US 57/2015 Rapport for 1. tertial 2015

Transkript

1 US 57/2015 Rapport for 1. tertial 2015 Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Avdelingene i universitetsadministrasjonen Arkiv nr: 15/02310 Vedlegg: 1. Rapport for 1. tertial NMBUs eksternregnskap per (legges kun på nett) Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar Rapport for 1. tertial 2015 til etterretning Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 Innledning Vedlagt følger Rapport for 1. tertial Rapporten har slik disposisjon: 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten 2. Økonomi 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene Tertialrapporten er basert på de interne tertialrapportene fra NMBUs budsjettenheter. Fakultetsstyrene har behandlet tertialrapportene fra de tilhørende institutter. Økonomidelen av rapporten er denne gang bygd ut med en egen redegjørelse om den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten. Bakgrunnen for dette er US beretning i årsrapporten for 2014 hvor det heter: «Samtidig faller den samlede omsetningen og resultatene fra oppdragsvirksomheten. Dette er ikke tilfredsstillende, og vil bli fulgt opp i 2015». I årsrapporten heter det videre. «NMBU vil i 2015 ha en grundig gjennomgang av forbedringsmulighetene for å øke inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, og vil utarbeide en plan for å øke disse inntektene». Rektor har nedsatt et utvalg for komme med råd om bla hvordan man kan øke inntektene. Det vil rektor komme tilbake til i forbindelse med budsjettbehandlingen for Rektor kan for øvrig legge til at tertialrapporten synliggjør at NMBU vil få en pen økning av bidrags- og oppdragsinntektene i NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 Rapport for 1. tertial 2015 Innhold 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten Kunnskapsdepartementets (KD) sektormål 1: Høy kvalitet i utdanning og forskning KDs sektormål 2: Forskning og utdanning for velferd, verdiskaping og omstilling KDs sektormål 3: God tilgang til utdanning KDs sektormål 4: Effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og forskningssystem Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus (rapport om virksomhetsmål 11) Oppfølging av tildelingsbrevet Oppfølging av etatsstyringsmøtet Økonomi Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Eksternregnskapet Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene HMS-handlingsplan Implementering av administrative systemer Utvikling av studieprogramporteføljen Samarbeid med Universitetet i Oslo IT-situasjonen på Adamstua Oppfølgingsplan for HMS-arbeidet på Adamstua

4 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 1. tertial 2015 Det meldes ikke om vesentlige avvik knyttet til gjennomføring av planene for virksomheten, oppfølging av tildelingsbrevet og oppfølgingen av etatsstyringsmøtet i Noen budsjettenheter som i 2014 meldte om anstrengt økonomi melder fortsatt om problemer, mens andre har forbedret situasjonen. Ut over dette meldes ingen vesentlige avvik knyttet til økonomien. Rapporten har i kapittel 3 en redegjørelse for forhold US har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene. Her vil rektor spesielt trekke fram: H-verdien (antall personskader med fravær per million arbeidstimer) er 2,34 Implementeringen av de administrative systemer viser en blandet situasjon. På enkelte områder er systemene i god gjenge. På andre områder er det forsinkelser, mye knyttet opp til begrensede økonomiske ressurser og infrastrukturelle forhold. Arbeidet med utvikling av studieprogramporteføljen er i god gjenge Det er etablert gode prosesser om samarbeid med Universitetet i Oslo IT-situasjonen ved Adamstua er under bedring Det er god oppfølging av oppfølgingsplanen for HMS-arbeidet på Adamstua Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Med et par unntak er den økonomiske situasjonen positiv for de fleste enheter. Spesielt har Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPV) en vanskelig økonomisk situasjon som også ble meldt i Instituttet melder om et forventet underskudd på 2,5 mill. kroner i Det akkumulerte underskuddet ligger på 4,8 mill. kroner. I sak 28/2014 har US vedtatt: «Styret legger til grunn at dekanene i samarbeid med rektor, har en særskilt oppfølging av institutter som ikke er i økonomisk balanse. I forbindelse med tertialrapporteringen bes det om særskilt tilbakemelding om situasjonen og oppfølgingstiltakene som er etablert ved disse instituttene». Fakultetsstyret for VetBio har i forbindelse med behandlingen av tertialrapporten uttrykt bekymring for økonomisituasjonen for IPV. Overfor IPV er det etablert følgende oppfølgingstiltak: IPV har sammen med dekan satt i gang en rekke tiltak som på sikt kan bedre den økonomiske situasjonen, bl. a. generell stillingsstopp, kartlegging av ressursbruk på emner, infrastruktur og støttefunksjoner, insentiver for publisering for å øke publiseringsraten, og tettere oppfølging av prosjektledere ved utforming av prosjektsøknader for øke lønnsdekning på eksterne prosjekter IPV sier nå opp avtalen med Bioforsk plantehelse om undervisning og forskning i plantevernfagene. En foreløpig analyse viser at IPV taper ca 0,9 mill. kroner per år slik avtalen er i dag. IPV samarbeider med dekan om å se på muligheten for å løfte Imagingsenteret ut av IPV og finansiert dette som felles kjernefasilitet Samlet sett holder NMBU seg godt innenfor de tildelte midler fra Kunnskapsdepartementet (KD) i Instituttene tærer noe på sine oppsparte midler, men forventer allikevel samlet å gå ut av 2015 med en saldo på 65,2 mill. kroner. Den eksternt finansierte virksomheten i form av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet øker. Spesielt positivt er omsetningen overfor NFR som øker med 24% (45 mill. kroner). 2

