Norad Tilbudsbefaring Norad

Transkript

1 Norad Tilbudsbefaring Norad

2 Agenda Innledende bemerkninger/kort om Norad Rammer/tidsrammer Norads nåværende lokaler/norads kommende lokaler Inventarlisten Norads kunst/lager Tildelingskriteriet løsningsforslag Spørsmål/referat 2

3 Innledende bemerkninger/kort om Norad Velkommen! Norad er direktoratet for utviklingssamarbeid Vi har ca. 235 ansatte, som alle jobber fra Ruseløkkveien 26. Dette er en tilbudsbefaring: en sjanse for å se begge Norads lokaler (gammelt og nytt), og stille spørsmål Tidsbruk i dag er usikker, vi begynner her, og avslutter i BA2 Det vil lages et møtereferat, inkl spm/svar. Spørsmål vil offentliggjøres for alle. Dette vil publiseres for alle interessenter som vedlegg til konkurransen på Doffin. Kom med spørsmål innspill når som helst under befaringen! 3

4 Rammer for konkurransen Konkurransen er lyst ut som en åpen anbudskonkurranse i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser En åpen anbudskonkurranse har ikke forhandlinger Anbudskonkurranser setter strenge krav: Viktig å besvare iht de krav vi har satt opp i konkurransegrunnlaget Mulighet for avvik/forbehold er svært begrenset, og kan føre til avvisning av tilbudet Men: Norad vil vurdere innspill/spørsmål i forhold til krav i konkurransegrunnlaget som er vanskelig å løse Husk fristene for spørsmål, innlevering og selve flyttingen! 4

5 Tidsrammer anskaffelse/flytting Befaring Referat fra befaring og oppdatert inventarliste kunngjøres Frist for spørsmål Frist for å levere inn tilbud kl.12:00 Oppstartsmøte og halvdagsseminar 15. mars tentativt Pakking av kunst Arkivflytting Biblioteksflytting Lagerflytting Hovedflytting, oppmontering av møbler i nye lokaler Overflaterengjøring etter endt flytting Fra 1. april til 15. april april tentativt april tentativt april tentativt 04. mai kl. 16: mai Innen utgang 08. mai Avhending/gjenbruk av møbler og inventar som ikke skal flyttes. Full tømming av Norads nåværende lokaler. Delvis mulig ila. hovedflyttingen, men senest innen utgang 10. mai 5

6 Norads nåværende lokaler Ruseløkkveien 26 Vi har ca kvm med cellekontorer, møterom og fagbibliotek. Disse består av hele etasje 6,7,8, samt møterom i 4. etasje. I tillegg har vi 3 kjellerareal fordelt på 3 underetasjer, totalt ca m2. Lokalene har tilgang til 6 heiser på 3 forskjellige steder, I tillegg til flere trappeløp. Tilgang til lagerarealer via parkeringshus (ikke store lastebiler) 6

7 Norads kommende lokaler Nye lokaler er i Bygdøy alle 2, lavblokka Vi får ca kvm, med cellekontorer, åpne plasser møterom og fagbibliotek. Lokalene fordeler seg på 7 etasjer med kontorlokaler Pluss 1 underetasje, U3, som blir nytt lager. 1 vareheis, 2 vanlige heiser adgang fra garasjeanlegg i U1 Vi befarer uferdige lokaler arbeid pågår frem til april/mai. Oversikt over nye lokaler deles med leverandør av flyttetjenester 7

8 U1 med inngang fra garasje og vareheis 8

9 U3 - lager 9

10 4. etasje 10

11 Inventarliste Oppdatert liste vil legges ut innen den Skal inkludere alt, vil ta høyde for videre kasting frem mot flytting. Mindre avvik mellom kategorier og i forhold til totalt omfang er mulig, opp til 10 %. Oppdatert liste vil evt. inneholde noen bilder på sentrale møbler/kategorier av hva som skal flyttes/kastes. Nye møbler leveres rett til nye lokaler, og vil allerede stå klare før hovedflytting Kasting: Flyttebyrået kan bringe inn samarbeidspartnere som ønsker å overta inventar før flytting, evt. (men vil forplikter oss ikke) kan enkelte ting tas med av disse før vi flytter. Trenger dere mer informasjon på inventarliste for å prise? 11

