Innkalling til Årsmøtet 2017

Transkript

1 Innkalling til Årsmøtet 2017 Sted: Kantina på Røyslimoen skole. Dato 27 april, Kl Sak 01/17 Valg av møteleder, referent, tellekomite og 2 stk til å signere årsmøteprotokollen. Sak 02/17 Godkjenne innkallingen. Sak 03/17 Behandling av årsmelding. Sak 04/17 Revidert regnskap og årsregnskap (se vedlegg). Sak 05/17 Fastsettelse av styregodtgjørelse. i. Forslag om økning av godtgjørelse til kr 5000,- til styremedlemmer og kr 7000,- til styreleder. ii. Forslag om å godtgjøre revisor med kr 1000,- Sak 06/17 Budsjett (se vedlegg). Sak 07/17 Saker fra styret. i. Vårdugnad tirsdag 09.mai.2017 ii. Parkering inn i vedtekter. iii. Endre 13 i vedtektene og parkering inn i ordensregler. iv. Tilføyels til eksisterende vedtekter 7 Styrets oppgaver. Sak 08/17 Elbil lading (se vedlegg) i. Ladbar motorvogn inn i vedtekter. ii. Ladbar motorvogn inn i ordensregler. Sak 09/17 Valg av styre. Sektor A: Agneta Drake (ikke på valg) Sektor B: Ron Stangvik (ikke på valg) Sektor C: Ny for 2 år Sektor D: Maria Melbye Aanes (ikke på valg) Sak 10/17 Valg av revisor. Forslag til revisor: Anne Haneborg Med vennlig hilsen Styret 1

2 Sak 03/17: Årsmelding for Blåklokkevegen Huseierlag II fra april 2016 til april Sittende styre: Sektor A: Agneta Drake Sektor B: Ron Stangvik Sektor C: Wenche Dragon Lund Sektor D: Maria Aanes 2. Har holdt 7 styremøter, vi i styret har også kommunisert via mail. 3. Vi har holdt 1 årsmøte og 1 ekstraordinært årsmøte. 4. Det er blitt opprettet egen webside og egen mailadresse for huseierlaget i denne perioden. Der legges det ut informasjon, samt at det ligger en del oppsamlet gammel informasjon der. Mail: Mail: styret@blåklokkevegen.no 5. I løpet av sommer og høsten er lekeplassen i sektor A blitt oppgradert. 6. Det har vært avholdt 2 dugnader, der det ble malt litt på fellesarealet og det er blitt utført oppgradering av trappen som går fra parkeringen (øvre del) til sektor B. I løpet av året er også broen i sektor D blitt pusset og beiset. 2

3 7. Det har også vært kontakt med Glør ang innhenting av tilbud til annen søppelhåndtering i sektor D. Det viste seg at sektor D var for liten til å få en slik søppelhåndtering. Her avventer vi fremdeles på et pristilbud fra Glør, men da må det være flere sektorer som ønsker å bli med på dette prosjektet. Slik at det blir nok husstander. 8. Det kan se ut til at brøyting og strøing har fungert bedre i år enn tidligere. Beboere i huseierlaget har vært flinke til å flytte bilene sine ved forventet snøfall. Vi kjenner til et tilfelle i sektor A at strøing ikke ble utført grunnet parkerte biler. 9. I løpet av høsten fikk vi kjørt tilsyn på huseierlaget sine lekeplasser. Vi fikk avvik på alle våre huskestativer og sklie. Dette er noe som må tas tak i på dugnaden slik at vi får i orden dette. Alle lekehus, vippe og sandkasse ble godkjent. 10. Vi har også vært i kontakt med elektrikerfirma i forhold til ladning av elbil i fellesgarasjene våre for å få utredet dette. Nå viser det seg at en av våre beboere har gjort en glimrende jobb der, dette betyr at styret avsluttet sitt arbeid på dette. 11. Vedlikehold av den nedre garasjen er blitt utført og det er blitt satt inn 4 vindussprosser der nå, tidligere var det bare 3 vindussprosser. Snøen kom rett etter at dette ble gjort, slik at det ligger igjen litt plankerester som må kjøres vekk under dugnaden. Vi ser at det igjen er noen som har spikret opp plastikk over de nye vindusplankene, vi håper at de som har gjort dette kan fjerne dette. Da det blir liggende vann og fukt i vindusplankene som gjør at det råtner opp. 3

