Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Transkript

1 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Avtalens punkt 1.1: Avtalens omfang Kundens formål med anskaffelsen: Visjon og behov Vestfold fylkeskommune har et stort og mangfoldig samfunnsoppdrag, og jobber mot visjonen: «Sammen om Vestfolds framtid» Visjonen krever at Vestfold fylkeskommune opptrer enhetlig og samordnet, og følgene behov for ansattportal skal dekkes: en arena for å bygge identitet og tilhørighet gjennom økt samhandling og kunnskapsdeling som binder organisasjonen og enhetene sammen en informasjonskanal som enkelt når alle ansatte god informasjonsflyt og effektive arbeidsprosesser et møtested for god samhandling kompetansedeling enkel tilgang på korrekt og oppdatert informasjon (siste versjon) enkel lagring av informasjon (en gang, ett sted) for å sikre gjenbruk og gjenfinning oppgaver som skal løses i ulike fagsystem vises i ansattportalen (varsling, avansert integrasjon av tjenester) verktøy for strategisk ledelse (ansattportalen ansees som en samhandlingsarena for å framstille og distribuere informasjon) sosiale funksjoner som bidrar til samhandling og kompetansedeling en god søkefunksjon som gir treff på dokumenter, nyheter, ansatte, kompetanse din interne «Google»! Gjennom «Vestfold fylkeskommunes kommunikasjonsstrategi », er det vedtatt at disse behovene skal dekkes gjennom etablering av en konsernovergripende ansattportal (intranett). Fylkeskommunens strategi for mer samarbeid og større effektivitet blant annet gjennom felles løsninger, bygger også opp under behovet for å etablere en enhetlig og samlende inngang til informasjon og informasjonssystemer for fylkeskommunens ansatte. Vestfold fylkeskommune er en kompetansebedrift, og ansattportalen skal være et verktøy for å dele kunnskap og samarbeide på en ny måte. La den ansatte dele informasjon, idéer og kunnskap på en enkel og effektiv måte. Med utgangspunkt i dette er det utarbeidet følgende visjon for ny ansattportal: «Vi deler og samarbeider til beste for Vestfold» 1

2 Kundens krav til leveransen: Vestfold fylkeskommune er en stor og tverrfaglig utviklingsorganisasjon med et viktig samfunnsoppdrag og et mangfold av høyt kompetente medarbeidere. Fylkeskommunen er politisk styrt og et regionalt forvaltningsnivå, med fylkestinget og fylkesordføreren som øverste ledelse. Fylkeskommunen har ansvar for å levere gode tjenester. De største tjenesteområdene er videregående opplæring, kollektivtrafikk, fylkesveier, tannhelsetjenester, kulturprogram, kulturarenaer og kulturminner. Omtrent ansatte arbeider i fylkeskommunen. De fleste, rundt 1 800, arbeider innen videregående opplæring. Fylkesrådmann er øverste administrative leder. Fylkeskommunen skal være regional utviklingsaktør og legge til rette for utvikling av næringsliv og arbeidsplasser, påvirke arealbruken, bevare kulturminner, landskap og miljøkvaliteter. Fylkeskommunen skal påse at viktige verdier i samfunnet ikke går tapt. Dette skal vi gjøre ved å ta initiativ og mobilisere ulike samfunnsaktører til å dra sammen mot felles mål. Overordnet kravtabell: Kunden ønsker bistand til å benytte rammeverket til installasjon og oppsett av SharePoint Kunden har per i dag en SharePoint 2010-løsning i drift. Denne er oppgradert fra SharePoint Kunden ønsker ikke å oppgradere denne videre, men heller flytte over aktuelle data til ny Ansattportal etter behov. Krav nr Beskrivelse 1 Leverandøren bes beskrive hvordan kundens behov (som beskrevet i BILAGET Avtalens punkt 1.1: Avtalens omfang) kan dekkes 2 Leverandøren bes beskrive hvordan de kan gi verdiøkte leveranser utover det som er beskrevet i BILAGET Avtalens punkt 1.1: Avtalens omfang. 3 Løsningen må være fremtidsrettet og kunne vises på en god måte på ulike digitale flater/enheter. 4 Leverandøren skal beskrive hvordan rammeverket håndterer publisering av informasjon inkl. tekst, bildehåndtering og evt. video. 5 Rammeverket skal legge til rette for redaktørkontroll 6 Leverandøren skal ha en beskrivelse av hvordan brukeren blir satt i stand til å ta løsningen i bruk. 7 Leverandøren skal beskrive hvordan informasjon kan styres - både fra brukersiden og fra systemeiers side / den som publiserer informasjon. Stikkord: organisasjonstilhørighet, rolle Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) 2

