Etablering av interkommunal IKT-teneste i Romsdal. Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet Kommunestyret

Transkript

1 VESTNES KOMMUNE Saksframlegg Arkiv: 060 Arkivsaksnr.: 2008/1634 Saksbehandlar: Tone Roaldsnes Dato: Etablering av interkommunal IKT-teneste i Romsdal Utval Møtedato Utvalssak Formannskapet Kommunestyret Administrasjonssjefen si innstilling 1. Vestnes kommunestyre godkjenner forslaget til vedtekter for ROR IKT og blir med dette medlem i det forpliktande langsiktige og strategiske IKT-samarbeidet i Romsdal med ikrafttreding frå 1. januar Vestnes kommunestyre godkjenner ein samla etableringskostnad for IKT-samarbeidet på 10 mill. kroner der Vestnes kommune sin del utgjer 14,6%; 1, 623 mill. kroner. Dette vil bli lagt inn i kommunen sitt investeringsbudsjett for Vestnes kommunestyre godkjenner årlege driftsbudsjett som vist i saka, med driftsramme for 2014 med totalt 30 mill kroner, der Vestnes kommune sin del utgjer 4,869 mill kroner. Dette vil blir lagt inn i kommunen sitt driftsbudsjett for SAKSUTGREIING: Bakgrunn: Hausten 2006 gav Romsdal Regionråd (ROR) mandat for oppretting av eit IKT samarbeid mellom kommunane Aukra, Midsund, Molde, Rauma og Vestnes (ROR-IKT). Det vart oppretta ei prosjektgruppe med representantar for alle ROR IKT kommunane, hovudsakleg IKT- og økonomisjefar. Frå Vestnes deltok IKT-ansvarleg Rune Rekdal og leiar for servicekontoret Reidun Bjølverud. I eit ROR medlemsmøte datert 8. januar 2008 vart strategiplanen for ROR IKT samarbeidet vedteke. Deretter vart strategiplanen vedteken i kommunestyra i den einskilde ROR IKT kommune. Vestnes kommunestyre vedtok planen den 29.mai 2008 i sak 54/08. Samstundes vart det oppretta ei eiga styringsgruppe med deltaking av to rådmenn og to IKT sjefar. Frå Vestnes deltok adm.sjef Tone Roaldsnes i styringsgruppa. Dei viktigaste sakene har til no omfatta:

2 Etablering og oppfølging av felles bruksrettsavtale for økonomi- og personalsystem. Her deltek i tillegg Nesset og Nordmørskommunane Gjemnes og Surnadal. Avtalen vart underteikna i 2008, og det er gjennomført fleire møte mellom økonomi- og rekneskapsansvarlege i kommunane og programvareleverandøren Visma. Oppretting av arbeidsnettverk for IKT sjefane: Nettverket har som hovudarbeidsområde drift av IKT, kompetanse- og innkjøpssamarbeid, standardisering av IKT løysingar, samt andre effektiviseringstiltak. Etablering av felles rammeavtale for innkjøp av PC og tilhøyrande utstyr. Avtalen vart underteikna i september Etablering av felles breibandsavtale, knyt ROR-IKT kommunane saman med breibandsforbindelse frå og med vinteren Vedtak om felles etablering av breiband mellom kommunane vart vedteke av Vestnes kommunestyre den 16.desember 2010 i sak 103/10. Føreliggande sak handlar om å kome i gang og få det formelle på plass for eit interkommunalt IKT samarbeid i ROR. Sidan dette er eit samarbeid basert på 27 i kommunelova (komml.) må ein del forhold formelt vedtakast av kommunestyret: vedtekter for eit formelt IKT-samarbeid i ROR overordna plan for samarbeidet økonomiske rammer for etableringa Kvifor interkommunal IKT-samarbeid? IKT i offentleg forvaltning blir meir og meir krevjande, noko regjeringa sitt digitaliseringsprogram "På nett med innbyggerne" er eit godt døme på. Denne meldinga vil krevje mykje digitalisering og er krevjande å få på plass. Sjå vedlegg 1 KS sitt KOMMIT program (Program for IKT-samordning i kommunesektoren) er eit anna døme, der KS ønskjer å samordne kommunane med bakgrunn i at kvar einskild kommune ikkje greier å løyse IKT-utfordringane åleine i åra framover. Sjå vedlegg 2 brev til kommunane pr mai 2013 Det finst allereie mange interkommunale samarbeid i Romsdal. Nivi rapporten poengterte dette. Dei fleste samarbeid for Vestnes sin del går mot kommunane i Romsdal. Dei tenestekrava som kommunane blir stilt overfor på dei fleste område gjer at kvar enkelt kommune ikkje vil greie å handtere det åleine. Skal vi greie å koordinere dette må IKT systema henge samen. På toppen kjem alle daglege utfordringar som krev stabile og oppdaterte IKT system. Her kan nemnast endringar i fagsystem som krev nyare versjonar og klientprogram, den nye generasjonen kommunalt tilsette som er «fødd med pc mellom hendene» og ikkje minst kostnaden med å halde alt vedlike og oppdatert. Berre Vestnes kommune åleine har ca 60 ulike serverar og meir enn 800 PCar. Stordriftsfordelar ved innkjøp, driftssikkerheit, kapasitet og service er av gevinstpotensiala som kjem kommunane til gode. Spesielt vil mindre kommunar ha nytte av interkommunalt samarbeid på området. Dette vil gjere oss betre i stand til å møte krava frå regjering og publikum for ei moderne offentleg forvaltning. Det vil bli lettare å realisere til dømes digital signatur og velferdsteknologi. Organisering av samarbeidet Rapporten «Fundamentet for IKT samarbeidet mellom Aukra, Midsund, Molde, Rauma og Vestnes» konkluderer med ein samarbeidsmodell etter komml. 27. Utfordringa med eit reint 27 samarbeid er arbeidsgjevarforholdet til dei tilsette i samarbeidet. Her gir komml. 28 mykje klarare retningslinjer. Det finst fleire etablerte 27 samarbeid på IKT i kommune-norge. IKTansvarlege i ROR-kommunane har gjennomført besøk hos Drammensregionen IKT (D-IKT) og

