MØTEINNKALLING. Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen Rådhus Tid: Etter valgstyremøtets slutt Møtedato: SAKLISTE

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEINNKALLING Utvalg: Formannskap Møtested: Gratangen Rådhus Tid: Etter valgstyremøtets slutt Møtedato: Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Saksnr. Tittel 15/09 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPET /09 ÅRSMELDING 2008 FOR GRATANGEN KOMMUNE 17/09 GRATANGEN KOMMUNES REGNSKAP /09 SØKNAD OM OMGJØRING AV TEKNISK NÆRINGS VEDTAK OM OMDISPONERING AV AREAL GNR 60 BNR 42 I GRATANGEN - SAK 51/08 19/09 VEDR. - KJØP ANDEL AV KOMMUNENS AKSJER Unntatt Off. 5a 20/09 FRAMTIDIG SKOLESTRUKTUR I GRATANGEN KOMMUNE 21/09 ØKT BEMANNING OG ENDRET KOSTNADSFORDELING ASTAFJORD BARNEVERN Gratangen kommune, Eva Ottesen ordfører

2 Sak 15/09 REFERATSAKER TIL FORMANNSKAPET Saksbehandler: Ragnhild Mellem Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/753 Saksnr.: Utvalg Møtedato 15/09 Formannskap Innstilling: Referatsakene tas til orientering. Saksopplysninger: Følgende saker refereres: - Flyplassutvalget for Harstad Narvik Lufthavn Evenes: Nei til nedklassifisering av Flyplassen - Fylkesmannen i Troms, dat Vedr. klage på omgjøring av beslutning om tildeling av skjønnsmidler til fornying og omstilling 2008 Gratangen og Lavangen kommuner - Fylkesmannen i Troms, dat Tilsagn om stimuleringstilskudd for 2009 for Gratangen kommune - Resultatrapport fr a KS 2009 første kvartal - Referat fra representantskapsmøte HRS (legges fram i møte) - Referat møte Sør-Troms Regionråd Gratangen kommune, Bjørnar Storeng Rådmann Ragnhild Mellem kontormedarbeider Side 2 av 19

3 Sak 16/09 ÅRSMELDING 2008 FOR GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 004 Arkivsaksnr.: 09/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 16/09 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: Årsmelding 2008 for Gratangen kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Årsmeldinga for 2008 er administrasjonens tilbakemelding til kommunestyret om hvordan fjoråret forløp i Gratangen kommune. Formålet med en årsmelding er at den skal forsøke å belyse de viktigste resultatene som ble oppnådd for foregående år. Årsmelding for foregående år blir viktig premissleverandør når vi går i gang med arbeidet med revidert og nytt budsjett. Årsmeldinga består av tre deler: 1)Årsrapporten som er den verbale delen som inneholder informasjon og vurdering av oppnådde resultater, viktige hendelser og framtidige utfordringer. 2)Årsberetningen som er en redegjørelse for den økonomiske virksomheten til Gratangen kommune gjennom Det tas her inn opplysninger om de forhold som er viktige for å kunne bedømme kommunens økonomiske resultat og stilling, samt andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Revisjonen har kommet med innspill om hva en årsberetning etter lov og forskrifter skal legge vekt på, og denne malen forsøker vi i hovedtrekk å benytte for årsmeldingen/årsberetningen for ) Årsmeldingene fra enhetene Det legges frem egen sak om regnskap 2008 for Gratangen kommune. Som vedlegg til saken følger: - Årsmelding 2008 for Gratangen kommune - Kontrollutvalgets behandling og uttalelse, samt revisjonsberetning for Hovedutvalgenes behandling: - Utskrift fra Hovdutvalgene Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 3 av 19

4 Sak 17/09 GRATANGEN KOMMUNES REGNSKAP 2008 Saksbehandler: Karl Fredrik Normann Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 09/286 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Helse, sosial- og omsorg / Teknisk, næring - og miljø / Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur 17/09 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: Det fremlagte årsregnskap for 2008 godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket på kr ,- avsettes til disposisjonsfondet Udekket investering til egenkapitalinnskudd KLP på kr ,- og utbygging VAR på kr ,-, til sammen kr ,- inndekkes ved låneopptak. Saksopplysninger: Regnskapet for 2008 ble avlagt med et overskudd på kr ,-. Resultatet viser at Gratangen kommune har økonomien under kontroll. Samtidig viser regnskapet at driftsnivået er for høyt i forhold til de utfordringene som kommunen står overfor i de nærmeste årene. Her er det særlig befolkningsreduksjon, store planlagte investeringer i skole og VAR samt stor lånegjeld som tilsier at driftsnivået må reduseres. Det vises for øvrig til årsmeldingen. Rådmannen foreslår at regnskapet for 2008 godkjennes. Det regnskapsmessige mindreforbruket i 2008 på kr ,- avsettes til disposisjonsfondet for å styrke kommunens økonomiske buffer i tilfelle uforutsette behov/hendelser. Udekket egenkapitalinnskudd i KLP på kr ,- og udekket finansiering vannutbygging på kr ,-, dekkes ved låneopptak på til sammen kr ,-. Som vedlegg til saken følger: Vedl. - Regnskap Kontrollutvalgets behandling og uttalelse, samt revisjonsberetning for Hovedutvalgenes behandling legges fram i møtet Gratangen kommune, Side 4 av 19

