Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Eid kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Eid kontrollutval Møtested: Møterom Jektehola 2.etg. Dato: Tid: Kl. 10:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, ordførar i sakene 04-05/16, rådmannen i sakene 03-06/16, revisor i sakene 05-07/16. Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 01/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/16 Skriv og meldingar /16 Rådmannen informerer om masseuttak i Eid kommune 04/16 Forventningsavklaring med ordførar og rådmann 05/16 Overordna analyse 06/16 Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Samhandlingsreforma 07/16 Revisor sin eigenvurdering av ubundenskap 08/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 09/16 Årsmelding Eid kontrollutval 10/16 Oppfølgingslister /16 Eventuelt Med helsing Ole Reinhardt Bugjerde Leiar

2 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 01/16 Eid kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak).

3 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 02/16 Eid kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Vedlegg i saka: KS-181/15 Årsbudsjett Økonomiplan , 4529 handsama Referat frå møte mellom Fylkesmannen og sekretariata i 4242 kommunane og fylkeskommunen datert Oversikt over tilsyn og kontrollar i kommunane Skatteetaten brev datert : Kontrollrapport vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen for Eid kommune Invitasjon til FKTs fagkonferanse FKT Fagkonferanse program Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak).

4 Møtebok SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Saksansv. Finansutvalet /15 OST Formannskapet /15 OST Formannskapet /15 OST Arbeidsmiljøutvalet /15 OST Finansutvalet /15 OST Eid ungdomsråd /15 OST Eid Eldreråd /15 OST Eid råd for funksjonshemma /15 OST Oppvekst- og kulturutvalet /15 OST Helse-og sosialutval /15 OST Teknisk-og samfunnsutval /15 OST Formannskapet /15 OST Finansutvalet /15 OST Kommunestyret /15 OST Avgjerd av: Kommunestyret Saksbehandler: Ole Starheim Arkiv: 151 Objekt: Arkivsaknr 15/1019 Årsbudsjett Økonomiplan

5 Prenta vedlegg: Hefte «Årsbudsjett 2016 og Økonomiplan », versjon Hefte «Investeringar », versjon Hefte «Gebyr og betalingssatsar 2016», versjon Notat/hefte med svar på spørsmål og innspel frå Finansutvalet, datert Notat med informasjon om vernepleietenesta til Finansutvalet Eid kyrkjelege Fellesråd Budsjett 2016 og Økonomiplan investering Hefte «Sentrale dokument om kommuneøkonomien frå Statsbudsjettet 2016» Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m.: Kommunelova 45 Forskrift om kommuners årsbudsjett av Saksutgreiing: Eid kommune er mellom kommunane i Noreg med lågast inntekt. Utgiftskorrigerte frie inntekter ligg kring 96 prosent av landsgjennomsnittet. Vidare har kommunen høg lånegjeld. Dette betyr at kommunen må prioritera innan tronge rammer. I økonomiplanperioden seier marknaden at renta skal noko opp på sikt. Dette vil gje auka renteutgift etterkvart. Vi har teke til på ei stor utbygging innan pleie og omsorg for å skaffe moderne einingar for heildøgns omsorg og ny gymsal/fleirbrukshall ved Nordfjordeid skule. Dette gir sterk auke i lånegjelda og dermed auka renteutgifter og avdrag. Denne utfordringa vert synleggjort i økonomiplanen. I tillegg kjem andre investeringsbehov som også vil gi auka renteutgifter og avdrag. For å kompensere noko på dette blei det vedteke å innføre eigedomsskatt på bustader og fritidseigedomar frå og med På tross av desse rammevilkåra og utfordringane har Eid kommune greidd å produsere gode teneste til innbyggjarane. Dette er blant anna vist i Kommunal-rapport sine årlege Kommunebarometer. Det krev gode politiske vedtak, administrativ oppfølging og innsats frå dei tilsette for å lykkast med dette. Det er dei sentrale partane som gjennom forhandlingar set rammene for lønsveksten i kommunen. Det har over fleire år synt seg at lønsauken og pensjonskostnad har blitt høgare enn det som er lagt inn som føresetnad i statsbudsjetta. Dette betyr at Eid kommune har ein realnedgang i inntektene. Lønsauken er ei utfordring for landet samla sett, og kommunen må henge med i denne utviklinga, om ein ynskjer å halde på og rekruttere godt kvalifisert personell. Vedlagt budsjetthefte er konsekvensjustert budsjett. Dette viser kostnadane i 2016 i kroner for det tilbodet kommunen gir hausten Her ar alle større verknader av statsbudsjettet teke omsyn til. Det er vidare teke omsyn til lønsoppgjeret for Pensjon er rekna ut etter dei føresetnadane for Innhaldsoversikta på side 2 i budsjettheftet syner korleis heftet er bygt opp. Tabell 1 på side 19 i heftet syner samandrag for budsjett 2016 og økonomiplan Heftet vil bli utvida med nye kapittel etter kvart som prosessen går mot saldert budsjett og seinare vedteke budsjett. Vidare tidsplan for arbeidet med årsbudsjett og økonomiplan er i hovudsak som følgjer: Konsekvensjustert budsjett til finansutvalet/formannskapet 22. oktober

6 Saldert budsjett frå rådmann til finansutvalet/formannskapet Saldert budsjett til Oppvekst-/kulturutvalet, Helse-/sosialutvalet og Teknisk-/samfunnsutvalet Frå finansutvalet/formannskapet til kommunestyret Kommunestyrevedtak 19. november 26. november 3. desember 17. desember I tillegg vil budsjettet bli handsama i møte med hovudtillitsvalde og avdelingsleiarmøte. Konsekvensjustert budsjett er å rekne som faktainformasjon. Innstillinga til Formannskapet er difor at saka vert teke til vitande. Oppdatering sidan møtehandsaming den : Rådmann har no laga framlegg til balansert budsjett i nytt kapittel 8 i vedlagt budsjetthefte, datert Det er også lagt til nytt kapittel 9 i heftet, som syner tilrådde investeringar i Dette er i samsvar med det som ligg i hefte «Investeringar » datert , vedlagt denne saka. Framlegg til balansert budsjett vert no sendt til disse utvala: Finansutvalet Formannskapet Arbeidsmiljøutvalet Eid Eldreråd Eid råd for funksjonshemma Oppvekst- og kulturutvalet Helse- og sosialutval Teknisk- og samfunnsutval Etter dette vil rådmann sende ut endeleg framlegg til balansert budsjett 2016 og økonomiplan til finansutvalet og formannskapet sitt møte den 3. desember. Derifrå skal saka til handsaming i kommunestyret den 17. desember RÅDMANNEN SI TILRÅDING: Formannskapet tek saka til vitande. NY TILRÅDING FRÅ RÅDMANNEN TIL POLITISKE MØTE DEN 17. NOVEMBER 2015: Rådmann sitt balanserte budsjett vert teke til vitande. NY TILRÅDING FRÅ RÅDMANNEN TIL POLITISKE MØTE DEN 3. DESEMBER 2015:

7 1. Gebyr og betalingssatsar for 2016 vert vedteke i samsvar med eige regulativ datert Eigedomsskattesatsen for 2016 vert vedteke sett til 3,5 promille 3. Eigedomsskatt vert frå 2017 innført også for verk og bruk og anna næringseigedom. Dette skal nærare utgreiast i løpet av våren 2016, med tanke på endeleg vedtak i juni Rammer for driftsbudsjettet 2016 vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert Økonomiplan drift vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert Investeringar for 2016 vert vedteke i samsvar med tabell i kap. 9.1 i budsjetthefte datert Økonomiplan investering vert vedteke i samsvar med tabell i kap 3 i investeringshefte datert Det vert godkjent låneopptak for 2016 for Eid kommune sine eigne investeringar på kr ,-. 9. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne og ta opp lån for finansiering av investeringar innafor vedteken ramme. 10. Rådmann får fullmakt til å overføre ubrukte budsjettmidlar inkl finansiering i pågåande investeringsprosjekt til neste år, slik at dette vil inngå i samla investeringsbudsjett for FINANSUTVALET Innspel frå finansutvalet om kva ein vil be rådmannen gi vurderingar av i vidare budsjettprosess i eige vedlegg i saka. FSU-028/15 VEDTAK: Saka vert teken til vitande FORMANNSKAPET F-189/15 VEDTAK:

8 Formannskapet tek saka til vitande. FSU-032/15 VEDTAK: Rådmannen sitt balanserte budsjett vert teke til vitande FINANSUTVALET Orientering om Vernepleietenesta v/ Kari Krogh. Gjennomgang av Årsbudsjett 2016 Økonomiplan , Gebyr og betalingssatsar v/ rådmann Åslaug Krogsæter. Orientering om investeringsprosjekt v/ prosjektleiarar Einar Hessevik, Torfinn Myklebust, Roger Oppedal. Ordførar Alfred Bjørlo (V) slutta seg til møtet kl 14:30. Gundvald Ludvigsen (V) gjekk då frå møtet. Innspel frå Sigurd Reksnes (Sp) til rådmannen: Begrepet «grendaskule» i vert teken ut av teksten i Årsbudsjett 2016 Økonomiplan og erstatta med «skule». FSU-032/15 VEDTAK: Rådmannen sitt balanserte budsjett vert teke til vitande FORMANNSKAPET F-207/15 VEDTAK: Formannskapet tek saka til vitande.

9 ARBEIDSMILJØUTVALET AMU-021/15 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tek saka til vitande EID UNGDOMSRÅD EUR-038/15 VEDTAK: Innspel frå Eid ungdomsråd: Punkt Oppvekst og kultur - Ungdomsrådet tykjer innsparingane knytt til SFO vil gje eit alt for dårleg tilbod til ungane i krinsane. Dei yngste elevane må reise langt og får ikkje nytte seg av tida dei skal ha på SFO til SFO på grunn av avstandane. - Tilbodet på kulturskulen er allereie pressa. Mange som ønskjer eit tilbod må stå på venteliste i opptil to år. Prisen for kultuskuletilbodet er allereie høg og kutta verkar negativt inn på inntekter knytt til foreldrebetaling. Tilbodet i kulturskulen er veldig viktig for barn og unge i Eid. Punkt Helse og sosial - Auka mottak av flyktningar gjer det ekstra viktig å prioritere tilbod som er med på å sikre god integrering. Punkt Teknisk - «Kulturpris Nordfjord»: Eid ungdomsråd tilrår at det, i staden for kulturprisen slik det vert delt ut i dag, vert oppretta ein kulturpris for Nordfjord «eit spleiselag» mellom kommunane EID ELDRERÅD EER-027/15 VEDTAK: Eid Elreråd er uroa over at kuttet i Heimetenesta kan få konsekvensar for den direkte tenesteytinga. Saka vart elles teken til vitande.

10 EID RÅD FOR FUNKSJONSHEMMA ERF-026/15 VEDTAK: Saka vert teken til vitande HELSE-OG SOSIALUTVAL Ove Bjørlo stilte spørsmål om inhabilitet sidan han hadde skrive under ein søknad om tilskot til Tua. Helse- og sosialutvalet vurderte Bjørlo til å vere habil i utvalet sin del av budsjettet. HSO-013/15 VEDTAK: 1. Helse- og sosialutvalet ønskjer at det i neste års budsjetthandsaming vert meir rom for realitetshandsaming av budsjettet også i utvala, med tilråding til finans- og formannskapet. 2. Budsjettet vert elles teke til vitande OPPVEKST- OG KULTURUTVALET Fellesframlegg: Oppvekst- og kulturstyret føreslår å reversere kuttforslaga på SFO ved Ståheim skule, Haugen skule og Hjelle skule, 0,2 mill., 1,5 lærarårsverk på Haugen skule, Stårheim skule og Hjelle skule, 0,9 mill. og 1 årsverk på musikk- og kulturskulen. Framlegg frå John Ingvald Myklebust (H): Oppvekst- og kulturstyret ber om utgreiing om fordelinga på administrasjonsressursane ved Haugen skule, Stårheim skule og Hjelle skule. Oppvekst- og kulturstyreret ønskjer ei utgreiing om felles rektor / styrar ved fleire av skulane og barnehagane. OK-013/15 VEDTAK: Oppvekst- og kulturstyret tek saka til vitande med føljande merknader: Oppvekst- og kulturstyret føreslår å reversere kuttforslaga på SFO ved Stårheim skule, Haugen skule og Hjelle skule, 0,2 mill., 1,5 lærarårsverk på Haugen skule, Stårheim skule og Hjelle skule, 0,9 mill. og 1 årsverk på musikk- og kulturskulen. Samrøystes vedteke.

