MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I LUNNER KOMMUNE Onsdag 8. februar 2017 holdt kontrollutvalget møte i Lunner rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Tor Ivar Grina, leder (V) Kai Roar Dahl, nestleder (H) Synnøve Lohne - Knutsen (H) Terje Vestby (Ap) Hege Heiberg (Sp) Følgende medlem mer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Ordfører: Harald Tyrdal (sakene 02/17 og 07/17-09/17 ). Fra administrasjonen: Rådmann Dag Flacké (sakene 07/17 09/17), fungerende leder for Areal og Samfunn, Rønnaug Egge Braastad (sak 08/17), byggesaksbehandler Anne E. Låveg (sak 08/17), leder for Eiendom og Infrastruktur, Rønnaug Egge Braastad (sak 09/17) og avdelingsleder Eiendomsforvaltning Guri Kjærheim (sak 09/17). Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hage n (hele møtet) og o ppdragsansvarlig revisor Ingeborg Dybdal (sakene 07/17 09/17 ). Sekret ariatet: Kjetil Solbrækken og Ole Kristian Rogndokken. Møteprotokollen er sendt til: Ordfører, varaordfører, k ontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og avisene Hadeland og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Tor Ivar Grina som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 01 /201 7 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 02/2017 KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT: OPPGAVER OG FORVENTNINGER (NY AVTALEPERIODE) Sekretariatet ved Kjetil Solbrækken og Ol e Kristian Rogndokken orienterte og svarte på spørsmål. 1

2 1. Kontrollutvalgets sekretariat sin presentasjon av oppgaver og dialog omkring forventninger tas til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet styrke sitt arbeid i 2017 innen for følgende områder: a) Oppfølging av politiske vedtak. b) Oversikt over og løpende orienteringer om gjennomførte tilsyn. 3. Kontrollutvalget ønsker å styrke sin bestillerfunksjon knyttet til forvaltningsrevisjon. Må let er forbedret beslutningsgrunnlag for besti lling av relevante og nyttige forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget ber s ekretariatet om å utarbeide et forslag til hvordan man kan nå dette målet. SAK NR. 03 /2 017 KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Sekretariatet ved Kjetil Solbrækk en og Ole Kristian Rogndokken presenterte hovedtemaene på konferansen: Svart økonomi, sosial dumping og arbeidslivskriminalitet Varsling og ytringsfrihet Korrupsjon Kommune - og regionreform Kommuneøkonomi 1. Presentasjon av hovedpunktene p å Kontrollutvalgskonferansen 2017 tas til orientering. 2. Følgende tema fra konferanse noteres til senere oppfølging/drøfting i f.m. forvaltningsrevisjon: Sosial dumping Ytringsfrihet vs. lojalitet Korrupsjon (risikovurderinger, arbeidet med etikk og korrup sjonsforbygging) Varsling SAK NR. 04/2017 FYLKESMANNENS KOMMUNEBILDE 2016 LUNNER KOMMUNE Fylkesmannens kommunebilde 2016 for Lunner kommune tas til orientering. 2

3 SAK NR. 05 /2 017 VURDERING AV FORUNDERSØKELSER - FORVALTNINGS REVISJON Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 06 /2 017 ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS Innlandet Revisjon IKS ved daglig leder Bjørg Hagen orienterte. Årsrapport 2016 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2016 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 07 /201 7 PRESENTASJON AV NY RÅDMANN Nytilsatt rådmann Dag Flacké presenterte seg selv og deltok i samtale med kontrollu tvalget omkring temaene roller, kommunikasjon, samarbeid mv. Rådmannens egenpresentasjon til orientering. SAK NR. 08 /201 7 FORUNDERSØKELSE: BYGGESAK Fungerende leder for Areal og Samfunn, Rønnaug Egge Braastad og byggesaksbehandler Anne E. Låveg presenterte byggesaksavdelingen med fokus på: - Organisering - Arbeidsverktøy - Kvalitetsstyring - Saksbehandlingstider, responstid mm. - Mål og måloppnåelse - R esultater fra brukerundersøkelse Utfordringer og utviklingsarbei d (oppdatering av kompetanse, økende grad av ressurskrevende kunder, ivareta tilsynsoppgaven, effektivisering av arbeidsprosesser/lean, Klar - språk prosjektet, effektivisering av saksbehandlingen ved bruk av statlig plattform «e- byggesak»). V edtak, enstemm ig: 1. Administrasjonens presentasjon av byggesaksavdelingen tas til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at det stilles økte krav til kommunen om å drive tilsyn i byggesaker, og at det jobbes 3

