca personer som har reservert seg. Kontakt- og reservasjonsregisteret er en fellesløsning alle offentlige virksomheter skal bruke, jf. eforvaltningsforskriften. 2.4 Digital postkasse til innbygger Overordnet beskrivelse Digital postkasse til innbygger er en nasjonal felleskomponent for å sende ut post digitalt til innbyggere. Løsningen (jf. Figur 1-1) består av en meldingsformidler og to leverandører av Digital postkasser (E-boks og Digipost). Avsendervirksomhetene kobler seg til meldingsformidleren som sørger for at meldingene leveres til riktig postkasseleverandør. Innbyggerne velger postkasse blant leverandørene, hvor de kan få tilgang til post fra forvaltningen og private avsendere. For å få tilgang til post fra forvaltningen må innbygger benytte ID-porten. Innbygger råder selv over innholdet i sin postkasse, og kan benytte postkassen som sitt personlige arkiv. Regjeringen har bestemt at innbyggerne skal kunne få all Side 18 av 78

19 sin post fra stat og kommune i Digital postkasse, jf. jf. utsnitt nedenfor. Figur 2-2 Utsnitt av presseklipp på regjeringen.no Hva skal sendes til Digital postkasse Til Digital postkasse kan det sendes meddelelser som faller innunder eforvaltningsforskriftens krav om varsling og distribusjon gjennom egnet informasjonssystem. I tillegg kan det sendes post som ikke faller innunder forskriftens krav om distribusjon og varsling. I kapittel 1.6 er det redegjort for kravene i eforvaltningsforskriften og i kapittel 1.7 redegjøres det for Digitaliseringsrundskrivets krav til statlige forvaltningsorganers bruk av Digital postkasse. Andre offentlige aktører, som kommuner og helseforetak kan også benytte seg av Digital postkasse for kommunikasjon med innbygger. Side 19 av 78

20 For post som faller innunder eforvaltningsforskriftens krav til varsling må tjenesteeiere sørge for varsling av forsendelsen. Varslingsfunksjonaliteten i postkassen oppfyller kravene til varsling og kan benyttes, men tjenesteeier kan også velge å sende varsel selv. Dersom innbygger har reservert seg må post sendes på papir. For innbyggere som ikke har reservert seg og heller ikke har valgt postkasse er det ikke tydelig ut i fra Digitaliseringsrundskrivet hva som gjelder. En løsning er å sende via annet egnet informasjonssystem som oppfyller kravene i eforvaltningsforskriften. Hvis ikke det er mulig så kan det fortsatt være en løsning å sende det på papir Bruk av digital post Digital post kan inneholde lenker som peker til andre digitale tjenester, for eksempel skjemaer i Altinn. Gjennom single-sign-on kan innbygger ledes fra postkassen rett til andre tjenester uten at man trenger ny pålogging. På denne måten kan Digital postkasse på en smidig måte, inngå i dialogen tjenesteeier har med innbygger. Innbygger er eier av dokumentene i Digital postkasse, og postkassen kan fungere som privat arkiv, også for post fra private avsendere og dokumenter innbyggeren velger å laste opp i postkassen. Lagring av post fra forvaltningen er gratis for innbyggeren, mens lagring av private dokumenter kan ha en kostnad. Digital post til næringsdrivende og andre virksomheter kan i dag sendes til virksomhetens meldingsboks i Altinn. Det er etablert et prosjekt i Brønnøysundregistrene for digital post til virksomheter, jf. kapittel 1.4. Alle offentlige virksomheter som sender post til private virksomheter, vil bli berørt av dette. Se også beskrivelsen om i kapittel 2.5 om Altinn for mer utfyllende beskrivelse Dagens brukergrensesnitt Etter anskaffelse med forhandlinger ble det valgt to private leverandører av Digital postkasse i løsningen. Disse postkassene er underlagt en rekke felles funksjonelle krav, blant annet for bruk av ID-porten for tilgang til- og håndtering av post fra det offentlige. Utforming av brukergrensesnitt og tilleggstjenester er opp til leverandørene så lenge de ivaretar avtalefestet funksjonalitet og ikke bryter noen av kravene i kontrakten. På denne måten vil leverandørene kunne konkurrere om innbyggers valg av postkasse gjennom hvordan de tilbyr tjenesten og hvilke tilleggstjenester de har. Ved pålogging til postkassen uten bruk av ID-porten, vil man få se post fra det offentlig, som er tydelig merket med symboler eller tekst, men man får ikke åpnet posten for lesing uten først å gjøre en re-autentisering gjennom ID-porten. Post fra private kan åpnes uten ID-porten pålogging. Figur 2-3viser oversiktsbildet fra Digipost og Figur 2-4 viser tilsvarende oversiktsbilde fra e-boks. Side 20 av 78

21 Figur 2-3 Oversiktsbilde Digipost Figur 2-4 Oversiktsbilde e-boks Side 21 av 78

22 Felles for begge postkasseløsninger er at post fra det offentlige og fra private ligger om hverandre i oversiktene. Innholdet i postkassen er brukerens egen eiendom. Begge leverandørene tilbyr funksjonalitet for å lagre og arkivere post i sin egen valgte arkivstruktur og viderebehandle posten ved videresending, utskrift, etc. I tillegg tilbys funksjoner for å laste opp dokumenter fra andre kilder slik at brukeren kan benytte dette som et sentralt arkiv for bevaringsverdige dokumenter. Lagring av dokumenter fra det offentlige er betalt av det offentlige for all fremtid, mens det for brukerens egne opplastede dokumenter er begrenset hvor mye som kan lagres gratis. Det er stilt en rekke krav til sikkerhet fra det offentlige og for å sikre mulighetene for innbyggere til enkelt å få med sitt arkiv ved skifte av postkasseleverandør. En vesentlig forskjell i postkassene er hvordan mottaker godkjenner avsendere. I e-boks godkjenner mottaker hver enkelt avsender han/hun skal kunne få post fra. For post fra offentlige sektor godkjennes dette gjennom valg av e-boks i Kontakt- og reservasjonsregisteret og man kan ikke velge bort enkelte offentlige avsendere etter dette. I Digipost kan derimot mottaker få post fra alle som har avtale om å sende til Digipost i tillegg til at det er funksjonalitet for postforsendelser mellom personer som har Digipost Grensesnitt mot avsendere (tjenesteeiere) I løsningen for Digital post til innbygger sendes all post gjennom en meldingsformidler og videre til postkassene. Innholdet i meldingene er kryptert fra avsender frem til postkassene uten at meldingsformidler kan få tilgang til dette. Meldingsformidlers funksjon er å route meldinger til rett postkasse og tilby robusthet med hensyn til oppetid, feilhåndtering og forvaltning av løsningen. Det er også meldingsformidler som tilbyr utskriftstjenesten som er en del av løsningen. Meldingsformat og grensesnittet til digital post til innbygger er nyutviklet for tjenesten for å ivareta sikkerhetskrav og funksjonelle krav til løsningen. For å forenkle integrasjonen tilbyr Difi kodeverksbiblioteker i Java og.net som støtte for utvikling av de nødvendige komponentene hos avsender og i fagsystemer Kontraktsmessige forutsetninger og bindinger 25. mars 2014 signerte e-boks AS og Posten Norge AS kontrakt med Difi om levering av Digital postkasse som en tjeneste. Avtalen løper frem til den blir sagt opp av Difi, men minimum i tre år. Samme dag ble det også signert kontrakt med Posten Norge AS om meldingsformidler som en tjeneste. Denne løper i to år fra oppstartsdag (november 2014) og kan forlenges årlig i inntil 4 år. Side 22 av 78

23 Viktige forutsetninger for avtalene fremgår av kvalifikasjonsgrunnlaget av 31. mai , hvor det på side 5 står: «Det fremtidige målbildet er at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Alle offentlige virksomheter (statlige og kommunale) kan benytte sikker digital posttjeneste som etableres på bakgrunn av denne anskaffelsen. Det er stor usikkerhet knyttet til hvor raskt offentlige virksomheter vil ta løsningen i bruk og til hvilke tjenester. I forbindelse med Difi rapport 2012:10 Sikker digital post fra det offentlige ble det utført en samfunnsøkonomisk analyse. Vedlegg 5 Markedsanalyse og samfunnsøkonomisk analyse, inneholder blant annet implementeringsrate. Alternativ 3 i Difi rapport 2012:10 er sammenlignbart med sikker digital posttjeneste slik den utlyses her. Anskaffelsen her er imidlertid avgrenset til digital post til innbyggere. På denne bakgrunn bør estimater og anslag i nevnte Vedlegg 5 halveres. Det presiseres også at det er stor usikkerhet knyttet til estimatene. Difi rapport 2012:10 er tilgjengelig på Når det gjelder overordnet omfang av anskaffelsen, fremgår følgende av punkt 1.2 i kravspesifikasjon for postkassene: Postkassetjenesten mottar post fra Meldingsformidler og distribuerer meldingene til mottakernes postkasser. I tillegg utføres følgende: Postkassetjenesten validerer forsendelsen Autentiserer og kontrollere autorisasjonen til meldingsformidlertjenesten Kontrollerer postforsendelsen i henhold til definerte formatstandarder Postkassetjenesten fordeler posten i mottakernes postkasser Postkassetjenesten kontrollerer postmottakere gjennom autentisering i ID-porten Postkassetjenesten oppbevarer posten sikkert i mottakernes postkasser Postkassetjenesten varsler mottaker om nye meldinger i postkassen Postkassetjenesten tilgjengeliggjør og presenterer post for mottaker Postkassetjenesten sender kvittering til avsendervirksomheten (via meldingsformidleren) om at posten er lagt i mottagers postkasse Postkassetjenesten logger alle hendelser i sin transaksjonslogg Postkassetjenesten logger avsendernes bruk av løsningen som gir et grunnlag for sentralforvalters fakturering av avsendervirksomhetene 2.5 Altinn Altinn og Altinn-samarbeidet har vært et virkemiddel i regjeringens arbeid for å digitalisere og forenkle næringslivets og innbyggers kommunikasjon med offentlig forvaltning siden oppstarten i Samarbeidet har blitt utvidet betydelig og består i dag av 40 ulike forvaltningsorganer. Hensikten med Altinn er å forenkle brukernes dialog i forbindelse med tjenesteeiernes myndighetsutøvelse. Figur 2-5 indikerer dialogen og 2 veis kommunikasjon mellom partene. Alle myndige personer og organisasjoner i Norge, dvs. ca 4 mill. fødselsnr. og ca. 1 mill. virksomheter kan samhandle med offentlige myndigheter gjennom Altinn. 1 Side 23 av 78

24 Figur 2-5 Brukerdialoger i Altinn Denne rapporten omhandler ikke forvaltningens dialog med næringslivet. Rapporten tar for seg følgende aspekter ved Altinn: Altinn plattformen - en teknologisk løsning for dialog og samhandling Innbyggertjenester i Altinn Altinn samarbeidet og Altinn organisasjonen Nedenfor beskrives hvert av de ovenfor nevnte aspekter Altinn plattform Løsningen er en nasjonal felleskomponent som består av infrastruktur for utvikling og drift av sikre og brukervennlige digitale tjenester med tilknytning til de andre nasjonale felleskomponentene ID-porten, Folkeregisteret og Enhetsregisteret. Altinns teknologiske infrastruktur er tilgjengelig for alle offentlige virksomheter. Den enkelte etat er imidlertid selv ansvarlig for sine tjenester i Altinn. De mest vanlige kommunikasjonsformene mellom brukerne og forvaltningen er tilgjengeliggjort for tjenesteutvikling gjennom følgende hovedtjenester (jf. Figur 2-1): Innsending av informasjon, ofte kalt skjema Melding ut til et fødselsnummer eller et organisasjonsnummer Innsyn i annet eksternt system for informasjon Meldingsboks der både delvise og fullførte dialoger blir lagret og tilgjengeliggjort I tillegg tilbys følgende tjenestetyper: Lenke til annet system, Varsel på sms eller epost til bruker om melding er sendt til meldingsboks Samhandlingstjeneste, en samletjeneste satt sammen av de ovenstående for å skape en brukerflate mot en bruker. Samhandlingen og dialog etableres gjennom disse tjenestetypene. Det kan etablereres tjenester tilgjengeliggjort via portalen Altinn.no, mellom system system integrasjon, eller som egne applikasjoner eller egne portalløsninger. Side 24 av 78

25 Innlogging skjer som nevnt via ID-porten, det er et eget rolle- og rettighetssystem med delegering tilknyttet Enhetsregisteret, samt en dialogflate, ofte kalt Altinn Meldingsboks og Sluttbrukers Arkiv. Etter innsending av et skjema vil kvitteringsside med skjemadata, og eventuell signeringsobjekt (SDO) for tjenester med PKI-signering, lagres i Altinns meldingsboks og i tjenesteeiers arkiv. Disse elementene er det hhv. sluttbruker og tjenesteeier som har tilgang og kontroll over ift sletting osv. Dette er innebygget funksjonalitet for bl.a. juridisk sporbarhet og kvitteringer på dialogen mellom bruker og forvaltningen Altinn følger og tilfredsstiller krav i personopplysningsloven og forskrifter til denne. En tjenesteeier kan sende varsel både til privatperson (fødselsnr) og virksomhet (org.nr) basert på informasjon fra Kontakt og Reservasjonsregisteret (lokal kopi i Altinn), samt Kontaktregister for Virksomheter i Altinn. Det sendes automatisk re-varsling om ikke meldingen er åpent inne fristen, Om en person har reservert seg vil Altinn sende melding til etat slik at vedtaket kan sendes på papir Tjenester for innbyggere/privatpersoner i Altinn Hovedfokus i Altinn har ligget på forenkling ift oppgaveplikter spesielt rettet mot næringsliv. I tillegg representerer skattedialogen den dominerende tjenesten mot innbyggere, jf. kapittel 3. Per er det 35 innbyggerrettede tjenester. Det er den enkelte tjenesteeier som selv angir om en tjeneste er spesifikk for innbygger i forbindelse med produksjonssetting av denne. Mange av disse 35 innbyggertjenestene er dialogtjenester med arbeidsflyt mellom flere aktører, bla. tjenester som utgjør skattedialogen for privatpersoner og «Forespørsel om navnevalg» (RF-1452)»- Skjemaet benyttes for å melde inn navn på barn, og aktiveres automatisk i Meldingsboksen til personer som nettopp har blitt foreldre, jf. kapittel 2.1. I forhold til utsending av digital post til innbyggere, er det i dag ingen slike «rene» meldingstjenester som berøres av Digitaliseringsrundskrivet. Kommunene benytter i dag Altinn via SvarUt for å sende post digitalt til innbyggere, men kommunene omfattes ikke av Digitaliseringsrundskrivet. Flere innbyggertjenester opplevde solid økning i elektronisk datafangst i Tabell 2-2 nedenfor viser et utvalg av innbyggertjenester som leveres via Altinn i dag. Tabell 2-2 Utvalgte innbyggertjenester i Altinn utenom skattedialogen- antall/økning Tjenesteeier Tjeneste Elektronisk Antall via andel Altinn Skatteetaten (Folkeregisteret) Endring av navn % Skatteetaten (Folkeregisteret) Forespørsel om navnevalg % Skatteetaten (Folkeregisteret) Flyttemelding for flytting innenlands % Statens legemiddelverk Bivirkninger av medisiner - melding fra % pasient Statens sivilrettsforvaltning Søknad om vergegodtgjøring % Statens sivilrettsforvaltning Vergeerklæring % Statens vegvesen Søknad om førerkort Ny i august 2014 Noen av de 35 tjenestene for privatpersoner er rene innsendinger for innbygger, f.eks. «Bivirkning-av-medisiner--melding-fra-pasient». Også innsynstjenester har økt i omfang de siste årene, som f.eks. Brønnøysundregistrenes «Bekreftelse fra Konkursregisteret for privatpersoner» som er et sett av innsynstjenester som automatisk genererer en PDF. Side 25 av 78

