INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING

Transkript

1 Til aksjonærene i VMETRO asa INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i VMETRO asa. Generalforsamlingen avholdes i selskapets lokaler i Østensjøveien 32, Oslo torsdag den 15. mai 2008 kl Dagsorden: 1. Åpning av møtet ved styrets leder og fortegnelse over møtende aksjonærer, enten ved personlig deltakelse eller ved fullmektig 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen 3. Godkjennelse av innkalling og dagsorden 4. Årsoppgjør for 2007 a) Fremleggelse av resultatregnskap og balanse pr b) Behandling av styrets årsberetning og revisjonsberetning for c) Godkjenning av årsregnskap og årsberetning, herunder styrets forslag til disponering av årets resultat. Årsoppgjøret for 2007 med tilhørende revisjonsberetning følger vedlagt denne innkallingen. Årsoppgjøret er dessuten utlagt på selskapets kontor til ettersyn for aksjeeierne. 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer, valgkomite og revisor Valgkomiteen fremmer forslag om at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: Som styrehonorar for perioden fra generalforsamling 2007 til generalforsamling 2008 foreslås følgende (2006- beløp i parentes) : Styrets leder : NOK (NOK ) Aksjonærvalgte styremedlemmer : Basisbeløp : NOK (NOK ) Godtgjørelse for deltagelse pr. styremøte : NOK (NOK 7 500). Valgkomiteen fremmer videre forslag om at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: Som styrehonorar for perioden fra generalforsamling 2008 til generalforsamling 2009 foreslås følgende: Styrets leder : NOK Styrets nestleder: Basisbeløp : NOK Godtgjørelse for deltagelse pr. styremøte : NOK Andre aksjonærvalgte styremedlemmer : Basisbeløp : NOK Godtgjørelse for deltagelse pr. styremøte : NOK Styret fremmer videre forslag om følgende vedtak: Valgkomiteens honorar fastsettes til totalt NOK Styret fremmer videre forslag om følgende vedtak: Revisors godtgjørelse for 2007 fastsettes til totalt NOK

2 6. Valg av medlemmer til styret Valgkomiteen fremmer overfor generalforsamlingen følgende forslag på valg av aksjonærvalgte medlemmer til selskapets styre; Tore Engebretsen Arne-Kristian Mæland Svein Ove Strømmen Arnhild Schia Forslag til et femte styremedlem vil bli fremmet på Generalforsamlingen. 7. Forslag til vedtagelse av styrefullmakt til forhøyelse av aksjekapitalen Styret ber generalforsamlingen om fullmakt til å kunne forhøye aksjekapitalen i selskapet med inntil NOK ,- i forbindelse med videreføring av et fem års incentivprogram påbegynt i 2002 for ansatte og tillitsvalgte i VMETRO asa og datterselskaper, gjennom nytegning av inntil aksjer hver pålydende NOK 0,50. Fullmakten erstatter fullmakt vedtatt på generalforsamling i selskapet den 3. mai Styrets forslag er begrunnet i behovet for å kunne beholde eksisterende, og knytte nye, nøkkelpersoner i konsernet tettere til selskapet gjennom et attraktivt incentivprogram. Det er derfor nødvendig at nåværende aksjonærers fortrinnsrett til tegning av de nye aksjene fravikes, jfr og 10-5 i allmennaksjeloven. Styret fremmer på ovennevnte grunnlag forslag om at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: Styret i VMETRO asa gis, i henhold til i allmennaksjeloven, fullmakt til å utvide aksjekapitalen i VMETRO asa, gjennom en eller flere rettede emisjoner, med inntil NOK i et incentivprogram for ansatte og tillitsvalgte i VMETRO asa og datterselskaper, ved nytegning av inntil aksjer, hver pålydende NOK 0,50, hvor eksisterende aksjonærers fortrinnsrett til tegning av aksjer skal kunne fravikes, jfr og 10-5 i allmennaksjeloven. Ved eventuelle fremtidige splittinger og/eller spleisinger av den pålydende verdi av aksjene i VMETRO asa i fullmaktens gyldighetstid, skal fullmakten likevel gjelde med tilsvarende forholdsmessig endring. Nytegnede aksjer skal innbetales i kontanter, og fullmakten, som skal erstatte fullmakt som ble vedtatt på ordinær generalforsamling den 3. mai 2007, skal gjelde frem til neste ordinære generalforsamling i selskapet. Fullmakten omfatter rett for styret til å fastsette alle de øvrige betingelsene for aksjeemisjoner i henhold til fullmakten, og til å foreta de endringer av vedtektene som blir nødvendig i forbindelse med at fullmakten blir anvendt. 8. Forslag til vedtakelse av emisjonsfullmakt ved forhøyelse av aksjekapitalen I forbindelse med utviklingen av VMETRO asa kan det være ønskelig å overta andre virksomheter mot oppgjør helt eller delvis i aksjer i VMETRO asa. Styret fremmer derfor forslag om at generalforsamlingen gjør følgende vedtak: Styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK ved nytegning av inntil aksjer hver pålydende NOK 0,50. Eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett etter allmennaksjelovens 10-4 kan fravikes. Fullmakten omfatter aksjekapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra selskapet særlige plikter, jf. allmennaksjelovens Fullmakten gjelder frem til neste ordinære generalforsamling i selskapet. 9. Forslag til vedtagelse av styrefullmakt til kjøp av egne aksjer Styret foreslår overfor generalforsamlingen at den eksisterende styrefullmakt til kjøp av egne aksjer erstattes med ny fullmakt. Det foreslås at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

