VIKTIGE NYHETER I DITT DATAX-PROGRAM 35 NYE

Transkript

1 Nyheter VIKTIGE NYHETER I DITT DATAX-PROGRAM INNHOLD: Nyheter De viktigste nyhetene og forbedringene i ditt program fra Mamut. Side 2 35 NYE STATUS- VINDUER Brukererfaring Narvesen revisjon Enklere og mer solid løsning har jeg ikke erfart. Her ligger mye tankearbeid bak, sier registrert revisor Jan Narvesen i Narvesen Revisjon. Side 4 og 5 Statusvinduene vi introduserte i forrige hovedversjon av datax er nå vesentlig forbedret, og du har fått opptil 35 nye informasjonsbokser tilgjengelige. Du velger selv hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Tema: Økonomistyring Full kontroll Mange har nok opplevd at arbeidsdagen har blitt mer hektisk, kundene har større forventinger til deg, og tempoet i markedet har økt. Dette har endret hvilke krav vi nå stiller til vårt økonomisystem. Side 6 og 7 Med Versjon 8.0 er det lagt enda større vekt på funksjonalitet for bedre kontroll og styring av virksomheten. Viktig informasjon for din virksomhet er gjort enkelt tilgjengelig gjennom nye og fleksible statusvinduer og informasjonsbokser. Ring med Skype fra datax Med Skype installert på samme maskin som du har ditt datax-program kan du ringe opp kontakter direkte via kontaktkortet i programmet. Dermed kan du spare mye penger på internett-telefoni. Stortinget Brukertips Råd, tips og ideer til hvordan utnytte ditt Mamut-program enda bedre. Side 8 og 11 Kontoplaner tilpasset deg Standard kontoplaner inneholder ofte et stort antall kontoer som ikke er relevant for din virksomhet. I en rekke tilfeller vil du også ha spesielle behov som er relevant for din bransje. Nå får du ved opprettelse av nytt regnskap muligheten til å velge mellom flere bransjetilpassede kontoplaner ut fra hvilken næringsvei og bransje ditt firma tilhører. Les flere nyheter på side 2 og 3 Viktig! Installer i dag! For at ditt program til enhver tid skal være oppdatert i henhold til lover og regler samt nye funksjoner, er det viktig at du installerer med en gang. Installasjonen er enkel, men likevel oppfordrer vi deg til å lese installasjonsveiledningen som følger med. Her finner du instruksjoner som veileder deg gjennom installasjonsprosessen.

2 Nyheter i versjon 8.0 Ny eksempeldatabase FÅ ENDA BEDRE KONTROLL Noen ganger kan det være nyttig å prøve ut en ny funksjon før du tar den i bruk på reelle regnskapsdata. Dette er nå mulig hvor du kan opprette en ny klient som inneholder eksempeldata. Disse kan du benytte ved evaluering og test av ulike funksjoner og moduler i programmet. Du kan opprette din egen eksempelklient, eksempelforening eller eksempelfamilie under Fil - Ny/Endre klient. Bedre integrert hjelp I forrige versjon ble hele hjelpesystemet vesentlig oppdatert. En videreutvikling av dette er at hjelpefilene er nå bedre tilpasset din programversjon. Innholdsfortegnelsen er utvidet, og indekseringen er forbedret. I hjelpefilen kan du finne hjelp enten ved å søke på stikkord, eller ved å bla deg gjennom hjelpen, kategori for kategori. Husk at du hele tiden kan trykke [F1]. Du vil da få opp hjelpefilen med relevant informasjon for det vinduet du har åpent. Med Versjon 8.0 har Mamut lagt vekt på funksjonalitet for bedre kontroll og styring av virksomheten. Viktig informasjon for din virksomhet er gjort enkelt tilgjengelig gjennom nye og forbedrete statusvinduer og informasjonsbokser. Statusvinduene vi introduserte i forrige hovedversjon av datax er nå forbedret, og du har nå opptil 35 nye informasjonsbokser tilgjengelige. For at du best mulig skal kunne tilpasse informasjonen slik at den er relevant for din virksomhet kan informasjonsboksene tilpasses både med tanke på hvilken informasjon som skal vises, og hvordan de skal plasseres. Innstillinger for statusvinduet kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for hver modul. Første gang du starter opp din nye versjon av datax, vil informasjonsboksene som var tilgjengelig i tidligere versjon være forvalgt. Du står så fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan også velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet. Noen ganger kan det være nyttig å ha tilgang til noen spørre problemstillinger man står ovenfor. Brukere med serviceavtale har tilgang til Mamut Support, og fra versjon 8.0 har tilgangen til support blitt enda enklere. Via valget Mamut Supportsenter i venstremenyen i programmet kan du ta direkte kontakt med avdeling for brukerstøtte ved å registrere din henvendelse og overføre den til supportsenteret. Du kan også søke selv etter svaret på ditt spørsmål i Mamut kunnskapsbase. Oppretter du en henvendelse til Mamut Supportsenter vil du kunne følge status på denne og lese svaret direkte i programmet Nyheter. Les mer på