11 Oppvekst- og kulturstyret ber om utgreiing om fordelinga på administrasjonsressursane ved Haugen skule, Stårheim skule og Hjelle skule. Vedteke 5 mot 4 stemmer. Oppvekst- og kulturstyreret ønskjer ei utgreiing om felles rektor / styrar ved fleire av skulane og barnehagane. Vedteke 5 mot 4 stemmer TEKNISK- OG SAMFUNNSUTVAL Innspel frå Kirsti Orvik Olsen, V: Ber om å få utgreia felles landbrukskontor med til dømes Gloppen, Hornindal og Stryn som alternativ til å styrke eigen organisasjon på landbruk. Kan Turistinformasjonen flyttast til rådhuset eller Operahuset? Fellesframlegg frå utvalet: Utvalet ønskjer at lag og organisasjonar vert skjerma frå kutt. TSU-017/15 VEDTAK: Framlegg til budsjett vert teke til vitande. Utvalet ønskjer at lag og organisasjonar vert skjerma frå kutt FINANSUTVALET Arild Nøstdal (V) la fram framlegg til endringar i rådmannen si innstilling frå Venstre, Høgre, Krf og Frp: Satsingar SFO på Stårheim, Haugen og Hjelle Lærarressursar Stårheim, Haugen og Hjelle Kulturskulen Frivillig-satsing og turistinformasjon Harpefossen - driftstilskot Redusert eigedomsskatt Samla 0,2 mill kr 0,9 mill kr 0,3 mill kr 0,3 mill kr 0,1 mill kr 1,7 mill kr 3,5 mill Halde oppe dagens SFO-tilbod på skulane Halde oppe dagens lærarressursar på skulane Halde oppe kapasitet og kvalitet i kulturskulen Tilskot til frivillige lag, frivilligsentralen og turistinformasjon (0,2 mill frivillige lag, 0,05 mill frivilligsentralen og 0,05 mill turistinformasjon) Auke i driftstilskot frå 0,2 til 0,3 mill kr Eigedomsskatt for bustader ned på nivå i vedtatt økonomiplan (3 promille i staden for 3,5)

12 kr Inndekking Sentraladministrasjonen 0,1 mill kr Vakans i ledige stillingar Samfunnsmedisinske tenester 0,2 mill kr Kutt i tenestekjøp frå Florø - kommuneoverlege frå 1. februar Tilskot Eid Fjordvarme 0,1 mill kr Fjerna tilskot pga vedtatt sletting av gjeld Kutt administrasjon skular 0,2 mill kr Effektivisering/innsparing administrasjon, jmf verbalframlegg Netto inntekter knytt til flyktningmottak 0,8 mill kr Knytt til ressursar Eid kommune får tilført i samband med etablering av privat mottak Auka inntekter eigedomsskatt 0,2 mill kr Likebehandling av bygningsmasse for utleigeføremål, jmf avklaring av statleg regelverk Nedjustert lønsvekst 0,2 mill kr Forventa lønsvekst i 2016 sett til 2,9% i staden for 3% Auka avkasting Aktiv 1,7 mill kr Avkastinga blir sett 1,3 mill kr lågare enn i 2015, men forvalting Samla 3,5 mill kr 1,7 mill høgare enn Rådmannens framlegg I økonomiplan-perioden frå 2017 vert punktet om innføring av eigedomsskatt på næring stroke. Inndekning (2,2 mill pr år) vert sett opp som omstillingsbehov i organisasjonen frå I investeringsbudsjettet for 2016 vert det lagt inn anleggstilskot til Eid Idrettspark (skifte av kunstgras): kr. Elles som rådmannen sitt framlegg. Partia er også samde om følgjande verbalframlegg: Kommunestyret ber om at det blir utgreidd felles administrasjon og leiing for fleire einingar også innanfor skule og barnehage, slik som det no blir gjort i andre sektorar Kommunestyret ber Rådmannen utgreie mulig alternativ organisering av frivilligsentralen, i samarbeid med styret i stiftinga Kommunestyret ber om å få utgreidd felles landbruksteneste med til dømes Gloppen, Hornindal og Stryn som alternativ til å styrke eigen organisasjon på landbruk. Kommunestyret ber om å få utgreidd samordning av turistinformasjon og "sommaropne" kommunale utadretta tenester i Eid (servicekontor på Rådhuset, Operahuset/bibliotek, turistinformasjon i Gamlebanken) som eit effektiviseringstiltak allereie frå sommaren 2016 Kommunestyret ber sakkunnig nemnd for eigedomsskatt gjere ei ny vurdering av retningslinene når det at gjeld sjablonverdiar for eigedomsskatt på hytter som i dag har Ytre Faktor (YF) sett til over 1,0 - jmf innspel frå Harpefossen Hyttegrend. Sigurd Reksnes (Sp) la fram framlegg til endringar i rådmannen si innstilling frå Sp, Ap og SV: Satsingar SFO innatt ,00 kulturskule ,00 lærarar Stårheim, Hjelle og Haugen ,00 kulturpris ,00 turistinformasjon ,00 heimetenester (ein lærlingplass inkludert kr) ,00 harpefossen auke til ,00 Tua løyve ,00

13 aktivitetskort ,00 prosjektmidlar breiband ,00 planleggingsmidlar bustadfelt ,00 frivillegsentralen ,00 fryse betalingssats i kulturskulen ,00 Sommarcamp ,00 prosjektmidlar sykkelby ,00 Oppstart av planarbeid for gang- og sykkelveg stårheim ,00 kulturmidlar til lag og organisasjonar ,00 Sum satsing ,00 Inndekning Avkastning ,00 Eigedomskatt ,00 Fjordvarme ,00 kjøp av samfunnsmedisinske tenester ,00 Reduksjon Nordfjordnett ,00 sum inndekning , ,00 Investeringar: Skifte av kunstgras Eid Idrettspark ,00 Bustadfelt i Kjølsdalen, oppstart ,00 Verbalframlegg: Få utgreidd overføring av oppgåvene til Vakn AS til Nordfjord vekst Få greia ut om IKT tenesta Nordfjordnett er den rette måten for å løyse kommunen sitt behov i framtida. FSU-038/15 VEDTAK: Saka vert teke til vitande FORMANNSKAPET Arild Nøstdal (V) la fram framlegg til endringar i rådmannen si innstilling frå Venstre, Høgre, Krf og Frp: Satsingar SFO på Stårheim, Haugen og 0,2 mill Halde oppe dagens SFO-tilbod på skulane Hjelle kr Lærarressursar Stårheim, 0,9 mill Halde oppe dagens lærarressursar på skulane

14 Haugen og Hjelle Kulturskulen Frivillig-satsing og turistinformasjon Harpefossen - driftstilskot Redusert eigedomsskatt Samla kr 0,3 mill kr 0,3 mill kr 0,1 mill kr 1,7 mill kr 3,5 mill kr Halde oppe kapasitet og kvalitet i kulturskulen Tilskot til frivillige lag, frivilligsentralen og turistinformasjon (0,2 mill frivillige lag, 0,05 mill frivilligsentralen og 0,05 mill turistinformasjon) Auke i driftstilskot frå 0,2 til 0,3 mill kr Eigedomsskatt for bustader ned på nivå i vedtatt økonomiplan (3 promille i staden for 3,5) Inndekking Sentraladministrasjonen 0,1 mill kr Vakans i ledige stillingar Samfunnsmedisinske tenester 0,2 mill kr Kutt i tenestekjøp frå Florø - kommuneoverlege frå 1. februar Tilskot Eid Fjordvarme 0,1 mill kr Fjerna tilskot pga vedtatt sletting av gjeld Kutt administrasjon skular 0,2 mill kr Effektivisering/innsparing administrasjon, jmf verbalframlegg Netto inntekter knytt til flyktningmottak 0,8 mill kr Knytt til ressursar Eid kommune får tilført i samband med etablering av privat mottak Auka inntekter eigedomsskatt 0,2 mill kr Likebehandling av bygningsmasse for utleigeføremål, jmf avklaring av statleg regelverk Nedjustert lønsvekst 0,2 mill kr Forventa lønsvekst i 2016 sett til 2,9% i staden for 3% Auka avkasting Aktiv 1,7 mill kr Avkastinga blir sett 1,3 mill kr lågare enn i 2015, men forvalting Samla 3,5 mill kr 1,7 mill høgare enn Rådmannens framlegg I økonomiplan-perioden frå 2017 vert punktet om innføring av eigedomsskatt på næring stroke. Inndekning (2,2 mill pr år) vert sett opp som omstillingsbehov i organisasjonen frå I investeringsbudsjettet for 2016 vert det lagt inn anleggstilskot til Eid Idrettspark (skifte av kunstgras): kr. Elles som rådmannen sitt framlegg. Partia er også samde om følgjande verbalframlegg: Kommunestyret ber om at det blir utgreidd felles administrasjon og leiing for fleire einingar også innanfor skule og barnehage, slik som det no blir gjort i andre sektorar Kommunestyret ber Rådmannen utgreie mulig alternativ organisering av frivilligsentralen, i samarbeid med styret i stiftinga Kommunestyret ber om å få utgreidd felles landbruksteneste med til dømes Gloppen, Hornindal og Stryn som alternativ til å styrke eigen organisasjon på landbruk. Kommunestyret ber om å få utgreidd samordning av turistinformasjon og "sommaropne" kommunale utadretta tenester i Eid (servicekontor på Rådhuset, Operahuset/bibliotek, turistinformasjon i Gamlebanken) som eit effektiviseringstiltak allereie frå sommaren 2016 Kommunestyret ber sakkunnig nemnd for eigedomsskatt gjere ei ny vurdering av retningslinene når det at gjeld sjablonverdiar for eigedomsskatt på hytter som i dag har Ytre Faktor (YF) sett til over 1,0 - jmf innspel frå Harpefossen Hyttegrend. Sigurd Reksnes (Sp) la fram framlegg til endringar i rådmannen si innstilling frå Sp, Ap og SV:

15 Satsingar SFO innatt ,00 kulturskule ,00 lærarar Stårheim, Hjelle og Haugen ,00 kulturpris ,00 turistinformasjon ,00 heimetenester (ein lærlingplass inkludert kr) ,00 harpefossen auke til ,00 Tua løyve ,00 aktivitetskort ,00 prosjektmidlar breiband ,00 planleggingsmidlar bustadfelt ,00 frivillegsentralen ,00 fryse betalingssats i kulturskulen ,00 Sommarcamp ,00 prosjektmidlar sykkelby ,00 Oppstart av planarbeid for gang- og sykkelveg stårheim ,00 kulturmidlar til lag og organisasjonar ,00 Sum satsing ,00 Inndekning Avkastning ,00 Eigedomskatt ,00 Fjordvarme ,00 kjøp av samfunnsmedisinske tenester ,00 Reduksjon Nordfjordnett ,00 sum inndekning , ,00 Investeringar: Skifte av kunstgras Eid Idrettspark ,00 Bustadfelt i Kjølsdalen, oppstart ,00 Verbalframlegg: Få utgreidd overføring av oppgåvene til Vakn AS til Nordfjord vekst Få greia ut om IKT tenesta Nordfjordnett er den rette måten for å løyse kommunen sitt behov i framtida. Det vart røysta over fellesframlegget frå Sp, Ap og SV som fekk 4 røyster. Det vart røysta over fellesframlegget frå Venstre, Høgre, Krf og Frp som fekk 5 røyster og vart vedteke.