3 Styret i VMETRO asa gis i henhold til allmennaksjelovens 9-4 fullmakt til å erverve inntil aksjer i VMETRO asa for et samlet pålydende på inntil NOK , til minimum NOK 0,50 pr. aksje og maksimum NOK 200,- pr. aksje. De angitte beløpsgrenser skal reguleres i overensstemmelse med eventuelle fremtidige splittinger og/eller spleisinger av den pålydende verdi av aksjene i VMETRO asa. Fullmakten skal registreres i Foretaksregisteret så snart som mulig etter at generalforsamlingen har fattet vedtaket. Styret står fritt med hensyn til hvorledes erverv og avhendelse av aksjene i VMETRO asa skal foretas. Fullmakten skal gjelde fra registrering i Foretaksregisteret og fram til neste ordinære generalforsamling i selskapet. Denne fullmakten erstatter alle tidligere fullmakter vedrørende kjøp av egne aksjer. 10. Valg av medlemmer til valgkomiteen Styret foreslår følgende medlemmer av valgkomiteen: John Harald Henriksen (Direktør, KLP) Thomas Nygaard (Chief Technology Officer, VMETRO asa) Forslag til et tredje medlem vil bli fremmet på Generalforsamlingen. 11. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte følger vedlagt denne innkallingen. Det vil bli avholdt en rådgivende avstemning over styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelsen. Aksjonærer som ønsker å delta bes melde fra om dette snarest og senest innen onsdag 14. mai 2008 kl ved å returnere vedlagte påmeldingsskjema til selskapet per post eller telefax. De som ønsker å møte med fullmektig, bes fylle ut vedlagte fullmaktsskjema og returnere det til selskapet innen samme frist. Med hilsen VMETRO asa Tore Engebretsen (sign) Styrets leder Vedlegg: 1. Påmeldings-/Fullmaktsskjema 2. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte 3. Årsrapport 2007

4 Påmelding til ordinær generalforsamling i VMETRO asa Jeg vil møte på generalforsamling i VMETRO asa torsdag 15. mai 2008 kl på selskapets kontor, Østensjøveien 32 i Oslo. Jeg møter med egne aksjer og har fullmakt for aksjer tilhørende andre. Navn: Adresse: Postnr.: Sted: Dersom De møter med fullmakter fra andre aksjonærer, skal disse fullmaktene vedlegges påmeldingen. Påmeldingen bes være selskapet i hende innen onsdag 14. mai 2008 kl Påmeldingsadresse: VMETRO asa Østensjøveien Oslo Tel: Fax: Fullmakt De aksjonærer som ikke møter på generalforsamlingen i VMETRO asa, kan ved skriftlig fullmakt la seg representere av andre. Jeg gir herved fullmakt til å møte og avgi stemme for meg på generalforsamlingen i VMETRO asa den 15. mai Jeg er eier av aksjer., den 2008 Navn: Adresse: Postnr.: Sted:.. Signatur