3 Ring med Skype Skype oppfattes av mange som standarden for gratisbaserte IP-telefontjenester. Med Skype installert på samme maskin som du har ditt datax-program kan du ringe opp kontakter direkte via kontaktkortet i programmet. Dermed kan du spare penger på dine telefonsamtaler. Du får også enkelt anledning til å logge samtalen som en aktivitet i datax. Tilgangen til Skype-funksjonen vil vises i form av en egen Skypeknapp. Ved hjelp av denne kan du søke opp og legge til kontaktene fra din kontaktliste. Du kan også foreta et globalt søk via Internett for å se om kontakten din er registrert Skype-bruker fra før, og i så fall kan du legge til Skypenavnet som et eget valg i telefonlisten. Kontoplaner tilpasset deg Standard kontoplaner inneholder ofte et stort antall kontoer som ikke er relevant for din virksomhet. I en rekke tilfeller vil du også ha spesielle behov som er relevant for din bransje. Nå får du ved opprettelse av nytt regnskap muligheten til å velge mellom flere bransjetilpassede kontoplaner ut ifra hvilken næringsvei og bransje ditt firma tilhører. Eksempler på spesialtilpassede kontoplaner som er tilgjengelig er kontoplan for håndverkere, drosjesjåfører, eiendomsdrift m.fl. De nye bransjetilpassede kontoplanene inneholder alle standardkontoer men bare de mest relevante er satt aktive. Dette for å få en best mulig oversikt ved bilagsføring slik at du slipper å måtte forholde deg til kontoer du ikke har bruk for. Skulle du ha behov for noen av kontoene som ikke er satt aktiv, kan du med noen få tastetrykk aktivere disse. Du kan også opprette helt nye kontoer om det skulle være aktuelt. datax Foreningsøkonomi SAMLET TIL ETT RIKE! Bruker av datax Foreningsøkonomi og Idrettens Foreningsregnskap har inntil lanseringen av datax 8.0 måttet vedlikeholde to registre ett for medlemmer og ett for reskontro. Fra og med versjon 8.0 er disse registrene slått sammen til ett, noe som vesentlig vil forenkle arbeidet med å holdte kunde- og kontaktinformasjon oppdatert. Registeret er nå felles for både kunder, leverandører, kontakter og eventuelt medlemmer. Det betyr at du kun trenger å forholde deg til ett sted ved registrering av kontaktinformasjon og kun én registrering av kontakten selv om kontakten kanskje både er kunde og leverandør. Hver enkelt kontakt merkes av for hvorvidt det er en kontakt, kunde, leverandør, medlem eller eventuelt flere av valgene. Reskontroen har nå samme funksjonalitet som i kontaktmodulen, det vil si at du i tillegg til ordre- og fakturainformasjon eller leverandørinformasjon også kan registrere aktiviteter, opprette dokumentlinker, synkronisere med Outlook og ringe opp via Skype. For brukere som allerede har kundedata lagret både i reskontro og i medlemsmodulen, er det laget en egen veiviser som hjelper deg å slå disse registrene sammen til ett. På den måten kan du få ivaretatt full kundehistorikk. Les mer på Nyheter

4 En solid løsning for revisjon og økon Enklere og mer solid løsning har jeg ikke erfart. Nyhetene i programmene er alltid nyttige og med det nye skrivebordet i versjon 8 er det enda enklere å få oversikt over bankutskrifter og uoppgjorte fakturaer. Her ligger mye tankearbeid bak, sier registrert revisor Jan Narvesen i Narvesen Revisjon. Jan Narvesen har gått fra å være regnskapsansvarlig i en bedrift med over 200 ansatte til å utføre revisjon og konsulenttjenester i sitt enkeltmannsforetak Narvesen Revisjon. datax Totaløkonomi fungerer supert. Det forundrer meg stadig hvor mange gode og brukervennlige funksjoner som finnes sammenlignet med en løsning verdt tre millioner kroner som jeg brukte som regnskapsansvarlig i Walbro Automotive AS, tidligere Dyno Industrier, forteller Narvesen entusiastisk. datax Totaløkonomi Professional styrer økonomien Narvesen Revisjon utfører revisjon og økonomisk rådgivning til om lag 80 bedrifter, lag, foreninger, stiftelser, legater og sameier med størst fokus på Kongsvinger og Granli. Jeg har hatt en gradvis forbedring av resultatet og omsatte sist år for kroner på oppdrag her i Hedmark. Jan Narvesen synes det er en vesentlig trygghet å ha datax Totaløkonomi i huset. Å være løpende à jour hver dag når jeg åpner programmet er en lettelse. Jeg har vært regnskapsansvarlig for Walbro Automotive AS med 230 ansatte. Revisor Jan Narves trekker frem at raskt og enkel status viktige nyhetene som forenkler arbeidet med systemet. Bedriften drev bensintankproduksjon for Volvo og Saab. Der arbeidet jeg med regnskapet i et system som kostet 2-3 millioner kroner. datax kostet noen tusenlapper og har både prosjektregnskap og avdeling som gir meg alt jeg trenger for å styre min virksomhet. Jeg er à jour med regnskapet hver dag Registrert revisor Jan Narvesen er daglig leder i Narvesen revisjon, og en av Mamuts testbrukere på nye versjoner.