3 8 Rammeverket skal kunne benyttes av interne ressurser. Leverandør må beskrive hvilke muligheter kunden har til å gjøre justeringer i rammeverket, benytte komponenter fra rammeverket innen nye områder. 9 Leverandøren skal ha en standardisert oppgraderingsprosedyre. Beskriv hvordan en normal oppgraderingsprosess gjennomføres. 10 Leverandøren bes beskrive sine videre planer for rammeverket 11 Leverandøren bes beskrive sitt opplegg for kommunikasjon med kundene/markedet (brukerforum etc.) 12 Redaksjonelt arbeid /daglig forvaltning skal kunne skje uten bistand fra IKT-personell 13 Leverandøren skal yte bistand med å flytte data/ enkeltelementer (for eks. et dokumentbibliotek/liste fra et arbeids-/prosjektrom) fra eksisterende SharePointløsning. Leverandør skal beskrive metoden/produktet for dette. 14 Leverandøren skal beskrive tiltak som kunden må ha gjennomført før rammeverket etableres. 15 Leverandøren skal beskrive hvordan løsningen ivaretar kravene til universell utforming. 16 Leverandøren skal beskrive hvilke krav som stilles til kundens systemer for at systemer intern/eksternt skal kunne integreres 17 Leverandøren bes beskrive integrasjoner til fagsystemer og planer for ytterligere integrasjoner 18 Leverandør skal ha kompetanse innen taksonomi / metadatastruktur og erfaring innen oppbygging av en sentral metadatastruktur i SharePoint. 19 Rammeverket skal være oppgraderbart med mulighet for maksimalt en versjon bak til enhver tid siste hovedversjon av SharePoint. 20 Rammeverket skal være mulig å avinstallere uten at dette får konsekvenser for SharePoint-installasjonen for øvrig. 21 Rammeverket må ikke forhindre oss fra å kunne bruke andre tredjepartsprodukter for SharePoint (eks. integrasjoner med fagsystemer, backupløsninger osv.). 22 Leverandøren bes oppgi relevante referanser og siste års inngåtte kontrakter / leveranser, spesielt innenfor offentlig sektor/fylkeskommuner 23 Rammeverket skal muliggjøre integrasjoner med interne systemer og på sikt eksterne systemer. 24 Rammeverket skal ikke begrense allerede eksisterende fleksibilitet i SharePoint. 25 Rammeverket skal kunne brukes samtidig av 2200 ansatte. 26 Rammeverket skal ikke gi merkbare responstidsforringelser. Bør Bør 3

4 27 Rammeverket skal ikke redusere tilgjengeligheten: oppetid og tilgang til data 28 Rammeverket må fungere med ulike nettlesere, som f.eks. Internet Explorer, Google Chrome, Firefox. 29 Kundens vedtatte grafiske profil implementeres på ansattportalen. Se her: Integrasjoner med fagsystemer: Systemskisse Visningsenheter Mobil PC Nettbrett Device type N Ansattportalen Ansattportal Integrasjoner Visma HRM Visma reiseregning Visma innkjøpsmodul Visma økonomi 360 sak/arkiv System N Active Directory Ønskede koblinger Eksisterende koblinger Denne oversikten er ikke utfyllende, men et eksempel på tjenester vi pr d.d. ønsker integrert. 4

5 Avtalen punkt 4.6: Spesielle krav til dokumentasjonen ved drift av spesialutviklede applikasjoner Leverandøren skal minimum levere følgende informasjon: Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) 30 Systemdokumentasjon som: viser hvilke komponenter løsningen består av og hvordan disse henger sammen (skisse) avhengigheter til andre programvarekomponenter (for eksempel standard SharePoint moduler) serveroppsett, krav til maskinvare databaseoppsett, krav til program- og maskinvare servicekontoer rettigheter konfigurasjonsfiler registrysettinger tjenester (oversikt over tjenester løsningen er avhengig av for å fungere) åpninger i brannmur (adresser/porter) avhengigheter mellom systemet og tilhørende tjenester dataflyt med andre systemer som Active Directory og evt. dataflyt i integrasjoner. 31 Driftsdokumentasjon som beskriver: rutiner for systemforvaltning, herunder rutiner for backup og restore av systemet/tjenesten anbefalinger til hva og hvordan systemet bør overvåkes guide til bruk ved feilsøking, for eksempel hva vi som kunde bør sjekke før feil meldes leverandør 32 Leverandør skal være sertifisert hos Microsoft på de produkter de vil benytte i leveransen Avtalen punkt 5.1: Leverandørens ansvar for sine ytelser Krav til standarder eller kvalitetssystemer som Leverandøren skal følge: Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) 33 Leverandøren skal ha et kvalitetssystem inklusive kildekodeforvaltning/-deponering 5