5 Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte Lønnspolitikken i foregående regnskapsår (2007) Styreleders, administrerende direktørs og ledende ansattes betingelser og godtgjørelser mottatt i 2007 er spesifisert i Note 15 til Årsrapporten. Veiledende retningslinjer for det kommende regnskapsåret Lederlønnpolitikken for året 2008 vil bli ført i samsvar med de prinsipper som har vært gjeldende for Godtgjørelse til Administrerende direktør Administrerende direktørs lønn skal fastsettes på bakgrunn av en helhetlig vurdering hvor hovedvekten legges på følgende målbare forhold: finansielt resultat, kundetilfredshet, medarbeidertilfredshet og konsernets omdømme. Bonustildelingen til konsernsjefen fastsettes basert på oppnådd finansielt resultat og kan maksimalt utgjøre 2,0 ganger årslønn. Administrerende direktør tildeles ikke resultatbaserte ytelser utover nevnte bonus. Administrerende direktør kan i tillegg til bonus gis naturalytelser som fri telefon, fri mobil og fri avis. Tildeling av naturalytelser skal ha sammenheng med Administrerende direktørs funksjon i konsernet eller være i tråd med markedsmessig praksis og bør ikke være vesentlig i forhold til Administrerende direktørs grunnlønn. Administrerende direktør har ingen særskilt avtale om sluttlønn og har ingen avtale om pensjonsytelser utover det som følger av betingelsene i selskapets kollektive pensjonsavtale. Godtgjørelse til øvrige ledende ansatte Administrerende direktør fastsetter godtgjørelse til ledende ansatte i samråd med styrets leder, som fremlegger dette til det samlede styre. Der det er inngått forpliktende avtaler, vil styret overholde disse. Lønnen bør fastsettes ut fra behovet for å gi konkurransedyktige betingelser i de ulike geografiske områdene. Lønnen bør gjøre konsernet konkurransedyktig i det aktuelle arbeidsmarkedet og skal fremme konsernets lønnsomhet (herunder ønsket inntekts- og kostnadsutvikling). Lønnsfastsettelsen skal ikke være egnet til å skade VMETRO sitt omdømme eller være markedsledende. Lønnen skal sikre at konsernet trekker til seg og beholder ledende ansatte med ønsket kompetanse og erfaring. Naturalytelser kan tilbys ledende ansatte i den grad ytelsene har en saklig sammenheng med den ansattes funksjon i konsernet eller er i tråd med markedsmessig praksis. Ytelsene bør ikke være vesentlige i forhold til den ansattes grunnlønn. Bonus kan gis til ledende ansatte i konsernet ut fra kriterier knyttet til resultater og andre objektive kriterier som er basert på forhold den enkelte leder lett kan påvirke og som fortrinnsvis kan måles. Ordningene bør være resultatavhengige uten å være risikodrivende, og ordningene skal ikke være egnet til å skade VMETRO sitt omdømme. Bonusen skal i tillegg til lønnen sikre at konsernet tiltrekker seg og beholder personer med ønsket kompetanse og erfaring. Det fastsettes et øvre tak for utbetaling av bonus på inntil 1 ganger årslønn. Styret kan for spesielle stillinger gjøre unntak hvis det er nødvendig for å gi konkurransedyktige betingelser. Selv om lønnen i sistnevnte tilfelle skal være konkurransedyktig, skal den ikke være markedsledende. Selskapets ledende ansatte har ingen særskilte avtaler om sluttlønn og har ingen avtaler om pensjonsytelser utover det som følger av betingelsene i selskapets kollektive pensjonsavtale.

6 To the shareholders of VMETRO asa NOTICE OF ANNUAL GENERAL SHAREHOLDERS MEETING Notice is hereby given of the Annual General Shareholders Meeting for VMETRO asa on Thursday, May 15, 2008 at 13, to be held at company premises, Østensjøveien 32, 0667 Oslo, Norway. AGENDA: 1. CALL TO ORDER BY CHAIRMAN OF THE BOARD AND ROLL CALL OF SHAREHOLDERS OR PROXIES. 2. ELECTION OF CHAIRPERSON AND PERSON TO COSIGN THE MINUTES. 3. APPROVAL OF NOTICE AND AGENDA. 4. ANNUAL STATEMENT OF ACCOUNTS a. Submission of the profit & loss statement and balance sheet per December 31, 2007 b. Presentation of the Board of Directors report and auditor s report for 2007 c. Approval of the annual accounts and Board of Directors report, including the Board s proposal for the disposition of the annual results. The 2007 annual report including the auditor s report is attached together with this notice. The 2007 annual report will also be available to shareholders at company premises. 5. STIPULATION OF REMUNERATION TO THE BOARD OF DIRECTORS, NOMINATION COMMITTEE AND AUDITOR. The Nomination Committee proposes that the shareholders carry the following motion: Remuneration to the Board of Directors for the period from 2007 AGM to 2008 AGM be set as follows (2006 amount in parenthesis): Chairman of the Board: NOK (NOK ) Other Board members elected by the shareholders: Base amount: NOK (NOK ) Remuneration for participation per board meeting: NOK (NOK 7 500). The Nomination Committee further proposes that the shareholders carry the following motion: Remuneration to the Board of Directors for the period from 2008 AGM to 2009 AGM be set as follows: Chairman of the Board: NOK Vice Chairman of the Board: Base amount: NOK Remuneration for participation per board meeting: NOK Other Board members elected by shareholders: Base amount: NOK Remuneration for participation per board meeting: NOK The Board of Directors further proposes the following motion: Remuneration for the Nomination Committee be set at a total of NOK The Board of Directors further proposes the following motion: Remuneration to the Auditor for 2007 be set at a total of NOK