5 omistyring full oversikt. Hvem som helst som driver næring kan lære seg å bruke datax-programmene, sier Narvesen ivrig. Jeg fører regnskap for foreninger og også på det området er datax svært effektiv med den brukervennlige håndteringen av medlemskontingentene. Jeg er selv formann i Hedmark Friidrettskrets og vet hvor viktig det er, for tillitsvalgte med varierende økonomikunnskaper, å kunne håndtere organisasjonsøkonomi uten å måtte sitte med en papirmølle, tilføyer han. For det meste hjelper Jan Narvesen kundene med årsoppgjør. Ofte fører kundene mine selv bilagene og ofte i datax. Det gjør arbeidet enkelt for begge parter at vi kjenner programmet. I det siste har jeg også kunnet bruke mer tid på å veilede kundene mine i forhold til lovbestemmelser som bokføringsloven, samt endringer i skatte- og merverdiavgiftsregler, da jeg har funnet ut at kundene ofte mangler eller ikke tar seg tid til å holde seg oppdatert, sier han. Imponerende brukervennlighet og fornyelser Jan Narvesen er betatester og har dermed allerede installert versjon 8 av datax. Som jeg ikke har lagt skjul på er jeg meget begeistret for datax Totaløkonomi. Programmet er enklere enn andre med hensyn til brukerforståelse. Det er enklere og raskere å lære seg det samt sette det opp til eget bruk. Nettbanken er flott med automatisk overføring til hovedbok, fremhever han. oversikt er en av de etter at jeg har åpnet posten, forteller han. datax Totaløkonomi gir full oversikt over alt det vesentlige; kontakter, innkommende og utgåend fakturaer samt hva som er forfalt, slik at det blir enkelt å styre likviditeten. Integrasjonen mot nettbanken er genial; med elektroniske innbetalinger fra kunder sparer jeg mye tid. Revisormodulen er enkel som bare det. Jeg er også glad i eksportmuligheten til Finale Årsoppgjør etter en rask eksport kan jeg bearbeide årsoppgaven før leveranse til skatteetaten og Brønnøysund gjennom internettportalen altinn. Etter min erfaring er det ingen andre programmer og jeg har prøvd flere andre som gjør arbeidet for oss småbedrifter så enkelt som programmene fra Mamut, sier han. Lekende lett for bedriftseiere og organisasjonsledere i alle aldre Narvesen synes det er enkelt å lære seg nyhetene som kommer. Den nye desktopen er nyttig. Med forbedringene i versjon 8 er det enda enklere å styre likviditeten med all vesentlig og ønskelig informasjon i åpningsvinduet. Hver gang jeg bokfører kommer saldoen i åpningsvinduet på desktopen. Da har jeg alltid kontroll med bankutskriften samt uoppgjorte fakturaer fra kundene, og ikke minst full oversikt over mine leverandørforpliktelser. Ofte tar du de nye tingene som kommer som en selvfølge og tenker ja dette var fint. Men noen gang slår det meg virkelig at her ligger det mye omtanke og arbeid bak, smiler han. Til slutt, datax har gitt meg trygghet til å kunne drive egen virksomhet. I fremtiden vil det være enkelt for meg å kunne overføre firmaet til min sønn som studerer revisjon, om han skulle ønske å overta det da, avslutter Jan Narvesen. Etter min erfaring er det ingen andre programmer og jeg har prøvd flere andre som gjør arbeidet for oss småbedrifter så enkelt som programmene fra Mamut! Jan Narvesen, Narvesen Revisjon Jeg har en kunde som driver med sveising på Flisa. Han er 60 år og lærte seg programmet etter svært kort tid. Nå legger han inn bilagene selv og har Les mer på Nyheter

6 TA STYRINGEN! I dag er moderne regnskapsløsninger blitt virksomhetens viktigste styringsverktøy og informasjonskilde. Stadig flere bedriftsledere har fått øynene opp for hva man kan gå glipp av ved å gi fra seg styring typisk ved å sette ut hele regnskapet. I mange mindre virksomheter handler regnskap primært om å kunne levere lovpålagte rapporter som terminoppgaver, skattetrekk og arbeidsgiveravgift noe mange gladelig setter bort til en regnskapsfører. Noe av utfordringen med dette er at man samtidig setter bort viktig informasjon som kan være med å påvirke resultatet for hele virksomheten Nyheter. Les mer på Behold kontrollen selv Det er heldigvis stadig færre virksomheter som bruker kontofonen til banken som sitt primære likviditets- og økonomistyringssystem. De fleste av oss har travle dager, hvor det er krevende å rekke over alle oppgaver. Det fører naturlig nok til at noen oppgaver må prioriteres lavere, slik at de viktige tingene blir gjort. Da er det ofte lett å skyve på rutineoppgaver som bilagsføring og fakturering. I mindre virksomheter er dette gjerne en av de vanligste årsakene til at man brått befinner seg i en likviditets-skvis. Man tjener i utgangspunktet godt med penger, men bruker for

