HINNØY GOLFKLUBB ÅRSMØTE 6. mars 2012 kl. 19:00, Sørvik skole.

Transkript

1 HINNØY GOLFKLUBB ÅRSMØTE 6. mars 2012 kl. 19:00, Sørvik skole.

2 Hinnøy Golfklubb Saksliste årsmøte 2012 Tid: Torsdag 6. mars 2012 kl Sted: Sørvik skole Sak 1 Godkjenning av stemmeberettigede Sak 2 Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden Sak 3 Valg av møteleder, sekretær og 2 personer til å undertegne protokollen Sak 4 Behandle klubbens årsmelding Sak 5 Behandle klubbens regnskap i revidert stand Sak 6 Behandle innkomne forslag og saker. Forslag fra styret: 6.1 Organisasjonsplan for Hinnøy GK. 6.2 Fullmakt til å endre klubbens lov. 6.3 Forslag om utbygging av 18-hulls baneanlegg 6.4 forslag om opprettelse av aksjeselskap for utbyggingsprosjektet 6.5 Forslag om etablering av nærmiljøanlegg Sak 7 Forslag fra medlemmene: Ingen forslag er innkommet. Sak 8 Fastsettelse av kontingentsatser for Sak 9 Vedta klubbens budsjett for 2012 Sak 10 Valg Nestleder, 1 styremedlemmer, 1 varamedlem, valgkomité, og revisorer er på valg.

3 ÅRSMELDING HINNØY GOLFKLUBB 2011 Klubben Hinnøy Golfklubb ble stiftet 6. oktober 2011 på Sørvik skole i Harstad kommune. Det var 15 personer til stede på stiftelsesmøtet og ved årsskiftet 2011/212 hadde klubben 20 betalende medlemmer. Klubben ble etter søknad opptatt i Norges Idrettsforbund 19. desember I golfforbundet har klubben fått nummer 363. Klubben har som formål å etablere seg som en regional klubb med et 18 hulls golfbaneanlegg i Sørvik, 17 kilometer sør for Harstad sentrum. Det er en målsetting for klubben å ha opparbeidet en ferdig spillbar 9 hulls sløyfe sommeren Aktiviteter Styret i Hinnøy GK har i tiden etter stiftelsesmøtet hatt 6 møter. Foruten det praktiske arbeidet med å etablere og registrere klubben har fokus naturlig nok vært på utviklingen av baneprosjektet. Det har vært gjennomført informasjonsmøte med ordfører og leder av planutvalget i Harstad kommune der det ble redegjort for planene med kubbens baneprosjekt. Det har også vært kontakt med diverse institusjoner og organisasjoner med tanke på finansiering. Arbeidet med golfanlegget har hatt god fremdrift og det er inngått intensjonsavtaler med til sammen 11 grunneiere om leie av jordareal. Forutsetningen er at kommunen gir tillatelse til at banen bygges. Plan- og bygningsloven krever at det må utarbeides konsekvensutredning for å kunne etablere 18 hulls golfbane. Forslag til planprogram er nå oversendt kommunen til behandling. Utarbeidelse av forslag til planprogram og arbeid med finansiering av baneanlegget har vært arbeidskrevende. Dette er så langt gjort som dugnadsinnsats fra enkeltpersoner og vi er svært heldig som har medlemmer som har gjort denne jobben uten kostnad for klubben. Fordi klubben ikke har bane eller treningsanlegg har det følgelig ikke vært turneringer eller arrangement i klubbens regi siden stiftelsesmøtet. På grunn av manglende bane har klubben heller ikke anledning til å utstede golfkort som er nødvendig for å kunne spille golf på norske golfbaner. Styret arbeider imidlertid for å etablere et treningsanlegg (nærmiljøanlegg) i området sommeren 2012, for å få status som klubb med treningsanlegg (KMT-klubb). Med et godkjent treningsanlegg kan Hinnøy GK utstede golfkort i samarbeid med annen golfklubb og medlemmene behøver dermed ikke å være medlemmer i andre klubber for å kunne spille golf. Organisasjon Prosjektering, planlegging og gjennomføring av baneanlegget innebærer en betydelig investering. Det kan være hensiktsmessig å opprette et eget aksjeselskap som står som utbygger og søker av tippemidler, tilskudd og annen finansiering av utbyggingen. Styret

