Handlingsplan for. Helse, miljø og sikkerhet

Transkript

1 Handlingsplan for Helse, miljø og sikkerhet For fakultetsadministrasjonen Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Universitetet i Bergen

2 Innhold Fakultetsadministrasjonen spiller en nøkkelrolle for fakultetet Organisering, ansvar og HMS-funksjoner hos oss Hva er HMS? Hvem har HMS-lederansvar hos oss? Hvilket ansvar har hver og en av oss for HMS? Plassansvarlig ved brann og evakuering Hva er verneombudenes rolle? Hva innebærer HMS-arbeid hos oss (årshjul og tiltaksplan)? HMS-kartlegging Medarbeidersamtaler Kartlegging av fysisk arbeidsmiljø (HMS-runde) Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø (inkl. HMS-møte) Avviksrapportering HMS-årsrapport og HMS-handlingsplan HMS-årsrapport Fakultetsadministrasjonens HMS-handlingsplan Vi vil arbeide for godt arbeidsfellesskap HMS-virkemidler for godt arbeidsfellesskap Trygge og funksjonelle arbeidsplasser HMS-virkemidler for trygge og funksjonelle arbeidsplasser Oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø HMS-virkemidler rettet mot risikofylt arbeidsmiljø God håndtering av HMS-avvik HMS-virkemidler rettet mot god håndtering av HMS-avvik Ansvar for det ytre miljø HMS-virkemiddel rettet mot ansvar for det ytre miljø Appendiks... Feil! Bokmerke er ikke definert. 2

3 Fakultetsadministrasjonen har en nøkkelrolle ved fakultetet I fakultetets strategiske plan 1 for kan vi lese: Fakultetet har som mål å styrke kvaliteten på forskningen, utdanningen og formidlingen. Dette skal skje i tråd med ambisjonen om å være et anerkjent forskningsuniversitet med høye etiske standarder for virksomheten. Samtidig skal fakultetet være en attraktiv og god arbeidsplass for ansatte og studenter. Målene er ambisiøse, og fordrer fokus på hele bredden av fakultetets virksomhet. Fakultetsadministrasjonen har en nøkkelrolle i kraft av en rekke oppgaver knyttet til forvaltning av de menneskelige, økonomiske og fysiske ressursene ved fakultetet, og for beslutningsstøtte for fakultetsstyret og dekanatet. Fakultetsadministrasjonens innretning og fokus må handle om å utøve våre oppgaver i tråd med samfunnsoppdraget, overordnet politikk og fakultetsstyrets og dekanatets prioriteringer, og samtidig bistå instituttledelsen i sitt arbeid. Innenfor enkelte områder har fakultetsadministrasjonen tilretteleggingsfunksjoner direkte i forhold til brukere. Dette gjelder spesielt for tjenester og oppgaver som er rettet mot studenter. I HMS planen fokuserer vi på sider av vår virksomhet som handler om helse, - miljø- og sikkerhetsaspekter. Det går imidlertid ikke skarpe grenser mellom disse aspektene og de øvrige sidene av virksomheten. Ledere skal legge til rette for klare ansvarsforhold, gode informasjonsrutiner, kartlegging av arbeidsmiljøet, forbedringsarbeid og systemer for håndtering av uønskede hendelser. Men alle ansatte har hver og en plikt til å følge opp og til å bidra positivt til arbeidsmiljøet og til høyest mulig kvalitet på arbeidet vi utfører. Gode systemer for kvalitetsforbedring, forebygging, bevisstgjøring om risiko samt god personalledelse, er viktige forutsetninger for en kultur preget av tillit og trygghet. I slike kulturer tar enkeltindivider i stor grad ansvar for fellesskapet, og tør å melde fra når ting ikke fungerer. Ledelsen har ansvar for å legge forholdene til rette slik at den enkelte tør melde fra når ting ikke fungerer. Dette er avgjørende for at vi som avdeling skal bidra til å oppnå de overordnede målsettingene i UiBs og fakultetets strategiplan og i UiBs og fakultetets HMS-plan. Sammen må vi arbeide for å fremme en kultur der HMS blir en naturlig og integrert del av virksomheten, blant annet ved hjelp av jevnlige tilfredshetsundersøkelser. Vi vil prioritere å ha oppdatert og tilgjengelig HMS-informasjon på våre HMS-nettsider. I tillegg anbefaler vi den enkelte å bruke UiBs HMS-portal. Bergen, 2013 Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Anette Bynes D Arcy verneombud 1 3