16 F-225/15 VEDTAK: 1. Gebyr og betalingssatsar for 2016 vert vedteke i samsvar med eige regulativ datert Eigedomsskattesatsen for 2016 vert vedteke sett til 3,0 promille 3. Rammer for driftsbudsjettet 2016 vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert med følgjande endringar: Satsingar SFO på Stårheim, Haugen og Hjelle Lærarressursar Stårheim, Haugen og Hjelle Kulturskulen Frivillig-satsing og turistinformasjon Harpefossen - driftstilskot Redusert eigedomsskatt Samla 0,2 mill kr 0,9 mill kr 0,3 mill kr 0,3 mill kr 0,1 mill kr 1,7 mill kr 3,5 mill kr Halde oppe dagens SFO-tilbod på skulane Halde oppe dagens lærarressursar på skulane Halde oppe kapasitet og kvalitet i kulturskulen Tilskot til frivillige lag, frivilligsentralen og turistinformasjon (0,2 mill frivillige lag, 0,05 mill frivilligsentralen og 0,05 mill turistinformasjon) Auke i driftstilskot frå 0,2 til 0,3 mill kr Eigedomsskatt for bustader ned på nivå i vedtatt økonomiplan (3 promille i staden for 3,5) Inndekking Sentraladministrasjonen 0,1 mill kr Vakans i ledige stillingar Samfunnsmedisinske tenester 0,2 mill kr Kutt i tenestekjøp frå Florø - kommuneoverlege frå 1. februar Tilskot Eid Fjordvarme 0,1 mill kr Fjerna tilskot pga vedtatt sletting av gjeld Kutt administrasjon skular 0,2 mill kr Effektivisering/innsparing administrasjon, jmf verbalframlegg Netto inntekter knytt til flyktningmottak 0,8 mill kr Knytt til ressursar Eid kommune får tilført i samband med etablering av privat mottak Auka inntekter eigedomsskatt 0,2 mill kr Likebehandling av bygningsmasse for utleigeføremål, jmf avklaring av statleg regelverk Nedjustert lønsvekst 0,2 mill kr Forventa lønsvekst i 2016 sett til 2,9% i staden for 3% Auka avkasting Aktiv 1,7 mill kr Avkastinga blir sett 1,3 mill kr lågare enn i 2015, men forvalting Samla 3,5 mill kr 1,7 mill høgare enn Rådmannens framlegg 4. Økonomiplan drift vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert med endringar som framgår i pkt 3 over. I økonomiplanperioden frå 2017 vert punktet om innføring av eigedomsskatt på næring stroke. Inndekning (2,2 mill pr år) vert sett opp som omstillingsbehov i organisasjonen frå Investeringar for 2016 vert vedteke i samsvar med tabell i kap. 9.1 i budsjetthefte datert med følgjande tillegg:

17 Anleggstilskot til Eid Idrettspark (skifte av kunstgras): kr finansiert frå ubunde investeringsfond 6. Økonomiplan investering vert vedteke i samsvar med tabell i kap 3 i investeringshefte datert med endring som framgår av pkt 5 over. 7. Det vert godkjent låneopptak for 2016 for Eid kommune sine eigne investeringar på kr ,-. 8. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne og ta opp lån for finansiering av investeringar innafor vedteken ramme. 9. Rådmann får fullmakt til å overføre ubrukte budsjettmidlar inkl finansiering i pågåande investeringsprosjekt til neste år, slik at dette vil inngå i samla investeringsbudsjett for Kommeunstyret vedtek følgjande verbalframlegg knytt til budsjettet for 2016: A. Kommunestyret ber om at det blir utgreidd felles administrasjon og leiing for fleire einingar også innanfor skule og barnehage, slik som det no blir gjort i andre sektorar B. Kommunestyret ber Rådmannen utgreie mulig alternativ organisering av frivilligsentralen, i samarbeid med styret i stiftinga C. Kommunestyret ber om å få utgreidd felles landbruksteneste med til dømes Gloppen, Hornindal og Stryn som alternativ til å styrke eigen organisasjon på landbruk. D. Kommunestyret ber om å få utgreidd samordning av turistinformasjon og "sommaropne" kommunale utadretta tenester i Eid (servicekontor på Rådhuset, Operahuset/bibliotek, turistinformasjon i Gamlebanken) som eit effektiviseringstiltak allereie frå sommaren 2016 E. Kommunestyret ber sakkunnig nemnd for eigedomsskatt gjere ei ny vurdering av retningslinene når det at gjeld sjablonverdiar for eigedomsskatt på hytter som i dag har Ytre Faktor (YF) sett til over 1,0 - jmf innspel frå Harpefossen Hyttegrend KOMMUNESTYRET Arild Nøstdal (V) la fram tilleggsframlegg til Formannskapet si innstilling frå V, H, Krf og Frp: A. Endringar i budsjettet: 1. Auka tilskot Klenkarberget Sommarcamp: NOK 2. Auka tilskot Fellesanlegget Tua: NOK 3. Kulturpris og Kulturpris for ungdom: NOK Inndekking: Netto inntekter flyktningmottak vert auka frå 0,8 til 0,9 mill NOK. B. Nye verbalframlegg

18 1. Kommunestyret ber om å få utgreidd om innføring av EPC (Energy Performace Contracting) kan vere eit tenleg verkemiddel for å redusere energibruk i kommunale bygg og anlegg i Eid, jmf røynslene i andre kommuner (Volda kommune m fl). Det skal leggast fram politisk sak i løpet av fyrste halvår Kommunestyret ber Rådmannen legge til rette for at Eid kommune i samarbeid med lag og organisasjonar søker om ekstra statlege midlar til tiltak mot barnefattigdom, jmf eiga tilskotsordning over statsbudsjettet til å motverke barnefattigdom Siri Sandvik (Ap) la fram framlegg til budsjett frå Sp, Ap og SV: Satsingar SFO innatt ,00 kulturskule ,00 lærarar Stårheim, Hjelle og Haugen ,00 kulturpris ,00 turistinformasjon ,00 heimetenester (ein lærlingplass inkludert kr) ,00 harpefossen auke til ,00 Tua løyve ,00 aktivitetskort ,00 prosjektmidlar breiband ,00 planleggingsmidlar bustadfelt ,00 frivillegsentralen ,00 fryse betalingssats i kulturskulen ,00 Sommarcamp ,00 prosjektmidlar sykkelby ,00 Oppstart av planarbeid for gang- og sykkelveg stårheim ,00 kulturmidlar til lag og organisasjonar ,00 Sum satsing ,00 Inndekning Avkastning ,00 Eigedomskatt ,00 Fjordvarme ,00 kjøp av samfunnsmedisinske tenester ,00 Reduksjon Nordfjordnett ,00 sum inndekning , ,00 Investeringar: Skifte av kunstgras Eid Idrettspark ,00 Bustadfelt i Kjølsdalen, oppstart ,00 Verbalframlegg: Få utgreidd overføring av oppgåvene til Vakn AS til Nordfjord vekst Få greia ut om IKT tenesta Nordfjordnett er den rette måten for å løyse kommunen sitt behov i framtida.

19 Ordførar Alfred Bjørlo la fram fellesframlegg til nytt verbalframlegg: Kommunestyret ber Rådmannen greie ut korleis det kan leggast betre til rette for å utløyse private investeringar i hamne- og kaianlegg i Eid, spesielt retta mot cruisetrafikk. Kommunestyret ber særskilt om å få vurdert om det kan vere eit alternativ å gå ut av Nordfjord Hamn IKS og organisere hamneverksemda anten i eigen regi eller i samarbeid med andre kommuner i midtre/indre Nordfjord. Det vart røysta over formannskapet si innstilling uendra som fekk 0 røyster og fall. Det vart røysta over rådmannen si innstilling med endringar frå frå Sp, Ap og SV: frå Sp, Ap og SV som fekk 14 røyster og fall. Det vart røysta over Formannskapet si innstilling med endringar frå V, H, Krf og Frp som fekk 15 røyster og vart vedteke. Det vart røysta over fellesframlegget til nytt verbalframegg som vart samrøystes vedteke. KS-181/15 VEDTAK: 1. Gebyr og betalingssatsar for 2016 vert vedteke i samsvar med eige regulativ datert Eigedomsskattesatsen for 2016 vert vedteke sett til 3,0 promille 3. Rammer for driftsbudsjettet 2016 vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert med følgjande endringar: Satsingar SFO på Stårheim, Haugen og Hjelle Lærarressursar Stårheim, Haugen og Hjelle 0,2 mill kr Halde oppe dagens SFO-tilbod på skulane 0,9 mill kr Halde oppe dagens lærarressursar på skulane Kulturskulen 0,3 mill kr Halde oppe kapasitet og kvalitet i kulturskulen Frivillig-satsing og turistinformasjon 0,3 mill kr Tilskot til frivillige lag, frivilligsentralen og turistinformasjon (0,2 mill frivillige lag, 0,05 mill frivilligsentralen og 0,05 mill turistinformasjon) Harpefossen - driftstilskot 0,1 mill kr Auke i driftstilskot frå 0,2 til 0,3 mill kr Redusert eigedomsskatt 1,7 mill kr Eigedomsskatt for bustader ned på nivå i vedtatt økonomiplan (3 promille i staden for 3,5) Auka tilskot Klenkarberget Sommarcamp Auka tilskot Fellesanlegget Tua Kulturpris og Kulturpris for ungdom Samla Inndekking 0,055 mill kr 0,025 mill kr 0,02 mill kr Prisane blir delt ut som i dag 3,6 mill kr

20 Sentraladministrasjonen 0,1 mill kr Vakans i ledige stillingar Samfunnsmedisinske tenester 0,2 mill kr Kutt i tenestekjøp frå Florø - kommuneoverlege frå 1. februar Tilskot Eid Fjordvarme 0,1 mill kr Fjerna tilskot pga vedtatt sletting av gjeld Kutt administrasjon skular 0,2 mill kr Effektivisering/innsparing administrasjon, jmf verbalframlegg Netto inntekter knytt til flyktningmottak 0,9 mill kr Knytt til ressursar Eid kommune får tilført i samband med etablering av privat mottak Auka inntekter eigedomsskatt 0,2 mill kr Likebehandling av bygningsmasse for utleigeføremål, jmf avklaring av statleg regelverk Nedjustert lønsvekst 0,2 mill kr Forventa lønsvekst i 2016 sett til 2,9% i staden for 3% Auka avkasting Aktiv forvalting 1,7 mill kr Avkastinga blir sett 1,3 mill kr lågare enn i 2015, men 1,7 mill høgare enn Rådmannens framlegg Samla 3,6 mill kr 4. Økonomiplan drift vert vedteke i samsvar med tabell 1 i kap 8.2 i budsjetthefte datert med endringar som framgår i pkt 3 over. I økonomiplanperioden frå 2017 vert punktet om innføring av eigedomsskatt på næring stroke. Inndekning (2,2 mill pr år) vert sett opp som omstillingsbehov i organisasjonen frå Investeringar for 2016 vert vedteke i samsvar med tabell i kap. 9.1 i budsjetthefte datert med følgjande tillegg: Anleggstilskot til Eid Idrettspark (skifte av kunstgras): kr finansiert frå ubunde investeringsfond 6. Økonomiplan investering vert vedteke i samsvar med tabell i kap 3 i investeringshefte datert med endring som framgår av pkt 5 over. 7. Det vert godkjent låneopptak for 2016 for Eid kommune sine eigne investeringar på kr ,-. 8. Rådmannen får fullmakt til å godkjenne og ta opp lån for finansiering av investeringar innafor vedteken ramme. 9. Rådmann får fullmakt til å overføre ubrukte budsjettmidlar inkl finansiering i pågåande investeringsprosjekt til neste år, slik at dette vil inngå i samla investeringsbudsjett for Kommeunstyret vedtek følgjande verbalframlegg knytt til budsjettet for 2016: A. Kommunestyret ber om at det blir utgreidd felles administrasjon og leiing for fleire einingar også innanfor skule og barnehage, slik som det no blir gjort i andre sektorar B. Kommunestyret ber Rådmannen utgreie mulig alternativ organisering av frivilligsentralen, i samarbeid med styret i stiftinga C. Kommunestyret ber om å få utgreidd felles landbruksteneste med til dømes Gloppen, Hornindal og Stryn som alternativ til å styrke eigen organisasjon på landbruk. D. Kommunestyret ber om å få utgreidd samordning av turistinformasjon og "sommaropne" kommunale utadretta tenester i Eid (servicekontor på Rådhuset, Operahuset/bibliotek, turistinformasjon i Gamlebanken) som eit effektiviseringstiltak allereie frå sommaren 2016

21 E. Kommunestyret ber sakkunnig nemnd for eigedomsskatt gjere ei ny vurdering av retningslinene når det at gjeld sjablonverdiar for eigedomsskatt på hytter som i dag har Ytre Faktor (YF) sett til over 1,0 - jmf innspel frå Harpefossen Hyttegrend. F. Kommunestyret ber om å få utgreidd om innføring av EPC (Energy Performace Contracting) kan vere eit tenleg verkemiddel for å redusere energibruk i kommunale bygg og anlegg i Eid, jmf røynslene i andre kommuner (Volda kommune m fl). Det skal leggast fram politisk sak i løpet av fyrste halvår G. Kommunestyret ber Rådmannen legge til rette for at Eid kommune i samarbeid med lag og organisasjonar søker om ekstra statlege midlar til tiltak mot barnefattigdom, jmf eiga tilskotsordning over statsbudsjettet til å motverke barnefattigdom. H. Kommunestyret ber Rådmannen greie ut korleis det kan leggast betre til rette for å utløyse private investeringar i hamne- og kaianlegg i Eid, spesielt retta mot cruisetrafikk. Kommunestyret ber særskilt om å få vurdert om det kan vere eit alternativ å gå ut av Nordfjord Hamn IKS og organisere hamneverksemda anten i eigen regi eller i samarbeid med andre kommuner i midtre/indre Nordfjord. Åslaug Krogsæter -rådmann-

