Hattfjelldal kommune. Møtebok for. Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: Tidspunkt: 09:00 12:00. Side 1 av 24

Transkript

1 Side 1 av 24 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: Tidspunkt: 09:00 12:00 Medlemmer: AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) SP Harald Lie (representant) SV Bjørnar Hansen (representant) Forfall: AP Asgeir Almås (ordfører) SP Mirjam Holta (representant) Vara: AP Finn Ove Hofstad (vararepresentant) SP Terje Daleng (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Rådmann Stian Skjærvik Formannskapssekretær Mona Vik Larsen Av 5 medlemmer møtte 3 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 054/13 Referatsaker 055/13 Finansrapport nr /13 Høring NOU 2013:9 - Ett politi - rustet til å møte fremtidens utfordringer 057/13 Innlemming av Lurøy kommune i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat. 058/13 Åpningstider ved servickontoret jul- og nyttårsaften 059/13 Budsjettregulering/regnskapsrapport /13 Prosjekt fremtidig kommunestruktur Underskrifter:

2 Side 2 av 24 Orienteringssaker FS Ordfører informerer: Polarsirkelen friluftsråd kjører et prosjekt for helsefremmende skoler. Formannskapet ønsker sak til HOK og Kommunestyret om Hattfjelldal skal bli med på prosjektet. Rådmannens orientering til formannskapet den Drift asylmottak. Det er pr ca. 100 beboere i mottaket, dvs. ca 50 ledige plasser. Kommunen har fortsatt ikke fått disponere Svenskveien. Det er derfor gjort avkorting i husleie med bakgrunn i leiekontraktens bestemmelser. Denne avkortingen er bestridt av utleier via hans advokat. Ut fra mottatt brev kan det se ut som advokaten ikke fått alle opplysninger. Bl.a. vises det til at kommunen disponerer deler av huset, noe som ikke er riktig. Rådmannen vil fortsatt gjøre avkorting i husleie inntil huset gjøres disponibelt. 2. Anbud montering ny boligrigg. Etter anbud ble det mottatt ett tilbud. Dette var fra Elmar Svendsen og hadde en kostnadsramme på ca. 5,4 mill.kr., mot budsjettert 3,1 mill.kr. Det lykkes ikke å forhandle ned prisen på denne kontrakten og anbudet ble derfor avlyst. Som følge av dette gjennomføres byggeprosjektet stykkevis og delt gjennom enkeltoppdrag. Pr. dato klargjøres tomten. Det arbeides parallelt med å innhente tilbud på betongarbeider, flytting/montering og elektrikerarbeider. UDI har informert om at de kan dispensere fra kravet om sprinkling dersom avbøtende tiltak som for eksempel nattevakt settes inn. Det planlegges derfor gjennomført ordinært anbud på denne delen etter at bygget er tatt i bruk. Dette gir mulighet for at flere tilbydere kan regne anbud. Det arbeides fortsatt for å nå 01.11, men trolig vil en måtte bruke en god del av november før disse boligmodulene kan tas i bruk. 3. Fiber Hattfjelldal Hemnes. Anbudet som ble gjennomført i sommer har blitt avlyst. Det lykkes ikke å få konkrete avtaler med Telenor, samt restfinansiering på plass innen vedståelsesfristens utløp. Nytt anbud kan gjennomføres etter årsskiftet. Telenor har langt på vei bekreftet at kommunen kan få henge fiber i stolpene uten å betale etableringskostnad (ca.2900,- pr. stolpe). Det skal gjennomføres felles befaring av linjen for å klargjøre tilstanden og kostnad ved utbedring og rydding. Dette gjennomføres så snart som mulig. Det er signert tilskuddsavtale med Nordland fylkeskommune på tilskudd på 5,6 mill.kr. til prosjektet. Tilskuddsavtalen har en tidsramme til Det arbeides videre med detaljplanlegging og finansiering av prosjektet. 4. Fotballbane. Delprosjekt med kunstgress er ferdig. Det arbeides med sluttoppgjør og kompensasjon for forsinkelsen. IPAS beregner og gir tilbud på bl.a. ballfangernett. Det utarbeides sluttrapport og sluttregnskap som forelegges kommunestyret så snart som mulig. 5. Personalrådgiver. Stillingen er lyst ut som følge av at T.Børgefjell har sagt om stillingen. Stillingen vil være ledig fra Budsjett Rådmannen orienterer og gjennomgår status i konsekvensjustert budsjett og foreliggende utarbeidete tiltak.