5 Sak 17/09 Bjørnar Storeng rådmann Karl Fredrik Normann enhetsleder/rådgiver Side 5 av 19

6 Sak 18/09 SØKNAD OM OMGJØRING AV TEKNISK NÆRINGS VEDTAK OM OMDISPONERING AV AREAL GNR 60 BNR 42 I GRATANGEN - SAK 51/08 Saksbehandler: Torbjørn Johnsen Arkiv: G/BNR 60/42 Arkivsaksnr.: 08/1494 Saksnr.: Utvalg Møtedato 51/08 Teknisk, næring - og miljø /09 Formannskap Innstilling: Gratangen kommune innvilger ikke midlertidig reduksjon i vann- og kloakkavgiften ved omdisponering av areal i sokkelleiligheten på gnr 60 bnr 42 uten at endringen er gjennomført. Vedtak i sak 51/08 opprettholdes. En evt. reduksjon i vann-og kloakkavgift kan oppnås ved montering av vannmåler, det betales da for forbrukt vann og kloakk. Eieren må selv stå for montering av måler. Saksopplysninger: Søker: Lillian Nilsen, Sortebekken, 9470 GRATANGEN Søknaden er som følgende: Søknad til vedtak datert fra teknisk næring om omdisponering av areal for sokkelleilighet på bolig på gnr 60 bnr 42. Søker med dette om omgjøring av vedtaket til å gjelde midlertidig omdisponering av areal for sokkelleiligheten. Søknaden begrunnes med at det er svært vanskelig å få noen til å utføre ombyggingen i leiligheten. I tillegg har jeg for tiden ikke økonomi for kostnadene til ombyggingen. Tidligere behandling i saken i HU for teknisk, næring- og miljø den i sak 51/08 er som følgende: Den søker Lillian Nilsen om omdisponering av areal i boligen på eiendommen gnr. 60, bnr. 42 på Sortebekk i Gratangen. Arealet som søkes omdisponert er arealet som benyttes til sokkelleilighet i underetasjen og som nå skal benyttes til bod og kjellerlokaler. Boligen var oppført i 1982, og er godkjent med hovedleilighet og sokkelleilighet. Boligen har et bebygd areal på 103 m 2, og er bygd i 2 etasjer (Hovedetasje + sokkel) Bruksarealet er beregnet til 156 m 2 for hele boligen. Dette arealet fordeler seg med hhv. 57,4 m 2 for sokkelleiligheten og 100,5 m 2 for hovedleiligheta. Ettersom boligen er oppført og tatt i bruk før , skal byggets areal beregnes etter rundskriv, Bygg nr.342 av 15.desember (Bygg oppført etter skal beregnes etter NS 3940) I søknaden om omdisponering fremgår det at sokkelleiligheta søkes omdisponert til bod/kjellerareal tilhørende hovedleiligheta. I samtaler med søker er det også fremkommet at det skal planlegges og omgjøres til garasje for hovedleiligheten. Ettersom bygget nå får en vesentlig endring i arealbruken, vil det derfor være naturlig at også bruksarealet blir beregnet etter NS 3940, dvs at arealet som legges til grunn for avgiftsberegning blir beregnet på nytt, og nå etter NS Side 6 av 19

7 Sak 18/09 Her er det bruksareal til bolig som legges til grunn for arealet, dvs alt areal innenfor omsluttende vegger som benyttes til boligformål. For angjeldende bolig er dette hele hovedetasjen med et bruksareal på 100,5 m 2 og med tillegg av vindfang, hall/trapp og Wc i sokkeletasjen med et bruksareal på 15,3 m 2 Dette gir et netto bruksareal i gjenstående del av boligen på 115,8 m2 etter bruk av NS Gratangen kommunes betalingsregulativ forvann og avløpsavgifter fastsetter et minimumsareal på 120 m 2. Dette medfører at beregningsarealet, etter at sokkelleiligheten er sanert og godkjent av kommunen som utført, kan settes til 120 m 2 Grunnlaget for kommunale avgifter vil etter dette bli redusert til rundt 100 m 2, som er under minimumsarealet som er 120 m 2 Fra møtet i Teknisk, næring - og miljø den , saksnr 51/08. De underrettes herved om at det er fattet følgende vedtak: Søknad fra Lillian Nilsen og omdisponering av sokkelleilighet i boligen på gnr. 60, bnr.42 til kjeller på Sortebekk godkjennes. Bruksarealet for boligen endres etter dette fra 157 m 2 beregnet etter rundskriv Bygg nr 342, til 115,8 m 2 beregnet etter NS Areal for beregning av vann- og kloakkavgift settes til minimumsareal 120 m 2. Reduksjonen av bruksareal og grunnlagsareal for beregning av avgifter iverksettes først etter at eier har foretatt den nødvendige endringen av bruksarealet og at arbeidet er kontrollert og godkjent av kommunen. Teknisk etat tilrådes ikke midlertidig reduksjon i vann- og kloakkavgiften ved omdisponering av areal i sokkelleiligheten uten at endringen er gjennomført. Vedtak i sak 51/08 opprettholdes. En evt. reduksjon i vann-og kloakkavgift kan oppnås ved montering av vannmåler, det betales da for forbrukt vann. Eieren må selv stå for montering av måler. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Gratangen kommune, Katrine Lereggen rådmann Torbjørn Johnsen fagkonsulent Side 7 av 19