22 Sakshandsamar: Bjørn Harald Haugsvær Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Adresseliste Referat frå møte mellom Fylkesmannen og sekretariata for kontrollutvala i kommunane og fylkeskommunen Desse møtte: Jostein Støylen, Einar Ulla, Arnar Helgheim, Audhild Vie Alme, Maren Lien, Bodhild Cirotzki, Elisabeth Lund-Iversen, Eline Orheim, Martin Kulild, Anne Marte Sæle, Gunnar Hæreid og Bjørn-Harald Haugsvær Gunnar Hæreid innleia. Kontroll er ein viktig del av del av arbeidet til Fylkesmannen. 1. Arbeid med forvaltningsrevisjon i kommunane 1.1 SEKOM v/ Arnar Helgheim og Audhild Vie Alme SEKOM viser til notat med oppsummering av forvaltningsrevisjon i valperioden Det vert no arbeidd med opplæring av dei nye kontrollutvala og laga ein plan for forvaltningsrevisjon i valperioden. Det vert også arbeidd med eigarskapskontroll for å følgje opp rutinar for kommunalt eigarskap i ulike selskap. Overordna analyse er eit lovpålagt arbeid som ein skal gjere i starten av ein valperiode. Her ser ein på risikoområde i kommunen. Ordførar og rådmann er med i arbeidet med overordna analyse. 1.2 PWC v/ Maren Lien Revisjon for ni kommunar, men ikkje alle kommunane løyvde midlar til forvaltningsrevisjon i (Høyanger, Balestrand, Leikanger har få forvaltningsrevisjonar i perioden). Rådmannen og kommunestyret prioriterer ned midlar til forvaltningsrevisjon. SF-revisjon har den finansielle revisjonen. Sogndal, Høyanger, Leikanger, Balestrand og Lærdal har ikkje sett av midlar til forvaltningsrevisjon i Vert arbeidd med overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Internkontroll svært ulikt mellom kommunane. Nyttig med revisjon av internkontrollen. Blir bruk som bakgrunn for å velje ut prosjekt for forvaltningsrevisjon. 1.3 Vestkontroll v/ Jostein Støylen Har hatt felles kurs for dei nye kontrollutvala. Arbeider felles med SEKOM om overordna analyse. Lagar ferdig planen for perioden før det vert sett i gang nye forvaltningsrevisjonar. Arbeidd mykje med kommuneøkonomi i Selje. I Vågsøy har det vore oppfølging av økonomistyring. Arbeid med selskapskontroll har vore tungt då kommunen i liten grad er Hovudkontor Landbruksavdelinga E-post: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Fjellvegen 11, 6800 Førde fmsfpost@fylkesmannen.no Telefon: Postboks 14, 6801 Førde Internett: Telefaks: Telefon: Org.nr Telefaks:

23 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 2/3 opptatt av styring av selskapa dei er medeigar i. Vanskeleg for folkevalde å skilje mellom rolla som styremedlem i selskapet og rolla som medlem i generalforsamlinga på vegne av kommunen. Lite tilbakemelding frå den kommunale representanten til kommunestyret. 1.4 Fylkeskommunen v/ Einar Ulla Fylkeskommunen har gjennomført desse prosjekta i 2015: Samhandling og prosjektstyring der føremålet var å undersøke om samhandlinga mellom avdelingar i fylkeskommunen er organisert på ein føremålstenleg måte, og brukt av prosjektstyring medverkar til tverrfagleg og effektiv oppgåveløysing. Fylkesarkivet der føremålet er å undersøke om fylkesarkivet si organisering og kapasitet er tilpassa oppgåvene og arbeidsmengda. Dessutan å undersøke om fylkesarkivet når sine oppsette mål. Innkjøp og oppfølging a kollektivtransport der føremålet er å undersøke i kva grad det er etablert tilstrekkeleg med system og rutinar for innkjøp av kollektivtransport, om kjøp av tenestene følgjer relevant lov- og regelverk og i kva grad fylkeskommunen har ei tilfredsstillande oppfølging av kollektivtenestetilbodet Desisjon av møtebøkene Læringsmiljø og PP-tenesta Planar for 2016 Plan for forvaltningsrevisjon overordna analyse Vedlikehald og inneklima i fylkeskommunale bygg Tannhelsetilbodet til prioriterte grupper 1.5 Diskusjon Opplever dei folkevalde nytte av rapportane etter forvaltningsrevisjon? Bestillerkompetanse Tal medlemar i kontrollutvala tre er for lite 2. Plan for tilsyn hos fylkesmannen 2.1 Utdanning v/ Bodhild Får oppdrag frå Utdanningsdirektoratet på gjennomføring av tilsyn Barnehage, opplæring, introduksjonslova Ved læringstilsyn går ein gjennom lovkravet i fellesskap, og så gjer kvar kommune eigenkontroll 2.2 Helse og sosial v/ Elisabeth Dei fleste oppdraga kjem frå Statens Helsetilsyn Vil i 2016 gjennomføre både systemrevisjonar og gje tilbod om eigenvurdering i kommunane Tilsyn med helse og omsorg, sosial, barnevern, krisesenter, spesialisthelsetenesta og familiekontor 2.3 Beredskap v/ Eline Systemrevisjon i kommunane, grunnlag: sivilbeskyttelseslova og forskrift om kommunale beredskapsplikt Oppdrag frå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Heilskapleg ROS-analyse, beredskapsplan, øving og opplæring, krav om systematisk og målretta arbeid Sju tilsyn i 2016

24 FYLKESMANNEN I SOGN OG FJORDANE 3/3 2.4 Kommuneøkonomi v/ Martin Driver kontroll og godkjenning av kommuneøkonomi Mange kommunar har for dårlege økonomiplanar Alle kommunane sender inn budsjett og økonomiplan. ROBEK-kommunane må få godkjenning av nye låneopptak 3. Andre saker 3.1. Utsending av informasjon mellom sekretariata og fylkesmannen Tilgang til tilsynsrapportar frå Fylkesmannen i tilsynskalendaren Kontrollutvala ønskjer tilgang til korrespondanse med kommunen i etterkant av tilsynet Rapportar frå kontrollutvala vert lagt ut på nettsida til kvar einskild sekretariat eller sendt til fmsfpostmottak@fylkesmannen.no Kontrollrapportar bør leggjast fram for kommunestyret som referatsak Munnleg presentasjon i kommunestyra gjev betre innsikt for dei folkevalde 3.2 Tilsyn som verktøy for endra praksis Fylkesmannen har hatt ein temadag der dei tilsette arbeidde med funn frå forskingsarbeidet til Einar Hovlid. Han gjer eit arbeid i regi av Helsetilsynet for å sjå på effektar av tilsyn. Vi finn at for- og etterarbeid er viktig for å få best mogleg effekt av tilsynet. Når kommunen kjenner krava dei blir målt på ser dei sjølv kor dei ikkje når opp. Det er viktig tilsyn gjev varig endra praksis og at dette viser at i dokumentasjon frå det daglege arbeidet. 3.3 Kommunereforma, og regionreforma. Endra oppgåver Det går føre seg nasjonale prosessar som ser på oppgåvedelinga mellom kommune, fylkeskommune og fylkesmanne. Sentrale styresmakter er opptatt av arbeidet med kontroll for å sikre at brukarane får rette tenester og at pengar vert brukt rett. Sjølv om det kan kome endringar på stryktur og oppgåvedeling vil truleg arbeidet med kontroll ligge fast både i kommunane og hos fylkesmannen. 3.4 Nytt møte Neste møte blir torsdag 12. januar Evaluering av møtet Passeleg langt, viktig å få utveksle erfaringar Nyttig å treffe andre som arbeider med tilsvarande oppgåver Burde kanskje gått djupare inn i eit tema Kunne t.d. gått gjennom lovkrav og ein revisorrapport Kunne utveksla erfaring kring metode for kontroll, bestillerkompetanse Bjørn Harald Haugsvær Leiar for kontrollgruppa

25 Oversikt over tilsyn og kontrollar i kommunane i 2016 Oppdatert Fargekodar for avdelingane Utdanningsavdelinga Beredskap Helse- og sosialavdelinga Miljøvernavdelinga Landbruksavdelinga Kommune/målgruppe Tidspunkt Avdeling Kontaktperson hjå Fylkesmannen Tema for tilsynet JANUAR Sogndal Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Psykososialt miljø Aurland 29. Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt FEBRUAR Selje Helse og sosialavdelinga Beate Tollefsen Helsehjelp gitt med tvang Jølster Helse og sosialavdelinga Line Pedersen Døsen Arbeid med meldingar i barnevernet Hyllestad Helse og sosialavdelinga Beate Tollefsen Helsehjelp gitt med tvang Sogndal Helse og sosialavdelinga Beate Tollefsen Helsehjelp gitt med tvang Jølster dok.tilsyn Utdanningsavdelinga Thorvald R. Moen Introduksjonslova Førde dok.tilsyn Utdanningsavdelinga Thorvald R. Moen Introduksjonslova Vik Veke 10 Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Årdal 23. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Skulebasert vurdering Årdal 24. Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Elevanes utbytte av opplæringa MARS Eid Helse og sosialavdelinga Tom Nesvåg Sosiale tenester til personar år Lærdal Beredskap og helse- og sosialavdelinga Eline Orheim og Linda Svori Kommunal beredskapsplikt og lov om helsemessig og sosialberedskap APRIL Gloppen Helse og sosialavdelinga Line Pedersen Døsen Arbeid med meldingar i barnevernet Årdal Helse og sosialavdelinga Anne Eli Wangen Helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming Sogndal 06. Utdanningsavdelinga Helge Pedersen Skulebasert vurdering Sogndal Doktilsyn Utdanningsavdelinga Thorvald R. Moen Forvaltningskompetanse oppl. Aurland Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova

26 Gulen Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP MAI Balestrand Helse og sosialavdelinga Anne Eli Wangen Helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming Eid Helse og sosialavdelinga Anne Eli Wangen Helse- og omsorgstenester til personar med utviklingshemming Gloppen veke 19 Beredskap og DSB Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt og brannvernforskrifta (DSB) Naustdal Utdanningsavdelinga Lill Mona Solberg Psykososialt miljø Selje dok.tilsyn Utdanningsavdelinga Thorvald R. Moen Introduksjonslova Vågsøy dok.tilsyn Utdanningsavdelinga Thorvald R. Moen Introduksjonslova Solund Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP JUNI JULI AUGUST SEPTEMBER Aurland Utdanningsavdelinga Skulebasert vurdering Aurland Utdanningsavdelinga Elevanes utbytte av opplæringa 3 kommunar v 36, 37 el 38 Helse og sosialavdelinga Astrid Tveit Psykisk helse og rusarbeid Flora Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Høyanger Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Fjaler Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Førde Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP Gaular saman med Førde Lærande tilsyn Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP Naustdal saman med Førde Lærande tilsyn Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP Jølster saman med Førde Lærande tilsyn Landbruksavdelinga Helen Haaland PT og RMP OKTOBER Førde Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt Stryn Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Bremanger Utdanningsavdelinga Skulebasert vurdering Bremanger Utdanningsavdelinga Forvaltningskompetanse oppl. Bremanger Utdanningsavdelinga Barnehagelova

27 NOVEMBER Selje Veke 44 Utdanningsavdelinga Bodhild Cirotzki Barnehagelova Flora Beredskap Eline Orheim Kommunal beredskapsplikt DESEMBER

28

29

30

31 Fra: Førde Postmottak Sendt: 4. mars :59 Til: Olve Grotle; Audhild Ragni Vie Alme Emne: VS: Invitasjon til FKTs fagkonferanse 2016 Vedlegg: FKT Fagkonferanse program 2016.pdf Fra: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn [<mailto:fkt@fkt.no>] Sendt: 3. mars :42 Til: FKT - Forum for Kontroll og Tilsyn Emne: Invitasjon til FKTs fagkonferanse 2016 Postmottaket bes videresende denne informasjonen til: Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgets sekretariat Ordfører Til kontrollutvalget, sekretariatet og ordfører Vi har gleden av å invitere til årets store FKT-begivenhet - Fagkonferansen på Thon Hotel Oslo Airport, Gardermoen, juni Statssekretær Grete Ellingsen i Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) åpner det hele. Programmet dekker mange temaer som bør være midt i blinken både for nye og erfarne kontrollutvalgsmedlemmer og -sekretærer. Det tradisjonelle kveldsarrangementet blir i år en felles utflukt med Skibladner og med middag ombord. Nærmere informasjon om hele arrangementet følger vedlagt. Påmelding kan skje via våre splitter nye nettsider - < som vi for øvrig stolt kunne lansere tidligere i dag. På nettsidene finner dere selvsagt også hele programmet >> < Påmeldingsfristen er tirsdag 5. april. Vi ser fram til å møte dere på Gardermoen - og send gjerne denne invitasjonen videre til andre som ev. kan være interessert i å delta. Ha en god dag! Vh Bjørn Bråthen (for sekretariatet) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no <mailto:fkt@fkt.no> Tlf.: < < FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat Kommunen/fylkeskommunen mottar denne invitasjonen fordi vi tror tilbudet kan være av interesse for kontrollutvalget og dets sekretariat. Dersom kommunen/fylkeskommunen ikke ønsker å motta flere invitasjoner fra FKT ber vi om at denne e-posten besvares med en slik beskjed. Vi beklager i tilfelle å ha vært til bry.

