Tønsberg kommune Rådmannens stab

Transkript

1 Tønsberg kommune Rådmannens stab Saksbehandler: Direkte telefon: Vår ref.: Arkiv: Deres ref.: Steinar Lien /15204 Dato: Sør-Øst 110. Innkallig til møte i Styringsgruppa Tid: 28. februar 2018 kl Sted: Tønsberg rådhus. Møterom D129 Olsen 1. etg. (Befaring i lokaler for ny 110-sentral kl ) Det serveres enkel lunsj. Styringsgruppas leder møter etter befaringen. Sakslisten er den samme som til møtet den som ble avlyst. Saker med rød tekst under er ny/endret. Agenda Sak 01/18 Protokoll fra møte Sak 02/18 Avtale om virksomhetsoverdragelse... 6 Sak 03/18 Eierorganisasjon... 7 Sak 04/18 Økonomisk estimat (3)... 9 Sak 05/18 Bemanningsplan - dagtid Sak 06/18 Grensesnitt 110-sentral og alarm-/vaktsentraler Sak 07/18 Framdrift Sak 08/18 Eventuelt Med hilsen Steinar Lien seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg 110-sentralenSørØst-Tønsberg-tilleggsnotat sendt Kopi til: Henrik Brokke Kim Haugan Steinar Lien Postadresse: Postboks 2410 E-post: postmottak@tonsberg.kommune.no Bank: Tønsberg Besøksadresse: Halfdan Wilhelmsens allé 1c Internett: Org.nr Telefon:

2 Sak 01/18 Protokoll fra møte Forslag: Protokoll fra møte godkjennes Side 2 av 13

3 Sør-Øst 110. Protokoll fra møte i styringsgruppa Tid: 15. nov kl Sted: Tønsberg rådhus Tilstede. Halfdan Aass Jan R. Eide Pål Christian Syvertsen Knut Rune Hansen Henrik Brokke (møtte for Jan Petter Johansen) Kim Haugan Steinar Lien Forfall: Jan Petter Johansen Sak 29/17 Protokoll fra møte Styringsgruppas beslutning: Protokoll fra møte godkjennes Sak 30/17 Status og framdriftsplan Ansettelse daglig leder. Kim Haugan er ansatt som daglig leder av Sør-Øst 110. Det arbeides med en frikjøpsavtale i en angitt prosent mellom Tønsberg kommune og Vestviken 110 iks. Byggeprosjektet. Byggeprosjektet er i rute og ventes ferdig i januar Etter innredninger ventes operasjonssentralen å være klar til bruk i mai Representantskapet i Vestviken 110 IKS har foreløpig ikke behandlet spørsmålet om flytting av V110 til Tønsberg Go Live av Sør-Øst 110. Etablering av eierorganisasjonen Kommunene i region Sør-Øst er invitert til å avgi uttalelse til valg av organisasjonsform frist Deretter vil det eventuelt. bli en adm høring av vedtekter blant rådmennene. Felles sak om kommunenes deltakelse sendes ut fra rådmannen i begynnelsen av februar. Kommunen får frist til begynnelsen av mai 2018 med behandlingen. Formell etablering av eierorganisasjon kan forhåpentlig skje før sommeren. Framdriftsplan Det gjøres følgende endringer i framdriftsplanen: Møtet flyttes til ons (Møtested: Skien) Møtesteder de neste møtene blir: i Drammen og i Tønsberg. Rådmannens forslag og behandling i kommunen oppstart endres fra nov 2017 til januar 2018 Anbefaling organisering og økonomi forlenges til januar 2018 Side 3 av 13

