Halden Kommune. Konkurransegrunnlag. Oppgradering av 3 tilfluktsrom

Transkript

1 Konkurransegrunnlag,bygge og anleggsarbeider Halden Kommune Konkurransegrunnlag Oppgradering av 3 tilfluktsrom Sak 2012/4401 Innhold - 1 -

2 Del 1 Generell beskrivelse ANSKAFFELSESPROSEDYRE VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSBEFARING FRIST FOR INNLEVERING AV TILBUDET TILBUDET SENDES/LEVERES: OMKOSTNINGER TILBUDSÅPNING: TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET/ALTERNATIVE TILBUD KONTRAKT TILBUDETS INNHOLD/KRAV TIL TILBUDSBESVARELSEN FORBEHOLD OG AVVIK MOT KONKURRANSEGRUNNLAG/KONTRAKTSVILKÅR AVLYSNING AV KONKURRANSEN SAMARBEIDENDE LEVERANDØRER... 5 Del 2 Oppdraget/orientering om prosjektet OPPLYSNINGER OM PROSJEKTET / BYGGHERRE ART OG OMFANG OPPSTART/BYGGETID/FREMDRIFT... 6 Del 3 Krav til leverandøren SKATTEATTESTER OG HMS-ERKLÆRING LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER OPPDRAGSGIVERS KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN/TILBYDEREN Del 4 Tildelingskriteriet og avtalevilkår KRITERIER SOM BLIR LAGT TIL GRUNN VED ANTAGELSE AV TILDELING AV KONTRAKT Del 5 Kontraktsbestemmelser Kontraktsbestemmelser for avtaler basert på NS Avtaledokument Del 6 Tilbudsskjema Tilbudsskjema/prisskjema VEDLEGG 1: HMS-EGENERKLÆRINGSSKJEMA VEDLEGG 2: DENNE SIDEN SKAL BESVARES OG VEDLEGGES TILBUDET VEDLEGG 3: EVENTUELLE FORBEHOLD

3 Del 1 Generell beskrivelse 1.1 Anskaffelsesprosedyre I henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 (ajourført med endring, senest ved lov 30.juni 2006 nr 41.) samt forskrift fastsatt av kgl.res. 7. april 2006 nr 402, (med endring ved forskrift 24.november 2006 nr 1295) inviterer Halden kommune (heretter kalt oppdragsgiver) til åpen anbudskonkurranse på oppgradering av tre offentlige tilfluktsrom i Halden kommune. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov og forskrift om offentlig anskaffelser del 1 og II, anskaffelsen er under EØS-terskelverdiene Rettelser, suppleringer, eller endringer gitt på forespørsel fra en eller flere leverandører, 8-2(2) meddeles alle som har etterspurt konkurransegrunnlaget. Frist for å levere tilleggsinformasjon er satt til seks dager før tilbudsfrist Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpen anbudskonkurranse. Det er en prosedyre som åpner for alle interessenter å gi tilbud. Det er derfor viktig at anbudsdokumentene leses nøye slik at det ikke oppstår misforståelser. Åpen anbudskonkurranse tillater ikke forhandlinger eller avklaringer som gir grunnlag for avvisning etter forskriftens Oppdragsgiver kan gi tilleggsinformasjon til konkurransegrunnlaget senest seks (6) dager før fristen fastsatt for mottak av tilbudene. Som følge av at konkurransegrunnlaget er tilgjengelig elektronisk på vil også alle tilleggsopplysninger blir tilgjengeliggjort og distribuert samtidig pr e-post til de som har registrert interesse via doffin.no. Kontaktopplysninger hos Halden kommune: Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Øystein Lindberg Postadresse: Postboks 150, 1751 Halden Besøksadresse/Leveringssted Storgata 8 (Servicesenteret), 1771 Halden for tilbudsinnlevering e-post: oystein.lindberg@halden.kommune.no Telefon: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos/for oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Vedståelsesfrist. Tilbudet skal være bindende til og med Tilbudsbefaring Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring. 1.4 Frist for innlevering av tilbudet. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende senest onsdag kl.1300 For sent innkomne tilbud vil bli avvist