5 1. Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten Rapporteringen på NMBUs styringsparametere legger disse fargekodene til grunn: Resultatet for styringsparameteren forventes i all vesentlighet å bli nådd i 2015 Resultatet for styringsparameteren forventes delvis å bli nådd i 2015 Resultatet for styringsparameteren forventes i liten grad/ikke å bli nådd i Kunnskapsdepartementets (KD) sektormål 1: Høy kvalitet i utdanning og forskning. NMBUs virksomhetsmål: Virksomhetsmål 1: NMBUs kandidater har kompetanse på høyt faglig nivå, er etterspurte og bidrar til bærekraftig verdiskaping for å sikre framtidens livsgrunnlag. Virksomhetsmål 2: NMBUs kandidater har faglig dybde, tverrfaglig forståelse og internasjonalt perspektiv. Virksomhetsmål 3: NMBU har fri og uavhengig forskning på høyt internasjonalt nivå som gir ny kunnskap for en bærekraftig utvikling. Rapportering på styringsparameterne: # Styringsparametre (N=Nasjonal styringsparameter fastsatt av Kunnskapsdepartementet E=Egendefinerte NMBU-parametere) Resultatkrav/ambisjoner for 2015 SP 1.1 (N) Gjennomføring på normert tid 50% på både bachelor og master SP 1.2 (N) Andel kandidater tatt opp på 65% doktorgradsprogram seks år tidligere SP 1.3 (N) Studentene skal lykkes med å nå læringsutbyttet som er definert for studieprogrammene Pedagogisk utviklingsarbeid og læringsfilosofi SP 1.4 (N) Resultatoppnåelse på forskning ut fra institusjonens egenart Det vises til årsplanen for nærmere spesifikasjon SP 1.5 (N) Samspill mellom forskning og utdanning Det vises til årsplanen for nærmere spesifikasjon SP 1.6 (N) Deltakelse i Horisont 2020 og Erasmus+ Forbedring av støtteapparat og nettverksbygging SP 1.7 (E) Studiepoeng pr student 45 SP 1.8 (E) Kandidater i jobb 6 mnd etter endt 90% utdanning SP 1.9 (E) Antall doktorgrader 95 SP 1.10 (E) Læringsutbytte vurderes ved gjennomgang av programmer og emner med vekt på utviklingsarbeid og tilrettelegging for god læring SP 1.11 (E) Internasjonalisering, herunder innveksling og utveksling SP 1.12 (E) Publiseringspoeng pr fagårsverk 1,0 SP 1.13 (E) Sampublikasjoner og forskerutveksling (i prosent; utenlandsopphold 3 mnd eller mer) Kvalitetssikringssystem og undervisningskvalitet Inn: Økning fra 2014 (737) Ut: Økning fra 2014 (169) Sampublikasjoner: 650 Forskerutveksling: 3,5% Rapport 3

6 # Styringsparametre (N=Nasjonal styringsparameter fastsatt av Kunnskapsdepartementet E=Egendefinerte NMBU-parametere) SP 1.14 (E) Tildeling Norges forskningsråd og EU, pr fagårsverk Resultatkrav/ambisjoner for 2015 NFR: kr EU: kr Rapport Kommentarer til rapporterte avvik: Styringsparameter 1.1 Gjennomføring på normert tid Å nå målet om 50 % gjennomføring på normert tid vil være utfordrende. Styringsparameter 1.7 Studiepoeng pr student Det vurderes som lite trolig at NMBU klarer en så stor økning som det er lagt opp til. De endelige tallene kjenner vi først når året gjøres opp Styringsparameter 1.8 Kandidater i jobb 6 mnd etter endt utdanning Kandidatundersøkelse gjennomføres i høst, foreløpig litt usikkert. Styringsparameter 1.14 Tildeling Norges forskningsråd og EU, pr fagårsverk Arbeidet i rute. Resultat måles ved årsavslutning. Flere institutter melder om svakt engasjement og resultat for søknader til EU. 4

7 1.2 KDs sektormål 2: Forskning og utdanning for velferd, verdiskaping og omstilling NMBUs virksomhetsmål: Virksomhetsmål 4: NMBU har sammen med strategiske samarbeidspartnere en internasjonal ledende rolle innen fremtidsrettede områder av miljø- og biovitenskap, og skaper ny faglig synergi sammen med forskningsklyngen på Adamstuen og Ås Virksomhetsmål 5: NMBU er sammen med forskningsinstituttene på Ås og Adamstuen den fremste nasjonale forskningsklyngen som bidrar til innovasjon og verdiskaping i miljø- og biovitenskapene Rapportering på styringsparameterne: # Styringsparametre (N=Nasjonal styringsparameter fastsatt av Kunnskapsdepartementet E= Egendefinerte NMBUparametere) SP 2.1 (N) Inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utenom forskningsfinansiering fra EU og Forskningsrådet SP 2.2 (N) Samarbeid med samfunns- og arbeidsliv SP 2.3 (N) SP 2.4 (E) SP 2.5 (E) Forskningsinnsats i MNT- og profesjonsfag Felles søknader (antall) med samarbeidspartnere til NFR og EU Antall forretningsideer og kommersialiseringer fra ansatte ved NMBU sammen med strategiske samarbeidspartnere Resultatkrav/ambisjoner for mill kroner Etablere Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA) på institusjonsnivå Det vises til årsplanen for nærmere spesifikasjon Liten økning Forretningsideer: 40 Kommersialiseringer: 4 Rapport Kommentarer til rapporterte avvik: Ingen. 5

8 1.3 KDs sektormål 3: God tilgang til utdanning NMBUs virksomhetsmål: Virksomhetsmål 6: NMBU er best i Norge i formidling av forskningsresultater Virksomhetsmål 7: NMBU gir relevant etter- og videreutdanning Rapportering på styringsparameterne: # Styringsparametre (N=Nasjonal styringsparameter fastsatt av Kunnskapsdepartementet E= Egendefinerte NMBU-parametere) SP 3.1 Fleksibel utdanning (N) Resultatkrav/ambisjoner for 2015 Det vises til årsplanen for nærmere spesifikasjon SP 3.2 (E) Antall medieoppslag målt ved Opoint Økning SP 3.3 (E) Antall kurs og deltakere på EVU-kurs Nye kurs: 14 Nye nettbaserte kurs: 5 Studenter videreutdanning: 815 Studenter etterutdanning: 760 Rapport Kommentarer til rapporterte avvik: Ingen. 6

