Referat fra hovedstyremøte onsdag på Svendsrudmoen

Transkript

1 Referat fra hovedstyremøte onsdag på Svendsrudmoen Tilstede: Jorun Hansen, Anne Merete Groseth, Marie Grahn, Frederik Skarstein, Erik Winnje, Ove Evensen, Jan Olaf Gomnæs, Andreas Koksrud og Roy Arild Fossum (referent) Forfall: Ole Kenneth Søreide Maren Kristine Rustaden møtte og ble spesielt ønsket velkommen av styreleder. Det ble en kort presentasjon og gjennomgang av arbeidsoppgaver som er utført. Hun er blitt kurset av Arne Berg og var selv med på utsendelsen av hovedkontingent og treningsavgift for fotball slik at arbeidet er godt i gang. Velkommen til Maren. Saksliste: 1. Gjennomgang av referat fra hovedstyremøte onsdag Sak 18/15 Jubileumsfest 120 års jubileum. Fremskaffe og beslutte budsjett. 3. Sak 23/15 Forslag til Profileringsbrosjyre og avtaleutkast for små -sponsorer 4. Forslag til retningslinjer for oppfølging av ikke -betalere av medlems- og treningsavgift. 5. Forslag til kampanje for familiemedlemsskap 6. Innlegg om kostnader ved å delta i idrett v/am Eventuelt: Partnerskapsavtalen, orientering om møtet med kommunen Avtalt møte kl i herredshuset for forlengelse av avtalen. Mangel på styre i langrenn. Det kreves ekstraordinært årsmøte for valg. Bestemme møtefrekvens og tidspunkter for hovedstyremøter i perioden juni 2015 mars 2016 Ekstraordinært årsmøte Holehallen Handlingsplan 2015 halltider 2015/2016 Innebandyforbundet krever årsmøtevedtak for deltagelse i seriesystemet Nærmiljøanlegget på Vik Årlig møte med idrettsakademiet E-post til alle gruppene Tilskudd til gruppene fra hovedstyret Referat fra hovedstyremøtet onsdag15.4. gjennomgått og godkjent. 1 (11)

2 Saksn r Saksbeskrivelse Tidsfrist Ansvarlig Mrkna d 18/15 Jubileumsfest 120 år lørdag Fremskaffe budsjett. Vedtak: Valgt arbeidsgruppe FS, JH, JOG, MKR og DL møtes og legger frem forslag til budsjett for hovedstyret 23/15 Forslag til Profileringsbrosjyre og samarbeidsavtaler. Det bes om å bruke noe midler på å lage en brosjyre i A5 format som ikke blir så stor som presentasjon i A4 format. Pris fra trykkeri, anslagsvis kr 3500,- + moms for 200 brosjyrer. Vedtak: Presentasjonen renskrives og minskes en del slik at brosjyren ikke blir for stor. Det gis rom for bruk av inntil kr 3500,- for produksjon av brosjyre.( Brosjyre utsendes gruppeledere når den er ferdig. ) 24/15 Forslag til retningslinjer for oppfølging av ikke -betalere av medlems- og treningsavgift. Utsendelsesdato med 15 dagers betalingsfrist Senest 10 dager etter betalingsfrist sendes 1.purring med ny 15 dagers betalingsfrist o På dette stadium kan det gjøres individuelle avtaler Senest 10 dager etter ny betalingsfrist sendes 2.purring FS Møte hos Jorun DL MK og FS bistår DL i finpuss MKR/DL Også oppfølging av medle mskonti ngent for (11)

3 med nye 15 dagers betalingsfrist på SMS til aktuelle person om varsling av faktura og henstilling om å betale avgiften snarest mulig og senest innen 5 dager o Verifisering av post- eller e- mailadresse o Undersøke betalingsevne Senest 5 dager etter 2.purrings betalingsfrist kontaktes den aktuelle person personlig gjennom en telefonsamtale hvor det henstilles til at avgiften betales snarest Senest 5 dager etter denne betalingsfrist sendes personlig brev med krav om umiddelbar betaling ellers vil saken bli sendt til inkasso. Medlemsavgift følges opp av medlemsnettansvarlig og/eller DL. Treningsavgift følges i første omgang opp av medlemsnettansvarlig ved utsendelse av purringer og deretter overlate dette til medlemskontaktene i gruppene. Dette i de tilfeller hvor medlemsavgift og treningsavgift sendes ut samtidig. Dette gjelder medlemskontingent og treningsavgifter for fotball som skal sendes ut innen 20.mai årlig. Der hvor treningsavgift sendes ut separat kan dette følges opp av medlemskontaktene i gruppene etter gjeldene regler. Fortrinnsvis ønskes disse sendt samlet for alle øvrige grupper innen en bestemt dato (til høsten). 3 (11)