32 FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Gardermoen 7-8. juni 2016 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7.juni 2016 #fkt2016

33 Dag 1 Tirsdag 7. juni Registrering med mat Velkommen til fagkonferansen Styreleder Per Rune Vereide, FKT 10: Åpning Statssekretær Grete Ellingsen (H), Kommunal- og moderniseringsdepartementet Spørsmål og kommentarer fra salen Overordnet om kontrollutvalgets rolle og oppgaver herunder om lederrollen og om hvordan heve status og synliggjøre kontrollutvalget Kontrollutvalgsleder Dag Robertsen (Ap), Moss kommune Spørsmål og kommentarer fra salen Pause (Kaffe) Offentlige anskaffelser hva bør kontrollutvalget være oppmerksom på? Sekretariatsleder Anneline Vingsgård, KOFA Spørsmål og kommentarer fra salen Lunsj ÅRSMØTE 2016 I FKT Registrering til årsmøte Årsmøte (ca.) Felles utflukt m/skibladner, inkl. middag

34 Dag 2 Onsdag 8. juni Korrupsjon Partner Erling Grimstad, BDO AS Spørsmål og kommentarer fra salen Pause/utsjekking Samspill og dialog politisk ledelse, administrativ ledelse og kontrollutvalg Ordfører Nina Sandberg (Ap), Nesodden kommune Rådmann Anne Skau, Oppegård kommune Nestleder Roar Thun (Ap), kontrollutvalget i Ski kommune Spørsmål og kommentarer fra salen Lunsj Offentlighet, innsyn, åpenhet og åpne/lukkede møter juridiske utfordringer for kontrollutvalget Avd.dir./advokat Tor Allstrin, KS Advokatene Spørsmål og kommentarer fra salen Pause Mennesket er det viktigste verktøyet Uansett hvem vi er og hva vi gjør, så er vi folk i møte med andre folk. Hvordan tolke og takle hverandre i en utfordrende arbeidsdag. Motivator Thor Brekkeflat, daglig leder Hva skal til AS og nestleder av kontrollutvalget i Bergen kommune Avslutning Avtroppende styreleder Per Rune Vereide og påtroppende styreleder NN i FKT

35 PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTE Årsmøtet er kun for medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen 6 uker før årsmøtet, altså innen 26. april Styret sender ut sakspapirene 2 uker før årsmøtet, innen 26. mai Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 26. mai Leder i valgkomiteen: Anne-Karin Femanger Pettersen, daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat akfp@fredrikstad.kommune.no Mobil: Tlf.: Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT Bjørn Bråthen: Tlf E- postadresse: fkt@fkt.no

36 PÅMELDING Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: Bindende påmelding innen tirsdag 5. april Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr (Ikke medlem kr 6 350) Deltakelse uten overnatting, felles utflukt og middag (dagpakke): Kr (Ikke medlem kr 5 200) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra juni 2016: Kr ANNEN INFORMASJON Utflukt med Skibladner Bussavgang fra hotellet kl til Eidsvoll. Skibladner legger fra kai kl for nostalgisk båttur på Mjøsa med verdens eldste hjuldamper i drift. Utflukten inkluderer kveldens middag, og vi beregner å være tilbake på hotellet ca. kl Thon Hotel Oslo Airport - Shuttlebuss S22 Shuttlebuss fra Oslo Airport går fra nedre plan (utenfor ankomsthallen og til venstre) holdeplass 36. Bussen er merket S22. Rutetabell finner du her. Reisetid 14 min. Bussen passerer Scandic Gardermoen og Thon Hotel Gardermoen. Du går av på tredje stopp: Thon Hotel Oslo Airport.

37 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 03/16 Eid kontrollutval Arkiv FA - L40, Komnr Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Rådmannen informerer om masseuttak i Eid kommune Vedlegg i saka: Brev datert frå Eid kommune 3513 Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Orienteringa frå rådmannen vert teke til vitande. Saksutgreiing: Viser til utklipp frå oppfølgingslista: Masseuttak Eid kommune Handsama tidlegare i sak: Sak 048/12 Ba om rapport Sak 004/13 Orientering Sak 036/13 Orientering Sak 25/14 vedtak: Orienteringa vert teke til vitande Saka vert teke opp att i april Sak 04/15 Informasjon ved plan og utviklingssjef Kristine Dahl. Vedtak: Kontrollutvalet ber om at Eid kommune følgjer opp om masseuttaka har søkt og fått driftskonsesjon og at dei har driftsplanar i orden. Utvalet ber om svar med status før møte i september. Sendt spørsmål til Eid kommune om tilbakemelding. Sak 027/15, utsett, rådmannen møtte ikkje. Fått tilsendt nye opplysningar frå Eid kommune. E-post til rådmannen/utvalsleiar om at saka vert sett opp på første møte i Rådmannen vert kalla inn for å orientere om Eid kommune si oppfølging og status.

38 EID KOMMUNE PLAN-OG UTVIKLINGSAVDELING SEKOM-sekretariatet Hafstadvegen FØRDE Vår ref. Dato: 12/ /K2-U24//KDA ETTERSENDING AV OPPLYSNINGAR - STATUSOPPDATERING - MASSEUTTAK - EID KOMMUNE Vi viser til vårt brev av 8. juli 2015 med vedlagt objektliste frå Direktoratet for mineralforvaltning. Objektlista viste ei oversikt over masseuttaka/steinbrota i Eid kommune, med mellom anna opplysningar om aktivitetsstatus, driftsplanar og konsesjonar. Objektlista viste at tre objekt i Eid kommune ikkje hadde driftskonsesjon: 1. Objekt 2177 Lund 2. Objekt 3465 Naustdalstranda 2 3. Objekt 2178 Nor Den 11. november 2015 fekk vi statusoppdatering frå direktoratet for desse massuttaka. Svaret var då følgjande: 1. Objekt 2177 Lund har søkt driftskonsesjon, og saken er under behandling. 2. Objekt 3465 Naustdalstranda 2 skal følgje opp i nær framtid. 3. Objekt 2178 Nor tilbakemelding fra AS Norsand om at dette uttaket er under avvikling. Ansvarsfordeling Ansvarsfordelinga for oppfølging av masseuttaka/steinbrota kan kort skisserast slik: 1. Direktoratet for mineralforvaltning Ansvar for oppfølging av drifta. Godkjenner driftsplanar og gjev konsesjon der dette er naudsynt. Følgjer opp at masseuttaka/steinbrota driv i samsvar med godkjent driftsplan og konsesjon. 2. Eid kommune Ansvar for at nye massetak eller utviding av massetak/steinbrot ikkje skjer før reguleringsplan ligg føre. Kommunen skal følgje opp at drifta skjer innanfor det regulerte området og elles føl reglane i reguleringsplanen. 3. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Rådhusvegen 11, 6770 Nordfjordeid Tlf: post@eid.kommune.no

39 Fylkesmannen er ureiningsmynde i samband med drift av masseuttak/steinbrot. Fylkesmannen skal sjå til at reglane i ureiningslova med forskrift vert følgde. Til dømes må det liggje føre løyve til knusing, og massetaka må drive innanfor grenseverdiane for støy og støv. Status for område avsett til masseuttak i Eid kommune I samband med rulleringa av kommuneplanen sin arealdel vart noverande masseuttak og område for nye eller utviding av eksisterande masseuttak avsett i arealplanen. Under vil vi gje ei oversikt over desse områda og om ev. pågåande eller planlagd aktivitet: 1. Lefdal gruve er regulert til næring på øvre plan og til gruve på nedre plan. Området regulert til guve på nedre plan er underlagt Direktoratet for mineralforvaltning sitt ansvar. 2. BRU01 Masseuttak på Lund. Detaljreguleringsplan vedteken 10. september BRU02 Masseuttak i Hjelmelandsdalen Det er meldt oppstart av detaljreguleringsplan og planen er under utarbeiding. 4. Masseuttak på Naustdal Området er regulert. 5. BRU03 Masseuttak i Svora. Har tidlegare vore masseuttak det er ikkje pågåande planarbeid i dette området. 6. BRU04 Masseuttak på Skårhaug. Det er meldt oppstart av planarbeid og detaljreguleringsplanen er under utarbeiding. Vil truleg bli lagt fram for politisk behandling for offentleg ettersyn i november. 7. BRU05 masseuttak i Vedvikmona, nord for fylkesvegen. Det er meldt oppstart av detaljreguleringsplan. Planen er under utarbeiding. 8. Masseuttak i Vedvikmona sør for fylkesvegen, vestleg del. Området er regulert. 9. BRU06 Området avsett til framtidig utviding av masseuttak i Vedvikmona, sør for fylkesvegen. Det er satt krav om reguleringsplan dersom området skal utviklast. Det er ikkje pågåande planarbeid i dette området. 10. BRU07 Framtidig område for masseuttak på Skauset. Krav om reguleringsplan ved eventuell utvikling av området. Det er ikkje pågåande planarbeid i dette området. 11. BRU11 Masseuttak på Roti Har tidlegare vore masseuttak i området. Det er ikkje pågåande planarbeid i dette området. Vi kan elles orientere om at uttak av mineralske råstoff til eige bruk i landbruks-, natur- og friluftsområde som hovudregel ikkje krev reguleringsplan. Oppfølging av meldingar om ulovleg drift Eid kommune har som tilsynsmynde etter plan- og bygningslova eit ansvar for å sjå til at plan- og bygningslova med tilhøyrande planar og forskrifter vert følgde. Det siste halvåret har plan- og utviklingsavdelinga følgd opp tre saker knytt til drift av masseuttak. 1. Område BRU04 Skårhaug: Tilsyn i området viste at drivar av eksisterande masseuttak har teke ut masser i det framtidige området for masseuttak, BRU04. Utvinning av masser kan ikkje skje før området er regulert. Side 2 av 3

40 Førehandsvarsel som stans er sendt ut og aktiviteten er avslutta. Området er under regulering, jf. oversikta over. 2. Område BRU02 Hjelmelandsalen Området er avsett til framtidig område for masseuttak, med krav om reguleringsplan. Uttak av masser vart starta opp utan godkjent reguleringsplan. Det er sendt ut førehandsvarsel med krav om stans, og aktiviteten er avslutta. 3. Masseuttak Industriområdet på Løkja I 2012, sak 231/12, vart det søkt om eit nytt masseuttak i det regulerte område. Massane skulle nyttast til mellom anna reperasjon av plastring til eksisterande fylling og oppretting av kaifront. Det vart satt krav om at arbeidet skulle utførast i samsvar med innsendte planar og at området for masseuttaket og fjellskjering må sikrast forsvarleg med b.l.a. gjerde og skilting på toppen for å hindre ferdsel. Direktoratet for mineralforvaltning har lagt til grunn at drifta ikkje krev konsesjon. Det er kome inn klager på støy frå masseuttaket. Fylkesmannen i Sogn og Fjordane er ureiningsmynde i saka og har funne to avvik frå ureiningsregelverket. Eid kommune i dialog med Fylkesmannen og Fylkesmannen føl saka opp vidare. Når det gjeld vilkåret i løyve om sikring av masseuttak med gjerde, så er det Eid kommune som er ansvarleg for å føre tilsyn med området. Eid kommune har gjennomført jamlege synfaringar i området og er elles i dialog med både Lefdal Invest og naboar. Med helsing Kristine Dahl Plan-og utviklingssjef Side 3 av 3

