Vår ref. 04/24219/ oppgis ved alle henv. KONKRETISERING AV FYRTÅRNSPROSJEKTET I TRONDHEIM

Transkript

1 Rådmannen, kommunaldirektør for helse og velferd Sosial- og helsedirektoratetet Postboks 8054 Dep N-0031 OSLO Vår saksbehandler Klara Borgen Vår ref. / oppgis ved alle henv. Deres ref. 273/04 Dato KONKRETISERING AV FYRTÅRNSPROSJEKTET I TRONDHEIM Elektronisk informasjonsutveksling angående medikamenthåndtering til personer som ikke selv klarer ta ansvar for dette. 1.1:Overordnet beskrivelse Hvordan skal prosjektet bidra til å utarbeide hensiktsmessige metoder og elektroniske løsninger for å minske risikoen for feilmedisinering? Flere undersøkelser viser at feil bruk av medisiner er utbredt, og spesielt gjelder dette personer som ikke selv er i stand til å ivareta egen medisinering, hovedsakelig eldre. Særlig utsatt er de som har hyppige innleggelser i sykehus, sykehjem mv, og der det er flere leger involvert i forskrivningen. Det er dokumentert at feil medisinering kan forårsake så mye som 10 % av alle sykehusinnleggelser og Apotekerforeningen anslo i sommer at feil medisinering koster 4-5 milliarder i året. Dårlig kommunikasjon i helsevesenet er trolig den viktigste faktoren her, i det pasienter får medikamenter av flere leger, som ikke vet hva annen lege har skrevet ut. Hjemmesykepleien, som deler ut medikamentene, har ofte ikke oppdaterte lister. En undersøkelse fra Trondheim i 2001 viste at det hos 90 % av brukerne som fikk administrert medikamenter av Hjemmesykepleien, var uoverensstemmelser mellom medisinlistene til fastlegen og Hjemmesykepleien. (Jensen et al. Tidskr. Norske Lægefor No. 24/2003). Prosjektet skal utvikle sikker elektronisk informasjonsutveksling for medisinhåndtering mellom tjenestene slik at vi i fremtiden kan få et mer helhetlige pasient- og brukerforløp. Potensielle gevinster knyttet til kvalitetsforbedring og kvalitetssikring av tjenestene Det er et stort forbedringspotensial angående kommunikasjon rundt medikamenter, og elektroniske løsninger her vil være et prioritert område. Apotekene kan også bidra her og deres rolle avklares nærmere. I tillegg vil bruk av ferdigpakket medisin (multidose) stå sentralt i denne kvalitetssikringen. Gevinsten antas å ligge i at meldingsutvekslingen kan skje samtidig som det foretas endringer i medisineringen hos legen slik at det alltid skal være like medikamentlister hos lege, hjemmesykepleie og i pasient papirbasert hjemmeversjon. Antatt interesse og overføringsverdi for flere kommuner Det allerede etablerte samarbeidsmiljøet i Trondheim vil legge til rette for at det kan utvikles et enda Postadresse: TRONDHEIM KOMMUNE 7004 TRONDHEIM Besøksadresse: Munkegata 1 Telefon: Telefaks: Organisasjonsnummer: NO E-postadresse: radmann.postmottak@trondheim.kommune.no Internettadresse:

2 Side 2 bedre samarbeid som sikrer fremtidige gode løsninger og som kan komme pasientene i Trondheim til nytte. I og med at kommunen samarbeider med nasjonale kompetansemiljøer, vil modeller og løsninger som utvikles lokalt i Trondheim med letthet kunne spres til øvrige kommuner og foretak rundt omkring i hele Norge. Samarbeidet med utviklings- og forskningsmiljøene i Trondheim vil kvalitetssikre prosjektet og resultatene slik at resultatene kan formidles både i form av rapporter, artikler og foredrag til andre kommuner og interessemiljøer. I tillegg ønsker vi å samarbeide tett med de andre fyrtårnskommunene slik at vi i utviklingen av vårt prosjekt tar hensyn til andre kommuners/miljøers ønsker å behov så langt dette er praktisk mulig. 