26 eskattekortet benytter også flere Altinn innsynstjenester. Innsynstjenester kopler seg direkte til etatens systemer og gjør oppslag, slik at data kan legges rett inn i f.eks innsendingstjeneste eller vises direkte, f.eks. som PDF Dialogtjenester for både innbygger/privatpersoner og virksomheter I Altinn benyttes roller som definerer hva en bruker får tilgang til ved pålogging med personnummer. Rollene kan være som representant for en virksomhet eller som innbygger og det er gråsoner der det ikke er entydig om en tjeneste knyttet til personnummer er en ren innbyggertjeneste. Som person, dvs. identifisert med fødselsnummer, kan man i Altinn ha flere roller, som både kan være innbygger og som representant for en virksomhet eller organisasjon (fra Enhetsregisteret), eksempelvis styreverv, verge, etc. Registrering av elektronisk stiftelse er et eksempel på gråsonen mellom innbyggertjenester og næringsliv. Brønnøysundregistrene (som tjenesteeier i Altinn) lanserer medio 2015 løsning for Elektronisk stiftelse av aksjeselskap i Altinn. Det stiftes nye aksjeselskap hvert år. Bak hvert aksjeselskap står en eller flere stiftere som kan være både fysiske og juridiske personer. Elektronisk stiftelse av aksjeselskap forutsetter at hver enkelt stifter (eller dens fullmektig) har en digital postkasse / meldingsboks i Altinn hvor en kan motta stiftelsesdokumentet og signere det elektronisk. Løsningen er helt avhengig av å benytte meldingsboken i Altinn for stiftere som ikke er en juridisk person og som heller ikke har anskaffet seg en digital postkasse. Man kan altså ikke utlede at om man opptrer med sitt fødselsnummer, så er det en innbyggertjeneste man utfører. Meldingsboksene på personnivå benyttes både i næringssammenheng og i innbyggersammenheng. I 2014 gikk det ut mer enn 14 millioner forsendelser til meldingsboksene på personnivå, hvorav selvangivelsen er den største Altinn samarbeidet og organisasjonen Altinn organisasjonen i Brønnøysundregistrene har et særskilt ansvar for å sikre at både tjenesteeierne og brukernes behov legges til grunn for videreutviklingen av Altinn gjennom styringsstrukturen for Altinn. For å sikre en mest mulig relevant videreutvikling er det organisert egne etablerte møtefora og mer prosjektorienterte spesialmøter. Utviklingen er sentralfinansiert via NFD til Brønnøysundregistrene, men det er også mulig for tjenesteeiere å finansiere hele eller enkeltdeler av funksjonalitet. Det siste er gjort flere ganger de senere år, spesielt i EDAG prosjektet men også for å dekke BRREG s egne behov. Den enkelte tjenesteeier har ansvaret for utviklingen og finansieringen av egne tjenester, mens kostnadene for driften av Altinn løsningen fordeles på den enkelte tjenesteeier etter en fordelingsbrøk. Altinn samarbeidet og organisasjonen har 3 viktige hovedoppgaver som må sees i sammenheng: Understøtte regjeringens og forvaltningens forretningsbehov for myndighetsutøvelse gjennom døgnåpen forvaltning, digitalt førstevalg, og forenkling Understøtte regjeringens og forvaltningens behov for IKT samordning ift. Nasjonale felleskomponenter Være en effektiv og god leverandørstyrer ovenfor IKT underleverandørene, og kravstiller sammen med Tjenesteeierne i forhold til relevant utvikling av plattformen Side 26 av 78

27 2.6 Andre prosjekter vedrørende post Det pågår flere prosjekter i forvaltningen som overlapper med problemstillingene i denne utredningen. I det følgende gis en kort oppsummering av de tre som anses mest relevante. Digital post til virksomheter Altinn skal som tidligere nevnt benyttes for utveksling av digital post mellom forvaltningen og næringsdrivende og organisasjoner som er registrert i enhetsregisteret. Brønnøysundregistrene har via departementets tildelingsbrev fått i oppdrag å sørge for at postkassefunksjonaliteten i Altinn er tilstrekkelig brukervennlig og egnet til dette formål. Det vil gjennomføres noen tilpasninger i Altinn. Konkret gjelder dette aspekter rundt avtaleverk, utvidet funksjonalitet i meldingsboksen, justeringer på brukervennlighet både hos avsender og mottaker og etablering av grensesnitt mellom meldingsboks og systemleverandører. Disse tiltakene vil gjennomføres i løpet av 2015 og noe i 2016, slik at at alle eksisterende tjenesteeiere og andre offentlige virksomheter som per i dag ikke er tjenesteeiere, vil kunne sende post fra 1. kvartal Som beskrevet tidligere understøtter Altinn eforvaltingsforskriften. Det er tidligere gjennomført tilpasninger for at tjenesteeiere skal kunne sende post til både innbyggere og virksomheter etter forskriften. Det betyr at tjenesteeiere som sender både til innbyggere og virksomheter, kan benytte Altinn som felles tilkopling og metode for å dekke formålet. Adresser til innbyggere vil hentes fra Altinns kopi av Kontakt- og reservasjonsregistret. Adresser til virksomheter hentes fra Altinns eget kontaktregister for virksomheter, som er et utdrag fra Enhetsregisteret. Meldingsutveksling i forvaltningen I Difi-rapport 2015:3 Løsning for meldingsutveksling i offentlig sektor 2 anbefales det på kort sikt at hver enkelt virksomhet benytter et integrasjonspunkt og at det etableres et felles adresseregister som begge er uavhengig av virksomhetenes saksbehandlingsløsninger, interne arbeidsprosesser og måten digitale meldinger transporteres til andre offentlige virksomheter. Dette vil kunne få betydning for hvordan meldingsutveksling skal skje for post til Altinn som postkasse for næringslivspost og Digital post til innbyggere. Veikartarbeidet under Skate (Styring og koordinering av tjenester i e- forvaltning) Skate er et strategisk samarbeidsråd som skal bidra til at digitaliseringen av offentlig sektor blir samordnet og gir gevinster for innbyggere, næringsliv og forvaltningen. Topplederne i virksomheter som har ansvar for nasjonale felleskomponenter er medlemmer i Skate. Skate har besluttet at det skal gjennomføres et veikartarbeid hvor man har valgt å arbeide videre med de høyest prioriterte behovsområdene. Dette omfatter å utarbeide målbilder og strategier for felles IKT-løsninger i offentlig sektor, gjennomføre foranalyser av informasjonsforvaltning og -utveksling, håndtering av kontaktinformasjon og fullmakter for virksomheter samt håndtering av fullmakter for innbyggere. Foranalyse for informasjonsforvaltning og -utveksling kan ha betydning for samhandlingen 2 Side 27 av 78

28 mellom Altinn og Digital post til innbyggere. Imidlertid er dette en foranalyse og videre anbefalinger vil ikke foreligge før Skate har behandlet saken i møte den 24. juni Skattedialogen 3.1 Beskrivelse av dagens skattedialog Dagens skattedialog består av følgende tre hovedleveranser: Forskudd (skattetrekksmelding til skattyter og skattekort som arbeidsgiver henter elektronisk) Selvangivelsen Likning og skatteoppgjør Det er mange tjenester/hendelser under hver av disse leveransene, men vi har valgt å se på hovedleveransene i dette prosjektet. Forskudd er en egen eksterntjenesten som brukerne finner på skatteetaten.no (skort-tjenesten), men all kommunikasjon med brukerne ligger i Altinn sin innboks (alle vedtak, informasjon etc). Hvis du skal endre går du til skatteetaten.no og starter tjenesten som ligger utenfor Altinn. Selvangivelsen og likning/skatteoppgjør er tjenester som ligger på Altinn plattformen, men du kan finne lenker på skatteetaten.no. Skattekort: Består av følgende aktiviteter: Skattemantall (Folkeregister/Dnr) Siste kjente likning Siste godkjente ajourhold ved endring av skattekort/forskuddsskatt Postene fra siste kjente likning summeres til et nivå som er ansett som fornuftig til bruk for forskudd Innhente eiendomsopplysninger fra SERG Innhente opplysninger fra NAV (uføretrygd, alderspensjon) I tidligere prosesser fikk alle innbyggere tilsendt skattekort for å levere det til arbeidsgiver. Nye ordningen fra 2014 er digitalisert. Arbeidsgiver henter skattekort elektronisk for sine ansatte ved årsskifte og ved endringer i løpet av året. Arbeidsgiver slipper nå manuell håndtering av papirskattekort, Skatteyter får beskjed når skattetreksmelding er klar via DIFI kontaktregister. Skattetrekksmeldingen blir liggende i arkivet i Altinn innboks. Det sendes ikke ut noe på print så lenge du ikke har reservert seg mot digitalisering. Andre tjenester som forskudd leverer er: Elektronisk innsynstjeneste der en innbygger kan se hvilke arbeidsgivere og pensjonsutbetalere som har hentet skattekortet Trekktabeller Frikortløsning Kopi av skattekort Statustjenesten (saksbehandling) Beregn skatten (enkel skatteberegning, avansert skatteberegning til bruk for skattyter) Side 28 av 78

29 RF1070 Hjelpeberegning av renteinntekt til ekstra skattlegging ved lån fra personlig skattyter til selskap mv Skjemaet er et hjelpeskjema for beregning av merskatt på renteinntekter ved lån til selskap (AS, ANS KS mv.) Selvangivelsen: Formålet med tjenesten er å sørge for at alle personlige skatteytere (pensjonister, lønnstakere og personlige næringsdrivende) får en forhåndsutfylt selvangivelse i god tid før innleveringsfristen og at skatteetaten har gode elektroniske innleveringsløsninger. I tillegg skal vi sørge for at det blir utarbeidet, distribuert og tilgjengeliggjort diverse, rettledninger og starthjelper. Selvangivelsen innholder idag over 50 underskjema som tilgjengeliggjøres elektronisk i leveringsløsningen (finnes også på print). Som hovedregel produseres selvangivelsen til: Alle personer som står i skattemanntallet og som er over 16 år Barn mellom år som har lønnsinntekt får selvangivelse For SA 2013 ble det produsert ca. 4,8 millioner selvangivelser og det er benyttet ca. 61 millioner grunnlagsdata fra eksterne parter. Alle relevante data som er samlet inn fra eksterne og interne behandles og presenteres i selvangivelsen. Selvangivelsen er ikke noe eget system, men avhengig av en rekke andre systemer og miljøer som må levere til planlagt tid og rekkefølge som illustrert i Figur 3-1. Eksempler på systemer som leverer tjenester til selvangivelsen er Altinn, Sofie (skatteinnkrevingssystem), Folkeregister, FONSA (aksjefondsopplysninger), AR (aksjonærregisteret), GLD (grunnlagsdata), SL (System likning) og SERG (eiendomsregister). Selvangivelsen er utkast til skattyter hvor de kan bekrefte/avkrefte etatens utkast og hvor skattyter kan legge til informasjon (dataetaten ikke har mottatt eller fradrag vi ikke har oversikt over) eller gjøre andre endringer. Side 29 av 78

30 Figur 3-1 Altinn - Produksjonsløpet Likning og skatteoppgjør: Formålet er å tilrettelegge for likningsbehandling og fastsette grunnlag for skatteberegning, skatteberegne, avregne og produsere skatteoppgjør til riktig kvalitet og til riktig tid. Tjenesten leverer videre datagrunnlag fra likningen til brukt internt, i tillegg til i flere offentlige virksomheter i både stat og kommune. Tjenesten leverer også offentlige skattelister og grunnlag for nedsettelse av pensjonsgivende inntekt. Den årlige likningsbehandlingen er etatens største produksjonsoppgave, illustrert i Figur 3-2. For å sikre proveny, omdømme og legitimitet stilles høye krav til kvalitet fra mottak av grunnlagsdata, fremstilling av forhåndsutfylt selvangivelse, likningsbehandling og kontroll, fram til produksjon av skatteoppgjør. i 2014 ble det produsert ca. 4 mill skatteoppgjør for forskuddspliktige skattytere. Utliknet skatt og trygdeavgift for disse var ca. 429 mrd kr. Antall skatteoppgjør for selskaper utgjorde ca , med utliknet skatt inkl olje ca. 253 mrd kr. Side 30 av 78

31 Figur 3-2 Likningsbehandling - prosessen 3.2 Hva er viktig informasjon i skattedialogen I skattedialogen er forutsetningen at skatteyter benytter de etablerte elektroniske tjenester til å gjøre seg kjent med og eventuelt endre grunnlaget som blir presentert. Det er tre viktige dokumenter som sendes pr post til brukerne som har reservert seg mot digitale tjenester. Det er selvangivelsen, skattetrekksmeldingen og skatteoppgjøret. Skattetrekksmelding (skattetrekksmeldingen som skattyter mottar, inneholder også opplysninger om grunnlagene som er benyttet til å beregne skattekortet). I tillegg vises selvsagt hvilken tabell/prosent skattekortet angir. Skattekortet sendes også til Altinn, der arbeidsgiveren henter det på vegne av sine ansatte (skattetrekksmeldingen inneholder mye mer informasjon enn skattekortet. Arbeidsgiver får bare informasjon om hvilken tabell eller prosent som skal trekkes skatt på arbeidstaker). 3.3 Fremtidig skattedialog Skatteetaten jobber med nytt konsept fra selvangivelse til skattemelding. Det arbeides med et forprosjekt hvor man ser på hvordan framtidig skattemelding for formue og inntekt skal utvikles. «Nye skattemeldingen» vil være en tjeneste som inneholder både dagens selvangivelse og skatteoppgjør i en operasjon. Så i fremtiden vil ikke dette være to selvstendige prosesser, men i en løpende dialogtjeneste for brukeren. Skatteetaten skal i fremtiden kunne innhente og bearbeide informasjon for å beregne formuesog inntektsskatt, det som i alle år har blitt gjort gjennom selvangivelsen. Selvangivelsen slik vi kjenner den vil derfor utgå og erstattes av skattemeldingen. Det nye konseptet skal også ivareta endringene i skatteforvaltningsloven (hvor skattyter skal ta selvfastsetting) som vil være klart i løpet av Endringer i skatteforvaltningsloven vil føre til følgende endring: Side 31 av 78

