Prosjektnamn: TEKSTARKIV FOR MEDIA som tiltak i strategi for PR, informasjon og mediakontakt

Transkript

1 Prosjektnamn: TEKSTARKIV FOR MEDIA som tiltak i strategi for PR, informasjon og mediakontakt Prosjektansvarleg: Ole Warberg, Bergen Reiselivslag, Slottsgaten 1, 5835 Bergen, epost ole@visitbergen.com, telefon / Prosjektleiar: Tobby Sander Tomassen, Bergen Reiselivslag, Slottsgaten 1, 5835 Bergen, epost tobby@visitbergen.com, tele / Start: 1. mai 2005 Slutt: 31. desember Bakgrunn og grunngjeving for prosjektideen Bergen har en status som kultur- og opplevelsesby. Denne statusen er etablert gjennom mange ulike historiske elementer, knyttet både til natur, historie, arkitektur, kunst, kultur og underholdning. Forskning viser at byer som har hatt fremgang har lykkes med å utvikle en egen identitet hvor det bygges videre fra en felles plattform for næringsutvikling. For Bergen er denne felles identiteten, kjerneverdien, beskrevet som Kulturbyen i valget for å beskrive Bergens selgende profil med ett ord. Kultur er en positiv og sterk kraft for byen. Bergen har en meget god posisjon som kulturell arrangørby. Kultur engasjerer bergensere. Alle nivåer av samfunnslivet, privat og offentlig sektor, frivillige og profesjonelle organisasjoner, enkeltpersoner og grupper bidrar til store og små kulturelle løft gjennom hele året hvert år. Kultur vil derfor spille en sentral rolle i vår felles fremtid. Det er et mål at vår felles plattform skal virke samlende internt og være et grunnlag for å utvikle helheten, nemlig byen og dens mangfold. Byens profil skal derfor også bygges på følgende verdier: Tradisjon og særpreg Åpenhet og gjestfrihet Samarbeide og samspill Bergens profilering er sterkt avhengig av regionen, fylket og fjordene som område. Statusen som Gateway to the Fjords viser at byen er like avhengig av regionen og fjordene som regionen er av Bergen. Det legges ned mye ressurser både i tid og penger til markedsføring og profilering av Bergen og Hordaland på et regionalt, nasjonalt og internasjonalt plan innen reiseliv, fiskeri, maritim sektor, kultur, etc.. Enkelte aktører har profesjonalisert markedsføring og profilering gjennom produksjon av materiell til gjenbruk, mens andre igjen utarbeider materiell til en spesifikk situasjon og når behovet melder seg. Hordalands reiseliv og næringsliv møter kunder og forretningsforbindelser i ulike sammenhenger. Det er et mål å oppnå synergier mellom næringsaktører i flere bransjer når man selv eller sammen med andre markedsfører både sin egen virksomhet og byen som helhet. Ved begrensede midler er det enda mer virkningsfullt å være entydig i vår kommunikasjon med markedet. Ved at ulike næringsgrener finner flest mulig fellesnevnere, vil gavne oss alle. Denne søknad om økonomisk tilskudd har til hensikt å utøve aktiviteter som styrker Hordalands merkevareverdi og gir økt lønnsomhet for næringsaktørene.