4 Sak 04/17: Revidert regnskap. Anne Haneborg Blåklokkeveien 52 Blåklokkeveien Huseierlag II Lillehammer, REVISJON AV REGNSKAPET FOR ÅRET 2016 Undertegnede har revidert regnskapet for året 2016 Regnskapet er ført av Aktiv Økonomistyring v/knut Bjarne Rørvik. Regnskapet er ført på en profesjonell måte og det foreligger hovedbok med tilhørende rapporter, resultat og balanse regnskap. Undertegnede har gjennomgått de fakturaene som foreligger elektronisk, og sett at disse stemmer mot regnskapet og bevegelsene på bankkonto. Tilsvarende er utgiftspostene i hovedbok gjennomgått. Ellers har undertegnede ingen ytterligere kommentarer. Regnskapet er i samsvar med de inntekter og utgifter som foreligger. Anne Haneborg Som Revisor 4

5 Sak: 07/17 ii.forslag til nye vedtekter. Parkering i sektorveiene foreslås lagt til i vedtektene. Hensikten med dette er å ha forutsigbarhet over tid for beboerne, også ved kjøp og salg av leiligheter. Intensjonen er at alle skal kunne parkere en bil i nærheten av egen bolig, enten på egen eiendom eller på huseierlagets eiendom. Styret foreslår at vedtektene endret som følger: 17 Parkering i sektor B, C og D Enkelte husstander har vedtektsfestet bruksrett på inntegnede parkeringsplasser. Dette gjelder ikke for de som har egen oppstillingsplass på egen eiendom Parkering i sektor B. Kun en bil pr. husstand av normal størrelse (ca 5m x 2m) kan parkeres langs sektorvegene. Dette gjelder for husstand nr 34A, 36, 38, 40A, 42, 44, 48, 50 og 56. Resterende beboere har parkering på egen grunn. For 38, 40A, 42 og 44 skal tomgangsskjøring ikke forekomme. 5

6 17 2. Parkering i sektor C. Kun en bil pr. husstand av normal størrelse (ca5m x 2m) kan parkeres langs sektorvegene. Dette gjelder for husstand nr 71, 73, 79, 81 og 85, de resterende beboere har parkering på egen grunn Parkering i sektor D. Kun en bil pr. husstand av normal størrelse (ca 5m x 2m) kan parkeres langs sektorvegene. Dette gjelder for nr 69, og 65. 6

7 17-4 Fellesbestemmelser På vinterstid ved snøfall, må biler settes i garasjen eller på gjesteparkeringen slik at brøytebilen kommer forbi og får brøytet hele veien. På hentedager for søppel kan ikke biler stå parkert i svingen ved sektor B, C og D, samt bortover veien i sektor B. Henteplan for søppel kan du finne på På disse dager må bilene stå i garasjen eller på gjesteparkeringen. Parkering i sektorvegene må til enhver tid foretas med tanke på større kjøretøy som brannbil og søppelbil (3 m fri kjørebredde). Det må parkeres så tett inntil mur og veigrøfter som mulig, sommer som vinter. Dersom parkeringsbestemmelsene ikke overholdes kan kjøretøy bli borttauet på eiers regning Gjesteparkeringen. Gjesteparkering er prioritert til gjester. Beboere må bruke garasjeplass i perioder med mange besøkende. På gjesteparkeringen skal det ikke stå avskiltede biler eller tilhengere utover 6 mnd. uten styrets godkjennelse. 7