32 Skattyter gjør ansvarlig ikke bare for riktige og fullstendige opplysninger over formues- og inntektsforhold, men også for fastsettelsen av formues- og inntektsskatteplikt (skattyter ansvarlig for fastsette grunnlag og skatteetaten ansvarlig for beregning). Konseptet legger til grunn at samhandlingen med lønnstaker og pensjonister skal foregå gjennom en selvbetjeningsløsning. Normalen er et omgående skatteoppgjør etter at skattemeldingen er levert. Ved levering av førstegangs fastsettelse, eller endring av fastsettelse, vil skattyter få informasjon om resultatet av skatteoppgjøret basert på de opplysninger som foreligger, forventet tidspunkt for oppgjør og betaling, samt opplysning om hvorvidt det er spesifikke forutsetninger knyttet til fremdriften. Skattyter vil automatisk få melding når det foreligger nye eller oppdaterte grunnlagsdata som endrer forutsetningen for skattyters egen fastsetting. Når etaten på eget initiativ har tatt skattyters egen fastsettelse opp til vurdering, varsles skattyter. Når nytt vedtak er fattet vil skattyter informeres om dette. Skattyter kan klage på et vedtak etter reglene i ny skatteforvaltningslov. Den nye løsningen skal inkludere nødvendig systemstøtte slik at skattyter får løpende selvbetjent innsyn i status i behandlingen av sin klage. 3.4 Andre meldinger fra skatteetaten Skatteetaten har mange ulike meldinger til skatteyter både når det gjelder skattedialogen og folkeregisterområdet eksempler på dette kan være: Navnvalgskjema (nytt barn og valg av navn) Flyttemelding ved adresseendring med bekreftelse på at adressen er endret Ulike oppgaver som f.eks. aksjeoppgaven (AR) Noen dokumenter innleder toveis kommunikasjon hvor brukerne skal inn for å sjekke, endre eller oppdatere. Etaten har både tjenester på Altinn plattformen og på eksterne plattformer, men kommunikasjonen ved levering/endring legges inn i Altinn innboks. 3.5 Dagens volumer Totalt antall faktisk produserte skatteoppgjør i 2014 var i henhold til utleggslisten. Av disse er det ca. 4 millioner lønnsmottakere og ca næringsdrivende og personer med næringsinntekt. Her inngår ca enkeltmannsforetak. I forbindelse med selvangivelsen sendes det ut aksjeoppgaver til ca innbyggere. Innvilgede utsettelser pr var Fra skattemelding ble sendt ut fram til 1. juni 2015 er det registrert endringer av skattekort. I forbindelse med klagesaker 2014 er det registrert inngående dokumenter og utgående dokumenter. Skatteetaten har ca. 1,2 millioner skattyter som ikke har varslingsadresse hos Difi eller hos Altinn. Det innebærer at de må motta print. Det antas at dette gjelder eldre personer og utlendinger som kun har post adresse registrert. Side 32 av 78

33 4 Brukerperspektivet Prosjektets rammer har ikke tillatt noe systematisk brukerkontakt, brukerundersøkelser eller analyser av brukerbehov av noe omfang. Det gjelder ikke bare kartlegging av innbyggernes perspektiv, men ulike etaters synspunkter på eget behov og behovene i deres målgrupper. Prosjektgruppen har basert seg på det som er funnet av foreliggende materiale og gruppens oppfatning av brukernes perspektiv. 4.1 Innbyggeres modenhet Skatteetaten utfører årlige brukerundersøkelser og statistikk spesielt knyttet til selvangivelsen. Fra Skatteetatens brukerundersøkelse 2014 kan det leses ut at 81% leverte selvangivelsen på nett i % av de gjenværende vil vurdere å levere på nett neste gang. Man nærmer seg nå et metningspunkt for de som vil levere digitalt, men tallene viser stor modenhet i befolkningen for et digitalt førstevalg. Skatteetaten har ikke tallgrunnlag for å se ulikheter over aldersgrupper, men 60+ antas å være «etternølere». Difis utførte i 2012 en brukerundersøkelse vedrørende Digital postkasse. Den indikerer at de i aldersgruppen vil være raskest ute med å skaffe seg Digital postkasse. De under 30 er klare «etternølere». De mest dominerende motivene for å skaffe seg Digital postkasse er: å spare miljøet å spare kostnader for det offentlige behov for å samle digital post ett sted De mest fremtredende argumentene mot å skaffe seg en digital postkasse er at innbyggeren foretrekker papir det er enklere er usikker på om digitale løsninger er sikre nok får så lite post fra det offentlige at det ikke er bryet verdt Diskusjon og ytringer i media indikerer at noen mener at de allerede har en digital postkasse med sin meldingsboks i Altinn. 4.2 Innbyggeres funksjonsbehov Som nevnt ovenfor finnes lite dokumentert grunnlag for å analysere brukerkrav knyttet til ulike grupper av innbyggere. Vår tilnærming i denne utredningen har vært å identifisere behov for funksjonalitet som innbyggere kan tenkes å ha uten å prioritere dem. I vurderingen av alternative løsninger legger vi vekt på i hvilken grad listen av identifiserte behov kan oppfylles og hvilken fleksibilitet brukerer vil ha til å velge dekning av sine behov. Nedenfor er det listet noen av disse brukerbehovene: Enkel pålogging Tilfredsstillende sikkerhet mot uautorisert innsyn Post varsles på en god måte Ett sted der en kan motta all post fra forvaltningen Enkelt å gjennomføre en dialogbasert saksbehandling uten behov for ytterligere pålogging Side 33 av 78

34 Enkelt å finne og tilgang til historiske dokumenter (tidligere brev fra forvaltningen sammen med innsendte dokumenter/meldinger) Brukervalg mht varsling, mottak av dokumenter og individuell tilpassing Gode verktøy for effektiv personlig arkivering, utskrift og viderebehandling (videresending) Enkel lagring i personlig arkiv valgt av bruker Tilgang til næringslivspost i samme postkasse som for privat post (gjelder kanskje spesielt for enkeltmannsforetak Tilgang til Digital postkasse fra nettsteder autentisert i ID-porten (Utenfor scope) 4.3 Tjenesteeiernes perspektiv Det er store forskjeller i hvor langt de ulike forvaltningsenhetene i staten er kommet med digitalisering. Selv forvaltningsenhetene som er kommet langt, kan også ha stor spredning mht. hvilke av tjenestene som er digitale. Noen tjenester er fremdeles fullt og helt papirbasert, mens andre tjenester er implementert med toveis digital kommunikasjon med innbyggere i en strukturert saksflyt. Skattedialogen og prosessen for studielån i Lånekassen er eksempler på der man har frigjort seg fra papir (for de som ikke har reservert seg). Flere tjenesteeiere i Altinn har digitale dialogtjenester mellom forvaltningen, innbyggere og virksomheter. Andre etater har fremdeles tjenester som innebærer at post som må skrives ut og sendes til innbyggere gjennom vanlig brevpost. Statlige forvaltningsorganer er samstemte om behovet for en enhetlig løsning for å ekspedere digital post uavhengig av hvem som skal motta informasjon (jf. Difi-notat: 2014:2 «Digital kommunikasjon med virksomheter Forvaltningens behov for digital post»). Dagens tjenester i forvaltningen kan grupperes i to hovedgrupper basert på digital status og type kommunikasjon med innbyggere: Papirbasert kommunikasjon, eventuelt digitale tjenester for innbygger, der vedtak sendes per brev. Her er det store besparelser ved digitalisering. Digital dialog der den altoverveiende kommunikasjon skjer digitalt. Her har etaten allerede tatt ut digitaliseringsgevinsten. Forsendelser til Digital postkasse til innbygger blir en ekstrakostnad. 4.4 Effekten av å få skattedialogen i Digital postkasse Skattedialogen er nær fulldigitalisert og treffer % av innbyggere. Skatt er derfor viktig som lokomotiv for digitalt førstevalg. Ved å få tilgang til dokumenter vedrørende skatt vil verdien av postkassen for innbygger øke og det gir et insentiv til å velge en digital postkasse. Skatteetaten bidro i vesentlig grad til å få bygget opp telefonnummer og varslingsadresser i Kontakt- og reservasjonsregistret. I tillegg til å gjøre Digital postkasse mer interessant vil samordning med skattedialogen etter all sannsynlighet gi følgende effekter: Ved å få samlet skattedialogen sammen med øvrig meldinger fra det offentlige vil innbyggere bli oftere eksponert til meldinger fra Skatteetaten noe som kan føre til en større bevisthet om forholdet til skatt. Side 34 av 78

35 Når både NAV, Lånekassen, Skatt bruker samme system vil brukerne treffe samme system og bli lært opp i systemet. Dette gir grunnlag for en bedre utbredelse av løsningen Selvangivelsen er et produkt av høy interesse ved at 83% av brukerne går inn og ser på dokumentet samtidig som det er stor populasjon som får dokumentet tilsendt, ca. 3,6 millioner Selvangivelsen og skatteoppgjør får stor fokus i media og de lærer opp brukerne i produktet 5 Alternative løsninger 5.1 Identifiserte alternativer Figur 5-1 nedenfor illustrerer alternative løsninger for samspill mellom digital post til innbyggere og Altinn. I tillegg beskrives 0-alternativet dersom dagens løsning videreføres uten noen form for samspill mellom de to løsningene. Figur 5-1 Alternative løsninger Side 35 av 78

36 De alternative løsningene, avmerket i figuren, er som følger: Speiling: Innbyggeren får tilgang til sine dokumenter i Altinn gjennom sin valgte postkasse, Digipost eller E-boks i tillegg til digital post direkte i postkassen Videresending: Altinn videresender dokumenter til Digital postkasse til innbygger gjennom meldingsformidleren Etat som avsender sender dokumenter som skal til postkassen direkte til meldingsformidler og dokumenter som skal til Altinn, direkte til Altinn. Alle alternativene kan støtte bruk av lenker i tilgjengelige dokumenter for å lede brukeren til tjenester eller gi tilgang til innhold knyttet til den digitale posten. Innbygger kan dermed starte toveis kommunikasjon med et forvaltningsorgan/en fagetat fra sin digitale postkasse gjennom en lenke i den digitale posten. Innbygger kommer tilbake til sin digitale postkasse når dialogen avsluttes. Viktig informasjon som er resultat av slik toveis kommunikasjon følger distribusjonsveiene innenfor de enkelte alternativene. I mange tilfeller vil forvaltningsorganet sende varsel til innbygger (SMS/epost) med beskjed om å starte en kommunikasjonsprosess i forvaltningsorganets egne løsninger som kan være på Altinns tjenesteplattform. De tre hovedalternativene ovenfor blir analysert videre. Muligheter for utvidet funksjonalitet ut over disse alternativene blir omtalt. Eksempler på slike utvidelser kan være: Meldingen som sendes til Digital post er et Altinn-skjema (REST-API) Speiling av Digital postkasse til innbygger i Altinn Speiling av næringslivspost i Altinn til Digital postkasse til innbygger alternativet I 0-alternativet vil utsendinger i forbindelse med skattedialogen fortsatt sendes til innbyggere via Altinn og vil ikke være tilgjengelig i innbyggerens digitale postkasse. Dermed er det ikke noe samspill mellom Digital postkasse til innbyggere og Altinn. I dette alternativet forutsetter vi at det ikke er behov for systemutvikling eller endringer i fastslagte prosesser og rutiner. I det følgende beskrives hva dette alternativet innebærer for innbyggere og tjenesteeier (Skatteetaten). Brukerperspektivet for innbyggere Skatteetaten legger alle meldinger fra skattedialogen i Altinns meldingsboks. De øvrige forvaltningsenhetene sender Digital post til innbyggers digitale postkasse iht til Digitaliseringsrundskrivet. Det innebærer at: alle viktige meldinger utenom skattedialogen kommer i Digital postkasse og lagres der innbygger blir varslet til sin kontaktadresse i kontaktregisteret iht til gjeldende forskrift om at det ligger et viktig dokument i skattedialogen til behandling i Altinns meldingsboks innbygger må logge seg på Altinn for å lese og behandle dokumentet dersom innbygger vil endre forutsetningene i skattemeldingen, må han logge seg på skattetaten.no Side 36 av 78

37 innbygger kan skrive ut eller laste ned til egen PC dokumenter i meldingsboksen til Altinn for arkivering/videre behandling. Innsendinger, f.eks. levert selvangivelse kan ikke lastes ned, men kan skrives ut til en fil dersom innbygger vil ha dokumenter fra skattedialogen i sitt arkiv i Digital postkasse må innbygger først laste ned dokumentet på sin PC for så å laste det opp i sitt personlige arkiv resultatet av dialogen blir lagret i Altinns meldingsboks og vil være tilgjengelig der for innbygger til all fremtid innbygger kan skrive ut eller last ned sine dokumenter for egen arkivering Skatteetaten printer kun til dem som har reservert seg, og til innbyggere som mangler varslingsadresse i kontakt- og reservasjonsregisteret. Kontaktsdata som ikke er bekreftet i løpet av 18 måneder kan ikke benyttes til varsling. Dette vil bli synlig første gang 7. august 2015 som er 18 måneder etter at registeret ble lansert. I tillegg printer Skatteetaten til de som ringer og ber om å få selvangivelsen på papir. Andre forvaltningsorganer (også Skatteetaten for annet enn skattedialogen, f.eks. folkeregister-meldinger) er pålagt å sende viktige dokumenter til Digital postkasse til innbyggere. Dette innebærer at: innbygger blir varslet til sin kontaktadresse i kontaktregisteret iht til gjeldende forskrift om at det ligger en meddelelse til behandling i innbyggers digitale postkasse innbygger må logge seg på sin valgte digitale postkasse (Digipost eller e-boks) å lese og behandle dokumentet dokumentet kan inneholde en lenke som bringer innbyggeren til en dialogbasert tjeneste hos den aktuelle tjenesteeier. Ved avsluttet dialog kommer innbygger tilbake til sin digitale postkasse. Viktige dokument som resultat av dialogen blir sendt til innbyggers digitale postkasse innbygger vil ha dokumenter arkivert i sin digitale postkasse for all fremtid iht den mappestruktur han/hun har satt opp dokumenter kan kopieres over på eget digitalt arkiv annet sted (på PC lokalt eller i skyen) og/eller skrives ut Det vil i utgangspunktet ikke bli sendt print i vanlig post til andre enn de som har reservert seg mot elektronisk post. Brukerperspektivet for tjenesteeiere Skatteetaten vil ikke ha behov for å gjøre noen spesielle endringer eller tilpasninger til skattedialogen. Forvaltningsorganer som i dag sender post på papir må sende digital post via meldingsformidleren til innbyggeres digitale postkasse. Forvaltningsorganer som allerede kommuniserer digitalt må videresende kopi av viktige dokumenter til Digital postkasse til innbyggere (Folkeregisteret, Statens vegvesen). Det innebærer at de må legge om sine rutiner for postforsendelse. Forvaltningsorganer med meldingstjenester i Altinn skal lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere. Planen skal bl.a. omfatte en vurdering av om funksjonaliteten i samspillet mellom Digital postkasse til innbyggere og tjenester i Altinn er tilstrekkelig sikker, robust og dekker innbyggernes behov. Side 37 av 78

