SAKSPAPIRER M/VEDTAK

Transkript

1 FOLLDAL KOMMUNE Møtested: Kommunehuset Nyberg Møtedato: Tirsdag Tid: kl SAKSPAPIRER M/VEDTAK DRIFTSSTYRET SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 22/10 10/740 TEATER I FJELLREGIONEN 23/10 10/1319 REVIDERING AV VEDTEKTENE I SFO FOLLDAL, Trond G. Løkken leder Eventuelt forfall meldes snarest til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling Representanter som mener de er inhabile i en sak varsler ordfører om dette slik at vararepresentant kan innkalles. Møtet er åpent for publikum.

2 Sak 22/10 TEATER I FJELLREGIONEN Arkiv: C33 &85 Arkivsaksnr.: 10/740 Saksbehandler: Jens Jørgen Jensen Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 22/10 Driftsstyret Vedlegg: Forslag til samarbeidsarbeidsavtale. Melding om vedtak sendes til: Tynset kommune 2500 TYNSET, Os kommune Rytrøa OS I ØSTERDALEN, Alvdal kommune 2560 ALVDAL, Tolga kommune 2540 TOLGA. Andre dokumenter i saken: MELDING OM POLITISK VEDTAK - ETABLERING AV TEATER I FJELLREGIONEN SAMARBEIDSAVTALE OG BUDSJETT MELDING OM POLITISK VEDTAK - ETABLERING AV TEATER I FJELLREGIONEN MELDING OM POLITISK VEDTAK - ETABLERING AV TEATER I FJELLREGIONEN MELDING OM POLITISK VEDTAK - ETABLERING AV TEATER I FJELLREGIONEN OPPHEVELSE AV STIFTELSEN HEDMARK TEATER - ANMODNING OM SNARLIG TILBAKEMELDING TEATER I FJELLREGIONEN - SAMARBEIDSAVTALE Saksopplysninger: Teater Innlandet nye rammer Fylkestingene i Hedmark og Oppland vedtok i mars 2009 å opprette Teater Innlandet, et felles profesjonelt teater for Hedmark og Oppland. Hedmark teater går inn i Teater Innlandet. Teater Innlandet var forutsatt å være i drift fra (opprinnelig plan ). Hedmark teater ble opprettet i Teaterets hovedkontor har vært på Hamar. Hedmark Teater har helt siden starten hatt et regionkontor på Tynset. Teateret har gjennom årene også hatt flere andre regionkontor, men de siste årene har bare Kongsvinger foruten Tynset hatt et regionkontor. Teater Innlandet skal kun være et profesjonelt teater, som produserer forestillinger og sender disse på turné i de to fylkene. Teater Innlandet skal lokaliseres til Hamar, og skal ikke ha regionkontorer slik Hedmark teater har hatt. Teater Innlandet skal heller ikke jobbe med den typen oppgaver som Hedmark teaters regionkontor på Tynset og i Kongsvinger har hatt. Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 2 av 9

3 Regionkontoret på Tynset har hatt følgende oppgaver: Følge med på teaterfronten og i kulturlivet generelt i egen region. Observere/lokalisere talenter og miljøer med kraft og tæl i. Ta initiativ til teaterproduksjoner/prosjekter Gå inn i samarbeidsproduksjoner etter initiativ fra lokalmiljøet Bistå med veiledning/konsulenthjelp på for eksempel manus, teknikk, regi etc. Formidle veiledning/bistand fra andre i Hedmark Teater eller miljøer utenfor teatret Ta initiativ til mindre egenproduksjoner innen egen region, samarbeide med andre regioner om produksjoner Jobbe på Hedmark Teaters egne produksjoner Være Hedmark Teaters lokale representanter i alle sammenhenger (f.eks. i publikumsarbeid/arrangørnettverk i forbindelse med turnéproduksjoner) Regionkontoret har hatt 2 ansatte, og i kortere perioder har det i tillegg vært engasjert flere. I dag består avdelingen av en regionleder/instruktør og en tekniker/produksjonsassistent, begge i 100 % stilling. Teatret leier lokaler av Tynset kommune i kulturhuset. Teater Innlandet/politiske føringer Regionrådet for Fjellregionen behandlet spørsmålet om etablering av Teater Innlandet på sitt møte 1. november Det ble vedtatt en uttalelse der det blant annet heter: Regionrådet for Fjellregionen er ikke negativ til at det vurderes et profesjonelt institusjonsteatertilbud også i innlandet. Vi er imidlertid bekymret for det regionale teatertilbudet som fram til i dag har nytt godt av Hedmark Teaters tilstedeværelse. Den profesjonelle teaterressursen i Nord-Østerdal må opprettholdes og videreutvikles med tilknytning til Teater Innlandet om dette etableres. I økonomiplan for Hedmark Fylkeskommune vedtatt i september 2009 heter det: I forbindelse med etableringen av et Teater Innlandet skal Hedmark Teater sine regionkontorer på Tynset og i Kongsvinger opprettholdes for å ivareta og utvikle teatermiljøene i Nord - Østerdal og i Glåmdalen. Det legges derfor inn i økonomiplanen 2,4 mill. kroner for å ivareta dette tilbudet. Fylkesrådet vil ta opp til drøfting med de involverte kommuner organiseringen og finansieringen av kontorene. Med utgangspunkt i at dette er en sak med betydning for kulturlivet i hele regionen, anmodet regionrådsleder sommeren 2009 regionrådgiver om å legge fram en sak for AU i regionrådet med anbefaling om videre behandling. Hedmark fylkeskommune ba i mellomtiden om et møte med Regionrådet for å drøfte videre framdrift. Etter drøfting med blant andre regionrådsleder presenterte regionrådgiver på denne bakgrunn en skisse for Hedmark fylkeskommune. Hedmark fylkeskommune tok deretter initiativ til at det ble satt ned en hurtigarbeidende arbeidsgruppe med oppgave å foreslå en organisasjonsmodell for et teaterverksted/kontor i Fjellregionen som ivaretar de funksjonene som nåværende regionkontor har. Side 3 av 9

