Reduser risiko. Reduser kostnader. Hev ytelsesnivået.

Transkript

1 Reduser risiko. Reduser kostnader. Hev ytelsesnivået. Vår risikostyringsløsning reduserer kostnader og innsats slik at innkjøpsteamene kan fokusere på verdiskapende og strategiske innkjøpsaktiviteter. Redusert innsats i validering av leverandørdata Fulltidsansatte som er involvert i validering Energiselskap i Storbritannia Hos kunden 83% 1 Med Achilles Redusert innsats i validering av leverandørdata Fulltidsansatte som er involvert i validering Hos kunden Energiselskap i Storbritannia 100% Med Achilles 1 Kilde: 2012 kundeintervjuer Spesifikke prosesser kan variere, på grunn av varierende bransje- og kundekrav. Vi hjelper leverandører gjennom kvalifiseringsprosessen, og følger en velprøvd modell som allerede har kvalifisert over leverandører verden over. Vi identifiserer leverandørene du vil ha med i nettverket i samarbeid med deg. Deretter bistår vårt serviceteam en oppfølging for å hjelpe leverandørene gjennom prosessen via epost samt telefonsupport. Prosess for registrering, validering og publisering av leverandører Prosess Leverandører Achilles Innkjøpere Anmodning Apply to join via the buyer s website portal Risk model drives Registration process. Low-risk suppliers: No further action. Critical suppliers: Proceed to next stage Low-risk supplier information published Supplier pre-qualification stages Prosess Leverandører Achilles Innkjøpere Datalevering Annual subscription payment & complete online questionnaire(s) Risk model drives scope of questionnaire (and audit) requirements Validering Data validation and assessment of questionnaire(s) including cross checking with third party data sources Publisering Prekvalifisering fullført Validering fullført Leverandørinformasjon publisert Søk Tilgang til leverandørdata Specific process may vary reflecting sector and client requirements. 04

2 Achilles Group Limited 30 Western Avenue, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4SH UK T: +44 (0) F: +44 (0) E: /2014

3 Reduser risiko. Reduser kostnader. Hev ytelsesnivået. Tjenester for profesjonelle innkjøpere. Få bedre informasjon, ta bedre beslutninger. Enterprise Supplier Management System (ESMS) Trinnvis prekvalifisering for hele leverandørkjeden

4 Total supply base risk management Som spesialist innen innkjøp, forsyningskjede eller leverandørstyring står du overfor et økende antall utfordringer rundt dataadministrasjon, etterlevelse og risiko ved søk etter leverandører og andre innkjøpsrelaterte aktiviteter. Achilles Enterprise Supplier Management System (ESMS) støtter risikostyringsstrategien i din organisasjon ved å redusere kostnader, innsats og risiko på tvers av hele leverandørkjeden. Risikostyring på tvers av hele leverandørkjeden Achilles ESMS er bygget rundt vårt kjernesystem Community Supplier Management System (CSMS), og gir deg tilgang til validert informasjon om alle dine leverandører gjennom vår avanserte, sikre nettbaserte plattform. Denne utvidede løsningen omfatter en risiko- og etterlevelsesmodell som kan konfigureres i henhold til spesifikke krav i din organisasjon og utvides til å dekke hele leverandørkjeden. Risikomodellen evaluerer leverandører opp mot nøkkelkriterier definert av deg, og indikerer hvilken prekvalifiseringsprosess leverandøren skal følge. Eksempel på registreringsdata fra leverandørene som brukes i risikomodellen Produkter og tjenester Beregnet kontraktsverdi eller omsetning Vi bygger inn dine retningslinjer og standarder i prekvalifiseringsprosessen, slik at vi bidrar til etterlevelse på tvers av innkjøpsarbeidet. Innsamling, validering og vedlikehold av leverandørinformasjon Systematisk risikostyring og etterlevelse Skreddersydd risikomodell som driver gjennom trinnvis prekvalifisering Hele leverandørkjeden konsolidert på én plattform Sikkert grensesnitt og avanserte søke- og filtreringsverktøy Grensesnitt til ERP- og innkjøpssystemer Leverandørens geografiske plassering Antall ansatte Omfattende prekvalifisering Kjernen i vår løsning er et systematisk prekvalifiseringsprogram for leverandørene, hvor vi samler inn data gjennom sikre nettbaserte spørreskjemaer, støttet av grundig validering utført av våre evalueringsteam og kvalifiserte revisorer. Det følgende er et typisk eksempel på leverandørinformasjon vi samler inn og validerer: Generell virksomhetsinformasjon Produkter og tjenester Vi kan legge til ytterligere moduler slik at prekvalifiseringen blir enda mer detaljert i områder av spesiell interesse for din organisasjon: Kunder kan også inkludere revisjoner som en del av kvalifiseringsprosessen for leverandører. Revisjonsprogrammene retter seg inn etter informasjonen i kvalifikasjonsordningen, og utvider valideringen gjennom evaluering på stedet. Mulige kandidater for revisjon av Achilles Økonomi Miljøhensyn Kvalitet Bærekraft og samfunnsansvar Finansiell analyse Bærekraft og samfunnsansvar CO2-reduksjon Finne riktig leverandør så raskt som mulig Forsikring og juridiske aspekter Helse og sikkerhet Kartlegging av forsyningskjeden Kvalitet Helse Sikkerhet Miljøhensyn Bærekraft og CO2-reduksjon samfunnsansvar Når vi har validert en leverandør, vil leverandøren være synlig i søk etter produkter og tjenester på vår skybaserte plattform, og innkjøpere kan vise validert informasjon om etterlevelse og risikovurdering for den relevante leverandøren. En rekke nettbaserte verktøy er tilgjengelige for å støtte dine innkjøpsrelaterte aktiviteter, enten som standard eller som tilleggsmoduler. 01