4 vil derfor be årsmøtet om fullmakt til å stifte et aksjeselskap med dette formålet hvis nødvendig. Vedtektene til et slikt aksjeselskap må godkjennes av Kulturdepartementet. I tiden fremover vil aktiviteten også konsentrere seg om medlemsarbeid. Styret foreslår derfor opprettelse av en medlemskomite som skal ha ansvaret for rekruttering av medlemmer, sosiale arrangement og gjennomføring av andre trivselskapende tiltak. Styret foreslår også at det opprettes en egen prosjektgruppe som kun skal ha fokus på arbeidet med golfbaneprosjektet. Etter hvert som planprosessen går framover vil dette arbeidet kreve for mye tid til at det kan være en del av styrets ordinære virksomhet. For å ivareta aktiviteten med bygging av treningsanlegg sommeren 2011 foreslås det at klubben oppnevner en anleggskomite som kan organisere og følge opp dette arbeidet. Treningsanlegget vil ikke kunne bygges uten dugnadsinnsats fra medlemmene De nye gruppene i klubben inngår i klubbens organisasjonsplan som legges fram for til vedtak av årsmøtet. Etter hvert som klubben vokser vil det være behov for å opprette nye grupper. Styret ber derfor om fullmakt til å etablere nye grupper etter behov som kan ivareta klubbens interesser på en god måte. Regnskap. Klubbens regnskap for 2011 viser et overskudd på kr ,31. Inntektene kommer fra innbetaling av medlemskontingenter og innmeldingsavgift. Klubben har hatt begrensede kostnader i Klubbens eiendeler er tilsvarende kr ,31 og består av innskuddmidler på konto i bank. Budsjett Styret har som ambisjon at klubben skal ha 100 medlemmer ved utgangen av Det vil gi en kontingentinntekt på kr ,- og innmeldingsavgift på kr ,- i I tillegg forventes det andre inntekter på kr ,-. Også for 2012 budsjetteres det med begrensede kostnader. Av kontingentinntektene går ca. kr. 250,- pr. medlem til Golfforbundet. Kostnader til konsekvensutredning og reguleringsarbeider er beregnet til kr ,-. Disse kostnadene er ikke innarbeidet i klubbens driftsbudsjett, men vil aktiveres og fremkomme som eiendel i balansen. Det er sannsynlig at disse investeringene vil bli foretatt gjennom aksjeselskapet som er påtenkt å eie baneanlegget og som styret i egen sak ber om fullmakt til å opprette.

5

6 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 5 Regnskap for 2011

7

8 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 6.1 Hinnøy Golfklubb Forslag til organisasjonsplan Årsmøtet Kontrollkomite / revisor Valgkomite Styret Hinnøy Golfpark AS Medlemskomite Komite baneprosjekt Anleggskomite

9 ANSVARSOMRÅDER FOR KOMITEER OG SELSKAP SOM INNGÅR I KLUBBENS ORGANISASJONSPLAN. Ansvarsområde Valgkomite Valgkomiteen har en av klubbens viktigste oppgaver. Den har ansvaret for personalmessig og funksjonell utvikling av klubben ved å rekruttere nye styremedlemmer/-medarbeidere etter nøye vurderinger av medlemsmassen. Valgkomiteen plikter: å utarbeide en arbeidsplan for inneværende valgperiode, å vurdere styrets og komitéenes virksomhet, se til at medlemmenes syn på styrets arbeid blir tatt opp til behandling, å diskutere med styret om eventuelle endringer i styrets sammensetning, å holde seg informert om, og diskutere med, medlemmene om ulike kandidater for styreoppdrag, og derigjennom få rede på om ønskede personer har kunnskap, tid og interesse for oppdraget, å gjennomgå for styret og medlemmene hvilke forandringer / nomineringer som kommer til å bli foreslått, ved behov å foreslå for styret at passende kandidater får relevant utdannelse for påtenkte oppdrag, før årsmøtet, på det tidspunkt vedtektene bestemmer, avgi skriftlig forslag på nomineringen som skal forelegges medlemmene på årsmøtet, under årsmøtet å presentere valgkomiteens forslag, samt Forslag til vedtak: Årsmøtet slutter seg til og vedtar styrets fremlagte forslag til valgkomiteens ansvarsområde og plikter