9 1.4 KDs sektormål 4: Effektiv, mangfoldig og solid høyere utdanningssektor og forskningssystem NMBUs virksomhetsmål: Virksomhetsmål 8: NMBU er Norges ledende miljøuniversitet Virksomhetsmål 9: NMBU har integrasjon av fagmiljøer og teknisk-administrative støttefunksjoner i en felles effektiv organisasjon som gir ansatte og studenter klar tilhørighet og stolthet over det nye universitetet Virksomhetsmål 10: NMBU har gode fysiske fasiliteter og forsknings- og studieinfrastruktur, og styrker HMS-innsatsen Virksomhetsmål 11: NMBU deltar i gjennomføringen av de store byggeprosjektene, og har god ledelse av flytteprosessen Rapportering på styringsparameterne: # Styringsparametre (N=Nasjonal styringsparameter fastsatt av Kunnskapsdepartementet E= Egendefinerte NMBUparametere) SP 4.1 Langsiktig økonomisk planlegging (N) SP 4.2 Solide fagmiljøer (N) SP 4.3 Andel kvinner i dosent- og (N) professorstillinger SP 4.4 (N) SP 4.5 (E) Diverse miljøindikatorer Andel midlertidig ansatte 30 % Resultatkrav/ambisjoner for 2015 Langtidsbudsjett på institusjonsnivå Det vises til årsplanen for nærmere spesifikasjon 24 % Ytterligere forbedring SP 4.6 (E) Antall felles campustiltak 4 SP 4.7 (E) Arbeidsmiljø-, trivsels- og læringsmiljøundersøkelser SP 4.8 (E) Andel administrative årsverk (%) 20,7 % SP 4.9 (E) Gjennomsnittlig arealvektet 1,5 tilstandsgrad Undersøkelse gjennomføres i 2015 Rapport Kommentarer til rapporterte avvik: Styringsparameter 4.2 Solide fagmiljøer Pilotprosjekt på SamVit er etablert. Arbeidet med strategiske bemanningsplaner forsinket. Styringsparameter 4.3 Andel kvinner i dosent- og professorstillinger Prosentandel 20% pr 1. tertial 7

10 1.4.1 Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus (rapport om virksomhetsmål 11) Økonomi Tertialrapport for 1.tertial 2015 (alle beløp i KNOK) (A) (B) (C) (D = A-C) Beløp i 1000 kr Budsjett Regnskap pr 1. tertial Prognose årsregnskap Forventet årsavvik Totalt * *Hvorav 5,2 mill er forpliktet for hele Rapport om prosjektstyrets aktivitet Organisering Stillingen som prosjektsjef var utlyst eksternt med søknadsfrist 4.mai Det var 5 søkere til stillingen hvorav ingen ble vurdert til å være kvalifiserte. NMBUs personal- og organisasjonsavdeling og prosjektstyrets innstillingsutvalg har nå engasjert et rekrutteringsfirma som skal hjelpe NMBU å lete etter egnede kandidater til stillingen. NMBU har fra 1.mai 2015 leid inn Trond Furuberg fra Metier AS for å ivareta rollen som prosjektsjef og er i gang med å utvikle en formålstjenlig prosjektorganisasjon. Spesielle fokusområder Ivaretakelse av NMBUs HMS-perspektiv for fremtidig drift NMBU gjennomførte 27.mai 2015 et internt fellesseminar for arbeidsmiljøutvalget og læringsmiljøutvalget om hvordan NMBU berøres av Statsbyggprosjektene hvor representanter for Statsbygg og deres prosjekteringsgruppe var til sted og orienterte. Det arbeides med å avklare hvilke oppgaver Prosjekt Campus må ivareta mht helse-, miljø- og sikkerhet (HMS)-perspektivet for driftsfasen og hvordan dette skal håndteres i grensesnittet mot NMBUs linjeorganisasjon. Forholdet til Statsbygg Det er igangsatt en dialog med Statsbygg for å sikre at NMBU får nødvendig innsyn i Statsbyggs rapporterings-, prioriterings- og budsjetteringsarbeider, til å kunne bidra på rett nivå til rett tid. Prosjektstyret vil videre ha fokus på disse sakene i de neste 2 tertialene Strategisk Campusplan: organisering og plan for det videre arbeidet SHF: overlevering og ferdigstillelse SLP/BUT: organisering og plan for sluttfase og testing, overtakelse, flytting/innflytting og prøvedrift Urbygningen: organisering og plan for testing, overtakelse, innflytting og prøvedrift Status for prosjektene under Prosjekt Campus Samlokaliseringsprosjektet (SLP) Ombyggingen av Fylkesvei 152 i er i ferd med å ferdigstilles og forberedende arbeider med interne 8

11 veier samt rivearbeidene på Campus Ås er godt i gang. Statsbygg er nå i ferd med å kontrahere entreprenør for grunnarbeider med planlagt oppstart i august Det arbeides med detaljprosjektering av bygg og utstyr i basen parallelt. Dette arbeidet skal være ferdig høsten Prosjektet er pr. i dag basert på ekstern leveranse av varme, kjøling og nødstrøm. Dette antas å kunne bli en dyrere løsning for driftsfasen. En ser derfor på muligheten for å etablere et eget anlegg for kjøling. Løsningsvalg er under diskusjon med departementene og Statsbygg og det ventes en snarlig avklaring. Brukerutstyrsprosjektet (BUT) Vi er inne i Detaljprosjekt BUT med oppstart fra oktober brukergrupper fra NMBU har angitt utstyrsbehov og funksjonelle krav til hvert enkelt rom. Registrering av alt eksisterende utstyr på NMBU er ferdig i mai For tiden arbeides det med detaljprosjektering av bygg og utsyr parallelt. Dette arbeidet skal være ferdig høsten Brutto utstyrsliste skal være ferdig høsten Fra denne trekkes: Planlagte anskaffelser ( ) Medflyttbart utstyr (ca 20%) Per i dag har brutto utstyrsliste som det arbeides med en kostnad på ca 700 mill. hvorav: Medflyttbart utstyr vil utgjøre ca NOK 140 mill. Netto utstyrsliste vil utgjøre en kostnad på ca NOK 560 mill. Utstyrsbudsjettet er på ca NOK 400 mill. dvs. at foreliggende liste må reduseres med NOK 160 mill i den videre prosessen. Senter for husdyrforsøk (SHF/Ås Gård) Offisiell åpning med overlevering av byggene gjennomført 8. mai 2015 NMBU overtok Ås Gård med oppstart av prøvedriftsperioden, 20. mars Det er 6 måneders prøvedriftsperiode som varer fram til 20. september. Det er registrert svært mange feil og mangler som man nå jobber med å følge opp. NMBU har en dedikert ressurs til å følge opp dette fra universitets side. Det ble ikke fremmet forslag om økt bevilgning til oppføring av plansilo og redskapslager i revidert nasjonalbudsjett og NMBU har fått tydelige signaler på at man ikke kan vente seg annen type finansiering av dette, slik at dette eventuelt må finansieres via universitetets egen ramme eller alternative finansieringskilder. Urbygningen Det er fremmet forslag om økt kostnadsramme for Urbygningsprosjektet i revidert Statsbudsjett mai 2015 hvor kostnadsrammen for rehabiliteringen av Urbygningen ved Norges miljø- og biovitenskapelige universitet økes til 470 mill. kroner. Tidligere kostnadsramme: 383,3 mill. kroner. Dvs. pluss ca. 90 millioner kroner. Statsbygg har informert NMBU om at det fortsatt er problemer med fremdriften og at man antar at det vil komme en ytterligere forsinkelse. Dette vil bety at prosjektet trolig ikke er ferdig for overtakelse 9