3 Side 3 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: DATO- 13/ /6816 Mona V. Larsen Referatsaker Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Vedtak Referater/meldinger tas til orientering Formannskapet Møtebehandling: Referater/meldinger tas til orientering. FS-054/13 Vedtak: Referater/meldinger tas til orientering. Refererte skriv og meldinger: Nr Dok.ID T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 13/5626 S Skjenkebevilling - Låveteater på Dalen gård 2 13/6015 S Ny behandling: Tilsetting avlastning II 3 13/6021 S Midlertidige ansettelser ved Avlastning I 4 13/6056 S Bytte av skolekrets 5 13/6083 S Engasjering som prosjektmedarbeider i Prosjekt for felles legetjenester Grane kommune og Hattfjelldal kommune 6 13/6229 S Tilsetting i vikariat for fysioteraput og FYSAK koordinator 7 13/6514 S Tildeling av turnusplass i kommunehelsetjenesten 8 13/6676 S Budsjettregulering PRO sept/2013

4 9 13/6690 S Delegasjon vaksinering 10 13/6774 S Beordring - ny oppgave som skal utføres av sykepleierbakvakten ved sykehjemmet Side 4 av 24 Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik Larsen Formannskapssekretær

5 Side 5 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE / /6485 Lise Bråten Finansrapport nr Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Kommunestyret Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-055/13 Vedtak: Hattfjelldal kommunestyre vedtar finansrapport pr

6 Side 6 av 24 Habilitet i forvaltningen: Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel finansrapport doc Oppsummering av saken: Finansrapport fremlegges til politisk behandling. Saksopplysninger: Det vises til vedtatt finansreglement (k.sak 059/10, den ). I hht. reglementet skal rådmannen pr , og ved årsskiftet fremlegge rapport til kommunestyret om kommunens finansforvaltning. Reglementet beskriver, i samsvar med finansforskriftens 7, hva slags innhold rapporten skal ha. Det vises også til Rutiner til finansreglement hvor rutinene for oppfølgingen av reglementet beskrives. Selve finansrapporten lages som vedlegg til saken, og status kommenteres mer detaljert i rapporten enn i saksfremlegget. Finansrapporten er i hht. reglementet delt i tre deler: - Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål - Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler - Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer For hvert av områdene er det i reglementet synliggjort en tabell for rapportering. Rådmannen har i finansrapporten brukt disse tabellene men med litt tilpassing. Hovedfokus har vært å få frem tilstrekkelig og så nøyaktig informasjon som mulig om status i hver av delene. I hht. finansforskriften 7 skal følgende kommenteres: Rapporteringen skal inneholde en beskrivelse og vurdering av: a) Aktiva b) Passiva - Sammensetningen av aktiva - Markedsverdi, samlet og fordelt på de ulike typer aktiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne rentebetingelser - Sammensetning av passiva