41 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 04/16 Eid kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Forventningsavklaring med ordførar og rådmann Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting. Saksutgreiing: Ordførar og rådmann vert kalla inn til drøfting av gjensidige forventningar med kontrollutvalet. Saka er sett på sakskartet etter drøfting knytt til opplæring av kontrollutvalet i oppstartmøte SEKOM-sekretariat førebur tilsvarande sak i dei andre utvala «våre» og vi viser mellom anna til eit par av lysarka i opplæringa ved SEKOM-sekretariat: Nedanfor er nokre stikkord til tema som sekretariatet ser føre seg at ein kan ta opp i når ein drøftar gjensidige forventingar:

42 1. Er det realistisk at ordførar deltek på nokre kontrollutvalsmøte i løpet av perioden? Ein slik dialog kan vere med på å gi utvalet betre bakgrunn for å prioritere kva område dei vil arbeide meir med. Det kan også gi politisk leiing litt innsikt i det løpande arbeidet i kontrollutvalet. Det kan til dømes vere at ordførar har høve til å delta under skriv og meldingar i starten av møtet, slik at ein har høve til å drøfte og få informasjon om aktuelle saker og saksfelt (også saker som ikkje står på saklista). 2. Vi reknar med at rådmannen møter etter innkalling. Det kan likevel vere nokre praktiske ting ein bør drøfte. Sekretariatet ser føre seg at det i ein del høve er nyttig om andre møter på vegner av rådmannen eller saman med rådmannen. Dette kan gi utvalet høve til meir detaljert informasjon i sakene. Kva praksis ser rådmannen føre seg? Kva synest kontrollutvalet om at andre møter på rådmannen sine vegner? Kor ofte og omfattande informasjonar frå rådmannen er det naturleg at kontrollutvalet legg opp til? På den eine sida, møter rådmannen når utvalet kallar inn, på den andre sida kan det vere at også kontrollutvalet bør prioritere mellom sakene. 2. Handsaming av saker frå kontrollutvalet Kan saker frå kontrollutvalet stå først på saklista i kommunestyret? (Den/dei som møter frå kontrollutvalet kan elles måtte vente lenge på «si sak»). Rekneskapssaka vert handsama via formannskapet. Kontrollutvalet sin uttale skal ligge ved både i formannskapet og kommunestyret. Andre saker som t.d. forvaltningsrevisjon og andre rapportar: Sakene går direkte til kommunestyret. Kan saker frå kontrollutvalet stå først på saklista i kommunestyret? (Den/dei som møter frå kontrollutvalet kan elles måtte vente lenge på «si sak»). Rekneskapssaka vert handsama via formannskapet. Kontrollutvalet sin uttale skal ligge ved både i formannskapet og kommunestyret. Andre saker som t.d. forvaltningsrevisjon og andre rapportar: Sakene går direkte til kommunestyret. 3. Er det naturleg at kontrollutvalsleiar eller andre frå utvalet gir ei kort innleiing i sakene som kjem frå kontrollutvalet? Sekretariatet meiner dette både gir god informasjon til kommunestyret og er med på å synleggjere kontrollutvalet. Sekretariatet meiner dette både gir god informasjon til kommunestyret og er med på å synleggjere kontrollutvalet. 4. Innleiing i kommunestyret i saka om plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saka kjem truleg rett før eller rett etter sommarferien Sekretariatet ser føre seg at ein god arbeidsmåte kan vere at kontrollutvalsleiar innleier, og at sekretariatleiar og revisjonssjef bidreg med informasjon om utarbeiding og innhald i overordna analyse som er bakgrunn for planane. Sekretariat og revisjon kan samstundes informere kort om selskapa og arbeids- og ansvarsdeling i det kommunale kontroll og tilsynsarbeidet. Saka kjem truleg rett før eller rett etter sommarferien Sekretariatet ser føre seg at ein god arbeidsmåte kan vere at kontrollutvalsleiar innleier, og at sekretariatleiar og revisjonssjef bidreg med informasjon om utarbeiding og innhald i overordna analyse som er bakgrunn for planane. Sekretariat og revisjon kan samstundes informere kort om selskapa og arbeids- og

43 ansvarsdeling i det kommunale kontroll og tilsynsarbeidet. Andre tema som ordførar, rådmann eller medlemar i kontrollutvalet ønskjer å drøfte.

44 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 05/16 Eid kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Overordna analyse Vedlegg i saka: Kommunerevisjonen i Nordfjord: Overordna analyse for Eid kommune Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting. Saksutgreiing: Vi viser til det vedlagde dokumentet om overordna analyse frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Sekretariatet legg opp til at revisor går gjennom analysen og dei vurderingane som dei har gjort. Det er ønskjeleg at dette gir grunnlag for ein brei debatt i kontrollutvalet og risikoområde i kommunen. Drøftinga om overordna analyse er også starten på arbeidet med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet ønskjer at utvalet i løpet av møtet peikar ut 8 12 aktuelle område for forvaltningsrevisjon. Ut frå dette, vil vi lage ei lita utgreiing om kvart område som så gir grunnlag for prioritering i neste møte. Nokre presentasjonar frå fylkessamling den 25. januar om overordna analyse og planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

45

46

47 Framdriftsplan Vi ser føre oss denne framdrifta frå overordna analyse til vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll:

48

49 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Forord Denne overordna analysen er gjennomført av Kommunerevisjonen i Nordfjord på oppdrag frå kontrollutvalet i Eid. Revisjonen har vurdert eigen ubundenskap i høve krav stilt i forskrift for revisjon i kommunane. Vi kjenner ikkje til forhold som er egna til å svekke vår uavhengighet og objektivitet. Vi takker administrasjonen for godt samarbeid, og vil spesielt nemne at snarleg tilbakemelding har vore til stor hjelp for å få gjennomført arbeidet på ein effektiv måte. Den 7. mars 2016 Markvard Sunde Gunnar Ryste Torill Monsen Revisjonssjef Revisor Revisor Kontrollutvalet i Eid kommune Side 2

50 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Innhald Forord Innleiing Bakgrunn for den overordna analysen og vegen vidare Risiko og vesentleganalyse Framgangsmåte og metode Overordna analyse Politisk styring/administrativ saksbehandling Administrativ styring og leiing Økonomistyring Bærekraftig utvikling Tenesteproduksjon Informasjon frå andre kjelder Selskapskontroll Forslag til tema for prosjekt Kontrollutvalet i Eid kommune Side 3

51 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Innleiing 1.1 Bakgrunn for den overordna analysen og vegen vidare Målet med den overordna analysen «Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger ligger at det skal gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens/ fylkeskommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten.» (Merknad til revisjonsforskrifta 10,2). Kontrollutvalet (KU) Kontrollutvalet skal etter kontrollutvalsforskrifta 9 og 10 utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon seinast innan utgangen av året etter kommunestyrets konstituering, samt sjå til at kommunen årleg blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon bygger på ein overordna analyse av kommunens verksemd. Kontrollutvalssekretariatet, revisjonen eller privat revisjon utarbeidar overordna analyse etter bestilling frå kontrollutvalet. Kommunestyret Kommunestyret vedtek plan for forvaltningsrevisjon for seinare å behandle ferdigstilte rapportar og gjere endelige vedtak. KU sender bestilling på overordna analyse til anten sekretariatet eller kommunal-/privat revisjon Den overordna analysen gir KU grunnlag for utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon; 3-5 prosjekt. KU lager innstilling til kommunestyret. Vegen til plan for forvaltningsrevisjon går via overordna analyse Kommunestyret behandlar saka og gjer endeleg vedtak. Vedtaket kan gi KU fullmakt til å gjere endringar i val av prosjekt. KU bestiller forvaltningsprosjekt frå kommunal eller privat revisjon. KU behandlar ferdig prosjekt og lager innstilling til kommunestyret. Vegen til ferdigstilte rapportar på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret behandlar saken og gjer endeleg vedtak. Figur 1: Fasane i arbeidet med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet i Eid kommune Side 4

52 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Analysen omfattar kommunens eigen verksemd og annan kommunal verksemd når denne er organisert som kommunale føretak (KF), interkommunalt samarbeid etter kommunelova 27 og vertskommunesamarbeid etter kommunelova 28b og 28c. 2. Forvaltningsrevisjon er meint å fungere som eit viktig verktøy for kommunens øvste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og dei resultat som blir oppnådd. Heimelen for forvaltningsrevisjon finn vi i kommunelova 77 nr. 4. I følgje denne paragrafen skal forvaltningsrevisjon vere ei systematisk vurdering av økonomi, produktivitet, måloppfylling og verknadar ut frå kommunestyrets vedtak og føresetnadar. Forvaltningsrevisjon handlar såleis ikkje berre om undersøkingar om måloppfylling, men kan også dreie seg om kva administrasjonen gjer (prosessevaluering), og kva administrasjonen leverer (resultat- og effektevaluering) Identifisering og val av forvaltningsrevisjonsprosjekt er viktig, og skal baserast på ein overordna risikoog vesentleganalyse slik at ressursane blir sett inn på dei riktige områda og kommunen får prosjekt som har nytteverdi. 1.2 Risiko og vesentleganalyse Kort innføring Som nemnt skal den overordna analysen bygge på risiko- og vesentlegvurderingar. Risiko seier noko om kor sannsynleg det er at ei uønskt hending kan inntreffe slik at kommunen sine definerte mål ikkje blir nådd. Risikoen for at eit mål ikkje blir nådd vil alltid vere til stades («ibuande risiko). Denne risikoen kan likevel reduserast ved at det blir innført kontrolltiltak. Effekten av slike tiltak vil avgjere kor stor den resterande risikoen blir. Dersom ein risiko inntreff, vil dette ha ein konsekvens. Konsekvensen kan også reduserast gjennom etablering av kontrolltiltak og aktivitetar. Døme: Kommunen har ei målsetting om at sjukefråværet ved omsorgssenteret skal vere mindre enn 4%. No-situasjonen er at fråværet ligg på 9%. Korleis kan kommunen redusere risikoen for at målsettinga ikkje blir Figur 2: Risiko-kart nådd? Årsaksforholda må kartleggast for å kunne etablere effektive tiltak. Er fråværet arbeidsrelatert? Er det låg grunnbemanning ved sjukeheimen? Slitasje grunna tunge, manuelle løft? Negative faktorar knytt til arbeidsmiljøet? Osv. På grunnlag av ei slik kartlegging, kan sannsynlegheiten for høgt sjukefråvær reduserast gjennom tilrettelegging av dei tilsette sin arbeidskvardag. Dette kan skje gjennom forskjellige tiltak, som til dømes auke i grunnbemanninga, innføring av tekniske løftehjelpemiddel, endring i arbeidstidsordingar, medarbeidarsamtalar, inkluderande arbeidsliv m.m. Kommunen kan i tillegg etablere konsekvensreduserande tiltak for å sikre seg dersom risikoen likevel materialiserer seg. I dette tilfellet kan det dreie seg om avtale om leige av riktig kompetanse når kommunen sjølv manglar den. Kompetansegjevande tiltak kan også gjere verksemda mindre sårbar. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 5