4 Vedtak: Fremlagt forslag besluttes og iverksatt i forbindelse med oppfølging av medlemskontingent 2015 og treningsavgifter. 25/15 Forslag til kampanje for familiemedlemsskap Når medlemsnettansvarlig nå begynner sitt arbeid kan hun også iverksette en kampanje for familiemedlemsskap. Skaffe seg oversikt over de familiene som har eksempelvis to barn hvor det ved nåværende priser vil koste familien kr 100,- og melde inn begge foreldrene. Dette vil gi oss noen kroner pr. familie, men noe som er enda viktigere at vi får vesentlig flere medlemmer og kommer gunstigere ut ved fordeling av midler fra NIF. Likeledes overfor våre samarbeidspartnere hvor vi kan vise til en medlemsmasse i vekst og forholdsvis stort omfang av kommunens innbyggere. Vedtak: Det besluttes å iverksette kampanje for familiemedlemskap og oppfølging av støttemedlemmer blant annet innenfor gruppen av besteforeldre 26/15 Bestemme møtefrekvens og tidspunkter for hovedstyremøter i perioden juni 2015 mars Vedtak: o med gruppelederne o med gruppelederne o uten gruppelederne o uten gruppelederne o med gruppelederne o med gruppelederne o uten gruppelederne MKR/DL FS/DL 4 (11)

5 o forberedende hovedstyremøte til årsmøtet o årsmøte hovedlaget o med gruppelederne Eventuelt: Partnerskapsavtalen, orientering om møtet med kommunen Avtalt møte kl i herredshuset for forlengelse av avtalen. Styreleder orienterte om møte med kommunen. Dette ble gjennomført 1.6. og bringer bud om nedskjæringer, men leder for fritid og kultur Håvar Austgård er svært positiv til ILHs arbeid og vil støtte opp så sterkt han kan. Neste møte med kommunen blir med humanitært styre for å legge frem ILHs syn direkte til politikerne. Mangel på styre i langrenn. Det kreves ekstraordinært årsmøte for valg. Årsmøtet i langrenn besluttet å utsette valg til ekstraordinært årsmøte. Dato for dette må bestemmes i samarbeid med sittende leder. Verv som leder og økonomiansvarlig mangler. Det er noe uoppgjorte krav fra ski elite til langrenns styret som må løses. DL følger opp saken med langrenn. Bestemme møtefrekvens og tidspunkter for hovedstyremøter i perioden juni 2015 mars Ny sak 26/15. Ekstraordinært årsmøte Holehallen. INNKALLING TIL ÅRSMØTE I HOLEHALLEN 2015 Årsmøtet i HOLEHALLEN Idrettslaget Holeværingen gjennomføres på Svendsrudmoen, mandag kl (11)

6 Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede og innkallingen Sak 2. Godkjenne sakliste Sak 3. Velge ordstyrer, referent samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen Sak 4. Behandle Holehallens årsberetning Sak 5. Behandle Holehallens regnskap Sak 6. Behandle forslag og innkomne saker Sak 7. Fastsette utleiepriser Sak 8. Vedta Holehallens budsjett Sak 9. Valg Valgkomiteens innstilling på leder: Anita Rørvik for 1 år b) Valgkomiteens innstilling på nestleder: Erik Winnje ikke på valg c) Valgkomiteens innstilling på styremedlem med funksjon som økonomiansvarlig Anders Leine for 2 år 6 (11)

7 Handlingsplan 2015 halltider 2015/2016 Vedtak: Handlingsplan godkjent pr Vedlagt i egen . Innebandyforbundet krever årsmøtevedtak for deltagelse i seriesystemet Vedtak: Det besluttes ekstraordinært årsmøte i hovedlaget med innkalling og saksliste med godkjennelse av innebandygruppe og valg. INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE I HOVEDLAGET IL HOLEVÆRINGEN Ekstraordinært årsmøte i Hovedlaget Idrettslaget Holeværingen (ILH) gjennomføres på Svendsrudmoen, mandag kl Saklsliste: Sak 1. Godkjenne de stemmeberettigede og innkallingen Sak 2. Godkjenne sakliste Sak 3. Velge ordstyrer, referent samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen Sak 4.Beslutte opprettelse av Innebandy-gruppe i ILH 7 (11)

