Innkalling til ordinært årsmøte

Transkript

1 Innkalling til ordinært årsmøte Møtet avholdes hos Arve Larsen, lørdag 2. mai 2015 kl Det innkalles herved til ordinært årsmøte i Norsk Volvo Amazon Klubb for Som sted for Årsmøtet er valgt hjemme hos Arve Larsen i forbindelse med årets mekketreff. Adressen er Nordlandsveien 4, 3531 Krokkleiva. Fra Oslo kjører man E16 fra Sandvika mot Hønefoss. Rett føre den andre tunnelen etter Sollihøgda tar man av til høyre. Deretter følges gamle E16 drøye 3 km. Fra Hønefoss kjører man E16 mot Oslo. Ca. 2 km. etter Sundvollen, er det en avkjøring til Nes i Hole. Denne veien følger man ca 6 km. Styret håper at så mange som mulig har anledning til å komme, da årsmøtet kanskje er den største muligheten klubbens medlemmer har til å påvirke klubbens videre drift i året som kommer. Det presiseres at kun medlemmer som har betalt årets kontingent (2015) har stemmerett på årsmøtet Saksliste: 1: Godkjenning av innkalling og dagsorden. 2: Valg av møteleder, referent og 2 representanter til å underskrive protokollen. 3: Godkjennelse av stemmeberettigede medlemmer. (kontroll av betalt kontingent for 2015) 4: Årsberetning : Regnskap : Budsjett : Fastsettelse av kontingent for : Innkomne forslag/saker. 8.1 Forslag fra Marthe Helen Dalland Aardal 9: Valg - Sekretær (2 år) - Kassere (2 år) - 1. Styremedlem (2 år) - 3. styremedlem (1 år) - Valgkomite (2 medlemmer 1 år) - Revisor (1 år)

