Moloveien 16, 6. et. Formannskapssalen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 10:00 Organisasjonsutvalget Moloveien 16, 6. et. Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat, e-post: så tidlig at varamedlem kan innkalles med rimelig varsel. Varamedlemmer møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste og protokoll fra Orienteringer Orientering fra hovedverneombudene i kommunen, ved Tor Erlend Nordhuus og Anders Eivik. Status for arbeidet med lærlinger i Bodø kommune, ved Frode Vikhals Fagermo, rådgiver ved HR-kontoret. Fast orientering fra HR-kontoret, ved HR-sjef Anne-Line Bosch Strand: o Sykefravær o Bemanning o Omdømme o Kompetansetiltak o Likestilling og mangfold o Heltidskultur o HR-strategi o Akan-arbeidet i kommunen o Rådhusprosjektet 1

2 Saksliste Saksnr PS 17/7 Innhold Bruk av sosiale medier i Bodø kommune Bodø, 17. august 2017 Ingrid Lien Leder Joacim Ekrem Johansen Utvalgssekretær 2

3 3

4 Personalforvaltning Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /15005 Saksnummer Utvalg Møtedato 17/7 Organisasjonsutvalget Bystyret Bruk av sosiale medier i Bodø kommune Rådmannens forslag til innstilling Forlag til retningslinjer for kommunale offisielle kontoer, og ansatte og folkevalgtes bruk av sosiale medier vedtas som foreslått. Sammendrag Kommunen har ingen retningslinjer i bruk av sosiale medier for kommunen som offentlig aktør, eller for ansatte og folkevalgte som private aktører. Organisasjonsutvalgets leder har bedt administrasjonen om å utarbeide et forslag til endringer i etiske retningslinjer som tar for seg bruk av sosiale medier i egenskap av det å være enten ansatt eller folkevalgt. Forslaget inneholder retningslinjer vedrørende oppretting og bruk av kommunal profil i sosiale medier, og veiledning til ansatte og folkevalgte om aktivitet i sosiale medier. Forslaget må ses i sammenheng med etiske retningslinjer for øvrig, samt arbeidsreglementet, særlig når det gjelder ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Forslag til retningslinjer medfører ingen begrensninger i ansatte og politikeres ytringsfrihet. Saken er utarbeidet i samråd med Kommunikasjonsenheten. Saksopplysninger Bodø kommune har pr i dag ingen retningslinjer i bruk av sosiale medier for kommunen som offentlig aktør, eller for ansatte og folkevalgte som private aktører. Organisasjonsutvalget har bestilt et forslag til endringer i etiske retningslinjer «med fokus på forhold til sosiale medier». Forslaget er utarbeidet på bakgrunn av KS` veileder om sosiale medier, samt de retningslinjer som 4