1.2: Mål Forbedre informasjonsflyten og bruke de mulighetene som ligger i moderne IT-løsninger til å øke kvaliteten på samhandlingen mellom de ulike aktørene innad i kommunen og med eksterne innen spesialisthelsetjenesten og andre hjelpeinstanser. Dette for å sikre at pasientene for rett behandling til rett sted på riktig omsorgsnivå. Konkretisering: 1. Alle 1500 (ca) personer i Trondheim kommune der hjemmetjenesten har overtatt ansvar for medikamenthåndtering, skal få riktig medisin i riktig dose og til riktig tid. 2. Gjennomføre i full skala at det er fastlegen som til enhver tid har den gjeldende oversikten av hjemmeboende pasienters medikamentliste som er i samsvar med hjemmetjenesten medikamentlister. 3. Etablere system for kvalitetssikring og evaluering ang alle rutiner rundt håndtering av medikamenter til denne gruppen pasienter, slik at det er mulig å dokumentere og overvåke funksjonene. Virkemidler for å nå målsettingene vil være følgende: a) Dagens fagsystemer i Trondheim kommune og på vårt lokalsykehus (Gerica for omsorgstjenesten, Winmed, System-X, Vision og Infodoc for fastlegene, Doculive for St. Olavs Hospital) må utvikles slik at de lett kan kommunisere med hverandre mht utveksling av alle relevante data som gjelder pasienten medikamenter. b) Implementere disse funksjoner i systemene i det praktiske arbeid rundt pasientene slik at det inngår i vanlige arbeidsrutiner hos alle involverte fagpersoner. Eksempelvis når fastlegen endrer på medikamenter til bruker hvor hjemmesykepleien har ansvar for medikamenthåndtering, må legens fagsystem være slik at legen automatisk får beskjed om å sende elektronisk melding til hjemmesykepleien, og dette må være lettvint å utføre. c) Det må også lages tilbakemeldingsrutiner til fastlegen når det skjer endringer i pasientens eget hjem av for eksempel legevakt. d) Innføring av multidosepakninger hvor bestillingen til apoteket er i samsvar med medikamentbildet hos fastlege/hjemmetjenesten. 1.3: Fremdriftsplan og organisering Følgende fremdriftsplan tar utgangspunkt i at NSEP og SINTEF har arbeidet frem en prosjektbeskrivelse for elektronisk håndtering av legemiddelopplysninger. NSEP har i denne forbindelse utformet et doktorgradsprosjekt, mens SINTEF har utformet utviklingen av en teknisk løsning.

3 Side 3 Nov.04: Prosjektleder er oppnevnt per Det skal etableres styringsgruppe, prosjektgruppe : Oppstart forprosjekt : Detaljert prosjektplan beskrevet : Gjennomført en kartleggings- og behovsundersøkelse : Fagsystemer er utviklet slik at ønsket elektronisk kommunikasjon fungerer : Pilotutprøvning mellom 1-2 legesenter og de(n) sonen(e) innen hjemmesykepleien som de har flest felles brukere sammen med. Pilotutprøvning mellom sykehus og 1-2 legesenter, mellom sykehus og 1-2 hjemmesoner, samt mellom sykehus og 1-2 sykehjem, angående elektronisk foreløpig medikamentliste, som skal sendes utskrivelsesdagen. Pilotutprøvning 1-2 legesenter, med elektronisk oversending liste faste medikamenter fra fastlege til sykehus. (aktuelt pga pasienter ofte innlagt via legevakt som ikke har full oversikt) over pasientens sykehistorie, medikamentbilde m.v : Start implementering elektronisk kommunikasjon, ang medikamenter, mellom alle fastleger og soner, samt tilsvarende mellom St. Olav Hospital og alle fastleger og soner : Fullført implementering, systemet er fullt innarbeidet i daglige rutiner og fungerer etter planen. Det er også utarbeidet et system for overvåking og evaluering, for å følge opp at praksis er i henhold til plan. Prosjektorganisering Dette vil bli formalisert og etablert i