6 Dokumentering av hvordan standarder eller kvalitetssystemer følges: Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) 34 Leverandøren skal dokumentere hvordan kvalitetssystemet følges opp for ansattportalprosjektet 35 Leverandøren skal beskrive sin rutine for gjennomføring av prosjektet Avtalen kapittel 9: Pkt 9.2: Kundens krav til behandling av personopplysninger: Krav nr Beskrivelse Prioritet Leverandørens svar (ja/nei/forbehold) 36 Dersom leverandør benytter noen form for skytjeneste (for eks. i en test/pilotfase) må det inngås en databehandleravtale 6

7 Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandøren skal beskrive sin løsning (Leverandørens løsningsspesifikasjon) i forhold til Kundens kravspesifikasjon. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt i den overordnede kravtabellen i bilag 1 som Kunden har fylt ut. I tillegg må de relevante punkter nedenfor fylles ut. Avtalen punkt : Driftstest av programrettelser, nye programmer og nye versjoner Retningslinjer for driftstest: (Fylles ut dersom dette ikke er inntatt i driftsspesifikasjonen) Avtalen punkt 4.8: Tilbudsplikt Følgende omfattes/omfattes ikke av felles produksjonsmiljø: Avtalen punkt 6.1: Kompetanse Spesielle kompetansekrav som stilles til Kunden: 7

8 Bilag 3: Kundens tekniske plattform Vestfold fylkeskommune har i dag et teknisk samarbeid med Buskerud og Telemark fylkeskommuner hvor bl.a. Active Directory, Exchange og Visma produktene er felles tjenester. Fylkeskommunene leverer sine IT-løsninger til sine brukere på følgende enheter: Enhet Versjon Kommentar Tynneklienter Office 2010 Internet Explorer 9 PC-er (bærbare og stasjonære) Nettbrett Mobiltelefon Windows 7 Office 2010 Internet Explorer 9 Android/iPhone Windows Phone 8 Alle konsernovergripende løsninger leveres via Citrix-plattformen Standardprogramvare høsten 2014: Windows7 med Office 2013 Ulike typer nettbrett med ulik funksjonalitet Til disse enhetene tilbys e-post Den grunnleggende infrastrukturen er basert på følgende programvare og versjoner: Produkt Versjon Kommentar Standard server OS Windows 2008 R2 Det arbeides med å innføre Windows 2012 R2 der dette kreves, et generelt løft er under planlegging VMware 5.5 Benyttes som virtualiseringsplattform for alle servere eksklusiv terminalservere Citrix XenApp 6.5 Benyttes som virtualiseringsplattform for terminalservere Active Directory 2010 Det arbeides med å oppgradere til 2012 SharePoint 2010 Oppgradert løsning fra SharePoint 2007 Microsoft SQL server 2008 R2 Foreløpig ikke vurdert oppgradert BizTalk 2010 og To installasjoner 2013 Lync 2013 Vil bli rullet ut i løpet av 2014 Exchange 2010 Vil bli løftet til 2013 versjonen innen 1. kvartal 2014 Episerver CMS 6 Internett publiseringsløsning. Kunden bruker EPI-server som publiseringsløsning på sin eksterne nettside. Fotostation/Fotoware bildedatabase Ekstern tilgang til SharePoint egen løsning 6.0 Kunden har i dag verktøyet Fotostation/Fotoware som bildedatabase Kunden har pr i dag en løsning for ekstern tilgang til vår SP-løsning (vi har ca 150 eksterne brukere p.t.). Her brukes ikke AD, men en utviklet løsning for SP2007 som ble oppgradert til SP