53 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Framgangsmåte og metode Figuren under viser dei kjeldene som er brukt som grunnlag i den overordna analysen for å vurdere og synleggjere aktuelle område for ein forvaltningsrevisjon. Figur 3: Grunnlagsdata for overordna analyse Det er gjennomført to spørjeundersøkingar. Ei spørjeundersøking til administrasjonssjefen om risikovurdering og ei spørjeundersøking til dei som var medlem i kommunestyret og kontrollutvalet i førre valperiode om aktuelle prosjektområde. Med bakgrunn i revisjonen sitt arbeid har den finansielle revisor trekt fram informasjon som kan gi innspel i forhold til kva for tema og område som kan vere aktuelle for forvaltningsrevisjon i kommunen. Førre analyse/plan for forvaltningsrevisjon og tidlegare prosjekt gjennomført i perioden seier noko om kva for prioriteringar som vart gjort den gongen. Kommunens plan- og styringssystem fortel noko om kva prioriterte mål og utfordringar kommunen har eller forventar, og korleis kommunen ønskjer å nå måla og møte utfordringane (tiltak). Arbeidet med å lage ei overordna analyse inneheld fleire utfordringar, mellom anna: Analysen skal vere tilstrekkeleg overordna til å femne den kommunale verksemda (breidde), men samstundes tilstrekkeleg detaljert (djupne) til å danne eit meiningsfullt grunnlag for kontrollutvalet i sitt val av prosjektområde Måling av sannsynlegheit og konsekvens i risikoanalyser Den overordna analysen som her ligg føre byggjer på ein føresetnad om at det er ein samanheng mellom verksemda sine mål, risikoane som kan hindre måloppfylling, og dei styrings- og kontrolltiltaka som er etablert for å sikre måloppfylling (risikoreduserande tiltak). Figuren på neste side illustrerer samanhengen mellom det oppdrag kommunen er pålagt gjennom kommunelova sin føremålsparagraf og kommunens organisering, plansystem og verksemdstyring. Innanfor dei organisatoriske, juridiske og økonomiske rammene som ligg føre, søkjer kommunen å nå dei politiske måla som er fastsett i plansystemet gjennom den administrative verksemdstyringa. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 6

54 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Kontrollutvalet i Eid kommune Side 7

55 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Overordna analyse Vi har valt å dele kommunens verksemd inn i følgjande fem område: 1. Politisk styring/administrativ saksbehandling 2. Administrativ leiing 3. Økonomistyring 4. Berekraftig utvikling 5. Tenesteproduksjon Denne inndelinga har sitt utgangspunkt i kommunelova sin formålsparagraf ( 1) og regulering av tenesteutøvinga gjennom særlovgivinga. Før vi går nærmare inn på risikofaktorar knytt til dei fem områda, vil vi prøve å teikne et bilete av dei demografiske og økonomiske rammevilkåra for kommunen. Demografiske utfordringar (befolkningsutvikling og -struktur) Befolkninga si utvikling og alderssamansetning Forventa auke i eldrebefolkninga sett i høve til utviklinga i talet på omsorgsarbeidarar (konsekvens for tenestebehov) 7200 HHMH MMMM LLML Diagram 1: Framskriving av folkemengd - høg, middels og låg nasjonal vekst Dei tre framskrivingsalternativa er nemnt med fire bokstavar. Desse har følgjande betydning: LLML: MMMM: HHMH: prognosen bygger på ein føresetnad om låg fruktbarheit, låg levealder og låg innvandring prognosen bygger på ein føresetnad om middels fruktbarheit, middels levealder, middels innenlands flyttenivå og middels nettoinnvandring prognosen bygger på ein føresetnad om høg fruktbarheit, høg levealder og høg innvandring Sjølv om det er knytt stor usikkerheit til alle komponentane, er mellomalternativet (MMMM) vurdert som mest realistisk. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 8

56 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Nedanfor har vi prøvd å illustrere korleis den framtidig endringa av folketalet vil slå ut på dei forskjellige aldersgruppene. Alderssamansettinga er vist per prognosealternativ. 4,0 3,0 2,0 1,0 0, LLML MMMM HHMH Diagram 2: Befolkning i yrkesaktiv alder per pensjonist Det vil kome til å bli færre yrkesaktive per pensjonist, med dei utfordringane dette inneber LLML MMMM HHMH Diagram 3: Befolkning i barnehagealder Gitt mellomalternativet, vil den delen av innbyggarane som er i barnehagealder vekse LLML MMMM HHMH Diagram 4: Befolkning i grunnskulealder Gitt mellomalternativet, vil den delen av innbyggarane som er i grunnskulealder vekse. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 9

57 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Endring i brukarsamansetning i omsorgstenestene Endring i tenesteutforminga som svar på endring i forventningane til omsorgstenestene frå framtidas eldre. Mottak av flyktningar/asylsøkjarar Kommunestyret i Eid har gjort vedtak om å busette 40 flyktningar både i 2016 og 2017 (inkl. 10 EM kvart år) år). Oppmodinga frå IMDi var 40 flyktningar (inkl. 10 EM) i 2016 og 47 flyktningar i 2017 (inkl. 16 EM). Utfordringar knytt til bustader, arbeidsmarknad, tolk, introduksjonsprogram, mottaksapparat m.m. Økonomi Resultatgrad (netto driftsresultat i prosent av driftsinntektene) gir uttrykk for utviklinga i kommunens handlefridom. KS sin norm for netto driftsresultat i prosent av driftsinntekter har vore 3 %, men er no redusert til 2 %. Eid kommune har hatt følgjande utvikling i dette nøkkeltalet: 4 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern Langsiktig gjeld (langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter). Ordinære renter og avdrag på lån skal finansierast av driftsinntektene, og indikatoren viser langsiktig gjeldsbelastning i forhold til desse. For Eid har denne indikatoren hatt ei auke frå 196,9 i 2010 til 224,4 i Eid ligg her høgare enn tala for landet, fylket og kostra-gruppa. Likviditet (arbeidskapital ex. premieavvik i prosent av brutto driftsinntekter). Med likviditet meiner vi kommunen sin evne til å betale forpliktingane etter kvart som dei forfell. Premieavik er halde utanfor definisjonen for å gi eit betre Kontrollutvalet i Eid kommune Side 10

58 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE uttrykk for likviditeten. Eid kommune har lagt langt høgare enn tilsvarande tal for landet, fylke og kostragruppa over fleire år, jf. diagrammet til venstre Politisk styring/administrativ saksbehandling Kommuneplan og styringsmål I 2016 skal Eid kommune utarbeide ein planstrategi som har til mål å gje ei samla oversikt og vurdering av kommunen sitt planbehov i kommunestyreperioden basert på utfordringar kommunen står overfor. Dette dannar grunnlaget for det vidare planarbeidet i kommunen (jf. figuren under). Sidan kommunen er midt oppe i dette arbeidet, må vi nytte det gjeldande, politisk vedtekne planverket i kommunen. Figur 3: Det kommunale plansystemet Risikofaktorar Mangelfullt avgjerdsgrunnlag for politiske organ E-post og sms vert ikkje journalført Saker som skulle vore behandla politisk blir vedtekne administrativt Politiske vedtak blir ikkje sett i verk Økonomien set grense for at måla i planperioden ikkje blir nådd Brot på habilitetsreglar Uvisse kring ny kommunestruktur (frist for kommunale vedtak: ) Uvisse kring endringar i nytt inntektssystem (f.o.m. 2017) Mangelfull praktisering av offentleglova Risikovurdering Konsekvensar (dersom risikofaktorane inntreff) Politiske organ fattar «feil» vedtak Brot på arkivforskrifta Manglande likebehandling mellom like saker Det blir ikkje rapportert tilbake til politikarane om viktige vedtak som ikkje blir i verksett Lenger tidshorisont med tanke på måloppnåing Saksbehandlingsfeil som kan føre til at vedtaket er ugyldig Usikkert korleis inntektssystemet vil påverke dei økonomiske driftsføresetnadane Kontrollutvalet i Eid kommune Side 11

59 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Sannsynlegheit Ved ny tilsettingar Manglande kompetanse, kapasitet og tid hos saksbehandlar Erfaring viser at problematikken rundt e-post og arkiv er eit problem mange slit med Risikoreduserande tiltak Vedtaksgrunnlag Kompetansebygging (10 tilsette har gjennomført studium i off. rett (15 studiepoeng) Saksutgreiingar vert kvalitetssikra av overordna Krevjande saker vert drøfta i leiargruppa Tverrfagleg drøfting gjennom saksprosessen Sikring av tilstrekkeleg tid til saksførebuing Vedtak fatta av kompetent organ Delegeringsreglement gjort kjent blant saksbehandlarane Ved tvil vert saken drøfta med kommunalsjef/rådmann Effektuering av politiske vedtak Formannskap og kommunestyre vert informert gjennom oversikt over vedtak og status Samsvar mellom mål og økonomiske rammer Statusrapportering til politiske utval Vesentlegheit God politisk styring med grunnlag i god saksbehandling er vesentleg for eit fungerande lokaldemokrati. Dette fordi folkestyret skal sikre likebehandling og at innbyggjarane får dei gode dei har krav på etter lover og forskrifter. FORSLAG TIL PROSJEKT Etterleving av habilitetsreglane i forvaltningslova Etterleving av rettslege krav til journalføring av e-post/sms Praktisering av dokumentoffentlegheit og møteoffentlegheit Praktisering av det ikkje lovfesta kravet til forsvarleg sakshandsaming i saker som ikkje gjeld enkeltvedtak Val av modell for utarbeiding av planstrategi sett i høve til eventuell kommunesamanslåing Kontrollutvalet i Eid kommune Side 12

60 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Administrativ styring og leiing Risikofaktorar Utskifting av nøkkelpersonell Dårleg arbeidsmiljø/høgt sjukefråvær Manglande kunnskap om kva for interne tenester som er hensiktsmessige Sekretariat med manglande kunnskap, rutinar og ressursar Kommunen manglar etikkreglement Medarbeidarane er ikkje kjent med kommunens etiske grunnhaldningar Eit lite fungerande servicetorg; mottak av førespurnadar og vidareformidling av informasjon til innbyggjarane Problem knytt til rekruttering av kompetent arbeidskraft Uønskt heiltids-/deltidsproblematikk Manglande ájourhald av interne reglement og rutinar Risikovurdering Konsekvensar Manglande heilskapleg oversikt/kunnskap om organisasjonen Misnøgde innbyggjarar Kommunen er meir utsatt for misleghald og korrupsjon Vanskelig å erstatte vesentleg og nødvendig kompetanse raskt nok Arbeidsoppgåver vert ikkje tilpassa nye føresetnader Sannsynlegheit Ved ny tilsett nøkkelpersonell Ved manglande kunnskap, ressursar og tid Ved dårlig organisert administrasjon Risikoreduserande tiltak Utskifting av nøkkelpersonell Overlapping av kompetanse Rutinar i Kvalitetslosen Tverrfaglege arbeidsformer med fordeling av ansvar på ulike kompetanseområde Kommunikasjon mellom rådmann og einingsleiarar Faste fellesmøte kvar månad Faste sektormøte med kommunalsjefane Kompetanse innan personalforvaltning Kompetansebygging innan HMS, IA, konflikthandtering, pensjon, løn m.m. Politisk sekretariat Ny tilsett saksbehandlar Betre rutinar for oppfølging Omorganisering God informasjon og involvering av tillitsvalde og tilsette i prosessane Knappe ressursar og stress Kontinuerlig prioritering Open for å endre måtar å arbeide på Kontrollutvalet i Eid kommune Side 13

61 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Etiske grunnhaldningar Etisk reglement Kompetansebygging og haldningsskaping (leitar etter måtar å gjere det på i ein pressa kvardag) Fungerande publikumsmottak Behov for analyse av organisering og funksjon i forhold til tillagte oppgåver Vesentlegheit Svikt i rutinar, manglande kompetanse og dårleg leiing vil kunne forplante seg nedover i organisasjonen og påverke kvaliteten på tenestene. Administrativ leiing er derfor av stor betyding for korleis organisasjonen fungerer. Korrupsjonsskandalar fører til økt merksemd og engasjement rundt etikk. Reglement som er politisk vedteke og forankra i den administrative leiinga vil kunne bidra til gode haldningar og sikrare handlingar. FORSLAG TIL PROSJEKT Arbeidet med etikk i kommunen Melding og handtering av avvik i Kvalitetslosen Tilbodsevaluering og kontraktsoppfølging Måling av tenestekvalitet i pleie- og omsorgssektoren Kontrollutvalet i Eid kommune Side 14

