US 101/2016 Rapport for 2. tertial 2016

Transkript

1 US 101/2016 Rapport for 2. tertial 2016 Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Avdelingene i universitetsadministrasjonen Arkiv nr: 15/03331 Vedlegg: 1. Rapport for 2. tertial 2. NMBUs eksternregnskap per (legges kun på nett) Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar Rapport for 2. tertial 2016 til etterretning Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

2 2 Innledning Vedlagt følger Rapport for 2. tertial Rapporten har slik disposisjon: 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 2. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten 2. Økonomi 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene Tertialrapporten er basert på de interne tertialrapportene fra NMBUs budsjettenheter. Universitetsstyrets protokollerte følgende ved forrige tertialrapport: Til rapport for 2. tertial ønsker styret at det i større grad er redegjort for hva som er gjort for å forbedre situasjonen i de tilfeller hvor rektor melder om avvik. Det ble spesielt pekt på EU arbeidet, publiseringspoeng og budsjettenheter i økonomisk ubalanse. Styret ønsker at rektor legger til rette for en gjennomgang på hvordan det jobbes med å styrke EU arbeidet, spesielt sett opp mot vedtaket styret fattet i sak 56/2015. Det blir lagt opp til en gjennomgang av EU arbeidet i forbindelse med styresaken om rektors orientering. Rektor har fulgt opp styrets ønske om i større grad å redegjøre for hva som er gjort der det meldes om negativt avvik. Når det gjelder publiseringspoeng, er dette en indikator hvor resultatene framkommer på årsbasis, ikke pr tertial, slik at det vil ikke være mulig i tertialrapporten å rapportere om hvordan utviklingen i året forløper. I tilknytning til orienteringen om EU arbeidet vil det bli gitt en redegjørelse for hvilke tiltak det har blitt lagt vekt på i 2016 for å forbedre publiseringsraten. NMBU Universitetsstyret Møtedato

3 Rapport for 2. tertial 2016 Innhold 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 2. tertial Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten Rapport om oppfølging på NMBUs styringsparametere Rapport om oppfølging av US vedtak om tiltak for å øke deltakelsen i Horisont 2020 og ERA Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus Oppfølging av tildelingsbrevet for Oppfølging av etatsstyringsbrevet for Økonomi Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Eksternregnskapet Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene HMS-handlingsplan Implementering av administrative systemer Utvikling av studieprogramporteføljen Samarbeid med Universitetet i Oslo Arbeidet med tidstyver Internrevisjon

4 0. Sammendrag og rektors samlete vurdering per 2. tertial 2016 I hovedsak er aktiviteter i rute iht til tiltaksplanen styret har vedtatt for Rapporten har i kapittel 3 en redegjørelse for forhold US har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene. Her vil rektor spesielt trekke fram: H-verdien (antall personskader med fravær per million arbeidstimer) er 3,41 Arbeidet med oppfølging av internrevisjonsrapportene er godt i gang. Internrevisjonens påpekninger oppleves som relevante og vil i stor grad bli innarbeidet i prosedyrer og rutiner. Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Samlet sett holder NMBU seg godt innenfor de tildelte midler fra Kunnskapsdepartementet (KD) i Enkelte budsjettenheter melder om ubalanse, og det arbeides med hvordan disse enkeltvis skal håndteres. Det er redegjort for i rapporten hvilke tiltak man har iverksatt for å håndtere situasjonen. Spesielt utsatt er Institutt for plantevitenskap (IPV) og Institutt for miljøvitenskap (IMV). Instituttene planlegger å redusere noe sine oppsparte midler, og forventer samlet å gå ut av 2016 med en saldo på 97 mill. kroner (mot 104 mill. kroner i 2015). Prognosene for den eksternt finansierte virksomheten i form av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet øker med 4% fra 2015 til 308 mill. kroner. Vi ser fortsatt tegn til vridning av porteføljen over til vekst i omsetningen overfor NFR og EU, men ikke i samme grad som ble meldt ved 1. tertial. Omsetningen overfor NFR øker med 5 % (ca 10 mill. kroner), EU ligger flatt, mens øvrig Bidrags- og oppdragsfinansiert øker med 5% (4 mill. kroner). For sistnevnte område ligger imidlertid veksten innenfor den bidragsfinansierte aktiviteten, hvilket rektor vurderer som positivt. Økt orientering mot NFR, EU og andre bidragsytere er en positiv utvikling som understøtter NMBUs strategier. En konsekvens kan bli at vi får problemer med å nå målet som er satt for styringsparameteren «Bidragsog oppdragsinntekter utenom EU og NFR» slik det er dokumentert i rapporten. Rektor vil vurdere nivået for denne styringsparameteren inn mot arbeidet med Budsjett og tiltaksplan for Samtidig må det pekes på at dette fra 2017 har blitt en indikator innen finansieringssystemet for UH-sektoren, slik at det derfor blir viktig ikke bare å opprettholde, men øke vår totale omsetning på denne indikatoren. 2

5 1. Rapport om gjennomføring av årets planer for virksomheten 1.1 Rapport om oppfølging på NMBUs styringsparametere Rapporteringen på NMBUs styringsparametere legger disse fargekodene til grunn: Vi forventer å nå resultatkravene som er satt for styringsparameteren. Vi forventer delvis å nå resultatkravene som er satt styringsparameteren, utviklingen går i positiv retning. Vi forventer ikke å nå resultatkravene som er satt for styringsparameteren for Kolonneforklaring: SP nr: Styringsparameterens nummer, jfr vedtatt Budsjett og tiltaksplan 2016 (US 114/2015) T1: Hva som ble rapportert pr 1. tertial 2016 T2: Rapport pr 2. tertial 2016 Rapportering på styringsparameterne: SP Styringsparametere nr 2.2 Bidragsinntekter fra Forskningsrådet per faglig årsverk (DBH). 2.3 Andre bidrags- og oppdragsinntekter utenom EU og Forskningsråd per faglig årsverk (DBH). 2.6 Antall medieoppslag totalt og i prioriterte medier (Aftenposten, NRK og forskning.no) - målt ved Opoint 2.7 Aktivitet i sosiale medier 3.1 Kandidattall på helseog lærerutdanningene, jf måltall (DBH). 3.2 Antall kurs og deltakelse på EVU-kurs 4.2 Andel kvinner i dosentog professorstillinger (DBH) Resultatkrav/ambisjoner for kroner (Resultat 2015: kroner) kroner (Resultat 2015: kroner) Holde dagens gode nivå, samt økning innen prioriterte medier følgere på Facebook. Økt bruk av emneknaggene #mittnmbu og #tenkom Rapport Prognose pr 2. tertial er på kroner. Stor aktivitet på søknadsskriving, oversikt over innvilgelse foreligger imidlertid ikke før i tredje tertial. Prognose pr 2. tertial er på kroner. I rute. Økt satsning på nasjonale medier framfor volum. Har alt nådd følgere på Facebook, økt aktivitet på Instagram. Master i Realfag (lektor) 20 Forventer å nå ca 10 kandidater i Opptak på 24 i Minst 14 nye kurs og 2000 deltakere. 25 % (Resultat 2015: 21,8%) Så langt i rute med utvikling og gjennomføring av nye tilbud Resultat pr 2. tertial er 22,5%. Likestillingskomiteen har støttet tiltak som kan øke andelen kvinner i faste, vitenskapelige stillinger og spesielt for å øke kvinne- T 1 T 2 3