4 Arbeidsfrist var medio oktober Saken var oppe i AU-møte for regionrådet Olov Grøtting og Erling Aas-Eng ble utnevnt som representanter til arbeidsgruppa fra regionrådet. Arbeidsgruppa har bestått av: to representanter for Fjellregionen (Olov Grøtting og Erling Aas-Eng) Hedmark Teater, en repr. (teatersjef Else Bratseth) Tynset kommune, en repr. (kultursjef Beate Hjertager) Hedmark fylkeskommune, en repr. (fylkessjef Randi Langøigjelten) Arbeidsgruppas mandat var å fremme forslag om arbeidsoppgaver, tilknytning til Teater Innlandet, budsjett og finansiering og andre spørsmål som gruppa fant relevant. Arbeidsgruppa sluttførte sitt arbeid omkring månedsskiftet oktober/november 2009, og foreslo en vertskommunemodell med Tynset som vertskommune. Det ble også foreslått egne vedtekter og avtaler mellom vertskommunen og øvrige eiere: Hedmark fylkeskommune, Os, Tolga, Alvdal, Folldal, Rendalen og Stor-Elvdal kommuner. Regionkontoret foreslås omdøpt til Teater i Fjellregionen. Etter Tynset kommunestyres behandling av forespørsel om å være vertskommune, var det også forutsatt en behandling og godkjenning av modellen av kommunestyrene i alle eierkommunene. Den opprinnelige planen var at dette skulle dette skje i desember 2009, slik at virksomhetsoverdragelsen kunne skje Tynset kommunestyre behandlet sak i sitt møte og gjorde vedtak om å påta seg oppgaven som vertskommune. Det ble ved behandlingen lagt frem som innstilling en forutsetning om bearbeiding av foreslåtte vedtekter. Dette var i tråd med de signaler som Tynset kommune hadde gitt tidligere om størst mulig klarhet i vertskommuneansvaret i forhold til evt. andre styringsorganer for teatret. I vedtaket forutsatte kommunestyret at det skulle få seg forelagt avtaler og vedtekter med økonomiske konsekvenser på et senere tidspunkt. Pr 1. jan overtok Tynset kommune arbeidsgiveransvaret for de ansatte i Hedmark Teater på Tynset. Omtrent på samme tid oppsto det betydelig usikkerhet om hvorvidt Teater Innlandet ville bli realisert. Interimsstyret trengte mer tid til å gjøre sin utredning. I forbindelse med fremleggelse av interimsstyrets tilråding i forhold til etableringen kom det signaler fra fylkesrådmannen om ikke å ville tilrå og yte forutsatte økonomiske midler til etableringen. Det var også usikkerhet om det ville være flertall i fylkestinget i Oppland for etableringen. Dersom fylkestinget i Oppland ikke sluttet seg til etableringen av Teater Innlandet etter interimsstyrets forslag, ville hele prosessen bli reversert. Det ville i så fall også bety at arbeidsgiveransvaret for de to ansatte på Tynset ville bli tilbakeført til Hedmark Teater. Imidlertid ble det i Oppland fylkestings behandling av saken et knappest mulig (og ut fra forutgående utvikling overraskende) flertall for etableringen. Tynset kommune har formalisert avtale om virksomhetsoverdragelse med Hedmark Teater. Samtidig er det etter samtaler med og innspill fra Hedmark fylkeskommune jobbet med en justering av avtaleformular og vedtektsformuleringer. Hedmark fylkeskommune ønsker ikke å stå som eier og mener at det heller ikke bør være noe styre i en vertskommuneordning. Fylkeskommunen ser for seg at fylkeskommunale føringer gis i tildelingsbrev. Det påpekes Side 4 av 9