8 Sak 5. Valg Valgkomiteens innstilling på leder: Kev R Kristoffersen for 1 år b) Valgkomiteens innstilling på styremedlem med funksjon økonomiansvarlig Jarle Berentzen for 2 år c) Valgkomiteens innstilling på styremedlem med funksjon som medlemsnettansvarlig Rune A Morthaug for 2 år d) Valgkomiteens innstilling som styremedlem Christian Henriksen for 2 år Nærmiljøanlegget på Vik Styreleder orienterte om at nærmiljøanlegget på Vik fortsatt vil være aktuelt. Det er tildelt spillemidler til prosjektet og sparebankstiftelsens tilskudd vil bli effektuert. Ifølge Hole kommune vil Krokskogen Sykkelklubb være prosjektansvarlig Årlig møte med idrettsakademiet Det vil i løpet av juni bli gjennomført møte med idrettsakademiet SFO om veien videre. E-post til alle gruppene Følgende brukere er opprettet med X-small lisens: Brukernavn: aerobic@ilh.no Passord: Kubo (11)

9 Brukernavn: Passord: Nula5482 Brukernavn: Passord: Bada3235 Brukernavn: Passord: Rabo7827 Brukernavn: Passord: Wato3320 Brukernavn: Passord: Wufu7947 Brukernavn: Passord: Colu1323 Brukernavn: Passord: Zodo3825 Brukernavn: Passord: Fuxo6420 Brukernavn: 9 (11)

10 Passord: Cozu3326 Tilskudd til gruppene fra hovedstyret Vi har budsjettert med kr ,- og 60 % av beløpet utbetales i mai. Det er lagt inn data fra idrettsregisteringen (januar 2015). Neste utbetaling, 40 % i november 2015,. Utbetaling av akontobeløp til gruppene ble slik: Langrenn kr ,- Fotball kr ,- Håndball kr ,- Idrettsskolen kr ,- Golf 7.860,- Hopp 5.370,- Utbetaling av leie fra SFO-Idrettsakademiet AS for 1.halvår 2015: Husstyret kr ,- Holehallen kr ,- Fotball kr ,- Overført av økonomiansvarlig I hovedstyret. Neste hovedstyremøte med gruppeledere mandag kl på Svendsrudmoen. Røyse, DL 10 (11)

11 11 (11)

12 Handlingsplan IL Holeværingen 2015 Hovedstyret har følgende handlingsplan for kommende år: Følge opp årsmøtets bestemmelser Videreføre partnerskapsavtalen med Hole kommune i samråd med Hole idrettsråd og jobbe for driftstilskudd fra kommunen til å drifte kunstgressanlegget. Fortsette det gode samarbeidet i det kommunale hallstyret, herunder å samordne treningstider for å unngå kollisjoner i enkelte årsklasser. Støtte prosjektgruppas arbeid med utbedring av skistadion på Kleiva. Innføre nye Web-sider og motivere de gruppene som mangler. Gjennomgå og revidere organisasjonsplanen Øke daglig leders stillingsprosent til 60% Samordne sponsorkontrakter og inngå avtale med minimum 1 ny hovedsponsor i Synliggjøring av ILHs Verdigrunnlag Ansette en medlemsansvarlig i 25% stilling Implementere Web-baserte innmeldingsløsninger i medlemsnett. Etablere retningslinjer for sportslig satsning Utarbeide forslag til retningslinjer for stipend eller andre løsninger til utøvere som utvikler seg mot nasjonalt nivå. Søke om midler og prosjektere et ungdomstilbud Etablere og få et ungdomsutvalg i funksjon Etablere prosjektgruppe for etablering av beach-håndballbane på Svendsrud. Etablere et tilbud til funksjonshemmede i samarbeid med private aktører Støtte prosjektgruppa i løypelaget for finansiering og etablering av garasjeanlegg Innføre et digitalt dokumentarkiv 1 (11)

13 Følge opp årsmøtets bestemmelser 4.3. Hovedstyret og DL følger opp gitte retningslinjer og beslutninger FS/DL Videreføre partnerskapsavtalen med Hole kommune i samråd med Hole idrettsråd og jobbe for driftstilskudd fra kommunen til å drifte kunstgressanlegget Gjennomført møte med Hole kommune om videre samarbeid og tanker for fremtiden. Avtalt møte for gjennomgang av partnerskapsavtalen og inngåelse av ny forlenget avtale. Saken tas opp i hovedstyret FS/DL Fortsette det gode samarbeidet i det kommunale hallstyret, herunder å samordne treningstider for å unngå kollisjoner i enkelte årsklasser. 2 (11)