8 Sak 19/09 VEDR. - KJØP ANDEL AV KOMMUNENS AKSJER I GMI Saksbehandler: BJØRNAR STORENG Arkiv: 255 Arkivsaksnr.: 08/429 Unntatt offentlig ofl 5a Ofl 5a Saksnr.: Utvalg Møtedato 19/09 Formannskap Innstilling: Gratangen ønsker ikke å selge sine aksjer i Gratangen Mekaniske Industri AS. Saksopplysninger I brev av 10. mars 2008 til ordføreren i Gratangen kommune ber Ingulf Frantzen om å få kjøpe Gratangen kommunes aksjer i Gratangen Mekaniske Industri as. Gratangen kommune har i dag en aksjepost på 39.05% (205 av 525 aksjer). Frantzen har som intensjon å eie minimum 51% av aksjene i GMI. Frantzen har i dag en aksjepost tilsvarende 45,7%. I henhold til selskapets vedtekter 9 har nåværende aksjonærer forkjøpsrett ved evt. salg av aksjer. Rådmannens vurdering Rådmannen har bedt Økonor om en verdivurdering av selskapet. Av denne fremgår det at selskapet pr hadde en bokført egenkapital på kr. 3.9 millioner. I tillegg har selskapet et resultat før skatt på kr. 1.5 millioner. Dette er forhold somgjør at en kan anta at selskapets virkelige verdi ligger godt over det som er selskapets aksjekapital (tilvarende aksjer til pålydende). Resultatet pr er ennå ikke helt klart, men rådmannen har fått opplyst fra selskapets ledelse at resultatet er ca under 2007 nivået. Dette betyr at selskapet fortsatt tjener penger. Gratangen kommune har som nevnt i dag en aksjepost i GMI på 39.05% Dette innebærer at vi har såkalt negativt flertall i selskapet. Negativt flertall er viktig for å hindre et evt. ønske om vedtektsendringer som ikke kommunen ser seg tjent med. Som eksempel kan det nevnes at i vedtektenes 2 fremgår det at selskapets forretningskontor skal være i Gratangen. Rent hypotetisk kan det tenkes en situasjon der en eller flere aksjonærer ønsker å flytte produksjonen ut av kommunen. Dette vil da kreve vedtektsendring, noe som kommunen i en gitt situasjon kan hindre med sitt negative flertall. Det er positivt at Frantzen, som selskapets største aksjonær, har så stor tro på selskapet at han ønsker å kjøpe kommunens aksjer. Imidlertid fremgår det av mine kommentarer ovenfor at jeg tror det er strategisk riktig av kommunen å beholde sin aksjepost, alternativt selge inntil 3% av aksjene, slik at vi fortsatt har 1/3 av aksjene, noe som da gir kommunen et fortsatt negativt flertall. Rådmannen vil presisere at jeg har ingen grunn til å trekke i tvil motivene til Ingulf Frantzen. Mine betraktninger er av rent prinsipiell karakter Side 8 av 19

9 found/error: Reference source not found Sak Error: Reference source not Dersom kommunestyret kommer til at kommunen bør selge aksjene, gjenstår da spørsmålet om pris. Pari kurs var kr pr. aksje. Ved evt. salg vil man nok måtte forhandle om pris Hvis vi tar utgangspunkt i at selskapets eiendeler kan selges til bokførte verdier, vil dette medføre at selskapets egenkapital på kr ,81 (pr ), fordeles på selskapets 525 aksjer. Dette gir en verdi pr. aksje på kr Kommunens 205 akser vil da utgjøre en verdi på kr. 1.5 millioner. I tilegg kommer fremtidig inntjening samt opptjent overskudd i Jeg vil imidlertid anta at kommunens engasjement i selskapet er av strategisk karakter, slik at man ikke lar seg blende av kortsiktig økonomisk gevinst. På bakgrunn av ovenstående vil jeg tilrå at saken fremmes med slik innstiling Gratangen kommune ønsker ikke å selge sin aksjepost i Gratangen Mekaniske Industri as. Som vedlegg til saken følger: Vedl. 1. Brev av 10. mars 2008 fra Ingulf Frantzen til Gratangen komune. 2. Vedtekter for Gratangen Mekaniske Industri AS. Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann Side 9 av 19