nær fremtid og ettersendes. Sammenheng med annet arbeid. Satsningen som fyrtårnskommune fremkommer som et ledd i kommunens totale satsningen innen elektronsikk pasientjournaler og kommunikasjon mellom faggruppene. Trondheim kommune har fra først på 90-tallet satset på IT som redskap innen Helse- og sosialtjenesteområdet, og har nå 10 års erfaring med bruk av elektronisk system i full skala innen omsorgstjenesten. Satsingen på IT-løsninger har vært forankret i kommunens ledelse, det er gjort store investeringer i utstyr (det settes av 25 mill. i året i investeringsbudsjettet), samt innarbeidet betydelige budsjettmidler til drift, vedlikehold, opplæring og utvikling. Trondheim kommune har utviklet et fast og nært samarbeid med de IT-miljøer som jobber innen helse. Vårt lokalsykehus, St. Olavs Hospital, satser på gode IT-løsninger, og har allerede kommet langt i ekstern elektronisk kommunikasjon. Kommunen har et langvarig og godt samarbeid med sykehuset, fra øverste ledelse til de utøvende nivåer. Dette samarbeidet er forankret i samarbeidsavtaler som er behandlet politisk i kommunen og i sykehusets styre. Infrastrukturen på datasiden er meget godt utbygd. Kommunens nettverk består av et topp moderne høyhastighets bredbåndnett. Alle enheter innenfor helse- og velferdsområde har rikelig tilgang på pc terminaler. All drift av nettverket er satt bort til ekstern profesjonell aktør. Kommunens interne IT tjeneste bidrar ved behov angående tekniske og strategiske beslutninger. Dette gir oss også et godt kompetansemiljø i organisasjonen, denne kompetansen, samt prioriteringer internt i kommunen, gjør at vi er i stand til å bidra med betydelig egeninnsats i ulike prosjekter som er relevante for området vi jobber innenfor. Trondheim kommune har den størrelse, kompleksitet og erfaring som er viktig for utprøvning av elektroniske løsninger i større skala.

4 Side 4 Det er en lang tradisjon for regionalt samarbeid i Midt-Norge. Dette bla. resultert i anskaffelse av felles IKT-løsninger for sykehusene og etableringen av Midt-Norsk helsenett. HEMIT driver i dag drift av IKT-systemene for samtlige sykehus. HEMIT og Midt-Norsk helsenett har valgt å satse på å etablere kommunetilknytninger til helsenett. Erfaringer fra de kommunene som allerede er tilknyttet til helsenettet, vil kunne videreføres til Trondheim kommune. HEMIT har allerede startet arbeidet med å få etablert et godt tjenestetilbud til kommunehelsetjenesten ved å tilby en pakke meldinger. HEMIT ønsker et bredere tjenestetilbud til kommunene og et fyrtårnarbeid som resulterer i et bredere tjenestespekter vil være nyttig. Søknaden om fyrtårn prosjektet viser at vi har med oss støttespillere som NTNU, St. Olavs Hospital, Hemit, og KITH. De vil være viktige samarbeidspartnere for å gjennomføre dette prosjektet. NSEP er en sentral aktør i forbindelse med medikamenthåndtering og individuell plan. Andre forskningsmiljø som Trondheim kommune også har samarbeid med er HIST og SINTEF. Trondheim kommune ser stor nytte av samarbeid med forskningsmiljøene og ønsker spesielt å involvere NSEP i fyrtårnprosjektet. Trondheim kommune har også samarbeid med Norsk helseinformatikk som lager NEL (Norsk elektronisk legehåndbok), og har oppslagsverket tilgjengelig for alle ansatte. Trondheim kommune ser det som viktig å benytte standardiserte løsninger som kan komme store deler av helsesektoren til nytte. Det vil derfor bli lagt vekt på å benytte allerede eksisterende standarder hvor de er tilgjengelige, og vi vil samarbeide med KITH om utvikling av eventuelle nye standarder