2 Det har vært arbeidet i flere år med å fullføre en verktøykasse som inneholder ulike elementer som benyttes i profileringa. For Bergen per 2005 gjenstår 2 tiltak for å ferdiggjøre verktøykassen. Målet med instrumentene i verktøykassen er at de skal: De skal gi et profesjonelt uttrykk De skal være enkel, lett å lære og fristende å bruke De skal også inneholde mange muligheter for brukerne De skal være tilrettelagt for mange ulike brukere på forskjellig nivå i organisasjonen De skal være holdbar over tid ved å være tilrettelagt for systematisk oppdatering VERKTØYKASSEN Elementer i verktøykassen for en god profilering av Hordaland og Bergen er som følger: Salgs- og promoteringsbrosjyrer Vertskap Personell Internett PR, display og messemateriell Levende film / filmsnuttarkiv Tekstarkiv Billedmatr. internett og Foto CD Presentasjonsprogram a. Salgs- og promote ringsbrosjyre r I dag er det utarbeidet en rekke brosjyrer på ulike språk som presenterer fylket innen de ulike fagområdene. Dette er i dag relativt godt dekket. b. Vertskap Vi har i dag en rekke gode element er som inngår i denne delen, blant annet; Informasjons folder Guest of Honour Guiding / språk Finne location Møter og veiledning Visningslokaler Koordinering Overnatting Transport Transfer Bespisning Profilmateriell c. Personell Medarbeidere i de ulike sammenhenger er som oftest velkvalifisert, serviceinnstilt og språkmektig. d. Internett gjennomført Alle aktører er nå aktive på internett. Bergen Reiselivslag har laget egne bransjesider for media. Likeså har Fjord Norge gjort det. Fellesprosjektet innen BIT Reiseliv er meget positivt for å bringe produktene nærmere kundene. e. PR, display og messemateriell gjennomført, men utvikle s Fjord Norge har laget en rekke elementer som er fellesnevner for fjordene. For Bergen er det i Bergensprofilen laget en rekke displayer og bannere som brukes i kundearrangementer. Disse er også tilgjengelig for andre og brukes i stor grad av andre næringsaktører. Eksempelvis laget Fiskeriforum Vest til fiskerimessen i Trondheim i 2003 en egen messestand med elementer fra Bergensprofilen som også sikkert kan benyttes i andre sammenhenger for andre aktører. Likeså laget Hordaland Olje og Gass en lignende presentasjon for hele fylket på oljemessen i Stavanger i I dette avsnitt inngår også salgs- og profileringsbrosjyrer, posters og ulike lisensprodukter innen bekledning, reiseeffekter, m.m. f. Levende film filmsnuttarkiv 2005, se neste søknad Per i dag har Fjord Norge laget en presentasjonsdvd for alle fylkene. Bergen har også laget en egen med ulike versjoner på dvd som også inkluderer bilder fra fjord og by samt en musikkcd. Det er også til salgs ulike andre kommersielle videoer hvor Hordaland også inngår. I en fremtidig verktøykasse er det meget påtrengende å skaffe et filmsnuttarkiv, Med dette menes filmbolker fra ulike sit uasjoner / locat ions i Hordaland og Bergen med bilder ut en lyd og t ekst som støtte til besøkende T V- og filmteam.

3 g. Te k starki v 2005, denne søknad se pkt. 4 For å bearbeide media med gode ideer og vinklinger til redaksjonelle tema, er det behov for å utarbeide en håndbok for journalister. Håndboken kan inneholde alt fra mindre ideer til ferdigskrevne artikler på ulike språk. Arkivet egner seg også meget godt på internett. Se ytterligere beskrivelse i punkt 4. h. Billedarkiv på internett samt Foto-CD - gjennomført Denne tjenesten er nå fullkomment tilgjengelig på nettsider til både Fjord Norge, Reisemål Hardangerfjord, Innovasjon Norge og Bergen. i. Presentasjonsprogram - gjennomført Elementer til bruk i en presentasjon kan være billedarkiv, utkast tekster, lysark, musikk, ferdige presentasjoner, salgs- og profilmateriell og internett. Det største i en slik sammenheng har vært å lage produsere en 5-7 minutters multimedia DVD med still-bilder, filmsnutter, musikk, contentum og informasjon integrert. Fjord Norge har nå laget en for alle fylkene. Bergen har også produsert en som inkludere flere filmer, bilder og musikk 1. Hovudmålsettingar (effektmål og produktmål) Overordnet målsetting: Forsterke og utvikle profileringsverktøy som kan profilere Hordaland og Bergen ut fra en felles plattform og mal. Malen skal ha relasjon til det merkevarearbeide som både Fjord Norge AS og Innovasjon Norge står for. Tiltakene skal skape, gjennom et strategisk samarbeide, et effektivt, slitesterkt og rimelig verktøy hvor aktører i næringsliv, kulturlivet og offentlig sektor kan presentere både Hordaland og Bergen og sin egen virksomhet på en enhetlig, moderne og riktig måte. Ved å t ilret telegg for media vil vi oppleve at media i sine report asjer dekker våre produkt er på en bedre, bredere og mer prioritert måte i forhold til andre destinasjoner. Når et mediateam produserer for et oppdrag om Norge, er det et mål at billedvalg, emner og tekster er fra vår region. Målgrupper Målgruppen til brukere av verktøykassen vil være personer og grupperinger som skal profilere og markedsføre sin virksomhet under en felles mal. Brukerne vil være personer i offentlig sektor, private næringsliv, kulturlivet og organisasjonslivet. Disse brukerne vil med verktøykassen henvende seg nasjonalt og internasjonalt til blant annet; Presse og media Forretningsforbindelser Distributører Turoperatører og reisebyråer Møte- og kongressaktører Kundegrupper på visningsturer Kundegrupper på messer, workshops, seminarer, kundearrangementer og kulturelle arrangementer 3. Aktivitetar i prosjektet Tiltaket er en del av Strategisk Reiselivsplan for Bergen , tiltak 1.4; Forsterke og utvikle profileringen av Bergen. For et tekstarkiv er det naturlig at hele Hordaland knyttes sammen. Det er viktig at private og offentlige brukere kan fremstå samlet, entydig og styrket i profileringen. Elementer som inngår i en slik verktøykasse er: Sal gs- og promoteringsbrosjyrer Internett Te k starki v denne søknad Ivaretakelse av vertskapsoppgaver ved besøk til byen PR, display og messemateriell Billedmateriell på Internett og foto-cd