12 før midt i vårsemesteret 2016 og at NMBU ikke vil kunne ta bygget fullt i bruk før i august 2016 dvs. ett år etter opprinnelig ferdigstillelsesdato. Ny trapp mot nord med en estimert kostnad på 5 millioner kroner, var ikke en del av forprosjektet og er derfor heller ikke tatt med i grunnlaget for revidert nasjonalbudsjett. NMBU og Statsbygg ser nå på muligheter for en forenklet løsning. Strategisk Campusplan Prosjektstyret har hatt en grundig gjennomgang av ulike modeller for utvikling av en Strategisk Campusplan og vil i den kommende perioden lage en plan for det videre arbeidet med fokus på: 1. Hvilke areal- og infrastrukturbehov finnes på NMBU pr i dag? 2. Hvilke arealer og infrastruktur som finnes pr i dag? 3. Hvordan brukes NMBUs arealer og infrastruktur pr i dag? 4. Hva må til for å dekke NMBUs fremtidige areal- og infrastrukturbehov for å tilfredsstille NMBUs satsing på fremragende forskning og utdanning? 5. Hvordan kan dette realiseres behov for omdisponering, oppgraderinger, finansieringsløsninger mv? 6. Veien videre skisse til langsiktig utvikling av Campus Ås En plan for det videre arbeidet er under utarbeidelse. 1.5 Oppfølging av tildelingsbrevet I sak 6/2015 ber US om at rektor rapporterer oppfølgingen av tildelingsbrevet i forbindelse med tertialrapportene. Under følger kort redegjørelse for status for de forhold i tildelingsbrevet som ikke inngår i rapporteringen over om styringsparameterne. Tildelingsbrevets formulering Rapport Kommentar Forventninger om at NMBU foretar en kritisk vurdering av faglig ambisjonsnivå i studietilbud der studieinnsatsen tilsynelatende er lav. Skjer gjennom arbeidet med programporteføljen på institutt og fakultet Klare forventninger til NMBUs systematiske arbeid med I rute utdanningskvaliteten. UH-institusjoner skal formulere mål, strategier og tiltak for Gjøres i US-sak 18. juni sitt EU-arbeid Departementet forventer at institusjonene finansierer stipendiat- og postdoktorstillinger minst tilsvarende antallet tildelte rekrutteringsstillinger I rute Departementet forventer at summen av KD-finansierte rekrutteringsårsverk og MSCA-stipendiatårsverk tilsvarer minst måltallet for rekrutteringsstillinger per institusjon oppgitt i Orientering om statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler Departementet forventer derfor at universitetene og de statlige høyskolene samlet sett har økt antall lærlinger med 50 pst. i forhold til resultatene i 2014 innen utgangen av I rute, Alle stillinger er tildelt og ansettelsesprosessene er i gang. En pd.d.-stilling er benyttet som toppfinansiering av MSCA-stipender. Ok. Det arbeides også med å identifisere nye områder som er egnet for lærlinger. 10

13 Tildelingsbrevets formulering Rapport Kommentar Institusjonene må ha langtidsplaner for verdibevarende vedlikehold med tilhørende årlige budsjettavsetninger, som også bidrar til å hente inn deler av vedlikeholdsetterslepet Langtidsplaner er hele tiden i prosess og under evaluering, mer omskiftende nå i Departementet ber derfor institusjonene fortsatt ha oppmerksomhet på disse områdene (lønn, etterlevelse av regelverket for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, anskaffelser), og videreføre arbeidet med å utvikle effektive arbeidsprosesser og god internkontroll. Institusjonen skal ha etablert en virksomhetstilpasset risikoog sårbarhetsanalyse (ROS) på samfunnssikkerhets- og beredskapsfeltet som revideres minimum hvert annet år. ROS-analysen skal følges opp gjennom en egen handlingsplan med tiltak for å redusere risiko og konsekvenser av uønskede hendelser. Institusjonen skal videre ha oppdaterte krise- og beredskapsplaner og gjennomføre årlige kriseøvelser. Institusjonen skal påse at informasjonssikkerhetsarbeidet er i samsvar med eforvaltningsforskriften og den nasjonale strategien for informasjonssikkerhet med tilhørende handlingsplan. Skal innen 1. juli 2015 lage en plan for å ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal Tidstyver; I 2015 skal institusjonen prioritere tiltak som gir konkrete effekter for brukerne. Innen 1. juni 2015 skal institusjonen melde inn i Difis rapporteringsløsning, eller på annen egnet måte, om brukerrettede tidstyver i egen institusjon. Institusjonene skal så i dialog med sitt eierdepartement velge ut brukerrettede tidstyver de selv kan gjøre noe med og igangsette tiltak for å redusere eller fjerne disse. I årsrapporten for 2015 skal det rapporteres på en felles mal om arbeidet med å avvikle brukerrettede tidstyver i egen virksomhet, og hvordan det skal arbeides videre med disse, byggeperioden. Er i rute Er i rute Er i rute Informasjonssikkerhets policy for NMBU ble vedtatt av Fellesstyret april Revidering og utarbeidelse av styringssystem for informasjonssikkerhet skjer koordinert med resten av UH-sektoren Modul til P360 er bestilt. Software Innovation og Uninett står for leveransen OK, jf rapporteringen fra avdelingene. OK. OK. Underveis 1.6 Oppfølging av etatsstyringsmøtet I sak 113/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølgingen av Kunnskapsdepartementets tilbakemeldinger fra etatsstyringsmøtet. Det er god oppfølging av forholdene som er tatt opp i forbindelse med etatsstyringsmøtet. Ett forhold er meldt som usikkert hvorvidt vi har god nok oppfølging: «Departementet deler styrets vurdering av at det er viktig at NMBU selv finner måter å øke sitt økonomiske handlingsrom, herunder «jakt på 11