5 også andre forslåtte vedtektsformuleringer som bør vurderes endret. Hedmark fylkeskommune kan ikke være part i en samarbeidsavtale som omhandler kjøp/salg av tjenester, men ser for seg en avtale med vertskommunen. Imidlertid kan fylkeskommunen heller ikke gå inn på avtale med oppsigelsestid. På bakgrunn av innspillene fra Hedmark fylkeskommune sammenholdt med de prinsipielle synspunkter Tynset kommune har hatt i forhold til vertskommunerollen, er det utarbeidet forslag til ett dokument som forutsettes behandlet i alle samarbeidskommunene. Intensjoner og målsettinger fra det opprinnelige forslaget til vedtekter er her innarbeidet i samarbeidsavtalen som inngås mellom vertskommunen og den enkelte deltakerkommune for øvrig (dvs. en to-partsavtale). Forslag til avtale er sendt de personene som deltok i ovennevnte arbeidsgruppe til en uformell høring. Alle har gitt tilbakemelding og sluttet seg til at det lages en avtale og at intensjoner og målformuleringer ligger i denne. Rådmannens saksvurdering: Det å beholde et regionskontor for teater på Tynset, er åpenbart viktig for Tynset kommune som regionsenter, men også for regionen totalt betyr denne forankring, at muligheten for utvikling innen teaterlivet og scenekunst vil bestå. Med en ny modell for teateraktivitet i regionen, påtar vertskommunen seg forpliktelser som går utover dagens forpliktelser som husvert. I tillegg vil det bli en mer pikant utfordring i prioriteringer og valg av innsats med de nye funksjoner et fagråd må håndtere. Der man tidligere hadde et fagråd oppnevnt av Hedmark Teater, vil det nå opprettes et eget fagråd bestående av representanter fra de samarbeidende kommuner, som ikke bare skal behandle kunstneriske spørsmål, men også økonomi og personalpolitikk. Folldal kommune har i de senere år, i mindre grad profitert direkte på regionskontoret. Tidligere har det vært mer variert, men det må bemerkes at regionskontoret i stor grad var involvert med oppsettingen av Gruvespillet på Folldal Gruver. Kulturskolen og skolens involverte i scenekunst uttaler at de er positive til opprettholdelse av regionskontor, og at tidligere manglende kontakt vel så mye kan bero på manglende eget initiativ. Grimsburevyen har som de eneste opplevd manglende respons på henvendelser, grunnet regionskontorets prioritering av arbeid med større oppsettinger. I spørsmålet om husleie til vertskommunen som er budsjettert med kr ,- og utgjør ca 40% av kommunenes andel til prosjektet, vil det være rimelig at en følger samme generelle prinsipper for husleieberegning i vertskommuneordninger i regionen, - men at det ved samarbeidsproduksjoner innvilges fri husleie, og at vertskommunen gis mulighet for billettinntekter. Hedmark fylkeskommune går inn økonomisk med samme budsjett som Hedmark teater har hatt for regionkontoret. I det budsjett som er lagt til grunn for (helårs) drift i 2010 er de samlede utgiftene på kr ,-. Fylkeskommunes bidrag er kr ,-, mens kommunene samlet bidrar med kr ,-. Det er lagt til grunn at kommunenes bidrag er kr 6,- pr innbygger. Side 5 av 9