10 Sak 20/09 FRAMTIDIG SKOLESTRUKTUR I GRATANGEN KOMMUNE Saksbehandler: BJØRNAR STORENG Arkiv: A20 Arkivsaksnr.: 08/547 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/08 Hovedutvalg skole, oppvekst- og kultur /08 Formannskap /08 Kommunestyre /09 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: Gratangen kommunestyre endrer ordlyden i sitt vedtak i sak 30/08 Rehabilitering skolebygg og svømmehall i Gratangen kommune, punktene 1 og5. Ny ordlyd blir slik: Pkt. 1. På bakgrunn av vedtak i Gratange kommunestyre i sak 21/08 vedtar kommunestyret en gjennoføring av rehabilitering av Nord-Gratangen skole, Gratangsbotn skole, og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med skole og SFO på Nord-Gratangen skole i følgende faser: 1. Fase 1 Bygningsmessig tilstandsrapport og pedagogisk kartlegging. 2. Fase 2 Skisseprosjekt 3. Fase 3 Forprosjekt 4. Fase 4 Prosjektering 5. Fase 5 Utførelse 6. Fase 6 Overlevering Pkt. 5. Kommunestyret vedtar at organisering av prosjektet Utredning av skolestruktur i Gratangen kommune videreføres i forbindelse med gjennomføringen av rehabilitering av skolebyggene, og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med Nord-Gratangen skole. Behandling/vedtak i Formannskap den sak 9/08 Behandling: Vedtak: Behandling/vedtak i Kommunestyre den sak 22/08 Behandling: Vedtak: 1 Mottatte høringsuttalelser i forbindelse med arbeidsrapport fase 3 Mulighetsanalyse og forstudie i utredning om framtidig skolestruktur i Gratangen tas til orientering. 2 Kommunestyret vedtar å videreføre dagens skolestruktur. Side 10 av 19

11 Sak 20/09 3 Rådmannen bes fremlegge en sak vedrørende utredning av ulike alternative løsninger for rehabilitering av begge skolene, innenfor en total kostnadsramme på kr millioner. 4 Myrlandshaugen barnehage samlokaliseres med skole og SFO på Nord-Gratangen skole 1. På bakgrunn av mottatte høringsuttalelser i forbindelse med Arbeidsrapport fase 3 - Mulighetsanalyse og forstudie i utredning om framtidig skolestruktur i Gratangen vedtar kommunestyret følgende: Høringsuttalelse fra Utdanningsforbundet Gratangen tas til etteretning. Høringsuttalelse fra Gratangsbotn skole v/rektor tas til etteretning. Høringsuttalelse fra Foreldrerådet ved Gratangsbotn barnehage tas til etterettning. Høringsuttalelse fra Ungdomstrinnet ved Gratangsbotn skole tas til etteretning. Høringsuttalelse fra det pedagogisk personale ved Nord-Gratangen skole tas til etteretning. Høringsuttalelse fra Samarbeidsutvalget ved Nord-Gratangen skole tas til etteretning. Høringsuttalelse fra FAU ved Nord-Gratangen skole tas til orientering. Høringsuttalelse fra Fagforbundet Gratangen, avd 541 tas til orientering. 2. Kommunestyret vedtar fremlagt forslag til framtidig skolestruktur for Gratangen kommune som anbefalt i Arbeidsrapport 3 - Mulighetsanalyse/forstudie og mottatte høringsmerknader ved at det etableres en ny felles skole på Årstein for alle alderstrinn i Gratangen. 3. Kommunestyret vedtar fremlagt forslag til en midlertidig løsning frem til ny skolestruktur er klar til bruk som anbefalt i Arbeidsrapport 3 og mottatte høringsmerknader ved at de to ungdomsskolene slås sammen og lokaliseres til Nord-Gratangen skole fra og med skoleåret 2008/ Kommunestyret vedtar å gjennomføre et skisseprosjekt (fase 4) i henhold til tidligere vedtatte framdriftsplan i sak 0032/06. Skisseprosjektet gjennomføres innenfor en kostnadsramme på kr ,- ekskl. mva. Kommunestyret vedtar i denne forbindelse følgende budsjettendring: Konto Ansvar Budsjett før endring Endring Budsjett etter endring , , ,- Endringen, kr ,- finansieres ved låneopptak. Endringen får følgende konsekvenser for økonomiplanen og innarbeides i denne: Saldo ØK-plan , ,- skole Endring , ,- Ny saldo ØKplan skole , ,- Side 11 av 19

