Hvordan implementere en felles prosjekt og portefølestyringsmodel i din virksomhet? WS NOKIOS 2015

Transkript

1

2

3 Hvordan implementere en felles prosjekt og portefølestyringsmodel i din virksomhet? WS NOKIOS 2015

4 Utkast til agenda til Velkommen og introduksjon til samlingen v/jens Nørve difi Hvor står vi nå? v/lars Nokken difi Erfaringer fra DFØ v/sverre Berg Spørsmål refleksjoner Erfaringer fra Asker kommune v/geir Graff Spørsmål refleksjoner Pause Presentasjon av «Telemark fylkeskommune som et case» v/jon Skriubakken, Telemark fylkeskommune Oppklarende spørsmål? Diskuterer i små grupper; 1) Utfordringer dere ser for Telemark? 2) Råd og tips til Telemark? Pause Introduksjon til gruppe arbeid v/jens Nørve Gruppearbeid Presentasjon av gruppearbeid/leveranser og dokumentasjon Oppsummering og refleksjoner v/ Jon og Jens

5 Nytte MÅLBILDET REALISERES GJENNOM PROSJEKTER Ledelsens strategiske mål Nåsituasjon Målgrupperettet kommunikasjon Individuelt tilpasset kommunikasjon (Vertikal integrasjon) Samhandling med andre virksomheter (Horisontal integrasjon) Enkel informasjon på Internet Kompleksitet Direktoratet for forvaltning og IKT

6 6 AXELOS - GLOBAL BEST PRACTICE

7 Virksomhetens kompetansetiltak MYE SOM MÅ TIL Vellykkede digitaliseringsprosjekter Kurs og kompetansetilbud i markedet Modenhetsundersøkelse Leverandørutviklet verktøystøtte Finn veien elæring Kurs og brukermøter Rådgivning Faglige nettverk.. Rådgivning og kvalitetssikring Kompetansetiltak ledere

8 Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Program 12. juni Velkommen til Helsedirektoratet v/inga Nordberg Program for dagen v/jens Nørve, Difi Nasjonal porteføljestyring innen e-helse v/inga Nordberg og Kristin Bang, Helsedir Pause Porteføljestyring v/jan Eirik Olsen og Nina Bjørlykke, Nasjonal IKT HF (NIKT) Orienteringssaker og veien videre v/jens Nørve, Difi 9

10 Porteføljestyringsprosessene inneholder både definering og leveranse av porteføljen Rammeverk: Management of Portfolios (MoP) Porteføljestyring Definisjon av portefølje Overordnet strategi Porteføljestyring Leveranse MoP rammeverket tilpasset i henhold til Difi Porteføljestyring forutsetter at Overordnet strategi er etablert Endringer kreves for å realisere strategien Porteføljedefinisjon: «Gjøre de riktige tingene» Prioritere prosjekter ut fra gitte kriterier Balansere porteføljen slik at den best mulig oppfyller strategien med tilgjengelige ressurser Planlegge porteføljen slik at gjennomføringen er realistisk Porteføljeleveranse: «Gjøre tingene riktig» Følge opp planer, økonomi, risiko og ressurser Følge opp gevinstrealisering Håndtere interessenter

11 Samhandling Styrings- og samhandlingsnivåer Nasjonal porteføljestyring e-helse Virksomhetsstyring Porteføljestyring Programstyring Prosjektstyring

12 Helsedirektoratets prosjektmodell basert på beste praksis* 7 prinsipper til grunn: Forretningsmessig forankring Lære av erfaring Definere roller og ansvar Styre i faser Avviksledelse Fokus på leveranser/produkter Tilpasset prosjekt og omgivelser *Prosjektveiviseren (Difi), PRINCE2