6 SP nr Styringsparametere 4.3 Andelen midlertidige tilsatte i undervisningsog forskerstillinger (årsverk) 4.5 Arbeids-, trivsels- og læringsmiljøundersøkelser 4.6 Andelen administrative årsverk 4.7 Brukermedvirkningen følger Statsbyggs fremdriftsplan 4.8 NMBU følger planene for overtakelse og bruk av de nye bygningene 4.9 NMBUs fagmiljøer kan skape ny synergi fra 2019 Resultatkrav/ambisjoner for 2016 Rapport andelen i professorstillinger i form av startpakker, kvalifiseringsstipend og karriereseminar. Resultat 2015: 47,7% Pr 2. tertial: 49,3% Oppfølging og implementering av tiltak etter ARK i 2015/2016. Det planlegges ikke ny undersøkelse i ,7 % (Resultat 2015: 20,9 %) Anbefalingene fra brukergruppene har høy faglig kvalitet og sikrer fremdrift. Strategi og styringsdokumenter for Samlokaliseringsprosjektet implementeres og følger Statsbyggs fremdriftsplan. Organisasjonsutviklingsprosj ektet for faglig utvikling og synergi av fagmiljøer gjennomføres etter vedtatt plan og strategi. Gjennomført Tiltak følges opp også i Resultat pr 2. tertial er 19,9%. Stillingskontroll for alle administrative stillinger innført, både ved instituttene (fakultetene fra ) og universitetsadministrasjonen Følger Statsbyggsplanlegging og prosjektering Prosjektstyret har vedtatt styringsdokument for Prosjekt Campus. NMBUs aktiviteter følger Statsbyggs framdriftsplan. Prosjektet er restrukturert og følger campusplanen og pasientgrunnlaget. T 1 T 2 4

7 1.2 Rapport om oppfølging av US vedtak om tiltak for å øke deltakelsen i Horisont 2020 og ERA I sak 57/2016 Rapport for første tertial 2016vedtok universitetsstyret følgende (utdrag fra protokollen): Det ble spesielt pekt på EU-arbeidet, publiseringspoeng og budsjettenheter i økonomisk ubalanse. Styret ønsker at rektor legger til rette for en gjennomgang på hvordan det jobbes med å styrke EU-arbeidet, spesielt sett opp mot vedtaket styret fattet i sak 56/2015. Arbeidet med å øke antall søknader har blitt intensivert gjennom tettere oppfølging av kandidatene både fra NMBUs egne EU-rådgivere og ved hjelp av eksterne konsulenter. Arbeidsplanen har ellers blitt fulgt. Antall søknader har så langt kommet opp i 37, mange søknader er ennå ikke ferdig evaluert, men så langt er bare to søknader innvilget. Arbeidet for å styrke kvaliteten på søknader vil derfor fortsatt ha høy prioritet i tiden framover. Det er positivt at flere ERC-søknader vil bli sendt i Det arbeides med 3 ERC Starting Grant-søknader som har frist i oktober og det er sendt inn en ERC-Advanced Grant. Antall søknader totalt Antall koordinatorsøknader (min. 3 partnere) Antall søknader til ERC (kandidater som er vurdert som godt kvalifiserte) Suksessrate søknader Inntekter Målsetting pr år Resultat utlysningene Pr 2. tertial (mot 31 i snitt i 42 sendt, 0 innvilget 37 sendt, 2 innvilget, 7RP) 12 under vurdering, resterende avslått 4 6 sendt, 0 innvilget 4 sendt 3 3 sendt, alle avslått 1 sendt til ERC StG, avslått. 1 ERC-AdG 25 % (samme som 0 for UMB 3 siste år i 7RP) kr pr fagårsverk kr pr fagårsverk kr pr fagårsverk (prognose) Antall innsendte søknader vil sannsynligvis nå årets målsetting og antall ERC-søknader er akseptabelt. Suksessraten så langt ligger langt under målsettingen. På siste statistikk fra Forskningsrådet (juni 2016) lå NMBU lavest blant de norske universitetene med en suksessrate på 7%. Universitetet i Bergen lå høyest med 16,3 %, snittet var på 11,3%. NMBUs finansielle suksessrate var noe høyere med 9,6%, men også her ligger NMBU lavt sammenlignet med de andre universitetene. Bare UiT ligger lavere med 6,1%, UiB lå på 13,2%. Støtteapparatet: EU-forumet, et forum for økonomiansvarlige og annen administrativ støtte, ble gjeninnført i Så langt er det avholdt fire møter med god deltakelse. Forumet møtes vekselsvis på campus Ås og Adamstuen. Prosjektlederne og administrativt ansvarlige i prosjektene har gitt positive tilbakemeldinger på mer støtte til økonomioppfølging og til erfaringsutveksling og læring i EUforumet. EU-projektkontrolleren og -rådgiverne følger opp dette. NMBU øker sin EU-rådgiverstab med 1,5 midlertidige stillinger finansiert av PES-midler over Forskningsrådets budsjetter. De to nye rådgiverne vil starte opp 10. oktober. Stillingen som EUprosjektkontroller er gjort fast og tilsetting skjer om kort tid. Forsknings- og innovasjonsavdelingens EU-team utgjør med dette 5 personer med til sammen 4 årsverk. I overkant av 1 årsverk vil ha Adamstuen som sitt særlige ansvarsområde. 5

8 Den lave suksessraten på NMBUs søknader kan ha sammenheng med at mange sender inn søknadene uten at tilbudet om veiledning og preevaluering er benyttet, eller at de ber om støtte for seint i prosessen. Det bør være et minimumskrav at alle koordinatorsøknader benytter seg av EUrådgivingen ved universitetet nå som både kapasiteten og kompetansen er styrket. Strategisk tilnærming: I praksis er det stort sett opp til den enkelte forskers og forskergruppens interesse og motivasjon å søke Horisont Instituttene/fakultetene bør oppfordres til å vurdere hvordan de kan bruke Horisont 2020 og de andre europeiske programmene mer strategisk. Enhetslederne må ta en tydeligere rolle på alle nivåer for å oppfylle dette. De nye fakultetene må utfordres til å utvikle mer ambisiøse og konkrete strategier for deltakelse på den europeiske arenaen. I forbindelse med opprettelse av fakulteter har rektor foreslått et eget EU-opplæringsprogram for de nye dekanene og fakultetsstyrelederne. Forsknings- og Innovasjonsavdelingen er i gang med planlegging av et slikt program som blant annet vil inkludere en studietur til Brussel i samarbeid med Forskningsrådets Brusselkontor. Hensikten er å gi den nye ledelsen et godt grunnlag å basere EUstrategier for de nye fakultetene på. 1.3 Rapport fra prosjektstyret for Prosjekt Campus Prosjektets organisering Prosjektleder for SLP har gått over i annen stilling og Prosjektsjef tar over dette ansvaret fremover. Ellers denne perioden har det vært fokusert på organiseringen av Flytte og Ibruktakelsesprosjektet (FIP). Status og utfordringer Brukermedvirkning for å assistere Statsbygg med prosjekteringen i SLP (Samlokaliseringsprosjektet) er nå gått over i en noe mindre intens fase da bygget i stor grad nærmer seg ferdig prosjektert. Det er fremdeles noen viktige områder og byggutstyr som krever tett involvering. Utarbeidelsen av anbudsunderlag for BUT (Brukerutstyrsprosjektet) går nå inn i en meget hektisk periode. Delprosjektene for IKT og Flytting og ibruktakelse er etablert og i gang med kartlegging/planlegging av aktivitetene fremover. Urbygningsprosjektet er i prøvedriftsperiode frem til slutten av Campusplanarbeidet pågår. 6

9 Økonomi Tertialrapport for 2.tertial 2016 (alle beløp i KNOK) Beløp i 1000 kr (A) (B) (C) (D) Nr Beskrivelse Budsjett 2. tertial Prosjektstyret Regnskap 2. tertial Prognose års regnskap 1 4 Totalt Campusplan Forventet årsavvik 5 6 Totalt Administrasjon 8 11 Totalt Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Totalt Sluttfase /flytteprosjekt SLP Totalt IKT SLP Totalt Total (6.5%) * forpliktet for hele ** regnskapsført for hele Kommentar: Det ser ut som om prosjektets budsjett vil ha et lite mindreforbruk pga forskjøvet aktivitet, men det er fremdeles noe usikkerhet knyttet til innkjøp av tjenester for assistanse til kartlegging og planlegging av delprosjektene. Prosjektstyret vil videre ha fokus på disse sakene i det neste tertial Campusplan Ås gård/shf (Senter for husdyrforsøk): utbedringer i stallen samt noe garantiarbeid som fremdeles er utestående. SLP/BUT: Hovedfokus vil være på følgende områder: o SLP(Samlokaliseringsprosjektet): Sikre de siste detaljer i prosjektering for oppnåelse av effektmål for prosjektet. o BUT (Brukerutstyrsprosjektet): medvirkning til utarbeidelse av anbudsdunderlag for utstyrsinnkjøp. o IKT (Informasjons og Kommunikasjons Teknologi): planlegge og starte opp videre arbeid og anskaffelser. o FIP (Flytte og Ibruktakelses Prosjektet): videreutvikle overordnet plan for flytting med involvering fra alle avdelinger på Adamstuen. 7