12 Sak 20/09 5. Rådmannen bemyndiges til å engasjere nødvendig bistand innenfor de vedtatte budsjettrammer, og bes framlegge rapport fra fase 4 - Skisseprosjekt for kommunestyret 1. kvartal Gratangen kommunestyre vedtok i sak 22/08 Framtidig skolestruktur i Gratangen kommune følgende: 1. Mottatte høringsuttalelser i forbindelse med arebdierapport fase 3 Mulighetsanalyse og forstudie i utrerning om framtidig skolestruktur i Gratangen tas til orirngering. 2. Kommunestyret vedtar å viderføre dagens skolestruktur. 3. Rådmannen bes fremlegge en sak vedrørende utredning av alternative løsninger for rehabilitering av begge skolene, innenfor en total kostnadsramme på kr millioner. 4. Myrlandshaugen barnehage samlokaliseres med skole og SFO på Nord-Gratangen skole. I etterkant av dette vedtaket ble det så fremmet en ny sak for kommunestyret den , sak 30/08 hvor forslag til gjennomføring og fremdrift ble redegjort for. Det ble vedtatt en gjennomføring av rehabiliteringen i 5 faser, hvora fase 1 er en teknisk og pedagogisk gjennomgang og evaluering av bygningsmassen med prising og forslag til prioritering. I kommunestyrets vedtak av fremgår det imidlertid i punktene 1 og 3 at også svømmebassenget ved Nord-Gratangen skole skal rehabiliteres. Jeg antar at dette må bero på en misforståelse. Ut fra hva jeg har forstått, var det aldri meningen at svømmebassenget skulle rehabiliteres i denne omgang, men at man skulle få en tilstandsrapport på bassenget, samtidig med at det ble utarbeidet tilstandsrapport for de to skolene. Ut fra hva vi vet nå, vil det koste minst 5 millioner kr å rehabilitere bassenget. Av hensyn til den videre prosess er rådmannen avhengig av at kommunestyret gir en fortolkning av sitt vedtak av slik at det ikke hersker noen tvil om hva som gjelder. Jeg vil sterkt tilrå at kommunestyret opprettholder sitt opprinnelige vedtak av mai -08 om at rammen på kr mill. kun skal anvendes på skolebyggene. Hva angår de ulike alternativer for rehabilitering, har rådmannen gitt Norconsult i oppdrag å utrede hva som kan gjennomføres med utgangspunkt i følgende 3 alternativer: 1. En rehabilitering av skolebyggene med en fordeling på henholdsvis kr. 15 millioner på Nord-Gratangen skole og kr. 15 millioner på Gratangsbotn skole. 2. En rehabilitering av skolebyggene med en fordeling på henholdsvis kr. 20 millioner på Gratangsbotn skole og kr. 10 millioner på Nord-Gratangen skole. 3. En rehabiliering av skolebyggene med en frodeling på henholdsvis kr. 20 millioner på Nord-Gratangen skole og kr. 10 millioner på Gratangsbotn skole. Når denne utredningen er ferdigstilt vil rådmannen komme med en tilrådning til kommunestyret om valg av alternativer. Rådmannens tilråding På bakgrunn av ovenstående vil tilrår rådmannen at kommunestyret endrer ordlyden i sitt vedtak i sak 30/08, punktene 1 og 5 slik at ny ordlyd blir slik: Pkt. 1. Side 12 av 19

13 Sak 20/09 På bakgrunn av vedtak i Gratange kommunestyre i sak 21/08 vedtar kommunestyret en gjennoføring av rehabilitering av Nord-Gratangen skole, Gratangsbotn skole, og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med skole og SFO på Nord-Gratangen skole i følgende faser: 7. Fase 1 Bygningsmessig tilstandsrapport og pedagogisk kartlegging. 8. Fase 2 Skisseprosjekt 9. Fase 3 Forprosjekt 10. Fase 4 Prosjektering 11. Fase 5 Utførelse 12. Fase 6 Overlevering Pkt.5. Kommunestyret vedtar at organisering av prosjektet Utredning av skolestruktur i Gratangen kommune videreføres i forbindelse med gjennomføringen av rehabilitering av skolebyggene, og samlokalisering av Myrlandshaugen barnehage med Nord-Gratangen skole. Side 13 av 19

14 Sak 21/09 ØKT BEMANNING OG ENDRET KOSTNADSFORDELING ASTAFJORD BARNEVERN Saksbehandler: BJØRNAR STORENG Arkiv: F40 Arkivsaksnr.: 09/767 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/09 Formannskap / Kommunestyre Innstilling: 1. Likelydende innstilling fremmes for kommunestyrene i Gratangen, Lavangen og Salangen. Dette vedtakets gyldighet forutsetter likelydende vedtak i samtlige tre kommuner, jf. samarbeidsavtalen pkt Bemanningen i Astafjord barneverntjeneste økes med 2 årsverk (fra 440 % til 640 %) fram til Økningen skjer gjennom prosjekt og/eller midlertidig tilsetting. 3. Kostnadsfordelingen for den totale felles barnevernstjenesten (bemanning 640 %) skal i 2009 gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune, jf. prinsippet som er lagt til grunn i prosjektbeskrivelsen side F.o.m. driftsåret 2010 vedtas en kostnadsfordeling 30/70, slik at 30 % av brutto driftskostnader (eksl. utgifter til tiltak) fordeles flatt og 70 % fordeles i henhold til antall innbyggere mellom 0-19 år. Saksopplysninger: Sakens dokumenter: 1. Vedtak i sak 16/09 fra Kommunestyret i Salangen datert Referat fra møte i styringsgruppa K4 datert Brev datert fra administrasjonssjefen i Salangen kommune til rådmenn i Lavangen og Gratangen kommune Tilleggsbevilgning Astafjord barneverntjeneste 4. Diverse tabeller utarbeidet av fylkesmannen på bakgrunn av kommunenes halvårsrapporter for perioden Styringsdokumenter for barneverntjenesten i K 4 samarbeidet (ikke vedlagt) Sakens fakta: Kommunestyret i Salangen behandlet saken i møte i sak 16/09. Følgende vedtak ble enstemmig fattet: 1. På bakgrunn av referat fra møte i styringsgruppa for K4 samarbeidet sak 1, datert utsettes saken til kommunestyrets junimøte. 2. Kommunestyret forutsetter imidlertid at realitetene bak innstilling fra formannskapet mht kostnadsfordeling ligger fast. 3. Skulle en ikke komme fram til felles saksframlegg til de tre kommunene basert på referatsak 1 fra møte i styringsgruppa , sies avtalen opp fra Side 14 av 19

15 Sak 21/09 Astafjord barneverntjeneste ble etablert et interkommunalt samarbeid etter den administrative vertskommunemodellen (kommuneloven 28 b) mellom kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen. Bakgrunn for tjenestens bemanning var kommunenes ressursinnsats på området iht regnskap 2005 og budsjett 2006, jf. prosjektbeskrivelsen Det vises til fylkesmannens møte med Astafjord barneverntjeneste Møtet var kommet i stand etter initiativ fra Fylkesmannen i Troms som over tid har bekymret seg for situasjonen i barnevernet hovedsakelig knyttet til en stor økning i antall saker, bemanningssituasjon, kompleksitet i sakene, høyt antall barn utenfor hjemmet sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner m.m. Ved oppstart av samarbeidet var bemanningen basert på ressursbruk i henhold til regnskap 2005/budsjett 2006, jf. prosjektbeskrivelsen side 10: Lavangen 80 % Gratangen 70 % Salangen 290 % Sum stillingsprosent 440 % For å fange opp eventuelle endringer i fordeling av ressursinnsatsen i den felles tjenesten, ble det bestemt at det skulle føres timeregnskap som viser den faktiske innsats i deltagerkommunene, jf. samarbeidsavtalen pkt Den faktiske ressursinnsatsen i Astafjord barneverntjeneste har i 2008 vært slik: Lavangen 191,4 % Gratangen 108,4 % Salangen 140,2 % Sum stillingsprosent 440,0 % Erfaringer fra første driftsår i Astafjord barneverntjeneste viser at ressursinnsatsen avviker betydelig fra kommunenes historiske ressursinnsats (regnskap 2005/budsjett 2006). Avviket mellom kommunenes ressursinnsats (iht regnskap 2005/budsjett 2006) og faktisk ressursbruk i 2008 kan fremstilles slik: Kommunenes historiske ressursinnsats Faktisk ressursbruk 2008 Andel av totale driftskostnader kr (eksl. anskaffelser) iht fordelingsnøkkel Stillingspst. Andel Stillingspst. Andel Kroner Andel Salangen 290 % 65,9 % 140,2 % 31,9 % ,2 % Lavangen 80 % 18,2 % 191,4 % 43,5 % ,0 % Gratangen 70 % 15,9 % 108,4 % 24,6 % ,8 % Totalt 440 % 100,0 % 440 % 100,0 % % Som det fremgår av tabellen overfor, fremstår kostnadsfordelingen som svært avvikende i forhold til det som var grunnlaget i styringsdokumentene. Utsikter for 2009 for de enkelte Side 15 av 19