6 I vedlagte budsjett går det frem at hoveddelen av utgiftene er relatert til lønn. De postene som ellers er av noe størrelse er div. forbruksmateriell, kr ,-, som dreier seg om produksjonsmidler og kjøp av tjenester, husleie kr ,- og kjøp av inventar og utstyr kr ,-. For Folldal kommune vil det bety en økning fra kr. 5100,- til 10200,- hvis vi beregner 1700 innbyggere i Folldal (noe i underkant). Rådmannens innstilling: 1. Folldal kommune slutter seg til framlagt samarbeidsavtale for Teater i Fjellregionen med de intensjoner og målsettinger for utvikling av scenekunsttilbudet i regionen som framgår. 2. Folldal kommune godkjenner framlagt årsbudsjett og kr 6,- pr. innbygger som bidrag fra kommunen fra Kostnaden belastes konto for øvrige kulturformål. 3. For 2010 betaler vi kr 3,- per innbygger som budsjettert, jmf avtalen med Hedmark Teater. 4. Rådmannen får fullmakt til å utpeke kommunens medlem i fagrådet. Behandling i Driftsstyret : Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak i Driftsstyret : 1. Folldal kommune slutter seg til framlagt samarbeidsavtale for Teater i Fjellregionen med de intensjoner og målsettinger for utvikling av scenekunsttilbudet i regionen som framgår. 2. Folldal kommune godkjenner framlagt årsbudsjett og kr 6,- pr. innbygger som bidrag fra kommunen fra Kostnaden belastes konto for øvrige kulturformål. 3. For 2010 betaler vi kr 3,- per innbygger som budsjettert, jmf avtalen med Hedmark Teater. 4. Rådmannen får fullmakt til å utpeke kommunens medlem i fagrådet. Side 6 av 9

7 Sak 23/10 Sak 23/10 REVIDERING AV VEDTEKTENE I SFO Arkiv: A22 &13 Arkivsaksnr.: 10/1319 Saksbehandler: Åge Klokkerhaug Behandling av saken: Saksnr. Utvalg Møtedato 23/10 Driftsstyret / Kommunestyret Vedlegg: 1. Høringsutkastet. 2. Forslaget til nye vedtekter. Melding om vedtak sendes til: Ansatte i SFO v/hege Brennodden, 2580 FOLLDAL Beate T. Bekken, 2580 FOLLDAL Elin Hovde m.fl., Atndalen, 2580 FOLLDAL Foreldre til barn i SFO v/mona Røsten, 2580 FOLLDAL Knøttebo barnehage, 2580 FOLLDAL Samarbeidsutvalget i Folldal barnehage, 2580 FOLLDAL Samarbeidsutvalget ved Folldal skole v/leder Anita Tellebon, 2580 FOLLDAL Åse Nøkleby Brendryen og Stein Arne Brendryen, 2584 DALHOLEN Andre dokumenter i saken: REVIDERING AV VEDTEKTENE I SFO - HØRING HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE HØRINGSUTTALELSE Saksopplysninger: Kommunale vedtekter hører inn under betegnelsen Forskrift i Forvaltningsloven. Når vedtekter skal lages eller omarbeides, er det krav om en høringsrunde. Vedtektsforslaget ble sendt ut til høring den med frist Noen av organene fikk fristen forlenget med noen få dager. Dette ble gjort for å tilpasse organets vedtatte møteplan. Saken lå også ute til åpen høring. Innen den forlengede fristen kom det 9 høringsuttalelser. Disse er gjennomgått sammen med daglig leder av skolefritidsordningen, og vi har sammen gjort en del endringer som følge av innspillene fra høringsrunden. Det endelige forslaget er datert , mens høringsutkastet var datert Høringsuttalelsene hadde mest fokus på følgende områder: Daglig åpningstid, sommeråpen SFO og foreldrebetaling nærmere bestemt matpenger og søskenmoderasjon. Folldal kommune Møteinnkalling: Driftsstyret Side 7 av 9