38 Med dagens løsninger må forvaltningsorganer (tjenesteeiere) forholde seg til tre ulike forsendelseskanaler: Digital postkasse til innbyggere Altinn for post til næringsliv og for skattedialogen for innbyggere Løsning for meldingsutveksling mellom forvaltningsorganer 5.3 Alternativ 1 - Speiling Alternativ 1, Speilingsalternativet er vist i Figur 5-2 nedenfor. Figur 5-2 Speilingsalternativet Speiling innebærer at innbyggeren får tilgang til sine digitale dokumenter i meldingsboksen i Altinn i sin valgte digitale postkasse (Digipost eller E-boks). En aktuell måte å gjøre dette på er å benytte etablerte grensesnitt i Altinn for å vise innhold i Altinn meldingsboks uten at dette flyttes fra Altinn. En mulig utvidelse er at innbyggeren kan laste ned dokumenter i meldingsboksen i Altinn for lagring i Digital postkasse. Hvordan brukergrensesnittet utformes vil være postkasseleverandørens ansvar. En slik frihetsgrad er grunnlaget for konkurranse mellom leverandørenes løsninger og en viktig premiss for å anskaffe disse tjenestene i markedet. Viktige krav til løsningene vil imidlertid være: Hvordan speiling skal presenteres for innbygger Det skal tydelig fremkomme hvilke meldinger som er speilet fra Altinn Meldinger som ligger lagret i Altinn skal kunne åpnes og fremstå som om de lå i postkassen Meldingene i speilingen av Altinns meldingsboks skal kunne skrives ut Mottaker skal kunne søke i sin post basert på metadataene knyttet til meldingene Om brukeren skal kunne lagre meldinger fra Altinns meldingsboks i den digitale postkassen Alternativer til vurdering: A. Altinn kan returnere oversikt over alle eller et utvalg av dokumentene i Altinn. B. Grensesnittet kan videreutvikles til å åpne for lagring av dokumenter i postkassen. Side 38 av 78

39 Brukerperspektivet for innbyggere Innbygger får tilgang til skattedialogen fra sin digitale postkasse Innbygger kan laste ned meldinger fra Skatteetaten og innsendinger (levert eller delvis fullført) Innbygger kan få innsyn i deler av eller hele innholdet i meldingsboksen avhengig av hva tjenesteeier gir tilgang til (eventuelt også næringslivspost) Innbygger betaler lagringsplass for kopier av innsendinger som lastes ned i postkassen Innbygger betaler ikke for de viktige dokumenter i skattedialogen Brukerperspektivet for tjenesteeiere Skatteetaten kan kjøre skattedialogen uendret Innbygger varsles om å logge seg på den digital postkasse for å se dokumenter i skattedialogen. Varslingen forutsettes gjort av Altinn eller tjenesteeier Dersom det gis anledning til det, kan andre etater bruke samme løsning som Skatteetaten som tjenesteeier i Altinn Løsningsforslag fra postkasseleverandørene. Difi sendte endringsforespørsel til både e-boks og Digipost. Endringsforespørselen skisserte bakgrunn for forespørselen og ba om en løsning med autentisering i ID-porten og bruk av det integrasjonsgrensesnittet som Altinn tilbyr (REST-API). Dette integrasjonsgrensesnittet gjør det mulig å vise innhold fra brukerens meldingsboks i Altinn i andre applikasjoner eller i andre nettsider. Det ble spesifisert at det er ønskelig at innholdet fra Altinn meldingsboks fremstår som best mulig integrert med innholdet i innbyggers postkasse. Det ble videre gitt føringer med utgangspunkt i spesifikke krav, bl.a.: 1. Leverandør beskriver hvordan speiling av Skattedialogen i Altinn skal presenteres for innbygger i postkassen. Herunder: o Hvordan spørring mot Altinn bør initieres o Hvordan dokumenter i Altinn bør presenteres o Hvordan dokumenter i Altinn kan håndteres videre i postkassen 2. Det skal tydelig fremkomme hvilke meldinger som er speilet fra Altinn 3. Meldinger som ligger lagret i Altinn skal kunne åpnes og fremstå som om de lå i postkassen 4. Innbygger skal kunne lagre meldinger fra Altinn i postkassen 5. Det legges til grunn at varsling av ny post i Altinn skjer fra Altinn 6. Leverandørens løsning skal ha et lett forståelig brukergrensesnitt som hindrer at brukerne gjør sikkerhetsmessige uheldige valg fordi de misforstår brukergrensesnittet Begge leverandørene har besvart forespørselen. Digipost har gjort det tydelig at de er i mot en realisering av speiling. e-boks har forholdt seg nøytral mht om Speilingsalternativet er en ønskelig løsning. Kommunikasjons- og arbeidsprosesser I e-boks sitt løsningsforslag vises meldingene fra Altinn i «Min oversikt» (Figur 5-3) og i en særlig avsendermappe. Avsendermappen kan kalles «Skattedialogen» eller «Fra Altinn». Side 39 av 78

40 Dette forutsetter at brukeren er innlogget i ID-porten. Er brukeren innlogget på annen måte vil det ikke ligge noe i «Min oversikt» og avsendemappen vil være tom. Meldingene fra Altinn vil være markert med et ikon som angir at dokumentet er speilet fra Altinn. Disse meldingene vil ikke ligge i brukernes mapper i e-boks/digipost. Innbygger kan åpne, lese og skrive ut de speilede dokumenter fra Altinn. Løsningsforslaget dekker også at innbyggeren kan også velge å laste ned dokumentet fysisk i sin postkasse. Det krever imidlertid at Altinn oversender dokumentet via meldingsformidleren på samme måte som ved Videresendingsalternativet. Dette kan for brukeren oppleves som en tidsforsinkelse (SLA pt er 15 min). REST-API må utvides med et kall der e-boks kan initiere en overføring. Figur 5-3 Oversiktsbildet i e-boks Digipost har utarbeidet tre alternative løsningsalternativer. Ett av disse forutsetter at postkassen får tilgang til metadata for meldingene i Altinns meldingsboks med annen pålogging enn ID-porten. Dette alternativet vil være i konflikt med dagens sikkerhetspolicy og vi velger derfor å se bort fra det. Digipost har beskrevet et alternativ som funksjonelt ligner på løsningsforslaget fra e-boks med en egen Altinn-mappe» der dokumentet er speilet. Digipost tilbyr en funksjon for å laste ned dokumenter som er tilknyttet Altinn-meldingen til sin Altinn-mappe ved å klikke på en rad i denne listevisningen. Side 40 av 78

41 Digipost sitt tredje alternativ er temmelig likt alternativet beskrevet ovenfor. Her gis brukeren muligheten til å klikke på «Synkroniser med Altinn» fra «Min konto». Når brukeren logget seg på med ID-porten vil Digipost gjennomføre slik synkronisering. Brukeren kan så gå til mappen der Altinn-meldinger vil bli presentert. Etter eventuell nedlasting vil dokumenter bli presentert på lik måte som annen post fra offentlig og privat sektor, dvs at offentlig og privat post ligger om hverandre i samme postlister. Prosjektgruppens anbefalinger Skatteetaten har i sin risikovurdering vurdert phishing som en viktig risikofaktor og foreslår tiltak for å skilles privat og offentlig poster. Det taler for løsningsalternativet der speiling fra Altinn skilles ut i en egen mappe, jf. kapittel 6. e-boks har foreslått at nedlasting av dokumenter skal skje via meldingsformidleren. Digipost har ikke beskrevet hvordan slik nedlasting skal kunne skje. Prosjektgruppen anser at nedlasting via Meldingsformidler kan være en tilfredsstillende løsning i første omgang. Det innebærer imidlertid at dette bør behandles som et eget alternativ der speiling realiseres i kombinasjon med videresending. Det rene Speilingsalternativet vil da avgrenses slik at det ikke omfatter funksjoner for fysisk overføring av kopi av et dokument i Altinns meldingsboks. Applikasjoner som inngår/berøres Bruk av REST-API-et krever at begge postkasseleverandører gjør endringer i sin systemløsning og i brukergrensesnittet for å implementere ny funksjonalitet som beskrevet ovenfor API i Altinn finnes, men må utvides med call for videresending av dokumenter i det tilfelle at nedlasting av et dokument skal tilbys innbygger I utgangspunktet er det ikke behov for endringer i Altinn. Det kan imidlertid være aktuelt å implementere endringer i Altinn for å gi tjenesteeiere muligheter til å styre hvilke dokumenter som skal tillates speilet Det er ikke behov for endringer hos Skatteetaten Informasjon som skal behandles Følgende dokumenter i Altinns meldingsboks skal kunne speiles og lastes ned: De viktige dokumenter i skattedialogen Andre meldinger til innbygger innenfor skattedialogen Alle innsendte dokumenter/ikke fullførte innsendinger til skatteetaten Næringslivsrettet post i det omfang tjenesteeiere vil tillate det Teknisk løsningen Altinns REST-API og ID-portens SSO-funksjonalitet benyttes for å gi innbygger oversikt over sine dokumenter i Altinn i en postkassekontekst, og gi innbygger mulighet til å åpne disse i egen nettleser uten å logge seg på Altinn. Autentisering av bruker er allerede gjort siden man er innenfor ID-porten. Dette integrasjonsgrensesnittet benyttes i dag av tredjepartsleverandører for utvikling av dedikerte sluttbrukerapplikasjoner. I praksis vil da et nettsted, f.eks Digipost eller e-boks, Side 41 av 78

42 kunne vise en brukers meldingsboks i Altinn direkte i egen brukerløsning. Får å hente opp en brukers innhold i Altinn i valgte postboks må bruker være autentisert på forhånd. e-boks og Digipost kan dermed sende en forespørsel til Altinn med innbyggers personnummer og få tilbake nok informasjon til å vise dokumenter som er i meldingsboksen til innbyggeren. Dette er altså en sanntidsintegrasjon, som skjer når sluttbruker gjør en aktiv handling i det integrerte nettstedet. Man kan også si at det er et brukerstyrt integrasjonsgrensesnitt, som baserer seg på brukerhandlinger. Til forskjell fra direkte System-til-System integrasjon vil den fysiske integrasjonen skje mellom portalene og nettsidene til Sikker Digital Postboks og Altinn. Teknikken er ofte omtalt som Web Api ( og bruker ofte designprinsipper ihht REST ( ). Teknikken er i dag i ferd med å ta over for tradisjonelle Web Services teknikker, siden Web Api-er ofte er meget fleksible og gir gjenbruksmuligheter som er mer tilpasset dagens behov for brukerrettede integrasjonsteknikker. Det er gjennomført implementering av dette hos bla Bergen Kommune og Statens Vegvesen, der deres brukere via etatenes respektive hjemmesider, henter ut informasjon fra brukerens meldingsboks Altinn uten at de ser Altinns brukergrensesnittet som sådan. Forutsetningen er at de er innlogget via ID porten. Økonomiske konsekvenser e-boks har angitt en pris på kroner inkl. MVA for etablering av tjenesten. Det er ikke angitt noen kalendertid for levering av endringen. Digipost har angitt et tidsestimat på timer for å implementer speiling. Det ikke angitt noen kalendertid for levering av endringen. Kostnader for oppslag via REST-API mot Altinn kan legge beslag på kapasitet som må kompenseres ved utbygging, eventuelt kan spise av reservekapasitet for fremtidig bruk Kostnad for å åpne et speilet dokument (første gang) vil være det samme som for å motta og lagre et dokument fysisk i postkassen (Denne prisen bør kunne forhandles fordi postkasseleverandørene har innkalkulert lagring som ikke vil inntreffe før dokumentet er lastet ned) Kostnad for å laste ned en viktig melding vil være trafikk-kostnaden hos meldingsformidler. Pris for nedlasting i postkassen vil påløpe bare dersom meldingen ikke har vært åpnet som speilet dokument (jf. punktet ovenfor) Konsekvenser dersom flere enn Skatteetaten får benytte speilingsløsningen for utsending av viktige dokumenter o Dersom alle Altinns tjenesteeiere kan benytte dette alternativet unngår man i mange tilfeller bruk av Meldingsformidler og kan dermed spare transaksjonskostnader o Redusert volum hos meldingsformidler o Økt trafikk i Altinn Side 42 av 78

43 5.4 Alternativ 2 - Videresending Figur 5-4 viser alternativ 2. Dette alternativet innebærer at Altinn videresender dokumenter til innbyggers digitale postkasse gjennom meldingsformidleren. Altinn vil fra postkassenes ståsted behandles likt med andre avsenderes databehandlere og benytter standard etablert grensesnitt og forretningsmodell. Det må gjøres et utvalg av hvilke dokumenter som skal videresendes og det kan bli liggende en kopi av dokumentet både i postkassen og i Altinn. Figur 5-4 Videresending Tjenesteeier bestemmer utvalg av type dokumenter som videresendes, eventuelt at dokumentet videresender uten at det kommer i meldingsboksen i Altinn. I det siste tilfelle fungerer Altinn kun som en integrasjonskomponent (jf. figuren over). Tjenesteeiere må kunne parameterstyre forsendelsen slik at post som skal til innbygger havner i dennes valgte private postkasse. Videresending innebærer at dokumentene som sendes til meldingsformidleren, signeres, krypteres og adresseres iht. grensesnittspesifikasjonene som beskrevet på Altinn vil i dette alternativet trolig kunne sees på som en databehandler på vegne av avsendervirksomheten og benytte Digital postkasse til innbygger iht. bruksvilkårene som beskrevet på Alternativ til vurdering: Bruker velger type meldinger eventuelt hvilke spesifikke dokumenter som skal videresendes. Brukerperspektivet for innbyggere Innbygger vil få alle viktige meldinger fra forvaltningen inn i sin valgte, digitale postkasse og kan behandle dem der med den funksjonalitet som tilbys av postkasseleverandøren. Dersom tjenesteeieren ikke har valgt det bort, vil det ligge kopi av den tilsendte dokumentasjon i Altinn meldingsboks. Innbygger kan logge seg på Altinn eller følge lenke i dokument fra tjenesteeier for å videreføre en dialog eller få tilgang til meldingsboksen i Altinn. Om det skal tilbys brukervalg mht til hvilke dokumenter som skal videresendes fra Altinns meldingsboks til Digital postkasse, vil innbyggeren måtte forholde seg til Altinn for å sette opp slik videresending enten gjennom en lenke eller via egen pålogging i Altinn. Side 43 av 78

44 Når det gjelder skatt, vil innbygger ha den komplette skattedialogen i Altinns meldingsboks, men vil få skattemeldingen, den forhåndsutfylte selvangivelsen og skatteoppgjøret i sin digitale postkasse. For å få tak i selvangivelsen slik den ble levert til Skattemyndighetene og historiske dokumenter fra skattedialogen, må innbyggeren inn i Altinn og eventuelt eksplisitt skrive den ut eller laste den ned fra Altinn på vanlig måte. Brukerperspektivet for tjenesteeiere En tjenesteeier i Altinn vil selv kunne konfigurere hvorvidt en melding som sendes via Altinn, skal videresendes til innbyggers valgte postkasse. Det er ikke bestemt hvorvidt dette skal a) kunne konfigureres per tjeneste ved oppsett av tjenesten eller b) bygges inn i grensesnittet slik at tjenesteeier kan bestemme for hver enkelt forsendelse hvilke meldinger som skal videresendes til innbyggers valgte postkasse. Ved videresending vil det være naturlig å benytte varslingstjenesten i Digital postkasse. Tjenesteeier vil imidlertid kunne bestemme at Altinn skal varsle innbygger eller at tjenesteeier varsler selv. For Skatteetaten vil dette løsningsalternativet med alternativ a) ikke innebære endringer i deres systemer eller endre varslingsprosessen. Altinn vil settes opp og gjennomføre videresending. Videresending av dokumenter vil medføre forsendelseskostnader som Skatteetaten ikke har i dag. Løsningen kan ha konsekvenser i forhold til eksisterende sikkerhetspolicy, bl.a. ved at det vil eksistere flere kopier av viktige dokumenter. For andre tjenesteeiere kan dette være en aktuell løsning istedenfor at tjenesteeier selv sender direkte meldingene som skal til innbyggeres digitale postkasse. Dette vil i så fall være en avgjørelse som tas av tjenesteeier basert på en egen «businesss case». Kommunikasjons- og arbeidsprosesser Overordnet beskrivelse hvordan Altinn kan opptre som en videresender av post: 1. Meldinger/Post produseres av tjenesteeier og sendes til Altinn. Det angis enten a) i Altinns grensesnitt eller b) på tjenesten at meldingen skal videresendes til Digital Postkasse til Innbygger 2. Mottaker identifiseres med fødselsnummer eller d-nummer og mottakers kontaktinformasjon hentes ved bruk av Altinns kopi av Kontakt- og Reservasjonsregister. Forsendelsen adresseres og kontaktinformasjon legges til på bakgrunn av: a) reservasjonsstatus b) digital postkasseadresse c) varslingsadresse (epost og mobilnummer). Denne kan avklares mer detaljert senere, siden Altinn kan ivareta denne funksjonaliteten selv. d) sertifikatinformasjon (enten postkasseleverandørens eller postmottakerens sertifikat). Pt er det postkasseleverandørens sertifikat som ligger lagret per innbygger i Kontakt- og reservasjonsregisteret. e) Hvis bruker har reservert seg eller ikke har valgt postkasse vil dette ivaretas med dagens funksjonalitet i Altinn, der tjenesteeier får tilbakemelding om dette, slik at han kan velge/eller forhåndsvalgt at meldingen legges i innbyggerens (fødselsnr.) meldingsboks Side 44 av 78