10 Ansvarsområde Kontrollkomite / revisor Instruks for kontrollkomiteen / revisor Kontrollkomiteen velges av årsmøtet. Kontrollkomiteens oppgaver består ikke bare i granskning av regnskap. Den skal også granske styrets totale forvaltning, både den økonomiske og den virksomhetsmessige. Komitéen har rett til, når som helst, å utføre sin kontroll/revisjon. I den hensikt å lette deres arbeid skal styret sørge for at komitéen hele tiden blir holdt informert om styrets og komitéenes arbeid, gjennom å få tilsendt protokoller/møtereferater. Kontrollkomiteen plikter: kontinuerlig å følge med i klubbens virksomhet og, ved behov, gi styret råd og anvisninger vedrørende forvaltningen, forlange at styret innkaller til ekstraordinært årsmøte eller selv innkalle til dette, om det oppdages noe som strider mot medlemmenes interesser, granske årsregnskapet iht. vedtektene, samt anbefale eller avgi anmerkninger vedrørende ansvarsfrihet for styret, senest på det tidspunkt vedtektene bestemmer avgi sin revisjonsberetning / komitérapport til styret, samt under årsmøte fremføre revisjonsberetningen/komitérapport. Forslag til vedtak: Årsmøtet slutter seg til og vedtar styrets fremlagte forslag til instruks og plikter for kontrollkomiteen / revisor

11 Ansvarsområde Medlemskomiteen Ansvarsområde - gjennomføre trivselskapende tiltak innom klubbens område - klubbvirksomhet og intern informasjon Ansvarsområde Anleggskomiteen Ansvarsområde - Utarbeide planer og fremme forslag til styret for utbygging av nærmiljøanlegg / treningsområde - Søke finansiering / tilskudd for utbygging av anlegg - Gjennomføre utbyggingen av nærmiljø-/treningsanlegg Ansvarsområde Komite baneprosjekt Ansvarsområde - Utarbeide planer og fremme forslag til styret for utbygging av 18. hulls golfbane i Sørvik / Halsebø - Søke finansiering / tilskudd for utbygging av golfbanen - Gjennomføre utbyggingen av golfbanen HINNØY GOLFPARK AS Formål Hinnøy Golfpark AS - Aksjeselskapet skal eies med minst 50% av Hinnøy Golfklubb - Selskapet skal stå som formell eier og utbygger av golfbanen - Vedtektene skal godkjennes av Kulturdepartementet Forslag til vedtak: Årsmøtet vedtar styrets fremlagte forslag til ansvarsområder for Medlemskomiteen, Anleggskomiteen og Komiteen for baneprosjekt. Årsmøtet gir styret fullmakt til å utpeke leder og øvrige medlemmer i disse komiteene. Årsmøtet vedtar også styrets fremlagte forslag til formål med Hinnøy Golfpark AS

12 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 6.2 FORSLAG OM VEDTEKTSENDRING Lovnorm for golfklubber er under revisjon, og revidert lovnorm foreligger ikke pr. årsmøtetidspunktet Følgende anbefaling foreligger fra Norges Golfforbund: Vi anbefaler at golfklubber som nå står foran et snarlig årsmøte legger fram forslag om endring av sin lov slik at den blir i overensstemmelse med vedlagte lovnorm for golfklubber. I tillegg anbefaler vi at dere legger fram et forslag om at Årsmøtet gir styret fullmakt til å innarbeide i klubbens lov slike videre justeringer som kommer som følge av endelig vedtatt lovnorm for golfklubber når denne er vedtatt av Idrettsstyret. Årsaken til at vi foreslår at dere foregriper endelig saksbehandling noe er at det er såpass mange endringer i oppbygging og formuleringer i den nye lovnormen. Vi mener derfor det vil være uheldig at dere forholder dere til en lov som er i motstrid og således på noen punkter ikke vil være gyldig Styret fremmer derfor følgende forslag: Årsmøtet gir styret fullmakt til å innarbeide i klubbens lov slike videre justeringer som kommer som følge av endelig vedtatt lovnorm for golfklubber når denne er vedtatt av Idrettsstyret.