4 Kompetent personell Filmsnuttarkiv se annen søknad Presentasjonsprogram for Bergen TEKS TARKIV FO R MEDIA besøkende til Hordaland og Bergen Ved visningst urer for kunder og mot besøkende mediabedrifter er det avgjørende at man blir mottatt og bearbeidet på en god og profesjonell måte. Eksempelvis har vi særdeles gode erfaringer med journalister som er fornøyd med visningsturen, vår koordinering og lokale tilstedeværelse, fotomateriell de mottar, guiding, transport, bespisning, m.m., helt klart preferer Hordaland og Bergen i sin redaksjonelle omtale i aviser, magasiner, radio og T V. Bergen Reiselivslag alene sammen med partnere i reiselivet bruker ca. 3 millioner kroner årlig på disse vertskapsoppgavene. Andre reiselivsdestinasjoner i fylket bruker tilsvarende midler. For å bearbeide media med gode ideer og vinklinger til redaksjonelle tema, er det behov for å utarbeide en håndbok for journalister. Håndboken skal inneholde alt fra mindre ideer til ferdigskrevne artikler på ulike språk om temaer som er relevante for presentasjoner av reiselivsopplvelser. Tilknyttede artikler som kultur, mat, fiskeri, olje og gass, utdanning, etc er også meget relevant. Artikkelen skal også ha henvisninger til bedrifter, institusjoner og kontaktpersoner som er relevante. Artiklene må være på både norsk og engelsk. Arkivet egner seg meget godt på internett og kan legges ut på sider til de aktører som har relevans i denne sammenheng. Tekstarkivet bør i første omgang inneholde minst artikler. 4. Ti ds- og ressursplanar Hovudaktivitet Tidsplan (mnd.) Sum Personressurs Styringsgruppe x x 2 mnd 3-5 personer Produksjon x x x x 4 mnd 1 person Sum månadsverk Milestolpe x Beslutingspunkt x x 5. Organisering rapportering En mindre gruppe av aktører fra reiseliv, kultur og næringsliv inviteres til å delta i en styringsgruppe som skal utarbeide ulike tema til artikler som skal presenteres i tiltaket. Det engasjeres en ekstern person, fortrinnsvis med journalistisk bakgrunn som skal produsere ønsket materiale. Artiklene vil være en kombinasjon av å sy sammen og presentere eksisterende informasjon i en riktig mal til å produsere egne artikler om de rette emner.

5 6. Budsjett og finansiering Budsjett Finansieringsplan Art: NOK Kjelde: NOK Administrasjon Bergen Reiselivslag Arbeidskraft eksternt Egeninnsats styringsgruppe Egeninnsats styringsgruppe Bergen kommune næringsfond Klargjøring for internett Hord. Fylkeskommune RUP Produksjon av malark for trykket versjon (enkel) Merverdiavgift for noen av postene SUM SUM Kritiske suksessfaktorar Manglende finansiering Dato:... Prosjektansvarleg... (Signatur)