7 lite og for lang tid på å få inn pengene. I følge studier gjort av Lindorff Decision betyr dette ikke bare problemer for likviditeten. Det viser seg at desto lengre tid man venter med å kreve inn et krav, øker muligheten for at kravet aldri blir betalt. Den beste måten å håndtere dette på er å ha et oppdatert økonomisystem, hvor du til en hver tid har oversikt over hvor mye utestående du har, og ikke minst hvilke krav du selv har til forfall. Men et oppdatert økonomisystem vil være en kilde til en lang rekke nyttige opplysninger som kan hjelpe deg å drive virksomheten bedre. De kanskje viktigste områdene du vil kunne få hjelp til er: Bedre lønnsomhet Full kontroll over likviditet Deling av informasjon og hva du eventuelt kan overlate til regnskapsfører. Velger du en regnskapsfører som bruker samme økonomisystem, vil du enkelt kunne overføre data elektronisk, typisk i forbindelse med kjøring av terminoppgaver. Det vil kunne sikre deg en god kvalitetssikring av regnskapet ditt, samtidig som du ikke betaler unødig mye knyttet til manuell inntasting av bilag. Mye av dette håndterer uansett systemet automatisk, som for eksempel billagsføring ved fakturering, hvor systemet selv oppretter regnskapsbilaget når fakturaen genereres. programmet. Det kan være likviditetsstatus, salgsstatus, utestående ordre og fakturaer, ukens aktiviteter med mer. Riktig oppdatert informasjon vil være nøkkelen til å kunne ta de gode beslutningene tidsnok. Alt i ett system Det skulle være selvsagt i 2007 at alle prosesser knyttet til regnskap, kundeoppfølging, lager, produksjon og salg er integrert til én løsning. Alle som har prøvd å håndtere dette med ulike systemer har opplevd problemstillingen med å vedlikeholde flere registre med samme informasjon. Feilkildene blir mange, Enklere enn du tror En vanlig misforståelse er at det kreves tung regnskapskompetanse for å føre regnskap. Det er ikke riktig. Ved å følge et kom-i-gang hefte vil de aller fleste kunne være operative i løpet av kort tid. Det som er viktig er å forstå at du ikke trenger å ta i bruk hele systemet med en gang for å ha glede av det. Ved for eksempel å prioritere fakturering, vil du i løpet av kort tid kunne få full kontroll over virksomhetens inntektsstrøm. Enkel bilagsføring er også forholdsvis kurant å komme i gang med. Regnskapsguru på Ved første øyekast kan et moderne økonomisystem virke noe stort, omfattende og av- skrekkende. En rask kur for dette vil være å investering litt tid og penger i kurs. Er du helt blank innen regnskapsføring, kan et dagskurs i regnskapsteori fikse dette. Har du litt forkunnskaper, eller du nettopp har fullført et innføringskurs, vil et fagkurs i regnskapssystemet i løpet av en dag gi deg den informasjonen du trenger for å komme i gang med å føre ditt eget regnskap. Dele jobben med regnskapsfører Det kan være formålstjenlig å gjøre en vurdering av hva du ønsker å gjøre selv, Det du får igjen for å ta jobben med fakturering, samt enkel bilagsføring, I datax Totaløkonomi versjon 8.0 er det lagt vekt på å gjøre er et oppdatert regnskap hvor du enkelt viktig informasjon enda enklere tilgjengelig. kan hente ut viktig informasjon om likviditet, lønnsomhet og oversikten forsvinner. Et typisk problem og produktivitet i virksomheten. er å operere med flere registre for kontakter. Endres en adresse, telefonnummer eller Bedre beslutninger Når du har et løpende oppdatert økonomisystem sitter du på en utrolig verdifull kilde til styringsinformasjon for hele virksomheten. Men verdien av dette blir ikke synlig før du får tilgang til analyseverktøy som gjør denne informasjonen tilgjengelig. Du bør derfor være sikker på at ditt system har de rapportmulighetene du trenger, men også at rapportverktøyet er så fleksibelt at du kan gjør de nødvendige tilpasningene for din