4 1 Organisering, ansvar og HMS-funksjoner hos oss Fakultetsnivået ved MN-fakultetet inkluderer organisatorisk sett: Fakultetsadministrasjonen Skolelaboratorium for realfag Elektronmikroskopisk felleslaboratorium Denne planen er utarbeidet av og for fakultetsadministrasjonen. Tilsvarende planer bør utarbeides for Skolelaboratorium for realfag og for Elektronmikroskopisk felleslaboratorium. 1.1 Hva er HMS? HMS består av følgende elementer: Helse: skader, helseslitasje og sykdom, fysisk, psykisk og sosialt velvære Miljø: arbeidsmiljø, ytre miljø og innemiljø Sikkerhet: beskyttelse av mennesker, materiell og natur I UiBs Retningslinje for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid står det at: Retningslinjen skal bidra til at Universitetet i Bergen (UiB) når sine virksomhetsmål og sikre at helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) er i tråd med interne regler og myndighetskrav. Retningslinjen beskriver hvordan HMS-arbeidet ved UiB skal organiseres, gjennomføres og dokumenteres. Det systematiske HMS-arbeidet skal være forebyggende og skadebegrensende med hensyn til HMS og legge til rette for et aktivt samarbeid mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid innebærer gode og sikre arbeidsrutiner, klare ansvarsforhold, godt samarbeid og ryddige lokaler. 1.2 Hvem har HMS-lederansvar hos oss? I UiBs HMS-håndbok (UiBs Regelsamling Del 3.2 Helse, miljø og sikkerhet) står det at: Linjeledere (ledere på alle nivå) ved UiB har ansvar for at bestemmelsene gitt i Arbeidsmiljøloven og øvrig lovgivning innen HMS, blir overholdt. Ansvaret kan ikke overføres til andre, men HMS-oppgaver kan delegeres. Dekanen er fakultetets overordnede leder, og har således det overordnede HMS-ansvaret for MNfakultetet. Dekanen har delegert til fakultetsdirektøren å følge opp HMS-arbeidet ved MN-fakultetet. Til hjelp for fakultetsdirektøren i dette arbeidet har fakultetet deler av en stilling avsatt til HMS-formål, - en HMS-koordinator. HMS-koordinator sin funksjon innebærer blant annet å bistå instituttene i deres HMS-arbeid og i tillegg være fakultetets kontaktperson overfor UiBs HMS-seksjon, Eiendomsavdelingen og instituttene. Dekanen har også delegert den daglige ledelsen av fakultetsadministrasjonen til fakultetsdirektøren, og dermed oppfølging av avdelingens HMS-arbeid. Både HMS-koordinator og assisterende 4