4 med å etablere en effektiv tilsynsordning/ - rutiner. Kontr ollutvalget vil følge opp administrasjonens arbeid på området, herunder hvordan kommunen ivaretar sin tilsynsplikt slik den fremgår av plan og bygningslovens 25-1 om tilsynsplikt: K ommunen har plikt til å føre tilsyn i byggesaker med at tiltaket gjen nomføres i samsvar med gitte tillatelser og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne lov, og at ansvarlig foretak er kvalifisert. Kommunen skal føre tilsyn i slikt omfang at den kan avdekke regelbrudd. Kommunen skal føre tilsyn ved allerede gitte påleg g og når den blir oppmerksom på ulovligheter utover bagatellmessige forhold. Kommunen skal føre tilsyn med særlige forhold etter nærmere forskrift fra departementet. Kommunen kan samarbeide med andre kommuner eller instanser om tilsyn. Saken følges opp i løpet av andre halvår SAK NR. 09 /201 7 FORUNDERSØKELSE: EIENDOMSFORVALTNING Avdelingsleder for eiendomsforvaltning Guri Kjærem presenterte kommunens eiendomsforvaltning med fokus på følgende områder: - Organisering - Oppgaver (eien domsforvaltning, bygningsdrift, vedlikehold, renhold, vaskeridrift, div. prosjekter, EPC - prosjekt/energisparing) - Mål og måloppnåelse - Omfang: kvm bygningsmasse og c a. 970 mål eiendom - Ressursbruk - Verktøy, renhold - Verktøy i bygningsdrift (FDV- system, IK - bygg ) - Forsvarlig vedlikehold (vises til Eiendomsforvaltningsutvalget NOU) - Vedlikeholdsetterslep i Lunner kommune - Tilstandsregistreringjennomføres hvert 4. år - Vedlikeholdsplan (presenteres KIME - komiteen) - F inansiering, vedlikeholdsfond - Risikovurderin ger - Budsjettering - Kommunikasjon /rapportering til politisk nivå - Eff ektivitet (vaktmestertjenesten) - Brukertilfredshet ( brukere av vaktmestertjenesten) - Utfordringer og evt. utviklingsarbeid (utnyttelse av støtteprogrammer Facilit og IK - bygg, kompleks tjen este, bygningsmasse har langt tidperspektiv) Leder for Eiendom og Infrastruktur, Rønnaug Egge Braastad, deltok under behandlingen av saken og supplerte presentasjonen. 4

5 1. Administrasjonens presentasjon av kommunens eiendomsforvaltning ta s til orientering. 2. Med bakgrunn i presentasjonen har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har god oversikt over tilstanden på bygningsmassen og at det foreligger et godt grunnlag for prioriteringer av vedlikehold mellom de ulike byggene. 3. Kontrollutva lget ønsker å se nærmere på rapporteringen til politisk nivå og kommunestyretstyringsinformasjon og beslutningsgrunnlag. S aken følges opp på neste møte der sekretær bes om å gjøre en enkel kartlegging av rapporteringen i et utvalg andre kommuner med hens yn til vedlikeholdsetterslep og samlet omfang av gjennomført vedlikehold. SAK NR. 10 /201 7 KONTROLLUTVALGETS RETT TIL Å VÆRE TIL STEDE PÅ GENERALFORSAMLINGER MV. Saken ble enstemmig satt på sakslista med bakgrunn i forslag fra utva lgsleder om å drøfte behovet for endring av rutiner for å sikre etterlevelse av kommunelovens 80 : 80. Innsyn og undersøkelser i selskaper Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på sel skapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Kontrollutvalget viser til kommunelovens 80 om retten til å være til stede i generalforsamlinger og representantskap, og ber sekretær om å utarbeide forsla g til rutiner for varsling av kontrollutvalget slik loven legger opp til. Roa, 8. februar Tor Ivar Grina U tvalgsleder RETT UTSKRIFT: Roa, 8. februar Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

6 N ESTE MØ TE Dato: ONSDAG 15. MARS 2017 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Oppfølging av «varsl ingssaken» - Presentasjon av Helsetilsynets rapport (KU- sak 23/16) Eiendomsforvaltning styringsinformasjon politisk nivå (KU- sak 09/17) Vurdering av forundersøkelser 2017 forvaltningsrevisjon (utsatt sak) Regnskapsrevisjon: Status for revisjon av kommuneregnskapet NOU 4:2016 Ny kommunelo v Saker til senere møter: Selskapskontroll: Rutiner for varsling av kontrollutvalget i forkant av møter i generalforsamlinger (AS) og representantskap (IKS) Implementering av elektronisk kvalitetssyste med fokus på risikovurderinger (KU- sak 24/16) Våren 2017: Resultater fra medarbeiderundersøkelse 2017 mv. (KU- sak 43/16) Våren 2017: Oppfølging av sykefraværsarbeidet og nærværsprosj ektet (KU- sak 44/16) Høsten 2017: Lunner Produkter AS oppfølging av KU - vedtak sak 52/16. Høsten 2017: Byggesak etterlevelse av PLB 25-1 (KU- sak 08/17) Tema til oppfølging etter Kontrollutvalgskonferansen 2017 (Sosial dumping, a nsattes y tringsfrihet, k orrupsjon og v arsling ) Bestilte oppdrag fra Innlandet Revisjon IKS : (ingen) Møteplan for 2017: Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Fredag kl (fellesmøte Gran, Lunner og Jevnaker) Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl Onsdag kl