12 Lager/Bibliotek Todelt flytting for å redusere belasting for begge parter: Lager/Bibliotek skal flyttes før hovedflyttingen, fra 15. April. Lager består i hovedsak av papirarkiv/bøker Disse skal i hovedsak inn i 4 rullearkiv, hvorav 3 nye. Dere skal gjennomføre ned-pakking og opp-pakking av arkivmateriale i samarbeid med fagpersonell. Planlegging av dette kan starte umiddelbart etter tildeling av kontrakt Rullearkiver er ikke inkludert i det som skal flyttes 12

13 Norads kunst Norad kunstsamling er registrert og består av 390 kunstverk, eller 594 deler (deles ut til valgt leverandør) Derav er 146 kunstverk å anse som små (under 55x55 cm) Videre er 174 kunstverk av middels størrelse (fra cm) Tilslutt er 70 kunstverk innen kategorien stor (over 95 cm) Norad vurderer at ca 20 kunstverk må transporteres forsiktig 9 verk vurderes spesielt kostbare Vi ønsker at det priser at inntil 50 objekter flyttes med spesialtransport dvs. 21 mer enn vi kjenner til pr. nå. Resten pakkes med normal forsiktighet 13

14 Tildelingskriterium: Kommentarer til Løsningsforslag «Oppdragsgiver vil vurdere i hvor stor grad leverandørens løsningsforslag ivaretar oppdragsgivers behov, inkludert behovet for at flyttingen gjennomføres trygt, effektivt og med liten negativ innvirkning på det ordinære arbeidet hos Oppdragsgiver.» Viktig å få frem om at ingen i Norad er på jobb i hovedflytteperioden, dvs. fra 4.5. etter 1600 til 9.5. kl «Beskrivelse av bistand/egenarbeid fra Norads medarbeidere (kan ikke bryte med forpliktelsene definert i kravspesifikasjonen)» Norads medarbeidere vil, med unntak enkelte utvalgte personer, ikke jobbe med flytting/påta seg oppgaver relatert til flytting. Norads ansatte vil pakke eskene som beskrevet. Fagpersonell Arkiv/Bibliotek vil bidra innen sitt område. Prosjektorganiseringen og drift i Norad vil samarbeide om flyttingen, og evt. interiørarkitekt. «Løsningsforslaget skal inneholde maks. 5 sider, uten lenker til internettsider eller vedlegg av brosjyrer/annet reklamemateriell.» Vi kommer til å endre dette kravet til 8 sider, og fremhever at CV til prosjektleder er et vedlegg som ikke regnes med i sideantallet. 14

15 Rens og avhending Det er lagt inn at valgt leverandør skal rense stoler etter at de er flyttet til nye lokaler. Omfang stoler er usikkert, vil oppdateres Stolene skal renses med «rensemaskin» Nye lokaler skal også overflaterengjøres etter flytting «flyttestøv» og flytterelatert materiale/beskyttelse tas bort Husk å dokumentere bruk av underleverandør! Vi kan be om å få lønn og arbeidsvilkår dokumentert av leverandør. Avhending: Skal skje innen utgang av 10. mai. Vi ønsker å få til at møbler gjenbrukes. Vi betaler fastpris uansett om de gjenbrukes (og noen andre jobber), eller om dere avhender ved å kildesortere Vi krever ikke å få dokumentasjon på evt. partnere/underleverandører ang. avhending. 15

16 Avslutningsvis Dette er en konkurranse uten forhandling Viktig av å besvare iht de krav vi har i konkurransegrunnlaget Ikke mulig å avvike vesentlig fra kravene Ikke mulig å ta vesentlige forbehold fra vilkårene Gi deres beste anbud ved tilbudsfrist Still spørsmål frem til fristen 18. februar Innen samme frist: kom gjerne med innspill på forhold i konkurransegrunnlaget som ikke lar seg løse. Norad vil vurdere disse. Det vil lages et møtereferat, inkl spm/svar. Dette vil publiseres som vedlegg til konkurransen på Doffin. Om dere synes noe mangler i referatet: kommenter det/still spørsmål, så reviderer vi evt. referatet etter en vurdering. 16

17 Spørsmål..? 17