2 Styret for Norsk Volvo Amazon Klubb har for året 2014 vært: Leder Arve Larsen Sekretær * Kasserer Pål-Magnus Lilleberg 1. styremedlem Egel Holmquist 2. styremedlem Kim Steven Larsen 3. styremedlem Kjell Hallberg Om styrets sammensetning Styret har gjennom 2014 inneholdt 5 styreverv. Arve Larsen har sittet som leder i etter å ha bli valgt for 2 år på årsmøtet i *Nina Ruud, som ble valgt inn som sekretær for 2 år på årsmøtet i 2014, trakk seg tidlig i perioden. Sekretæroppgavene har i ettertid blitt fordelt mellom styrets øvrige medlemmer. Pål-Magnus Lilleberg har sittet som kasserer etter at han ble valgt for 2 år på årsmøtet i Egel Holmquist har sittet som styremedlem etter å ha blitt valgt for 2 år i Egel har sagt seg villig til gjenvalg for en ny 2-års periode. Kim Steven Larsen har sittet som styremedlem etter å ha blitt valgt for 2 år på årsmøtet i Kjell Hallberg ble valgt inn som styremedlem på årsmøtet i 2014 for 1 år. Kjell har sagt seg villig til gjenvalg. Geografisk befinner styret seg på Østlandet innenfor en radius mindre enn 10 mil fra Oslo. Styremøter Styremøtene har vært avholdt hjemme hos et av styrets medlemmer. Tidligere har møtene fortrinnsvis blitt holdt fredag kveld etter jobbtid, og før frilørdag. Da er det intet tidspress, og møtet avsluttes ikke før alle saker er behandlet. Det siste året har dagene for møtene variert for best mulig å kunne ta hensyn til møtedeltakernes private plikter og prioriteringer. Møtene innledes med en enkel bevertning/middag, og punkter på sakslisten diskuteres allerede da. Det sittende styret er meget fornøyd med den progresjon og de resultater møtene har resultert i. Økonomi NVAK ble for noen år siden tvunget til å øke medlemskontingenten i to påfølgende år for å snu en negativ utvikling. I fjor nådde vi første delmål, å snu et negativt resultat til et positivt. Nå har NVAK en solid forankring økonomisk sett. Samtidig har vi klart å opprettholde både kvalitet og kvantitet både for AmazonPosten og for AmazonKalenderen, se også** under AmazonPosten senere i denne årsrapporten. Vi er meget glade for å ha lykkes i våre bestrebelser, men det betyr likevel ikke at vi bruker den nåværende positive situasjonen som en hvilepute. Vi jobber kontinuerlig med å se på tiltak og løsninger. Årsberetning 2014 I forrige årsrapport kunne vi lese at NVAK hadde mottatt en sum penger for momskompensasjon. For 2014 får vi refundert kr ,-. Rekruttering Styret har gjennom perioden arbeidet med rekrutteringen. Vervekampanjen brakte i 2014 seks nye medlemmer til klubben. Ettersom styret ikke kan delta i kampanjen, er nye medlemmer som styret verver, ikke med i denne oversikten. Styret synes ikke at vervekampanjen gir tilfredsstillende resultater, og vil se på andre virkemidler for å øke rekrutteringen videre i Gjennom året har klubben også vært synlig med egen stand/eget telt ved en rekke treff. Noen melder seg inn direkte, mens andre følger opp med å gjøre som de aller fleste nye medlemmer, som viser sin interesse og benytter NVAK s nettside NVAK på internett har blitt hyppig brukt i løpet av årene. Totalt, pr. 25. mars 2015, har besøkt klubbens hjemmesider. En milepæl ble satt den 23. oktober i fjor, da vi passerte besøkende. Av disse var det stykker som var innom i løpet av Dette er noen tusen færre besøk enn tidligere. Denne reduksjonen skyldes at NVAK har blitt oppegående også på Facebook, og mange brukere velger det forumet. Etter å ha jobbet iherdig i lang tid med å finne en ansvarlig som kan organisere Facebook for oss tok Dan-Yngve Jacobsen fra lokalavdelingen i Midt-Norge fatt på denne oppgaven i fjor. Alle målinger og kurver i denne forbindelsen peker bare oppover. Vi benytter sjansen i denne årsrapporten til å sende en stor takk til Dan-Yngve. I samband med de økonomiske tiltakene vi var tvunget til å gjøre besluttet vi ikke lenger å trykke medlemsmatrikkelen, men bare la den være tilgjengelig på nett. Det var en drastisk og spennende beslutning. Vi innså at en slik endring ville vanskeliggjøre et raskt oppslag for å finne et ønsket svar. Hittil har vi ikke mottatt noe kritikk for det vedtaket. Det viser at klubbens medlemmer er meget bevisst klubbens økonomi og velferd. Matrikkelen er tilgjengelig på nettsiden til klubben, der bare medlemmer i klubben kan lage seg tilgang. Klubbrekvisita Situasjonen med klubbrekvisita er som tidligere. Klubben besitter en del rekvisita. Vi henviser til våre hjemmesider for å kunne se hva vi har å tilby. Tidvis kan vi være utsolgt for noe, men hva gjelder klubbskjorter og caps er vi godt forspent. Forøvrig har vi produsert nye caps, hvor klubblogoen er brodert direkte på caps en, og uten den gullfargede rammen. Caps ene finnes i fargene svart, marineblå, rød og beige. Vi har også et gammelt, dog begrenset, opplag av Gör det Själv håndboken på lager. Klubbrekvisita bestilles i all hovedsak via våre nettsider. Vi må dessuten gjenta noe vi skrev også i forrige årsberetning: Portoutgiftene vil garantert fortsette å øke, og vi må hele tiden sørge for å komme i kapp med dette. Den enkleste løsningen er å få flere til å melde seg inn i klubben, og oppfordringen er at alle medlemmer bidrar til dette. Tenk hvor vi ville vært om hvert enkelt medlem i gjennomsnitt kunne verve ½ medlem til NVAK! AmazonPosten AmazonPosten har kommet ut med 4 ordinære utgivelser i løpet av året. **Leserne av AmazonPosten har kanskje lagt merke til at flere utgaver av bladet har hatt et øket sideantall i forhold til normalen. En økning av sideantall er direkte relatert til to grunner; god økonomi og ikke minst tilstrekkelig med tilgang på artikkelstoff. Dog må den positive trenden med