13 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 6.3 Forslag om utbygging av 18 hulls golfanlegg med tilhørende fasiliteter. Styret har besørget utarbeidet et planprogram for konsekvensutredning ihht krav i plan og bygningsloven og Forskrift om konsekvensutredninger. Styret ønsker nå å videreføre arbeide med baneanlegget, og ber om årsmøtets godkjenning av at arbeidet videreføres i tråd med utarbeidet planprogram. Styret fremmer derfor følgende forslag: Årsmøtet gir styret fullmakt til å videreføre arbeidet med etablering av et 18 hulls baneanlegg i tråd med utarbeidet planprogram.

14 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 6.4 Forslag om opprettelse av aksjeselskap for utbygging av 18 hulls golfanlegg med tilhørende fasiliteter. Prosjektering, planlegging og gjennomføring av baneanlegget innebærer en betydelig investering. Det kan være hensiktsmessig om klubben oppretter et eget aksjeselskap som står som utbygger og søker av tippemidler, tilskudd og annen finansiering av utbyggingen. For å få refusjon for inngående mva må utbyggingsselskapet være registrert som et AS i avgiftsmantallet. Konsekvensutredninger som planlegges gjennomført i løpet av 2012 omfatter mva pliktige innleide tjenester i størrelsesorden 1 1,7 mill kr. Det er således viktig å få AS et opprettet og registrert så tidlig som mulig for ikke å gå glipp av mvarefusjon. Styret vil derfor be årsmøtet om fullmakt til å stifte et aksjeselskap med dette formålet hvis nødvendig. Vedtektene til et slikt aksjeselskap må godkjennes av Kulturdepartementet. Styret fremmer derfor følgende forslag: Årsmøtet gir styret fullmakt til å stifte et aksjeselskap med formål utbygging av et 18 hulls golfanlegg med tilhørende fasiliteter.

15 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 6.5 Forslag om etablering av nærmiljøanlegg. Det er viktig både for det generelle miljøet i klubben og for medlemmene at klubben får KMT status (Klubb Med Treningsanlegg). Med et slikt anlegg får klubben anledning til å utstede golfkortet, og anlegget vil gi medlemmene anledning til å praktisere golf i form av nærspill og putting. Det kan oppnås betydelig offentlig støtte til slike anlegg. Styret ber derfor om fullmakt til å iverksette arbeidet med finansiering og etablering av nærmiljøanlegg. Styret fremmer derfor følgende forslag: Årsmøtet gir styret fullmakt til å iverksette arbeidet med finansiering og etablering av nærmiljøanlegg.

16 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 8 Forslag til kontingentsatser for Styret foreslår følgende satser: Forutsatt KMT status kr , Rabatt spillerett: kr , Uten golfkort kr , Rabatt spillerett: kr. 750, Uten KMT status: kr , Rabatt spillerett: kr. 750, Medlemmer over 70 år kr 750, Rabatt spillerett: kr. 500, Barn kr 500, Rabatt på spillerett akkumuleres for hvert års medlemskap, og blir fratrukket ordinær pris ved senere kjøp av spillerett. Differansen mellom kontingentsats og refusjonssats går til dekning av klubbens løpende utgifter tilknyttet hvert enkelt medlem.

17 Årsmøte 2012 Hinnøy GK Sak 9 HINNØY GOLFKLUBB Budsejtt DRIFTSINNTEKTER Kontingentinntekter Innmeldingsavgifter Andre inntekter SUM DRIFTSINNTEKTER DRIFTSKOSTNADER Norges golfforbund Administrative kostnader SUM DRIFTSKOSTNADER FINANSINNTEKTER OG KOSTNADER Annen finansinntekt Sum finansinntekter Annen finanskostnad Sum Finanskostnader NETTO FINANS 0 ÅRSRESULTAT