13 Nasjonalt porteføljekontor fasiliterer prosessene for nasjonale fora som E-helsegruppen, NUIT og NUFA Politiske føringer. Beslutningstaker i sektoren. Overordnet samordning, koordinering og prioritering av IKT-tiltak i helse- og omsorgssektoren. Gir sin tilslutning til prioritering og innstilling fra NUIT. Ledes av HOD. AD-nivå fra virksomhetene deltar. Nasjonalt prioriteringsorgan. Sektorens samlede innstilling av nasjonal e-helseportefølje. Fastsetter krav i referansekatalogen. Ledes av Helsedirektoratet. Nasjonalt utvalg for helsefag og arkitektur. Anbefaler helsefaglige og arkitekturmessige løsninger for nasjonale IKT-tiltak for prioritering i NUIT. Ledes av Helsedirektoratet. HOD E-helsegruppen (Overordnet samordning) NUIT (prioriteringsfora) NUFA (fagutvalg) Nasjonalt porteføljekontor Organisert i Helsedirektoratet. Prosesseier for e-helsegruppen, NUIT og NUFA. Videreutvikler og forvalter nasjonal styringsmodell. Legger til rette for de nasjonale arenaenes virke. Andre Folkehelseinstituttets porteføljefunksjon Helsedirektoratets porteføljefunksjon Spesialisthelse -tjenestens porteføljefunksjon Norsk Helsenetts porteføljefunksjon Kommunesektorens porteføljefunksjon De underliggende porteføljestyrene koordinerer og prioriterer interne IKT-tiltak på vegne av sin virksomhet. Lager innstilling til Nasjonalt porteføljekontor når det gjelder de nasjonale tiltakene. Dialog med Nasjonalt porteføljekontor ang. saker til e- helsegruppen, NUIT og NUFA. Internt porteføljekontor støtter porteføljestyret

14 Strategisk IKT-kompetanse for toppledere Se muligheter digitalisering gir og se hva det kan skape av verdier for virksomheten Forstå hva som kreves for å sikre at teknologien utnyttes og at digitaliseringsinitiativer styres og ledes riktig 11/6/2015

15 Strategisk IKT-kompetanse for toppledere Målgruppe: departementenes toppledergruppe sammen med virksomhetsledere i deres underliggende virksomheter Alle departementene innen våren 2017 skal ha gjennomført kompetansetiltaket 11/6/2015

16 BLD KMD Toppledergrupper Difi høsten 2015 Direktoratet for byggkvalitet Bufdir DSS IMDI Fylkesmannsembetene Husbanken Forbrukerrådet Kartverket Fylkesnemdene Statsbygg Valgdirektoratet 11/6/2015 Datatilsynet

17 Digitaliseringsråd Digitaliseringsrådet skal være etablert Bidra til bedre styring og gjennomføring av små og mellomstore IKT-prosjekter Tilby kvalitetssikring i tidlige og senere faser av prosjekter Intervallet mill. kr Bør bestå av 8-10 medlemmer fra privat og offentlig sektor Oppnevnes av KMD Anbefalt, frivillig ordning for statlige virksomheter Difi skal drifte sekretariatet, og forbereder saker for rådet Bidra til systematisk læring 06 November 2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

18 Prinsipper til grunn for ordningen skal være ubyråkratisk og bidra til fremdrift og økt kvalitet skal være en hjelp der det er behov ikke skape merarbeid der alt fungerer bra innsats skal tilpasses til prosjektets størrelse og oppdragsgivers behov ansvaret er fortsatt i den enkelte virksomhet

19 Tilskudd til digitaliseringsprosjekter Bakgrunn: Små og mellomstore prosjekter som kan ha stor samfunnsøkonomisk nytte, får ofte ikke finansiering De er for små til å bli prioritert i satsningsforslagsprosessen, men kan være for store innenfor virksomhetenes egne budsjettrammer. Forslag i statsbudsjettet for 2016: 75 millioner kroner til en tilskuddsordning for mindre til mellomstore lønnsomme digitaliseringsprosjekter 11/6/2015

20 Sterkt gevinstfokus! Formål: Økt tempo i digitaliseringen Flere gevinster Søknadsvurdering: vektlegge virksomhetens plan for realisering av gevinster Gevinstrealisering og tilbakebetaling: enkelte gevinster må tilbakebetales i tråd med gevinstrealiseringsplan 06 November 2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Prosjektveiviseren - beste praksis prosjektmetodikk for offentlig sektor Basert på Prince2 Tilpasset norsk offentlig sektor Metodikk for styring og gjennomføring av digitaliseringsprosjekter Kan kombineres med smidig tilnærming 06 November 2015 Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Brukerundersøkelse Prosjektveiviseren Utbredelse Over 100 virksomheter bruker eller forbereder bruk av PV Fordelt på 70% statlig sektor, 30% kommunal sektor Stabilt økende utbredelse Nytteverdi (iht «IT i praksis») 23% opplever høy-, 50% god nytteverdi sterkt økende siste år Tilpasning og bruk 58% avgrenser til prosjekter av en viss størrelse og kategori 90% har gjort lokale tilpasninger til egen virksomhet Veiledning om bruk i samspill med tilgrensende prosesser og annen prosjektrelatert metodikk etterlyses