10 o FDV (Forvaltning Drift og Vedlikehold): Videre utarbeide en plan som beskriver behov for bemanning, system, samarbeid med Statsbygg Urbygningen: prøvedrift pågår. 1.4 Oppfølging av tildelingsbrevet for 2016 I sak 6/2015 ber US om at rektor rapporterer oppfølgingen av tildelingsbrevet i forbindelse med tertialrapportene. Planene for oppfølging av de enkelte punkter i tildelingsbrevet ble orientert om i rapport for 1. tertial (US 57/2016). I all hovedsak er det god oppfølging av planene og aktivitetene er i rute. Under følger oversikt over avvikene som er rapportert når det gjelder oppfølging av tildelingsbrevet for Tildelingsbrevets formulering Norge skal delta fullt ut i det europeiske forskningssamarbeidet Horisont 2020 og i EUs program for utdanning, ungdom og idrett, Erasmus +. For å kunne lykkes på de mest prestisjetunge arenaene må universitetene og høyskolene spisse innsatsen og konsentrere seg om å hevde seg på områder der forutsetningene er gode. Kunnskapsdepartementet ber institusjonene om å utarbeide overordnede planer for sine campus, jf. Kunnskapsdepartementets brev av 29. september Rapport om oppfølging (planer og status) Når dekaner er på plass gjennomføres et strategiutviklingsarbeid pr fakultet. Deltakerne i NMBUs Talentprogram skal utvikle søknader til EU og noen av dem er i gang med det. Det er helt nødvendig at fakultetene tar enda mer tak i dette. Det er holdt oppfølgingsmøter med søkere, kurs i konseptutvikling, bidrag til utforming av søknadstekster. Prosjektansatte (1,5 årsverk finansiert av Forskningsrådet) starter 10. oktober, hvorav en er energiforsker med lang erfaring fra EU-prosjekter og en har administrativ erfaring fra å bygge opp EUportefølje ved universitet i annet europeisk land. US vedtar revidert framdriftsplan i november. 1.5 Oppfølging av etatsstyringsbrevet for 2016 I sak 55/2016 ble universitetsstyret orientert om planene for oppfølging av etatsstyringsbrevet. I all hovedsak er det god oppfølging av planene og aktivitetene er i rute. Under følger oversikt over forhold som er rapportert hvor NMBU ikke forventes å nå de forventede resultater for Etatsstyringsbrevets formulering NMBU legger stor vekt på samarbeid med samfunns- og næringsliv, men utviklingen for oppdragsvirksomheten er ikke tilfredsstillende. Departementet merker seg at NMBU skal utarbeide en plan for å øke BOA-inntekter, og imøteser bedre resultater på dette området. Departementet merker seg at NMBU har tatt grep for å redusere midlertidighet, og oppfordrer til fortsatt fokus på å redusere midlertidige tilsettinger. Rapport om oppfølging (planer og status) Flere av instituttene melder om stor aktivitet med søknader. Flere av de aktuelle finansieringskildene krever samarbeid med næringsliv og/eller offentlige virksomheter. Event økt mengde oppdragsvirksomhet er pt ikke diskutert spesielt. Plan er forsinket. Forsterket fokus på hjemmelsgrunnlag når instituttene ønsker tilsetting i midlertidige stillinger. Midlertidighet øker i

11 2. Økonomi Økonomirapporten som blir lagt frem per 2. tertial består av tre deler: a) Enhetenes rapporter per 2. tertial. Disse rapportene er knyttet til internregnskapet og de tildelinger Universitetsstyret har fordelt i sitt budsjettarbeid. b) Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet. c) NMBUs eksternregnskap per 2. tertial (vedlegg 1). Dette er det offisielle regnskapet som NMBU oversendte Kunnskapsdepartementet (KD) per 1. oktober Internregnskapet resultat i forhold til tildelte midler Oppsummert gir internregnskapet og enhetenes rapporter følgende bilde per 31. august 2016: Tabell 1 Internregnskapet per (1000 kroner) A B C Resultat per Budsjettenhet IB Prognose resten av året D (B + C) Prognose per E (A + D) Prognose UB per Fakultetene Sentre Rektorat Universitetsadministrasjonen Rekrutteringsstillinger Sum drift Oppfølging byggeprosjektene Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sum eiendom og investeringer Satsningsmidler Styrets reserve Overdisponering tidligere år Sum satsninger og reserver Sum ordinær virksomhet Campus Ås prosjektet (Sem penger) Verdibevarende vedlikehold (Sem penger) Tildeling fra KD til TF-kvartalet SEARCH Sandnes Utstyr og inventar Urbygningen Sum særskilte tildelinger og avsetninger Totalt Forklaring til tabellen: A. Midler overført fra 2015, det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger og lignende, og rene reserver. B. Enhetenes resultat per 2. tertial 2016 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C). Også kalt isolert resultat siden det viser om enheten klarer å drifte i balanse med årets tildelte budsjettramme. E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) I sum viser bildet at NMBU vil redusere avsetningene av ubrukte midler med nærmere 52 mill. kroner overfor KD. Reduksjonen knytter seg på den ene siden til ordinær drift hvor det ligger an til at budsjettenheten reduserer ubrukte midler (-19,4 mill. kroner, kolonne D) ved utgangen av regnskapsåret. Av erfaring viser prognosene for 1. tertial og 2. tertial generelt et svakere resultat enn det endelige resultatet for året. Dette indikerer at prognosene erfaringsmessig er noe pessimistiske. Utviklingen vi så 1. tertial, hvor resultatet samlet sett ved instituttene var svakere enn per 1 tertial i tilsvarende periode i fjor, ser vi per 2. tertial nå ingen tegn til. I tillegg vil midlene avsatt til utvikling og vedlikehold av eiendom bli redusert med 23 mill. kroner (kolonne D). 9

12 Når det gjelder særskilte poster forventes disse også å reduseres da midlene til ferdigstillelse av rehabiliteringen av 3. etasje i Jordfagbygget (28 mill. kroner) ved hjelp av penger fra salget av Sem samt bruk av midler tildelt til brukerutstyr og inventar i Urbygningen (45 mill. kroner) forventes benyttet i

13 Budsjettsituasjonen for enhetene per 2. tertial Tabell 2 Budsjettsituasjonen for enhetene 1 (1000 kroner) A B C Resultat Prognose per resten av Budsjettenhet IB året Forklaring til tabellen: D (B + C) Prognose per E (A + D) Prognose UB per Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU Institutt for landskapsplanlegging Noragric Dekan Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Dekan Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for basalfag og akvamedisin Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for plantevitenskap Dekan Sum VetBio Sum fakultetene Sentre Senter for husdyrforsøk Senter for husdyrforsøk-fortek Senter for klimaregulert planteforskning Sum sentre Rektorat Universitetsadm Rekrutteringsstillinger Sum drift Oppfølging byggeprosjektene Vedlikehold og bygningsmessige investeringer Sum eiendom og investeringer Satsningsmidler Styrets reserve Overdisponering tidligere år Sum satsninger og reserver Sum ordinær virksomhet Campus Ås prosjektet (Sem penger) 1) Verdibevarende vedlikehold (Sem penger) 1) Tildeling fra KD til TF-kvartalet SEARCH Sandnes Utstyr og inventar Urbygningen Sum særskilte tildelinger og avsetninger Totalt A. Midler overført fra 2015 det vil si «ubrukte midler» for (IB = Inngående balanse). Med «ubrukte midler» menes her ulike tidsforskyvninger og avsetninger knyttet til forskning, stipendiatstillinger ol og rene reserver. 1 Disse postene fremstår med store merforbruk i Dette fordi disse postene er basert på bruk av midler som er overført til 2016 jfr. kolonne A i tabellen. Kolonne E viser hva som vil stå igjen av disse midlene ved utgangen av