45 3. Posten klargjøres gjennom at Avsender (Altinn): a) tilpasser postforsendelsen til Sikker digital posttjenestens meldingsspesifikasjoner b) signerer postforsendelsen med Avsenders (Altinns) private nøkkel c) sikrer postforsendelsen mot uautorisert innsyn ved å kryptere posten med sertifikatinformasjon fra Oppslagstjenesten 4. Postforsendelsen sendes til Meldingsformidleren 5. Ekspedering av post avsluttes ved at utgående post loggføres. Det må logges metadata om en forsendelse slik at man kan utlede statistikk og sporbarhet over hva som er videresendt post. Logg skal også kunne bli brukt til mulig fakturering, men dette er ikke avklart i detalj pt. Applikasjoner som inngår/berøres Tabell 5-1 nedenfor beskriver endringer som må utføres i Altinn for å realisere videresending. Tabell 5-1 Endringer i Altinn Element Informasjon som skal behandles Følgende dokumenter er det aktuelt å videresende: Kompleksit et Endret/N y Use Cases AP221 UC Registrer melding Lav Endret AP221 UC Send bruksinformasjon om meldinger Lav Endret *) AP221 UC Definer tjeneste Lav Endret Sider *) AP347 PSHL Metadata Service Lav Endret Interne tjenester *) AP311 SDHL Migrate Package Lav Endret *) AP311 SDHL Service Metadata Import Lav Endret Eksterne tjenester AP311 SDHL Correspondence Batch Ny batch for å sjekke status på meldinger som er sendt til Meldingsformidler *) Lav **)Middels Endret Batchgrensesnitt **) AP312 BDD - Correspondence batch Lav Endret Eksterne web service-grensesnitt Grensesnitt mot Meldingsformidler Middels Ny Databasetabell *) MessageServiceDetails Lav Endret ServiceEngine.Correspondence Lav Endret *) Gjelder bare alternativ a) **) Gjelder bare alternativ b) a) De viktige dokumentene i skattedialogen b) Digital post som tjenesteeiere velger å videresendes til innbygger gjennom Altinn Lav Ny Side 45 av 78

46 Teknisk løsningen Se endring av applikasjoner ovenfor. Endringer i Altinn gjennomføres av leverandør av vedlikeholdstjenester til Altinn-plattformen (Accenture) og kan settes i drift gjennom det ordinære releaseprogrammet for Altinn. Omfanget av arbeidet er estimert til mellom 1218 og 1477 timer. Gjennomføringstid er avhengig av prosessen for produksjonssetting i Altinn. Gjennomføringen av slike endringer gjøres på to måter. 1. Endringen inngår som en del av normale Altinn releaser, tre per år: a. Den første er i februar i sammenheng med selvangivelse, b. Den andre er medio juni c. Den tredje er som regel i oktober/ november Eksempelvis skal totalomfanget for årets november release (15.3), være klarlagt medio juni, Utviklingsfasen vil være frem mot starten av september, før testing og produksjonssetting medio november. Endringer som allerede er analysert, som f.eks. videresendingsalternativet kan kommer inn i dette omfanget på et senere tidspunkt, men må senest være avklart ved start av juli. 2. Det er også mulig å bestille såkalte hasteendringer, som utvikles, testes og produksjonssettes utenom de normale Altinn releaser. Eksempler på en slik hasterelease er implementering av funksjon for automatisk annen-gangs varsel dersom mottaker ikke åpnet meldingen sin. Dette ble produksjonssatt i september Når endringene er implementert, vil den løsningen gå inn som en del av ordinær drift og vedlikehold. Økonomiske konsekvenser Kostnader for utvikling av ny funksjonalitet i Altinn er estimert til ca 3 mill. kroner I tillegg kommer kostnader for vedlikehold av programvaren og driftskostnader i Altinn for å videresende dokumenter Kostnader for å videresende viktig melding både hos meldingsformidler og postkasseleverandør Konsekvenser dersom flere enn Skatteetaten får benytte videresending for utsending av viktige dokumenter o Økt trafikk i Altinn kan gi økte driftskostnader til fordeling mellom etatene, nærmere beskrevet i kapittel Alternativ 3 Etat som avsender Figur 5-5 viser alternativ 3, Etat som avsender. I dette alternativet er det tjenesteeier selv som implementerer grensesnittet mot Digital postkasse til innbyggere innenfor sin egen tjenesteplattform. Grensesnittet dekker oppslag i reservasjonsregisteret, varsling og forsendelse av den digitale posten. Difi sitt kodebibliotek er laget for å standardisere dette grensnittet og for å gjøre implementeringen enkel for tjenesteeier. I tillegg vil tjenesteeiere i Altinn allerede ha et grensesnitt mot Altinns tjenesteplattform. Med etat som avsender, sendes dokumenter som skal til postkassen direkte til meldingsformidler og dokumenter som skal til Altinn direkte til Altinn. Ingen direkte integrasjon mellom Altinn og Digital post til innbygger. Side 46 av 78

47 Figur 5-5 Etat som avsender Brukerperspektivet for innbyggere Sett fra innbygger vil alternativ 3 fremstår som likt med Videresendingsalternativet. Brukerperspektivet for tjenesteeiere Skatteetaten I dette alternativet sendes de viktige dokumenter i skattedialogen direkte fra Skatteetaten. Skatteetaten sender dokumenter som skal til postkassen, direkte til meldingsformidler og dokumenter som skal direkte til Altinn, til Altinn. Det er ingen direkte integrasjon mellom Altinn og Digital postkasse til innbygger. Skatteetaten har gjort en overordnet vurdering av dette alternativet og konkluderer med at det er uaktuelt av flere årsaker. Et grovt kostnadsestimat for implementering av en slik løsning viser et arbeidsomfang på ca timeverk hvilket innebærer en kostnad på mellom 2,2 og 2,9 mill. kroner avhengig av hvor mye eksterne ressurser som benyttes. Implementering vil omfatte følgende hovedelementer: Lage ny kanal-komponent for SDP i felles utsending, inkludert o integrasjon med SDP for å sende PDF Ta inn ny egenskap i Part for meldingsboksadresse dette kommer over samme grensesnitt fra Kontaktdataregister som kontaktadresse og reservasjon Lage ny utsendingsstrategi i multikanal utsending for kombinasjonen SDP og Altinn (som spør Part om oppgitt meldingsboksadresse) Alternativ 3 kan være interessant ut fra perspektivet til andre forvaltningsenheter og er derfor utdypet noe i det følgende. Andre forvaltningsenheter Alternativet omhandler samordning av prosess og grensesnitt for innsending til Altinn og innbyggeres postkasse. Tjenesteeier må ved forsendelse av meldinger behandle meldingene forskjellig avhengig av målgruppen for forsendelse, dvs om det er til innbygger, næringslivspost eller post til en annen forvaltningsenhet. Gjennom å se håndtering av all post fra avsender i sammenheng kan løsningene nærme seg hverandre teknisk og forvaltningsmessig slik at integrasjonen mot de ulike tjenestene likner hverandre og kode, applikasjoner og forvaltningsrutiner kan gjenbrukes på tvers av de ulike tjenestene. De mest aktuelle tjenestene å se på i sammenheng er post til innbygger, post til forvaltningen og meldingsutveksling i offentlig sektor. Side 47 av 78

48 Alternativ 3 innebærer ingen forskjell fra Alternativ 2 for innbyggere, trenger ikke å berøre Altinn og Digital postkasse, men kan gi en bedre situasjon for tjenesteeiere som skal sende post til både Altinn og Digital postkasse til innbyggere. Applikasjoner som inngår/berøres Programvare for forsendelse hos tjenesteeier. Informasjon som skal behandles Felles for alle alternativ. Jf. kapittel Teknisk løsningen Må utredes hos hver tjenesteeier. Løsningen i en større sammenheng Statlig felleskomponent kan eventuelt ta hånd om brukervalg for alle offentlige tjenesteleverandører. 5.6 Behov for enhetlig løsning for utsendelse I kartleggingen av statlige forvaltningsorganers behov for digital kommunikasjon med virksomheter, var behovet om enhetlig løsning for utsendelse til forskjellige målgrupper entydig: «Når forvaltningsorganene i dag gjør tilgjengelig adressert informasjon til sine brukere (papirpost, e-post, e-melding, digital post, ). skilles det ikke på om mottakeren er en innbygger, privat eller offentlig virksomhet. Det er de samme prosessene for utsendelse av post, og dette gjelder for samtlige virksomheter.» (jf. Difi-notat: 2014:2 «Digital kommunikasjon med virksomheter Forvaltningens behov for digital post»). Behovet for en enhetlig løsning skyldes i hovedsak to forhold: (i) Forvaltningsorganene skiller ikke nødvendigvis i dag på ulike målgrupper i sin saksbehandling eller ekspedering, og (ii) forvaltningsorganene ønsker ikke kostnaden ved å utvikle og forvalte flere grensesnitt for digital ekspedering til sine brukere. Mange offentlige forvaltningsorganer har myndighetsutøvelse eller tjenesteyting overfor både innbyggere og virksomheter. En enhetlig løsning for utsendelse til disse kan diskuteres ut i fra følgende forhold: 1. En offentlige meldingsformidler (Nasjonal felleskomponent) 2. Ett standardisert meldingsformat 3. Ett felles integrasjonspunkt i etaten/sektoren (gjenbruk og kodebibliotek) Figur 5-6 nedenfor skisserer en fellesfunksjon for postforsendelse som kan løses på ulike måter. Side 48 av 78

49 Figur 5-6 Postintegrasjon Samordning vil være i tråd med ønske om konsolidering av grensesnitt og gjenbruk. Det er da også særlig relevant å se til løsning for post til næringsliv og organisasjoner og post til offentlige virksomheter. 5.7 Alternativ 4: Kombinasjonsalternativet Figur 5-7 viser Kombinasjonsalternativet som innebærer at både videresending og speiling blir realisert. Tjenesteeiere i Altinn kan realisere integrasjon mot Digital Postkasse ved videresendingsløsningen. Skattedialogen vil bli speilet i Digital postkasse. Videresendingsløsningen vil dessuten gi innbyggere mulighet til fysisk nedlasting av dokumenter som er speilet, dersom innbygger ønsker å lagre dem i Digital postkasse. Figur 5-7 Kombinasjonsalternativet (speiling+videresending) Side 49 av 78

50 Brukerperspektivet for tjenesteeiere Brukerperspektivet vil gi et mulighetsrom som omfatter funksjonaliteten ved Speilingsalternativet og funksjonaliteten ved Videresendingsalternativet. Brukerperspektivet for tjenesteeiere Skatteetaten kan få koblet seg mot Digital postkasse til innbygger med lavere kostnader enn ved Videresendingsalternativet og øvrige tjenesteeiere kan oppfylle kravene i digitaliseringsrundskrivet gjennom videresending. Alle tjenesteeiere i Altinn kan unngå egne prosjekter for å implementere tilknytning til Digital postkasse. Applikasjoner som inngår/berøres Begge postkasseleverandører må gjøre endringer i sin systemløsning og i brukergrensesnittet for å implementer speiling av dokumenter fra Altinns meldingsboks API i Altinn finnes, men må utvides med call for videresending av dokumenter i det tilfelle at nedlasting av et dokument skal tilbys innbygger Altinn må endres for å videresende dokumenter som tjenesteeier skal levere i Digital postkasse og for å videresende speilede dokumenter som innbygger velger å laste ned i postkassen Det er ikke behov for endringer hos Skatteetaten Informasjon som skal behandles Felles for alle alternativ, jf. avsnitt Teknisk løsningen Teknisk løsning vil være som beskrevet for speiling i kapittel 5.3 og teknisk løsning for videresending i kapittel 5.4. Løsningen i en større sammenheng Kan gi muligheter for tjenesteeiere til alternative tilknytningsformer til Digital postkasse for innbyggere. Dette forutsetter i så fall nærmere analyse av konsekvensene ved en slik utvikling med tilhørende IT-politiske avklaringer. 6 Sikkerhet og sårbarhet 6.1 Prosessen I forbindelse med anskaffelse og innføring av Digital postkasse til innbyggere er det gjennomført sikkerhets- og sårbarhetsanalyser, det er stilt sikkerhetskrav til leverandørenes løsninger og sikkerheten er etterprøvd i forbindelse med kontraktsforvaltningen. Digital postkasse for innbyggere tilfredsstiller derfor forvaltningens sikkerhetskrav. Altinn er underlagt et strengt sikkehetsregime og eksisterende løsninger basert på Altinn plattformen tilfredsstiller forvaltningens sikkerhetskrav. Side 50 av 78

51 Løsningsalternativene som er behandlet i denne rapporten er forelagt Skatteetaten som har gjennomført en egen sikkerhetsvurdering som ikke er vedlagt rapporten pga. at den er unndratt offentlighet 3. Vurderingen er gjort i tre faser: 1. Vurdering av Digital postkasse til innbygger og løsningsforslag til speiling fra Digipost og e-boks med utgangspunkt i Skatteetatens krav til sikkerhet. Analysen inneholdt forslag til risikoreduserende tiltak. 1. Tilbakemelding til postkasseleverandørene med informasjon om resultatene av sikkerhetsvurderingen fra Skatteetaten og med spørsmål om hvordan de vil forholde seg til disse. 2. Sluttføring av sikkerhetsvurderingen hos Skatteetaten basert på svarene fra Digipost og e-boks. Parallelt med dette har Skatteetaten gjort en vurdering av sikkerheten ved bruk av Altinns REST-API for speiling. 6.2 Skatteetatens risikobilde knyttet til Digital postkasse til innbyggere Vurdering av postkasseleverandørenes løsninger Risikobildet mht Digital postkasse for de fire alternativene er i alt vesentlig det samme for alle alternativene og er fremstilt i Tabell 6-1 nedenfor. Tabell 6-1 Risikobildet for alternativ 1-3 med samspill mellom Altinn og Digital postkasse Vekt Alt. 1 Alt. 2 Alt. 3 1 Falsk skattepost med lenke (phishing) 3 X 1 X X 2 Kode 6 personer i registeret 3 X X X 3 Brev blir ikke virussjekket 2 X X X 4 Feilsendt post kan ikke stoppes 1 X 5 Personvernregler ved flytting av data/oppkjøp 2 X X X 6 Dobbel lagring av informasjon 1 X X 7 Tjenesten er utilgjengelig 1 X X 8 Nye funksjoner eller endringer av viktige 2 sikkerhetstiltak X 1) Lenke sendes til eksternt system Skatteetaten konkluderer i sin vurdering med at følgende tiltak vil være forutsetninger for å få akseptabel risiko og oppdatert tabell under: Nivå 4 godkjenning kreves for registrering av konto Masseutsendelse fra privatpersoner vil ikke være mulig Post fra Skatteetaten (Altinn) blir skilt ut i egen mappe For kode 6 personer skjer automatisk sperring av post fra private inntil de selv endrer innstillinger Alle brukere har selv muligheten til å sperre for post fra private Komplett virussjekk av post blir implementert Tiltakene nevnt over blir dokumentert gjennom endringsregimet slik at leverandørene ikke har muligheten til å innføre ny funksjonalitet som bryter med disse, eller fjerne eksisterende sikkerhetstiltak 3 Vurdering av risiko for informasjonssikkerhet i Sikker Digital Postkasse, versjon Side 51 av 78

52 Konklusjonene over er første ledd i en prosess som leder frem til en endelig konklusjon bestående av tre steg: 1. Vurdering av design (dette dokumentet) 2. Verifisering av innførte tiltak samt anbefaling av alternativ, hvis tiltakene er tilfredsstillende innført 3. Gjennomføring av penetrasjonstest av implementert løsning e-boks tilfredsstiller Skattedirektoratets krav slik løsningen leveres i dag med unntak av virussjekk som er lovet levert september 2015 Difi har vært i dialog med Digipost om phising, kode6 og virussjekk. De har kommet med forslag til mulige tiltak, men deler ikke Skatteetatens oppfattelse av risikobildet. Digipost har gitt tilbakemelding der de har redegjort for sin løsning med beskrivelse av hvorfor de mener at løsningen er sikker nok. Digipost som løsning er akseptert av Difi gjennom forhandlinger og etablering, og Difi er av den oppfattelse av at løsningen i sin nåværende form er tilstrekkelig sikker. Vurderingen ovenfor er gjort etter at Skatteetaten har analysert svarene fra postkasseleverandørene. Skatteetaten påpeker at de fortsatt finner det svært uheldig, både for Digipost og dets brukere, dersom Digipost ikke innfører en komplett virussjekk av post. Brukerne av en slik løsning som forvaltningen tilbyr til alle innbyggerne, vil anta at beste sikkerhetspraksis er fulgt, spesielt med navnet Sikker Digital Postkasse. Dette er også veldig viktig punkt for Skatteetaten, ettersom det er en risiko som ikke er tilstede i dagens løsning. Vurdering av Altinns REST-API Skatteetaten har i sin vurdering funnet sikkerhetsmessige svakheter ved Altinns REST-API-et. I sin vurdering skriver Skatteetaten: «For at Skatteetatens dokumenter skal være tilgjengelig via REST API et til Altinn, forutsettes det at sikkerheten er akseptabel og at Altinn har rutiner for kontinuerlig gjennomgang av sikkerheten på denne tjenesten. Altinn må implementere anbefalingene i de to siste rapportene fra leverandøren og reteste funnene gjort i siste sikkerhetstest av REST API et for at Skatteetaten skal gjøre sin post tilgjengelig på denne kanalen. «Frem til retest er utført og funnene i begge rapportene er bekreftet lukket av en uavhengig ekstern tredjepart, kan vi ikke se at REST-API'et er tilstrekkelig sikret for bruk i noen av alternativene.» Når det gjelder Altinn REST-API har det 17/ blitt utført en hotfix hvor anbefalingene fra sikkerhetsrapportene har blitt implementert. Det som gjenstår for Skatteetatens del er å ha dialog videre med Altinn for granulering av tilganger på Skatteetatens dokumenter. Dette er en dialog mellom Skatteetaten og Altinn og berører ikke arbeidet relatert til dette prosjektet. Med utgangspunkt i vurderingen over, kan ikke prosjektgruppen se noen hindringer for at REST-API-et kan benyttes til å realisere speiling. Side 52 av 78

53 7 Prismodeller 7.1 Dagens finansiering og kostnadsfordeling i Altinn Det er startet et arbeid for å utrede ny finansiering og kostnadsfordeling i Altinn samarbeidet, men dette arbeidet er ikke ferdig utredet og implementert. Nedenfor er derfor utdrag av dagens modell beskrevet, samt en vurdering av hvilke områder i modellen forslått løsning får en innvirkning på. Det er fra departementsnivå gitt føringer knyttet til hvordan kostnadsfordelingen i Altinn skal fordeles. Utgangspunktet er at dette skal reflektere tjenesteeieres bruk av Altinn-løsningen. Hovedprinsippet er at: Utvikling av Altinn-løsningen skal finansieres sentralt via Brønnøysundregistrenes budsjetter Tjenesteeiere skal finansiere kostnader knyttet til drift og driftsrelatert applikasjonsforvaltning Utvikling og vedlikehold av sluttbrukertjenestene finansieres særskilt enten av en enkelt tjenesteeier eller som egne satsninger. Altinn Styringsråd fastsetter deretter fordelingsprinsipper og fordeling av de kostnader som tjenesteeierne i Altinn skal dekke. Driftsrelaterte kostnader Gjeldende fordelingsprinsipper for driftsrelaterte kostnader ble behandlet i Årsmøtet for Altinn Styringsråd 5. juni 2008 og 30. oktober Tjenesteeierne er delt inn i fem størrelseskategorier fra svært stor til liten/piloter. De minste til mellomstore tjenesteeierne blir belastet en fastpris som følger: Medium kr pr år Liten kr pr år Andre kr pr år Tjenesteeiere i kategoriene «stor» og «svært stor» fordeler de resterende kostnadene. Gjeldende kostnadsfordeling 2014 og prognoser basert på Altinn styringsråds årsmøte 2014 fremgår av Tabell 7-1 nedenfor Side 53 av 78

54 Tabell 7-1 Kostnadsfordeling for 2014 i Altinn prognose I dag utgjør omtrent 80 % av det totale transaksjonsvolumet i Altinn av system system tjenester. Resterende 20 % er innlogging av personer via Altinn.no. I Altinn løsningen er det en egen infrastruktur for å håndtere denne anvendelsen via såkalte Portal servere. Alt. 1 Speiling går via den samme infrastrukturen som system system meldinger. Det passerte over 36 millioner skjemaer og meldinger gjennom Altinn i Av disse var 20,7 millioner meldinger ut. I 2015 er den nye A-Ordningen satt i produksjon, hvorav denne er estimert til å øke antall meldinger inn og ut med ca. 10 millioner. Omtrent 90 % av denne økningen er antatt å være system system tjenester. A-Ordningen er basert på dialogmeldinger der en innsending valideres og kvitteres tilbake, dvs. det er omtrent like mye inn og ut meldinger. Utviklingen av kostnader for drift og driftsrelatert applikasjonsforvaltning (nederste linje i tabellen over) i lys av økningen av antall transaksjoner er positiv iden forstand at kostnaden pr. transaksjon går nedover. Foreløpig vurdering om Digital post vil påvirke felles driftskostnader og den enkelte tjenesteeier: De reelle driftskostnadene for Altinn fordeles til tjenesteeierne etter hvilken kategori de er innplassert i. Denne innplasseringen er basert på følgende: «Ved innplassering av tjenesteeier gjøres en skjønnsmessig vurdering * av hvor mange transaksjoner denne har potensial for å oppnå i Altinn. Potensialet skal beregnes for alle tjenester som allerede er utviklet i Altinn, som er utviklet i annen løsning eller som fortsatt kun eksisterer på papir. Det skal bare beregnes potensielle transaksjoner for tjenester som lar seg realisere i den til enhver tid gjeldende løsning. Side 54 av 78

55 Potensialet skal beregnes for følgende typer tjenester: innsending, melding, innsyn og formidling» *Denne skjønnsmessige vurderingen gjøres i dag gjennom å spørre den enkelte etat om deres potensiale. Det er basert på tillit og er ikke lagt opp til ettersyn eller kontroll på dette området. Det blir da 2 spørsmål man må avklare for å se om og hvordan det påvirker kostnadene totalt sett, og deretter til fordeling til den enkelte tjenesteeier: 1. Når og på hvilket nivå øker driftskostnadene til fordeling? a. I dagens driftsmodell er det innebygget overkapasitet for å håndtere volumsvingninger gjennom året. Man betaler da ikke en transaksjonskost i dagens modell, men mer en jevn kapasitet for å håndtere svingninger, og med mulighet for midlertidig oppskalering ifb. planlagte høyvolums perioder. o Pga, denne overkapasitet så vil man derfor mest sannsynlig håndtere et relativt stort volum av Digital Post gjennom løsningen innenfor dagens kostnadsbilde. b. Det må derfor analyseres nærmere hvor stort volum som vil gjøre at man må eventuelt øke kapasiteten for denne tjenesten, og derav de totale kostnadene til fordeling. 2. Er Digital post til innbyggere å regne som økt potensiale? a. For de som allerede har digitalisert så er svaret at det er inkludert. b. For de som sender på papir, jf. «..Potensialet skal beregnes for alle tjenester som allerede er utviklet i Altinn, som er utviklet i annen løsning eller som fortsatt kun eksisterer på papir» så skal det dersom riktig skjønnsmessig forstått og vurdert, være sett på som en potensial for en Melding ut, og derav inkludert i potensialet. For å befeste en felles tenkning og tolkning av pkt.2 ovenfor, må dette behandles gjennom styringsstrukturen i Altinn. Vurdering av kostnader for. Alt. 1, Speiling, og Alt. 2 Videresending Speilingsalternativet krever ingen utvikling av Altinn-løsningen. Det vil heller ikke ha signifikant påvirkning på driftskostnadene da det kun er snakk om en visning. Om dette skjer i Altinn portalen eller i en annen portal, vil ikke ha noen betydning. Det er de samme grensesnittene. Videresendingsalternativet og Kombinasjonsalternativet krever utvikling av Altinn-løsningen som beskrevet i kapittel 5.4. Dette skal finansieres sentralt via Brønnøysundregistrenes budsjetter. Tjenesteeiere skal finansiere kostnader knyttet til drift og driftsrelatert applikasjonsforvaltning. På dette området vil det komme noe økte kostnader på drift ift. økte transaksjoner og nye grensesnitt anslått til en årlig kostnad på kroner. Utvikling og vedlikehold av sluttbrukertjenestene finansieres særskilt enten av en enkelt tjenesteeier eller som egne satsninger. På dette området gjelder at tjenesten må utvikles uansett. Det eneste tillegget vil være at tjenesteeier må sette et konfigurasjonsflagg, et av flere, om at dokumentet skal kunne videresendes. Side 55 av 78

56 Med økt utbredelse av postkassene økes tilgjengeligheten til ulike meldinger fra forvaltningen. Det er derfor rimelig å anta at når man får en økt frekvens av innlogging med digitale postkasser, vil dokumenter bli åpnet flere ganger enn før og man kan oppleve noe økning av transaksjoner i løsningen sammenlignet med dagens situasjon. 7.2 Prismodell for tjenester i Digital postkasse Avsendervirksomhetene betaler for bruk av tjenesten, basert på antall sendte brev. Det koster kr 0,20 inkl. mva. per forsendelse å sende gjennom meldingsformidlertjenesten. Brukspris for postkassene er en transaksjonspris basert på meldingsstørrelse. Tabell 7-2 under viser maksimalpris pr. trappetrinn. Det er prisen fra den dyreste leverandøren per trappetrinn som er oppgitt. Med snittpris og kvantumsrabatt vil faktisk pris ligge under dette: Tabell 7-2 Priser for digital post til innbyggere Meldingsstørrelse Maksimal brukspris inkl. mva. Melding 0 0,1 MB 0,69 Melding 0,1 0,2 MB 0,94 Melding 0,2 0,3 MB 1,06 Melding 0,3 0,5 MB 1,94 Melding 0,5 1,0 MB 2,19 Melding 1,0 5,0 MB 4,39 Melding > 5 MB Leverandør A: 4,39 + 2,02 ekstra pr. MB Leverandør B: 8,98 8 Erfaringer fra Danmark og Sverige Det er likhetstrekk mellom løsningene i Danmark og Sverige og Digital post i Norge. Alle lager felles postkasseløsning som offentlige virksomheter benytter, og postkasse tilbys av private aktører. 8.1 Danmark Danmark har hatt Digital postkasse i flere år. Som følge av offentlig anskaffelse ble det i 2009 inngått avtale med en leverandør, e-boks. Det har vært utlyst ny konkurranse som e-boks vant nå i Innbyggerne kan velge om de skal få tilgang til sin post gjennom Borger.dk eller direkte hos leverandøren e-boks. De fleste innbyggere velger å bruke e-boks, siden de får tilgang til post fra private virksomheter der. De har samme løsning for post til næringsliv, hvor post kan leses på Virk.dk eller e-boks. Det ble i november 2014 obligatorisk for innbyggerne å motta post i sin digitale postkasse. Innbyggere kan søke sin kommune om fritak. Av 4,7 mill. innbyggere over 15 år har 4,1 millioner Digital postkasse, 0,5 millioner har fått fritak 4. Det sendes mer enn 6 millioner brev månedlig til innbyggere og næringsliv Side 56 av 78

57 Skat Danmark opplyser på sine nettsider at de begynte å sende post via Digital Post i november Skat Danmark sender en rekke brev elektronisk via digitale postkassen som f.eks. innkalling til kontroll av bil, registreringsavgift, svar på søknad om forhåndsuttalelse vedrørende skatt, eiendomsvurdering og motorspørsmål. Alle innbyggerne får årsoppgjør og forskuddsoppgjør i TastSelv løsningen og dette kommer pr i dag ikke i digitale postkasse (e- Boks). Det er heller ikke noen planer for å inkludere skattedialogen i e-boks. 8.2 Sverige I Sverige har man etablert «Mina meddelanden» for å sende post til innbyggere og næringsliv. Løsningen utvikles og driftes av Skatteverket sammen med Arbetsförmedlingen, Bolagsverket, Försäkringskassan, Pensionsmyndigheten, Tilvä+tverket og Transportstyrelsen. Innbyggerne kan velge om de skal motta post i den offentlig postkassen «Mina meddelanden» eller motta post sammen med post fra næringsliv i Digimail eller Kivra 7. Det er frivillig for innbyggerne å bruke Mina meddelanden. Virksomheter kan kun motta post i Mina meddelanden. Mina meddelanden er i en oppstartsfase og foreløpig har 10 offentlige virksomheter tatt i bruk løsningen 8. I møte med Skatteverket har Skatteetaten fått opplyst at Mina meddelanden gjør sin digitalepost tilgjengelig for private aktører, Bring Digimail og Kivra. De som sender posten til Mina meddelanden betaler ikke for å få tilgjengeliggjort post i de private aktører sin postkasse. Skatteverket mener at denne posten er så viktig for brukerne og postboksene at de ikke var villige til å betale for videresending. 9 Vurderingskriterier for valg av løsning Dette kapittelet beskriver kriteriene for sammenligning av de ulike alternativene. Brukerperspektivet sett fra innbygger. Kriteriet dreier seg om brukervennlighet og fleksibilitet sett fra innbygger sitt ståsted. Det er lite data for å underbygge hvilke funksjoner og egenskaper som vil være viktig for ulike grupper av innbyggere. Prosjektgruppen har blitt stående ved følgende kriterier for vurderingen: Enkel tilgang til post- og digitale tjenester fra forvaltningen (SSO). Lett forståelig (intuitivt, enkelt, klar struktur, god oversikt) Samlet personlig arkiv for brukeren o Samlet kommunikasjon med forvaltningen (alle meldinger) o Enkel tilgang til historiske dokumenter o Sikker lagring av innbyggers egen kopi av tilsendte dokumenter Verdiøkende tjenester o Enkel tilgang til informasjon relatert til mottatt digital post (f.eks innsendte\ dokumentasjon) o Betaling av offentlige krav og økonomisk oversikt samordnet med nettbank Side 57 av 78

58 o Fleksible brukervalg o Annet Tjenesteeieres perspektiv. Åpner for for gjenbruk av ulike komponenter og gir effekt for andre etater enn Skatteetaten: Muligheter for enkel implementering av Digitaliseringsrundskrivet Kostnader for å implementere post til Digital postkasse og brukskostnader for den enkelte etat Muligheter for forbedringer av dagens løsninger Bidra til å bevisstgjøre innbyggere om rettigheter, plikter og forståelse for etatens tjenester Informasjonssikkerhet. Krav til sikkerhet skal være i henhold til lover, forskrifter, og sikkehetspolicy for Skatteetaten. Risiko og sårbarhet ved gjennomføring/implementering vil være med i vurderingen. Det skal spesielt vurderes i hvilken grad Skatteetatens sikkerhetskrav oppfylles. Økonomi. Vurdering av ostnader ved de ulike alternativene totalt sett for forvaltningen, på tvers av sektorene. De ulike vurderingskriteriene vil være: Kostnadene ved å implementere samspillet (alt. 1, 2 og 3) dvs hos Difi, hos Altinn og hos Skatteetaten Direkte drifts- og forvaltningskostnader for løsningene, inkl administrative kostnader, betalingsavregninger, etc Brukskostnader for Skattedialogen basert på gjeldende prismodeller Gevinster IT-politisk perspektiv. Kriteriet skal reflektere hva forvaltningen ønsker å oppnå hos innebyggere med hensyn til motivasjon for digital kommunikasjon, holdning til forvaltningen og bevistgjøring om egen rolle. Følgende delkriterier er definert Bidra til Digitalt førstevalg o Muligheter til å sende post på samme måte uavhengig av målgruppe o Muligheter til å styre kommunikasjonen med innbyggere ut fra forvaltningens behov o Bidra til at innbyggerne velger en postkasse o Lede innbygger inn til Altinn og andre «dialogtjenester» o Bidra til at innbyggere ikke reserverer seg mot digital kommunikasjon Bidra til å bevisstgjøre innbyggere om rettigheter, plikter og forståelse for offentlige tjenester o Skatt ønsker å bevisstgjøre innbyggere om sitt forhold til selvangivelsen/skatt og annet Tilfredsstille nasjonale rammebetingelser og føringer. Kriteriet benyttes til å vurdere eventuelle avvik fra førende dokumenter fra den sentrale forvaltningen og eventuelle, relevante EU krav. Et viktig sett premisser er ITarkitekturprinsipper for offentlig sektor 1. Tjenesteorientering 2. Interoperabilitet 3. Tilgjengelighet 4. Åpenhet 5. Informasjonssikkerhet - dekket i eget punkt ovenfor Side 58 av 78

59 6. Fleksibilitet, utviklingsmuligheter - eksplisitt spesifisert i mandatet 7. Skalérbarhet (takle volum-økninger) - eksplisitt spesifisert i mandatet Legge forholdene til rette for fremtidig tjenesteutvikling i forvaltningen Prosjektgruppen har gått i gjennom en rekke foreliggende dokumenter for å finne overordnede retningslinjer for utvikling av forvaltningene løsningsarkitektur som kunne ha betydning for vurdering av de ulike løsningsalternativene i forhold til ønskede utviklingstrender. Digital agenda gir en klar retning mot Digitalt førstevalg, noe som ligge i bunnen på alle prosjektgruppens vurderinger. Det pågår en rekke aktiviteter innenfor dette feltet, med Veikartarbeidet, vurderinger av løsninger for meldingsutveksling i forvaltningen og løsning for næringslivspost (jf. kapittel 2.6) og det er startet et videre arbeid med Digital agenda. Ingen av disse arbeidene er kommet langt nok til å gi prosjektgruppen føringer for videre utvikling av løsningsarkitektur, felleskomponenter og retningslinjer for samordning av IKT i forvaltningen. Innovasjonsgrad kan eventuelt også være en differensiator mellom alternativene (leverandørsiden, offentlige tjenesteeiere, offentlige tjenesteleverandører og offentlige tjenester) 10 Vurdering av alternativene I dette kapitlet vurderes de ulike alternativene innbyrdes opp mot kriteriene. Alternativer er også vurdert opp mot 0-alternativet. Alternativ 3 er imidlertid uaktuelt for skattedialogen, jf. kapittel 5.5. Vi har i flere avsnitt valgt å vurdere løsningsalternativene samlet mot delkriteriene innenfor hvert av hovedkriteriene og ikke i egne avsnitt. Delkriteriene er listet innledningsvis i hvert avsnitt Innbyggerperspektivet i. Enkel tilgang til post- og digitale tjenester fra forvaltningen (SSO). ii. iii. iv. Lett forståelig (intuitivt, enkelt, klar struktur, god oversikt) Samlet personlig arkiv for brukeren Verdiøkende tjenester Enkel tilgang til post og digitale tjenester fra forvaltingen Alle alternativene vil gi tilgang til all digital post fra det offentlige gjennom pålogging med ID-porten. 0-alternativet vil imidlertid ikke gi innbyggere tilgang til dokumenter fra skattedialogen via sin digitale postkasse slik de andre alternativene vil gi. I Videresendingsalternativet vil innbyggere få tilgang til alle postforsendelsene fra forvaltningen direkte i sin postboks, også dokumentene fra skattedialogen. Med Speiling vil innbygger ha muligheter for å få vist skattedokumentene og eventuelt andre dokumenter i innbyggers meldingsboks i Altinn via sin digitale postkasse. Det vil kunne omfatte historiske dokumenter og dokumenter som er innsendt eller er under bearbeiding av Side 59 av 78

60 innbygger så fremt dokumentene er tilgjengelig i Altinn meldingsboks. I utgangspunktet lagres ikke dokumentene i innbyggernes valgte postkasse. Videresendingsalternativet vil være enklest for innbygger, men vil ikke gi tilgang til historiske dokumenter som ligger i Altinn fra brukerens postkasse. I den grad historiske dokumenter er viktig for brukeren, vil Speilingsalternativet (og Kombinasjonsalternativet) oppfylle kriteriet best. Lett forståelig (intuitivt, enkelt, klar struktur, god oversikt) Videresendingsalternativet vil være enkelt og forståelig for innbygger ved at dokumenter fra Altinn ikke skiller seg fra annen post i postkassen. Dokumentene vil ha den samme enkle og klare struktur som annen post i postkassen. Ved speiling vil postkassen skille mellom dokumenter i Altinn og digital post mottatt direkte i postkassen. Innbyggeren må velge nedlasting av dokumenter fra Altinn. Dette vil innebære et noe mer komplekst brukergrensesnitt enn for Videresending og kan derfor være vanskeligere å forstå for innbyggeren. Imidlertid vil Speilingsalternativet vise historiske dokumenter som lagres i Altinn, også hvor det ikke er aktuelt å videresende til innbyggerens postkasse. Videresendingsalternativet vil være lettere forståelig for brukeren. Speilingsalternativet antas å kunne settes opp med et enkelt brukergrensesnitt, med muligheter for mer avanserte brukervalg for de som ønsker det. Samlet personlig arkiv for brukeren I Digital postkasse har brukeren full kontroll med alt innhold, da det er brukeren som eier innholdet. For alle alternativene vil dokumenter som er lastet ned til postkassen av innbygger, eller som er videresendt, behandles på samme måte i postkassen. I Speilingsalternativet vil det å lagre i brukerens postkasse være mer tungvint enn om meldingen er videresendt til postkassen. I Kombinasjonsalternativet kan både Skatteetaten og innbygger velge hvilke dokumenter i skattedialogen som skal arkiveres i postkassen. Dokumentene vil da bli overført fra Altinn til postkassen via meldingsformidleren. I tillegg kan innbygger gis mulighet til å få tilsendt andre dokumenter i Altinns meldingsboks som det gis innsyn til, f.eks. selvangivelsen som innbygger har sendt inn (signert eller ved stille aksept) og dokumenter fra klagebehandling. Om det gis anledning til det, vil også dokumenter i Altinns meldingsboks ut over skattedialogen, kunne vises og eventuelt sendes til postkassen og arkiveres der, for eksempel den innleverte selvangivelsen. I meldingsboksen i Altinn ligger også historiske dokumenter fra tidligere år som innbyggeren får innsyn i og eventuelt kan sende til sin valgte postkasse. For mange innbyggere er den innleverte selvangivelsen viktigere enn den forhåndsutfylte, og arkivverdig i eget privat arkiv. Videresending og Kombinasjonsalternativet fremstår som best for brukere som ønsker å arkivere dokumenter samlet i sin postkasse. Side 60 av 78

61 Verdiøkende tjenester Innsyn i Altinns meldingsboks og tilhørende funksjoner beskrevet ovenfor i Alt. 1 og Alt. 4, gir mulighet for verdiøkende tjenester som ikke uten videre tilbys i det rene Videresendingsalternativet. Det ligger et handlingsrom knyttet til Altinns REST-API, som gjør det mulig å utvikle dialoger og tjenester mellom Digital postkasse og Altinn. I Digipost og E-boks kan innbyggeren gi andre tilgang til postkassen for å se hvilke dokumenter som er mottatt fra forvaltningen. Det kreves at den som har fått tilgang autentiserer seg med egen e-id via ID-porten for å se innholdet i post fra det offentlige. Det samme kreves også for å få innsyn i Altinns meldingsboks. Det betyr at brukere som er gitt innsyn i postkassen, ikke vil få se en komplett liste av digital post fra forvaltningen ved Speiling i og med at dokumenter i Altinn vil mangle. Dette er funksjonalitet som kan utvikles. EHF-faktura må videresendes til brukerens postkasse for å kunne eksportere fakturainformasjon til nettbank. Her er et eksempel på verdiøkende tjeneste for innbygger som best ivaretas ved videresending. De ulike alternativene gir muligheter og begrensninger for verdiøkende tjenester. Det som best vil ivareta mulighetsrommet og fleksibilitet for verdiøkende tjenester vil være Kombinasjonsalternativet. Samlet vurdering Kombinasjonsalternativet er samlet sett best for hovedkriteriet Innbyggerperspektivet Tjenesteeiers perspektiv i. Muligheter for enkel implementering av Digitaliseringsrundskrivet ii. iii. iv. Kostnader for å implementere post til Digital postkasse og brukskostnader for den enkelte etat Muligheter for forbedringer av dagens løsninger Bidra til å bevisstgjøre innbyggere om rettigheter, plikter og forståelse for etatens tjenester Skatteetaten Alternativ 1, 2 og 4 vil ikke ha noen innvirkning på dagens måte å håndtere skattedialogen. Alt. 3 er det eneste av alternativene som medfører at Skatteetaten må gjøre endringer i sine IKT-løsninger. Dette alternativet har imidlertid Skatteetaten besluttet å se bort fra. Fordi Skattedialogen langt på vei er fulldigitalisert, vil samtlige alternativer bortsett fra 0- alternativet innebære tilleggskostnader som etaten ikke har i dag. Postkassen kan som en ekstra flate mot innbygger, og et sted innbygger er innom uansett (på sikt), gi Skatteetaten drahjelp med hensyn til at flere forholder seg aktivt til Skatteetatens tjenester Andre tjenesteeiere For andre tjenesteeiere vil Videresendingsalternativet kunne gjøre det enkelt å sende post til innbyggere. De kan overlate forsendelse av digital post til Altinn fremfor å gjøre egenutvikling for å tilfredsstille Digitaliseringsrundskrivet og eforvaltningsforskriften. Dette ivaretas også av videresendingsdelen av Kombinasjonsalternativet. Side 61 av 78

62 Det kan stilles spørsmål ved om Speilingsalternativet vil oppfylle digitaliseringsrundskrivets krav til virksomheter som i dag benytter Altinn (unntatt skattedialogen). Rundskrivet har formuleringen at tjenesteeiere i Altinn skal «lage en plan med sikte på å gå over til Digital postkasse til innbyggere». Speiling kan ikke uten videre anses som å «gå over til Digital postkasse» (jf. Digitaliseringsrundskrivet). Dessuten er det ikke åpenbart at man kan kreve av postkasseleverandørene å speile. Kontrakten som er inngått med postkasseleverandørene er fundert på at de skal motta og lagre post på innbyggernes vegne, jf. kapittel Videresendingsalternativet vil gjøre det enklere for tjenesteeiere som allerede er i Altinn å sende post til innbyggere. Dette gjelder kanskje spesielt forvaltningsenheter som primært kommuniserer med næringslivet, men som har små volum med post til innbyggere. Ved videresending kan et felles grensesnitt for post til virksomheter og innbyggere forenkle utsending for andre tjenesteeiere. Dette er forhold som også vil bidra til utbredelse av post til næringsliv i Altinn, og flere tjenesteeiere i Altinn. De alternative løsningene ble presentert for Altinns samarbeidet Det ble fra noen tjenesteeiere uttrykt interesse for en felles implementering av videresending. Det ble også fra enkelte gitt uttrykk for at speiling kan være et interessant alternativ for andre enn Skatteetaten med skattedialogen. Altinn har også hatt en spørsmålsrunde med tjenesteeierne etter samarbeidsgruppemøtet 3. juni, hvor det fremkommer at noen ønsker Speiling mens andre vil havideresending og andre igjen vil ha valget om begge. Samlet vurdering For skattedialogen fremstår Speilingsalternativet best. For øvrige virksomheter fremstår kanskje videresending som det reelle alternativet gitt at dette er best i tråd med Digitaliseringsrundskrivet. Basert på den antagelsen og tilbakemeldingene i Altinn samarbeidsgruppemøte vil Kombinasjonsalternativet best ivareta tjenesteeiernes samlede perspektiv Informasjonssikkerhet Basert på skatteetatens sikkerhetsvurdering, jf. kapittel 6, vil de foreslåtte alternativer kunne realiseres for skattedialogen dersom det gjennomføres risikoreduserende tiltak iht til Skatteetaten s anbefaling. Forutsetningene for å realisere samspill mellom Postkassen og Altinn (alle alternativene) hviler primært på Digipost i og med at e-boks allerede tilfredsstiller kravene og at nødvendige tiltak er iverksatt for REST-API-et. I og med at kravene til sikkerhet må være de samme uavhengig av løsning vil prosjektgruppen vurdere alternativene likt i den videre sammenligning Økonomi i. Kostnadene ved å implementere samspillet ii. iii. iv. Direkte drifts- og forvaltningskostnader for løsningene Trafikkostnader for Skattedialogen basert på gjeldende prismodeller Gevinster Side 62 av 78