4 Ansettelser endres til Ansettelsesprosess og oppstart flyttes fram til november Oppdatert framdriftsplan blir slik: Framdriftsplan pr Sør-Øst Oppstart Etablering av prosjektorgansiasjon * Arbeidsgrupper drift, organisering, teknisk mm Involering/info alle kommuner Utredninger org.form og tjenester Styringsgruppas anbefaling Høring i 52 kommuner Rådm forslag og behandling i 52 kommuner Utredninger i arb.gruppene - Høring * * Anbefaling organsiering og økonomi * Etablering av driftsorg/styre/ledelse * * * Ansettelsesprosess Ny 110-sentral innredes og test Ny 110-sentral klar for drift 26. * Møter i styringsgruppa Møtedatoer: Org.form og Drift og Ny Ny eier- ( ) GoLive tjenester innhold sentral organisa- sjon Avlyst Sør-Øst anbefalt anbefalt teknisk ( ) klar etablert ( ) ( ) Skien Drammen Tønsberg Styringsgruppas beslutning Status tas til etterretning og ny framdriftsplan pr vedtas Sak 31/17 ROS-analyse og bemanningsbehov Styringsgruppas beslutning: 1. En bemanningsplan som innebærer 25 operatører. Behovet for administrativ personell utredes nærmere. 2. Forhandlinger om overgangen fra dagens sentraler til ny sentral gjennomføres mellom partene (jf Aml 16) og det gjennomføres intern rekruttering fra Vestviken 110 og 110 Telemark så langt det er mulig. 3. Styringsgruppa mener alle sikkerhetsklarerte ansatte ved 110 Teleamark og Vestviken 110 har rett il ansettelse i *Sør-Øst 110 i følge Arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelse. 4. Ekstern rekruttering settes i gang snarest om nødvendig. 5. Styringsgruppa mener Tønsberg kommune må stå som garantis for alle ansettelser inntil nye juridisk arbeidsgiver for Sør-Øst 110 er klar. Sak 32/17 Utredning 1 «Organisering» Styringsgruppas beslutning: 1. Det må gjennomføres kompetanseheving av personellet før Go-live Sør-Øst 110. Utgifter til kompetanseheving av eksisterende og nytt personell dekkes av prosjektet. Det forutsettes at begge dagens 110-sentraler bidrar ved kompetanseutviklingen 2. Administrative rutiner og prosedyrer ved dagens Vestviken 110 tas i bruk ved Sør- Øst 110. Rutiner rundt ABA utredes både mtp arbeidsfordeling og økonomisk modell mellom 110 og brannvesenene. 3. Ny ledelse i samråd med prosjektet inngår samtaler med Vestfold interkommunale brannvesen og kommunale tilbydere om fremtidig samarbeid og tjenestekjøp. 4. Det er behov for en tjenestebil tilhørende ny sentral. Sør-Øst 110 inngår avtale med Vestviken 110 om kjøp av eksisterende tjenestebil. Sak 33/17 Utredning 2 Operativ drift» Styringsgruppas beslutning: 1. Det må gjennomføres kompetanseheving av personellet før Go-live Sør-Øst 110. Utgifter til kompetanseheving av eksisterende og nytt personell dekkes av prosjektet. Det forutsettes at begge dagens 110-sentraler bidrar ved kompetanseutviklingen. 2. Arbeidet med nytt beredskapsplanverk, beslutningsverktøy og sambandsreglement innledes mellom de to eksisterende sentralene og berørte brannvesen. Kostnader ifm arbeidet belastes prosjektet. Sak 34/17 Utredning 3 «Teknisk» Styringsgruppas beslutning: Side 4 av 13

5 Teknisk personell fra Vestviken 110 gis mandatet ved å være ansvarlig for tekniske løsninger ved ny sentral i Tønsberg. Større innkjøp/avtaler skal rådføres med daglig leder, DSB og/eller prosjektansvarlig. Sak 35/17 Revidert (2) økonomisk estimat Styringsgruppas beslutning: Saken utsettes. Sak 36/17 Eventuelt Ingen saker Side 5 av 13

6 Sak 02/18 Avtale om virksomhetsoverdragelse Avtaleforslaget er utsendt tidligere. Et sentral punkt i avtalen er videreføring av pensjonsrettigheter ettersom ansatte i dag har ulike pensjonsaldre 60 år, 65 år og 70 år. Vestviken 110 ved styreleder vil orientere om hvordan dette blir håndtert videre etter at det er klart at V110 videreføres og utvider til Sør-Øst 110. Side 6 av 13

7 Sak 03/18 Eierorganisasjon Rådmannen i Tønsberg har sendt Styringsgruppas anbefaling om 3 alternative eierorganisasjoner på høring til alle kommunene i Sør-Øst. Pr var det kommet inn svar fra 26 kommuner. 19 kommuner kom med anbefaling om framtidig organisasjonsform innenfor de 3 alternativene Nytt IKS 7 kommuner (+ 1 sekundær valg) Videreføre V110 IKS 9 kommuner (+ 3 sekundær valg) Nytt AS 3 kommuner (+ 2 sekundær valg) Kommune Nytt IKS V110 AS Annet Sekundært Fylke Organ Drammen Staten AS B Kom Hole 1 B Kom Lier 1 B For Modum 1 B Kom Nedre Eiker Staten AS B Kom Nore Uvdal 1 B Kom Rollag 1 B Kom Øvre Eiker 1 B Kom Bø 1 T Kom Drangedal 27 Kjøpsavtale T Kom Hjartdal 1 T For Nome 1 T Råd Notodden 1 T Kom Sauherad 1 T Kom Seljord 1 T For Siljan 27 Kjøpsavtale T Kom Skien 27 Kjøpsavtale T Kom Vinje 1 T For Holmestrand 1 V110 V Kom Larvik 1 V Kom Nøtterøy 1 V Kom Sandefjord 1 Nytt IKS V For Tjøme 1 V110 V Kom Tønsberg 1 V110 V Kom Røyken og Hurum hadde ingen bestemt anbefaling om eierorganisasjon pga framtidig tilknytning til 110 Oslo Rådmannen har sendt forespørsel til representantskapet i Vestviken 110 IKS om selskapet ser muligheten av å utvide sitt geografiske området og skifte navn til Sør- Øst 110. Representantskapet behandlet forespørselen den 24. januar 2018 og besluttet å utvide V110 Iks til å omfatte hele region Sør-Øst og endring av eierstruktur. I samme Side 7 av 13