5 fakultetsdirektør trekkes inn i dette arbeidet ved behov. De HMS-oppgavene som HMS-koordinator utfører, skjer på vegne av arbeidsgiver (mens verneombudet er arbeidstakernes representant i arbeidsmiljøsaker og er en samarbeidspartner for ledelsen, jfr. avsnitt 1.4). Daglig ledelse av medarbeiderne ved fakultetsadministrasjonen er delegert til seksjonslederne innen hhv: Personal- og stabsseksjonen Studieseksjonen Økonomiseksjonen De tre seksjonslederne, forskningsrådgiver og assisterende fakultetsdirektør har fakultetsdirektøren som sin nærmeste overordnede, mens fakultetsdirektøren har dekanen som sin nærmeste overordnede. Ansvar for oppfølging av HMS-arbeidet ved fakultetsadministrasjonen ligger med dette på fakultetsdirektøren og seksjonslederne, selv om andre trekkes inn i HMS-arbeidet. Daglig ledelse av hhv Skolelaboratorium for realfag og for Elektronmikroskopisk felleslaboratorium skjer lokalt ved disse enhetene. 1.3 Hvilket ansvar har hver og en av oss for HMS? I UiBs HMS-håndbok (UiBs Regelsamling Del 3.2 Helse, miljø og sikkerhet) står det at: Aktiv medvirkning fra ansatte og studenter, klar ansvarsfordeling og tydelig organisering av HMS-arbeidet er en forutsetning for å etablere gode arbeids- og læringsmiljø. Ansatte har plikt til å følge de krav som er satt for det systematiske HMS-arbeidet. Som arbeidstakere har vi alle medvirkningsplikt. Dette innebærer at ansatte skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av UiBs systematiske HMS-arbeid. Ifølge AML 2-3 og 2-4 skal alle arbeidstakere: Vise ansvar for egen og andres sikkerhet. Ta initiativ og være en pådriver i HMS-arbeidet på eget arbeidssted. Holde seg orientert om arbeidsmiljøsituasjonen på eget arbeidssted. Melde fra når farlige forhold oppdages. Melde fra om skader eller sykdom vedkommende blir påført og som han/hun mener har sin grunn i arbeidet eller forholdet på arbeidsstedet. Varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Hvordan den enkelte arbeidstaker skal melde fra, kan variere fra sak til sak. Både leder, verneombud og HMS-koordinator vil kunne være behjelpelig, dersom det er forhold arbeidstakere ønsker å ta opp. 5

6 1.4 Plassansvarlig ved brann og evakuering Ansvar for brannsikkerheten ved UiB er delegert til Eiendomsavdelingen. I praksis betyr dette at Eiendomsavdelingen har ansvar for at lovens krav til eier er oppfylt. For å ivareta sikkerhet og evakuering av ansatte og studenter ved UiB, er det for alle UiBs bygg utpekt plassansvarlige brann med stedfortredere. I Realfagbygget har vi flere plassansvarlige med stedfortredere i hver etasje. De plassansvarlige skal påse at evakuering iverksettes umiddelbart ved brann/brannalarm/gassalarm. For å sikre en trygg og god evakuering, arrangeres det flere brannøvelser hvert år i Realfagbygget. Alle ansatte får også tilbud om å gjennomføre både brannvernkurs og førstehjelpskurs. 1.4 Hva er verneombudenes rolle? I UiBs HMS-håndbok (UiBs Regelsamling Del 3.2 Helse, miljø og sikkerhet) står det at: Verneombudene har en tilsynsfunksjon, er de ansattes representanter i arbeidsmiljøsaker og er samarbeidspartnere for ledelsen. Fakultetsadministrasjonen har et verneombud og et varaverneombud. Deres verneområde omfatter også Skolelaboratorium for realfag og Elektronmikroskopisk felleslaboratorium. Verneombudets rolle er beskrevet i AML kapittel 6. Ifølge AML skal verneombudet involveres i alle saker som gjelder arbeidsmiljøet. Ved UiB er verneombudene viktige samarbeidspartnere for ledelsen i arbeidet med å få et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Ledelsen har ansvar for å involvere verneombudene på de arenaer der arbeidsmiljø er tema. Linjeleder skal sikre og legge til rette for regelmessige møter mellom verneombud og linjeleder. De faste møtene mellom linjeleder og verneombud skal brukes til å diskutere arbeidsmiljøsituasjonen ved verneområdet. Dersom det oppstår særskilte forhold mellom de faste møtene som kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal linjeleder innkalle til møte så raskt som mulig. I UiBs Retningslinjer for tilrettelegging og samarbeid mellom linjeleder og verneombud" står det at: Universitetet i Bergen (UiB) vil sikre at det på alle nivå er satt av tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsarbeid på en forsvarlig måte og sikre regelmessige møtepunkt mellom verneombud og linjeleder slik at det legges til rette for et aktivt samarbeid mellom linjeleder og verneombud i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS) ved UiB. Hos oss skjer dette ved direkte samarbeid mellom fakultetsdirektør/assisterende fakultetsdirektør og verneombud/ varaverneombud i forbindelse med planlegging og gjennomføring av HMS-aktiviteter. I tillegg holdes månedlige møter mellom HMS-koordinator, verneombud og varaverneombud. Assisterende fakultetsdirektør deltar også på disse møtene så langt det lar seg gjøre. Ansatte i fakultetsadministrasjonen, Skolelaboratorium for realfag og Elektronmikroskopisk felleslaboratorium kan når som helst melde inn HMS-saker til verneombud eller til ledelsen, og kan også melde inn saker til de ovennevnte månedlige møtene. 6

