Møte 1/16 Innkalling med saksvedlegg til møtet i Fakultetsstyret ved NT-fakultetet

Transkript

1 1 av 1 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Møteinnkalling Til: Fakultetsstyret Kopi til: Dekanat Om: Fakultetsstyremøte Møtetid: Møtested: 11:30-15:00 Lunsj serveres kl 11:30, møtet starter kl 12 Signatur: SUB Møte 1/16 Innkalling med saksvedlegg til møtet i Fakultetsstyret ved NT-fakultetet NTS sak 01/16 Godkjenning av protokoll fra (protokollen vedlagt) NTS sak 02/16 Administrativ organisering (saksvedlegg) NTS sak 03/16 Faglig organisering NTS sak 04/16 Regnskap 2015 (saksvedlegg) NTS sak 05/16 Budsjettoppfølging i 2016 (saksvedlegg) O-sak: Statusrapport 1/2016 (presenteres i møtet) Eventuelt Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Susanna M. Brynhildsen 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Gløshaugen Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi /4362/SUB Møte 3/15 Protokoll - Fakultetsstyremøtet ved NT- fakultetet Tirsdag kl Møtested: Scandic Hell Hotell, Værnes Deltakere: Eksterne medlemmer: Styreleder: Norunn Myklebust, NINA Henriette Undrum, Statoil Hans Erik Vatne, Hydro Interne medlemmer fast vitenskapelig ansatte: Professor Steinar Raaen Professor Turid Rustad Professor Øyvind Mikkelsen Studentrepresentanter: FTR Jorunn Synnøve Fauskanger Tepstad (siv.ing.) Internt medlem teknisk/administrativt ansatte: Overingeniør Eli-Beate Larsen Internt medlem midlertidig vitenskapelig ansatte: Postdoktor Torunn Forberg Fakultetsledelsen (ikke medlemmer): Dekan Anne Borg Prodekan forskning Tor Grande Prodekan utdanning og formidling Øyvind W. Gregersen Administrativ koordinator Susanna M. Brynhildsen Seksjonssjef Gorm Beck Forfall: FTR Ole Martin Kringlebotn (realfag) Torstein Haarberg, BNW-Energy Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler E-post: Realfagbygget D1, Susanna Maarit 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Brynhildsen Tlf: +47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet /4362/SUB 2 av 2 NTS-sak 12/15 Godkjenning av protokoll fra fakultetsstyremøtet Vedtak: Protokollen ble godkjent. Avstemning: Enstemmig Protokolltilførsler: Ingen NTS-sak 13/15 - Handlingsplaner for 2016 Vedtak: Fakultetsstyret tar den fremlagte presentasjonen til etterretning. Avstemning: Enstemmig Protokolltilførsler: Styret ber administrasjonen til å innarbeide relevante tiltak for å forbedre innsikt i frafallsproblematikken. NTS-sak 14/15 - Budsjett 2016 Vedtak: Fakultetsstyret vedtar budsjettrammene for 2016 som beskrevet i underliggende notat. Dekanen gis fullmakt til å foreta hensiktsmessige omprioriteringer innenfor rammebudsjettet og bruk av eventuelle tilleggsbevilgninger. Avstemning: Enstemmig Protokolltilførsler: Ingen O-sak: Statusrapport 3/2015 (presentert i møtet) O-sak: Erfaringer med innføringen av rammefordelingsmodell (vedlagt sakspapir) O-sak: Orientering etter Dialogmøte med Rektor (presentert i møtet) Eventuelt Oppfølging av strategisamling med tema Faglig organisering: Fakultetsstyret ønsker å behandle administrasjonens utkast til høringssvar gjennom behandling pr e- post eller i et møte om et medlem ønsker det. Administrasjonen sender utkastet ved nyåret til behandling.

4 1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi NTS-sak 02/16 Administrativ organisering Til: Fakultetsstyret Kopi til: Fra: Signatur: Dekan SUB Tilråding: Fakultetsstyret tar den fremlagte orienteringen til etterretning. Administrativ organisering Rektor har bedt fakultetene, NTNU i Gjøvik og i Ålesund samt fellesadministrasjonen å komme med forslag til egen administrativ organisering. Frist for å levere forslaget er Disse forslagene behandles av sentral Gruppe for administrativ organisering som lager et samlet beslutningsgrunnlag for organisasjonsplan innen Denne organisasjonsplanen sendes til høring til fakultetene og de øvrige enhetene i mai, med frist innen utgangen av mai. Et bearbeidet forslag basert på høringsinnspillene behandles i NTNU styret første gang i junimøtet, og endelig administrativ organisering ved NTNU vedtas i møtet den Fakultetene vil få tilsendt en økonomisk ramme som et utgangspunkt, der administrative stillinger samt web og IT er inkludert. Eksternfinansierte stillinger og tekniske stillinger er ikke inkludert. Det er lagt opp til at fakultetene skal ha 5% besparelser av den økonomiske rammen når de levere sine administrative organiseringsforslag med en forventning om ytterligere 5% i perioden I prosessen er det modell 2 som skal legges til grunn for arbeidet med hvilken administrasjon som ønskes. En full beskrivelse av denne modellen finnes her: 03+Administrativ+organisering+2017+rapport+2+.pdf/9dca3276-ba3e-448a-8efc-48165f5ad447. Denne modellen er karakterisert ved (s. 15 i notatet): Sentralnivået gis et større ansvar for å standardisere og digitalisere ulike prosesser. Større endringer i ansvars -og oppgavefordelinger mellom nivåene. Tydeligere institusjonell styring av administrative prosesser. Styrking av desentral administrativ støtte på utvalgte administrative funksjonsområder. Samling av tjenesteproduksjonen på utvalgte administrative områder i fellesenheter som betjener hele organisasjonen. Etablering av felles kompetansesentra. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Gløshaugen Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 2 Dekan har ansvaret for å lede arbeidsgruppen ved NT, og denne arbeidsgruppen har følgende sammensetning: - Dekan Anne Borg, NT - Instituttleder ved Institutt for materialteknologi, NT Jostein Mårdalen - Kontorsjef ved Institutt for kjemisk prosessteknologi, NT Tom Helmersen - Seksjonsleder forskning, fakadm NT Lars Onsøien - Dekan Terje Meisler, Fakultet for teknologi, Trondheim - Førsteam., FoU-leder Gunnhild Oftedal, Fakultet for teknologi, Ålesund - Fagseksjonsleder for marine og biologiske fag Birgitte Torset, Ålesund - Fagforeningsrepresentant, Lisbeth Aune (Forskerforbundet) - Fagforeningsrepresentant, Margit Hagen (NTL) Arbeidet vil ikke medføre en bred medvirkning i denne omgang. Arbeidsgruppen vil utarbeide et utkast til fremtidig administrativ organisering basert på oversendt mandat fra organisasjonsprosjektet. Arbeidsgruppens forslag skal diskuteres i ledergruppen. LOSAM vil bli holdt orientert underveis i arbeidet og vil behandle sluttrapporten før oversendelse til gruppen for administrativ organisering