14 tidstyver». Departementet understreker viktigheten av den gjennomgangen styret har initiert med sikte på mer effektiv utnyttelse av dagens lokaler». Dette forholdet kommer rektor tilbake til i egne saker om budsjettrammer for 2016 og i langtidsbudsjettet. 12

15 2. Økonomi Økonomirapporten som blir lagt frem per 1. tertial består av tre deler: a) Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler b) Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet. c) NMBUs eksternregnskap per 1. tertial (vedlegg 1). Dette utgjør det offisielle regnskapet som NMBU oversendte Kunnskapsdepartementet (KD) per 1. juni Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Oppsummert gir internregnskapet og enhetenes rapporter følgende bilde per 30.4: Tabell 1 Internregnskapet per (1000 kroner) A B C Resultat per Budsjettenhet IB Prognose resten av året D (B + C) Prognose per E (A + D) Prognose UB per Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Sum fakultetene Sentre Rektorat Universitetsadministrasjonen Felles tiltak Totalt Forklaring til tabellen: A. Midler overført fra 2014 det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger og lignende og rene reserver. B. Enhetenes resultat per 1. tertial 2015 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C) E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) I sum viser bildet at NMBU vil ha en betydelig reduksjon i avsetningene av ubrukte midler overfor KD. Dette skyldes i hovedsak at tidligere tildelte midler til brukerutstyr i Urbygningen og forprosjekt brukerutstyr SLP vil bli brukt i I tillegg vil midlene som Salget av Sem i Asker genererte bli satt i bruk i henhold til Universitetsstyrets vedtak. Til sammen ca 80 mill. kroner. Når det gjelder budsjettenhetene, ligger det an til at man vil redusere de ubrukte midler betydelig. Erfaring tilsier dog at enhetenes prognoser er noe pessimistiske. 13

16 Budsjettsituasjonen for enhetene Tabell 2 Budsjettsituasjonen for enhetene (1000 kroner) A B C D (B + C) E (A + D) Resultat per Prognose resten av året Prognose per Prognose UB per Budsjettenhet IB 2015 Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Institutt for landskapsplanlegging Handelshøyskolen NMBU Noragric Dekan Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Dekan Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plantevitenskap Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for basalfag og akvamedisin Dekan Sum VetBio Sum fakultetene Sentre Senter for husdyrforsøk Senter for husdyrforsøk-fortek Senter for klimaregulert planteforskning Sum sentre Rektorat Universitetsadm Felles tiltak Oppfølging byggeprosjektene Campus Ås prosjektet (Sem penger) Verdibevarende vedlikehold (Sem penger) Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sentral andel av overhead Lån av likviditeten Satsningsmidler Utstyr og inventar Urbygningen Utstyr og inventar byggeprosjektet Campus Ås Styrets reserve Midler avsatt fusjonsprosessen Sum felles tiltak Sum totalt Forklaring til tabellen: A. Midler overført fra 2014 det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger og lignende og rene reserver. B. Enhetenes resultat per 1. tertial 2015 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C) E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) 14

17 Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU Handelshøyskolen NMBU legger i sin prognose opp til en reduksjon i sine ubrukte midler (jfr. kolonne D, Tabell 2). Denne utviklingen er i tråd med langtidsbudsjettet som instituttet har utarbeidet og instituttet vil gå ut av planperioden i balanse. Noragric Noragric meldte i 2014 om utfordringer med å gå i balanse, men har nå klart å endre kursen og melder en positiv prognose per utgangen av Dette er i tråd med instituttets langtidsbudsjett hvor det planlegges å gå ut av planperioden i balanse. Instituttet er generelt sett mer avhengig av ekstern finansiering enn øvrige institutter for å drive økonomisk i balanse. Fakultet for miljøvitenskap og teknologi Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for matematiske realfag og teknologi har i de senere år vært i en svært utfordrende økonomisk situasjon. Gledelig er det at instituttet fra regnskapsåret 2015 virker å ha snudd denne trenden. Instituttet melder per 1. tertial 2015, i tråd med langtidsbudsjettet, at de vil gå ut av året i balanse og at instituttet fra 2017 av i tillegg vil ha noe frie midler. Institutt for miljøvitenskap Instituttet melder isolert sett for året en negativ prognose på 0,6 mill. kroner (jfr. kolonne D, Tabell 2). Prognosen er noe svakere enn det instituttet har lagt til grunn, men det vil fortsatt gå i balanse i ved utgangen av planperioden Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Institutt for husdyrvitenskap og akvakultur Institutt for husdyrvitenskap og akvakultur går inn i 2015 med betydelige ubrukte midler (jfr. kolonne A, Tabell 2). Instituttet vil i 2015 bruke en del av disse midlene i tråd med langtidsbudsjettet instituttet har lagt. Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap gikk inn i 2015 med betydelige ubrukte midler (jfr. kolonne A, Tabell 2). Instituttet vil i 2015 benytte en del av disse midlene til investeringer i nytt utstyr og oppgradering av egne anlegg. Prognosen er således i tråd med instituttets langtidsbudsjett. Institutt for plantevitenskap Instituttet melder et forventet merforbruk på 2,5 mill. kroner i 2015 (jfr. kolonne D, tabell 2). Dette vil medføre at instituttet går ut av året med et akkumulert merforbruk på 4,8 mill. kroner (jfr. kolonne E, Tabell 2). Instituttet har iverksatt en rekke tiltak for å redusere kostnadene, blant annet stillingsstopp og gjennomgang av ressursbruk på undervisning. I instituttets langtidsbudsjett er det lagt opp til å spare inn merforbruket gjennom vakanser som vil sette instituttet i stand til å gå ut av planperioden i balanse. Instituttets prognose er noe svakere enn forutsatt i langtidsbudsjettet, slik at balanse vil oppstå på en noe senere tidspunkt enn først forutsatt. Institutt for sports- og familiedyrmedisin Instituttet melder å gå i balanse i 2015 (jfr. kolonne D, Tabell 2). Dette medfører at instituttet i 2015 vil starte på nedbetaling av det akkumulert underskudd på 2,6 mill. kroner (jfr. kolonne A, Tabell 2) som de hadde med seg inn i På grunn av innkjøp av nødvendig ultralydutstyr ligger instituttet noe dårligere an for 2015 enn det som er forutsatt i instituttets langtidsbudsjett. Instituttet arbeidere med ulike tiltak for å effektivisere drift og redusere kostnader. Effekten av disse tiltakene kommer gradvis. 15