14 B. Enhetenes resultat per 2. tertial 2016 knyttet til de midler de er tildelt av Universitetsstyret for Tildelingen periodiseres inn som en inntekt ved enhetene. C. Enhetenes prognostiserte resultat for de to neste tertial D. Enhetens prognostiserte resultat per (B + C). Isolert resultat. E. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) (A + D) Under er det kort redegjort for resultatutviklingen for enkelte institutter som per i dag er i en økonomisk utfordrende situasjon eller institutter som tidligere har vært omtalt på grunn av en utfordrende situasjon. I tillegg omtales også institutter som planlegger større merforbruk i 3. tertial. Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Noragric Regnskapet viser også for 2. tertial et svakere resultat enn i samme periode Noragric legger i sin prognose opp til å gå i balanse i inneværende år (jfr. kolonne D, Tabell 2). Dette er i tråd med forutsetningene i instituttets langtidsbudsjett og instituttet legger også til grunn at de vil gå ut av planperioden i balanse. Fakultet for miljøvitenskap og teknologi Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for matematiske realfag og teknologis resultatet per 2. tertial er bedre enn i samme periode i Instituttet melder i sin prognose et merforbruk for 2016 (jfr. kolonne D, Tabell 2). Dette er i tråd med instituttets planer og knytter seg til bruk av tidligere oppsparte midler til blant annet oppgradering av laboratoriefasiliteter. Instituttets prognose er for øvrig i tråd med langtidsbudsjettet for perioden Institutt for miljøvitenskap Instituttet melder per 2. tertial at de isolert sett for året ville gå med et merforbruk på 3,8 mill. kroner (jfr. kolonne D, Tabell 2). Dette er betydelig svakere enn det er lagt til grunn i instituttets langtidsbudsjett. Instituttet melder selv at de har vært for optimistiske med tanke på refusjon av egne ansattes lønn fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Instituttet arbeider med å se på muligheter for innsparing og effektivisering av driften i resten av året, men handlingsrommet er relativt begrenset på kort sikt med tanke på at 80 % av instituttets kostnader er lønnskostnader. Instituttet vil i første rekke minimere alle driftskjøp og utsette planlagte investeringer. På lenger sikt vil instituttet søke å øke inntjeningen fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. For å oppnå dette vil ledelsen ved instituttet (inkludert faggruppeledere) påta seg en mer aktiv rolle som pådrivere til å skaffe nye oppdrag og sende søknader. Instituttet vil i den forbindelse stille større krav om ekstern inntjening til de vitenskapelig ansatte som per i dag har begrenset uttelling mht. inntjening. For å bidra til dette vil instituttet etablere ett bedre faglig og administrativt apparat til kvalitetssikring av søknader, inkludert budsjettering. Når det gjelder bemanning har instituttet i forhold til andre institutter en relativ høy andel ingeniør- og administrasjonstillinger. Instituttet vil over tid, gjennom naturlig avgang, sørge for å tilpasse bemanningen til dagens behov. På studiesiden skal instituttet gjennomgå alle emnebudsjetter og driftsbudsjett med mål om å redusere kostnader i den grad dette er mulig. For øvrig vil instituttet intensivere den personlig oppfølgning av studenter. Instituttet vil på denne måten søke å øke gjennomføringsgraden og forbedre studiepoengproduksjon og derigjennom øke instituttets tildeling. Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap Institutt for basalfag og akvamedisin Instituttet svekker resultatet per 2. tertial med 2,1 mill. kr i forhold til 2. tertial I prognosen indikeres et samlet merforbruk på 1,2 mill. kroner for 2016 (isolert resultat 2016, jfr. kolonne D, 12

15 Tabell 2). Instituttet vil allikevel gå ut av året med et akkumulert mindreforbruk. Dette er i tråd med instituttets langtidsbudsjett. Instituttet legger opp til å gå i balanse ut planperioden Institutt for sports- og familiedyrmedisin Instituttet melder å gå i med et positivt resultat på 2,5 mill. kroner i 2016 (jfr. kolonne D, Tabell 2). Dette medfører at instituttet i 2016 vil nedbetale det akkumulert merforbruket som instituttet har dratt med seg de siste årene. Den meldte prognosen er i tråd med det instituttet legger opp til i sitt langtidsbudsjett. Prognosen er noe usikker da instituttet i løpet av høsten skal etterbetale vakttillegg (fra ) for nye fremforhandlede satser både for veterinærer og dyrepleiere. Instituttet forventer fortsatt å gå ut av planperioden i balanse. Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap gikk inn i 2016 med betydelige ubrukte midler (jfr. kolonne A, Tabell 2). Instituttet vil i 2016 benytte en del av disse midlene (jfr. kolonne D, Tabell 2) til investeringer i nytt utstyr og oppgradering av egne anlegg. Prognosen er således i tråd med instituttets langtidsbudsjett. Institutt for husdyrvitenskap og akvakultur Institutt for husdyrvitenskap og akvakultur går inn i 2016 med betydelige ubrukte midler (jfr. kolonne A, Tabell 2). Instituttet vil i 2016 bruke en del av disse midlene (jfr. kolonne D, Tabell 2) i tråd med langtidsbudsjettet instituttet har lagt. Institutt for plantevitenskap Institutt for plantevitenskap melder et forventet merforbruk på 3,4 mill. kroner i 2016 (jfr. kolonne D, tabell 2). Slår prognosen til, vil dette medføre at instituttet går ut av året med et akkumulert merforbruk på nærmere 7,9 mill. kroner (jfr. kolonne E, Tabell 2). For å løse denne situasjonen arbeider instituttet både med å redusere kostnader og øke inntektene. I instituttets langtidsbudsjett for perioden er det lagt til grunn at bemanningen skal ned med 5 årsverk (tre vitenskapelige og to teknikere) av de faste stillingene. Dette skal skje gjennom naturlig avgang i løpet av Denne reduksjonen tilsvarer om lag 10 prosent av stillingsmassen ved instituttet. Gjennom denne reduksjonen legger instituttet til grunn å dekke inn både årets merforbruk og tidligere års. Instituttet vil i forbindelse med budsjettprosessen for 2017 vurdere om det er behov for å ytterligere tiltak for å redusere lønnskostnadene. Instituttet arbeider på to hovedområder for å øke inntektene; økt studieproduksjon og økt bidrag fra bidrags- og oppdragsaktiviteten (BOA) til bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV). Økt studieproduksjon og studentantall Instituttet har som mål i 2016 om gjennomføre en revisjon av deler av emneporteføljen og å øke rekrutteringen til plantevitenskap. Instituttet ser behov for en helhetlig gjennomgang av emner, oppfølging og kartlegging av ressursbruk. Så langt har arbeidet medført opprettelse av tre emner (to av dem innen urbant landbruk som mange studenter er opptatt av i dag) samt at instituttet har kommet i gang med en diskusjon om fornying av undervisningen. I gjennomgangen av emnene vil det samlede emnetilbud ved Fakultet for Biovitenskap være viktig en viktig faktor. Det er en økning i antall studenter ved instituttet. Økningene skyldes trolig en kombinasjon av økt interesse blant studenter for grønne fag, og en bevisst satsning fra instituttets side på økt markedsføring. Instituttet vil fortsette dette arbeidet i tiden fremover. Inntekter fra BOA Det vil være viktig for instituttet å øke inntektene fra BOA for å bidra til finansieringen av instituttets virksomhet. Inntektene på dette området varierer og instituttet er nå på et nivå som er en del lavere enn 2-3 år tilbake. Instituttet arbeider bevisst for at det vitenskapelige personale skal søke nye prosjekter. 13

16 Det er gjennomført flere tiltak for å få frem bedre søknader både i form og innhold. Instituttet har per i dag tolv søknader inne hos NFR og to EU-søknader. Antall søknader er høyere enn foregående år. Lavere lønnskostnader, økte inntekter fra studieproduksjon og økte inntekter fra BOA vil svære de viktigste tiltakene for å bringe instituttets økonomi i balanse igjen i gjeldende planperioden. Avsetninger ved instituttene Tabell 3 under viser hvordan de midler som instituttene forventer å gå ut av 2016 med, fordeler seg på ulike forpliktelser og frie midler. Tabell 3 Instituttenes prognose for avsetninger per (1000 kroner) A B C D E F G H UB Frie Sum avsetninger Forskerutdanning Budsjettenhet 2016 midler (D+E+F+G) Utdanning Forskning Utstyr Annet Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU Institutt for landskapsplanlegging Noragric Sum SamVit Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Sum MiljøTek Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for basalfag og akvamedisin Institutt for produksjonsdyrmedisin Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for plantevitenskap Sum VetBio Sum fakultetene Forklaring til tabellen: A. Forventede «ubrukte midler» per (UB = Utgående balanse) jfr. kolonne E i tabell 2 B. «Frie midler», dvs. midler som per ikke er disponert til spesifikke formål C. Sum avsetninger D. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til utdanningsformål E. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskningsformål eksempelvis ulike forskergruppers «egne midler» F. Avsetninger for fremtidige forpliktelser knyttet til forskerutdanning, i all hovedsak avsetninger for å finansiere et fjerde stipendiatår i tillegg til håndtering av permisjoner. G. Avsetninger til større investeringer i utstyr H. Avsetninger til ulik andre formål Avsetningene til forskning dreier seg i stor grad om interne forpliktelser. De enkelte instituttene opererer med ulike incentivordninger overfor forskergrupper og enkeltindivider som danner avsetninger. Sentre Senter for husdyrforsøk Senter for husdyrforsøk (SHF) skulle i 2016 starte nedbetalingen av merforbruket som oppsto i flytteåret SHF melder nå at de ikke forventer å klare dette. Senteret ligger an til et merforbruk på nærmere 1,3 mill. kroner i 2016 (jfr. kolonne D, tabell 2), en bedring på 0,5 mill. kroner siden 1. tertial. Bakgrunnen for merforbruket er ekstraordinære kostnader for å få nye Ås gård til å fungerer tilfredsstillende. Noen av tiltakene er søkt finansiert av Statsbygg, men ikke alt har vært mulig å få dekket. Senter for klimaregulerte planteforsøk 14

17 Senter for klimaregulert planteforskning (SKP) melder en svakt positiv prognose for 2016 på drøyt 0,3 mill. kroner (jfr. kolonne D, tabell 2). Dette reduserer den akkumulerte underdekningen til 4,4 mill. kroner ved utgangen av 2016 (jfr. kolonne E, tabell 2). SKP starter i 2016 nedbetalingen av de investeringer de har gjort i renoveringen av fytotronen 2 i Kirkeveien 16. Senteret legger opp til at de vil være i balanse i løpet av 2018 og vil fortsette ut planperioden i balanse. Universitetsadministrasjonen Universitetsadministrasjonen melder i sum at de går ut av året i balanse jfr. Kolonne E, Tabell 2. Årets store merforbruk (jfr. kolonne D, Tabell 2) knytter seg til en planlagt bruk og fordeling av midler på fellesposter som er overført fra Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten (BOA) ved NMBU er en viktig faktor i det enkelte institutts totale økonomi. Enkelte av instituttene har en større virksomhet innenfor BOA en andre. De er derfor i større grad eksponert for svingninger i tildelinger fra ulike kilder. Tabell 4 4 under viser forventet utvikling for inntektene innenfor bidragsaktiviteten (BA) i 2016 sett i forhold til hva som ble inntektsført i 2015, mens tabell 6 på neste side viser tilsvarende tall for oppdragsaktiviteten (OA) Bidragsfinansiert aktivitet Bidragsfinansiert aktivitet knytter seg til prosjekter hvor instituttene henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder. Instituttene kan bidra med egne midler, men det må i så fall framgå av budsjettet. Bidragsprosjekter kan etter KD sitt regelverk ikke gi et regnskapsmessig resultat slik oppdragsprosjekter kan. Eventuell sluttsaldo behandles som en avsetning. Tabell 4 Bidragsfinansiert aktivitet (1000 kroner) A B C D E F G H I J K L Regnskap 2015 Prognose 2016 %-vis endring Budsjettenhet NFR EU Rest BA Samlet NFR EU Rest BA Samlet NFR EU Rest BA Samlet SamVit HH NMBU % 62 % -87 % -21 % ILP % 212 % -17 % -42 % Noragric % 186 % -8 % 14 % Sum SamVit % 162 % -34 % -9 % MiljøTek IMT % -26 % 25 % 28 % INA % -27 % 26 % 18 % IMV % -47 % 13 % 8 % Sum MiljøTek % -35 % 20 % 16 % VetBio BasAm % -57 % 158 % -51 % ProdMed % 180 % 100 % 19 % MatInf % 340 % -4 % 30 % SpFaMed % 0 % 34 % 59 % IKBM % -18 % -34 % 13 % IHA % -64 % -8 % -10 % IPV % 81 % 0 % 23 % Sum VetBio % -10 % 14 % 3 % Sum fakultetene % 2 % 5 % 4 % Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i (av fyto- og gr. 'virkende, frembringende'), klimaregulert veksthus som inneholder atskilte rom hvor flere faktorer (temperatur, lys, fuktighet, CO2-innhold) kan reguleres uavhengig av hverandre. 15

18 B. Regnskapsførte inntekter fra EU i 2015 C. Regnskapsførte inntekter på øvrige bidragsprosjekter (BA) i 2015 D. Summen av A -C E. Instituttets prognose for inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) i 2016 F. Instituttets prognose for inntekter fra EU i 2016 G. Instituttets prognose for inntekter på øvrige bidragsprosjekter i 2016 H. Summen av F + G I. %-vis endring fra 2015 til 2016 for inntekter fra Norges forskningsråd (NFR) J. %-vis endring fra 2015 til 2016 for inntekter fra EU K. %-vis endring fra 2015 til 2016 for inntekter på øvrige bidragsprosjekter L. %-vis endring fra 2015 til 2016 for inntekter på samlede inntekter på bidragsprosjekter Som Tabell 4 viser forventes det en økning i de samlede inntektene fra bidragsaktivitet på drøyt 13 mill. kroner (294,6 mill. kroner i 2015 kolonne D mot 307,8 mill. kroner i 2016 kolonne H). Med tanke på at man i 2015 opplevde en vekst på nærmere 19 mill. kroner er det svært positivt at denne utviklingen forsetter i Svingningene ved det enkelte instituttet anses å ligge innenfor de normale variasjonene som instituttene vil oppleve i prosjekttilgangen. Tabell 5 viser utviklingen i ikke-inntektsførte bidrag det vil si mottatte, men ubearbeidede bidrag fra utgangen av 2. tertial 2015 til utgangen av 2. tertial Utviklingen indikerer i hvilken grad instituttene klarer å skaffe til veie nye bidrag til gjennomføring av forskningsprosjekter. Tabell 5 Utvikling i ikke-inntektsførte bidrag 2. tertial tertial 2016 (1000 kroner) A B C D Budsjettenhet 2. tertial tertial 2016 Endring %-vis endring Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU % Institutt for landskapsplanlegging % Noragric % Sum SamVit % Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi % Institutt for naturforvaltning % Institutt for miljøvitenskap % Sum MiljøTek % Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap % Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap % Institutt for plantevitenskap % Institutt for produksjonsdyrmedisin % Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi % Institutt for sports- og familiedyrmedisin % Institutt for basalfag og akvamedisin % Sum VetBio % Sum fakultetene % Forklaring til tabellen: A. Ikke-inntektsførte bidrag per B. Ikke-inntektsførte bidrag per C. Endring i kr fra 2015 til 2016 D. %-vis endring fra 2015 til 2016 Som Tabell 5 viser, øker de ubearbeidede bidragene per 2. tertial med 33,8 mill. kroner (kolonne C). Med det nivået som nå er per 2. tertial har instituttene en ubearbeidet reserve som tilsvarer 8-9 måneders omsetning på området. 16

19 2.2.2 Oppdragsfinansiert aktivitet Oppdragsfinansiert aktivitet knytter seg til prosjekter instituttene utfører mot betaling fra eksterne oppdragsgivere, med krav til leveranser. Oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte kostnader. Tabell 6 Oppdragsfinansiert aktivitet og overskudd (1000 kroner) A B C D E %-vis endring Regnskap 2015 Prognose Budsjettenhet Omsetning Overskudd Omsetning Overskudd Omsetning Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU % Institutt for landskapsplanlegging % Noragric % Sum SamVit % Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi % Institutt for naturforvaltning % Institutt for miljøvitenskap % Sum MiljøTek % Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for basalfag og akvamedisin % Institutt for produksjonsdyrmedisin % Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi % Institutt for sports- og familiedyrmedisin % Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap % Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap % Institutt for plantevitenskap % Sum VetBio % Sum fakultetene % Forklaring til tabellen: A. Regnskapsførte inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2015 B. Overskudd fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2015 C. Instituttets prognose for inntekter fra oppdragsfinansierte prosjekter i 2016 D. Instituttets prognose for overskudd på oppdragsfinansierte prosjekter i 2016 E. %-vis endring fra 2015 til 2016 for inntekter fra oppdragsvirksomhet Tabell 6 viser at instituttene i sum forventer noe redusert omsetning (46 mill. kroner i 2015, kolonne A mot 44 mill. kroner i 2016, kolonne C) på oppdragsfinansierte prosjekter i Rektor anser prognosen for å være i overkant konservativ da den tilsier at instituttene ikke vil få inn nye oppdrag i løpet av 3. tertial, og kun bearbeide det som allerede er i gang. Rektor forventer derfor at omsetningen i 2016 minst vil ligge på nivå med omsetningen instituttene oppnådde i Prognosen tilsier et samlet overskudd på den oppdragsfinansierte aktiviteten på i underkant av 2,9 mill. kroner. Om denne prognosen til fulle slår til er dette en gledelig utvikling i forhold til de to siste årene hvor det har vært svært lave overskudd fra den oppdragsfinansierte aktiviteten (1,1 mill. kroner i 2015 og 0,2 mill. kroner i 2014). Rektor vurderer at prognosen kanskje er noe optimistisk. En annen parameter for å måle tilstanden på den oppdragsfinansierte aktiviteten har vi prosjektgjeld 3, det vil si ubearbeidede prosjekter som ligger på vent. Tabell 7 under viser hvordan dette forholdet har utviklet seg fra 2. tertial 2015 til 2. tertial Tabell 7 Prosjektgjeld per 2. tertial 2015 og 2. tertial Det vil si midler institusjonen har mottatt, men ikke inntektsført som følge av at prosjektene ikke er gjennomført ennå. 17

20 (1000 kroner) A B C D Budsjettenhet 2. tertial tertial 2016 Endring %-vis endring Fakultet for samfunnsvitenskap (SamVit) Handelshøyskolen NMBU % Institutt for landskapsplanlegging % Noragric % Sum SamVit % Fakultet for Miljøvitenskap og teknologi (MiljøTek) Institutt for matematiske realfag og teknologi % Institutt for naturforvaltning % Institutt for miljøvitenskap % Sum MiljøTek % Fakultet for veterinærmedisin og biovitenskap (VetBio) Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap % Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap % Institutt for plantevitenskap % Institutt for produksjonsdyrmedisin % Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi % Institutt for sports- og familiedyrmedisin % Institutt for basalfag og akvamedisin % Sum VetBio % Sum fakultetene % Forklaring til tabellen: A. Prosjektgjeld per 2. tertial 2015 B. Prosjektgjeld per 2. tertial 2016 C. Endring i kr fra 2015 til 2016 D. %-vis endring fra 2015 til 2016 Som tabellen viser så utvikler også de ubearbeide oppdragsmidlene seg negativt (reduksjon på 3 mill. kroner, kolonne C). Nedgangen viser at instituttene sitter med en mindre ordrereserve per 2. tertial 2016 enn på tilsvarende tidspunkt i Reserven har dog ligget noenlunde stabilt siden 1. tertial 2016 da den utgjorde 17,9 mill. kroner Bidrags- og oppdragsfinansierte aktivitets kobling til den bevilgningsfinansierte virksomheten (BFV) I forbindelse med bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet er det tre faktorer som i stor grad påvirker det enkelte institutts økonomi og handlingsrom: I hvor stor grad man oppnår dekning av indirekte kostnader Dekning av egne ansattes lønnskostnader i prosjektene Eventuell egeninnsats i bidragsprosjekter. Tabell 8 under viser den forventede utviklingen i disse faktorene sett i forhold til

21 Tabell 8 Bidrags- og oppdragsfinansiertvirksomhets bidrag til bevilgningsøkonomien (1000 kroner) A B C D E F G H I J K L Regnskap 2015 Prognose 2016 %-vis endring Budsjettenhet OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum OH Lønn egne ansatte Egeninnsats Sum SamVit HH NMBU % 7 % 60 % 4 % ILP % -1 % -73 % -13 % Noragric % % 23 % Sum SamVit % 5 % -17 % 8 % MiljøTek IMT % -40 % -22 % -16 % INA % 18 % 90 % 23 % IMV % -5 % 25 % -1 % Sum MiljøTek % -3 % 28 % 4 % VetBio BasAm % -71 % 16 % 5 % ProdMed % -20 % 263 % -15 % MatInf % -14 % % SpFaMed % -9 % 0 % 17 % IKBM % 9 % 77 % -4 % IHA % -28 % 51 % -22 % IPV % 19 % 52 % 23 % Sum VetBio % -13 % 115 % -10 % Sum fakultetene % -6 % 53 % -2 % Forklaring til tabellen: A. Dekningen av indirekte kostnader (OH) fra bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2015 B. Tid/lønn for egne ansatte belastet bidrags og oppdragsprosjekter (BOA) i 2015 C. Egeninnsats (lønn o.a.) godskrevet bidragsprosjekter (BA) i 2015 D. Summen av A + B + C E. Instituttets prognose for dekningen av indirekte kostnader (OH) fra BOA i 2016 F. Instituttets prognose for tid/lønn for egne ansatte som belastes BOA i 2016 G. Instituttets prognose for egeninnsats (lønn o.a.) som godskrives bidragsprosjekter (BA) i 2016 H. Summen av E + F + G I. %-vis endring i dekningen av indirekte kostnader (OH) fra BOA fra 2015 til 2016 J. %-vis endring i Tid/lønn for egne ansatte belastet BOA fra 2015 til 2016 K. %-vis endring i Egeninnsats (lønn o.a.) godskrevet bidragsprosjekter (BA) fra 2015 til 2016 L. %-vis endring kolonne D til H Som tabell 8 viser, ligger midlene som instituttene forventer å hente inn fra bidrags- og oppdragsfinansiertaktivitet i sum på omtrent samme nivå i 2016 som Dette bidraget gir det enkelte institutt større handlingsrom da dette bidrar positivt til den bevilgningsfinansierte virksomheten ved instituttene. Basert på instituttenes prognoser forventes nivået å ligge stabilt fra 2015 til 2016 (77,9 mill. kroner i 2015, kolonne D, mot 76,4 mill. i 2016, kolonne H). Det er dog interessant å merke seg at samtidig som inndekningen av indirekte kostnader øker betydelig (fra 24,3 mill. kroner i 2015, kolonne A til 33,2 mill. kroner i 2016, kolonne E) øker også instituttenes egeninnsats i bidragsprosjektene (fra 12,9 mill. kroner i 2015, kolonne C til19,7 mill. kroner i 2016, kolonne G). Med andre ord forsvinner mye av det økte bidraget i det man bruker mer av egen tid i disse prosjektene. I forbindelse med at TDImodellen (modell for beregning av indirekte kostnader) er innført fra og med 2016 forventes det en betydelig økt inndekning av indirekte kostnader utover i 2017 og de kommende år når prosjektsøknader basert på TDI-prinsippene etter hvert innvilges. 19

22 2.3 Eksternregnskapet Resultatregnskapet avlegges med et overskudd på kroner. Prognosen for 2016 ligger på et forventet overskudd på i underkant av 2,9 mill. kroner. Inntekten fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ligger per 2. tertial på nivå med fjoråret med 215,2 mill. kroner mot 213,7 mill. kroner. NMBU opplevde en vekst i bidrag- og oppdragsfinansiert aktivitet i 2015 og dette nivået ser ut til å videreføres også i De samlede inntekter er 35,5 mill. kroner lavere enn budsjettert for 2. tertial. Dette skyldes i stor grad lavere aktivitet innefor bidragsaktiviteten enn budsjettert i første tertial. Dette er aktivitet som i stor grad forskyves over tid og reflekterer ikke et lavere aktivitetsnivå. Balanseposten varige driftsmidler er redusert med 28.9 mill. kroner siden Dette henger sammen med at GG-hallen er overført Studentsamskipnaden i Ås, bokført verdi på denne bygningsmassen var 27,5 mill. kroner. I tillegg er avskrivningene per 2. tertial noe høyere (84,2 mill. kroner) enn tilgangen av nye anleggsmidler (82,8 mill. kroner). I løpet av tredje tertial vil balanseverdien knyttet til varige driftsmidler øke betydelig da den ferdig rehabiliterte Urbygningen vil bli tatt inn i balansen igjen. Ubrukte midler overfor KD er ved 2. tertial 2016 økt med 17,9 mill. kroner fra 231,3 mill. kroner til 249,2 mill. kroner. Økningen knytter seg i første rekke til ulike former for utsatt aktivitet herunder blant annet rehabiliteringen av TF-kvartalet som utgjør 23,3 mill. kroner per 2. tertial. 2.4 Rektors vurdering av den økonomiske situasjonen Slik rektor vurderer det er den økonomiske situasjonen positiv for de fleste enheter. Rektor merker seg dog at enkelte institutter årlig akkumulerer et betydelig mindreforbruk og ser ut til å ha utfordringer med å sette tildelte midler i arbeid. På den andre siden sliter enkelte institutter (IMV og IPV) per i dag med å balanser kostnader og inntekter, men disse har slik rektor vurderer det presentert en realistisk plan for å få orden på økonomien i løpet av planperioden Rektor vil følge disse instituttene tett i tiden fremover for å påse at de tiltak disse instituttene har forespeilet blir gjennomført og har en tilstrekkelig effekt. Med tanke på at NMBU hadde en god vekst i bidragsaktiviteten i 2015 finner rektor det gledelig at denne veksten fortsetter i Samtidig ser vi en noenlunde stabil omsetning innenfor oppdragsaktiviteten. Bidrag- og oppdragsaktiviteten har stor betydning for de enkelte institutters økonomiske handlingsrom og det er derfor gledelig at bidraget fra denne virksomheten holder seg stabilt. Rektor ser helst at dette bidraget over tid øker. NMBU hadde i 2015 en betydelig vekst i ubrukte midler overfor Kunnskapsdepartementet. Som ventet reduseres nivået i Samlet ventes de ubrukte midlene å reduseres med 52 mill. kroner. Reduksjonen knytter seg både til særskilte poster og til ordinær drift og rektor vurderer det som gunstig at institusjonen får satt en del av de tidligere avsatt midler i arbeid. 20

23 3. Forhold universitetsstyret har bedt om skal rapporteres i forbindelse med tertialrapportene 3.1 HMS-handlingsplan I sak 52/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølging av HMShandlingsplan. H verdi ved utgang av 2. tertial tertial 3, (helt år) 1, (helt år) 1, (helt år) 4,23 H-verdien var 3,41 for NMBU ved utgangen av august Fra 1.1. til ble det ved NMBU rapportert totalt 6 skader på ansatte som medførte fravær: 4 som følge av belastninger på muskler og skjelett, 1 fall på glatt underlag og 1 klemskade. I 2015 var H-verdien 1,56 og det ble rapportert totalt 4 fraværsskader HMS handlingsplan 2016 De viktigste tiltakene gjennomført hittil i 2016: HMS-opplæring for nye verneombud Kurs om sykefraværsoppfølging for verneombud, ledere og personalkonsulenter Kurs i bruk av hjertestarter Mindfullnesskurs for teknisk administrativt ansatte Sikkerhetskurs for studieveiledere Kurs i pågående livstruende vold over tid (PLIVO) for ansatte og studenter. HMS-kurs for to anskaffelsesteam i brukerutstyrsprosjektet (SLP) Kjøpt inn og satt i drift 50 stk «bygdebike» Resirkuleringsprosjekt i samarbeid med studentsamskipnaden i Ås. Ås gård, oppfølging av bygningsmessige feil og mangler, med entreprenør og Statsbygg. 4 møter og 1 arbeidsseminar i AMU, 1 møte i AMUs byggutvalg. Tema for arbeidsseminaret var HMS-handlingsplan NMBU Revisjon av retningslinjer: Retningslinje for håndtering av konflikter og trakassering, retningslinje for alenearbeid. Risikovurdering av omorganiseringsprosessen og implementering av omstillingsvedtak. Workshop på campus Ås og campus Adamstuen om vedlikehold av kjemikalieregisteret. 3.2 Implementering av administrative systemer I sak 52/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om status for implementering av de administrative systemer. Public 360 Arkivmodulen er implementert og fungerer etter hensikten. Gamle Ephorte databaser (fra UMB og NVH) har blitt konvertert til P360 og gjort tilgjengelig for brukere. Sikker digital post (Digipost) blir integrert med P360, men har blitt forsinket bl.a. på grunn av misforståelse om arbeidsdeling mellom institusjonene og Uninett og en meget krevende personalsituasjon på Dokumentsenteret. Komponenten og sertifikat er bestilt og er installert, men ikke testet ennå. 21

24 Ephorte databaser for UMB og NVH er levert til Riksarkivet og er godkjent. Avtalen med Evry angående Ephorte er sagt opp. Det arbeides med integrasjon av rekrutteringsverktøyet Jobbnorge. Et pilotprosjekt med å ta i bruk samhandlingsrommet i P360 for er stort internasjonal prosjekt ved Noragric er gjennomført og videreføres med 6 prosjekter på IHA og INA. Nettverksutbygging NMBU-nett (fiber) er fullt utbygd på Adamstuen. Trådløst nett er fullt utbygd på Adamstuen. Bygninger på Ås med høy studentaktivitet har fått full dekning i løpet av 2015 og starten på E-post NMBU-epost er aktivt for alle. UMB-epost ble avviklet pr 1. juli NVH-epost ble avviklet 27. april Klientoppgradering Omlegging til NMBU-plattform er ca 98% gjennomført på Ås og Adamstuen. De gjenstående maskinene er primær lab-maskiner som må behandles spesielt. Omlegging i Sandnes er gjennomført. SLP/BUT/UR/SHF SHF er ferdigstilt mht nettverk og trådløst. UR-bygningen er ferdigstilt mht IT-infrastruktur og AVutstyr, og går nå i testfase. Utendørs infrastruktur for fibernett til SLP er planlagt i samarbeid med IT- NMBU og etablert av utbygger. Det er etablert tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT) med Statsbygg og brukergruppene inklusive IT som håndterer anskaffelser av brukerutstyr til SLP. Det er foretatt en kartlegging av hvilke systembehov brukerne vil ha i den nye bygningsmassen. FellesStudent system (FS) FS fungerer utmerket og har gjort det helt siden fusjonen. Dette gjelder FS, Studentweb, FagpersonWeb, EmnerPåNett, SøknadWeb, Questback, TimeEdit og Fronter som i dag er felles for Adamstuen og Ås. FS blir fortløpende videreutviklet. PAGA 2.0 og PAGAWEB Systemet er i ordinær driftsfase. NMBU er i gang med å utarbeide kravspesifikasjoner til nytt lønnsog HR-system. Avtalen med Bluegarden (Paga lønnssystem) er terminert fra 1. januar Overgang til nytt system forventes gjennomført i løpet av Agresso Systemet er i ordinær driftsfase. Drift av Agresso-servere flyttes til Uninett sin tjenesteløsning i perioden oktober. Telefoni og elektronisk samhandling Fasttelefoni og mobiltelefoni Etter overgang til ny nummerserie på fasttelefoni i forbindelse med overgang til Skype er det fortsatt noe merarbeid knyttet til opprydding rundt fakturering/fakturasteder. Portering av telefoner på Sandnes er gjennomført. «Fax to Mail» system er opprettet, og tilbys enheter som etterspør telefaks. Faksmaskiner er faset ut. Skype for business Cisco fasttelefoni er avviklet per og alle på Ås har tatt i bruk Lync (Skype for business.). Skype er rullet ut på Adamstuen i forbindelse med omleggingsprosjektet ASAP. Alcatel 22