63 Det er gjennomført en kost/nytte-analyse av skattedialogen, hvor de tre alternativene sammenlignes opp mot et 0-alternativ. I tillegg er det laget et alternativ som kombinerer Speilings- og Videresendingsalternativet. Som grunnlag for kost/nytte analysen er det lagt til grunn et scenario, hvor man ser for seg en utvikling over 5 år hvor en stadig større del av befolkningen tar i bruk Digital post. Denne utviklingen vil påvirkes av at Skattedialogen gjøres tilgjengelig i innbyggernes valgte postkasse. Alternativ 1 3 behandles likt i scenarioet, og er derfor sammenlignbare selv om man endrer scenarioet. I analysen er det lagt til grunn et fem-års perspektiv ( ), hvor alle investeringer foretas i Alle kostnader og gevinster er beregnet ekskl. mva. Resultat er omregnet til 2015-kroner med en kalkulasjonsrente på 4 %. Kostnader Det er identifisert tre typer kostnader; Investeringskostnader, hvor det er hentet inn estimater på hva det vil koste å utvikle de tre alternativene er presentert i Tabell Grunnlaget er beskrevet i kapittel 5.3 og 5.4. Driftskostnader, hvor det er lagt til grunn en årlig driftskostnad knyttet til drift og forvaltning av alternativene er presentert i Tabell 2-1. Grunnlaget er beskrevet i kapittel 5 Brukskostnader, som er kostnader for å formidle til eller åpne post i Digital postkassekontekst. Årlige brukskostnader er vist i Tabell 10-4 og forutsetningene for beregningen er vist i Tabell 10-3 nedenfor Tabell 10-1 Investeringskostnader: Investeringskostnader (utvikling) Kostnad (ekskl. mva) Alt 1 - Speiling kr Alt 2 - Videresending kr Alt 3 Etat som avsender kr Alt 4 - Kombinasjon Alt 1 og 2 kr Tabell 10-2 Årlige driftskostnader: Drifts- og forvaltningskostnader Kostnad (ekskl. mva) Alt 1 - Speiling kr Alt 2 - Videresending kr Alt 3 Etat som avsender kr Alt 4 - Kombinasjon Alt 1 og 2 kr I alternativ 1 Speiling er det estimert et fast årlig beløp. Postkasseleverandørene har ikke selv angitt kostnader til årlig drift. I alternativ 2 Videresending er driftskostnadene estimert til 20 % av eksterne utviklingskostnader. I alternativ 3 Virksomhet sender selv er driftskostnadene estimert til 20 % av utviklingskostnad. Alternativ er 4 Kombinasjon av alternativ 1 og 2 er driftskostnaden summen av driftskostnadene i alternativ 1 og 2. Side 63 av 78

64 Brukskostnadene omfatter kostnader ved å vise eller sende meddelelser i de digitale postkassene. Kostnadene bestemmes av hvor mange som har valgt postkasse, og hvor mye post som sendes til postkassene. Tabell 10-3 Forutsetninger for kalkyle av brukskostnader Forutsetninger Kostnad per melding (visning) kr 0,55 Kostnad per melding (sendt til postkassene) kr 0,71 Antall personer i kontaktregisteret Antatt utbredelsestakt - DP Antall innbyggere som har valgt DP i 2016 (i 50 % av KRR) Antall innbyggere som har valgt DP i 2017 (i 65 % av KRR) Antall innbyggere som har valgt DP i 2018 (i 75 % av KRR) Antall innbyggere som har valgt DP i 2019 (i 80 % av KRR) Antall innbyggere som har valgt DP i 2020 (i 85 % av KRR) Antall meldinger som sendes (skattedialogen) pr. år Kostnader for visning av meldinger er maksimalpris ekskl. mva, hvor det ikke påløper kostnader knyttet til å sende gjennom meldingsformidler. Kostnader for å sende meldinger omfatter også sending gjennom meldingsformidler. Utbredelsestakt er estimat over hvor mange innbyggere som har valgt Digital postkasse. Estimatet er satt høyt for at kostnadene ikke skal underestimeres. Med lavere utbredelsestakt vil årlige brukskostnader være lavere. Antall meldinger som sendes per år omfatter de utsendelsene som omfattes av skattedialogen (skattekort, selvangivelsen og skatteoppgjør inkl. endringer). Det er lagt til grunn at 82 % av meldingene vises i alternativ 1 Speiling. I alternativ 4 er det lagt til grunn at 80 % av meldingene vises og 2 % lastes ned. Tabell 10-4 Årlige brukskostnader Årlige brukskostnader Alt 1 Speiling kr kr kr kr kr Alt 2 Videresending kr kr kr kr kr Alt 3 Etat som avsender kr kr kr kr kr Alt 4 Kombinasjon kr kr kr kr kr Nytte Det er identifisert en gevinsttype. Tilgjengeliggjøring av Skattedialogen vil medføre at innbyggere raskere velger Digital postkasse. Dette fører til at meddelelser som i dag sendes på papir raskere kan sendes digitalt, og dermed medføre reduserte kostnader for forvaltningen. Dette betyr at gevinsten kommer hos de virksomheter som i dag sender post på papir. Side 64 av 78

65 Det er forutsatt samme gevinster for alle alternativene i forhold til nullalternativet. Netto nytteverdi er vist i Tabell 10-5 nedenfor. Forskjellene i netto nytte for alternativ 1-4 skyldes utelukkende forskjell i kostnader for forvaltningen som helhet. I dette scenarioet er det lagt til grunn et potensiale på å sende 40 mill. brev. Besparelsen per brev er estimert til kr. 8 ekskl. mva. I den samfunnsøkonomiske analyse som ble gjennomført som en del av Difirapport 2012:10 ble det lagt til grunn en besparelse på ca. 10 kr. per brev (ekskl. mva.). Vi har valgt å estimere gevinstene nøkternt. Gevinsten per brev er estimert til å ligge mellom masseutsendelser og enkeltutsendelser. 1 % økt utbredelse vil innebære gevinster på 3,2 millioner kroner per år. Vi tror at Skattedialogen vil ha mye å si for utbredelse av postkassene, men er usikre på hvor stor effekt dette vil få. Vi har lagt til grunn 3 % høyere utbredelse, som gir årlig gevinst på 9,6 millioner kroner per år. Gevinsten kan vise seg å bli mye høyere. Tabell 10-5 Netto nytte sammenlignet med 0-alternativet (nåverdi med 4 % kalkulasjonsrente) Nytte - netto nåverdi i kr (ekskl. mva.) Alt 1 - Speiling kr Alt 2 - Videresending kr Alt 3 Etat som avsender kr Alt 4 - Kombinasjon Alt 1 og 2 kr Alternativ 1 og 4 kommer best ut blant alternativene. Kostnadsfordeling (investering og driftskostnader) Tabell 10-6 og Tabell 2-1 nedenfor viser fordeling av kostnadene mellom alternativene for henholdsvis investering (utvikling) og drift/forvaltning. Brukskostnadene kommer i tillegg. Tabell 10-6 Fordeling av investeringskostnader Kostnadsfordeling - Investering Altinn Difi Skatteetaten Alt 1 - Speiling kr Alt 2 - Videresending kr Alt 3 Etat som avsender kr Alt 4 - Kombinasjon Alt 1 og 2 kr kr Tabell 10-7 Fordeling av årlige driftskostnader Kostnadsfordeling - Altinn Difi Skatteetaten Driftskostnader Alt 1 - Speiling kr Alt 2 - Videresending kr Alt 3 Etat som avsender kr Alt 4 - Kombinasjon Alt 1 og 2 kr kr Usikkerhet Vi har kommet til at det gir liten mening med en egen usikkerhetsanalyse. I analysen er det brukt «pessimistiske» anslag det vil si at potensielle kostnader er estimert høyt og gevinster er estimert lavt. Side 65 av 78

66 Med henvisning til kapittel 1.8 kan økonomisk gevinst bli lavere hvis det viser seg at mye innbyggerpost formidles gjennom andre løsninger hvor innbygger ikke har valgt Digital postkasse. Det er lagt til grunn et nøkternt estimat (3 %) over hvor mange flere som vil velge Digital postkasse når man får tilgang til post i Altinn i sin digitale postkasse. Det kan vise seg at effekten blir høyere enn estimert, når innbyggerne opplever at mer post fra forvaltningen blir tilgjengelig et sted - i innbyggerens valgte postkasse IT-politisk perspektiv i. Bidra til Digitalt førstevalg ii. iii. iv. Bidra til Digitalt førstevalg Bidra til å bevisstgjøre innbyggere om rettigheter, plikter og forståelse for offentlige tjenester Tilfredsstille forvaltningens rammebetingelser og føringer Legge forholdene til rette for fremtidig tjenesteutvikling For alle alternativene vil dokumenter fra skattedialogen bety mer interessant innhold i postkassen noe som igjen vil bidra til raskere utbredelse av Digital postkasse til flere brukere. Raskere utbredelse vil føre til at virksomheter som ikke har egne løsninger for å formidle post digitalt, raskere vil digitalisere sin kommunikasjon med innbyggere. Ved å få mest mulig post på ett sted for innbyggeren vil det bli lettere å få en enhetlig løsning der innbyggere kan forholde seg digitalt til forvaltningen. For innbyggerne vil all post tilgjengelig et sted oppfattes positivt. Dette vil også være i tråd med det Digital agenda sier om Digital postkasse. Alle alternativene vil være bedre enn 0-alternativene, for øvrig skiller ikke alternativene på dette kriteriet. Bidra til å bevisstgjøre innbyggere om rettigheter, plikter og forståelse for offentlige tjenester Stor utbredelse vil bidra til bevisstgjøring av innbyggere mht forvaltningens rolle, egen rolle i forhold til forvaltningen og til forståelse for digital samhandling. Skatteetaten er opptatt av at bevisstgjøring av innbyggere er viktig etterhvert som skattedialogen reduserer innbyggeres anstrengelser med å sette seg inn i selvangivelsen. Ved å utnytte SSO vil alle alternativene gi muligheter for å knytte Digital postkasse opp mot andre digitale tjenester f.eks.: Innsyn til innsendingstjenester Lagre innsendingstjenester i postkassen/toveis kommunikasjon Dekke gråsonen mellom innbyggerpost og næringslivspost f.eks. Stiftelse av selskap jf. avsnitt Tilgang til ny og fremtidig funksjonalitet i Altinn Valg av roller inkl. enkeltmannsforetak med tilgang til næringsrelatert post i meldingsboksen til Altinn (bl.a. enkeltmannsforetak) Ved bruk av Altinns REST-API som i Speilingsalternativet og i Kombinasjonsalternativet vil det være «kortere vei» for å få dette realisert. Det gjelde både for forvaltningens muligheter til å utvikle løsninger og for utvikling av innbyggeres modenhet mht. digital kommunikasjon med forvaltningen. Side 66 av 78

67 Både speiling og videresending vil være bedre enn 0-alternativene, for øvrig skiller ikke de to alternativene på dette kriteriet. Tilfredsstille forvaltningens rammebetingelser og føringer Både Speilingsalternativet og Videresendingsalternativet gir et bedre grunnlag for videre samspill mellom felleskomponenter enn 0-alternativet, jf. Veikart-prosjektet. Videresendingsalternativet kan bidra til raskere utbredelse av Altinn som postkasse for næringslivet, og kan medvirke til at forvaltningen bruker Altinn i større grad til andre tjenester. Disse alternativene kan gjøre det enklere for forvaltningen å formidle post til både innbyggere og næringsliv. Både Videresendings- og Kombinasjonsalternativet vil gjøre det enklere å få hele offentlig sektor til å bruke fellesløsningene for innbyggerpost og næringslivspost. Både speiling og videresending vil være bedre enn 0-alternativene, for øvrig skiller ikke de to alternativene på dette kriteriet. Legge forholdene til rette for fremtidig tjenesteutvikling Løsningsalternativene er sjekket ut mot statens arkitekturprinsipper Tjenesteorientering Ingen identifiserte problemstillinger Interoperabilitet Ingen identifiserte problemstillinger Tilgjengelighet Ingen identifiserte problemstillinger Åpenhet Ingen identifiserte problemstillinger Informasjonssikkerhet Ingen identifiserte problemstillinger Fleksibilitet, utviklingsmuligheter - eksplisitt spesifisert i mandatet Bruk av Altinns API (speiling) medfører størst fleksibilitet mht å utvide postkassens funksjonalitet og tjenesteeiers muligheter til å utvide sine tjenester mot innbyggerne gjennom Digital postkasse. For øvrig viser vi til vurderingene av innbyggerperspektivet, tjenesteeieres perspektiv og forvaltningens perspektiv ovenfor. Skalérbarhet (takle volum-økninger) - eksplisitt spesifisert i mandatet Både Videresending og Speiling vil gi lengere behandlingskjeder med flere komponenter involvert. Dette kan gi noe press på SLA-er i Altinn selv om Altinns plattform i utgangspunktet er dimensjonert for å klare slik trafikk. Det kan bety risiko for at det går ut over opplevd responstid. Det er også mulig at Speilingsalternativet kan gi noe høyere belastning på ID-porten enn videresending i høyvolumsperioder. Ved videresending er det lettere å styre belastingen i Altinn enn Speiling. Speiling kan også gi større press på postkassen. Både videresending og speiling kan legge til rette for fremtidig tjenesteutvikling. Med Kombinasjonsalternativet legges et bedre grunnlag for at slik tjenesteutvikling kan finne sted. Side 67 av 78

68 10.6 Muligheter for innovasjon Speiling innebærer et konsept som i utgangspunktet ikke omfattes av konseptet i Digital postkasse til innbyggere. Speilingsalternativet er en generell del av utviklingen av Altinnplattformen, og bidrar til at andre IT-løsninger kan benytte og utnytte ulike deler av Altinns funksjonalitet. Via speiling kan postkasseleverandørene få tilgang og mulighet til å utnytte de sluttbrukertjenestene som ligger i Altinn utover kun å hente brukerens postforsendelser. Postkasseleverandørene kan da skape verdiøkende tjenester mot sine sluttbrukere, f.eks. innsendingstjenester og oppslagstjenester, som er utviklet i Altinn men vises for brukeren i Digital Postkasse. Teknikken som er benyttet i Speilingsalternativet (REST-API) gir generelt større rom for nyutvikling av tjenester på tvers av Altinn-plattformen og Digital postkasse. Uansett utfall av samspillet mellom Altinn og Digital postkasse vil speiling bli videreutviklet i Altinn. Det vil stadig tilbys mer funksjonalitet via speiling, som benyttes av næringslivsaktører i deres utvikling av verdiøkende tjenester og innovasjon. Speiling er derfor et virkemiddel for bidrag til innovasjon. Speiling kan bidra til å gjøre det enklere å realisere nye løsninger med samspill mellom innbyggere - næringsliv offentlig forvaltning. Ved videresending vil mulighetene for innovasjon primært være knyttet til utvikling av verdiøkende tjenester i postkassen, for eksempel behandling av faktura, men gjennom videresendte dokumenter vil det også være mulig å utnytte muligheter i REST-APIet til Altinn Samlet vurdering av alternativene Tabell 10-8 nedenfor viser en oppsummering av vurderingene i forhold til 0 alternativet. Tabell 10-8 Sammenligning av alternativene Side 68 av 78