18 Instituttet har også iverksatt tiltak for å redusere lønnskostnadene ved å unngå å engasjerer vikarer ved sykdom. Den videre utvikling på klinikkinntektene vil også være avgjørende for om instituttet vil greie målet. Instituttet har ikke oppgitt når de forventer at det akkumulerte underskuddet vil være nedbetalt. Rektor vil følge opp dette inn mot 2. tertialrapport. Dekan Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Det meldes en prognose for utgangen av året på et merforbruk på 1,9 mill. kroner (jfr. kolonne E, Tabell 2). Merforbruket knytter seg til opprettelsen av en stilling som prodekan ved fakultetet. I tillegg har dekan, i samråd med rektor, tildelt Institutt for plantevitenskap en post doc stilling som forutsettes finansiert gjennom eksterne prosjekter. Dette har foreløpig ikke slått til, og kostnaden belastes inntil ekstern finansiering faller på plass det ordinære budsjettet. Avsetninger ved instituttene Tabell 3 under viser hvordan de midler som instituttene forventer å gå ut av 2015 med fordeler seg på ulike forpliktelser og frie midler. Tabell 3 Instituttenes prognose for avsetninger per (1000 kroner) A B C D E F G UB Frie Sum avsetninger Forskerutdanning Budsjettenhet 2015 midler (D+E+F+G) Utdanning Forskning Annet Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Institutt for landskapsplanlegging Handelshøyskolen NMBU Noragric Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plantevitenskap Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for basalfag og akvamedisin Sum VetBio Sum fakultetene Forklaring til tabellen: A. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) jfr. kolonne E i tabell 2 B. «Frie midler», dvs. midler som per ikke er disponert til spesifikke formål C. Sum avsetninger D. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til utdanningsformål E. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskningsformål eksempelvis ulike forskergruppers «egne midler» F. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskerutdanning, i all hovedsak avsetninger for å finansiere et fjerde stipendiatår i tillegg til håndtering av permisjoner. G. Avsetninger til ulik andre formål Det er verdt å understreke at dette, særlig avsetningene til forskning, i stor grad dreier seg om interne forpliktelser. De enkelte institutter opererer med ulike incentivordninger overfor forskergrupper og enkeltindivider som vil medføre slike avsetninger. Sentre Senter for husdyrforsøk 16

19 Senter for husdyrforsøk (SHF) er i en utfordrende situasjon og melder at vil gå ut av året med en underdekning på 2,0 mill. kroner (jfr. kolonne E, tabell 2). Senteret har i de siste årene mottatt 2 mill. kroner i tildeling fra Landbruks- og matdepartementet. Beløpet ble i 2014 redusert til 1 mill. kroner og har fra 2015 bortfalt helt. I tillegg har senteret i 2015 måttet investere i en del utstyr som ikke var inkludert i nybygget. Senteret arbeider med å få på plass et bidrag fra Fondet for Forskningsavgift i Landbruket (FFL) er senterets første år i nytt anlegg, så rasjonaliseringsgevinster av nytt anlegg kan ikke forventes før i SHF forventer at underskuddet er nedbetalt først i Senter for klimaregulerte planteforsøk Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) melder en negativ prognose for 2015 på 2,155 mill. kroner som setter senteret i en underdekning på 2,4 mill. kroner ved utgangen av 2015 (jfr. kolonne E, tabell 2). Denne prognosen skyldes at senteret i gang med renoveringen av fytotronen 1 i Kirkeveien 16. Dette prosjektet er en del av de investeringer som senteret har fått aksept (US-sak 9/2012) for å foreta en budsjettoverskridelse med fremtidig nedbetaling i 6 år. Senteret melder å ligge i henhold til langtidsbudsjettet og at de vil være i balanse i 2018, eller tidligere. Rektoratet Det meldes er merforbruk for året på 0,569 mill. kroner. Merforbruket knytter seg til posten honorarer til nemder, utvalg og styret. Posten er underbudsjettert i forhold til de reglementer som per i dag gjelder for honorering av disse. Universitetsadministrasjonen Når det gjelder universitetsadministrasjonen, så melder denne i sum å gå ut av året i balanse. Universitetsadministrasjonens økonomi omfatter i tillegg til kostnader til lønn og drift av administrasjonen en rekke fellesposter som forvaltes på vegne av universitetet. Utviklingen vi ser i 2015 er dog urovekkende for Økonomisk balanse i 2015 er avhengig av overførte midler som man ikke vil disponere i (av fyto- og gr. 'virkende, frembringende'), klimaregulert veksthus som inneholder atskilte rom hvor flere faktorer (temperatur, lys, fuktighet, CO2-innhold) kan reguleres uavhengig av hverandre. 17