7 6. ELECTION OF BOARD MEMBERS The Nomination Committee nominates the following shareholder elected candidates to the Board of Directors: Tore Engebretsen Arne-Kristian Mæland Svein Ove Strømmen Arnhild Schia Proposal to a fifth Director will be submitted at the meeting. 7. MOTION TO GRANT AUTHORIZATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO EXPAND SHARE CAPITAL The Board of Directors requests that the shareholders grant an authorization to expand the share capital in the company by up to NOK in connection with a 5-year incentive plan started in 2002 for employees in VMETRO asa and subsidiaries, through a new share subscription of a maximum of shares, each at a par value of NOK 0.50, which supersedes the authorization granted at the annual general meeting of May 3, The Board of Directors motion is predicated on the need to motivate and strengthen company loyalty among existing and new key employees through an advantageous incentive plan. Hence, it is requisite that the current shareholders rights of pre-emption to new share subscriptions be waived, according to 10-4 and 10-5 of the General Norwegian Companies Act. Based on the above, the Board of Directors proposes that the shareholders carry the following motion: The Board of Directors of VMETRO asa is granted authorization, according to of the General Norwegian Companies Act, to expand share capital in VMETRO asa, through one or more share issues, by up to NOK in an incentive plan for employees in VMETRO asa and subsidiaries, through a new share subscription of a maximum of shares, each at a par value of NOK 0.50, whereof the current shareholders rights of pre-emption to new share subscriptions be waived, according to 10-4 and 10-5 of the General Norwegian Companies Act. On the event of a future split and/or consolidation of the par value of the VMETRO shares during the period of validity, the authorization shall still apply with corresponding changes. Newly subscribed shares shall be paid for in cash, and the authorization which supersedes the authorization granted at the annual general meeting of May 3, 2007, shall be valid until the next annual general meeting. The authorization provides for the board of directors to stipulate all the other conditions for the share issue according to said authorization, and to carry out the necessary amendments in the articles of association in connection with its implementation. 8. MOTION TO GRANT AUTHORIZATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO CARRY OUT A SHARE ISSUE IN EXPANDING SHARE CAPITAL In connection with the growth of VMETRO asa, it may be desirable to acquire another company where the settlement is paid wholly or partly with VMETRO asa shares. The Board of Directors proposes that the shareholders carry the following motion: The Board of Directors of VMETRO asa is granted authorization to expand share capital by up to NOK through a share issue of up to shares, each at a par value of NOK 0.50, whereof the current shareholders rights of pre-emption may be waived, according to 10-4 of the General Norwegian Companies Act. The authorization comprises share capital expansion using other assets than cash, and the right to incur special obligations for the company, according to 10-2 of the General Norwegian Companies Act. The authorization shall be valid until the next Annual General Shareholders Meeting.