4 1.5 Tilbudet sendes/leveres: Halden kommune v/øystein Lindberg Rådhuset, Storgt Halden Tilbudet sendes/leveres i lukket konvolutt merket: Oppgradering av offentlige tilfluktsrom Tilbudet skal leveres i perm Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar. Tilbudet (herunder all dokumentasjon) skal være på norsk. Norsk skal benyttes under gjennomføringen av kontrakten. Tilbudet kan ikke leveres pr e-post eller pr telefaks. 1.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelse av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, forhandlinger, tester eller lignende, samt befaringer. 1.7 Tilbudsåpning: Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av minst to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. 1.8 Tilbud på deler av oppdraget/alternative tilbud. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av entreprisen. Alternative tilbud aksepteres ikke. 1.9 Kontrakt - Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud - Avtale anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter. - NS 8406 vil bli benyttet som avtaledokument ved kontraktsinngåelse med endringer jfr Del 5 i konkurransegrunnlaget Betalingsbetingelser Vi legger NS 8406 til grunn Tilbudets innhold/krav til tilbudsbesvarelsen Tilbudet skal utformes i henhold til de retningslinjer og krav som er gitt i konkurransegrunnlaget, og settes opp i samsvar med opplysninger og informasjon vi har bedt om. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev og fullstendig utfylt prisskjema/tilbudsskjema (Del 6) som skal være datert, stemplet og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbyder

5 Tilbudssum og bekreftelse på vedståelsesfrist skal opplyses i tilbudsbrevet. Ethvert forbehold eller avvik fra tilbudsgrunnlaget skal inntas i vedlegg Forbehold og avvik mot konkurransegrunnlag/kontraktsvilkår Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/kontraktsvilkår, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget/kontraktsvilkår og tas inn i vedlegg 3. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises Avlysning av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen uten å betale erstatning til tilbyderne dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold Samarbeidende leverandører Leverandører som inngir tilbud i fellesskap må vedlegge tilbudet en avtale om forpliktende samarbeid og solidarisk ansvar som er undertegnet av samtlige samarbeidspartnere. Samarbeidende leverandører skal levere ett felles tilbud. Det skal videre fremkomme av tilbudet hvem som skal representere gruppen i kontakt med oppdragsgiver

6 Del 2 Oppdraget/orientering om prosjektet. 2.1 Opplysninger om prosjektet / byggherre Byggherre: Halden kommune Svenskegaten 6 Tlf Lene Bergstrøm 1776 Halden Fax Art og omfang Halden kommune har tre «store» offentlige tilfluktsrom som skal oppgraderes. Alle tre tilfluktsrommene Rødsfjellet, Skippergata og Oskleiva er fjellanlegg som er bygd/rehabilitert i 92/93, 85 og 87. Det vil si at tilfluktsrommene er bygd etter forskriftene av Tilbyder skal gi pris på komplette arbeider i henhold til beskrivelse. Tilbyder må selv bygge inn de arbeidsoperasjoner, materialer, og leveranser som er nødvendige for å levere komplette arbeider. Tilbudet skal også inneholde alle nødvendige ytelser for rigg og drift Rødsfjellet (Rockefjellet) er beregnet for 750 personer. Lokalene er organisert i 3 stoller i tre ulike høyder (koter). Lokalene er inndelt iht. forskriftene med nødutganger, sluser, krigsventilasjonsrom, nødstrømsaggregat rom og oppholdsrom. Tilfluktsrommet blir brukt som et «Rocke/musikk hus, med mange rom innredet for øving og innspilling av musikk samt konserter. Skippergata er beregnet for 1000 personer. Lokalene er inndelt iht. forskriftene med nødutganger, sluser, krigsventilasjonsrom, nødstrømsaggregat rom og oppholdsrom. Tilfluktsrommet blir brukt som treningslokaler til Halden styrkeidrettslag. Oskleiva er beregnet for 1000 personer. Lokalene er inndelt iht. forskriftene med nødutganger, sluser, krigsventilasjonsrom, nødstrømsaggregat rom og oppholdsrom. Tilfluktsrommet blir brukt som treningslokaler til Halden pistolklubb og klubbrom til Halden svømmeklubb. 2.3 Oppstart/byggetid/fremdrift Byggestart for prosjektet vil bli så snart det er tegnet kontrakt med entreprenør for utførelse av arbeidet. Byggherren har i sine planer forutsatt følgende fremdrift: Byggestart: I løpet av september/oktober Ferdigstillelse: Etter avtale - 6 -