7 1.5 Hva innebærer HMS-arbeid hos oss (årshjul og tiltaksplan)? HMS-årshjulet skal bidra til at det systematiske HMS-arbeidet ved fakultetsadministrasjonen følges i tråd med myndighetskrav og internt regelverk. Fakultetsadministrasjonen skal årlig: Gjennomføre HMS-runde (januar/februar) HMS-årsrapport) (januar/februar) Revidere HMS-handlingsplan og tiltaksliste (februar) Avholde medarbeidersamtaler Gjennomføre HMS-møte og trivselskartlegging (september/oktober) Iverksette HMS-tiltak Løpende gjennom hele året: Månedlige samarbeidsmøter mellom ledelse, HMS-koordinator, verneombud og varaverneombud Avviksrapportering: Rapportere avvik, nestenulykker og ulykker Følge rutinene for god håndtering av personopplysninger Alle oppfordres til å melde inn forslag til økt trivsel og sikkerhet Sjekke ut om våre HMS-rutiner er hensiktsmessige Kvartalsvise fellesmøter for gjennomgang av HMS-plan og årshjul Sikre at nytilsatte får god opplæring i våre HMS-rutiner Sikre at alle medarbeidere gjennomfører førstehjelp-/brannvernopplæring minimum hvert femte år For tiltaksplan, se kapittel HMS-kartlegging I HMS-kartlegging inngår vurdering av ulike forhold som har særlig betydning for helse, miljø og sikkerhet ved UiB. Eksempler på kartleggingsverktøy er medarbeidersamtaler, HMS-runder, trivselskartlegginger og HMS-møter. Med bakgrunn i HMS-kartleggingen utarbeides en HMS-plan for avdelingen med en tiltaksliste som skal revideres årlig Medarbeidersamtaler En medarbeidersamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utviklings- og planleggingssamtale som alle medarbeidere skal få tilbud om å ha med sin nærmeste leder minst én gang pr år. Eksempler på temaer en slik samtale kan inneholde, er ulike sider ved arbeidssituasjonen, forventninger til arbeidsmiljøet, om samarbeidsforholdene, om arbeidsoppgavene/arbeidsmengden er tilfredsstillende og eventuelle behov for kompetanseheving. Hos oss har fakultetsdirektøren delegert ansvar for gjennomføring av medarbeidersamtalene til seksjonslederne. Fakultetsdirektøren holder medarbeidersamtaler med seksjonslederne, forskningsrådgiver og assisterende fakultetsdirektør. Dekanen holder medarbeidersamtale med fakultetsdirektøren. 7