7 Side 7 av 24 - Løpetid for passiva - Verdi, samlet og fordelt på de ulike typer passiva - Vesentlige markedsendringer - Endringer i risikoeksponering - Avvik mellom faktisk forvaltning og kravene i finansreglementet - Markedsrenter og egne renter. Vurdering: Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Av disse midlene står ca. kr. 3,3 mill. på rentebærende konti hos Coop Hattfjelldal. Ca kr 20,6 mill står på innskuddskonto hos Sparebanken Nord Norge, og samme beløp hos Nordlandsbanken. Resten av innskuddsmidlene står på rentebærende konto hos Helgeland Sparebank. Totalt innskuddsbeløp er på kr. 117,8 mill. Avkastningen på denne kapitalen er på ca kr. 2,2 mill. pr Sammenlignet med benchmark (sammenligningsgrunnlaget som er 3 mnd. statsobligasjon) er det en meravkastning. Det er ingen tidsbinding på kapitalen. Vefsnafondet inngår her som del av den totale kapitalen. I fht. risiko må plasseringen i hovedbanken vurderes opp mot bankens garantisikring for innskudd, samt bankens soliditet. Det er verdt å merke seg at kommunens innskudd i bank kun er sikret med 2 mill.kr. pr. innskudd. Spredningen av innskuddskapitalen minker derfor kommunenes risiko. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Hattfjelldal kommunen hadde en samlet langsiktig gjeld på 69,11 mill.kr. pr Pr er samlet langsiktig gjeld på 69,30 mill.kr. En renteøkning på 1% tilsvarer ca. kr ,- i økte rentekostnader pr. år. Langsiktige finansielle aktiva og overordnete investeringsrammer Hattfjelldal kommune har i tråd med kommunestyrets vedtak plassert kr. 15.mill. i Sparebanken Nord-Norge Sec. (SNN) i strategi benevnt som Nord-Norge Forsiktig. I tillegg kommer avkastningen på kr. 5,37 mill på plasseringen. En langsiktig plassert portefølje vil over tid svinge i verdi. Det innebærer at man må være forberedt på at porteføljens verdi vil tidvis synke i verdi og tidvis vokse. Målet er at porteføljen likevel skal ha en netto vekst som er høyere enn for alternativ sparing i bank. Som det er vist i finansrapporten har avkastningen fra til vært på 6,27 %. Dette er vesentlig høyere enn benchmark (sammenligningsgrunnlaget), og kommunens rentevilkår på bankinnskudd. Totalt sett har plasseringen siden oppstart i okt.2005 og frem til , hatt en meravkastning på kr ,-, sammenlignet med 3 mnd Nibor. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen. Kontering: Ingen.

8 Side 8 av 24 Konklusjon/anbefaling: Det anbefales at finansrapporten vedtas. Lise Bråten økonomikonsulent

9 Side 9 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-X31, TI-&13 13/781 13/6554 Stian Skjærvik Høring NOU 2013:9 - Ett politi - rustet til å møte fremtidens utfordringer Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Rådmannens innstilling Hattfjelldal kommune støtter i hovedsak forlaget til ny struktur og organisering av politiet slik det fremkommer i utredningen: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer men vil gi følgende merknader: 1. Hattfjelldal kommune vil for endringen i antall politidistrikter legge til grunn at den ressursbesparelse som derav fremkommer, tilfaller Helgeland og gir grunnlag for bedre tjenester. Det er for Hattfjelldal kommune ikke mulig å vurdere om dagens Helgeland politidistrikt skal tilhøre Region Nord, -Midt eller være egen region. 2. Hattfjelldal kommune mener videre at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak i et lite lokalsamfunn, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Det er viktig for kommunen at forebygging og preventive tiltak gis større tyngde. 3. Hattfjelldal Kommune er videre kritisk til å redusere antall lensmannsdistrikter slik det foreslås. Utredningen gir få konkrete svar på hvordan nærpolitiet skal styrkes og det lokale politiet skal gjøres mer robust. Med mindre lokalsamfunnet selv ønsker å legge ned lensmannskontor, bør disse opprettholdes som i dag, jfr. pkt Hattfjelldal kommune støtter ikke forslaget i utredningen om å legge beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet. Dagens myndighetsstruktur opprettholdes med politisk beslutning som grunnlag for endring Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-056/13 Vedtak: Hattfjelldal kommune støtter i hovedsak forlaget til ny struktur og organisering av politiet slik det fremkommer i utredningen: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer men vil gi følgende merknader: 1. Hattfjelldal kommune vil for endringen i antall politidistrikter legge til grunn at den ressursbesparelse som derav fremkommer, tilfaller Helgeland og gir grunnlag for bedre