5 Stadier i prekvalifiseringen drevet av din risikomodell Ikke alle leverandører er like. Våre konfigurerbare og systematiske risikostyringsløsninger gjenspeiler organisasjonens tilnærming til leverandøretterlevelse. Prekvalifiseringskrav for dine leverandører kan variere basert på hvor viktige de er for din virksomhet. Vårt prekvalifiseringsprogram for hele leverandørkjeden omfatter et sett av innledende spørsmål som skal besvares av alle leverandører. Dette gir en grunnleggende registrering av nøkkelopplysninger om leverandøren, og driver risikomodellen. Modellen identifiserer hvilke leverandører som må gå gjennom flere stadier i prosessen for å møte kravene til etterlevelse. Risikomodellen bruker en rekke kriterier, f.eks. hvilke produkter og tjenester leverandøren tilbyr, verdien av kontrakter, og hvor leverandøren holder til, for å dele leverandørene inn i en trinnvis prekvalifiseringsprosess basert på hvor viktige de er for virksomheten. Eventuelle nye data innhentet av Achilles i løpet av prosessen, kan mates inn i risikomodellen for å identifisere om det er behov for ytterligere prekvalifisering for relevante leverandører. Illustrasjon av trinnvis kvalifiseringsprosess viser alle tilgjengelige moduler Alle leverandører Trinnvis kvalifisering gjenspeiler de forskjellige risikoprofilene Lav risikoprofil: kvalifisering fullført etter første trinn i prosessen Medium risikoprofil: kvalifisering fullført etter andre trinn i prosessen 3. Kartlegging av forsyningskjeden Innkjøpsorganisasjonens regler for risikomodell 3. Finansiell analyse 1. Registrering av leverandører 2. Kvalifiseringsspørreskjema for leverandører 3. Bærekraft og samfunnsansvar 3. CO2- reduksjon NØKKEL: 1. Registrering av alle leverandører Fullfører kvalifiseringsprosessen for lavrisikoleverandører Utløser ytterligere kvalifisering for andre leverandører 2. Grunnleggende prekvalifiseringsspørreskjema Høy risikoprofil: kvalifisering fullført etter tredje og/eller fjerde trinn i prosessen 4. Revisjon Ytterligere valgfrie moduler 4. Valgfri revisjon Qualification Kvalifiseringsprosessecess er Pro- Completed fullført 02

6 En del av innkjøpsøkosystemet Ved å utveksle data mellom risikostyringsløsningene fra Achilles og virksomhetens ERP-, innkjøps- eller forretningssystemer, er det mulig å forbedre, vedlikeholde og bruke nøyaktige leverandøropplysninger på tvers av virksomheten og de forskjellige prosessene. Kvalitetssikret, konsistent og nøyaktig leverandørinformasjon Vi vil samarbeide med deg for å gjøre våre data så åpne som mulig, slik at vi kan kommunisere med dine eksisterende prosesser og systemer. Ved å opprette datafeeder mellom Achilles og andre områder i innkjøpsøkosystemet, skaper vi større konsistens mellom data på forskjellige systemer, noe som gir en rekke fordeler: Presentasjon av risikostyringsinformasjon fra Achilles gjennom leverandørens livssyklus. Sørger for at leverandøropplysninger er kontinuerlig oppdatert og kontrollert. Holder master-databasen for leverandører oppdatert, og forhindrer at informasjonen foreldes eller mangler viktige elementer som e-postadresser, MVA-nummer osv. Støtter implementering av nye ERP- og innkjøpssystemer ved å levere rene data til de nye systemene, og sørger for at dataene vedlikeholdes kontinuerlig. Alternativer for datautvekslingsløsninger 1. Achilles ESMS inneholder en grunnleggende datautvekslingsfunksjon som leverer regelmessige oppdateringer av leverandørinformasjonen. Vi leverer dette i CSV-format, som kan importeres i virksomhetens ERP-, innkjøps-, forretnings- eller MIS-løsning, eller åpnes i regneark og analyseres utenfor systemene. 2. Hvis din virksomhet driver innkjøp i stor skala, eller har strengere krav til datahåndtering (f.eks. krav om daglige, planlagte dataoppdateringer) kan vi tilby konfigurerbar, direkte datautveksling fra system til system via webtjenester. Sentralisering, justering og samordning av data Ved å harmonisere data gjennom en unik leverandør-id fra Achilles, vil Achilles bli en del av virksomhetens tilnærming til Master Data Management. Data fra risikostyringsløsningen fra Achilles synkroniseres med de interne systemene i virksomheten, og leverer dermed nøyaktig og oppdatert informasjon på tvers av organisasjonen. Vi tilbyr også en automatisk kryssreferansefunksjon mellom de standardiserte bransjekodene for produkter og tjenester i vår løsning, og produktkodene som brukes i din virksomhet. Rene data for systemer og prosesser Med våre datautvekslingsløsninger får alle prosesser og systemer som følger etter Achilles i prosesskjeden, tilgang til rene og nøyaktige data Finne nye leverandører Styring av kontrakters livssyklus Utgiftsanalyse Finansiell rapportering HMS-etterlevelse Bærekraft og samfunnsansvar Vi har erfaring med å integrere løsninger for datautveksling fra Achilles med ERP- og innkjøpsklienter som Emptoris, SAP og CMA Contiki. 3. Vi publiserer vår egen webtjeneste-spesifikasjon gratis til kunder, og hvis det er behov for det kan vi utvikle tilpassede grensesnitt for å møte spesifikke krav. 03