8 9. MOTION TO GRANT AUTHORIZATION TO THE BOARD OF DIRECTORS FOR BUYBACK OF OWN SHARES The Board of Directors proposes that the current authorization for the buyback of own shares be superseded by a new authorization. The Board of Directors proposes that the shareholders carry the following motion: The Board of Directors of VMETRO asa is granted authorization, according to 9-4 of the General Norwegian Companies Act, to acquire up to VMETRO asa shares at a total par value of up to NOK and at a minimum of NOK 0.50 per share and a maximum of NOK 200 per share. The proposed limits shall be adjusted in the event of a future split and/or consolidation of the par value of the VMETRO shares. The authorization shall be registered at the Register of Business Enterprises as soon as possible after the motion is carried. The Board of Directors is free to decide on how the acquisition and disposal of the shares in VMETRO asa are carried out. The authorization shall be valid from the date of registration at the Register of Business Enterprises until the company s next annual general meeting. This authorization supersedes all previous authorizations concerning the buyback of own shares. 10. ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE The Board of Directors nominates the following to the nomination committee: John Harald Henriksen (KLP) Thomas Nygaard (Chief Technology Officer, VMETRO asa) Proposal to a third member will be submitted at the meeting. 11. STATEMENT ON THE STIPULATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO SENIOR EXECUTIVES The Board of Directors' statement on the stipulation of salaries and other remuneration to senior executives is attached with this notice. An advisory poll will be held on the Board s guidelines on remuneration to senior executives. Shareholders who wish to attend the meeting, either personally or by proxy, have to return the attached registration/proxy form by mail or fax to VMETRO asa by 4 pm Wednesday, May 14, With regards, VMETRO asa Tore Engebretsen Chairman of the Board of Directors Attachments: 1. Registration/proxy form 2. Statement on the stipulation of salaries and other remuneration to senior executives 3. Annual report

9 REGISTRATION FOR VMETRO S ANNUAL GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS I wish to attend the company s Annual General Meeting of Shareholders on Thursday, May 15, 2008 at 13 at Østensjøveien 32, Oslo, Norway. I own shares. I will attend as proxy for shares of other shareholders Name: Address: Post code: City: Country: Date: Signature: If you are attending the meeting as proxy for other shareholders, please enclose the proxy forms together with the registration. Please return this registration form to VMETRO asa by 4 pm Wednesday, May 14, Address: VMETRO asa Østensjøveien Oslo Norway Phone: Fax: PROXY FORM Shareholders who can not attend the meeting can designate others as proxy by filling in and returning this proxy form. I hereby designate. as proxy to attend VMETRO s Annual General Meeting of Shareholders on May 14, 2008 and to vote in my stead. I own shares. Name: Address: Post code: City: Country: Date: Signature:

10 The Board of Directors' statement on the stipulation of salaries and other remuneration to senior executives Remuneration policy during previous financial year (2007) The terms and remunerations for Chairman of the Board of Directors, CEO and other senior executives in 2007 appear in note 15 of the annual financial statements. Guidelines for the coming financial year The remuneration to the management for 2008 will apply with the principles concurred in Remuneration to the CEO The salary of the CEO should be determined on the basis of an overall assessment with the main emphasis on the following aspects: financial results, customer satisfaction, employee satisfaction and the company's reputation. The bonus payment to the CEO shall be determined based on attained financial targets and cannot exceed 2.0 times the annual salary. The CEO does not receive performance-based remuneration other than the aforementioned bonus. In addition to bonus payments, the CEO may receive benefits in kind such as a free home phone, a free mobile phone and free newspapers. These benefits should reflect the CEO's functions in the company or be in line with market practice and should not be significant relative to his basic salary. The CEO has no separate agreement on severance pay and pension benefits beyond that covered by conditions in the company s group pension plan. Remuneration to other senior executives The CEO determines the remuneration of senior executives in consultation with the Chairman of the Board, which is then submitted to the Board of Directors for consideration. The Board will honor any existing binding agreements. Salaries should be determined on the basis of offering competitive terms in the various business areas. Salaries should promote the company s competitiveness in the relevant labor market as well as its profitability (including the desired progression in income and costs). Remuneration schemes must not be detrimental to VMETRO's reputation or be market-leading. Salaries offered should ensure that the company attracts and retains people with the desired skills and experience. Benefits in kind can be offered to senior executives to the extent such benefits have a logical connection to the employee's functions in the company or are in line with market practice. Such benefits should not be significant relative to the employee's basic salary. Bonuses may be awarded to senior executives in the company on a discretionary basis according to criteria relating to results attained and other objective criteria relating to aspects that the individual manager is able to influence and which can preferably be measured. Such schemes should be performance-based without encouraging undue risk and should not be detrimental to VMETRO's reputation. In addition to basic salaries, bonuses should ensure that the company attracts and retains people with the preferred expertise and experience. The upper limit for bonus payments shall be 1 times the annual salary. The Board may, however, make exceptions in the case of certain positions in order to offer competitive terms. Though remuneration in these cases should be competitive, it should not be market-leading. The company s senior executives have no separate agreements on severance pay and pension benefits beyond that covered by conditions in the group pension plan.