virksomhet. Systemet ditt bør også være designet slik at all informasjon som er viktig i hverdagen om lønnsomhet er lett tilgjengelig gjerne presentert i brukergrensesnittet når du starter e-post noe vi alle vet skjer hele tiden må du inn i flere registre for å oppdatere informasjonen. De fleste som har prøvd dette vet at disse registrene i praksis aldri vil være helt synkronisert, ofte med kjedelige resultater hvor kunder ikke får informasjonen (eller fakturaer) de skulle hatt. En reell integrert løsning vil sørge for at du kun trenger å registrere informasjon én gang ett sted, og så er denne informasjonen tilgjengelig gjennom hele systemet. Økonomi- systemer som tilbyr dette finnes, pass på at du velger en løsningen som støtter dette det vil hele virksomheten din tjene på. Les mer på Nyheter

8 Nyttige spørsmål og svar MAMUT SKYPE MAMUT SKYPE Integrasjon med Skype Kom i gang med Skype Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt dataxprogram vil du kunne ringe kontakter og kontaktpersoner i ditt dataxprogram direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Integrasjonen gjør det i første omgang mulig å ringe kontakter som er registrert med et Skype-navn i kontaktkortet, men det vil også være mulig å ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner dersom Skype-navn: Skype-navnet er et navn som alle brukere får når de registrerer seg. Navnet benyttes som ID når det opprettes kontakt mellom to Skype-brukere. Du registrerer Skype-navn på dine kontakter i kontaktregisteret. Skype-nummer/SkypeIn: Du kan bestille tjenesten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt eget vanlige telefonnummer. Det betyr at andre kan ringe til deg på et "vanlig" telefonnummer fra en hvilken som helst type telefon. Du vil motta anropet i Skype, uansett hvor du befinner deg. du kjøper Skype-kredit/SkypeOut. En av fordelene ved å bruke Skype sammen med programmet er at du kan ringe gratis til andre Skypebrukere. En annen fordel er at du kan ta notater om utgående samtaler i vinduet Telefonlogg som åpnes når du ringer via programmet. Telefonloggen lagres som en aktivitet i fanekortet Aktivitet i kontaktkortet. SkypeOut: Om du kjøper SkypeOut kan du også ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i innog utland ved hjelp av Skype. Andre tjenester: Du kan bestille tjenester som gjør det mulig å ringe til ordinære telefoner og mobiltelefoner i inn- og utland. Du kan også bestille et telefonnummer Skype-nummer - slik at andre kan ringe til deg fra slike telefoner. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider Med Skype kan du ringe til kontakter direkte fra kontakt- og kontaktpersonkortet. Forutsetninger for å komme i gang: Du må installere Skype på samme maskin som du har ditt datax-program installert, og du må registrere deg som Skype-bruker. Dersom du også ønsker å kunne ringe til fasttelefon og mobiltelefoner, ikke bare andre Skype-brukere, må du også kjøpe Skype-kredit/ SkypeOut. I tillegg må du ha lydutstyr i form av høyttalere og/eller hodesett med mikrofon for å kunne ringe via din PC. Les mer om og last ned Skype på Registrering av Skype-navn i kontaktkortet: Når programmet er installert og du har registrert deg som Skype-bruker, kan du begynne å registrere dine kontakters Skypenavn i kontaktkortet dersom du er kjent med dette. Du kan enten skrive inn Skype-navnet direkte i feltet for dette eller du kan klikke på søkeknappen til høyre for feltet for å søke i kontaktlisten din i Skype eller foreta et globalt søk. VIKTIG! Når du aktiverer Skype via programmet får du opp en advarsel med spørsmål om hvorvidt du vil tillate at programmet bruker Skype. Det anbefales at du merker av for Tillat programmet å bruke Skype. Har du tidligere svart Nei til å tillate programmet å bruke Skype kan du aktivere funksjonaliteten igjen. Dette må du gjøre i Skype under Verktøy - Innstillinger - Avansert - API Adgangskontroll. Hva er Skype? Skype er en gratis programvare som kan lastes ned fra Med Skype kan du ringe gratis til andre Skype-brukere, og sende direktemeldinger til andre brukere. Mot betaling kan du også ringe til ordinære telefonnumre. Du installerer programmet på din PC. Du må ha lydutstyr til PCen for å ringe. Det finnes også spesielle telefoner med Skype-programvaren installert. MAMUT NY KLIENT Installer en eksempeldatabase I veiviseren for opprettelse av ny stedet kan teste med allerede klient kan du velge å opprette en registrerte fiktive data. klient med eksempeldata som du kan benytte ved evaluering og test av ulike funksjoner og moduler i programmet. Fordelen med en testklient er at du slipper å bruke dine reelle data i testsammenheng og i Nyheter. Les mer på

9 SPØRSMÅL OG SVAR MAMUT SKYPE Ring med Skype Med Skype kan du ringe til kontakter direkte fra kontakt- og kontaktpersonkortet såfremt at Skype-navnet til kontakten er registrert i feltet Skype-navn. Slik ringer du fra kontaktkortet til en annen Skype-bruker 1. Åpne kontaktkortet til kontakten du skal ringe til. 2. Klikk på knappen til høyre for Skype-navn. 3. Godta at brukeren "Mamut" skal få lov til å ringe, dersom du får spørsmål om dette. 4. En utgående samtale settes opp via Skype. 5. Gjør eventuelt notater i vinduet Telefonlogg som åpnes. 6. Klikk OK for å lukke og lagre telefonloggen. MAMUT RESKONTRO Ny reskontromodul Reskontromodulen er forbedret og tidligere kunderegister og leverandørregister er erstattet av kontaktregisteret fra kontaktmodulen. Registeret er felles for både kunder, leverandører, kontakter og eventuelt medlemmer. Det betyr at du kun trenger å forholde det til ett sted ved registrering av kontaktinformasjon, og kun én registrering av kontakten selv om kontakten kanskje er både kunde og leverandør. Hver enkelt kontakt merkes av for hvorvidt det er en kontakt, kunde, leverandør, medlem eller eventuelt flere av valgene. Avhengig av valgt(e) kontakttype(r) vil fanekort for kontakttypen(e) vises i kontaktkortet til kontakten. Reskontroen har nå samme funksjo- Du har nå ringt en kontakt via kontaktkortet og Skype. I fanekortet Aktivitet finner du igjen telefonloggen ved å vise telefonlisten. Slik ringer du fra kontaktkortet til en fasttelefon eller mobiltelefon (Krever Skype-kredit/SkypeOut) 1. Åpne kontaktkortet til kontakten du skal ringe til. 2. Klikk på telefonknappen til høyre for telefonnummeret du vil ringe. 3. Velg at du vil ringe med Skype. 4. Godta at brukeren "Mamut" skal få lov til å ringe, dersom du får spørsmål om dette. 5. Gjør eventuelt notater i vinduet Telefonlogg som åpnes. 6. Klikk OK for å lukke og lagre telefonloggen. nalitet som i kontaktmodulen, det vil si at du i tillegg til ordre- og fakturainformasjon eller leverandørinformasjon også kan registrere aktiviteter, linke inn dokumenter, synkronisere med Outlook og ringe opp via Skype. Ved oppdatering For brukere som oppdaterer fra tidligere versjoner, vil alle gamle data taes vare på. Har du registrert samme kontakt under både medlemmer og reskontro, kan det være formålstjenlig å slå disse sammen til én kontakt. Funksjonen for sammenslåing av kontakter finner du ved å gå til Innstillinger i medlemsmodulen. Du har nå ringt en fasttelefon/mobiltelefon via kontaktkortet og Skype og og mobiltelefoner i inn- og utland via kunne ringe til vanlige fasttelefoner samtalen vil bli belastet din Skypekonto. Skype. Du kan lese mer om SkypeOut I fanekortet Aktivitet finner du igjen på telefonloggen ved å vise telefonlisten. MERK! For å kunne ringe via Skype til fasttelefon og mobiltelefon må telefonnummeret være registrert med +47 eller 0047 foran selve nummeret. (Ved utenlandske nummer benyttes landskoden for det aktuelle landet). Du må også kjøpe Skypekredit/SkypeOut for å MAMUT TA KONTAKT VIA PROGRAMMET Enkel kontakt med support Den enkleste måten å ta kontakt med Mamut Supportsenter på er via eget valg for dette i menyen til venstre i programmet eller via Mamut Information Desk. På sidene til Mamut Supportsenter kan du finne svar på dine spørsmål og opprette nye henvendelser. Status og svar på dine henvendelser finner du på samme sted. Les mer på Nyheter

10 Nyttige spørsmål og svar MAMUT VARER MAMUT UTSKRIFT Juster prisene for flere varer Gjennom Global prisjustering 7. Klikk OK når du er fornøyd med kan du justere prisene for flere varer alle innstillinger. Justeringene vil av gangen. Du kan velge om du nå tre i kraft for hver enkelt vare. ønsker å gjøre dette fordelt på varegrupper, eller for alle varer på én Bruk av modulen for Global prisjustering er tidsbesparende, da du gang. Justeringsfaktoren skrives enten i prosent eller kroner. kan oppdatere priser på alle varer eller enkelte varegrupper i en Slik går du frem: omgang, i stedet for å måtte gjøre 1. Velg menyen Gå til - Faktura - dette manuelt for den enkelte vare. Innstillinger. 2. Klikk deretter på Global prisjustering. 3. Velg om du ønsker å justere prisene på én enkelt varegruppe, eller på alle varene samtidig. 4. Spesifiser justeringsfaktoren ved å markere det alternativet som passer. 5. Velg deretter om prisendringen skal påvirke Innkjøpspris eller Avanse/Fortjeneste. 6. Legg også inn den dato du ønsker de nye prisene skal gjelde fra. Ulike ordre/fakturarapporter på ulike skrivere Under Skrivere og utskrifter som du finner under Start Innstillinger, kan du merke av for å Overstyre standard skriver og sette opp ulike skrivere som standardskrivere for ulike typer dokumenter. Har du for eksempel en egen etikettskriver kan det være praktisk å definere den som standard etikettskriver. Du kan også sette opp en egen skriver for faktura med giro og en egen for faktura uten giro og fakturakopier, eventuelt en egen skuff på samme skriver. Slik går du frem: 1. Velg Gå til Start Innstillinger. 2. Klikk knappen Innstillinger for utskrift. 3. Merk av for rapporten du ønsker å endre standard skriver for. 4. Klikk på søkeknappen (knappen med tre prikker) og velg ønsket skriver/skuff. 5. Klikk OK. Spesifiserer du ikke skrivere for de ulike rapporttypene vil skriveren du har definert som standardskriver i operativsystemet bli benyttet MAMUT BILAGSFØRING MAMUT PROGRAMOPPDATERING Sjekke alle bilag ført på en konto Vær oppdatert! I kontoplanen kan du enkelt sjekke hvilke bilag som er ført på hver enkelt konto. Slik går du frem dersom du benytter Næringsregnskap: 1. Velg Gå til - Næringsregnskap - Innstillinger. 2. Klikk knappen Kontoplan og inngående balanse på skrivebordet. 3. Marker ønsket konto. 4. Klikk Endre. 5. Velg fanekortet Bilag ført på denne kontoen. Dersom du benytter Privatregnskap gjør du følgende: 1. Velg Gå til - Privatregnskap - Budsjett/ Kontoplan. 2. Marker ønsket konto. 3. Klikk Endre. 4. Velg fanekortet Bilag ført på denne kontoen. Vi anbefaler at du jevnlig sjekker om det har kommet nye programoppdateringer. Det gjøres enkelt ved å velge Gå til - Start - Programoppdatering i programmet Nyheter. Les mer på

11 SPØRSMÅL OG SVAR MAMUT TILLEGGSLISENS MAMUT INSTALLASJON Jobb med samme data på to maskiner Oppdatering til ny versjon: Hvor er dataene? Mange ønsker muligheten til å kunne jobbe med de samme dataene på to maskiner, for eksempel på jobb og hjemme. Dette er nå mulig ved hjelp av funksjonalitet for datasynkronisering mellom to maskiner. Funksjonaliteten datasynkronisering forutsetter at du har to gyldige lisenser på ditt program fra Mamut, og at programmet er installert på begge maskiner. Ta kontakt med vår salgsavdeling på telefon for pristilbud på tilleggslisens. Mamut Teamwork eller Mamut Online Backup må også være installert på begge maskinene som du skal benytte ved datasynkronisering og være satt opp med samme brukerkonto (e-postadresse). Innstillingene aktiveres under Start Innstillinger Synkronisering av data. Dersom du ikke finner igjen dataene til tidligere. Ved installasjon til dine etter å ha oppdatert til ny versjon området der du tidligereinstallerte skyldes dette antagelig at du har til vil dataene dine automatisk bli installert den nye versjonen til en oppdatert til ny versjon når du starter annen katalog enn den du har programmet etter installasjonen. installert til tidligere. For å få tilbake dataene dine kan du tilbakekopiere en sikkerhetskopi av dine data i programmet der du nettopp har installert den nye versjonen. Alternativt kan du installere de nye programfilene til katalogen der du installerte MAMUT INSTALLASJON Overføre datax til ny PC MAMUT BETALINGSOPPFØLGING Registrere fakturabetaling Slik går du frem: TIPS! Under fanekortet 1. Merk aktuell faktura i listen. Regnskapsinnstillinger og 2. Klikk Betal. Kontantrabatt kan du sette 3. Korriger innbetalt beløp dersom hvilke kontoer rabatten skal dette avviker fra beløpet som føres mot ved en overføring er utestående. til regnskapet. 