10 Side 10 av 24 tjenester. Det er for Hattfjelldal kommune ikke mulig å vurdere om dagens Helgeland politidistrikt skal tilhøre Region Nord, -Midt eller være egen region. 2. Hattfjelldal kommune mener videre at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak i et lite lokalsamfunn, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Det er viktig for kommunen at forebygging og preventive tiltak gis større tyngde. 3. Hattfjelldal Kommune er videre kritisk til å redusere antall lensmannsdistrikter slik det foreslås. Utredningen gir få konkrete svar på hvordan nærpolitiet skal styrkes og det lokale politiet skal gjøres mer robust. Med mindre lokalsamfunnet selv ønsker å legge ned lensmannskontor, bør disse opprettholdes som i dag, jfr. pkt Hattfjelldal kommune støtter ikke forslaget i utredningen om å legge beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet. Dagens myndighetsstruktur opprettholdes med politisk beslutning som grunnlag for endring. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik Larsen Formannskapssekretær

11 Side 11 av 24 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Høring - politianalysen - Helgeland pd.doc Oppsummering av saken: Justis- og beredskapsdepartementet har sendt på høring NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Utredningen er avgitt av et utvalg oppnevnt av departementet den 8. november Utvalgets mandat var å gjennomføre en politianalyse, som skal danne grunnlag for en langsiktig plan for videreutvikling av etaten. Analysen skulle peke på forslag til forbedringspunkter og tiltak for å legge til rette for bedre oppgaveløsning og mer effektiv ressursbruk i politiet. For å utvikle et politi som kan møte fremtidens behov anbefaler utvalget at det gjennomføres to reformer i norsk politi; en strukturreform og en kvalitetsreform. Strukturreformen har som formål å frigjøre ressurser til løsing av kjerneoppgavene og legge forutsetninger for et kompetent og robust lokalt politi samt robuste fagmiljøer og spesialister regionalt og nasjonalt. Strukturreformen omfatter forslag om endringer i politiets oppgavesett og en ny struktur og organisering av politiet. Kvalitetsreformen har som formål å utvikle et kunnskapsbasert og effektivt politi med evne til kontinuerlig forbedring og utvikling. Kvalitetsreformen vil omfatte forbedringer i styring og ledelsesprosesser samt forbedringer knyttet til kvalitet og prestasjoner. Selv om strukturreformen og kvalitetsreformen er fremstilt som to adskilte reformer, understreker utvalget at disse i stor grad både henger sammen, og også i noen grad danner forutsetninger for hverandre. For Hattfjelldal kommune er det viktig at kommunens innbyggere sikres god kvalitet på polititjenester, sikres nok tilgang på tjenester og at det er lav responstid på utrykninger. Saksopplysninger: Saken gjelder: Justis- og beredskapsdepartementet har sendt på høring NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer. Utredningen er avgitt av et utvalg oppnevnt av departementet den 8. november Utvalgets mandat var å gjennomføre en politianalyse, som skal danne grunnlag for en langsiktig plan for videreutvikling av etaten. Analysen skulle peke på forslag til forbedringspunkter og tiltak for å legge til rette for bedre oppgaveløsning og mer effektiv ressursbruk i politiet. Justis og beredskapsdepartementet ber om uttalelser til utredningen innen 1.oktober Fakta: Utredningen (rapporten) består av 248 sider inklusive vedlegg og kan hentes fra regjeringens nettsider For å utvikle et politi som kan møte fremtidens behov anbefaler utvalget at det gjennomføres to reformer i norsk politi; en strukturreform og en kvalitetsreform. Strukturreformen har som formål å frigjøre ressurser til løsing av kjerneoppgavene og legge forutsetninger for et kompetent og robust lokalt politi samt robuste fagmiljøer og spesialister regionalt og nasjonalt. Strukturreformen omfatter forslag om endringer i politiets oppgavesett og en ny struktur og organisering av politiet.