25 fasttelefonisystem på Adamstuen er helt avviklet per 1. oktober. Det er behov for at flere tilstås jobbmobil i NMBU for at Skype skal fungere som fullverdig telefonisystem. Sentralbord Sentralbordet henter sin informasjon fra personalsystem og BAS, og oppleves som ustabilt med mange tilfeldige feil. Det er krevende å følge opp feil og mangler og oppretting tar ofte uforholdsmessig lang tid. Når Skype for business har erstattet all analog telefoni på begge campuser vil IT foreta en vask av informasjonen i telefonsystemet. Vi forventer at dette vil bedre situasjonen. Smådyrklinikken har fått sentralbord basert på samme programvaren som NMBUs sentralbord (Trio). En forventer at dette vil avhjelpe problemene med stabiliteten i telefonsystemet på smådyrklinikken. Både Hesteklinikken og Ambulatorisk klinikk har også oppretta Trio-tjenester for å løse sine behov for telefonsvarer, opplest meny og tastevalg på døgnbasis. Elektronisk samhandling Mobiltelefon, fasttelefon, Skype, PC og Outlook blir mer og mer ett integrert system for elektronisk samhandling. Det er nødvendig at NMBU stiller opplæringsressurser til disposisjon for å utnytte samhandlingsmulighetene som ligger i disse systemene og for å hente ut effektiviseringsgevinsten. Post Det skal legges til rette for digital post gjennom P360 i løpet av Det er satt fokus på bedre adressering av post inn til NMBU for å få posten raskere fram. Framkommeligheten på campus oppleves fortsatt vanskelig og har medført forsinkelse av postlevering. Servicetorget inngår avtale med NIBIO om å levere posttjenester til disse også. Dette innebærer at postruta blir utvidet noe, og at det genereres noen inntekter. Rektor vil foreslå at rapporteringen om status og implementering av de administrative systemene utgår i tertialrapporteringen. 3.3 Utvikling av studieprogramporteføljen I sak 154/2014 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om arbeidet med utvikling av studieprogramporteføljen. Arbeidet med utviklingen av studieprogramporteføljen i regi av dekanene er satt på vent pga omorganiseringen. 3.4 Samarbeid med Universitetet i Oslo I sak 4/2015 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding om oppfølgingen overfor Universitetet i Oslo i etterkant av besøket fra rektor ved UiO En nylig rundspørring på NMBU avdekket et utbredt samarbeid mellom NMBU og UiO. Det vil kreve mye plass å gi en fyllestgjørende redegjørelse. Men f.eks. på Campus Adamstuen foregår en rekke samarbeidsaktiviteter med UiO fra Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi (Matinf). Her dreier det seg om prosjekter (igangsatte og søknader), forskerskole ( ), undervisning og sensurering, veiledning av stipendiater, samarbeid om utstyr og annet faglig samarbeid som møter/journal clubs og ikke minst publikasjoner. Matinf samarbeider med Det odontologiske fakultet, Det matematisk- naturvitenskapelige fakultet (Farmasøytisk institutt, Institutt for biovitenskap, CEES - Senter for økologisk og evolusjonær syntese) samt med Institutt for medisinske basalfag og CIR (Senter for immunregulering) ved det Medisinske fakultet. Ansatte ved de andre institutter har 23

26 lignende samarbeid og f.eks. forleser medarbeidere fra institutt for Sportsfamed på forsøksdyrkurs ved UiO. VETBIO-fakultetet og Rektor er som nevn i tidligere tertialrapporteringer i tett kontakt med UiOs livsvitenskapssatsing. Vi har også før beskrevet samarbeidet mellom studentorganisasjonene på de to universiteter. Som noe nytt kan nevnes, at det på eiendomssiden de siste to årene er opprettet ett tett samarbeid mellom de 5 selveiende universiteter herunder UiO og NMBU. Det er møter på eiendomssjefsnivå, hvor departementet er med en gang i semesteret. Det er dessuten faglige møter ca. en gang per år innenfor eiendomsforvaltning, parkdrift, bygningsdrift, forvaltning av fredede bygg og miljø. Rektor har etablert gode relasjoner til UiOs livsvitenskapssatsing, og det er jevnlige møter på ledernivå. Rektor finner det mer hensiktsmessig å rapportere til styret i forbindelse med rektors orienteringer på styremøtene når spesielle begivenheter eller initiativer inntreffer. Rektor vil derfor foreslå at denne rapporteringen utgår fra tertialrapportene. 3.5 Arbeidet med tidstyver I sak 57/2015 ber US om at arbeidet med tidstyver tas inn som et særskilt rapporteringsområde Alle ansatte er nå over på NMBUs IT-plattform etter en ekstraordinær innsats. Det har gitt stabilitet og bedre tilgang for alle ansatte. De administrative systemene som er i bruk ved NMBU gjennomgås med sikte på effektivisering og kostnadsbesparelse. Foreløpig er det vedtatt å gå over fra PAGA til et annet lønns- og personalsystem. Forventet gevinst er at ansatte kan forholde seg til ett system, en effektiviseringsfordel når det gjelder lønnsarbeidet (beregnet til 1,1 mill) og lavere årlig kostnad (beregnet besparelse på 2,3 mill). Vedtak om endring i organisasjonen med færre faglige og administrative enheter arbeides det med. I dette ligger også oppfølging av internrevisjonsrapporten fra PwC. Avdelingene jobber med revisjon av arbeidsprosessene med sikte på effektivisering av disse. Det forberedes ikke lenger saker til fakultetsstyrene, noe som har frigitt ressurser til å arbeide på andre områder i denne omstillingsfasen. To av dekanstillingene og en prodekanstilling blir i løpet av høsten avviklet. Fra går NMBU ned fra 17 til 8 styrer, og antall ledere reduseres tilsvarende. Det skal igangsettes et «gevinstrealiseringprosjekt», en arbeidsgruppe som skal arbeide videre med mulige identifikasjoner og beregning av gevinst. 3.6 Internrevisjon I sak 60/2016 ber US om at det i tertialrapportene gis tilbakemelding på hvordan internrevisjonens rapporter følges opp Til US i juni 2016 ble det lagt fram halvårsrapport fra internrevisjonen hvor det ble oppsummert resultater fra tre revisjonsområder: 1. NMBUs rammeverk for økonomistyringen 2. NMBUs rammeverk for personalområdet 3. NMBUs rammeverk for IT Det er utarbeidet oppfølgingsplaner for alle tre områdene. Det legges vekt på å implementere oppfølgingstiltakene, så langt det er mulig, i arbeidet som nå pågår med organisasjonsgjennomgangen. Når det gjelder IT-området, vil rektor i forbindelse med budsjettet komme med forslag om tiltak. 24

27 I samme møte vedtok US at det skulle gjennomføres fire revisjoner høsten 2016: Budsjettprosessen IT-sikkerhet EU-prosjekter Teknologisk tilrettelegging i Camps Ås-byggeprosjektene Internrevisjonen er i sluttfasen når det gjelder gjennomgang av budsjettprosessen. For de øvrige revisjonsområdene er det foreløpig ikke utarbeidet ferdige planer for gjennomføring av revisjonene. Det er så langt påløpt ca 1,2 mill. kroner til internrevisjonstjenester i Når det vedtatte revisjonsprogrammet for høsten 2016 er gjennomført, vil påløpte kostnader ligge på ca 2 mill. kroner. Vi har snart nådd taket for rammeavtalen med PWC om innkjøp av internrevisjonstjenester. I rammeavtalen er det gitt opsjon til forlengelse med 1+1 år. Det vil i 2017 bli vurdert om vi skal benytte oss av denne opsjonen. 25