5 er utarbeidet om dette i følgende kommuner: Bergen, Tromsø, Trondheim, Risør, Rennebu og Nome. All grunnlagsdokumentasjon følger vedlagt. Kommunalt ansatte og folkevalgte har som privatpersoner i utgangspunktet samme ytringsfrihet som resten av befolkningen om så vel personlige som politiske og faglige temaer, jf. Grunnloven 100, med de alminnelige begrensninger som ellers følger av lov. Av dette følger at kommunen som arbeidsgiver ikke kan forby sine ansatte i å delta i sosiale medier som privatpersoner. I utgangspunktet kan kommunen heller ikke håndheve særlige begrensninger på slik deltakelse, utover hva som følger av lov, verken hva gjelder selve bruken av sosiale medier til å ytre seg, eller hvem den ansatte kan ha i sine nettverk der. Én åpenbar begrensning for kommunalt ansatte og folkevalgte, er den som følger av lovpålagt taushetsplikt etter forvaltningsloven eller spesiallovgivningen. Denne gjelder selvsagt i sosiale medier, som ellers. Når det gjelder begrensninger som følge av selve ansettelsesforholdet, er det i hovedsak kun den alminnelige lojalitetsplikten i arbeidsforhold som kan begrunne slike. Dette er til gjengjeld et vanskelig prinsipp å angi grensene for. Kjernen i lojalitetsplikten med hensyn til ansattes ytringsfrihet, er at ansatte ikke kan ytre seg på måter som skader kommunens legitime interesser. Kommunen kan som arbeidsgiver ikke regulere hvem de ansatte inkluderer i sine nettverk i sosiale medier. En annen sak er at en ansatts private forbindelser kan få konsekvenser for dennes habilitet med hensyn til behandling av enkeltsaker i forvaltningen. Kommunen som arbeidsgiver kan imidlertid kreve at de ansatte er tydelige overfor omgivelsene at de deltar i sosiale medier som privatpersoner, og ikke som representanter for kommunen. Kommunen kan også forby ansatte og folkevalgte å bruke kommunal epostadresse som kontaktadresse for aktivitet i media. Det viktigste ved kommunens retningslinjer er å bidra til en bevisstgjøring av den enkeltes aktivitet i sosiale medier, mer enn å nedlegge forbud og påbud. Det er viktig at kommunen som offentlig organ og ansvarlig samfunnsaktør av betydning tilbyr sine medarbeidere veiledning og råd i hvordan man bør opptre i det offentlige rom, særlig i de sosiale medier. Selv om kommunen altså i liten grad kan regulere ansattes private bruk av sosiale medier, er det likevel både i kommunens og de ansattes interesse at det utarbeides noen generelle retningslinjer som støtter ytringsfriheten, samtidig som de minner om taushetsplikten og andre begrensninger, og understreker viktigheten av en klar rolleforståelse og -bevissthet. Rådmannen har det overordnede administrative ansvaret for kommunens informasjonsplikt og opplysningsvirksomhet, herunder kommunens deltakelse på sosiale medier. Forvaltningen og utøvelsen av dette ansvaret kan videredelegeres. Vedlagte forslag til retningslinjer inneholder informasjon både om den ansattes rett til å være aktiv i media, herunder sosiale medier, og informasjon til den enkelte om uønsket aktivitet. Forslaget inneholder også prinsipper for kommunens egen aktivitet i sosiale medier. Forslaget må ses i sammenheng med etiske retningslinjer og arbeidsreglement, særlig når det gjelder ytringsfrihet og lojalitetsplikt. Det betyr at det som er sagt i de to nevnte reglementer gjelder også for aktivitet i sosiale medier. 5

6 Forslag til retningslinjer medfører ingen begrensninger i ansatte og folkevalgtes ytringsfrihet. Som følge av at også de folkevalgte er målgruppe for retningslinjene må saken vedtas av Bystyret. Saken ble drøftet med arbeidstakersiden 10. august Referat følger vedlagt. Saken er utarbeidet i samråd med Kommunikasjonsenheten. Kilde: KS` Veikart for sosiale medier i kommunesektoren (2012). Konklusjon og anbefaling Kommunen bør ha retningslinjer for ansatte og folkevalgtes aktivitet i media, herunder sosiale medier. Vedlagte forslag gir informasjon og råd til den enkelte om bruk av sosiale medier, samtidig som kommunen formidler ønsket adferd. Forslag til retningslinjer for kommunale offisielle kontoer, og ansatte og folkevalgtes bruk av sosiale medier foreslås vedtatt. Saksbehandler: Marianne Bjørklund Rolf Kåre Jensen Rådmann Anne-Line Bosch Strand HR-sjef Trykte vedlegg: 1 Forslag til retningslinjer for bruk av sosiale medier 2 Referat fra drøftingsmøte Etiske retningslinjer 4 Arbeidsreglement Sosiale medier - Tromsø 6 Sosiale medier - Trondheim 7 Sosiale medier - Bergen 8 Sosiale medier - Nome 9 Sosiale medier - Rennebu 10 Sosiale medier - Risør Utrykte vedlegg: KS` Veikart for sosiale medier i kommunesektoren (2012) Kommunikasjonsstrategi 6