hvor det er behov for det. KITH vil bli involvert i arbeid med utprøving av standardene. KITH vil også bli brukt som samarbeidspart i forbindelse med etablering av kommunetilknytning til helsenett. Budsjett Forprosjektarbeid og arbeid med videre teknisk tilknytning til helsenettet i 2004, kr Foreløpig budsjett for hvert år i satsningsperioden. Undervisning, opplæring mv av involverte pr år Driftsmidler Innkjøp, tilpassing og testing av programvare i lokale nettverk Informasjonsspredning og samarbeid med andre prosjekter: Evt. totalt søknadsbeløp per år i en treårs periode I tillegg kommunal egenandel (andel av stillinger, drift m.v.) per år Trondheim kommune vil bidra med en betydelig egeninnsats ved at all anskaffelse av nødvendig maskinvare dekkes av kommunen. Kontor for prosjektmedarbeider dekkes også av kommunen 2: Forankring i kommunens ledelse, samt med andre samarbeidspartnere Søknaden om å bli fyrtårnskommune er underskrevet av rådmannen og formannskapet er orientert i et notat Satsningen er videre beskrevet i kommunens budsjettdokument for Kommuneoverlegen vil formelt bli kommunens ansvarlige person i forhold til prosjektet. Det vil bli laget samarbeidsavtaler med alle aktuelle ressurs- og kompetansemiljøer som kommunen skal samarbeide med. I tillegg skal det nevnes at alle samarbeidsmiljøene har underskrevet støtteerklæringer til vår søknad om å bli fyrtårnskommune slik at vi forventer at arbeidet med.

5 Side 5 3: Status og planer for tilknytning til Norsk helsenett Trondheim kommune er tilkoblet Norsk helsenett, og det er viktig å understreke at den grunnleggende infrastrukturen må være etablert i all programvare. Dvs. at de ulike fagsystemene må være i stand til å sende/motta meldinger samt at tilkoblingen til nasjonalt helsenett fungerer tilfredsstillende. I tillegg kommer også utvikling og etablering av organisatoriske samarbeidsrutiner og prosedyrer mellom de ulike aktørene inn som sentrale moment. Selv om vi allerede er fysisk tilknyttet helsenettet, er ikke dette satt i full drift ennå. Det vil bli foretatt en vurdering av de organisatoriske og tekniske løsningene for informasjonssikkerhet. Spesielt må det etableres en sikkerhetsorganisasjon og internkontroll iht. krav i lovgivningen (m.a. helseregisterlov og personopplysningslov). Det må også gjøres en gjennomgang av om eksisterende tekniske løsninger er i tråd med dagens anbefalinger og krav. Gjennomføring av risikovurderinger og sikkerhetsrevisjoner vil være aktuelle metoder for å få dette verifisert. Samarbeidspartnere i dette arbeidet vil bl. annet være HEMIT og KITH, samt fra andre høyst relevante instanser. I forprosjektet, som vil vare minimum ut første kvartal 2005, vil vi måtte foreta en del strategiske tekniske valg. Det kan nevnes utredning av hvilke sikkerhetsløsninger som bør benyttes i de foreslåtte anvendelsene. 4. Rollen som fyrtårnskommune Vi ønsker selvsagt å bidra til at vårt arbeid blir gjort lett tilgjengelig for alle interesserte kommuner og andre miljøer. Dette kan skje gjennom publisering av resultater, foredrag på ulike konferanser, deltakelse på møter av ulik karakter osv. Gjennom det å være en stor kommune vil de fleste aspekter i samhandlingen mellom de forskjellige aktører kunne øynes, enten det er fra/til et stort sykehjem, eller til en av de mindre enhetene med noen få tjenestemottakere og tilsvarende ansatte. Dette gjør at overføringsverdien til andre store og små kommuner blir lettere. Trondheim, Tor Åm Kommunaldirektør Helge Garåsen Kommuneoverlege Tor Evjen Rådgiver Klara Borgen Prosjektleder