16 Sak 21/09 deltagerkommunene viser at det vil være samme arbeidsmengede med lovpålagte oppgaver som Det fremstår derfor som rimelig å undergi kostnadsfordelingen en nærmere vurdering etter 1,5 års drift i tjenesten. Ressursbruken i tjenesten første driftsår har gjort at vertskommunen har fått en tjeneste med vesentlig lavere kapasitet, og vertskommunens kostnader er naturlig nok også redusert som følge av dette. Salangen kommune gikk inn med 2,9 årsverk, mens det bare har vært en faktisk ressursbruk på ca 1,4 årsverk knyttet til Salangen. Dette oppleves som uholdbart fra vertskommunens side. Det er altså ikke totalkostnadene som bekymrer, men det faktum at vertskommunen forholdsmessig betaler dyrt for en kvalitetsmessig redusert tjeneste. Det er forskjellig ordlyd i de tre styringsdokumentene når det gjelder fordeling av brutto driftsutgifter henholdsvis saksfremlegg, prosjektbeskrivelse og samarbeidsavtale. Det er også forskjellig ordlyd knyttet til hvilket tidspunkt som skal danne grunnlag for fordeling av brutto driftsutgifter. Mens samarbeidsavtalen tar utgangspunkt i regnskap 2005 og budsjett 2006, tar saksfremlegget utgangspunkt i regnskap 2006 og budsjett I saksfremlegget side 4 fremgår følgende: Styringsgruppa følger forslaget om at brutto driftsutgifter fordeles slik kommunenes historiske rammer fordeler seg mellom kommunene og foreslår at regnskap 2006 og budsjett 2007 legges til grunn ved beregning av fordelingsnøkkelen. For å fange opp eventuelle endringer i fordeling av ressursinnsats i den felles tjenesten føres det timeregnskap. I samarbeidsavtalen fremgår følgende under pkt. 4.3: Driftsutgiftene for Barneverntjenesten fordeles etter samme innbydes forhold som kommunenes nåværende innsats i barnverntjenesten. Regnskap 2005 og budsjett 2006 legges til grunn. Det føres timeregnskap som viser den felles barneverntjenestens faktiske innsats i deltagerkommunene. Dersom ressursbruken i den kommunen som har høyest ressursinnsats, avviker med mer enn 5 % skal 50 % av den samlede ressursinnsatsen fordeles etter timeforbruk. Når ordlyden i dokumentene spriker slik de gjør i dette tilfellet, må det foretas en tolkning og utfylling av avtalen. I tillegg er det forhold som styringsdokumentene ikke regulerer herunder kostnadsfordeling ved en bemanningsøkning. Samarbeidsavtalen regulerer avvik over 5 % (samarbeidsavtalen pkt. 4.3). Astafjord barneverntjeneste har opplevd et avvik i den faktisk ressursbruken på over 100 % i 2008 og det ligger an til lik ressursbruk i Samarbeidsavtalen kan ikke sies å ta høyde for avvik i en slik størrelsesorden som det man har opplevd innen Astafjord barneverntjeneste. Det er på denne bakgrunn hensiktsmessig å se hen til ordlyden i prosjektbeskrivelsen side 12: Kommunene har svært ulik ressursbruk i barnevernssektoren sett i forhold til folketall og andre nøytrale kriterier som det vanlig å fordele kostnader etter i slike samarbeid. Vi må gå ut fra at ressursinnsatsen i den enkelte kommune er bevisst valgt. Kostnadsfordelingen i den felles barnevernstjenesten må i oppbyggingsperioden gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune. Så langt det er mulig må ressursinnsatsen i den enkelte kommune være styrbar. Det burde i utgangspunktet være mulig for en kommune å velge nivået på ressursinnsats i egen kommune. Vi vet at dette er vanskelig ettersom innsatsen må rettes dit behovet er til stede. Vi foreslår derfor at det legges til grunn et timebasert fordelingsregime. Side 16 av 19

17 Sak 21/09 Det føres timelister for hver fagansatt som viser hvilke kommuner arbeidet er rettet mot. Når det er høstet mer erfaring med samarbeidet i den felles barnevernstjenesten, kan andre og enklere fordelingskriterier vurderes lagt til grunn. Det forutsettes at kostnadsfordelingen i den felles barnevernstjenesten i oppbyggingsperioden skal gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune (uthevet med fet skrift i teksten ovenfor). Det økonomiske oppgjøret i K4 samarbeidet ble diskutert i møte i styringsgruppa (der rådmann/administrasjonssjef er representert). I referat fra dette møtet fremgår følgende: 4 Økonomisk oppgjør på de ulike områdene Vertskommunen anskaffer og får refundert avskrivninger med tillegg av rente etter gjeldende praksis på dette området. Fordeling 40/60 kjøres som gjennomgående fordeling mellom fast og variabel. På denne bakgrunn tok man utgangspunkt i en kostnadsfordeling der 40 % av kostnadene ble fordelt flatt og 60 % etter folketall samme kostnadsfordeling som innenfor lønn/regnskap, skatt/innfordring og kart/oppmåling. Denne forståelsen kom videre til uttrykk i e-post datert fra leder i styringsgruppen for K4 samarbeidet (rådmann i Lavangen): Våre avtaler (K4 samarbeidet) har en fordeling som uten unntak bygger på en 40 % andel likt fordelt og resterende 60 % folketallsfordelt. I samtaler med samarbeidskommuner fikk vi informasjon om at andre regioner løser finansieringen av interkommunale samarbeid basert på rene folketallsmodeller. Den løsningen vi har valgt går klart i disfavør av de minste kommunene. En kostnadsfordeling 40/60 av brutto driftsutgifter var styrende for drift av Astafjord barneverntjeneste i hele 2008 frem til møte i styringsgruppen K4 den På dette møtet ble kostnadsfordelingen på nytt tatt opp som et tema, på bakgrunn av revisjonens signaler om at styringsgruppa ikke kunne bestemme en annen kostnadsfordeling enn hva som var vedtatt av kommunestyrene i samarbeidskommunene. Revisjonen hevdet videre at samarbeidsavtalen måtte anses som det juridisk bindende styringsdokument. På denne bakgrunn valgte styringsgruppa en midlertidig løsning. På møtet ble kostnadsfordelingen diskutert og styringsgruppa forutsatte at Salangen som vertskommune fremmet sak om tilleggsbevilling over nyttår, ved inngangen til I referatet fra møtet i styringsgruppa fremgår følgende med hensyn til kostnadsfordeling: For 2008 ble følgende ble vedtatt for barnevern: For barnevern: 50 % av kostnadene fordeles etter ressursinnsats basert på regnskap 2005 og budsjett De resterende 50 % fordeles slik det er beskrevet i samarbeidsavtalen for barnevern på grunn av mer enn 5 % avvik i forhold til ressursinnsats. For budsjett barnevern 2009 ble følgende vedtatt: 50 % fordeles etter regnskap 2005 og budsjett 2006, 50 % fordeles etter registrert forbruk 2008 som pr nå er den beste indikator om forbruk i Administrasjonssjefens vurderinger: Side 17 av 19