3 Hedmarken IKT. Begge dei to IKT samarbeida har ei todelt organisering som har vist seg å fungere godt i praksis. Sjå vedlegg 3 Lovheimel i kommunelova 27 og 28 Difor tilrår både rådmenn og IKT-tilsette same organisasjonsmodell for ROR-IKT. ROR-IKT blir organisert etter kommunelova 27 (interkommunalt samarbeid): o Eige styre samansett av administrasjonssjef/rådmennene, alle har 1 stemme o Bestillarar frå kvar kommune har eige samarbeid (AU) Personellet blir av praktiske omsyn organisert etter 28 med Molde kommune som vertskommune I praksis betyr det at i det daglige virke og avgjerdsmodellar er det 27 modellen som er gjeldande. Etter kommunelova må samarbeid etter 27 ha vedtekter for samarbeidet. Sjå vedlegg 4 framlegg til vedtekter Vedtektene: Det blir oppretta eit styre som er samansett av administrasjonssjef/rådmenn. Styret legg føringar for det daglege arbeidet og strategiske val i samarbeidet. Som rådgjevarar har styret daglig leiar for samarbeidet og eit arbeidsutval samansett av kommunalt tilsette med IKT bestillar kompetanse. Budsjett og strategiar blir framlagt for kommunestyre for likelydande vedtak i alle samarbeidskommunane. Det blir tilsett ein dagleg leiar som får ei budsjettramme frå styret. Denne er vedteken av dei enkelte kommunestyra etter ein fastsett delingsnøkkel. Dagleg leiar skal leie samarbeidet etter dei strategiar og vedtak gjort i kommunane og ulike samarbeidsfora. Molde kommune som vertskommune sørger for at alle er tilsette under èin organisasjon. Dette gjer lønns og personalpolitikk lik for alle tilsette. IKT tilsette i Rauma, Vestnes, Aukra og Midsund blir overført til Molde kommune ved verksemdoverdraging, jfr. Arbeidsmiljølova kap. 16. Dette føreset god dialog med dei tilsette, samt at dei tilsette har reservasjonsrett etter kap Det har blitt halde informasjonsmøte for tilsette og tillitsvalte, og tilsette har i prosessen hatt stor innverknad på val av organisasjonsmodell. Då det er lange avstandar mellom kommunane i vår region og for å lette overgangen til ny organisasjon blir det tilrådd at tilsette i Rauma, Vestnes, Aukra og Midsund kan ha oppmøtestad i si kommune. Vi rår til at samarbeidet vert lokalisert i Molde. ROR består av fleire kommunar enn det IKT samarbeidet som no blir oppretta. Fræna, Eide og Nesset er i dag tilknytt Orkidè IKT og har eit tett samarbeid med kommunane på Nordmøre. ROR-IKT kommunane har i dag allereie god dialog med Orkidè IKT og det er ønskeleg å sjå på mulige samarbeidsområde når IKT samarbeidet i Romsdal blir operativt. IKT samarbeidet i ROR ønskjer å halde tett dialog med Fræna, Eide og Nesset, og invitere dei tre ROR kommunane til å være med på dialog og samarbeid framover. Plan for innhaldet i samarbeidet All erfaring frå andre samarbeid tilseier at skal du få nokon vesentleg gevinst av å samarbeide, må det gjerast fullt ut. Det betyr i at det må etablerast ein felles infrastruktur (samband) mellom kommunane, det må byggast opp ein felles driftssentral (servarrom) og dagens 5 servarrom må leggast ned. Dette vil gi gevinstar i form at vi no kan drifte èin servarpark i staden for 5. Ved å bygge ein felles IKT organisasjon gir det eigarkommunane andre gevinstar også i form at det kan byggast opp ein felles profesjonell brukarstøtte med inne- og utegåande personell. Det kan byggast opp ei profesjonell prosjekt og utviklingsavdeling til å hjelpe alle eigarkommunane med å planlegge og effektivisere IKT systema. Ved å samordne og gjere innkjøp saman vil dette også gi gevinstar i prisar og ikkje minst ved å få felles fagsystem og fagmiljø på tvers av kommunegrensene. Det sistnemnte må gå over litt tid for å få dei store effektiviseringsgevinstar