6 1 av 3 Fakultet for naturvitenskap og teknologi NTS-sak 03/16 Faglig organisering Til: Fakultetsstyret Kopi til: Fra: Dekan Signatur: SUB Tilråding: Fakultetsstyret tar den fremlagte presentasjonen til etterretning. Faglig organisering Dekan har fått i oppdrag fra rektor å besvare følgende bestillinger innen faglig organisering: (1) Fakultetsnavn (frist ) (2) Instituttstruktur (frist ) Bestillingen fra rektor i sin helhet er vedlagt sakspapirene. Her gjengis hovedinnhold som dekanen ønsker å diskutere med fakultetsstyret. (1) Fakultetsnavn Rektor ønsker fortrinnsvis korte navn for fakultetene. Forslag fra rektor er som følgende: Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Gløshaugen Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 NT har i sitt høringsinnspill kommentert fakultetsnavn: «NT-fakultetet mener at dagens navn på fakultetet, FAKULTET FOR NATURVITENSKAP OG TEKNOLOGI, dekker fakultetets profil og må videreføres. Å fjerne TEKNOLOGI fra fakultetsnavnet er uakseptabelt. Fakultetet har betydelige teknologimiljøer innen 5 av 6 institutter og har en studentmasse der 2/3 er teknologistudenter. **** NT har i dag sterke forskningsmiljøer som nettopp har sin styrke gjennom at de jobber i skjæringen mellom grunnleggende naturvitenskapelig og teknologisk forskning. Dette er også poengtert over. Egenarten til våre fagmiljøer ved NTNU ligger nettopp i denne dualiteten og er en styrke ved disse miljøene hos oss i forhold til tilsvarende fagmiljø ved de andre universitetene. Derfor er det avgjørende for dagens NT-fakultetet at teknologi beholdes i fakultetsnavnet. I nasjonal sammenheng er det viktig å påpeke at MatNat-området ved flere institusjoner har teknologi i sine navn. Spesielt vurderer Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet ved Universitetet i Bergen å inkludere teknologi i sitt fakultetsnavn. Det er lagt opp en enkel prosess, og dekanen sender NTs begrunnelse til avdeling for Biologiske fag i Ålesund og Fakultet for teknologi, Kalvskinnet. Om våre nye kolleger har store innvendinger, vil NTs svar være basert på ovennevnte argumentasjon. (2) Instituttstruktur Under dekansamling skal det diskuteres og fremlegges hvilke faggrupper som hører til ulike fakultet. På bakgrunn av styresaken, der faglige synergier er et av kriteriene for plasseringen av faggrupper, forventer Dekan at Avdeling for biologiske fag i Ålesund (bioingeniørutdanning og marin) og deler av faggrupper fra fakultet for teknologi på Kalvskinnet (kjemi, material, matteknologi) samt bioingeniørutdanning på Øya vil inngå i NT-fakultetet. I antall vitenskapelige stillinger vil dette omhandle 62 stillinger. En viktig premiss for arbeidet med instituttstruktur er å ha fokus på det som fusjonen medfører; dette er ikke tidspunktet for en totalendring av instituttstrukturen.

8 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 Dekan skal lede en arbeidsgruppe med følgende medlemmer: - Leder: dekan Anne Borg ved NT - 2 Instituttledere NT Institutt for bioteknologi Kjetil Rasmussen, Institutt for kjemi Marie-Laure Olivier - Dekan Tove Havnegjerdet, avdeling for Biologiske fag, Ålesund - 2 representanter fra Fakultet for teknologi (Hallstein Hemmer og Eva Falch) - en student fra NT - en student fra Kalvskinnet - Fagforeningsrepresentant (Iselin Aakre, Tekna) Forslag skal inneholde navn på institutt. Utkast fra arbeidsgruppen sendes på høring til fagmiljøene. LOSAM skal orienteres om arbeidet, og de behandler sluttrapporten. NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund utreder forslag til organisering av sin faglige virksomhet i stedlige institutter og fagseksjoner under institutter lokalisert i Trondheim.