23 Brukerundersøkelse 2015 Programstyring 42% har lite kompetanse og erfaring på dette området. 24% bruker PV, men tilpasser bruken av den til Program 20% har en modell for programstyring - 8% iht MSP Porteføljestyring 35% har lite kompetanse og erfaring på dette området. 28% følger en fast beslutningsprosess for Porteføljestyring 10 % har en modell basert på en internasjonal standard 21% erkjenner at de har et mangelfullt beslutningsunderlag Typisk modenhetsutvikling Prosjektstyring Porteføljestyring Programstyring

24 Modenhetsvurderinger i offentlig sektor Stimulere til økt bruk Bedre oversikt og forståelse av prosjektmodenheten i egen org. Prioritering, forankring og iverksettelse av forbedringstiltak Basert på Axelos P3M3 Prosjekt + Program + Portefølje. 7 perspektiver med 5 nivåer Vurderingen kan gjennomføres på ulike detaljnivåer Støttemateriell Ledelsespresentasjon: Hvorfor skal vi gjøre dette? Alternative former for bruk - tips om valg og gjennomføring Oversikt over modellen nivåbeskrivelser + attributter Utprøving blant pilotvirksomheter Klarlegge behov og innhente erfaringer fra praktisk bruk

25 Lokal implementering av Prosjektveiviseren (PV) Prosjektveiviseren dekker ikke alt Vektlegger overordnet prosjektstyring og prinsipper Sier lite om hverdagens praktiske prosjektstyring Må brukes i samspill med leveranseproduserende prosesser Vurder tilgjengelige praktiske verktøy som er bygget på PV Ta med dere de gode tingene videre! «Skum fløten» fra det eksisterende prosjektrammeverket Oppgrader hvis nødvendig, og suppler med det som mangler Knytte PV opp mot egne omgivelser «Hjemmefølelse» - Dette angår meg! og er det jeg trenger! Virksomhetens organisatoriske rammebetingelser Hvilken type prosjekter? Store/små prosjekter? Bevisst forhold til felles begrepsbruk

26 Hva skjedde?

27 Lokal implementering av Prosjektveiviseren - eksempel God praksis Roller og ansvar Begreper Vår prosjektmodell Gevinstrealisering Kvalitet Usikkerhetsstyring Endringer

28 PV knyttet opp mot ulike prosjekttyper Prosjektveiviseren IT Systemutvikling Byggeprosjekt Anleggsprosjekt Utredning Konsept Forstudie Mulighetsstudie Behov og mål Kravdokumenter Problemutredning Leveranse og installasjon Markedsanalyse Forprosjekt Rom- og funksjonsprogram Oppdragsbeskrivelse Hypotesefase Mandatformulering Tilbud Planlegging Spesifikasjon Systemdesign Skisseprosjekt Forprosjekt Kalkyle Usikkerhetskalkyle Design Arbeidstegninger Prosjektering Konkurransegrunnlag Anbudsprosess Forprosjekt Detaljprosjektering Beskrivelse ROS-analyse Miljøgjennomgang Utlysning av konkurranse Evaluering Budsjett Kontraktsmøte Arbeidsdokument Datainnsamling og systematisering Analyser og etter-prøving Konklusjoner Resultatpresentasjon Planlegging og design Gjennomføring Programmering Innføring Kontrahering Bygging Styring Oppfølging Rapportering Oppstartsmøte Byggeledelse Oppfølging Levering og installasjon Avslutning Avslutning Avslutning / Overtagelse Økonomisk avslutning Arkivering mm Gevinst-realisering Drift og vedlikehold Garantiperiode FDV Overtakelse / Overlevering FDV-dokumentasjon Prøvedrift Økonomisk avslutning Arkivering mm. Garantiperiode Forvaltning, Drift og Vedlikehold Avslutning Avslutning Drift After sales support

29 Gruppe oppgave 1) Utfordringer dere ser for Telemark? 2) Råd og tips til Telemark»? - Tenk gjenbruk av ting dere har hørt fra Asker, DFØ og Difi. - Egne erfaringer fallgruber, suksesskriterier? - Sendes på epost til; Marianne SELLE marianne.selle@soprasteria.com