12 Side 12 av 24 Kvalitetsreformen har som formål å utvikle et kunnskapsbasert og effektivt politi med evne til kontinuerlig forbedring og utvikling. Kvalitetsreformen vil omfatte forbedringer i styring og ledelsesprosesser samt forbedringer knyttet til kvalitet og prestasjoner. Selv om strukturreformen og kvalitetsreformen er fremstilt som to adskilte reformer, understreker utvalget at disse i stor grad både henger sammen, og også i noen grad danner forutsetninger for hverandre. Fra sammendraget i utredningen refereres følgende: Politiet er i dag under et betydelig endringspress. Grunnleggende utviklingstrekk i samfunnet utfordrer den norske politimodellen og stiller nye krav til hva som er en god polititjeneste. Utvalget mener at politiet ikke i tilstrekkelig grad er organisert, styrt og ledet for å møte denne utviklingen. Den underliggende årsaken til dagens utfordringer er etter utvalgets vurdering todelt. På den ene siden har ikke politiet fått de rammevilkår som er nødvendige for å kunne styre, lede og utvikle virksomheten på en måte som best mulig svarer til oppgavene. På den annen side har heller ikke politiet evnet å utnytte de muligheter som faktisk finnes. For å utvikle et bedre og mer effektivt politi i fremtiden må politiet gis større handlingsrom til å organisere, styre og lede virksomheten. Samtidig må politiets egen evne til å gjøre nettopp dette også forbedres. Politiet utfører en del av statens funksjoner som er av grunnleggende betydning både for den enkeltes sikkerhet og for utviklingen av et lovlydig og velfungerende samfunn. Politiet skal forebygge og bekjempe kriminalitet, samt skape trygghet for befolkningen. Forutsetningene for å kunne ivareta dette meget viktige samfunnsoppdraget er endret. Selv om kriminaliteten går ned, blir den samtidig mer organisert og kompleks. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi danner stadig oftere både en arena og et virkemiddel for kriminalitet. Befolkningen vokser, den blir mer heterogen og den konsentreres geografisk. Det forventes en ytterligere forsterkning i geografiske forskjeller når det gjelder omfang av kriminalitet, type av kriminalitet og andre saker politiet er forventet å håndtere i fremtiden. Samtidig har hele befolkningen krav på en polititjeneste med lik kvalitet. En effektiv løsing av kjerneoppgavene stiller høye krav til spesialisering, fagkompetanse, kontinuerlig læring og utvikling i hele organisasjonen. Disse kravene skjerpes like mye for det lokale politiet som for de spesialiserte enhetene og fagmiljøene. Utfordringen blir i fremtiden å sikre tilstedeværelse av et kompetent og effektivt lokalt politi der befolkningen bor og samtidig utvikle robuste spesialistmiljøer. I tillegg må man sikre at det lokale politiet og spesialistmiljøer virker effektivt sammen som én organisasjon. Et kompetent lokalt politi er en forutsetning for at spesialistmiljøene skal fungere godt. Utvalgets gjennomgang avdekker at dagens politi har et vanskelig utgangspunkt for å møte disse utfordringene. Det er store variasjoner i hvordan politiet er organisert, med hvilken kvalitet og effektivitet oppgavene løses og hvordan det enkelte politidistrikt prioriterer og innretter tjenesten. Politiet er i dag heller ikke dyktige nok til å lære, utvikle og forbedre egen virksomhet. Utvalget peker også på svak teknologiledelse og en organisasjon som ikke har en tidsmessig og hensiktsmessig teknologiunderstøttelse. Utvalget mener også at styringen og ledelsen av politiet ikke fungerer tilfredsstillende. Utvalget mener videre at tilleggsoppgavene til politiet binder opp for mye ressurser og trekker oppmerksomhet vekk fra kjerneoppgavene. Struktur og organisering legger ikke godt nok til rette for å utvikle verken spesialistmiljøer eller et effektivt og kompetent lokalt politi. Dagens organisering i 27 politidistrikter gir ikke de nødvendige forutsetninger for å utvikle spesialistfunksjoner og kapasiteter til å håndtere større og alvorlige saker og hendelser godt nok. Det er kun i de få store politidistriktene grunnforutsetningene er på plass og robuste spesialistmiljøer og -funksjoner kan utvikles og bevares. Det er store forskjeller mellom politidistriktene i størrelse, volum, og kriminalitetsomfang. Det gir et dårlig grunnlag å bygge et felles kunnskapsgrunnlag, prosedyrer og metoder på. Dagens organisering gjør det meget vanskelig å etablere en effektiv styring og utvikling av etaten. Politiet bør derfor organiseres i færre og større politidistrikter. Utvalget anbefaler seks politidistrikter.

