PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE 2011 I TRONDHEIM GOLFKLUBB MANDAG 28. FEBRUAR 2011 KL

Transkript

1 PROTOKOLL FRA ÅRSMØTE 2011 I TRONDHEIM GOLFKLUBB MANDAG 28. FEBRUAR 2011 KL Sted: Hotell Britannia 1. Godkjenne de stemmeberettigede. Det var til sammen 28 medlemmer med stemmerett til stede, hvorav 1 ansatte med stemmerett. Vedtak: De stemmeberettigede ble enstemmig godkjent. 2. Godkjenne innkalling, saksliste og forretningsorden Godkjenning av innkalling. Innkallingen til møtet var utført i henhold til 10 i Lov for TGK og sakspapirene var tilgjengelig for medlemmene en uke før årsmøtet. Vedtak: Innkallingen ble enstemmig godkjent Godkjenning av sakslisten. Vedtak: Sakslisten ble enstemmig godkjent. 2.3 Godkjenning av forretningsorden. Vedtak: Forretningsorden ble enstemmig godkjent. 3. Valg av dirigent, sekretær og 2 representanter til å undertegne protokollen. Britt Mellegaard ble valgt til dirigent. Kjartan Floer ble valgt til sekretær. Vegard Aune og Kirsti Jaråker ble valgt til å undertegne protokollen 4. Styrets beretning med komitérapporter for Styrets beretning og komitérapporter ble gjennomgått punkt for punkt. - Under medlemsforhold ble det overrekt diplom til Asbjørn Pettersen som bevis på at han var blitt utnevnt til æresmedlem. - Under turneringer skulle alle klubbmesterne tildeles sin premie, men ingen var tilstede. - Under rapport fra seniorkomiteen leste leder av komiteen opp innstillingen bak utdelingen av juniorstipendet til Victoria Reinfjell Franzen og Sigurd Aune. Vedtak: Styrets beretning og komitérapporter ble enstemmig godkjent.

2 5. Regnskap for 2010 med revisjonsberetning og kontrollkomiteens beretning. Regnskapet ble presentert, dirigenten refererte revisjonsberetningen og kontrollkomiteens beretning. Det ble poengtert at det på posten, driving range, turneringer, GK, ikke var samsvar mellom tallet under budsjett 2010 i resultatregnskapet og budsjett 2010 under note 1. Det var tallet under resultatregnskapet som var det riktige. Vedtak: Regnskapet ble enstemmig godkjent. 6. Innkomne forslag. Sak 6.1 Forslag fra styret: Utvidet samarbeid med golfsenteret. Styret i Trondheim Golfklubb er opptatt av at klubben skal ha en sterk og sunn økonomi. For å styrke klubbens økonomi ser styret et behov for å øke aktivitetene og servicegraden på Sommersetra. For å oppnå dette er det behov for å styrke/utvide klubbens organisasjon, dette kan gjøres gjennom å utvide egen organisasjon eller ved å inngå et samarbeid med andre. Asbjørn Pettersen har informert administrasjonen om at sesongen 2010 ble hans siste i startboden, dette er også med på å forsterke behovet for å finne andre løsninger for, i første omgang, opprettholde servicegraden. Styret i Trondheim Golfklubb har konkludert med at det beste for Trondheim Golfklubb vil være å inngå et utvidet samarbeid med Trondheim Golfsenter (TGS). TGS er en aktør som fra før kjenner godt til forholdene på sommersetra og golfmiljøet generelt i midt Norge. Styret og TGS har fremforhandlet en avtale som i hovedtrekk innebærer: TGS skal drifte proshop og kafé. Som et ledd i å opprettholde/øke servicegraden, til nye og gamle medlemmer, utvides åpningstiden slik at den totale åpningstiden blir på ca 70 timer i uken. Dette fører til at klubbhuset inkl proshop og kafé blir åpent fra kl mandag torsdag og på helg vil åpningstiden være mellom kl Åpningstiden er ikke fastsatt. TGS skal ha ansvaret for alt rundt turneringer, de skal drifte driving rangen (inntektene tilfaller TGK), selge samarbeidsavtaler og gjennomføre sponsoraktiviteter. TGS sine ansatte skal i sommerhalvåret ha Sommerseter som arbeidsplass og disse skal jobbe aktivt sammen med TGK for å oppnå ønsket resultat. I vinterhalvåret skal dette samarbeidet gjennomføres på golfsenteret. Trondheim golfklubb skal betale TGS et fastbeløp på kr ,- for dette utvidede samarbeidet, slik at det totale beløpet for kjøp av tjenester og driftsstøtte, til proshop og kafé, blir kr ,- i I tillegg så er det avtalt en provisjonsavtale på inntekter overskytende klubbens inntektsbudsjett vedtatt på siste årsmøte. Avtalen forventes å gi TGK en betydelig økning av inntekter fra sponsor og greenfee. Samtidig som den legger et godt grunnlag betydelig økt medlemsservice og styrker miljøet på golfbanen. Forslag til vedtak: Trondheim Golfklubb inngår et utvidet samarbeid med Trondheim Golfsenter. Vedtak: Forslaget ble enstemmig vedtatt.