3 stofftilgang fortsette for at vi skal kunne opprettholde tilbudet. Redaktøren lager gladelig et klubborgan med øket sidetall, men det er helt avhengig av ovennevnte grunner. Klubbens medlemmer har bidratt med flere innsendte artikler enn tidligere sammen med bilder av en så høy kvalitet at de lar seg trykkes i bladet. Noe av den økte tilgangen skyldes enkelt medlemmers eget initiativ, mens god jobbing i enkelte av lokalavdelingene er grunnlaget for de fleste bidragene. AmazonKalenderen 2015 Kalenderen for 2015 ble sendt ut sammen med AmazonPosten # Kalenderen inneholder bilder av medlemmenes biler, noe vi ønsker å fortsette med. Det betinger imidlertid at dere medlemmer sender redaktøren bilder med høy oppløselighet, og forskjellige bilder tilsvarende de bilder årets og tidligere års kalendere har. Oppfordringen til medlemmene er å ta fram kameraet og ta slike bilder umiddelbart etter at bilen er tatt fram fra vinterlagringen. For det første er bilen sannsynligvis allerede ren og fin, for det andre risikerer vi ikke at denne oppgaven havner i glemmeboka. Treffsesongen 2014 NVAK har vært representert på de fleste av de store og kjente treffene. Treff hvor NVAK har vært representert ved egen stand: Ekeberg vår og høst Volvo treffet på Torpomoen Volvo treffet på Kongsberg Nasjonal Motordag på Rådhusplassen i Oslo Enkelte av lokalavdelingene har bidratt i stor grad på lokale treff. For utfyllende informasjon om de forskjellige treffene, vises det til tidligere/kommende utgaver av AmazonPosten. Landstreffet 2014 Landstreffet ble arrangert på Kinsarvik Camping. Om vi hadde vært våre egne værguder og fått bestemme selv ville vi ikke endret på noe som helst så lenge arrangementet pågikk. Været var kort og godt helt suverent. Innehaveren av Kinsarvik Camping, Evald Hatten, stilte opp på alt vi ba om, og han tilrettela til alles beste. Foruten Hatten var alle vi var i kontakt med i en eller annen forbindelse positivt innstilt. Både hos den lokale matbutikken, bensinstasjonen og hos vegvesenet, vi måtte sperre av/reservere en rasteplass til vårt bruk, var alle utelukkende positive. Etter at alle overnattingsplassene i hyttene ble revet bort på rekordtid var vi nødt til å se etter reserveløsninger. På fjordhotellet og på en nærliggende campingplass fikk vi forhåndreservere rom og hytter. Dog fikk vi en negativ respons hos en av de forspurte campingplassene hvor de baserte seg på barnefamilier hvis formål var å besøke Mikkelsparken. Lørdagens kjøretur i Amazon-kortesje, gikk til den gamle husmannsplassen Kjeåsen. Også kjent fra TV-programmet Der ingen skulle tru at nokon kunne bu Vel ble kortesjen ledet an av en Volvo PV, men det var ingen som hadde noe i mot det. Derimot var alle glade for at Dagfinn Moe med kona Hilde som kartleser loset oss frem til de forskjellige reisemål og stoppesteder. Det ble en meget interessant og givende tur i en aldeles strålende natur og blant en masse turister som anledning til å ta bilder av våre biler. Utstillingen på søndag ble holdt på den tidligere nevnte rasteplassen, mellom hovedveien og sjøen, rett på nedsiden av campingplassen. Det var dessuten gode muligheter for parkering også for turister og andre skuelystne. Dette bidro til at mange andre enn oss selv var tilsteds, både ved korte og lengre stopp. Blant annet var en Porsche-klubb på biltur. De gjorde også en stopp og tok seg god tid før de atter spant av gårde, videre nordover. Etter at premieutdelingen var over og treffet offisielt slutt var det bare nedpakking og hjemreisen som gjensto. Samtidig som vi takket alle våre gjester for en hyggelig helg så oppdaget vi mørke skyer ute i Hardangerfjorden i retning Utne, samt en merkbar økning i vindstyrken. Vi forsto at dersom vi skulle unngå en reprise fra 2013, da alt vi hadde av utstyr ble søkkvått, så måtte vi skynde oss. Tre store partytelt skulle demonteres. Vi satte i gang, og med et nødskrik gikk det bra. På grunn av den stadig økende vinden maktet ikke syv voksne menn å slå ned det største teltet. Først etter at to andre av campingplassens gjester trådde til og hjalp oss fikk vi slått ammen teltet, som sammen med vindkastene gjorde alt de kunne for at vi skulle bli telt-glidere, helt uten kontroll og mål for ferden. Takk for hjelpen! Regnet kom også, men ikke før vi hadde fått absolutt alt inn i biler og tilhengere. Kinsarvik Camping: Vi kommer gjerne tilbake en gang i fremtiden. Dette var sannsynligvis det aller flotteste treffet vi har arrangert. Premiene vi delte ut på dette treffet var to biter av skifer, den ene delen var liggende, den andre limt nesten vertikalt på den. På den liggende delen var det en Mini-Champs Amazon modellbil i størrelse 1:43, mens bakveggen hadde en metallplate preget med klubbens logo og tekst for hva premien gjelder for. Egel Holmquist stod bak all jobb med å lage premiene. Også denne gangen hadde vi lykkes i å få til en helt unik premieserie, og det er ingen andre som har maken. Lokalavdelinger Klubben har i 2014 hatt 3 aktive lokalavdelinger; Oslo-Akershus, Bergen og Midt-Norge. Samtlige har gjennom året hatt god aktivitet i form av medlemsmøter og treff. Den tidligere avdelingen i Telemark rører seg også litt. De nevnte har aktivt bidratt med stoff til AmazonPosten. Styret ønsker å takke de som bidrar til holde liv og aktivitet i lokalavdelingene. Medlemsutvikling Pr hadde NVAK 1214 medlemmer. Tilsvarende antall forrige år var Klubben har også det siste året hatt en liten reduksjon i medlemstallet. Det er en realitet at medlemstallet en gang vil nå sitt maksimum. Det kan virke som om denne toppen kom i 2010, da vi hadde et medlemstall på Styret jobber kontinuerlig for å øke medlemstallet. Vi håper også at alle våre medlemmer hjelper til og gjør det samme. Styret håper at så mange som mulig også følger klubben videre i Styret i Norsk Volvo Amazon Klubb Arve Larsen Pål-Magnus Lilleberg Egel Holmquist Kim Steven Larsen Kjell Hallberg