9 1 av 5 Rektor Notat Til: Fakultetene, Vitenskapsmuseet, NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund Kopi til: Fra: Organisasjonsdirektør Ida Munkeby Signatur: Mandat for utredning av den framtidige faglige og administrative organiseringen av NTNU Som kjent behandlet styret d.å. både NTNUs framtidige fakultetsstruktur og den administrative organiseringen. På grunnlag av styrets vedtak skal en utrede for å få alle brikker på plass med sikte på å innføre den nye organisasjonen fra Framdriftsplan og oppgaver er presentert og drøftet i dekanmøtene 9.2. og d.å. Planen tar utgangspunkt i at den faglige organiseringen og den nye administrative organiseringen skal være på plass samtidig I dette notatet ligger tre oppgaver med ulike frister: 1. Forslag til nye fakultetsnavn 2. Utredning om administrativ organisering 3. Utredning om den faglige organisering I tabellen på s. 5 står navnet på personene som skal initiere utredningsarbeidet. Ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund har viserektorene ansvar for å starte arbeidet. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen 1 Telefaks Gløshaugen Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

10 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 1. Forslag til navn på de nye fakultetene I styret ble det lagt fram tentative navn på de nye fakultetene: Mulige fakultetsnavn Norsk navn Engelsk navn Fak A Fakultet for ingeniørvitenskap Faculty of Engineering Fak B Fakultet for naturvitenskap Faculty of Science Fak C Fakultet for informasjonsteknologi Faculty of Informatics Fak D Fakultet for humaniora Faculty of Humanities Fak E Fakultet for helse Faculty of Health Fak F Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap Faculty of Social and Educational Sciences Fak G Fakultet for økonomi Faculty of Economics Fak H Fakultet for arkitektur Faculty of Architecture De som er utpekt til å utrede den faglige og administrere organiseringen ved de nye enhetene, bes om å komme synspunkter på forslagene. Frist: Fredag 18. mars Utredning av administrativ organisering Styret behandlet i samme møte (S-sak 3/16) den framtidige administrative organiseringen på grunnlag av en utredning fra en gruppe ledet av dekan Anne Kristine Børresen og rektors framlegg til styret. Styret vedtok følgende: 1. Styret tar framlagt utredning om modeller for administrativ organisering til orientering. De organisatoriske endringene skal føre til en innsparing i administrativ kapasitet på 5 % på kort sikt og ytterligere 5 % i løpet av 3 år gjennom effektivisering av administrative prosesser og rutiner. 2. Ressursrammen til primærvirksomheten forskning, undervisning, innovasjon og formidling skal søkes opprettholdt. 3. Rektor gis fullmakt til å utforme mandat for den videre utredningen Framdriftsplan Fakultetene, NTNU i Gjøvik/Ålesund og Fellesadministrasjonen lager hver sine forslag til egen administrativ organisering innen Gruppe for administrativ organisering utarbeider et første samlet beslutningsgrunnlag for organisasjonsplan innen 01.05, og sender forslaget på høring.

11 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 Styret behandler organisasjonsplan for NTNU første gang og deretter endelig 24./25.8. Dette blir grunnlag for en samlet administrativ bemanningsplan fra Mandat Fakultetene skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte; og hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultetsog instituttnivå. NTNU i Gjøvik og Ålesund skal tilsvarende foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene, og hvordan oppgavene kan organiseres og eventuelt fordeles mellom aktuelle stedlige nivå. NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund skal i tillegg og i fellesskap foreslå hvordan tjenesteavtaler kan innføres for administrative tjenester ved sine studiesteder. Det er ønskelig at alternative forslag utredes. Rammer for arbeidet Utredningene skal bygge på vedtak i styresak 4/16 og modell 2 beskrevet i rapporten fra Gruppe for administrativ organisering. Forslag skal ta utgangspunkt i eksisterende administrativ kompetanse ved fakultetet. Tilsvarende gjelder for NTNU i Gjøvik/Ålesund og Fellesadministrasjonen. Ressursramme for forslag til dimensjonering av administrative oppgaver i 2017 er eksisterende budsjettramme (definert som samlet lønnsramme 2016) redusert med minst 5 % (effektivitetskravet). Det vil om kort tid bli sendt ut en beregning av det økonomiske ressursgrunnlaget for administrasjonen ved fakultetene. Organisering av arbeidet Det foreslås de samme ledere som har ansvar for å utrede instituttstruktur. Enhetene oppretter en utredningsgruppe hvert av stedene, hvor arbeidstakernes organisasjoner også skal være representert. Representant fra Rektor skal delta i gruppene som observatør for å sikre god informasjonsflyt i utredningsarbeidet mellom fakultetene, og som ledd i forberedelse av gjensidige orienteringer og drøftinger i dekanmøter. LOSAM skal orienteres om arbeidet og behandle forslag til sluttrapport. Frist: Fredag ephortesak: 16/3914 Sendes: postmottak@adm.ntnu.no Vedlegg: Tabeller som er tenkt som i hjelp i arbeidet. Det kan brukes andre formater, men det er viktig at forslagene er konkrete, presise og kortfattede Faktagrunnlag