13 Side 13 av 24 Utvalget viser også at dagens lokale struktur ikke gir et effektivt lokalpoliti eller gode nok publikumstjenester lokalt. Den lokale strukturen er i mange tilfeller et hinder for politiets mulighet til å drive effektiv forebygging, sikre lov og orden og tilby en god polititjeneste lokalt. Mange små tjenestesteder med få ansatte, knyttet opp i andre gjøremål enn kjerneoppgavene, gir verken effektiv forebygging, god responsevne eller effektiv kriminalitetsbekjempelse. Det skaper derfor også i liten grad trygghet for befolkningen. Effektiv løsing av politiets kjerneoppgaver lokalt er først og fremst et spørsmål om hvilke arbeidsmetoder som benyttes, hvilken kompetanse tjenestepersonene besitter, hvilken systemunderstøttelse som er tilgjengelig og sist, men ikke minst, politi tilgjengelig der og når kriminalitet skjer og publikum har behov for polititjenester. Den lokale strukturen må derfor styrkes gjennom økt politibemanning og færre små tjenesteder. Helgeland politidistrikt v/ politimesteren har i egen høringsuttalelse datert gitt sitt syn på mulig fremtidig organisering. Se vedlegg. Vurdering: Et av de sentrale forholdene som drøftes i utredningen er fremtidig struktur og organisering av politiet. Særlig gjelder dette utvalget sitt forslag om å redusere fra 354 til 210 tjenestesteder og fra 27 til 6 politidistrikt. I dette ligger det at små tjenestesteder slås sammen. Videre foreslås det at beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter legges til Politidirektoratet. Fullmakten bør reguleres av et sett med kriterier og prosessuelle krav, herunder krav til responstid, publikumstilgjengelighet, konsekvensanalyse og lokal uttalerett. Hensynet til effektive polititjenester bør være det viktigste kriteriet. Forslaget om å legge beslutningsfullmakten knyttet til å opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet, har også stor betydning i forhold til dagens lovverk. I dag ligger denne myndigheten i henhold til politilovens 16 til Kongen. I tillegg har regjeringen, gjennom St.meld. nr. 25 ( ) Lokal vekstkraft og fremtidstru Om distrikts og regionalpolitikken, lagt som premiss at det må ligge en lokalpolitisk enighet til grunn før forslag om endringer i lokal struktur kan behandles. Rådmannen støtter ikke forslaget i utredningen om å endre beslutningsfullmakten da dette bryter med et viktig lokaldemokratisk prinsipp. Rådmannen har få innvendinger til forslaget om å endre antall politidistrikter. En kan anta at en såpass stor endring som det her foreslås (fra 27 til 6 politidistrikter), burde underbygge behovet for å opprettholde de lokale lensmannskontorene i distriktene. Hvorvidt Helgeland politidistrikt hører hjemme sammen med Region Midt eller med Region Nord, er for rådmannen vanskelig å ha noen formening om. Tilgangen på gode polititjenester og samarbeid mellom dagens kontorer, antas å fortsatt være grunnleggende å videreføre i ny struktur. Det kan, i enkelte tilfeller, nok være fornuftig å slå sammen små lensmannskontor og andre tjenestesteder til større, mer robuste enheter (dvs. sikre tjenester ved ferieavvikling, sykefravær mv.). Rådmannen er likevel noe kritisk til effektene av dette, spesielt i distriktskommuner med store avstander. Rådmannen kjenner seg ikke helt igjen i påstanden om at dagens lokale struktur ikke gir et effektivt lokalpoliti eller gode nok publikumstjenester lokalt. Selv om tilgjengeligheten pr. i dag er redusert til noen timers kontortid pr. uke i Hattfjelldal, har dette frem til nå fungert. Heller ikke at den lokale strukturen skal være et hinder for politiets mulighet til å drive effektiv forebygging. Det er grunn til å anta at Hattfjelldal og Grane lensmannskontor vil bli lagt ned hvis forslagene i utredningen tas til følge. Rådmannen vurder dette i så fall som svært uheldig. Lensmann har en særdeles viktig funksjon i lokalsamfunnet. Det arbeidet som lensmann gjør i forhold til forebyggende og preventive tiltak, må ikke undervurderes.