4 og ikkje minst gjere kommunane mindre sårbare for sjukdom, ferietid og andre hendingar. For å få til dette må fagmiljøa i kommunane vere villige til å jobbe saman for styrke miljøa på tvers av kommunegrensene. Hovudfokuset dei neste to til tre åra vil vere å bygge opp fellespunktet for å optimalisere drifta og profesjonalisere IKT organisasjonen. Dette må til for at kommunane skal få noko gevinst tilbake i det lange løp. Parallelt byrjar vi arbeidet med å gå igjennom og rasjonalisere og konsolidere talet på IKT system samstundes som vi får i gang faggruppene og byrjar å bytte ut dei første fagsystema. Resultatet etter nokre år vil vere reduksjon i talet på servarrom og ein IKT organisasjon som driftar billigare enn det kvar kommune greier åleine og er robust og klar til å møte utfordringane som kommunane får i åra som kjem. Det vil ta litt tid å bygge opp og vi kan ikkje forvente å hente ut dei store gevinstane dei første åra. Først etter eit par år, føresett at IKT organisasjonen har fått dei ressursane som trengst for å kunne bygge opp både dei tekniske systema og organisasjonen. Lønnsemd og kvalitet blir bygt opp over tid og det er ikkje over IT budsjetta vi kan hauste dei store økonomiske gevinstane. Dei må hentast ut i organisasjonen/tenesteytinga der IKT er eitt av fleire verkemiddel. Økonomi Det finst mange modellar for å berekne fordelingsnøkkelen til eit samarbeid. Den mest vanlege er ei fordeling basert på fast innskott og etter folketal. Tilrådinga er å starte med ein 30/70 modell, der 30% er fastleddet og 70% etter innbyggartal. Denne modellen skal evaluerast fortløpande og etterkvart erstattast av ein meir avansert finansieringsmodell. Eigarbrøk blir etter folketal og vil bli justert kvart år, per i dag ser den slik ut (Oppdaterte folketal frå SSB per ): Kommune Folketal Eigardel Molde ,2 Rauma ,4 Vestnes ,6 Aukra ,4 Midsund ,4 For Vestnes kommune sin del har forholdet mellom fastledd og fordeling ut frå innbyggartal ikkje stor betydning. Fordelinga har mest å seie for minste og største kommune. Det kostar å få etablert eit nytt datasenter der kvalitet og sikkerheit blir ivareteke. I tillegg må dagens løysingar haldast i drift samtidig som det blir bygt opp ei ny fellesløysing. Det vert søkt å halde investeringskostnadene på eit nøkternt nivå og det vil vere fokus på sikker og stabil drift. Å berekne investeringskostnader er vanskeleg, men tala som ligg til grunn her er basert på erfaringstal frå andre tilsvarande samarbeid. Berekna investeringskostnad vil være 10 mill. kroner. Fordelt på kommunestorleik og eigarskapsmodell vil det bli fordelt slik: Kommune Folketal Investeringssum Molde kr Rauma 7421 kr Vestnes 6626 kr Aukra 3339 kr Midsund 2010 kr Driftstal er også berekna utifrå erfaringstal frå andre samarbeid. I desse tala ligg det ofte også fordeling av fellesprogramvare og tenester. Per i dag varierer det frå kommune til kommune kva IKT betaler av felles programvare. Det må takast høgde for å ivareta dagens kostnader og