4. Registrer Betalingsdatoen da innbetalingen fant sted. 5. Velg Betalingsform i Delbetaling/Kontantrabatt nedtrekkslisten. Ved delbetaling eller kontantrabatt 6. Skriv eventuelt inn en egen registrerer du det innbetalte beløpet. Beskrivelse av innbetalingen. Du vil få spørsmål om differanse 7. Klikk OK. Betalingen er registrert. skal føres som en kontantrabatt. Svarer du Ja på dette vil det innbetalte beløpet bli bilagsført på Purregebyr: Hvis du har sendt ut purring på fakturaen, er det først når kontoen for bank og restbeløpet fakturaen/purringen er betalt at du kan på kontoen for kontantrabatt. legge purregebyret inn i regnskapet. Er innbetalingen en delbetaling Det gjør du ved å oppgi størrelsen på svarer du Nei. Fakturaen vil da bli purregebyret her. Gebyret vil da bli liggende som delbetalt og du vil postert til den kontoen du har valgt kunne føre innbetaling av restbeløpet ved senere for purregebyr under Innstillinger. anledning. For å flytte dine data til en ny PC må du først ta en sikkerhetskopi på din gamle PC. Det gjør du ved å velge Gå til Start Sikkerhetskopi/Tilbakekopiering og knappen Sikkerhetskopiering. Et tips kan være å ta sikkerhetskopien til CD-ROM eller til et annet eksternt lagringsmedium slik at du enkelt kan overflytte sikkerhetskopien til din nye PC. Installer deretter programmet på din nye PC og velg å Evaluere produktet ved oppstart av programmet. Når du har kommet deg inn i programmet velger du Gå til Start Sikkerhetskopi/ Tilbakekopiering og knappen Tilbakekopiering. Dine data vil da bli tilbakekopiert, det vil si overført til din ny PC. Les mer på Nyheter

12 Mamut Serviceavtale Mamut Serviceavtale sikrer at du er forberedt og har full kontroll i alle utfordringer du eller din virksomhet møter. Oppdatert med endringer fra myndighetene Vi sørger for at ditt Mamut-system alltid er oppdatert med nye regler, avgiftsendringer og skjemaer. Fyldig dokumentasjon ved slike endringer sikrer enkel tilpasning. Ny funksjonalitet Mamut-systemene utvikles kontinuerlig som følge av teknologisk utvikling, nye standarder, tilbakemeldinger fra brukere og nye trender. Du er sikret en moderne løsning som vil forenkle hverdagen. Mamut Supportsenter Vi legger stor vekt på at du som Mamut-bruker skal få profesjonell og rask service hvis eventuelle spørsmål skulle oppstå. Du får tilgang til brukerstøtte via telefon, faks, e-post, Internett og direkte i programmet. Mamut Information Desk I programmet finner du en nyhetskanal som via Internett daglig oppdaterer deg med blant annet informasjon, nyheter og brukertips direkte relatert til ditt program og arbeidsområde. Med Mamut Information Desk kan du også kommunisere direkte med Mamut Supportsenter. Brukertips Med jevne mellomrom vil du motta e-post med tips om bruk av Mamut-systemene, nyheter innenfor produktserien og annen nyttig informasjon. Mamut Kunnskapsserie Mamut publiserer kunnskapshefter innen en rekke temaområder som for eksempel endringer fra myndighetene, effektiv bruk av systemet og nye trender. Spesialtilbud Mamut gir deg spesialtilbud på Mamut-produkter, samt relaterte produkter fra markedsledende leverandører. Microsoft Office 2007 Mamut har gleden av å tilby våre kunder markedets beste priser på Microsoft Office Les mer om tilbudene på vedlagte tilbudsark. Microsoft Office Standard 2007, oppgradering Kun 1.929,- Pris er eks. mva. Microsoft Office Professional 2007, oppgradering Kun 2.590,- Pris er eks. mva. Bestill i dag på Mamut Business Software Partners Mamut (OSE MAMUT ) ble etablert i 1994 og er en ledende leverandør av administrative programvareløsninger og Internettbaserte tjenester til små og mellomstore virksomheter i Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse med integrerte løsninger for økonomistyring/regnskap, salgsstøtte, kunde- og kontaktoppfølging (CRM), innkjøp/logistikk, lønn/personal, prosjektstyring, e-handel, domener, e-post og webhotell. Mer enn kunder i Europa forenkler hverdagen med løsninger fra Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på Mamut ASA, Pilestredet 75c, Boks 5205 Majorstuen, 0302 Oslo Tlf Faks service@mamut.no