4 NORSK VOLVO AMAZON KLUBB Regnskap Budsjett Avvik Budsjett INNTEKTER 3010 Kontingent Kontingent - salg på stand Kontingent forskuddsbet - revers fjorårets Kontingent - forskuddbetalt - åretsavsetning Sum kontingent Annonser - blad Klubbrekvisita - fakturert (inkl. frakt) Klubbrekvisita - Salg på stand Utleie - PA Anlegg Refusjon mva LMK forsikring SUM SALGS- OG DRIFTSINNTEKT VAREKOSTNAD 4010 Kjøp av klubbrekvisita Beholdningsendring klubbrekvisita Beholdningsendring premier etc Endering ukurans lager Porto utsending rekvisita SUM VAREKOSTNAD BLAD PRODUKSJON 4510 Trykking av AZPosten Ekstra trykk i AzP Trykking av AzKalender Redaktør Redaktør - kalender Redaktør - ekstra trykk Porto ordinær utsendelse Porto ettersendinger SUM BLAD PRODUKSJON DRIFTSKOSTNADER LANDSTREFF 6410 Landstreff - Innbetalinger deltagere Landstreff - Loddinntekter Landstreff - Leiekostnader etc Landstreff - Mat Landstreff - Premier Landstreff - Andre kostnader SUM LANDSTREFF STAND OG TREFF KOSTNADER 6510 Stand - Ekeberg Stand - Konsgsberg Stand - Ål Stand - Andre kostnader SUM STAND OG TREFFKOSTNADER