8 1.5.2 Kartlegging av fysisk arbeidsmiljø (HMS-runde) HMS-runde innebærer en kartlegging av det fysiske arbeidsmiljøet. Hos oss gjennomføres HMS-runden ved at fakultetsdirektør og verneombud har en fysisk gjennomgang av alle kontorene og lokalene for å kartlegge om alt fungerer tilfredsstillende. Eksempler på forhold som sjekkes, er om dataskjermene fungerer tilfredsstillende, om noen har behov for en ny stol eller om belysningen på kontorene er tilfredsstillende. I tillegg skal også rømningsveier sjekkes og andre forhold som kan ha betydning for brannsikkerheten. Det inviteres også til å ta opp andre HMS-saker som måtte være aktuelle. HMS-runden inkluderer Skolelaboratorium for realfag og Elektronmikroskopisk felleslaboratorium Kartlegging av psykososialt arbeidsmiljø (inkl. HMS-møte) HMS-møtet er et allmøte ved en arbeidsenhet der ansatte, leder og verneombud deltar og tema er psykososialt arbeidsmiljø. I prinsippet kan alle tema de ansatte er opptatt av, og som har betydning for arbeidsmiljøet, behandles i et HMS-møte. Noen eksempler på tema, er utfordringer og problemer ved arbeidsmiljøet, ønsker og mål for avdelingen eller organisatoriske forhold og innspill til HMStiltaksplan. Vi holder HMS-møte normalt om høsten, enten som et heldagsseminar eller som et to-dagers seminar. Et slikt møte holdes som del av eller i tilknytning til en trivselskartlegging. Normalt forsøker vi å få til mulighet for felles turgåing i forbindelse med HMS-møtene, da dette er noe mange synes er en god måte å bli bedre kjent på tvers av seksjonene, med Avviksrapportering Et avvik er en beskrivelse på en mangel eller en hendelse som kan medføre eller har medført skade på mennesker, miljø eller materiell. Eksempler på avvik, kan være besøk av uvedkommende i lokalene, dårlig renhold, dårlig inneklima, tyveri eller en kollega eller som er blitt skadet eller holdt på å bli skadet. Dersom en ansatt eller en student oppdager et avvik, har vedkommende plikt til å melde fra om dette så snart som mulig til leder. Leder har ansvar for å følge opp og vurdere hvilke forebyggende og korrigerende tiltak som skal iverksettes. Melding og oppfølging av avvik er en viktig del av det forebyggende HMS-arbeidet. I UiBs Retningslinjer for melding av avvik, ulykker og nestenulykker heter det at: Alle HMS-avvik, som oppdages/avdekkes skal meldes, og det skal vurderes hvilke korrigerende og forebyggende tiltak som skal iverksettes, for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. UiB vil slik kontinuerlig kvalitetssikre det systematiske HMS-arbeidet, og sikre eventuelt skadedes rettigheter. Den som blir oppmerksom på et avvik, skal umiddelbart melde avviket på Skjema for melding av avvik og levere dette til leder. Leder har ansvar for at saken blir løst på lavest mulig nivå eller blir meldt videre i rapporteringslinjen. 8