7 7

8 Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Bodø kommune Disse retningslinjene skal hjelpe kommunens virksomheter og avdelinger til å ta stilling til om og hvordan de skal bruke sosiale medier. Kommunens offisielle kontoer Rådmannen har det overordnede administrative ansvaret for kommunens informasjonsplikt og opplysningsvirksomhet, herunder kommunens deltakelse på sosiale medier. Forvaltningen og utøvelsen av dette ansvaret kan videredelegeres. Sosiale medier skal ikke erstatte kommunens nettsider som hovedkanalen for informasjon. Det kan være et verktøy for innbyggerdialog, få råd og innspill, svare på spørsmål og spre informasjon. Vurdering i forkant Før man oppretter profiler og sider i sosiale medier bør følgende vurderes: Hvorfor skal dere delta der og hva er deres mål? Hvem er målgruppen og hvor når dere dem? Hvordan skal dialogen foregå? Ivaretas personvern og taushetsplikten? Har dere satt av nok ressurser og tid til å følge opp? Sosiale medier passer først og fremst til dialog og samhandling, og ikke kun informasjon ut. Oppretting av kommunal konto til utadrettet bruk skal gjøres av kommunikasjonsenheten. To ansatte på kommunikasjonsenheten skal være administrator på kommunale sosiale mediekontoret. Profilering av nettside skal være i samsvar med kommunal standard. Logo skal bestå av byvåpen med understrek, og avdelingsnavn. Fordel ansvar: Det skal alltid være en person som har ansvaret for å overvåke aktiviteten på siden/profilen. Sørg for at dere har ressurser til å holde den oppdatert og levende. Informasjonsteksten skal tydelig vise at Bodø kommune står bak. Henvendelser skal besvares innen rimelig tid. 1 8

9 Sletting av kommentarer skal bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. Dersom kommentarer vurderes slettet kan kommunikasjonsenheten kontaktes for bistand i vurderingen. Lover og regler: Sørg for å følge gjeldende regler om opphavsrett og personvern. Vær særlig oppmerksom på å verne om opphavsretten til bilder og tekst etter åndsverkloven. Den lovpålagte taushetsplikten skal overholdes. Det skal ikke forekomme saksbehandling i sosiale medier. Slike spørsmål skal videreformidles og arkiveres. Generell veiledning eller henvisning til fakta på nettsidene er ikke saksbehandling. Offentlighetslovens bestemmelser gjelder også i sosiale medier. Tenk på omdømmet: Vi representerer kommunen og det setter krav til språk og presentasjon. Vis respekt og imøtekommenhet. Alle henvendelser bør besvares med en høflig tone. Også de negative. Å slette kommentarer bør bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. Bruk et godt og klart språk som forstås av alle. Tenkt på hvordan innlegg oppfattes utad. Den enkelte virksomhet står fritt til selv å opprette grupper for intern kommunikasjon. Ved krisesituasjoner der rådmannen har satt krisestab, skal all kommunikasjon gå via kommunens offisielle nettside og Facebookside. I andre krisesituasjoner skal kommunikasjonsavdelingen konfereres. Vanskelige saker som dukker opp i sosiale medier skal alltid håndteres i samråd med nærmeste leder og kommunikasjonsenheten. Ansattes og folkevalgtes bruk av sosiale medier Alle ansatte og folkevalgte er kommunens ambassadører. Hver enkelt har derfor et selvstendig ansvar for å bidra til at kommunens tillit og omdømme blir ivaretatt. Som arbeidsgiver og kommune ønsker vi selvsagt at ansatte og folkevalgte som er aktive på sosiale medier også er gode representanter for kommunen. Ansatte og folkevalgte har full ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også her. Husk at du er en ambassadør for kommunen, også på din fritid. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Bodø kommune, dersom det kan være tvil om din rolle. Ikke benytt e-postadressen til jobben som kontaktpunkt til dine private profiler. Husk at det som blir skrevet er permanent. Det kan være vanskelig å slette. Alle innlegg på sosiale medier er å betrakte som offentlige og tilgjengelige for alle. Vær derfor varsom med hva du kommenterer og skriver. Kontakt kommunikasjonsenheten dersom du har spørsmål. 2 9