20 2.2 Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Den bidrags- og oppdragsfinansierte virksomheten (BOA) ved NMBU er en viktig faktor i det enkelte institutts økonomiske virksomhet. Enkelte av instituttene har en større virksomhet innenfor BOA en andre og er derigjennom i større grad eksponert for svingninger i tildelinger fra ulike kilder. Tabell 4 under viser forventet utvikling for inntektene innenfor BOA i 2015 sett i forhold til hva som ble inntektsført i Tabell 4 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (1000 kroner) A B C D E F G H I J Regnskap 2014 Prognose 2015 Budsjettenhet NFR Rest BA OA A + B + C Overskudd OA NFR Rest BA OA F + G + H Overskudd OA Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Institutt for landskapsplanlegging Handelshøyskolen NMBU Noragric Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plantevitenskap Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for basalfag og akvamedisin Sum VetBio Sum fakultetene Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i 2014 B. Regnskapsførte inntekter på øvrige bidragsprosjekter (BA) i 2014 C. Regnskapsførte inntekter på oppdragsprosjekter (OA) i 2014 D. Summen av A + B + C E. Overskudd på oppdragsprosjekter i 2014 F. Instituttets prognose for inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i 2015 G. Instituttets prognose for inntekter på øvrige bidragsprosjekter i 2015 H. Instituttets prognose for inntekter på oppdragsprosjekter i 2015 I. Summen av F + G + H J. Instituttets prognose for overskudd på oppdragsprosjekter i 2015 Som Tabell 4 viser forventes det en økning i de samlede inntektene fra BOA i Gledelig i denne sammenheng er i så måte at veksten forventes å komme gjennom økt aktivitet innenfor NFR-prosjekter som jo også gir uttelling i Kunnskapsdepartementets tildelingsmodell. Av naturlige årsaker vil det være årvisse svingninger mellom de ulike instituttene. Prognosen viser samtidig den utviklingen vi har sett de siste årene hvor virksomheten innenfor BOA har dreid fra oppdragsaktivitet til bidragsaktivitet. Institutter som skiller seg ut i denne sammenhengen kan Noragric trekkes frem. Instituttet har prognostisert en oppdragsinntekt i 2015 som ligger rundt 11 mill. kroner lavere enn i Dette skyldes at en større kontrakt med Sokoine University i Tanzania utløp i Instituttet har tilpasset virksomheten til denne situasjonen. I forbindelse med bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet er det tre faktorer som i stor grad påvirker det enkelte institutts økonomi og handlingsrom. Dette er i hvor stor grad man oppnår dekning av indirekte kostnader, dekning av egne ansattes lønnskostnader og eventuell egeninnsats i bidragsprosjekter. Tabell 5 under viser den forventede utviklingen i disse faktorene sett i forhold til

21 Tabell 5 Bidrags- og oppdragsfinansiertvirksomhets bidrag til bevilgningsøkonomien (1000 kroner) A B C D E F G H Regnskap 2014 Prognose 2015 Budsjettenhet OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Institutt for landskapsplanlegging Handelshøyskolen NMBU Noragric Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plantevitenskap Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for basalfag og akvamedisin Sum VetBio Sum fakultetene Forklaring til tabellen: A. Dekningen av indirekte kostnader fra bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2014 B. Tid/lønn for egne ansatte belastet bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2014 C. Egeninnsats (lønn o.a.) godskrevet bidragsprosjekter (BA) i 2014 D. Summen av A + B + C E. Instituttets prognose for dekningen av indirekte kostnader fra bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2015 F. Instituttets prognose for tid/lønn for egne ansatte som belastes bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2015 G. Instituttets prognose for egeninnsats (lønn o.a.) som godskrives bidragsprosjekter (BA) i 2015 H. Summen av E + F + G Tabellen over illustrerer hvordan enkelte institutter i større grad enn andre er avhengig av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet. Samtidig er tallene også en indikasjon på at instituttene i ulik grad utnytter muligheten til å belaste egne ansattes tid på BOA-prosjekter. Dreiningen til mer midler gjennom prosjekter fra NFR, som vi ser i Tabell 4, påvirker bildet som fremstår i Tabell 5. Instituttene vil i forbindelse med NFR-prosjekter i større grad få tildelinger til nye stillinger (eks. stipendiater og forskere) enn dekning av egne ansattes arbeidsinnsats i tillegg til at NFR tradisjonelt gir en lavere dekning av indirekte kostnader. 2.3 Eksternregnskapet Resultatregnskapet avlegges med et overskudd på kroner, mot budsjettert kroner. Prognosen for 2015 ligger på et forventet overskudd på i underkant av 1 mill. kroner. Inntekten fra bidrags- og oppdragsaktiviteten ligger per 1. tertial foran fjoråret. Men sett i forhold til årets budsjett er det en lavere aktivitet enn forventet noe som medfører en lavere inntekt enn budsjettert. De samlede inntekter er 30 mill. kroner lavere enn budsjettert for 1. tertial. Dette skyldes i stor grad lavere aktivitet enn budsjettert i første tertial. Dette er aktivitet som i stor grad forskyves over i de neste tertialene. Om man isolert sett ser på utbetalte midler innen bidragsaktiviteten, ligger disse nærmere 10 mill. kroner over budsjett. Balanseposten varige driftsmidler er redusert med 111,3 mill. kroner siden Dette henger sammen med at en rekke bygninger er tatt ut av drift og revet i forbindelse med samlokaliseringsprosjektet. Til sammen er det skrevet ut bygninger med en samlet verdi på 87,3 mill. kroner. I tillegg er avskrivningene per 1. tertial høyere (38,7 mill. kroner) enn tilgangen av nye anleggsmidler (14,5 mill. kroner). I løpet av andre og tredje tertial vil balanseverdien knyttet til varige driftsmidler øke betydelig da både nye Ås gård og en nyrenovert Urbygning vil bli tatt inn i balanse i det de offisielt overtas fra Statsbygg. 19

22 Ubrukte midler overfor KD er etter 1. tertial 2015 redusert med 19,6 mill. kroner fra 226,6 mill. kroner til 207 mill. kroner. Reduksjonen knytter seg til en rekke poster, men spesielt nevnes kan blant annet reduksjon i midler knyttet til utstyr og inventar i samlokaliseringsprosjektet (4,8 mill. kroner) og reduksjonen i avsatte midler knyttet til fusjonsprosessen (4,9 mill. kroner). For øvrig er det en reduksjon i ulike avsetninger knyttet til forskerutdanning og forskning. 20