9 1.5. HMS-årsrapport og HMS-handlingsplan HMS-årsrapport Alle enheter ved UiB er pålagt å rapportere og foreta en internkontroll av det systematiske HMSarbeidet. Dette gjøres ved at leder og verneombud fyller ut elektronisk «Skjema Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet" og legger ved avdelingens HMS-handlingsplan for rapporteringsåret. Rapporteringen er knyttet til UiBs Retningslinje for årlig gjennomgang av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontroll). Her står det at: Linjeleder gjennomgår det systematiske HMS-arbeidet og rapporterer videre i linjen. Dersom forbedringspotensialer blir avdekket, skal korrigerende tiltak vurderes og prioriteres. Verneombud skal sammen med linjeleder gjennomgå det systematiske HMS-arbeidet. Følgende elementer i det systematiske HMS-arbeidet gjennomgås: Vurdere om HMS-mål er nådd og sette nye HMS-mål Ansvar og oppgavefordeling i HMS-arbeidet HMS-handlingsplan o Resultater fra kartlegging, som HMS-møter, HMS-runder og medarbeidersamtaler, risikovurdering og iverksetting av tiltak. Innrapporterte avvik, nestenulykker og ulykker. Vurdere om eksisterende rutiner er hensiktsmessige og i samsvar med regelverk. Etterse at nye aktiviteter /prosesser utføres på en forsvarlig måte. Kartlegge HMS-opplæringsbehov for neste år. Utføre nødvendig oppdatering av HMS-dokumenter I HMS-årsrapporten for 2012 inneholder rapportskjemaet eksempelvis følgende overskrifter (med en rekke underspørsmål): HMS-organisering HMS-kompetanse Psykososialt arbeidsmiljø Helse og bygg Ytre miljø Risikofylt arbeidsmiljø Avvik, nestenulykker og ulykker HMS-mål og tiltak Satsingsområder/utfordringer 9

10 1.5.2 HMS-handlingsplan med HMS-tiltak som skal revideres årlig Alle avdelinger og enheter skal ha en HMS-plan med HMS-tiltak som skal revideres årlig. Lokale HMS-handlingsplaner skal forankres i overordnede planer ved UiB, blant annet i UiBs Handlingsplan for helse, miljø og sikkerhet , vedtatt av universitetsstyret 25. oktober UiBs HMS-handlingsplan er forankret i UiBs strategi og omfatter fem HMS-mål. Fra planen kan vi lese at UiB skal kjennetegnes ved: gode arbeidsfellesskap trygge og funksjonelle arbeidsplasser kontinuerlig oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø god håndtering av HMS-avvik ansvar for det ytre miljø Det står videre at hvert HMS-mål skal konkretiseres gjennom virkemidler og realiseres gjennom tiltak: sentralt i regi av enhetene med særskilt ansvar og oppgaver lokalt gjennom HMS-handlingsplaner på fakultet/avdeling og institutt/senter i ulike former for samspill mellom enheter og nivåer HMS-handlingsplan for fakultetsadministrasjonen signeres av verneombud og fakultetsdirektør, men da etter en prosess der alle ansatte har hatt mulighet til å komme med innspill. 10

11 2 Fakultetsadministrasjonens HMS-handlingsplan Når fakultetsadministrasjonen skal utarbeide sin lokale HMS-handlingsplan, må den ta utgangspunkt i UiBs HMS-handlingsplan Vår lokale handlingsplan er derfor bygget opp etter de samme fem HMS-målene som UiBs HMS-plan : gode arbeidsfellesskap trygge og funksjonelle arbeidsplasser kontinuerlig oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø god håndtering av HMS-avvik ansvar for det ytre miljø 2.1 Vi vil arbeide for godt arbeidsfellesskap Vi har kommet fram til følgende faktorer som kjennetegner gode arbeidsmiljø: Ærlighet, humor, gode kolleger, tydelighet (klare linjer), trygghet, åpenhet, utfordringer, engasjement, ansvar, mestring, identifisering av verdier, god informasjonsflyt, nødvendig opplæring, samarbeid, felles og kjente mål, lojalitet, raushet og resultatoppnåelse. Avdelingen skal ha et HMS-fokus som bidrar til å vedlikeholde og styrke arbeidsfellesskapet, slik at alle medarbeidere sikres et godt arbeidsfellesskap i tråd med ovennevnte stikkord. Det er viktig med fokus på HMS, men også på kvalitetsutvikling av oppgaver vi utfører og ansvar vi forvalter på vegne av fakultetet som helhet. Nedenfor listes virkemidler vi mener er viktige for et godt arbeidsfellesskap hos oss. Tiltak innen de ulike virkemidlene finnes i vedlagte tiltaksplan eller årshjul HMS-virkemidler for godt arbeidsfellesskap Nye medarbeidere skal tas godt imot, sikres opplæring og inkluderes i fellesskapet. Fakultetsadministrasjonen skal årlig arrangere jule- og sommeravslutninger som inkluderer Skolelaboratorium for realfag, Elektronmikroskopisk felleslaboratorium og dekanatet. Fakultetsadministrasjonen skal årlig avsette tid og ressurser til et todagers seminar som skal inkludere HMS, informasjonsutveksling og kvalitetsutvikling, og om mulig fysisk aktivitet. Stor arbeidsbelastning er avdekket som en faktor gjennom MTM-undersøkelsen. Utviklingsarbeid bør fokusere på om oppgaver kan fordeles annerledes, eller om noen av oppgavene kan forenkles eller effektiviseres. Det er ønskelig å få til noe mer arbeid på tvers av seksjonene. Utviklingsarbeid bør fokusere på mulige prosjekter eller typer arbeidsfordeling som vil kunne bidra til dette. Det er ønskelig at ansatte som har anledning og lyst deltar sammen på kulturelle og/eller sosiale aktiviteter gjennom UiBs velferdstilbud eller andre arrangementer. For å fremme denne type sosiale aktiviteter har avdelingen en kulturkomite. 11

