Del 1 Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Rammeavtale for videreutvikling av politiet. Saksnummer:

Transkript

1 Del 1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Rammeavtale for videreutvikling av politiet Saksnummer: Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ANTALL LEVERANDØRER UTVELGELSE AV LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TAUSHETSPLIKT TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERS UNDERLEVERANDØR TILBYDERS ERFARING FRA TILSVARENDE OPPDRAG TILBYDERS ERFARING MED POLITI OG /ELLER OFFENTLIGE SIKKERHETS-ORGANISASJONER I ANDRE LAND 8 5 KONTRAKT KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER OG FORHANDLINGER INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III. Ved denne prosedyreformen kan alle interessenter sende en forespørsel om å delta i konkurransen. Oppdragsgiver vil forhandle med de 5 best kvalifiserte tilbydere vurdert ut i fra kvalifikasjonskrav i kap. 4. Forhandlingene vil gjennomføres i henhold til prosedyre beskrevet i kap OPPDRAGSGIVER Politidirektoratet (POD), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av politi- og lensmannsetaten inngå rammeavtale med én hovedsamarbeidspartner (heretter benevnt HSP). Politi- og lensmannsetaten består totalt av 27 politidistrikter og 6 særorgan med Politidirektoratet som overordnet organ. Politidirektoratets funksjon som overordnet organ for politi- og lensmannsetaten er å lede og samordne arbeidet med bekjempelsen av kriminalitet og skape trygghet for befolkningen. For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å dekke oppdragsgivers behov knyttet til videreutvikling av politiet iht kommende struktur- og kvalitetsreform, styrking av IKT-området og organisasjonsutvikling generelt. Anskaffelsen er inndelt i seks fagområder, som er videre beskrevet i Del 2 Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon. Tilbyder skal gi tilbud på alle fagområder. Det er tillatt å benytte underleverandører på de ulike fagområdene. Tilbyder skal oppgi bruk av underleverandører tydelig i sin besvarelse der dette er aktuelt. Fagområdene er: 1) Strategisk ledelse og endringsarbeid 2) Økonomi og virksomhetsstyring 3) Human Resource Management 4) Logistikkfunksjoner og støttetjenester 5) Porteføljestyring 6) IKT-styring Når det gjelder fagområdet IKT-styring vil dette området omfattes av avtalen fra og med , da den dekkes i dag av en eksisterende avtale. Under hvert fagområde er det behov for faglig og styringsmessig kompetanse. Det skal benyttes anerkjent metodikk i arbeidet som skal utføres, og det stilles krav til dokumentasjon for arbeidet som utføres. Informasjonen som forvaltes er sensitiv og samfunnskritisk, noe som medfører at justissektoren har strenge krav til sikkerhet. I mange aktiviteter vil foranalyser, rådgivning, utredningsoppgaver og kvalitetssikring inngå som naturlige elementer. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Del 2 Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 3

4 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1+1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres ca. NOK ,- pr. år avhengig av bevilgninger. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. 1.7 UTVELGELSE AV LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil invitere de fem (5) best kvalifiserte Tilbydere til forhandlinger, jf forskrift om offentlige anskaffelser 17-6 (1) og (2). Alle krav i skal være oppfylt. Ved utvelgelsen vil oppdragsgiver gi poeng for tilbyders besvarelse på krav 4.3, 4.4 og 4.5. Evalueringsmodell er som følger: Krav 4.1 Krav 4.2 Krav 4.3 Krav 4.4 Krav 4.5 Skatt, HMS, Tilbyders Tilbyders erfaring fra firmaattest underleverandør tilsvarende oppdrag Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Tilbyders organisatorisk og juridisk stilling Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Ved utvelgelse vurderes fra 1 til 10 poeng Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Ved utvelgelse vurderes fra 1 til 10 poeng Tilbyders erfaring med politi og/eller offentlige sikkerhetsorganisasjoner i ander land Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Ved utvelgelse vurderes fra 1 til 10 poeng Etter utløpet av frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen jfr. punkt 6., vil oppdragsgiver påbegynne arbeidet med prekvalifiseringen. Når kvalifiseringsprosessen er fullført, vil invitasjon om deltagelse i forhandlinger bli sendt til de 5 best kvalifiserte Tilbydere. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 4

5 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Konkurransegrunnlagets Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema DEL 1 Rammeavtalens hovedtekst Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser Vedlegg C Leverandørens besvarelse på kundens kravspesifikasjon Vedlegg D Forbehold og forutsetninger Vedlegg E Administrative bestemmelser Vedlegg F SSA-B og SSA-O med bilag Vedlegg G - Endringskatalog Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. DEL 2 (Kontrakt) 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christer Edlund Postadresse: Postboks 8031 Dep Oslo Adresse: Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo e-post: christer.edlund@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens saksnummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil i tilbudsfasen, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen kl 12:00. Henvendelser vil besvares av oppdragsgiver i periodene og Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via For å få tilgang til dokumenter må interessenter registrere seg i Doffin på denne utlysningen. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 5

6 3.3 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne konkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) TILBAKEKALLING ELLER ENDRING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE Innleverte forespørsler om deltakelse kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling av forespørselen skal skje skriftlig. Endringer av forespørselen er å betrakte som en ny forespørsel. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er oppfylt, vil Tilbyders forespørsel om deltakelse ikke vurderes videre i kvalifiseringsprosessen. 4.1 LOVPÅLAGTE KRAV Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av forespørsel om deltakelse. Utenlandske interessenter skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring. Skjema kan hentes på Internett html). Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 6

7 4.2 TILBYDERS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 4.3 TILBYDERS UNDERLEVERANDØR Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning Tilbyders hjemstat. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt. Ved utvelgelsen evalueres fra 1 til 10 poeng Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha etablerte Tilbyder skal vedlegge forbindelser til eventuelle En forpliktelseserklæring. Forpliktelseserklæringen skal underleverandører/samarbeidspartnere. tilbyder råder over underleverandørens ressurser i hele minimum inneholde en bekreftelse fra underleverandør at kontraktsperioden. En beskrivelse av hvordan samarbeidet mellom hovedleverandør og eventuelle underleverandør(er) skal fremstå for kunden som en felles leverandør med en felles arbeidsform m.v. En beskrivelse av styringsform mellom hovedleverandør og underleverandør er organisert og skal sikres gjennom avtaleperioden. 4.4 TILBYDERS ERFARING FRA TILSVARENDE OPPDRAG Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt. Ved utvelgelsen evalueres fra 1 til 10 poeng Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste 3 årene med følgende definerte omfang: Oppdraget skal være gjennomført i organisasjon med mer enn 500 ansatte. Tilbyder skal ha bidratt med mer enn 1000 timeverk i oppdraget. Tilbyder skal dokumentere tilbyders viktigste tilsvarende bistand/oppdrag/prosjekter de siste 3 årene. Oppgi de 2 mest relevante oppdrag/prosjekter som er utført eller er under utførelse innenfor hvert av de spesifiserte fagområdene anskaffelsen gjelder beskrevet i kapittel 1.3. Samme referanse kan benyttes på flere fagområder. Benytt vedlagte mal «Vedlegg2_kvalifikasjonskrav_referanser» til besvarelsen. Det som skal spesifiseres fra tilbyder er angitt i vedlagte mal. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 7

8 4.5 TILBYDERS ERFARING MED POLITI OG /ELLER OFFENTLIGE SIKKERHETS- ORGANISASJONER I ANDRE LAND Vurderes: oppfylt/ikke oppfylt. Ved utvelgelsen evalueres fra 1 til 10 poeng Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vise til erfaringer Tilbyder skal dokumentere: med politi og/eller offentlige den mest relevante referansen knyttet til internasjonal sikkerhetsorganisasjoner i andre erfaring som er relevant for oppdraget. land. Bistanden/oppdraget/prosjektet skal være gjennomført i løpet av de siste 3 årene. En beskrivelse av hvordan denne erfaringen kan gjøres tilgjengelig for kunden i rammeavtaleperioden. Benytt vedlagte mal «Vedlegg2_kvalifikasjonskrav_referanser» til besvarelsen. Det som skal spesifiseres fra tilbyder er angitt i vedlagte mal. 5 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Del 2 Vedlegg D Forbehold og forutsetninger, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Tilbud Rammeavtale konsulentbistand videreutvikling av politiet, referansenr ». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/innkjøpsleder, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1 eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Del 1Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 8

9 6. èn utgave av tilbudet som kan benyttes ved eventuell begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal tilbyderen sladde det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde. Tilbyder skal i tillegg sette opp en liste over det som er sladdet med begrunnelse for hvorfor tilbyder anser dette for å være forretningshemmeligheter. Vedrørende hva som er slike forretningshemmeligheter, se Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig og konkret vurdering av hva som kan unntas og ikke, jf. også kravet til merinnsyn i offentleglova 11. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER Konkurransen tillater forhandlinger. Det kan forhandles ved alle sider ved tilbudet. Oppdragsgiver ønsker primært å gjennomføre én (1) forhandlingsrunde med hver aktuell Tilbyder. Utvelgelse av aktuelle Tilbydere gjøres basert på beskrivelse i kapittel 1.7. Forhandlingene vil bli gjennomført etter følgende prosedyre; Det avholdes forhandlingsmøte i Oppdragsgivers lokaler på Majorstua med varighet på inntil 2 timer. Nærmere agenda for forhandlingsmøtet vil følge invitasjon til forhandlingene. Oppdragsgiver vil ha gjennomført en foreløpig evaluering av tilbudene og dette vil danne grunnlaget for forhandlingene. Dette vil bli klargjort overfor hver enkelt Tilbyder i invitasjonen til forhandlingene. Forhandlingene gjennomføres på norsk, og det forventes således at tilbyder stiller med representanter som både forstår og kan uttrykke seg på norsk. Tilbyders representanter må være beslutningsdyktige slik at det muliggjør bindende avklaringer over bordet som del av forhandlingene. Oppdragsgiver stiller med personer som fyller følgende roller, møteleder, referent, jurist samt to fagpersoner. Totalt 6 personer. Det lages et omforent referat fra forhandlingsmøtet som signeres av begge parter. Nytt revidert tilbud skal leveres til avtalt tidsfrist. 8 FRISTER 8.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til onsdag kl. 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er Tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 8.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til kl 12: FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen utgangen av september Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktsignering. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 9

10 9 TILDELINGSKRITERIER OG FORHANDLINGER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Timepris på tilbudt tjeneste 20 % Del 2 Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser Oppdragsforståelse 40 % Besvarelse av preferanse nr. 13 og 14 i Del 2 Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon Kvalitet på tjenesten Preferanser i kravspesifikasjonen 40 % Besvarelse av relevante punkter i Del 2 Vedlegg A Kundens kravspesifikasjon 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III 10