3 7. Handlingsplan. TRONDHEIM GOLFKLUBB Handlingsplanen ble gjennomgått. Styret ble oppfordret til å notere seg muntlige forslag og innspill til tiltak fra årsmøtet. Det ble kommentert at det ikke holder å si at det skal gjennomføres tiltak, det må fremkomme hvilke konkrete tiltak som skal gjennomføres. Vedtak: Styrets forslag til Handlingsplan for 2011 ble enstemmig vedtatt. Handlingsplanen er vedlagt protokollen. 8. Kontingenter. Styret foreslo følgende kontingenter for 2011: Medlemskategori Kontingent 2011 Medlems avgift senior Pensjonister redusert spillerett Pensjonister uten spillerett Medlems avgift ungdom (19-21 år) Medlems avgift junior (13-18 år) Medlems avgift barn (0-12 år) Studenter Redusert avgift For kategorien pensjonister redusert spillerett gjelder: kan ikke spille etter klokken hverdager og ikke i helger. Definisjonen på pensjonist er at man har fylt 67 år. Pensjonist uten spillerett må betale greenfee for å kunne spille på banen. Studenter skal, med mindre de har betalt innmeldingsavgift, melde seg inn på nytt vært år og må forevise gyldig studentbevis/semesteravgift før grønt-/hcp kort utleveres. Ved spesielle tilfeller kan styret godkjenne en redusert avgift for medlemmer innenfor en tidsbegrenset periode. Slike spesielle tilfeller vil være at man ikke får utøvet sin idrett på vår bane i en tidsbegrenset periode på grunn av sykdom, bortreist etc. Slike tilfeller blir kun behandlet ved at man årlig søker skriftlig til styret. Familierabatter: (Må ha samme adresse) Familie medlem senior Familie medlem ungdom Familie medlem junior Familiemedlem barn 825 Det er inngått avtale med Stjørdal Golfklubb om 1/2 greenfee for alle medlemmer i TGK som betaler en ordinær avgift (gjelder ikke for de med redusert avgift). Andre avgifter: Skap plass 350 Vognplass 500 Elektrisk vognplass 550 Fakturagebyr 45 Vedtak: Styrets forslag til kontingenter ble enstemmig vedtatt. Kontingent/avgifter Norges Golfforbund, vedtatt på NGF s ting: Norsk Golf abonnement 140 Kontingent NGF 175 Alle 20 år og eldre i kalenderåret må betale for et abonnement av Norsk Golf, men kun et blad pr. husstand. Avgiften for Norsk Golf skal betales til hjemmeklubben. Alle 20 år og eldre i kalenderåret må betale avgiften til NGF og den skal betales pr. klubb man er medlem av.