12 Inntil en halv arbeidsdag kan avsettes hvert år for å få til felles fysisk aktivitet for ansatte i fakultetsadministrasjonen i Bergensområdet, dersom det blir tatt initiativ til dette. Som f.eks. tur over vidden eller liknende. Alle ved avdelingen skal betale inn bidrag til en velferdskasse. Denne benyttes til å kjøpe blomst til de som har bursdag, gaver til ansatte som slutter med mer. Alle oppfordres til å delta i størst mulig grad på felles ukentlig fredagslunsj og månedsavslutninger. 2.2 Trygge og funksjonelle arbeidsplasser Vi vil arbeide for at alle ved avdelingen skal ha trygge og funksjonelle arbeidsplasser. Noen av forholdene er ting vi enkelt kan gjøre noe med, mens andre forhold er mer krevende. Eksempler på komplekse utfordringer er temperaturen i Realfagbygget og sikkerheten i og rundt Realfagbygget. Nedenfor listes virkemidler vi mener er viktige for trygge og funksjonelle arbeidsplasser hos oss. Tiltak innen de ulike virkemidlene finnes i vedlagte tiltaksplan eller årshjul HMS-virkemidler for trygge og funksjonelle arbeidsplasser Alle ansatte skal ha kontorarbeidsplasser (stol, skrivebord, lys, solavskjerming etc) tilpasset den enkeltes behov. De som opplever behov for forbedringer, bør ta dette opp under HMSrunden (eller med sin overordnede om det dukker opp behov som ikke kan/bør vente). Ledelsen må sikre at kontorene er varme nok. Ekstra ovner må monteres på kontorene og i møterom hvis behov. Romansvarlige (inkludert den enkeltes ansvar for eget kontor) har ansvar for å påse at ovner behandles og plasseres i tråd med retningslinjer for bruk. Ledelsen skal arbeide for størst mulig grad av låsing av Realfagbygget, og for god belysning og overvåkningskameraer ved inngangspartiene. Ledelsen må sørge for skriftlige rutiner for hvordan vi forholder oss dersom det oppdages uvedkommende i bygget, eller dersom det oppdages sprøytespisser eller liknende. Alle har ansvar for å rydde etter seg i møterom og andre fellesrom, og forlate disse i den stand en forventer å finne rommet. Dersom man ikke har anledning til å rydde opp selv, må man be om hjelp av andre (ansvaret ligger ikke på romansvarlig). Alle har ansvar for at brukte kopper etc skal settes i oppvaskmaskin. Dersom det er rent i maskinen, skal denne tømmes. Brukte kaffekanner skal skylles etter bruk. Alle har HMS-ansvar for eget kontor. Enkeltmedarbeidere kan bli tildelt særskilt ansvar for HMS-oppfølging (romansvarlig) for fellesrom. Dette fritar ikke brukere av fellesrom til å rydde opp etter eget bruk selv, eller be om hjelp til dette dersom det trengs. 12