8 møte ble det også besluttet å flytte dagens operasjonssentral til Tønsberg før Sør-Øst 110 kan Go Live. Beslutningen om videreføring av V110 kan også påvirke styringsgruppas rolle og funksjon framover og bør avklares. Side 8 av 13

9 Sak 04/18 Økonomisk estimat (3) Saken ble utsatt den Utgangspunktet for et overslag over utgifter er noe mer forutsigbart nå enn tidligere. Det er lagt til grunn 31 årsverk, Husleie er nå beregnet, lønnsnivået pr januar 2018 er lagt til grunn, det er hensyntatt kostnader ifm økt arbeidsreise for ansatte (jf avtale), det er tatt utgangspunkt i V110 s budsjettposter for 2018 og økning på 6000 i folketallet.. (Overføringer til brannvesen og alarminntekter er holdt utenfor.) Det er her ikke anslått noen inntekter fra alarmer. Noen av kommunene i Vestviken har ifm høringen om eierorganisasjon, vedtatt at de vill etablere egne alarmsentraler for de ikke-lovpålagte tjenestene. Inntektssiden er derfor blitt noe mer usikker. Estimerte årlige utgifter (2018) Mill kr Lønns- og personalkostnader 31 åv * % Andre utgifter 22 % av tot % Sum utgift % Kostnad kr pr innb. (712000) kr 57,16 * inkl 1,4 mill i reisekompensasjon Etableringskostnad anslått (Kr pr innb kun 2018) kr 3, Forslag Styringsgruppa tar saken til orientering. Side 9 av 13

10 Sak 05/18 Bemanningsplan - dagtid Styringsgruppa beslutte følgende den : En bemanningsplan som innebærer 25 operatører. Behovet for administrativ personell utredes nærmere. Daglig leder Sør-Øst 110 orienterer. Side 10 av 13

11 Sak 06/18 Grensesnitt 110-sentral og alarm-/vaktsentraler I sak 13/17 om oppgaver ved nye sentral, ble det i besluttet å bestille en utredning av om direkte varsling fra «Skien Alarmsentral» til Sør-Øst 110 kunne virke konkurransevridende ift andre alarm-/vaktsentraler med manuell varsling. Oppdragstekst: Kan ulike måter en alarm-/vaktsentral (privat/offentlig) varsler 110-sentralen på virke konkurransevridende? Det tenkes her på oppringing fra telefon kontra direkte elektronisk varsling inn i 110-sentralens alarmsystemer. Det vises til praksis og rutiner fra Vestviken 110 og 110 Telemark eventuelt erfaringer og praksis fra andre regioner. KS Konsulent As er gitt oppdraget som foreløpig har gitt følgende tilbakemelding: «Jeg har hatt samtaler med KS Advokatene. De ser på dette som et omfattende arbeid, som de trenger mye tid på. I saker der flere kommuner er involvert er de forsiktige for ikke å komme i et partsforhold som ikke var kjent på forhånd. I denne saken er det mange kommuner med ulike posisjoner. De ser det derfor ikke som aktuelt at de går inn i dette nå som underleverandør til KS Konsulent as. Ut fra din bestilling, så oppfatter jeg at dere trenger en beskrivelse av hva som mer generelt må vurderes. Konkrete avveininger kan komme når flere ting er avklart. Jeg arbeider derfor med et kortfattet notat som bringer opp disse temaene. Dette bygger på samtaler med KS Advokatene og kjennskap til liknende vurderinger. Jeg har dette ferdig i løpet av mandag » Notatet følger vedlagt Side 11 av 13

12 Sak 07/18 Framdrift Framdriftsplan pr Med foreslått endring Sør-Øst Oppstart Etablering av prosjektorgansiasjon * Arbeidsgrupper drift, organisering, teknisk mm Involering/info alle kommuner Utredninger org.form og tjenester Styringsgruppas anbefaling Høring i 52 kommuner Rådm forslag og behandling i 52 kommuner Utredninger i arb.gruppene - Høring * * Anbefaling organsiering og økonomi * Etablering av driftsorg/styre/ledelse * * * Ansettelsesprosess Ny 110-sentral innredes og test Ny 110-sentral klar for drift 26. * Møter i styringsgruppa Møtedatoer: ( ) Avlyst ( ) ( ) ( ) Avlyst Tønsberg Org.form og tjenester anbefalt Drift og innhold anbefalt Ny sentral teknisk klar V110 selskapsavtalen endret GoLive Sør-Øst 110 Endring av selskapsavtalen i V110 ventes ikke ferdig behandlet i alle deltakerkommunene før i utgangen av sept. Rekruttering av ansatte (eksternt) må ventes å være ferdig i mai. Neste møte i SG er 24. april. Side 12 av 13

13 Sak 08/18 Eventuelt Side 13 av 13