12 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 3. Ny organisering av fakulteter Styret behandlet saken S-sak 3/16 på grunnlag av en utredning fra en gruppe ledet av prorektor Berit Kjeldstad og rektors framlegg til styremøtet Styret vedtok følgende: 1) Styret vedtar følgende fakultetssammensetting for NTNU: Fakultet A: Ingeniørvitenskap. Fakultet B: Naturvitenskap, bioingeniørfag Fakultet C: Matematikk, informatikk, elektroteknikk Fakultet D: Humaniora Fakultet E: Helsefag, sykepleiefag, medisin, vernepleiefag, radiografi og audiologi Fakultet F: Samfunnsvitenskap, psykologi, sosialfag, utdanningsvitenskap Fakultet G: Økonomi Fakultet H: Arkitektur, billedkunst, produktdesign Innenfor rammen av styrets vedtak gis rektor i fullmakt å avgjøre fagområder for hvert enkelt fakultet ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund. Faglig tilhørighet skal være et hovedprinsipp. 2) NTNUs inndeling i institutter utredes på grunnlag av vedtakets pkt. 1. Rektor fremmer sak om instituttstruktur til styrets møte i august. Den faglige virksomheten ved NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund kan organiseres i egne institutter eller seksjoner 3) Det fremmes sak om navn på fakultetene til styrets møte ) NTNU Vitenskapsmuseet består som enhet på samme nivå som fakulteter. 5) Endringer i NTNUs organisering i fakulteter og institutter trer i kraft , parallelt med iverksettelse av endringer i NTNUs administrative organisering. Plan og mandat Fakultetene skal utarbeide forslag til instituttstruktur. Styrets vedtak i S-sak 3/2016 skal legges til grunn for utredningen. Rektors vedtak iht. fullmakt fra styret om plassering av fagområder i fakulteter skal også legges til grunn. Det skal fortrinnsvis legges fram alternative forslag til instituttstruktur. Primært legges fram forslag til instituttstruktur som følger av endringer i fakultetenes faglige sammensetning etter fusjonen. NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund utreder forslag til organisering av sin faglige virksomhet i stedlige institutter, og fagseksjoner under institutter som er lokalisert i Trondheim. Der det er hensiktsmessig skal det også foreslås organisering av enheter på nivå under institutter (4. nivå). Forslag skal inkludere navn på foreslåtte institutter. Organisering av utredningene: Rektor utnevner leder av utredningsarbeidet ved fakultetet:

13 5 av 5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Norsk navn Engelsk navn Ansvarlig Fak A Fakultet for ingeniørvitenskap Faculty of Engineering Ingvald Strømmen Fak B Fakultet for naturvitenskap Faculty of Science Anne Borg Fak C Fakultet for informasjonsteknologi Faculty of Informatics Geir Øien Fak D Fakultet for humaniora Faculty of Humanities Anne Kristine Børresen Fak E Fakultet for helse Faculty of Health Bjørn Gustafsson Fak F Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap Faculty of Social and Educational Sciences Marit Reitan Fak G Fakultet for økonomi Faculty of Economics Hans Marius Eikseth Fak H Fakultet for arkitektur Faculty of Architecture Annemie Wyckmans Det opprettes en utredningsgruppe der bredden av fagområder innen fakultetet er representert. Arbeidstakernes organisasjoner og representanter fra studentene skal være medlemmer av utredningsgruppen. Representant fra Rektor, som vil være prorektor Helge Klungland, vil delta i gruppen som observatør for å sikre god informasjonsflyt mellom fakultetene i utredningsarbeidet, og som ledd i forberedelse av gjensidige orienteringer og drøftinger i dekanmøter. LOSAM skal orienteres om arbeidet og behandle forslag til sluttrapport. Rapport fra arbeidet skal utformes som grunnlag for endelig behandling av NTNUs styre. Frist: Fredag : ephortenr.: 16/5391 Sendes: postmottak@adm.ntnu.no

14 Styrevedtak Ny organisering av fakulteter 2. Videre arbeid med administrativ struktur

15 Videre prosess administrativ organisering Fakultetet legger opp til en grundig medvirkningsprosess ved enhetene i høringsrunden i mai knyttet til administrativ organisering.

16 ORGANISASJONSPROSJEKTET Forberedelse til ny organisasjon fra 2017 og gjennomgående prosesser i 2016

17 Organisasjonsprosjektet prosjektorganisering Rektor Rektorat Organisasjonsdirektør ORGANISASJONSPROSJEKTET Prosjektleder (Trond Singsaas) Sekretariat Kommunikasjon Medvirkning Faglig-organisering Delprosjekter/- prosesser Administrativ organisering Delprosjekter/- prosesser HR Bemanning og arbeidsmiljø Delprosjekter/- prosesser IKT Delprosjekter/- prosesser Budsjett 2017 Delprosjekter/- prosesser Lokalisering Delprosjekter/- prosesser

18 Organisering, ledelse og innplassering av ansatte Tidslinje Fakultets-organisering Administrativ modell Instituttorganisering Administrativ organisering Sentral ledelse Ansette dekaner og viserektorer Planlegge bemanning og innplassering Bemannings-planer Ansette Instituttledere Innplassering ansatte Fakulteter klare Prosjektoppstart Dekaner klare Institutter klare Administrativ organisering klar Ansatte plassert JAN FEB MAR APR MAY JUNE JULY AUG SEP OCT NOV DEC NTNU 2017

19 Bestillinger Fakultetsnavn Instituttstruktur Administrativ organisering

20 Bestilling nye fakultetsnavn Frist Dagens NT har klare meninger om fakultetsnavn, jfr. høringsuttalelse. Ingen stor prosess: Sender vår argumentasjon til Biologiske fag og til aktuelle institutt på Kalvskinnet via dekanen. (NT-dekanens ansvar å spille inn til rektor i denne saken)

21 Bestilling instituttstruktur

22 Mandat for utredning av instituttstruktur Fakultetene skal utarbeide forslag til instituttstruktur innen Styrets vedtak i S-sak 3/2016 skal legges til grunn for utredningen Rektors vedtak iht. fullmakt fra styret om plassering av fagområder i fakulteter skal også legges til grunn Det skal fortrinnsvis legges fram alternative forslag til instituttstruktur Primært legges fram forslag til instituttstruktur som følger av endringer i fakultetenes faglige sammensetning etter fusjonen NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund utreder forslag til organisering av sin faglige virksomhet i stedlige institutter og fagseksjoner under institutter lokalisert i Trondheim Der det er hensiktsmessig skal det også foreslås organisering av enheter på nivå under institutter (4. nivå) Forslag skal inkludere navn på foreslåtte institutter

23 Gjennomføring ved nye NT Arbeidsgruppe ledet av dekanen o Sammensetning Dekan, NT Instituttleder, NT Kjetil Rasmussen Instituttleder, NT Marie-Laure Olivier Dekan Tove Havnegjerde, avdeling for Biologiske fag, Ålesund Instituttleder Hallstein Hemmer, Fakultet for teknologi Prodekan FoU, Eva Falch, Fakultet for teknologi En student fra NT En student fra Kalvskinnet Fagforeningsrepresentant, Iselin Aakre (Tekna) Arbeidsseminar med deltakere fra ledergruppa ved NT, Biologiske fag og aktuelle institutt på Kalvskinnet Utkast fra arbeidsgruppa utarbeides og sendes på høring til fagmiljøene LOSAM orienteres om arbeidet og behandler forslag til sluttrapport.

24 Bestilling administrativ organisering

25 Bestilling og prosess ved NTNU Fakultetene, NTNU i Gjøvik/Ålesund og Fellesadministrasjonen lager hver sine forslag til egen administrativ organisering som sendes Gruppe for administrativ organisering innen Gruppa for administrativ organisering utarbeider et første samlet beslutningsgrunnlag for organisasjonsplan innen 01.05, og sender forslaget på høring med frist utgangen av mai. Gruppa for administrativ organisering utreder forslag til endelig beslutningsgrunnlag som leveres rektor primo juni, forut for styrets første drøfting Styret behandler organisasjonsplan for NTNU, som grunnlag for en samlet administrativ bemanningsplan fra 2017.

26 Rammebetingelser Utredningene skal bygge på vedtak i styret om en samlet effektivisering på 5 + 5% av den administrative virksomheten Forslag skal bygge på Modell 2 beskrevet i utredning om Modeller for administrativ organisering, se Organisasjonsplan fra 2017 skal dimensjoneres med 5% administrativ effektivisering som grunnlag Ytterligere 5% effektivisering skal nås i perioden etter utredninger og beslutninger om gjennomgående administrative prosesser (prosessforløp), med vekt på standardisering og digitalisering

27 Fakultetene skal foreslå hvordan de ønsker å dimensjonere de administrative oppgavene på funksjonsområdene: undervisning og utdanning, forskning, innovasjon, kommunikasjon, HR, økonomi, IT og lederstøtte; og hvordan oppgavene kan organiseres og fordeles mellom fakultets- og instituttnivå. NTNU i Gjøvik og NTNU i Ålesund skal i tillegg og i fellesskap foreslå hvordan tjenesteavtaler kan innføres for administrative tjenester ved sine studiesteder. Fellesadministrasjonen skal gjøre tilsvarende på nivå 1.

28 Felles rammer for utredningsarbeidet Forslag skal ta utgangspunkt i eksisterende administrativ kompetanse innen fakultetet. Tilsvarende gjelder for NTNU i Gjøvik/Ålesund og Fellesadministrasjonen. Ressursramme for forslag til dimensjonering av administrative oppgaver i 2017 er eksisterende budsjettramme (definert som samlet lønnsramme 2016) redusert med 5% (effektivitetskravet). Vi får vite hva disse rammene innebærer i nær framtid.

29 Gjennomføring ved nye NT Arbeidsgruppe ledet av dekanen o Sammensetning Dekan, NT Instituttleder, NT Jostein Mårdalen Kontorsjef, NT Tom Helmersen Seksjonleder, fakadm NT Lars Onsøien Dekan Terje Meisler, Fakultet for teknologi Førsteam., FoU-leder Gunnhild Oftedal, Fakultet for teknologi Fagseksjonsleder for marine og biologiske fag Birgitte Torset, Ålesund Fagforeningsrepresentant, Lisbeth Aune (Forskerforbundet) Fagforeningsrepresentant, Margit Hagen (NTL) Utkast fra arbeidsgruppa diskuteres i ledergruppene LOSAM orienteres om arbeidet og behandler forslag til sluttrapport.

30 1 av 5 Fakultet for naturvitenskap og teknologi NTS-sak 04/16 Regnskap 2015 Til: Fakultetsstyret Kopi til: Fra: Signatur: Dekan SUB Tilråding: Fakultetsstyret tar det fremlagte regnskap til orientering Regnskap 2015 (Dekanens rapportering 3 tertial 2015) Rapporteringen knyttet til budsjettgjennomføring og økonomistyringen er knyttet til følgende punkter: a) Overordnet vurdering av økonomistyringen En samlet vurdering av gjennomføring av budsjett 2015 med vekt på hva fakultetet har vurdert som de viktigste utfordringene knyttet til økonomistyringen i 2015 Vurdering av prognosen satt etter 2. tertial 2015 mot gjennomført budsjettår 2015 Oppfølging av avsetningsnivå b) Overordnet vurdering av BOA Utvikling fra 2013 til 2015 pr finansieringskategori Kvalitativ vurdering av BOA-porteføljen a) Overordnet vurdering av økonomistyringen Økonomistyringen i 2015 har vært preget av Innføring av totalkostmodellen, leiestedsmodellen og regnskapsmessige prinsippendringer som påvirker samspillet mellom BFV og BOA. NT fakultet har i løpet av 2015 opplevd en betydelig økning i BOA-porteføljen. Kombinasjonen av aktivitetsøkning og de omtalte endringene har medført usikkerhet angående riktigheten av regnskapstall, spesielt i andre halvår. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Gløshaugen Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

31 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 Innføringen av totalkostmodellen vil, for det store flertallet av BOA-prosjektene, kun medføre en økning av indirekte kostnader samt en tilsvarende økning i egenfinansieringen (merk: det store flertallet av de aktive prosjektene ble etablert før TDI). Da de regnskapsmessige konsekvensene av innføring av ny versjon av Maconomy begynte å gjøre seg gjeldende utover på høsten 2015 viste netto overføring fra BOA til BFV kun begrensede avvik i forhold til første halvår. Etter september ble det oppdaget betydelige mangler i postering av indirekte kostnader. Korreksjonene som ble foretatt ga betydelige inntektseffekter på BFV, men uten at egenfinansieringen økte i samme takt. For BFV fremstod det som at overføringene fra BOA til BFV hadde økt betydelig. Dette ga rimeligvis stor usikkerhet i forhold om virkningen av endringene i Maconomy faktisk ga et korrekt periodisert regnskap. Fokus ble rettet mot prosjektporteføljen og om beregningsgrunnlaget for egenfinansiering var korrekt. Kontroll av en betydelig del av prosjektmassen viste at det ikke var betydelige feil i regnskapsposteringene. NT valgte likevel å avsette et beløp i underkant av MNOK 3,0 for manglende ført egenfinansiering i regnskapet pr denne avsetningen må tilbakeføres i 2016 i forbindelse med en instituttvis re-budsjettering av BOA-prosjektene. NT har i løpet av 2015 hatt en aktivitetsøkning på BOA. Den regnskapsmessige effekten av dette har kommet litt i «rykk og napp», blant annet fordi mange BOA prosjekter ble opprettet etter at aktiviteten hadde startet opp. Ansettelser ble foretatt midlertidig på BFV og deretter korrigert etter at BOA-prosjektene ble opprettet. Konsekvensen ble lønnsavvik på BFV og manglende inntektsføringer knytet til indirekte kostnader. Når omposteringer endelig blir foretatt fremkommer en inntektsføring på instituttenes lønnskostnader og samtidig økte inntekter på BFV (indirekte kostnader). I sum ble størrelsen på avvikene, og årsakene til at de oppstod, en kompliserende faktor i forbindelse med prognosearbeidet og den generelle økonomistyringen høst Prognose satt etter 2.tertial mot gjennomført budsjettår 2015 For Ramme Felles og Ramme Strategi og omstilling er det kun snakk om mindre avvik. De regnskapsmessige effektene viser en oppbygging på RF og en noenlunde tilsvarende nedbygging på RSO dette var også lagt til grunn i prognosen. For ramme drift derimot er avvikene større og også i år positive. Utfordringene knyttet til økonomistyringen er allerede kommentert og blir ikke gjentatt i de videre kommentarene. I prognosen etter 2. tertial indikerte NT et øvre nivå på oppbyggingen på MNOK 12. Regnskapsmessig endte NT med å bygge opp nesten MNOK 24. Avviket skyldes flere forhold, men hovedsakelig er de knyttet til samspillet med BOA. Ved flere institutt har det også 2015 blitt foretatt lønnsoverføring til BOA, utover det man har hatt oversikt over da prognosen ble fastsatt. Delvis er det foretatt overføring som følge av midlertidige ansettelser på RD i påvente av opprettelse av BOA-prosjekt og delvis har man foretatt posteringer mot slutten av året som dermed utløser en ikke planlagt positiv effekt (ender med økt akkumulering). Disse forholdene viser en manglende oversikt og struktur i oppfølgingsarbeidet på BOA-prosjektene.

32 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 Øvrig årsak til underforbruk på lønn er refusjoner for permisjoner og sykdom. Det viser seg igjen at NT har en for stor grad av forsiktighet når det gjelder inntektsestimater og en for stor villighet til å ta i litt ekstra i forbindelse med kostnadsestimater. Regnskapet pr viser også betydelige merinntekter i forhold til prognosen etter 2. tertial. Dette gjelder både indirekte kostnader og andre interne og eksterne inntekter - begge deler er knyttet til BOA-virksomheten. I prognosen er det ikke tatt høyde for en tilstrekkelig aktivitetsøkning, ei heller for effekten av innføring av TDI-modellene. Igjen er det manglende oversikt over konsekvensen av BOA-porteføljen som er kilden på den manglende evnen til å forutse (og dermed planlegge for) hva som kommer til å skje. Andre eksterne og interne inntekter er i hovedsak leiestedsinntekter. Brukerne av leiestedene er hovedsakelig BOA-prosjekt eller interne brukere ved instituttene (RD eller SO-finansiering). Felles for brukerne er at de i begrenset grad har finansiering for å håndtere den belastningen de får når vi innfører leiestedsmodellen. For å unngå at det oppstår underskudd på BOA og BFV-prosjekter har NT i høy grad tilført prosjektene finansiering samtidig som fakturering er foretatt. En betydelig del av leiestedsinntektene er dermed oppveid ved en tilsvarende kostnad for egenfinansiering fra instituttet. På investeringssiden har NT truffet bra i forhold til prognose hvilket er bra. I forhold til tidligere års erfaringer er dette positivt og det er naturlig å koble treffsikkerheten i prognosen til at det allerede tidlig i 2015 ble satt i gang investeringsprosesser samt at oppfølgingen i løpet av året har vært tett. Oppfølging av avsetningsnivået Avsetningsnivået ved NT er etter 2015 langt over 12 prosent for ramme drift. For RF og RSO er det også avsetninger, men disse er bygget noe ned i løpet av Avsetningsnivået på ramme drift er, som tidligere år, lokalisert ute på instituttene. Dette er ikke nødvendigvis noe problem, da det er ønskelig å ha handlingsrom og fleksibilitet også på instituttnivå. Problemet er størrelsen på avsetningene og ikke minst evnen til å forutse og planlegge. NT fakultetet la i 2014 om den interne fordelingsmodellen og dermed også pengestrømmene knyttet til BOA. Dette har medført et større behov for å ha kontroll og oversikt over BOA-porteføljen for hvert institutt og konsekvensen inn i bevilgningsøkonomien. Med bakgrunn i den betydelige oppbyggingen i 2015 må vi innse at vi pr i dag ikke har den nødvendige oversikten og at dette i seg selv er den største årsaken til at NT ikke har klart å forutse det økte avsetningsnivået. Figuren under viser avsetningsnivået ved NT ved inngangen og utgangen av 2015.

33 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 Oppbyggingen på fakultetet har vært ønsket og planlagt med, mens oppbyggingen på instituttene ikke har vært ønsket, da den allerede ved starten av året var på et for høyt nivå. Det er i budsjett 2016 lagt opp til et klart høyere aktivitetsnivå, først og fremst gjennom et betydelig investeringsnivå samt økte bevilgninger til drift av instituttene. b) Overordnet vurdering av BOA Som allerede kommentert har NT en betydelig økning i den totale omsetningen på BOA. Merk at omsetningen for 2015 i tabellen under inneholder en feil. Den riktige aktiviteten skal være MNOK 24 lavere. Se kommentar under. NFR: Omsetningsøkningen er betydelig sammenlignet med 2013 og 2014 og har både sammenheng med en generell aktivitetsøkning, i form av flere årsverk ansatt på BOA-prosjekt, og store investeringsprosjekter som er blitt gjennomført. Investeringer ble også gjennomført med BOAmidler i de to foregående årene, men omfanget har vært klart større i For å nevne noen av investeringene som er gjennomført i 2015 med støtte fra NFR; NorTem, NMR, del-investeringer knyttet til ECCSEL. Øvrig økning innenfor NFR-prosjekter er blant annet en konsekvens av 3 SFI er som er startet opp i Omsetningen på NFR prosjekter fremstår som MNOK 24 for høyt. Dette er relatert til manglende bokføring av innbetaling av midler fra Sintef til dekning av anskaffelseskostnaden. Korreksjon er foretatt i regnskapet for 2015, men etter at fristen for tertialrapporten var utløpt. Andre bidragsprosjekt øker noe sammenlignet med fjoråret, men er fremdeles under 2013 nivå. NTs SFF er plassert i denne gruppen av prosjekter til tross for at det korrekte ville ha vært å klassifisert det som et NFR prosjekt (blir endret fra og med 2016). Med en mer korrekt innplassering av SFF-prosjektene ville denne finansieringskategorien vist en klar reduksjon.

34 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 5 EU prosjekter øker kraftig sammenlignet med det temmelig beskjedne nivået i 2013 og NT har EU prosjekt på fleste av instituttene og aktiviteten er spesielt høy i 3. tertial Hvorvidt dette skyldes oppsamling av timeføring eller om det er et uttrykk for at aktiviteten faktisk er økt er noe uklart. Oppdragsprosjekter viser også i 2015 et lavt nivå sammenlignet med tidligere år f.eks nesten halvert i forhold til Et av instituttene ved NT har tradisjonelt hatt en betydelig oppdragsmengde innenfor petroleumsindustrien. Her er det lite aktivitet for tiden som følge av nedgang i norsk oljeindustri. BOA-aktivitet (kostnader eks konto 7796,9601 og 9301) T1 T2 T3 Totalt T1 T2 T3 Totalt T1 T2 T3 Tertial Andre bidrag NFR EU Oppdrag BOA Vedlegg: Regnskapsrapporter NTNU

35 3. tertial 2015 (Tall legges inn i hele tusen) Art Overført (IB) Bevilgning Omfordelt bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Sum Inntekt Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Insentivmidler EU Avslutning bidragsprosjekter Sum Kostnader Resultat Overført (UB) Art Overført (IB) Bevilgning Omfordelt bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Sum Inntekt Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Insentivmidler EU Avslutning bidragsprosjekter Sum Kostnader Resultat Overført (UB) Kommentar til avvik (ikke legg inn linjer): (Kommenter alle vesentlige avvik) Budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik budsjett Totalt Ramme - ikke legg inn tall i disse kolonnene % Avvik budsjett tertial ,0 % ,0 % ,1 % ,2 % ,9 % ,7 % ,4 % ,7 % ,0 % ,1 % ,0 % ,6 % ,9 % ,6 % ,2 % ,7 % ,2 % ,4 % ,2 % ,9 % ,0 % ,8 % ,5 % ,0 % ,8 % ,8 % ,5 % Budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik budsjett Prognose 1. tertial Prognose 2. tertial Ramme drift - gule kolonner oppdateres med tall % Avvik budsjett Prognose 1. tertial Prognose 2. tertial Regnskap 3.tertial Regnskap 3.tertial Avvik regnskap mot prognose 2. Avvik regnskap mot prognose 2. tertial % Avvik prognose 2. tertial % Avvik prognose 2. tertial ,0 % ,0 % ,0 % ,3 % ,3 % ,7 % ,4 % ,1 % ,9 % ,4 % ,3 % ,5 % ,3 % ,4 % ,7 % ,5 % ,7 % ,4 % ,2 % ,4 % ,4 % ,8 % ,5 % ,5 % ,2 % ,3 % ,5 % Kommentar til prognose (ikke legg inn linjer):

36 Art Overført (IB) Bevilgning Omfordelt bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Sum Inntekt Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Insentivmidler EU Avslutning bidragsprosjekter Sum Kostnader Resultat Overført (UB) Kommentar til avvik (ikke legg inn linjer): (Kommenter alle vesentlige avvik) Budsjett 2015 Regnskap 2015 Ramme strategi og omstilling - gule kolonner oppdateres med tall Avvik budsjett % Avvik budsjett Prognose 1. tertial Prognose 2. tertial Regnskap 3.tertial Avvik regnskap mot prognose 2. % Avvik prognose 2. tertial tertial ,0 % ,1 % ,6 % ,4 % ,8 % ,0 % ,9 % ,2 % ,6 % ,3 % ,3 % ,6 % ,1 % ,7 % ,9 % ,6 % ,6 % ,9 % ,0 % ,5 % ,0 % Kommentar til prognose (ikke legg inn linjer):

37 Art Overført (IB) Bevilgning Omfordelt bevilgning Dekning indirekte kostnader fra BOA Andre eksterne og interne inntekter Sum Inntekt Investering Lønn Drift Internhusleie Egenfinansiering BOA Insentivmidler EU Avslutning bidragsprosjekter Sum Kostnader Resultat Overført (UB) Kommentar til avvik (ikke legg inn linjer): (Kommenter alle vesentlige avvik) Budsjett 2015 Regnskap 2015 Avvik budsjett Ramme felles - gule kolonner oppdateres med tall % Avvik budsjett Prognose 1. tertial Prognose 2. tertial Regnskap 3.tertial Avvik regnskap mot prognose 2. % Avvik prognose 2. tertial tertial ,0 % ,0 % ,0 % ,3 % ,0 % ,0 % ,0 % ,4 % ,5 % ,4 % ,1 % ,9 % ,6 % ,0 % ,4 % ,0 % ,0 % ,0 % ,0 % ,6 % ,9 % ,9 % ,6 % Kommentar til prognose (ikke legg inn linjer):

38 1 av 2 Fakultet for naturvitenskap og teknologi NTS-sak 05/16 Budsjettoppfølging 2016 Til: Fakultetsstyret Kopi til: Fra: Dekan Signatur: SUB Tilråding: Fakultetsstyret tar den fremlagte saken om budsjettoppfølging 2016 til orientering Med bakgrunn i styrets vedtak om budsjettrammene for 2016 har Dekan fremlagt et budsjett for rektor som viser et overforbruk på MNOK 12,0. Dette er en konsekvens av NTs betydelige akkumulerte midler og overføring av enkelte kostnadsposter fra 2015 og NTNU har samlet sett betydelige oppsparte midler og dette kan ikke vedvare, ei heller kan det påregnes at Departementet vil tillate dette i fremtiden. For å unngå en situasjon med ytterligere oppbygging av avsetningsnivået hos fakultetene i 2016, og samtidig skape incentiver for å holde trykket på gjennomføring av den planlagte aktiviteten oppe, vil rektor gjennomføre flere tiltak for 2016: 1. Sterkt fokus på prognose som styringsverktøy gjennom hele året Krav om oppdatert BOA-regnskap og ivaretakelse av TDI-modellen 2. Inndragning/omdisponering av fakultetsavsetninger utover 12% av driftsbevilgning ved utgangen av Inndragning/omdisponering av fakulteters mindreforbruk mot budsjett som er utover 3% av totale inntekter på bevilgningsøkonomien i Krav om økonomisk balanse ved det enkelte fakultet i langtidsbudsjettet. Det er i budsjettet mulig å legge opp til et merforbruk ett år og mindreforbruk neste år så lenge man har en positiv UB ved utgangen av langtidsperioden. Avsetningsnivået på ramme drift kan likevel ikke overstige 12% ved utgangen av det enkelte år, og budsjettavviket kan ikke være større enn 3% (av total inntekt) hvert år. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks Gløshaugen Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

39 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 2 NTs akkumulerte midler på Ramme Drift er pr MNOK 61,8. Dette utgjør 19% av bevilgningsinntekt og overstiger dermed de maksimale 12%. Rektors tiltak for 2016 ble presentert etter at budsjettet for 2016 ble sluttført. For NT betyr det at den foreslåtte nedbyggingen på MNOK 12,0 ikke er tilstrekkelig for å unngå budsjettkutt. Det er derfor iverksatt aktiviteter utover budsjett. Disse tiltakene dreier seg i hovedsak om investeringer i undervisningslaboratorier både for å øke kvaliteten og kapasiteten. Samlet sett er det realistisk å kunne få gjennomført investeringer på MNOK for dermed å sikre at NT reduserer de akkumulerte midlene i tråd med NTNUs krav.