13 2.3 Oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø Fakultetsadministrasjonens virksomhet inkluderer ikke i seg selv risikofylte operasjoner. Vi oppholder oss imidlertid i et bygg der det foregår laboratoriearbeid og der det oppbevares giftige og brennbare kjemikalier. Dette fordrer særskilt oppmerksomhet og effektivitet knyttet til blant annet evakuering av bygget ved brann og liknende. Avdelingen skal ha et HMS-fokus rettet mot risikofylt arbeidsmiljø. Nedenfor listes virkemidler vi mener er viktige for oppmerksomhet rettet mot risikofylt arbeidsmiljø hos oss. Tiltak innen de ulike virkemidlene finnes i vedlagte tiltaksplan eller årshjul HMS-virkemidler rettet mot risikofylt arbeidsmiljø Ledelsen skal påse at alle ansatte gjennomfører brannvernopplæring og førstehjelpsopplæring minst hvert femte år. Nyansatte som ikke kan vise til slik opplæring skal gjennomføre denne så raskt som mulig (sjekkes ut ved mottak av nytilsatte). Det skal utarbeides oppslag innsiden av alle dører på kontorer og møterom/fellesrom, med nummer til vaktselskap, og med bilde og beskrivelse av oppstillingsplass og prosedyrer ved evakuering av bygget. Avdelingen skal ha årlig gjennomgang av evakueringsprosedyre. Alle må årlig undertegne på at de er kjent med prosedyren. Alle ansatte skal gjøres kjent med den risiko som eksisterer i Realfagbygget knyttet til risikofylt arbeidsmiljø ved instituttene og andre avdelinger. 2.4 God håndtering av HMS-avvik Det må etableres en kultur der vi melder fra dersom det oppstår situasjoner som er farlige eller uheldige for avdelingen, slik at slike situasjoner kan avverges i framtiden. Ettersom fakultetet har en nøkkelrolle for fakultetet som helhet, kan det også tenkes situasjoner der HMS-avvik i fakultetsadministrasjonen får ringvirkninger utover avdelingen. Avdelingen skal ha et HMS-fokus som bidrar til god håndtering av HMS-avvik. Nedenfor listes virkemidler vi mener er viktige for oppmerksomhet rettet mot god håndtering av avvik hos oss. Tiltak innen de ulike virkemidlene finnes i vedlagte tiltaksplan eller årshjul HMS-virkemidler rettet mot god håndtering av HMS-avvik Avdelingen bør foreta en risikovurdering, og utarbeide prosedyrer for hvordan avvik bør håndteres internt. Dette bør være tema for et HMS-møte. Avdelingen skal følge opp UiBs systemer for avviksrapportering. 2.5 Ansvar for det ytre miljø Også ansatte på vår avdeling skal være bevisste på hvordan vi påvirker det ytre miljø, både lokalt og globalt. Avdelingen skal ha et HMS-fokus som bidrar til ansvarlighet for det ytre miljø. Nedenfor listes virkemidler vi mener er viktige for ansvar for det ytre miljø hos oss. Tiltak innen de ulike virkemidlene finnes i vedlagte tiltaksplan eller årshjul. 13

14 2.5.1 HMS-virkemiddel rettet mot ansvar for det ytre miljø Alt papir skal resirkuleres Begrens antall utskrifter, og skriv ut dobbeltsidig. Alle må sku av lys og varmeovner når de går for dagen, og ellers begrense bruken av energi. Avdelingen vil aktivt ta i bruk nye systemer for forbedret kildesortering som skal innføres i Realfagbygget. 14