7 Del 3 Krav til leverandøren. Obligatoriske og ufravikelige krav 3.1. Skatteattester og HMS-erklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget) Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav To siste årsregnskap inklusive styrets årsberetning og revisorerklæring Leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. På forespørsel må valgte leverandør dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten Bekreftelse på at dette blir ivaretatt vedlegges tilbudet

8 3.4. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum 3 tilsvarende oppdrag på tilfluktsrom Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste år, herunder opplysninger om verdi og mottaker. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem. 3.5 Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav til leverandøren/tilbyderen. Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig økonomi og faglige kvalifikasjoner i forhold beskrevet i punktene 3 ovenfor

9 Del 4 Tildelingskriteriet og avtalevilkår. 4.1 Kriterier som blir lagt til grunn ved antagelse av tildeling av kontrakt. Lavest pris: Tilbudssum (jfr pkt og prisskjemaet) Tilbud som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget, vil bli avvist Priser/anskaffelseskost Prisene skal oppgis i NOK for tilbudspriser eks. mva. Prisene oppgitt i prisskjema skal inkludere tillegg for prisstigning i kontraktsperioden. Eventuelle prisjusteringer og andre forhold skal være prissatt og inkludert i totalprisen. Prisene skal inneholde opplæring, frakt, nødvendig emballasje og utgifter til egen administrasjon, feriepenger skatter og avgifter. I hver enkelt post i tilbudet skal det som er spesifisert være tatt med, samt de ytelser og omkostninger av enhver art som er nødvendig for å utføre arbeidet på en betryggende måte i henhold til de utleverte dokumenter, tariffavtaler, lover, forskrifter eller øvrige opplysninger gitt av oppdragsgiver eller som har fremkommet på tilbudsbefaring. Alle delpriser og entrepriser skal være utfylt. Unnlatelse er grunnlag for avvisning av tilbudet

10 Del 5 Kontrakts bestemmelser 5.1 Kontrakts bestemmelser for avtaler basert på NS 8406 Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i antatt tilbud. Avtalen, konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud og prisskjema vil inngå som en del av kontrakten. Avtale anses først inngått når tilbudet er skriftlig akseptert og kontrakt er underskrevet av begge parter. Kontraktsvilkår for oppdraget vil være i NS 8406, Norsk bygge og anleggskontrakt med følgende endringer og tilleggsbestemmelser: Etterfølgende viser endringer/tillegg som gjelder foran teksten i NS 8406: Pkt 8 Endring: Pkt 22.3 Sikkerhetstillelse Byggherren stiller ikke sikkerhet Betalingsfrist Tillegg: Alle krav om betaling skal rettes direkte fra entreprenøren til byggherren. Krav fra faktoringselskap eller tilsvarende godtas ikke. Pkt 23.3 Overtagelse Tiltakshaver står fritt til å foreta reduksjoner i kontraktssummen uten betydning for enhetspriser. Reduksjonen uansett størrelse medfører ikke behandling som avbestilling. Pkt 27.1 Endring: Indeksregulering Kontraktssummen skal ikke indeksreguleres i kontraktsperioden. 5.2 Avtaledokument NS 8405 A formular for kontrakt om utførelse av bygge og anleggsarbeider vil bli benyttet som avtaledokument ved kontraktsinngåelse