14 15.4. Innhentet ønsker fra ILHs grupper om tildelt treningstid i Hole- og Kleivhallen. Håndball ønsker endring på nåværende inngåtte avtale om tildeling av tider. Enighet om tidsfordeling for 2015/16 til møtet i kommunen DL/ Sportslige ledere OK Halltider 2015/2016: Holehallen: Tid Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lør Søn HS08J- HS09J HS08J- HS09J Fotball HS07J HS05G Fotball HS07J HS05G HS04G HS05J J03- HS04J HS04G G03 HS05J J03- HS04J HS04G G03 HS05J J03- HS04J Fotball G03 G01-02 G Damer G01-02 G (11)

15 Herrer G01-02 G01-02 Fotball Fotball Kleivhallen: Tid Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Lør Søn Idrettsskolen Fotball HS05G HS04 HS08G- HS09G HS05G HS04 HS08G- HS09G HS06G- HS07G HS06G- HS07G Langrenn HS06J G01-02 J03-HS04J G03 Fotball HS06J 4 (11)

16 Innebandy Pappafotball G01-02 Fotball J03-HS04J G03 G01-02 J03-HS04J G03 Fotball Herrer Støtte prosjektgruppas arbeid med utbedring av skistadion på Kleiva Utbedring av arena på Kleiva under ledelse av Knut Graffer. Følges opp av styreleder KG/FS Innføre nye Web-sider og motivere de gruppene som mangler. 5 (11)

17 1.1. Gjøre nettsidene like for alle gruppene og få en tydeligere profilering av samarbeidspartnere. Mye arbeid er gjort, men et par grupper henger fortsatt igjen pr AMG Gjennomgå og revidere organisasjonsplanen 4.3. Organisasjonsplanen revideres fortløpende og styresammensetning er endret på de fleste grupper. En god del arbeid gjenstår pr AMG/D L Øke daglig leders stillingsprosent til 60% Tilbud til daglig leder om utvidelse til 60% FS OK 6 (11)

18 Samordne sponsorkontrakter og inngå avtale med minimum 1 ny hovedsponsor i Retningslinjer for inngåelse av samarbeidsavtaler inngått og en presentasjon og oversikt over tilgjengelige produkter i ILH utferdiget. Hovedstyret beslutter dette ventelig Arbeidet med ny hovedsponsor pågår, men det tar tid. Oppsøking av mindre sponsorer starter 1.6. DL Synliggjøring av ILHs Verdigrunnlag 4.3. Utgangspunktet er at ILH synligjør sine gode verdier. Enten gjennom bekledning som T- skjorter eller reklameskilt på alle arenaer. Har snakket med RIK i forbindelse med reforhandling av deres avtale og Hole kommune i møte Ingen umiddelbar respons sålangt. Jobber videre med saken DL (11)

19 Ansette en medlemsansvarlig i 25% stilling 4.3. Intervju av aktuell kandidat gjennomført og ansettelse utført etter vedtak i hovedstyret av Maren Kristine Rustaden AB/DL 1.5. OK Implementere Web-baserte innmeldingsløsninger i medlemsnett Mål om inn- og utmeldingsrutiner på hovedsiden ILH.no søkes. Link for dette er bestilt og skal være under utarbeidelse. Saken overføres fra Arne Berg til MKR MKR Etablere retningslinjer for sportslig satsning 4.3. Sak settes ut på Sportslig utvalg (SU) OE/DL (11)

20 Utarbeide forslag til retningslinjer for stipend eller andre løsninger til utøvere som utvikler seg mot nasjonalt nivå Sak settes ut på Sportslig utvalg (SU) OE/DL Søke om midler og prosjektere et ungdomstilbud 4.3. Sak settes ut på SU OE/DL Etablere og få et ungdomsutvalg i funksjon 4.3. Forespørsler overfor gruppeledere, men uten respons sålangt om aktuelle kandidater. DL følger opp tettere for å nå ungdommene. DL Etablere prosjektgruppe for etablering av beach-håndballbane på Svendsrud Gruppeleder håndball utfordret BG/DL (11)

21 på å finne en prosjektleder for eventuell utbygging. Ingen tilbakemelding innen 27.5., men en person er forespurt. Etablere et tilbud til funksjonshemmede i samarbeid med private aktører 1.1. Samarbeidsavtale inngått med Glesne logopedi. Avtalen gjelder bruk av idrettsanlegget på Svendsrud og Kleiva. Det er 8-12 aktører med i gruppa. Evaluering innen og eventuell beslutning om opprettelse av gruppe for funksjonshemmede tas i god tid før årsmøtet 2016 FS/DL Delvis utført Støtte prosjektgruppa i løypelaget for finansiering og etablering av garasjeanlegg 1.1. Bygge garasje for løypemaskin og snøscooter på Svendsrud. Løypelaget utfordres på å finne prosjektleder for tiltaket FS (11)

22 Innføre et digitalt dokumentarkiv 1.1. Innføre digitalt dokumentarkiv OE (11)