VEDLEGG 1 GENERELL KRAVSPESIFIKASJON FOR KJØP AV ANTIKVARISKE MALER OG BELEGGARBEIDER. VED STATSBYGG ØST SINE KULTURHISTORISKE EIENDOMMER i Oslo

Transkript

1 VEDLEGG 1 GENERELL KRAVSPESIFIKASJON FOR KJØP AV ANTIKVARISKE MALER OG BELEGGARBEIDER VED STATSBYGG ØST SINE KULTURHISTORISKE EIENDOMMER i Oslo Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 1

2 1. Innledning Med forvaltningsansvar for et betydelig antall eiendommer og bygningsmasse, av varierende bruksformål, størrelse, geografisk spredning, i vurderings- og transformasjonsfaser, samt ansvar for en rekke utviklingsprosjekt, kjøp- og salgsaktivitet, er Statsbygg en stor aktør på eiendomsmarkedet i Oslo. Virksomhetens varierte aktivitet og særskilte rolle medfører at man periodevis og avhengig av politiske beslutninger og ønsker også har betydelig variasjon i volumet på anskaffelser innenfor rehabilitering, drift og vedlikehold. Statsbygg region Øst har forvaltningsansvar for en rekke kulturhistoriske eiendommer i Oslo. På mange av eiendommene finnes bygninger med eksteriør- og interiøroverflater med høy antikvarisk verdi, hvor det stilles strenge kvalitetskrav til vedlikeholds -, oppgraderings - og restaureringsarbeider. Det er nå et særskilt behov for å etablere egen avtale om antikvariske maler- og beleggsarbeider knyttet til våre til enhver tid eide og leide kulturhistoriske eiendommer i Oslo. Statsbygg har opsjon på å benytte denne avtalen på kulturhistoriske eiendommer i Akershus. Vi presiserer at det er kunngjort egen anskaffelse på generelle maler- og beleggarbeider på Statsbygg eiendommer i Oslo. 2. Anskaffelsens formål og innhold 2.1 Formål Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale med 1 leverandører for oppdrag av antikvariske maler- og beleggarbeider ved Statsbyggs kulturhistoriske eiendommer i Oslo. Oversikt over eiendommene vedlegges i eget dokument. Rammeavtalen skal sikre nødvendig vedlikehold av bygningsmasse forvaltet og/eller innleid av oppdragsgiver. 2.2 Innhold Rammeavtalen omfatter vedlikehold, oppgradering /rehabilitering og restaurering av: o Overflater behandlet med linolje-, kalk-, komposisjons- og emulosjonsmaling. o Ådrete-og laserte flater, samt overflater med strekdekor, marmorering og svamping. o Tapetsering av håndtrykket tapeter/ lerretstak/ strietak og tapeter med gamle mønstre. o Bladgull og forgyllingsarbeider. o Dekorasjonsmaling Utarbeiding av fargetrapper. Det vil bli tiltransportert konservatorkompetanse for vurdering av fargetrapper. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 2

3 Utvendig flater behandlet med kalkmaling vil normalt behandles som murerfag og omfattes ikke av denne avtalen. Rammeavtalen gjelder for utførelse av utvendige og innvendige maleoppdrag med tilhørende ytelser: Planlegge, gjennomføre, kvalitetssikre og dokumentere utførelse av innvendig og utvendig arbeid på eiendommene Levere tilbud ved bestillinger/avrop hvor oppdragsgiver har beskrevet ytelsene uten forutgående befaring i henhold til oppgitte estimat på tidsbruk og materialer i henholdt til tilbudte enhetspriser Levere tilbud ved forespørsler på arbeider hvor det foreligger ytelsesbeskrivelse men hvor arbeidets omfang og karakter krever at det foretas befaring og leveres pristilbud, herunder særskilte krav som påhviler antikvariske eiendommer Rådgiverrolle i forhold til å foreslå og beskrive tiltak for effektiv og planmessig vedlikehold for definerte eiendommer i henhold til oppgitte enhetspriser Alle arbeider må planlegges og utføres i samsvar med krav som følger av fredning eller annet vern. Forundersøkelser og/eller myndighetsavklaringer vil måtte påregnes. 3. Generell orientering Rammeavtaleleverandøren skal oppgi en fast kontaktperson som mottar bestillinger og følger opp kontrakten vis a vis oppdragsgiver. Det vil forekomme arbeid på eiendommer hvor oppdragsgiver har leietakere hvor ekstra sikring og sikkerhetsklarering av tilbudt personell kan være påkrevet. Det forutsettes at leverandøren i gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet og atferd. For ordinære oppdrag for tjenestesteder i drift avtales oppstart og gjennomføring med avtalt kontaktperson på det enkelte sted så snart som mulig etter mottatt bestilling/avrop. Leverandører sørger for adekvat avsperring/sikring mens arbeidet pågår, holder arbeidsstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter fullført oppdrag. Alt arbeid skal gjennomføres i henhold til «Rent bygg»- håndboken. Leverandøren skal sørge for bort kjøring av eventuelt avfall i forbindelse med gjennomføring av oppdraget og er ansvarlig for at spesialavfall bringes til godkjent miljøstasjon. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktiviteter på arbeidsstedet. Leverandøren skal gi tilbakemelding om oppstart- og forventet ferdigstillelsestidspunkt. Dersom ikke annet er avtalt skal det foretas en befaring på stedet før oppstart og en ferdigbefaring etter utførelse av oppdraget sammen med oppdragsgiver. 4. Arbeidstid Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid innenfor tidsrommet All bruk av overtid skal avklares med oppdragsgiver og følge satser i gjeldende tariff. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 3

4 Hasteoppdrag kan forekomme utenfor ordinær arbeidstid, men det skal etterstrebes å få utført disse innenfor ordinær arbeidstid. 5. Krav til språk Gjennomføring av denne rammeavtalen skal skje på norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder tegninger, beskrivelser, rapportering, HMS, kvalitet, avvik, anvisninger på arbeidssted m.m. Det skal til enhver tid være minst 1 representant for leverandør på arbeidsstedet som behersker norsk og vedkommende må kunne kommunisere med leverandørens øvrige ansatte og oppdragsgiver/oppdragsgivers leietakere på arbeidsstedet. 6. Kvalitet på arbeidet Arbeidene skal inneha en slik kvalitet at det ikke skal være nødvendig for oppdragsgiver å kontrollere disse. Kvaliteten på utført arbeid skal inngå i leverandørens internkontroll og være godkjent i henhold til disse før arbeidene meldes ferdig utført til oppdragsgiver. Utførelsen av arbeidene skal være av god håndverksmessig kvalitet, komplett levert og montert, i tråd med kravene til teknisk utførelse, produkters kvalitet, merking, dokumentasjon m.m. gitt i NS 3420T med tilhørende henvisninger og eventuelle revisjoner av disse. Oppdragsgiver krever at det er minst en faglært maler tilstede på hvert oppdrag. Stikkprøvekontroller vil kunne gjennomføres på utførelsen i henhold til bestillingene. Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere og aktivt overholde de til enhver tid gjeldende offentlige HMS- bestemmelser. Leverandøren skal ha en plan for verne- og sikkerhetsarbeid under gjennomføring av oppdrag, samt påse at arbeidstakere og samarbeidspartnere bruker på budt verneutstyr, viser aktsomhet og medvirker til å hindre ulykker og helseskader. Oppdragsgiver er pålagt å ivareta ny Byggherreforskrift per Forskriften gjelder for arbeider som er gjenstand for denne konkurransen. Oppdragsgiver vil utarbeide en overordnet plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) iht. Byggherreforskriften 7, og planen vil bli tilpasset det enkelte, konkrete oppdrag. Entreprenøren er forpliktet til å etterleve planen og implementere tilstrekkelige tiltak i egne HMS- rutiner. Leverandørens maskiner, arbeidsutstyr og produkter skal oppfylle krav som settes i relevante lover og forskrifter. Leverandøren skal gjøre seg kjent med Statsbyggs/ Riksantikvarens/Byantikvarens retningslinjer for arbeider på fredede, vernede og bevaringsverdige bygg. Leverandør skal i nær samhandling med oppdragsgiver påse at arbeider ikke startes opp før det foreligger nødvendig godkjenning fra Byantikvaren/Riksantikvar der dette er aktuelt. Oppdragsgiver vil gjøre avrop på rammeavtalen etter bestilling og det er først ved slikt avrop at et oppdrag for aktuell eiendom trer i kraft. Som ledd i innført kvalitetssikringsarbeid vil vi be leverandøren vedlegge en egenerklæring for utførte tjenester sammen med faktura på arbeidet. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 4

5 Som et minimum skal egenerklæringen innehold følgende opplysninger: Anleggsadresse(-r) Arbeidets art og omfang (for eksempel behandling av vindu) Oppdragstype (bestilt eller periodisk) Om oppdraget involverer/bør involvere andre faggrupper (for eksempel snekker, murer for tetting av åpninger o.l.) Krav til utførelsen (foreligger spesielle myndighets- og/eller brukerkrav) Henvisning til annen dokumentasjon (skisse, tegning, datablad, internkontrollskjema, foto, e.l.) Oppdragets start- og eventuell sluttdato Om FDV- dokumentasjon og kopi av egenerklæringsskjema er levert på arbeidsstedet Kontrolldato og kontaktinformasjon Ved ferdigstillelse av oppdraget skal leverandøren gi skriftlig tilbakemelding til oppdragsgiver, herunder egenerklæringsskjema med relevante opplysninger for gjennomgang og overtakelse. Fakturabehandling kan ikke påregnes utført for ovennevnte foreligger. 7. Leveringstid Oppdragsgiver krever at leverandøren har kapasitet til å igangsette og utføre oppdrag innen avtalt frist. Ordinære arbeider som bestilles skal påbegynnes snarest og senest innen 5 virkedager dersom annet ikke blir avtalt. Enkelte oppdrag kan kreve hurtig utrykning. Oppdragsgivers eiendomsmasse består av utleide objekt som krever at driften er i gang til enhver tid. Oppdragsgiver forutsetter at rammeavtalepartner gir slik service oppdraget krever og at man i hastetilfeller i løpet av 24 timer etter bestilling kan iverksette nødvendige arbeider. 8. Koordinering av arbeider/underleverandører Rammeavtalepartner i denne avtalen har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte. Eventuelle underleverandører skal oppgis i tilbudsbrevet og må godkjennes av oppdragsgiver. På oppdrag der andre faggrupper er involvert kan oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av fremdriften på arbeidsstedet. Samtidig aksepterer rammeavtalepartner i denne avtalen at han kan bli pålagt å underordne seg annen rammeavtalepartner med ansvar for administrasjon og koordinering av fremdrift på byggeplass. Eventuell koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser. Medgåtte timer skal fremgå av timelister vedlagt faktura. 9. Teknisk bistand Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 5

6 Det forutsettes at leverandøren kan bistå oppdragsgiver med kostnadsberegninger, teknisk bistand, enkle skisser, kalkulering m.m. for plan og budsjettarbeid. Punktet gjelder ikke ved tilbudsforespørsel som ikke omfattes av denne rammeavtale. Slik rådgivning og faglig bistand honoreres etter medgått tid og i henhold til særskilt bestilling. 10. Avrop på rammeavtale Bestilling fra oppdragsgiver skal skje skriftlig for hvert enkelt oppdrag. Arbeid skal ikke igangsettes før bestilling foreligger. Ved hasteoppdrag er det tilstrekkelig at eventuell telefonbestilling bekreftes elektronisk av rammeavtaleleverandør. Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. Ved bestilling av endringsarbeid skal endringsskjema foreligge før gjennomføring av arbeidet dersom ikke annet er avtalt. Endrings- og tilleggsarbeid skal varsles av oppdragsgiver. Statsbygg har mulighet til å gjøre avrop på vegne av sine leietagere på samme vilkår. Det presiseres at det kun er oppdragsgivers ansatte som skal foreta bestillinger/avrope på rammeavtalen. 11. Avviksrapportering Leverandøren skal ha et system for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroll skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket og oversendes elektronisk (e-post). Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom ikke annet er avtalt eller påkrevd ut fra avvikets art. 12. Fakturering Fakturering skal foregå i henhold til kontraktens bestemmelser, jfr. punkt i kontrakt og punkt 16.2, jfr under. 13. Oppfølging av kontrakt Etter inngåelse av rammeavtalen vil oppdragsgiver ha første møte med leverandøren etter 3 til 6 måneder. Deretter vil oppdragsgiver ha møte med leverandøren en gang per år. Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover dette. Utgangspunktet for kontraktsoppfølgingen vil være etterprøving av leverandørens ytelser og etterlevelse av de kriterier som rammeavtalen er inngått på grunnlag av og på eventuelle rapporterte og avdekkede avvik. 14. FDV- dokumentasjon Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 6

7 Leverandøren skal levere FDV- dokumentasjon senest 14 dager etter at oppdraget er fullført. All dokumentasjon skal være på norsk. Dokumentasjonen skal leveres i følgende format: Elektronisk på minnepenn/cd- rom eller tilsvarende Tegninger skal være i pdf. format 15. Etiske regler og habilitet Statsbygg har etiske retningslinjer som ansatte plikter å etterleve. Regelverket skal sikre at virksomhetens ansatte opptrer med høy integritet og på en forretningsmessig korrekt måte. Det er særskilt fokus på forutberegnelighet, likebehandling, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet, blant annet for å sikre habilitet og unngå interessekonflikter. Ved mistanke om eller forsøk på korrupsjon eller annen uetisk opptreden fra leverandører eller ansatte internt skal virksomhetens internrevisjon kontaktes umiddelbart. 16. Spesielle forhold Nedenstående vil legges til grunn for oppfølging/praktisering av avtalen. I den grad punktene avviker fra andre opplysninger i konkurransegrunnlaget har nedenstående forrang: 16.1 Alle oppgaver skal utføres mellom kl. 07:00 og 17:00 på hverdager. Oppdrag som bestilles eller må utføres utenfor ovennevnte tidsrom, faktureres i henhold til oppdragstakers gjeldende satser (tariff). Befaringer, herunder oppstartsmøter og sluttbefaring skal avholdes ved behov Oppdragstaker skal fakturere oppdragsgiver pr bestilling når bestillingen er utført. Oppdragstaker plikter å fakturere innen samme kalenderår som arbeidet er utført. Oppdragstaker skal merke hver faktura med eiendomsadresse og anleggsnummer. Underbilag, herunder time- og materiallister, skal følge faktura. Dokumentasjon skal til enhver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver All korrespondanse sendes til bestillers kontaktperson og henvendelser skal alltid merkes med Doculivenummer, prosjektnummer, adresse og eventuelt andre opplysninger oppdragsgiver har inntatt i sin bestilling Det er kun oppdragsgivers representanter som skal gi uttalelser til pressen, leietakere og andre. Oppdragstaker har ansvar for å informere sine arbeidstakere og eventuelle underleverandører om dette Oppdragstaker plikter å planlegge og utføre alt arbeid slik at helse, miljø og sikkerhet til de involverte blir ivaretatt på en betryggende måte, og slik at arbeidet gjennomføres uten skade på person eller miljø i.h.t det til enhver tid gjeldende regelverk. Oppdragstaker plikter å opptre med respekt overfor oppdragsgivers leietakere, kontraktsparter og andre. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 7

8 16.6 Det forutsettes at leverandørens netto inntakskost for materialer er konkurransedyktige i forhold til det som er vanlig å oppnå i det profesjonelle markedet. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon Side 8