5 samtidig jobbe mot målet som er at all fellesprogramvare blir fordelt over IKT budsjettet. Per i dag er førebels driftsbudsjett berekna til 30 mill. kroner som er omlag lik dagens sentrale, synlige IKT kostnader i kommunane til saman. Fordelt per innbyggar blir dette ca. 661 kr per innbyggar som er på same nivå som andre etablerte IKT-samarbeid. Desse midlane vil bli brukt til å dekke felles utgifter for samarbeidet og vil ikkje dekkje lokale kostnader på for eksempel pc-ar og periferiutstyr til kommunane. Midlane er kommunane sine og evt. overskott mot slutten av året vil bli tilbakeført til kommunane etter same nøkkelfordeling. Tala for 2014 budsjettet vil då bli fordelt slik: Kommune Folketal Driftssum Molde kr Rauma 7421 kr Vestnes 6626 kr Aukra 3339 kr Midsund 2010 kr Gevinstpotensialet er stort ved å stå saman. Presset på IKT og IKT relaterte system kjem til å auke i åra som kjem og det vil koste dyrt å stå åleine. Ved å gå saman vil ein felles IKT organisasjon redusere litt av presset og redusere kostnadene som kjem, m.a ved å redusere servardriftskostnadene frå fem servarrom til eitt. Prosjekt kan bli samkøyrt og dermed gjere jobben èin gong i staden for fem. Dess fleire felles system som blir samkøyrt dess større er gevinstpotensialet. All erfaring tilseier også at ein felles IKT organisasjon kan legge større press på leverandørane enn når kvar kommune står åleine. Dermed kan vi oppnå betre prisar på fagsystem og rammeavtalar. Andre gevinstar vil kome i form av betre kvalitet til dei tenesteproduserande driftseiningane, meir stabile grunnsystem og hjelp til å jobbe smartare og gjennomføre god kvalitet på innføring og opplæring. Ein sterk IKT organisasjon kan aktivt hjelpe sine eigarar til å bruke IKT som eit middel til å ta ut sårt trengte gevinstar i tenesteproduksjonen og samstundes auke kvaliteten på produksjonen. Administrasjonssjefen si vurdering: Det blir stilt stadig større krav til kommunane si tenesteyting. Regjeringa har ein offensiv strategi for fornying og utvikling av dei digitale tenestene som ein føresetnad for all tenesteyting. KS samarbeider med staten på nasjonalt plan, og tilrår i svært sterk grad kommunane til interkommunale løysingar og samarbeid. Kravet til elektroniske løysingar, meir avansert programvare og tilgjenge heile døgnet for innbyggarane har blitt langt større berre dei siste få åra. Samstundes vert krava til sikre løysingar og personvern også aukande. For ei kommune på Vestnes sin storleik vil dette på sikt vere uråd å løyse med den bemanninga vi har i dag. Vi opplever stadig nye reformer med nye krav. Sist no er samhandlingsreforma der vi må inn i større system med samhandling på tvers av forvaltningsnivåa. Det er nok også ein realitet at det ikkje hadde vore nok å doble talet på tilsette innan IKT i Vestnes (frå to til fire). Avdelinga ville uansett vere for sårbar for sjukdom og utskifting av personell. Innan dette feltet er også dei tilsette samde i denne situasjonsbeskrivinga. Dei har vore med og utvikla det interkommunale samarbeidet til det det er i dag, og den retninga som er utmeisla framover. Dei har fått vore med og tilrådd den organisatoriske løysinga som no er valt. Kostnadene det første driftsåret er om lag på same nivå som kostnaden er pr i dag. Grunnen til at Vestnes har gått inn i samarbeid mot Romsdal er at det er i denne retninga det meste at vårt faglege interkommunale samarbeid går (Jf NIVI sin rapport). IKT vil kunne styrke dette faglege samarbeidet framover, og vi vil kunne utvikle oss i lag med våre naboar. Vi vil

6 kunne gjennomføre felles fagleg utvikling, felles innkjøp og felles opplæring. Våre tilsette innan IKT vil også i større grad kunne spesialisere seg i eit større fagmiljø. Når det gjeld tilråding til organisatorisk løysing med kombinasjon av 27 og 28 etter kommunelova, meiner vi også at lokaldemokratiske omsyn vert tekne. Kommunestyret vil få langt større innflytelse på utviklinga enn ein ville fått gjennom organisering gjennom AS eller IKS. Særutskrift til: ROR IKT v/sven Thore Prytz Vedlegg: 1 Informasjon frå dept - "På nett med innbyggerne" 2 Brev frå KS vedk KommIT 3 Aktuelle paragrafar frå kommunelova ( 27 og 28) 4 Framlegg til vedtekter