9 Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Med gjenbruk av rammeverk/metode for å etablere VFKs ansattportal er det ønskelig med en rask lansering som demonstrerer fremtidige muligheter. Lanseringen er foreslått som en pilot med en bred utrulling i en fase 1. Beslutninger om ytterligere faser tas etter evaluering og læring gjennom piloten. Det antas at ytterligere faser vil utnytte grensesnitt mot administrative systemer, fagsystemer, andre åpne systemer og gjenbruk av nasjonale felleskomponenter for at ansattportalen skal bli en forenklet arbeidsflate for alle brukergrupper i utførelsen av deres daglige oppgaver som krever datastøtte. Fase 1 blir altså en god start med enkel integrasjon eller lenker til VFK systemer evt. med ny pålogging i sikker sone. Fase 1 ( ) Omfatter grunnleggende ansattportal/ intranettfunksjoner som: Nyinstallasjon av SharePoint2013 Felles informasjonskanal for alle ansatte Enkel tilgang på korrekt og oppdatert informasjon Rollestyring ved hjelp av informasjon fra HRM/AD Noen få integrasjoner (eks 360, Outlook ) Inngang til fagsystemer avhengig av organisasjonstilhørighet Legge til rette for at enkelte oppgaver som skal løses i fagsystemer tilgjengeliggjøres for den enkelte gjennom ansattportalen. Dette videreutvikles i fase 2. Etter avslutning av fase 1 legges det opp beslutningspunkt med krav og forventninger til kommende faser. Ved prosjektoppstart er følgene faser skissert, og vil kunne utløses som opsjoner i avtalen for videre bruk av rammeverket/ metoden for oppdatering av ansattportalen: Avtalen punkt : Varighet, godkjenningsperioden Godkjenningsperiodens varighet: (2 måneder) Avtalen punkt 4.1: Varighet Etableringsfasen er fra som oppstart og etablering av fase 1. Denne perioden avsluttes med en akseptansetest og akseptansedag Oppstartsdag for ordinær drift: Fase 2 (januar 2015 april 2015) SSO og tilgang utenfor sikker sone, full ordinær produksjon, noen varslinger e.g. inngående brev. Fase 3 (april 2015 november 2015) Tre forbedrede integrasjoner timeføring, fravær, reiseregninger/ HRM minimum varslinger. Fase 4 (november 2015 april 2016) Tre forbedrede integrasjoner fagsystemer. 9

10 Fase 5 (april 2016 november 2016) tre forbedrede integrasjoner økonomi/ fakturabehandling minimum varslinger - grensesnitt er bygget, linjen utnytter mulighetene i løsningen og visjon er innfridd. Avtalen punkt : Dagbot ved forsinkelse Frist det er knyttet dagbot til: Akseptansedag Oppstartsdag Andre dagbotsatser: 0,4 % Løpetid for dagbot: 200 dager 10

11 Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag Her angis krav med frister og kompensasjon i forhold til tjenestenivå, eller det vedlegges en Tjenestenivåavtale (SLA). Bilaget brukes dermed som et dokument for styring og oppfølging av ytelsene. Kravene må derfor være målbare. Eksempler på tjenester som kan dekkes av garanterte ytelsesnivåer er oppetid og responstid for applikasjoner, svartid på brukerstøtte, tilbakelegging av back-up data, oppretting og sperring av brukere. Leverandør bes beskrive sitt supportapparat og hvordan ytelsene måles, herunder: - åpningstider 8-16 virkedager - antall personer på support/servicedesk - feil må kunne meldes på tlf., epost, web - det skal skilles på henvendelser fra superbrukere og IT-driftspersonell - tilbakemelding på innmeldt sak/henvendelse skal skje innen 1 time - det skal oppgis referansenummer til registrerte saker - oppfølging av saker / tilbakemelding til kunde, når og hvordan - hvordan kunden kan følge utviklingen i meldte saker - innkomne saker skal prioriteres og kategoriseres - beskriv eskaleringsrutinene - benytter leverandør tjenestenivåavtale / SLA 11

12 Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.5: Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: For Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskiftning av bemyndiget representant: Avtalen punkt : Formålet med og forutsetninger for godkjenningsperioden Spesifikasjon av rutiner som skal fungere i godkjenningsperioden: Avtalen punkt : Håndtering av feil Prosedyrer for melding av feil: (Fylles ut dersom det skal etableres prosedyrer for melding av feil) Frister for utbedring av feil: (Fylles ut dersom partene avtaler andre utbedringsfrister enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt : Endringslogg Krav til innhold og format for endringsloggen: Krav til dokumentasjon av endringer: Avtalen punkt 3.2: Endringsoverslag 12