11 Del 6 Tilbudsskjema. Tilbudsskjema/prisskjema Tilbudets hovedsummer som er i hht de dokumenterte spesifiserte og beskrevne arbeider, i overensstemmelse med vedlagte beskrivelse for hvert enkelt tilfluktsrom, fremstilles i etterfølgende tabell: Prisskjemaet er tilbyders svar på tilbudet og vil inngå som en del av kontrakten. Alle priser er faste. TILBUDSSKJEMA/PRISER Rødsfjellet 01. Rigg og drift KR Instrukser/skilting KR Sluser/Nødutganger/vegger KR Elektriske anlegg KR Nødstrømsaggregat rom KR Ventilasjon KR Løsutstyr KR Diverse KR Prosjektering KR Godkjenning av Sivilforsvaret/DSB KR... Sum eks. mva KR. 25% merverdiavgift KR. TILBUDSSUM INKL. MVA KR ================= Skippergata 01. Rigg og drift KR Instrukser/skilting KR Sluser/Nødutganger/vegger KR Elektriske anlegg KR Nødstrømsaggregat rom KR Ventilasjon KR Løsutstyr KR Diverse KR Prosjektering KR Godkjenning av Sivilforsvaret/DSB KR... Sum eks. mva KR. 25% merverdiavgift KR. TILBUDSSUM INKL. MVA KR =================

12 Oskleiva 01. Rigg og drift KR Instrukser/skilting KR Sluser/Nødutganger/vegger KR Elektriske anlegg KR Nødstrømsaggregat rom KR Ventilasjon KR Løsutstyr KR Diverse KR Prosjektering KR Godkjenning av Sivilforsvaret/DSB KR... Sum eks. mva KR. 25% merverdiavgift KR. TILBUDSSUM INKL. MVA KR ================= Totalt for alle tilfluktsrommene kroner: inkl.mva TIDSFRISTER: Arbeidet kan påbegynnes dager etter at tilbudet er vedtatt og kontrakten er undertegnet, og kan utføres på arbeidsuker, dvs ferdigstillelse ORGANISERING AV PROSJEKTET. Tilbyders organisering av prosjektet skal beskrives med navn og ansvarsforhold: Navn, cv, reseranser for personene skal vedlegges, spesielt for store/tilsvarende arbeidere: navn-prosjektansvarlig navn byggelede UNDERENTREPRENØRER/UNDERLEVERANDØR Det er i tilbudsregningen samarbeidet med følgende firmaer for de forskjellige underentrepriser/underleverandørers vedkommende: Nr Fagområde Firma

13 Sted Dato. Firmanavn Adresse: Tlf Telefax.E.post Underskrift:/stempel

14 Vedlegg 1: HMS-egenerklæringsskjema Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr i medhold av lov 17. juni 2006 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v

15 Vedlegg 2: Dokumentasjon/organisering av tilbudet Denne siden skal besvares og vedlegges tilbudet Skjemaet er utarbeidet for å lette arbeidet for leverandøren og sikre at all informasjon er forstått/levert. I tillegg forenkles evalueringen av de innkomne tilbudene. Tilbudet skal leveres i perm med skilleark. Skillearknr: Vedlagt (ja/nei) 1. Tilbudsbrev og tilbudsskjema (del 6). Begge skal inneholde totalpris og være datert og signert av person med nødvendig fullmakt. 2. Bekreftelser (ikke eldre enn 6 måneder) fra den kompetente myndighet på at skatter og avgifter er betalt (kemnerattest for skatt og arbeidsgiveravgift og skattefogdattest for mva). Manglende attester gir grunnlag for avvisning. 3. HMS attest (vedlegg 1) Manglende HMS egenerklæring gir grunnlag for avvisning. 4. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Bekreftelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 5. Årsregnskap for de 2 siste årene inklusive styrets årsberetning og revisorerklæring. 6. Tilbyders skal vedlegge en liste over de viktigste relevante (herunder arbeid med tilfluktsrom) leveransene de siste 3 år. 7. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem eller kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon 8. Bekreftelse på at tilbyder har ordnede arbeidsavtaler med sine ansatte og at de ansatte har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som kan anses normalt i området. 9. Eventuelle forbehold, vedlegg Eventuelle tilleggsopplysninger. 11. Dette skjema (vedlegg 2) i utfylt stand

16 Vedlegg 3: Eventuelle forbehold DERSOM TILBYDER HAR FORBEHOLD SKAL DENNE SIDE BESVARES OG VEDLEGGES TILBUDET. Om forbehold: Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen må følgende gjøres: Leverandøren skal henvise til de eventuelle punkter i konkurransegrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom kommunen kan akseptere forbeholdet. Avvikene og forbeholdene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold og konsekvens av forbeholdet Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens: