Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess 20 prosesser rekrutteringsløsninger må støtte

Transkript

1 Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess 20 prosesser rekrutteringsløsninger må støtte

2 Veien til en profesjonell rekrutteringsprosess 20 prosesser rekrutteringsløsninger må støtte Rekrutteringsprosessen er i mange virksomheter basert på tenkning og teknologi fra tiden før nettbaserte løsninger. Ny teknologi gjør det i dag mulig å redusere den administrative belastningen samtidig som rekrutteringsarbeidets kvalitet og effektivitet økes. I arbeidet med profesjonalisering av rekrutteringsprosessen kan det være vanskelig å få oversikt over de mange mulighetene den nye teknologien byr på. Videre er det en utfordring å definere de krav som må stilles til teknologi for at disse mulighetene skal kunne utnyttes. Ved vurdering av rekrutteringsløsninger velger beslutningstagere i økende grad å legge vekt på å teste forskjellige løsninger opp mot hverandre. Dette gir et langt bedre beslutningsgrunnlag enn leverandørpresentasjoner isolert. Hensikten er å hjelpe personalledere og andre involverte i rekrutteringsprosesser å identifisere og evaluere de prosesser en rekrutteringsløsning må støtte.

3 Employer branding Rekrutteringsprosessen er en del av kandidatens førsteinntrykk av din organisasjon. Både prosess og kommunikasjon gjenspeiler på godt og vondt din organisasjons identitet. Dette dreier seg ikke bare om merkevarebygging i tradisjonell forstand. Det dreier seg søkeropplevelsen om følelsen av å bli behandlet på en profesjonell og personlig måte, vissheten om at konfidensialitet er ivaretatt og følelsen av å ha oversikt over hvor man er i søknadsprosessen. Rekrutteringsprosessen må gjenspeile og understøtte de forventninger kandidaten har til organisasjonen som arbeidsgiver. Det er også viktig at de som ikke når opp har en positiv opplevelse som søker, slik at de blir gode ambassadører for din organisasjon. Med en solid plattform for din rekrutteringsprosess vil du oppleve at din organisasjon kan konkurrere mer effektivt om de beste kandidatene i et trangt arbeidsmarked. Kandidater forventer å bli behandlet på en effektiv og profesjonell måte. Heldigvis trenger ikke dette være en uoverkommelig utfordring med en velfungerende teknologisk plattform. Relasjonsledelse Ett av de grunnleggende prinsippene bak strategisk rekruttering, er ideen om å etablere og vedlikeholde en relasjon med potensielle kandidater. På samme måte som løsninger for kunderelasjonsledelse (CRM) danner grunnlaget for nære og velfungerende kundeforhold er det mulig å kultivere nære og konstruktive relasjoner med potensielle arbeidstagere. Relasjonsledelse for rekruttering innebærer personlig og informert oppfølging av den enkelte kandidat. Det innebærer også automatisering av kandidatkommunikasjon der det er mulig, for eksempel i form av e-postbaserte jobbagenter som forteller kandidaten om nye relevante jobbmuligheter. Ved å utvikle en relasjon til interesserte søkere vil organisasjonen alltid ha kostnadseffektiv tilgang til en relevant og interessert kandidatbase. Dette er ikke bare et godt alternativ til å sette inn stillingsannonser i avisen hver gang en ny jobb blir ledig. Det er også en unik mulighet til å bygge en merkevare som arbeidsgiver og kommunisere de mange fordeler ved å jobbe i nettopp din organisasjon. Løpende kandidatrekruttering Ideen bak løpende rekruttering er å unngå kostbare ad hoc rekrutteringsprosesser hver gang det dukker opp behov for nye kandidater. I tillegg til stillingsannonser for konkrete stillinger kan din organisasjon dra nytte av å ta imot åpne søknader og slik opparbeide en database med kandidater som av forskjellige årsaker har en interesse for å jobbe i nettopp din organisasjon. Løpende rekruttering er kanskje den ene viktigste ideen organisasjoner kan ta i bruk for å redusere rekrutteringskostnader og øke kandidatenes kvalitet en idé som er grunnleggende for etableringen av kandidatdatabasen som en organisatorisk ressurs. Konfidensialitetskontroll For mange stillinger og for organisasjoners interne jobbmarked, er ivaretagelse av konfidensialitet et absolutt krav. Det er ofte nødvendig å begrense tilgang til ansettelsesprosesser og kandidaters søknader ved å skjerme data fra brukere som ikke er direkte involvert i prosessen. Teknologiske løsninger må tilby slik skjerming av data. Hvis man ikke som arbeidsgiver kan garantere konfidensialitet i rekrutteringsprosessen vil man oppleve at kvalifiserte søkere velger å ikke eksponere seg, og slik ofte gå glipp av de beste kandidatene. Spesielt i interne jobbmarkeder er det viktig at ansatte blir gjort oppmerksomme på de mekanismer som sikrer deres konfidensialitet i det de søker å utnytte de muligheter organisasjonen tilbyr innen intern mobilitet. Kandidatkommunikasjon Lite er mer frustrerende for en jobbsøker enn manglende informasjon om egen søknadsprosess. For arbeidsgivere er det et velkjent administrativt mareritt å holde kandidater informert, å holde orden på bekreftelser for mottatte søknader, utsendelse av intervjuinnkallelser, avslagsbrev og bekreftelser på stillingsbesettelse.

4 Kvalitetssikret kandidatkommunikasjon er kjennetegnet av automatisering, men løsninger for kandidatkommunikasjon må også åpne for personlig kommunikasjon og tilpasning av kommunikasjon til den enkelte stilling og avdeling. Det er viktig at all kommunikasjon med kandidater logges automatisk og er enkelt tilgjengelig for alle involverte. Automatisering av kandidatkommunikasjon reduserer bruk av tid og ressurser på rutinemessige administrative oppgaver. Saksbehandling Rekrutteringsprosessen er en sammensatt prosess som favner en rekke oppgaver, roller og ressurser. En lite overveid og standardisert prosess kan gjøre hverdagen vanskelig for alle involverte kandidater, rekrutteringsansvarlig, personalledelse, linjeledere og samarbeidspartnere. Teknologi kan tilby mye i form av struktur og kvalitetssikring for rekrutteringsprosessen, og gjøre det mulig for involverte parter å kommunisere, dele informasjon, koordinere oppgaver og ta beslutninger på en effektiv og strukturert måte. Når all informasjon er tilgjengelig på ett sted i et nettbasert system, og er knyttet til de relevante personer og prosesser, blir det mulig å samarbeide uavhengig av tid og sted, og på tvers av avdelinger og organisasjonsenheter. Med en felles plattform for rekrutteringsarbeidet vil man oppleve at det oppstår færre konflikter og misforståelser, at man unngår koordinasjonsproblemer og problemer med informasjonsflyt, og at bedre beslutninger kan tas raskere. Annonseadministrasjon Stillingsannonsen er sentral i rekrutteringsprosessen og representerer ofte formaliseringen av en ansettelsesprosess. Kommer man feil ut fra start kan det være vanskelig å ta seg inn igjen. Det er viktig at innhold og form kvalitetssikres og at publiseringsprosessen er effektiv. For å sikre godt innhold er det nødvendig å tilby brukere støtte i utforming av annonsetekst, slik at både profesjonelle rekrutterere og linjeledere på en optimal måte beskriver og kommuniserer spesifikasjoner for stillingen, de krav som stilles til søkere og annen relevant informasjon. Løsningen må ivareta virksomhetens krav til en enhetlig grafisk profil, for eksempel ved å tilby maler for publisering på egne nettsider, interne nettsider, annonseportaler og på trykk. Løsningen må tillate effektiv krysspublisering til nett og trykte medier uten at dette fører til dobbeltarbeid. Den må inneholde bibliotek for tidligere stillinger, stillingsmaler, standardiserte tekster og bibliotek for bilder og logo. I Norge er det viktig at løsningen kommuniserer direkte med aktører som FINN, Zett, Monster og NAVs stillingsdatabaser, mens det internasjonalt er viktig at løsningen enkelt kan integreres mot lokale og globale jobbsøkerressurser. Med effektiv og kvalitetssikret publisering av stillingsannonser vil organisasjonen snart dra fordel av redusert ressursbruk, reduserte kostnader og viktigst av alt organisasjonen vil motta gode søknader fra riktig målgruppe, fra kandidater med en korrekt forståelse av og realistiske forventninger til stillingen. Pre-screening av kandidater Screening av søknader gjør det mulig å automatisere utsortering av kandidater som av åpenbare grunner ikke er relevante for stillingen. Screeningprosessen sparer tid og ressurser både for kandidat og organisasjon. Det er for eksempel mulig å screene ut kandidater som ikke har førerkort, kandidater som ikke har lang nok relevant arbeidserfaring eller som mangler autorisasjoner, sertifiseringer eller ferdigheter. Med pre-screening av kandidater slipper rekrutteringsansvarlig å lese CVer og søknader fra søkere som av åpenbare grunner ikke er kvalifiserte. Slik sparer organisasjonen tid som kan brukes på de riktige kandidatene. Screening, rangering og utvelgelse For alle som noen gang har hatt 100 søknader på pulten vil utvelgelsesfunksjonaliteten i moderne rekrutteringsløsninger fremstå som en betydelig administrativ fordel. En jobb som tidligere kunne ta dager eller uker vil i dag ta minutter eller timer. Rekrutteringsansvarlige kan enkelt sortere ut aktuelle kandidater basert på utdannelse, erfaring og andre relevante kriterier, og ta i bruk avanserte filtre. Kandidater kan også

5 scores og rangeres basert på testresultater. Utvelgelse og sortering av kandidater ved hjelp av strukturerte kandidatdata reduserer bruk av tid og ressurser i utvelgelsesprosessen drastisk samtidig som prosessens kvalitet bedres. Testing av kandidater Det er i dag langt enklere å teste kandidater enn det har vært tidligere. Kandidater testes i økende grad både med personlighets-, ferdighets, evne- og egnethetstester. Med testfunksjonalitet integrert i rekrutteringsløsningen er det både kostnadseffektivt, enkelt og raskt å teste kandidater. Tester kan brukes som et element i pre-screening eller for verifisering av utvalgte kandidater. På den måten etableres et godt grunnlag for sortering og utvelgelse. Tester er også nyttige som grunnlag for jobbintervjuer og for tilrettelegging av opplæring. Integrert testfunksjonalitet i rekrutteringsløsningen gjør det mulig å sikre kvaliteten på kandidater og legge grunnlaget for langsiktige og lønnsomme ansettelsesforhold. Intervjugjennomføring Jobbintervjuet er kanskje den viktigste delen av rekrutteringsprosessen, og det er viktig at alt fungerer som det skal i forberedelsene til, gjennomføringen av og oppfølgingen av intervjuet. Jobbintervjuet er i sin natur en prosess som i større grad er styrt av mennesker enn av teknologi, og det er derfor viktig at intervjuere har tilgang til maler og guider for intervjugjennomføring som kan kvalitetssikre og optimalisere den ofte korte tiden man har ansikt til ansikt med en kandidat. Løsninger må kunne håndtere intervjuinnkallelser og administrasjon av avtalesetting. De må tillate samarbeid og deling av informasjon både i for- og etterkant av intervjuet, og hvis ønskelig bruk av resultater fra gjennomførte tester som underlag for intervjuer. Et godt planlagt intervju etterfulgt av god deling og utnyttelse av innhentet informasjon, danner grunnlaget for det riktige valget. Selvbetjening for kandidater For at kandidater enkelt skal kunne presentere korrekt og oppdatert informasjon om seg selv, er det viktig å tillate selvbetjening i form av tilgang til egen profil også etter at søknaden er sendt inn. Dette gjør det mulig for kandidater å legge til eller oppdatere informasjon om utdanning, arbeidserfaring, referanser, interesser og så videre. Selvbetjening for kandidater er en hjørnesten i arbeidet med å bygge en kandidatdatabase med relevant, korrekt og oppdatert informasjon. Selvbetjening gjør det også mulig for kandidater å sørge for at deres registrerte jobbagenter er oppdaterte og relevante i forhold til deres aktuelle preferanser. Erfaring viser seg at tilgang til selvbetjening bidrar til å sikre kvaliteten på informasjonen i kandidatdatabasen og derfor er helt sentralt for investeringens nytteverdi. Med sikring av datakvalitet gjennom selvbetjening sparer rekrutteringsansvarlig en mengde telefoner for å kartlegge og bekrefte kandidaters oppdaterte status. Kvalitetssikring av kandidatdata Kandidatdatabasen er nervesenteret i alle rekrutteringsløsninger, og løsningens muligheter og begrensninger tar alle sitt utgangspunkt i en velfungerende database. Nøkkelen til en velfungerende kandidatdatabase er strukturerte data. Ved å sikre kvaliteten på informasjonen som blir registrert og tilpasse informasjonen til den enkelte organisasjon, kan brukere i rekrutteringsorganisasjonen enkelt hente ut og analysere kandidatinformasjon ved hjelp av forskjellige filtre og søkekriterier. Samarbeid med eksterne byråer Det blir mer og mer vanlig å benytte eksterne samarbeidspartnere i rekrutteringsprosesser. Følgelig er det viktig at løsningen åpner for å samarbeide på en trygg og effektiv måte med rekrutteringsbyråer og rådgivere. Det må være enkelt å gi eksterne samarbeidspartnere begrenset tilgang til aktuelle ansettelsesprosjekter og dele relevant informasjon om stillinger, kandidater og prosesser. På denne måten kan man dra nytte av eksterne leverandørers nettverk og kunnskap uten å ta i bruk eksterne løsninger og med det beholde kontroll over prosessen og organisasjonens kandidatdatabase.