10 HR-kontoret LO, UNIO, YS Dato: Saksbehandler:...Julie Embrå Telefon direkte:... Deres ref.:... Løpenr.: /2017 Saksnr./vår ref.: /15005 Arkivkode: Referat fra drøftingsmøte etter Hovedavtalen retningslinjer for bruk av sosiale medier Møtested Vollen Tellus Dato Deltakere Mona Eilertsen, YS Klokken 10:00 11:00 Stig Hedly Andreassen, LO Siri T. Skarvik Pettersen, UNIO Rune Braseth, fagleder personalforvaltning Julie Embrå, juridisk rådgiver HR-kontoret Referent Julie Embrå Vedlegg: Drøftinger Kommunen og ansattes bruk av sosiale medier Referat og konklusjon Fagleder presenterte bakgrunn og formål for møtet retningslinjer for bruk av sosiale medier i kommunen. Det vi ønsker er en bevisstgjøring av og en diskusjon om bruken av sosiale medier. Hva er nåsituasjonen og hva er en ønsket situasjon? Eventuelle endringer må ikke rokke ved ytringsfriheten. Ingen endringer ved arbeidsreglement som sådan. Lovmessige rammer: lojalitetsplikt ovenfor arbeidsgiver, personvernhensyn, ytringsfrihet. Prinsipper og retningslinjer for ansatte vedrørende bruk av sosiale medier. En klar rolleforståelse internett er permanent. Tips, anbefalinger, råd eventuelle tilføyninger i kommunens kommunikasjonsstrategi Drøftingsgrunnlag: Materielt innhold og hvordan informasjonen skal presenteres for kommunens ansatte: HR-kontoret Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 BODØ Sentralbord: postmottak@bodo.kommune.no Besøksadresse: Ekspedisjon: Rune.Braseth@bodo.kommune.no Bankkonto: Rådhuset, Kongens gate 23 Telefax:

11 YS Bruker refleksjoner rundt sosiale medier i intervjurunder. YS er positive til initiativet til at retningslinjer rundt sosiale medier er på agendaen Tydeligere tekst en del gjentagelser LO Hva skal dette dokumentet være? Tips og råd eller retningslinjer. Ønsker ikke å begrense, men er enig i at det er behov for en bevisstgjøring og råd/veiledning til den enkelte ansatte. Dokumentet må skille på to ting: hvordan man opptrer i kommunens offisielle kanaler og hvem som kan gjøre det. Og da som vi snakket om, generell veiledning omkring bruk av sosiale medier for den enkelte, på privaten. Rotete dokument de to øverste avsnittene må avklares i kommunens kommunikasjonsstrategi. UNIO Se til Tromsø kommune, deres dokument er ryddig og tydelig. Huskereglene i dokumentet er gjentagelser. Fra etiske retningslinjer og selvfølgeligheter. Viktig at vi ikke påtar oss en oppdragerrolle. Hvordan bruker enhetene sosiale medier et viktig fokus. Det er viktig at alle i kommunen får automatisk melding om at endringer/oppdateringer har skjedd. Hva er nytt? Bruken av vi/dere/du i dokumentet vi må være konsekvente. Ønsker at retningslinjene har lenke til arbeidsreglementet og de etiske retningslinjene i Bodø kommune. ALLE Form og innhold bør gjennomgås. Hvilket dokument vil vi at dette skal være? KS anbefaler at det bør utarbeides retningslinjer og at dette er både i arbeidsgiver og arbeidstaker sin interesse. Tanken er at dette skal være tips, råd, veiledning. Skape rollebevissthet. Skriver alle under på taushetserklæring? Er alle kjent med taushetsplikten? Referat fra drøftingsmøte Bruk av sosiale medier i Bodø kommune 2 av 3 11

12 Vise til etiske retningslinjer og andre regler nederst i dokumentet. Arbeidsgiverside for eksempel hvor Kommunikasjon er ansvarlig for bruken/publisering. Egne lederes initiativ uten en policy fra øvre hold. En side åpen for dialog? Redaktøransvarlig? Det er absolutt et behov for en klargjøring og tydeliggjøring av bruk/konsekvenser for sosiale medier Kan dette være en del av kommunikasjonsstrategien? Hva vi ønsker å oppnå, anbefalinger til arbeid med kommunikasjonsstrategien. Konklusjon: Administrasjonen vurderer alle innspillene som er kommet frem i dagens møte før saken bringes videre til politisk behandling. Dette brevet er godkjent elektronisk og har derfor ikke underskrift Referat fra drøftingsmøte Bruk av sosiale medier i Bodø kommune 3 av 3 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48