23 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene 3.1 HMS-handlingsplan I sak 52/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølging av HMShandlingsplan. Arbeid med 20 av 24 tiltak i HMS-handlingsplanen er startet, 2 av tiltakene er sluttført. De resterende 4 er planlagt startet høsten De mest omfattende tiltakene i handlingsplanen: Miljøprosjektet: Ny miljøstrategi for NMBU, synliggjøring og rapportering av miljøarbeid, arbeidsmiljøundersøkelsen (ARK) og oppfølging av handlingsplan campus Adamstuen er startet og i rute. NMBU H-verdi 1. tertial tertial , (helt år) 1, (helt år) 4,23 Sykefraværet 1. kvartal var på 4,4% mot 4,9% i tilsvarende periode i H-verdien var 2,34 for NMBU ved utgangen av april I 2014 (helt år) var H-verdien for NMBU 1,56. Fra 1.1. til ble det ved NMBU rapportert totalt to skader på ansatte som medførte fravær. Skadene som medførte fravær var ett fall i en trapp (Ås) og ett kutt som ble infisert (Adamstuen). I 2014 ble det rapportert totalt 3 fraværsskader ved NMBU. 3.2 Implementering av administrative systemer I sak 52/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om status for implementering av de administrative systemer. Public 360 Arkivmodulen er implementert og fungerer etter hensikten. Gamle ephorte databaser (fra UMB og NVH) har blitt konvertert til P360. Det er ventet at basene kan gjøres tilgjengelig i P360 for brukerne rett over sommerferien. Sikker digital post (Digipost) blir integrert med P360 i løpet av høsten og NMBU kan sende sikker digital post pr. 1. januar 2016, slik loven krever. Integrasjoner med Felles Studentsystem (FS) og rekrutteringsverktøyet Jobbnorge er i planleggingsfasen. Det arbeides også med å ta i bruk samhandlingsrommet og utvalgsmodulen i P360. Det er viktig at mange bruker P360. Et aktuelt tiltak er derfor å gjøre kurs i P360 obligatorisk for visse grupper ansatte. Det vil også bli iverksatt tiltak for å øke dokumentfangsten og bruken av P360. Nettverksutbygging NMBU-nett (fiber) er fullt utbygd på Adamstuen. Trådløst nett er fullt utbygd på Adamstuen. Det gjenstår noe arbeid på Ås. Bygninger med høy studentaktivitet prioriteres. E-post NMBU-epost er aktivt for alle. UMB-epost avvikles pr 1. juli. NVH-epost avvikles når siste klient er lagt over til NMBU-klient. Klientoppgradering Omlegging til NMBU-plattform er ca 95% gjennomført på Ås og ca 9% gjennomført på Adamstuen. Det gjennomføres en «dugnadsinnsats» på Adamstuen for å ferdigstille omleggingen. Omlegging på Sandnes er planlagt i slutten av juni 2015 (alternativt midten av juli). 21

24 RemoteOffice Det oppleves fortsatt uregelmessigheter ved bruk av RemoteOffice fra NVH-nettet. Løsningen ligger i å legge klientene over til NMBU-plattform. SLP/BUT/SHF Utendørs infrastruktur (fibernett) er etablert og sikret med tanke på utbyggingsfasen. Redundant nettverk og trådløst nett er etablert på SHF (Ås Gård). Det er etablert samarbeid med brukergruppene med tanke på nettverksdekning og AV-utstyr i SLP-bygget. FellesStudent system (FS) FS fungerer utmerket og har gjort det helt siden fusjonen. Dette gjelder FS, Studentweb, FagpersonWeb, EmnerPåNett, SøknadWeb, Questback, TimeEdit og Fronter som i dag er felles for Adamstuen og Ås. FS blir fortløpende videreutviklet. PAGA 2.0 og PAGAWEB Systemet er kommet over i den ordinære driftsfasen etter installasjonsperioden i 2013 og NMBU er i dialog med Bluegarden om forlenging av kontrakt (nåværende går ut ). Kontrakten vil være basert på en annen prisstruktur da NMBU ønsker en lavere pris. Ny avtale forlenges fortrinnsvis til ut Det jobbes med en rekke mindre forbedringstiltak, for eksempel integrasjon mot andre systemer, automatisering, utnyttelse av nye systemegenskaper samt enklere og bedre opplæring. Agresso Systemet er kommet over i den ordinære driftsfasen etter installasjonsperioden i 2013 og Det gjenstår installasjon av mindre tilleggsfunksjoner, herunder bedre integrasjon mot lønnssystemet PAGA. Det vil for øvrig ikke bli utført andre utviklingsarbeider på systemet i kommende driftsperiode. Det jobbes med å utvikle bedre opplæringsmateriell, herunder E-læring, for nye brukere av systemet. Telefoni og elektronisk samhandling Fasttelefoni og mobiltelefoni Portering fra TDC til Telenor på både fasttelefoni og mobiltelefoni ble ferdigstilt i mai 2015 men hverken fasttelefoni eller telefaks fungerer optimalt, dette gjelder spesielt på Adamstuen. Bytte av leverandør har også skapt en del merarbeid pga. behov for opprydding rundt fakturering/fakturasteder. Skype for business Mange ansatte har tatt i bruk Skype på Ås, svært få på Adamstuen. En del ansatte er ikke godt nok kjent med hvordan Skype skal brukes. Sentralbord Systemet oppleves som ustabilt med mange tilfeldige feil. Sannsynlig årsak er at sentralbordet baseres på samkjøring av tre forskjellige telefonsystemer (Skype, Cisco og Alcatel). I tillegg blir persondata hentet fra flere administrative elektroniske systemer. Ansatte kan bli flinkere til å legge inn fraværsmeldinger i Outlook(kalender). Dette gjør at NMBUs hjelp/service overfor innringere blir bedre. Elektronisk samhandling Mobiltelefon, fasttelefon, Skype, PC og Outlook blir mer og mer ett integrert system for elektronisk samhandling. Det vil bli satt inn opplæringsressurser for å utnytte samhandlingsmulighetene som ligger i disse systemene og for å hente ut effektiviseringsgevinsten. Post Det legges til rette for digital post gjennom P360 pr 1. januar Det er satt fokus på bedre 22