6 Drift av interne jobbmarkeder Intern mobilitet er en av hjørnestenene for strategisk personal- og organisasjonsutvikling. Det kan ofte være vanskelig å stimulere intern mobilitet. Rekrutteringsløsninger må tilrettelegge en arena for vertikale og horisontale forflytninger. Stillingsutlysninger kun utlyst internt får ofte ikke den oppmerksomhet de fortjener. Man opplever også ofte at gode kandidater lar være å søke stillinger av frykt for at informasjon om søknaden skal komme i feil hender. Det er viktig at rekrutteringsløsninger effektivt kan offentliggjøre interne utlysninger i hele organisasjonen, og at kandidater er sikret den nødvendige konfidensialitet. I en verden hvor prosjektbasert arbeid i økende grad er vanlig, og jobbrotasjon i form av forflytning mellom stillinger internt er ønskelig, er en velfungerende plattform for drift av det interne jobbmarkedet uunnværlig. Organisasjoner med høy intern mobilitet nyter godt av kunnskapsutveksling mellom avdelinger og divisjoner, ansatte og ledere med bred forståelse for organisasjonens forskjellige funksjoner og lojale ansatte som ikke trenger å lete etter nye muligheter utenfor organisasjonen. Drift av jobbportal Jobbportalen er sentral i organisasjonens kandidatkommunikasjon. Portalen må i likhet med andre nettsteder gjenspeile din organisasjons grafiske profil og være lett å vedlikeholde og oppdatere. En statisk portal kan ikke tilfredsstille alle brukergrupper, og det er derfor viktig at portalelementer som for eksempel stillingsannonser kan brukes fritt både på organisasjonens nettsted, på interne nettsider, hos samarbeidspartnere og i kampanjesammenheng. Med en lettdrevet jobbportal og fleksible portalelementer vil du oppleve at dine gode ideer ikke hindres av teknologiske begrensninger. Samkjøring med personal- og økonomisystemer Større organisasjoner har behov for samspill mellom organisasjonens egne teknologiske løsninger. I forhold til rekrutteringsløsninger dreier det seg ofte om to-veis datautveksling med systemer for lønn- og personal, og eventuelle løsninger for kompetansestyring. Personalia og annen registrert informasjon kan da automatisk flyttes over i tilstøtende løsninger ved ansettelse. Med god integrasjon mellom rekrutteringsløsning og tilstøtende løsninger vil organisasjonen dra nytte av effektiv informasjonsflyt og se store administrative forenklinger, redusert ressursbruk og en enklere hverdag for nye ansatte. Arkivering og dokumentasjon Med økende krav til og behov for dokumentasjon både i offentlig og privat sektor, er det viktig å stille krav til arkiverings- og dokumentasjonsmekanismer i rekrutteringsprosessen. Rent bortsett fra formelle krav og viktigheten av god dokumentasjon i tilfelle konflikter, overser mange de praktiske bruksområdene for dokumentasjon. Det er for eksempel mulig å hente opp informasjon om kandidater som er blitt kvalitetssikret i tidligere rekrutteringsprosesser. Når en tidligere kandidat søker på ny stilling i samme organisasjon, kan man slik spare mye tid og ressurser. Integrasjon med sak-/arkivløsninger gir store effektivitetsgevinster, økt sikkerhet og bedret prosesskontroll. Dokumentasjon av rekrutteringsprosessen, en oppgave som tidligere var nærmest uoverkommelig, er med nye teknologiske løsninger blitt en enkel sak. En rekrutteringsløsning må kunne logge alle aktiviteter i rekrutteringsprosessen og overføre denne informasjonen til sak-/arkivløsning ved ansettelsestidspunktet. I den forbindelse er det viktig at alle delprosesser i rekrutteringsprosessen, for eksempel utsendelse av avslagsbrev, er godkjent avsluttet. Innebygde kvalitetssikringsmekanismer kan overvåke dette. Slik representerer dokumentasjonsprosessen ikke bare et formelt krav, men også et nyttig verktøy for kvalitetssikring av rekrutteringsprosessen. Internrapportering For kontinuerlig forbedring av rekrutteringsarbeidet er det viktig å få oversikt over ressursbruk og rekrutteringsaktiviteter. Gode rapporter gjør det mulig å kartlegge hvor de gode kandidatene kommer fra, slik at du kan analysere annonseinvesteringer og samarbeidspartnere. De gir oversikt over kostnader og ressursbruk og innblikk i muligheter og utfordringer i organisasjonens rekrutteringsprosess.

7 Med gode rutiner for analyse ved hjelp av interne rapporter vil man fort kunne redusere kostnader og arbeide strategisk med bedringer og fjerning av flaskehalser. Gode rapporter utgjør et uvurderlig styringsverktøy i det personalavdelingen kultiverer den strategiske og langsiktige form for rekrutteringsarbeid som er nødvendig i dagens arbeidsmarked. Eksternrapportering Kravene til rapportering i offentlig sektor føles for mange som en belastning. Også i privat sektor blir det vanligere å innberette om for eksempel arbeidsstyrkens sammensetning til bransjeorganisasjoner og i forskningsøyemed. Krav om innrapportering av for eksempel kandidaters kjønn og opphavsland kan fortone seg som en uoverkommelig administrativ byrde, men med rapporteringsfunksjonaliteten i moderne rekrutteringsløsninger kan jobben være gjort med få museklikk. Med mindre fokus på administrative utfordringer kan personalavdelingen fokusere på strategiske og praktiske oppgaver som driver organisasjonen fremover. Overordnede krav til teknologi Overordnede krav til leverandør Fleksibilitet Teknologien bak rekrutteringsløsningen må støtte flere språk, forskjellige måter å jobbe på og være skalerbar. Sikkerhet Løsninger må tilby sikkerhet i form av dataskjerming på bruker- og brukergruppenivå og gjennom sikring av data mot driftsbrudd, datatyveri, tap av data og andre nettbaserte trusler på driftsnivå. De må støtte bruk av krypterte linjer for trygg utveksling av informasjon. Dette oppnås enklest med en sentralisert modell. Tilgjengelighet Løsningen må være tilgjengelig uavhengig av hvor og når man ønsker å bruke denne. Tilgang må være nettbasert og støtte vanlige nettlesere. En tjenestebasert løsning (ASP) gjør dette mulig. Åpenhet Rekrutteringsløsninger kan ikke arbeide i isolasjon, og løsningen må sikre enkel integrasjon med økonomi, personal og kompetanseløsninger, samt samkjøring med sak-/arkivløsninger. Brukervennlighet Teknologien må være gjennomprøvd, og løsningen må være enkel å ta i bruk både for rekrutteringspersonell, samarbeidspartnere, linjeledere og kandidater. Opplæring For all organisasjonsteknologi er tilgang til opplæring og brukerstøtte nødvendig for å sikre effektiv og utbredt bruk. Rekrutteringsløsninger er ikke noe unntak. Løsningspartnere For å sikre enkel og trygg integrasjon med andre systemer er det viktig at organisasjonen har et godt nettverk av løsningsleverandører og etablerte løsningssamarbeid med ledende programvareprodusenter. Tjenestepartnere Ingen løsning dekker alle behov og det er derfor viktig at rekrutteringsløsningen støtter tilstøtende tjenester fra ledende aktører i markedet kandidattesting, HR-tjenester, portaler og tilsvarende tjenester.

8 Norges ledende leverandør av rekrutteringsløsninger WebCruiter har sitt utspring fra et av Norges største fagmiljøer innen rekruttering. Organisasjonen er kjent for sin rekrutteringsfaglige tyngde og en vilje og evne til å yte service utover det som forventes. WebCruiter tilbyr sine løsninger direkte samt gjennom samarbeidspartnere som ErgoGroup, Software Innovation, Dossier Solutions og cut-e. Teknologien er tilpasset offentlig og privat sektor samt profesjonelle rekrutteringsmiljøer gjennom løsningene; Standard, Mid-size, Enterprise og Professional. WebCruiter kan vise til kunder som: Helse Vest, ExxonMobil, Statsbygg, Halliburton, Petoro, Leif Höegh & Co, Rolls Royce Marine, Departementene, Manpower Professional Executive, ElanIT, Adecco Select Nordic, Kristiansand kommune, Sandnes kommune, Politiet, Mesta, Trolltech, m.fl. For mer informasjon om profesjonalisering av din rekrutteringsprosess, ta gjerne kontakt med våre partnere eller WebCruiters salgsavdeling på