8 Sak: 07/17 iii. Forslag om endring av 13 i vedtektene. Dagens tekst: 13 Informasjonsplikt overfor kjøper Ved salg av bolig/ leilighet skal kjøper informeres om kjøpers plikter som medlem av huseierlaget og dokumentet «Vedtekter for Blåklokkevegen Huseierlag SA» skal overleveres kjøper ved salg. Endres til: 13 Informasjonsplikt overfor kjøper Ved salg av bolig/ leilighet skal kjøper informeres om kjøpers plikter som medlem av huseierlaget og dokumentene «Vedtekter for Blåklokkevegen Huseierlag SA» og «ordensregler» skal overleveres kjøper ved salg. Forslag om nye ordensregler: Ordensregler for Blåklokkevegen Huseierlag II 8 I. Bruk av motorkjøretøyer. a. Alle må vise hensyn og huske at det er 30km fartsgrense. b. Enkelte husstander har bruksrett på inntegnede parkeringsplasser. Dette gjelder ikke for de som har egen oppstillingsplass på egen eiendom. Eierskapet tilhører huseierlaget og bruksretten kan trekkes tilbake ved avstemming i årsmøte ved simpelt flertall. c. Kun en bil pr. husstand av normal størrelse (5m x 2m) kan parkeres langs sektorveiene d. Ingen gjester parkerer langs sektorveiene. Disse henvises til gjesteparkeringen. e. Gjesteparkering er forbeholdt gjester. Beboere må bruke garasjeplass i perioder med mange besøkende. f. På gjesteparkeringen skal det ikke stå avskiltede biler eller tilhengere utover 6 mnd. uten styrets godkjennelse. g. På vinterstid ved snøfall, må biler settes i garasjen eller på gjesteparkeringen slik at brøytebilen kommer forbi og får brøytet hele veien. h. På hentedager for søppel kan ikke biler stå parkert i svingen ved sektor B, C og D, samt bortover veien i sektor B. Henteplan for søppel kan du finne på På disse dager må bilene stå i garasjen eller på gjesteparkeringen. i. Parkering i sektorvegene må til enhver tid foretas med tanke på større kjøretøy som brannbil og søppelbil (3 m fri kjørebredde). Det må parkeres så tett inntil mur og veigrøfter som mulig, sommer som vinter.

9 j. Parkering i sektor B. Dette gjelder for husstand nr 34A, 36, 38, 40A, 42, 44, 48, 50 og 56. Resterende beboere har parkering på egen grunn. For 38, 40A, 42 og 44 gjelder noen ekstra regler om at tomgangskjøring ikke skal forekomme, etter ønske fra grunneiere. Etterkommes ikke denne, vil parkeringsrettigheten bortfalle med øyeblikkelig virkning. Parkering for husstand nr 52 er inntegnet etter dagens praksis (2017). Dette er kommunal grunn, så huseierlaget kan ikke gi bruksrett på denne. k. Parkering i sektor C. Dette gjelder for husstand nr 71, 73, 79, 81 og 85, de resterende beboere har parkering på egen grunn. 9

10 Parkering i sektor D. Kun en bil pr. husstand av normal størrelse (ca 5m x 2m) kan parkeres langs sektorvegene. Dette gjelder for nr 69, og 65. Sak 08/17 Elbil lading. Ladbar motorvogn inn i ordensregler. II. Retningslinjer for ladbar motorvogn i fellesgarasjene a. Elbiler og andre ladbare kjøretøy skal kun lades på dedikerte kurser dimensjonert for lading (ladepunkt) ved hver bileiers plass. Telleverk for kwh og forskriftsmessig påkrevd jordfeilvern type B skal være en del av dedikert ladekurs. i. Det er ønskelig at det installeres ladeboks med innebygd telleverk samt kontroll- og sikkerhetsfunksjoner i henhold til mode 3-standarden. I tilfelle en slik ladeboks av tekniske årsaker ikke kan brukes, skal alternativ lademetode godkjennes av styret. b. Styret skal underrettes ved installasjon av ladepunkt. i. For å sikre at installasjon og bruk av ladepunkt ikke utgjør noen risiko skal forespørsel om installasjon av ladepunkt gjøres til styret. c. Kostnader ved installasjon dekkes av den enkelte plassdisponent. d. Kostnader til strøm og vedlikehold dekkes av den den enkelte plassdisponent. i. Avleste kwh rapporteres kvartalsvis og vil faktureres sammen med felleskostnadene ii. Et lite beløp for å dekke vedlikehold faktureres kvartalsvis. Huseierlaget besørger selve vedlikeholdet. e. Eventuelle feil på ladeutstyr skal meldes styret så raskt som mulig. 10