5 NORSK VOLVO AMAZON KLUBB Regnskap Budsjett Avvik Budsjett STYREKOSTNADER 6610 Styrekostnader - styremøter Styrekostnader - telefon Styrekostnader - kontorrekvisita Styrekostnader - årsmøtet Styrekostnad - bilgodtgjørelse Styrekostnader - webleie Styrekostnader - lisens regnskapsprogram Styrekostnader - LMK kontingent Styrekostnader - leie postboks Styrekostnader - annet Styrekostnader - Oslo Motorshow SUM STYREKOSTNADER ANDRE KOSTNADER 6710 Lokalavdelinger - bidrag Markedsføring -. Vervekampanje Annet - Vedlikehold Lillebror henger Annet - Garantikostnad Annet - Bank og kortgebyr Annet -Tap på fordringer Avskrivninger SUM ANDRE KOSTNADER Annen renteinntekt Annen rentekostnad Årsresultat Overført egenkapital Overført til/fra fond for jubileumstreff/markering Overført til/fra fond for medlemsgoder/ matrikkel

6 Nr. Navn Note EIENDELER Norsk Volvo Amazon Klubb 1200 Reklamebrosjyrer 5) Akk avskrivning - Reklamebrosjyrer 5) Lillebror tilhenger 5) Akk avskrivninger - Lillebror tilhenger 5) Partytelt 5) Akk avskrivninger - Partytelt 5) PA Anlegg 5) Akk avskrivninger - PA Anlegg 5) Sum driftsmidler Varelager 1) Demovarer/premier 1) Ukurans varelager 1) Sum varelager Andre fordringer 2) Forskuddsbetalt kalender Sum fordringer Kontanter - kontantkasse Bankinnskudd - driftskonto Bankinnskudd - høyrentekonto Sum bank SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD 2050 Annen egenkapital 3) Fond for jubileumstreff/markering Fond for medlemsgoder/ matrikkel Leverandørgjeld Forskuddsbetalt kontingent Annen kortsiktig gjeld 4) SUM EGENKAPITAL OG GJELD

7 Norsk Volvo Amazon Klubb PRINSIPPER Kontingent tas til inntekt for året det er innbetalt for. Varesalg inntektsføres ved levering. Kostnader henføres periode for tilhørende inntekter. Note 1) Varelageret består av beholdning av capser, tøymerker, skjorter, verktøy, viskere, modellbiler og samlepermer pr Varelageret er verdsatt etter anskaffelskost med fradrag for ukurans. Ukuransavsetning pr utgjør kr Note 2) Utestående fordringer på annonser og rekvisita mv. Note 3) Egenkapital Årets resultat Egenkapital inkludert fond Note 4) Annen kortsiktig gjeld er kostnader for 2014 som ikke var betalt pr Note 5) Reklame-brosjyrer Lillebror tilhenger Partytelt PA Anlegg Sum Kostpris Tilganger Årets avskrivninger Akk avskrivninger Bokført verdi Avskrivningsperiode Avskrives ikke 5 år 5 år 5 år

8

9 Forslag til sak på årsmøtet At det for Landstreffet settes opp en tiårs periode der det settes opp 5 steder som er faste fordelt på Nor, Sør, Øst, Vest og midt Norge. Hvis man tar annethvert år på faste plasser, og det neste året oppsøker andre treffsteder. Styret og klubben blir da spart for å reise til treffsteder i forkant av treff. Marthe Helen Dalland Aardal