13 Frist for utredning av aktuelle risiko- og endringskonsekvenser: (Fylles inn dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 5.2: Leverandørens nøkkelpersonell Leverandøren bes oppgi hvem som skal jobbe i prosjektet og beskrive deres kompetanse: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 5.5: Bruk av underleverandør Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org. nr Leveranseområde Avtalen punkt 5.6: Samarbeid med tredjepart Vederlag og omfang av Leverandørenes samarbeid med tredjepart valgt av Kunden: Avtalen punkt 5.7 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Avtalen punkt 6.3: Bruk av tredjepart Dersom leverandør er avhengig av tredjepart i noen faser av leveransen må dette spesifiseres her. Kundens valgte tredjeparter til bistand i forbindelse med sine oppgaver under avtalen: Navn Org. nr Arbeidsområde 13

14 Avtalen punkt 7.1: Møter Møteoversikt for regelmessige møter mellom Kundens kontaktpersoner og Leverandør: Møtetype Frekvens Avtalen punkt 16.3: Uavhengig ekspert Uavhengig ekspert valgt av partene: Navn: Kompetanseområde 14

15 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen kapittel 8: Vederlag og betalingsbetingelser Vederlag for ytelser spesifisert i bilag 2: Ytelse: Betingelser: NOK Mva Total SP rammeverk Prosjektgjennomføring fase 1 FDV av SP rammeverk og fase 1 Engangskostnad Engangskostnad Årlig Timepriser: Beskrivelse: NOK Mva Total Juniorkonsulent Seniorkonsulent Andre enhetspriser: Beskrivelse: NOK Mva Total Satser for reise- og diettkostnader: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn Statens gjeldende satser) Beskrivelse: NOK Mva Total Satser og rutiner for fakturering av reisetid: (Fylles ut dersom partene ønsker å regulere dette) Beskrivelse: NOK Mva Total 15

16 Avtalen punkt 2.2.4: Bestilling av tilleggstjenester Tilleggstjenester: Beskrivelse NOK Mva Total Opsjon: Prosjektgjennomføring fase 2, samt årlig utvidelse av FDV Opsjon: Prosjektgjennomføring fase 3, samt årlig utvidelse av FDV Opsjon: Prosjektgjennomføring fase 4, samt årlig utvidelse av FDV Opsjon: Prosjektgjennomføring fase 5, samt årlig utvidelse av FDV Avtalen punkt 2.2.6: Dokumentasjon Timesatser for utlegg knyttet til fremskaffelse av ytterligere dokumentasjon eller instruksjon: Beskrivelse NOK Mva Total Enhetssatser: Beskrivelse NOK Mva Total Avtalen punkt 3.2: Endringsoverslag Priser og betingelser for tilleggsarbeider: Standardpris for utarbeidelse av endringsoverslag: Beskrivelse NOK Mva Total (Hvis dette fylles inn har Leverandøren ikke rett til å få dekket kostnader utover dette med mindre Kunden skriftlig har godkjent et mer omfattende estimat på forhånd) Avtalen punkt 8.2: Fakturering Betalingsplan: 30% ved kontraktsinngåelse, 40% ved akseptansedag, 30% ved godkjenningsperiodens utløp. Øvrige betalingsvilkår: 16

17 Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Faktureringstidspunkt: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Fakturaadresse: Faktura skal merkes med: Referansenummer: Navn: Avtalen punkt 8.5: Prisendringer Andre bestemmelser om prisendringer: Timepris kan endres i henhold til følgende indeks: (Fylles ut dersom partene ønsker at en annen indeks enn SSB sin hovedindeks skal regulere dette) Avtalen punkt : Generelt om endringer Vederlag for endringer innenfor den avtalte driftstjenesten (change management): (Fylles ut dersom det avtales vederlag for slike endringer) Avtalen punkt 4.2: Avbestilling i etableringsfasen Avtalt avbestillingsgebyr: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 4.5: Overføring av avtalen til Kunden eller til Tredjepart Priser og betingelser for utstyr og programvare som kun har vært benyttet for Kunden: 17

18 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 18

19 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder: 19