4 Årsmøtet reagerte på at purringer skulle belastes med en tilleggskontingent på kr 300,- og Kirsti Jaråker kom med følgende forslag til ny tekst rundt oppfølging av ubetalte kontingenter: 14 dager etter forfall vil det bli sendt ut purring med ny 14 dagers frist. Ubetalte kontingenter etter forfall på purringen vil bli overtatt av Norsk Inkasso AS. Vedtak: forslaget fra Kirsti Jaråker ble enstemmig vedtatt. 9. Budsjett. Forslag til budsjett for år 2011 ble presentert. Vedtak: Styrets budsjett forslag ble enstemmig vedtatt. Budsjettet er vedlagt protokollen. 10. Behandle klubbens organisasjonsplan. Styret la frem forslag til organisasjonskart. Vedtak: Organisasjonskart ble enstemmig vedtatt. 11. Engasjere statsautorisert/registrert revisor samt fastsette honorar. Vedtak: Ernst & Young engasjeres som revisor for år 2011, honoraret settes til kr ,- + mva. 12. Valg. Valgkomiteens leder presenterte valgkomiteens innstilling. Det kom ingen andre forslag enn valgkomiteens innstilling. Følgende ble valgt: Styret i TGK: Leder: Ole Vaagan Ny for 2 år. Nestleder: Britt Mellegaard Ny for 1 år. Styremedlemmer: Marius Rua Ny for 2 år. Maria Reitan Ikke på valg Rolf Bjarne Aune Ikke på valg Varamedlemmer: Nina Tranø Ny for 1 år Øyvind Hofstad Gjenvalg for 1 år Liv Gripp Gjenvalg for 1 år Kontrollkomitè: Medlemmer: Tor Eriksen Gjenvalgt for 1 år Anne Lise Nielsen Gjenvalgt for 1 år Varamedlemmer: Odd Roar Hjelde Gjenvalgt for 1 år Lise Kjærem Gjenvalgt for 1 år Styret ble gitt fullmakt til å oppnevne representanter til ting og møter i de organisasjoner klubben er tilsluttet.

5

6 Vedlegg: Handlingsplan 2011 Målsetting Trondheim Golfklubb skal fremme golf som konkurranseidrett, helsebringende og trivselskapende mosjonsaktivitet. Trondheim Golfklubb skal drive, vedlikeholde og videreutvikle Sommerseter Golfbane. I 2011 vil følgende aktiviteter og tiltak bli vektlagt: Langtidsplanlegging: Utarbeide virksomhetsplan Anlegg: Drive, vedlikeholde og foredle golfbanen for best mulig spilleforhold. Drive og vedlikeholde driving rangen og treningsfeltet. Sportslig satsning: Utvikle trenings- og turneringstilbud. Styrke økonomiske forutsetninger for sportslig satsning. Fortsette å implementere Coaching Systemet for junior- og elitegruppen. Aktiviteter: Gjennomføre faste medlemstreninger. Gjennomføre sosiale sammenkomster i forbindelse med turneringer. Gjennomføre Golf Grønn Glede. Turneringer: Arrangere klubbturneringer og forbundsturneringer. Delta på nasjonale og regionale forbundsturneringer. Støtte TGK Junior-Tour. Rekruttering: Arrangere Grønt Kort kurs. Gjennomføre tiltak for å øke medlemstallet. Gjennomføre tiltak for å redusere andelen av grønt kort spillere i klubben. Informasjon: Videreutvikle klubbens internettsider og internettbaserte tjenester, og aktivt bruke disse som kanal for informasjon til medlemmene. Arrangere informasjonsmøter for medlemmene. Samarbeidsavtaler: Arbeide aktivt for å skape større inntekter gjennom samarbeidsavtaler. Øke aktiviteten og inntektene gjennom utvidet samarbeid med Trondheim golfsenter. Bygninger: Ha en løpende dialog med Trondheim kommune. Sluttforhandle avtale om overtakelse av Rød- og gul huset, samt garasjeanlegget. Etablere handikap toalett i gulhuset. (forutsettes overtatt) Bygge ny resepsjon for administrasjonen på låven. Etablere drikkekran på utsiden av gulhuset. (forutsettes overtatt)

7 Vedlegg: Budsjett for Regnskap Budsjett Budsjett Tekst Driftsinntekter: Medlemskontingenter Offentlig støtte baneombygging Offentlige tilskudd/overføringer Driving range/turneringer/gk Reklame & sponsor Diverse inntekter Greenfee & automater Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Lønnskostnader Av- og nedskrivning Kostnader lokaler Investeringer Vedlikehold Fremmede tjenester Administrasjon Reise & diett Salg, reklame, representasjon og lignende Kontingenter & avgifter NGF/NG Forsikringer Andre kostnader Sum driftsutgifter Driftsresultat Finansinntekter og kostnader: Finansinntekter Renteutgifter/avdrag Sum finansposter Årsresultat