62 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Økonomistyring Økonomistyring inneberer at (1) regnskapsinformasjonen må være forståelig, (2) aktivitet skjer innanfor løyvd ramme, (3) informasjon om utgifter og inntekter er så à jour som mogleg og (4) kommunen har og bruker system for avvikshandtering. God økonomistyring på overordna nivå kjenneteiknast ved følgjande 3 punkt: Utgiftsnivå er forsvarleg i forhold til inntektsgrunnlaget Løyvingar overhaldast Effektive tenester flest mogleg tenester med best mogleg kvalitet innafor løyvinga Store budsjettavvik vil seie at politiske prioriteringar neglisjerast og kan bety at meirforbruk får konsekvensar for seinare år gjennom innsparing. Risikofaktorar Forseinka attestering, tilvising og registrering av bilag Feil utrekna brukarbetalingar Brot på loven om offentleg innkjøp, innkjøpsrutinar og avtalar For lite fokus på budsjettkontroll Ubalanse mellom driftsinntekter og driftskostnader/finanskostnader Mindre styrbar kommuneøkonomi ved auke i etterspørselsbaserte tenester som er rettigheitsregulert. Svak styring av investeringsprosjekt Risikovurdering Konsekvensar Ein rekneskap som ikkje er à jour kan bl.a. føre til mangelfull rapportering til politikarane og feil meirverdiavgiftsrapportering Feil brukarbetaling har stor betydning for enkeltbrukarar, men liten for kommunen Brot på loven om offentlege innkjøp samt kommunens egne rutinar og reglement kan føre til dyrare kjøp og at kommunen blir erstatningspliktig Manglande fokus og forståing for budsjett kan føre til feil rapportering som igjen kan føre til feil val av tiltak Overskridingar, langvarig auke i driftsutgifter, redusert eigenkapital ved eigenfinansiering Sannsynlighet Ved nytilsette Manglande kompetanse, kapasitet og tid Fare for at mindre kjøp blir gjort lokalt grunna omfattande innkjøpsavtale som er vanskeleg å halde oversikt over Sannsynleg at loven om offentlige innkjøp ikkje blir følgt heilt ut i alle kjøp; drift eller investering Risikoreduserande tiltak Forseinka attestering, tilvising og registrering av bilag Hyppig skanning/fakturamottak, varsel om forfall på e-post til konterer, attesterer og tilviser. Oppfølging/purring frå økonomiavdelinga Kontrollutvalet i Eid kommune Side 15

63 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Brukarbetaling feil i utrekning Utrekning vert gjort av avdelingsleiar. Personell frå økonomiavdelinga er med på gjennomgang/kontroll. Kontroll på utvikling av inntektsnivået frå år til år. Eige kommunestyrevedtak kvart år på gebyr og betalingssatsar Etterleving av «Lov om offentlige anskaffelser», innkjøpsrutinar og avtalar Alle planlagde refusjonar og støtteordningar vert budsjettert. Avdelingsleiarane er sjølve aktive i budsjettprosessen. Oppfølging og kontroll av dette inngår i eige skriv til avdelingsleiarane om årsavslutning av rekneskap. Økonomireglement kap Lisens og tilgang til tilskotsportalen Fakturerings- og purrerutinar Alle kjente inntekter skal budsjetterast Fakturering gjennom økonomisystemet Jf. økonomireglement kap Forståing av samanhengane i rekneskapen Økonomiavdelinga har kontinuerlig kursing/oppfølging på eige personell for å ha totaloversikt på regelverk og samanhengar i kommunerekneskapen. Dette vert formidla til dei aktuelle avdelingsleiarane, ut frå regelverk og samanhengar som gjeld for den einskilde avdeling Budsjettkontroll Rapportering i samsvar med økonomireglement kap. 6. Avdelingsleiarane har fått eigen økonomirapport tilpassa rapport og kontroll av eige budsjett/rekneskap. Dette blir følgt opp av økonomiavdelinga. Er jamleg tema på avdelingsleiarmøta med kommunalsjefane. Økonomiavdelinga lagar rapportoppstilling på forbruk løn for heile kommunen, fordelt pr. avdeling, stort sett kvar månad. Dette vert gjennomgått av kommunalsjef med eigne avdelingsleiarar Rapportering av overskridingar/inntektssvikt Jf. økonomireglement kap. 6.1 og 2.3 Blir følgt opp gjennom tertialrapportering og kontrollar av økonomiavdelinga/ kommunalsjefar utanom tertialrapport Behov for kontinuerlig opplæring av avdelingsleiarane Fullstendigheit i registrering av kompensasjon for meirverdiavgift God opplæring av tilsette på økonomiavdelinga Det vert budsjettert med momsutgift på eigen art splitta frå utgiftsartane, og momsrefusjon (inntekt) på eigen art. Avdelingsleiarane lagar sjølv budsjett for si avdeling. Økonomiavdelinga bistår med informasjon om momsrefusjon i budsjettarbeidet. Informasjon om momsrefusjon og momskodar ligg i siste kapittel i kontoplanheftet som kvar avdelingsleiar / konteringspersonell får utdelt Kontinuerlig kontroll i økonomiavdelinga ved betaling av fakturaer Revisors kontroll FORSLAG TIL PROSJEKT Budsjettering av investeringar og avslutting av investeringsrekneskapen Kontrollutvalet i Eid kommune Side 16

64 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Bærekraftig utvikling I følgje Brundtlandkommisjonen inneber bærekraftig utvikling at vi dekker våre behov i dag utan å øydelegge for at framtidige generasjonar kan gjere det same. Det betyr at vi skal overlate ressursane i like bra eller betre stand enn vi overtok dei også økonomisk. Gjennom FN har verdssamfunnet slått fast at hovudutfordringane for ei bærekraftig utvikling er internasjonal fattigdom, reduksjon i naturmangfaldet, menneskeskapte klimaendringar og spreiing av miljøgifter. Risikofaktorar: Nedslitne anleggsmidlar blir ikkje erstatta av nyinvesteringar Manglande eigenkapitaloppbygging Høg lånebelastning fører til redusert driftsnivå Forseinka vedlikehald blir tatt som investering Kommunen skader miljøet fordi visjonen ikkje er implementert i organisasjonen Planlagde tiltak vert ikkje gjennomført Risikovurdering Konsekvensar Dersom ein eller fleire av risikofaktorane inntreff vil det kunne få konsekvensar for den økonomiske bærekraftige utviklinga. Sannsynlighet Økt rentenivå Reduserte overføringar til kommunane Fokus på «miljø» vil nok truleg auke i framtida. Risikoreduserande tiltak Vedlikehald V-Pro er innført både i byggforvaltning og kommunalteknikk Oppfølging etter forvaltningsrevisjon knytt til kostnadsrekning av tiltak Forseinka vedlikehald som investering Auka budsjett, men ikkje nok til å halde standarden Kontinuerleg vurdering av kva tiltak som kan gjennomførast som investering Klima og miljø Utarbeidd klima- og energiplan (må reviderast) Utarbeidd Enøk-plan Etterleving av miljøkrav i lov og regelverk Utskifting av lysarmatur i bygg og gatelys Innføring av Econline, kartotek/datablad over giftige/farlege stoff Energimerking av bygg over 1000 m 2 FORSLAG TIL PROSJEKT Evaluering av målrealisering knytt til klima- og energiplanen Kontrollutvalet i Eid kommune Side 17

65 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Tenesteproduksjon Generelt Rasjonell og effektiv tenesteproduksjon, jf kommunelovens 1 Tilfredsstille brukarane sine krav til kvalitet på tenestene At lover, regler og vedtak overhaldast Målsettingar for dei ulike tenesteområda er nedfelt i lovverket. Kommunen er ein kompleks tenesteorientert organisasjon og utfører/tilbyr m.a. innanfor følgjande område: Grunnskule Barnehage Helse- og omsorgstenesta Sosialtenesta/NAV Barnevernstenesta Flyktningtenesta Pleie- omsorg og rehabilitering (PRO) Kulturtenesta Kommunalteknikk Risikofaktorar Innbyggjarane får ikkje dei tenestane dei har krav på Manglande rapportering Ukvalifiserte medarbeidarar Mangelfull bruk av Kostra For låg bemanning og kompetanse Risikovurdering Konsekvensar Misfornøgde innbyggjarar Manglande grunnlag for forbetringstiltak Dårligare kvalitet på tenestene Feil val av tenester og lågare produktivitet/effektivitet i framstilling av tenester Sannsynlighet Ved nytilsette Ved manglande kunnskap, tid og kapasitet Risikoreduserande tiltak Innbyggarane får ikkje dei tenestene dei har krav på Interkommunalt samarbeid på fleire fagområde sikrar betre oversikt og kompetanse i organisasjonen Avdelingsleiarane har kompetanse på regelverk for sin sektor Kontinuerleg arbeid med omgrep og definisjonar i regelverk som gjeld saksbehandling Samordna malar for enkeltvedtak (sikrar opplysningar om klagerett m.m.) Omorganisering har sikra fleire fagleiarar som har ansvaret for saksbehandling Kontrollutvalet i Eid kommune Side 18

66 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Rapportering av tenestedata Opplæring av personell som har ansvar for rapportering Systematisk kontroll på rådmannsnivå Kvalifisert personell Avdelingsleiarane (som har oversikt og kontroll over tenesteproduksjonen) syter for opplæring ved behov. Eventuelt endring av arbeidsoppgåver Vesentlegheit Kommunar er ein kompleks tenesteorientert organisasjon, spesielt innanfor helse, sosial omsorg og skule. Kommunane må heile tida tenke nytt for å oppfylle dei sentrale styresmaktene sine krav til effektivisering og god ressursutnytting som sentrale myndigheiter legger opp til («gjøre dei riktige oppgåvene på ein riktig måte»). FORSLAG TIL PROSJEKT Uønskt deltid i omsorgstenesta Bustadsosial handlingsplan Kompetanse innan plan, teknisk, landbruk og oppvekst, utdanning Bemanning innan helse- og sosial 3. Informasjon frå andre kjelder a) Årsmelding I årsmeldinga for 2014 vert følgjande utfordringar nemnt: Kommunen får stadig større utfordringar med nye tiltak som har rett på kommunal tenesteyting, utan at kommunen i utgangspunktet har budsjettert for dette. Kommunen gjer seg meir og meir avhengig av eksterne finansinntekter og bruk av fond for å balansere drifta Behov for endå tettare oppfølging mot avdelingane og korleis dei ligg an med tanke på forbruk av midlar opp mot tildelte budsjettrammer Dei komande åra vil kommunen få ein sterk vekst i finansutgiftene (renter og avdrag) i samband med blant anna bygging av omsorgssenter og fleirbrukshall ved Nordfjordeid skule. Disse utfordringane såg ein også tydleg i sist vedteken økonomiplan, der kommunestyret har gjort vedtak om at det skal gjennomførast store innsparingstiltak med effekt alt frå Vi har innarbeidd nokre av desse utfordringane i risikoanalysen under dei einskilde fem områda. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 19

67 OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE b) Spørjeundersøking Som ein del av den overordna analysen vart det sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til alle kommunestyremedlemene og kontrollutvalsmedlemene, samt varamedlemer med høg oppmøteprosent. Spørjeskjema vart sendt ut til 44 respondentar og hadde ein svarprosenten på 50. På grunnlag av dei innkomne svara var det vanskeleg å identifisere prosjektområde som peika seg ut som meir viktig enn andre. Eit unntak frå dette er spørsmål nr. 7: Spørsmål 7: 7) Kva bør ein ha fokus på ved forvaltningsrevisjon innan politikkområda? (Du kan krysse av fleire alternativ) Plan, teknisk, landbruk 80% 60% 40% 20% 40% 60% 50% 35% 75% 15% 40% 0% Kommentarar knytt til variablar som har fått ein score på meir enn 60%: Ut frå måten spørsmål nr. 7 er stilt på, veit vi ikkje sikkert om respondentane si vekting av dei oppgjevne variablane er basert på observerte veikskapar i kommunen eller om variablane vert oppfatta som generelt vesentlege risikofaktorar for kommunen. Uansett kva som er årsaka til dei innspela vi har fått, er det nokre område som skil seg ut som anbefalte fokusområde: Kompetanse er vekta høgt for plan, teknisk, landbruk. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 20

68 Aksetittel OVERORDNA ANALYSE I EID KOMMUNE Helse og sosial 80% 60% 40% 25% 50% 55% 70% 60% 35% 45% 20% 0% Bemanning er vekta høgt for helse og sosial. Oppvekst, utdanning 80% 60% 40% 20% 0% 20% 55% 45% 60% 65% 30% 35% Bemanning og kompetanse er vekta høgt for oppvekst og utdanning. Spørsmål 8: Spørsmål 8 i spørjeundersøkinga hadde følgjande ordlyd: «Kva selskap som kommunen er eigar i, er det viktig å gjennomføre selskapskontroll?» Fire respondentar har nemnt Eid Industrihus KF. Tre respondentar har nemnt Nordfjord Vekst AS, medan NoMil IKS, AS Norsk Fjordhestsenter og Vakn AS er nemnt av ein respondent. Vi gjer merksam på at det er gjennomført ei evaluering av Nordfjord Vekst AS i 2015, jf. kommunestyresak 078/15. Kontrollutvalet i Eid kommune Side 21