8 Sak 23/10 Rådmannens saksvurdering: Kommunens økonomiske situasjon tilsier at det ikke bør vedtas endringer som fører til økonomiske uttellinger i årene framover. Det mest krevende forslaget går på at SFO ikke skal stenge i 4 uker om sommeren. Dette vil medføre en lønnsutbetaling for vask og personell på mellom 43 og 52 tusen avhengig av hvor stor del av dagen det bemannes med 2 ansatte. Maks. bemanning tilsvarer 15 timer hver dag med to stk fra Minimumsbemanning er 12 timer pr. dag. Da blir det 3 timer mindre midt på dagen med 2 ansatte. Vask utgjør knappe 5.000,- etter beregning fra teknisk sjef, mens lønn til personellet vil utgjøre mellom ,- og ,- avhengig hvor tett bemanning en legger seg på. Det er og verd å merke seg at økt åpningstid ikke medfører økte inntekter. Barna skal ha minst 4 uker fri. Forslaget er ikke tatt inn i det endelige utkastet, men tidspunkt for bekjentgjøring av hvilke uker SFO er stengt foreslås skjøvet fram til mars måned. Dette vil gjøre at det blir enklere for foreldrene å planlegge ferien sin. Noen av høringsuttalelsene peker på at SFO burde holde åpent selv når bare ett barn melder behov. I de nåværende vedtekter er grensen tre barn. Saksbehandler velger å opprettholde formuleringen i de nåværende vedtektene med at 3 barn er grensen. Med det høye barnetallet som er på SFO nå, har ikke problemstillingen vært særlig relevant. Dersom Driftsstyret vedtar noe annet enn dette forslaget i forhold til sommerukene, så kan spørsmålet bli mer aktuelt. Flere høringsinstanser foreslår at åpningstiden blir fra mot nå. Denne endringen medfører ikke nye utgifter. Nå brukes kvarteret mellom og til opprydding i avdelingen. De ansatte mener det ikke trengs to personer ute etter kl for det blir færre og færre barn etter hvert som de blir hentet. Den ene ansatte kan dermed gå inn og foreta oppryddingen, mens den andre er ute. Høringsforslaget er tatt inn i det endelige forslaget. De ansatte foreslår at kjernetiden økes. Dette stod ikke i de gamle vedtektene og er heller ikke tatt inn nå. Ansvaret for dette legges til fagpersonellet ved SFO. De ansatte melder behov for at alle ansatte kan samles de to planleggingsdagene. I de gamle vedtektene var formuleringen at SFO ikke skulle stenge. Intensjonen der måtte vel være at SFO kunne leie inn vikar for å avvikle dagene. Dette er nå formuleringen i det nye forslaget. Foreldrebetaling. Foreldregruppen påpeker at de får søskenmoderasjon med to barn i barnehagen og to på SFO, men de får ikke moderasjon med ett barn i barnehagen og ett i SFO. Dette kan nok synes noe underlig all den tid de to tjenestene har samme eier. Det er selvsagt umulig å beregne hvor mye dette vil utgjøre i reduserte inntekter, da dette er noe som forandrer seg fra år til år. I inneværende skoleår har SFO 6 barn med søsken i barnehagen. Med fortsatt 30% moderasjon og den størrelsen på plass det nå er snakk om, vil dette utgjøre om lag kr ,- Forslaget er av økonomiske hensyn ikke tatt inn i det endelige forslaget. Det påpekes at satsene for foreldrebetaling burde stå i vedtektene. Dette er ikke aktuelt. Satsene er gjenstand for vurdering hvert budsjettår, og det er urimelig å måtte endre vedtektene hver gang det skjer en endring i betalingssatser. Forslaget må derfor avvises. Side 8 av 9

9 Sak 23/10 Vedtektene åpner fortsatt for kjøp av tjenester utover den fast avtalte tiden. I denne sammenheng endres begrepet enkelttimer til enkeltøkter. Dette fordi administreringen av ordningen ikke må passe på å dele opp for eksempel ei ettermiddagsøkt i to deler. Dersom denne endringen blir vedtatt, må satsene ta hensyn til det. Leke- og oppholdsareal. Lovformuleringen i 13-7 sier ikke noe om minsteareal eller lignende i forhold til skolefritidsordninger. Formuleringen er at arealet skal være egnet til formålet både ute og inne. Dette er tatt inn i det endelige vedtektsforslaget under 8. Annet. Høringsuttalelsene har pekt på noen andre forhold som går på ordvalg og formuleringenes plassering i vedtektene. Dette er det tatt hensyn til og forsøkt løst etter beste skjønn. Rådmannens innstilling: 1. Det framlagte forslag til nye vedtekter for skolefritidsordningen ved Folldal skole godkjennes slik det er lagt fram. Vedtektene trer i kraft fra Behandling i Driftsstyret : Driftsstyret ble enige om følgende endringsforslag: 9 pkt 2: Dersom minst ett barn melder behov, skal Folldal kommune ha tilbud om skolefritidsordning både før og etter skoletid, og på skolefrie dager i skoleåret. 11 pkt 4: Når skolefritidsordningen er et heldagstilbud, er det ønskelig at daglig leder for tilbudet har fagutdanning som barne- og ungdomsarbeider eller tilsvarende. 14 første setning: Vedtektene er godkjent av Driftsstyret i møte og kommunestyret Vedtak i Driftsstyret : 1. Det framlagte forslag til nye vedtekter for skolefritidsordningen ved Folldal skole godkjennes med ovenstående endringer. 2. Vedtektene trer i kraft fra Side 9 av 9