11 III. IV. i. Huseierlaget vil besørge reparasjon eller utskifting av ladeutstyret dersom dette er nødvendig. Eventuelle skader forårsaket av plassdisponent eller andre han har gitt bruksrett for parkeringsplassen vil måtte dekkes av den enkelte. f. Dersom man ikke lenger ønsker å benytte ladepunktet, f.eks. fordi man skal flytte, eller om man ikke lenger har behov for den, skal ladeboks og annet utstyr frakobles på en sikker måte. i. Ferdig lagt kabling og installasjoner gjort i felles fordelerskap mm. skal forbli fysisk montert, men skal frakobles el-nettet på forsvarlig vis. ii. Ved flytting skal gammel plassdisponent rapportere til styret om hvorvidt ny plassdisponent overtar ladeboks og eventuelt annet utstyr tilknyttet ladepunktet. Bruk av fellesareal. a. Medlemmene av huseierlaget har bruksrett til veier, fellesarealer og lekeplasser. Hva som er fellesarealer går frem av vedlagt situasjonsplan. Fellesarealene har forskjellige funksjoner og skal bl.a. gi plass for gangstier/lekearealer og ledningstraseer. Det er andelshaverne som har ansvaret for å holde fellesområdene velstelte og i orden. Styret kan imidlertid ansette/engasjere personer eller firma til å ivareta noe av fellesoppgavene som gressklipping, snømåking, strøing o.l. Andelshaverne oppfordres til å delta på annonsert dugnad. Ro og orden. a. Det skal være alminnelig ro mellom kl og b. Motorisert redskap må ikke benyttes mellom kl på lørdag og på søndag. 11

12 iv.tilføyelse til eksisterende vedtekt 7 Styrets oppgaver. Forslag til tilføyelse i eksisterende vedtekter: Det sittende styret har funnet det vanskelig å ta standpunkt i forskjellige gamle saker, da de mangler papirer fra tidligere styreperioder. Vi ønsker å fremmes et forslag om at de kommende styrer i fremtiden skal få tidligere styredokumenter. Slik at det blir enklere å finne ut av hva som er inngått av avtaler og annen generell informasjon som kan ha interesse i forskjellige saker. Dette kan være pågående saker eller nye saker. Slike dokumenter tilhører huseierlaget og er på ingen måte privat eie. Forslag til forandring av eksisterende vedtekt: 7 Styrets oppgaver Styret skal lede virksomheten i samsvar med lov, vedtekter og årsmøtets vedtak. Styret kan ta alle avgjørelser som ikke i loven eller vedtektene er lagt til andre organer. De styremedlemmer som går ut av styret må videreformidle mapper/permer til påtroppende styremedlemmer. Slik at informasjonsflyten blir opprettholdt. Styreleder skal sørge for at styret holder møte så ofte som det trengs. Et styremedlem kan kreve at styret sammenkalles for å ta opp bestemte saker. Styret er beslutningsdyktig når 2 medlemmer er til stede. Over styrets forhandlinger føres protokoll. Styret kan ansette forretningsfører og sørger for forsvarlig regnskapsførsel. Årsmøtet velger en myndig person eller et firma, til å revidere regnskapet. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme. Styret utarbeider ordensregler. Ordensreglene må godkjennes av årsmøtet. Forslag til vedtak at setningen blir tatt inn i 7 Styrets oppgaver: De styremedlemmer som går ut av styret må videreformidle mapper/permer til påtroppende styremedlemmer. Slik at informasjonsflyten blir opprettholdt. Mvh Styret 12

13 Fullmaktsskjema Undertegnede gir fullmakt til å møte og avgi stemme på årsmøtet i Blåklokkevegen Huserierlag II SA. (Navn på den som får fullmakten) For husstand nr: Mvh 13