18 Sak 21/09 I følge nyhetsoppslag i inneværende år, har det i tolv av landets fylker vært en dramatisk økning i tallet på barn som barnevernet skal ta seg av, men det er likevel ikke blitt flere ansatte i barneverntjenesten. Barne- og likestillingsministeren har nylig kommet med signaler om at hun vil vurdere ulike tiltak for å bedre situasjonen. Situasjonen i Astafjord barneverntjeneste er altså i samsvar med en nasjonal tendens. Erfaringsmessig ser man at det er naturlig med en kostnadsvekst ved etablering av interkommunalt samarbeid på barnevernområdet. Det er selvsagt flere og sammensatte årsaker til dette. Et større og mer robust fagmiljø bidrar blant annet til en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne, aktiv forebyggende innsats, bedre kompetanse og samarbeid med hjelpeinstanser, habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen og rask og effektiv saksbehandling med andre ord et velfungerende oppegående barnevern. Denne tendensen har også gjort seg gjeldende ved etableringen av Astafjord barneverntjeneste. Det har vært en svært stor økning i antall meldinger i Lavangen og en noe mindre økning i Gratangen. Det vises til brev datert fra administrasjonssjefen i Salangen for nærmere redegjørelse i denne sammenheng. Styringsgruppa K4 har i sitt møte blitt enige om å øke bemanningen i Astafjord barneverntjeneste med 2 årsverk. 40 % av kostnadsøkningen var i utgangspunktet tenkt fordelt i henhold til faktisk ressursbruk driftsåret 2008, og 60 % i henhold til ressursinnsats i Det tilrås videre at bemanningsøkningen på 2 årsverk lyses ut som prosjekt og/eller midlertidige stillinger, med mulighet for fast tilsetting. Begrunnelse for midlertidig tilsetting er at innsatsen må økes midlertidig for å håndtere et betydelig etterslep i tjenesten. Etter hvert vil vi kunne se effekten av lavterskel barnevern, samt høste erfaring i forhold til hvorvidt økningen i antall meldinger er et vedvarende behov eller om dette er en periodevis økning. Fra fagmiljøet fremheves det at det er lite som tyder på at våre kommuner skiller seg noe nevneverdig fra hverandre på dette tjenesteområdet. Ressursinnsatsen vil naturlig nok kunne variere fra et år til et annet, men en kostnadsfordeling som tar utgangspunkt i antall innbyggere mellom 0-18 år, vil være et godt grunnlag for en permanent kostnadsfordeling. Dette forutsettes også i styringsdokumentene, jf. prosjektbeskrivelsen der følgende fremgår: Når det er høstet mer erfaring med samarbeidet i den felles barnevernstjenesten, kan andre og enklere fordelingskriterier vurderes lagt til grunn. Det er meget viktig at samarbeidskommunene kommer til enighet om en kostnadsfordeling som over tid fremstår som riktig og hensiktsmessig. I 2009 bør det tas utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen (s.12), der det forutsettes at kostnadsfordelingen i oppbyggingsperioden skal gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune. Slik kostnadsfordelingen for felles barnevern er pr. i dag, er den forholdsvis komplisert og vanskelig å forstå. Her er elementer av både historisk ressursinnsats i deltagerkommunene (regnskap 2005/budsjett 2006), faktisk ressursinnsats, grunnbemanning 440 % samt økt bemanning 200 %. Det er på høy tid å finne fram til en enklere måte å fordele kostnadene på noe som vil komme samtlige kommuner til gode gjennom større grad av forutsigbarhet. Side 18 av 19

19 Sak 21/09 På dette grunnlag tilrås det at samarbeidskommunene vedtaren kostnadsfordeling som tar utgangspunkt i antall innbyggere mellom 0-19 år, da dette utgjør den primære målgruppen for barnevernet og således fremstår som et bedre utgangspunkt enn folketall alene. Det tilrås at kostnadsfordelingen i 2009 gjenspeiler faktiske ressursbruk i den enkelte kommune, jf. prinsippet som er lagt til grunn i prosjektbeskrivelsen side 12. Etter to års drift ( ) bør man derimot ha tilstrekkelig erfaring til å vedta enklere fordelingskriterier. F.o.m. driftsåret 2010 vedtar deltagerkommunene en kostnadsfordeling 30/70 der 30 % av brutto driftskostnader fordeles flatt og 70 % i henhold til antall innbyggere mellom 0-19 år. I henhold til samarbeidsavtalen pkt. 6.2 kan avtalen endres dersom krav om dette fremsettes av minst en av deltakerkommunene i samarbeidet. Eventuelle endringer krever godkjenning i alle kommunenes kommunestyrer. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Feil! Fant ikke referansekilden. Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann Side 19 av 19