14 Side 14 av 24 Lensmannens kunnskap om lokalsamfunnet og innbyggerne i kommunen, gjør at en gjerne på et tidligere stadium kan avdekke og forebygge alvorligere hendelser. Også blant barn og unge har lokal lensmann en viktig funksjon. Skole og lensmann har god dialog og samarbeider, særlig i det forebyggende og preventive arbeidet. For denne aldersgruppa har det «å kjenne lensmannen» og bygge opp et godt tillitsforhold stor betydning. Med større lensmannsdistrikter er det grunn til å anta at denne lokale tilhørigheten vil forsvinne. Rådmannen er av den oppfatning at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Etter at kommunen overtok driften av asylmottaket hvor antall beboere økte fra 90 til dagens 180, betyr det økt behov for lensmannens tilstedeværelse. Kort responstid vil være en stor trygghetsfaktor for ansatte, beboere og øvrige innbyggere. Ny struktur gir ingen garanti for at Hattfjelldal som distriktskommune får beholde de ressurser kommunen har tilgang på i dag. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen Kontering: Ingen Konklusjon/anbefaling: Hattfjelldal kommune støtter i hovedsak forlaget til ny struktur og organisering av politiet slik det fremkommer I utredningen: NOU 2013:9 «Ett politi rustet til å møte fremtidens utfordringer men ønsker og gi følgende merknader: Hattfjelldal kommune vil for endringen i antall politidistrikter legge til grunn at den ressursbesparelse som derigjennom fremkommer, tilfaller Helgeland og derigjennom gir grunnlag for bedre tjenester. Det er for Hattfjelldal kommunen ikke mulig å vurdere om dagens Helgeland politidistrikt skal tilhøre region Nord, Midt eller være egen region. Hattfjelldal kommune mener videre at lensmannens viktige rolle i forhold til forebygging og preventive tiltak i et lite lokalsamfunn, ikke er godt nok belyst og kommer ikke godt nok frem i utredningen. Det er viktig for kommunen at forebygging og preventive tiltak gis større tyngde. Hattfjelldal Kommune er videre kritisk til å redusere antall lensmannsdistrikter slik det foreslås. Utredningen gir få konkrete svar på hvordan nærpolitiet skal styrkes og det lokale politiet skal gjøres mer robust. Med mindre lokalsamfunnet selv ønsker å legge ned lensmannskontor, bør disse opprettholdes som i dag, jfr. pkt.5. Hattfjelldal kommune støtter ikke forslaget i utredningen om å legge beslutningsfullmakten knyttet til opprettelse og endring av politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter til Politidirektoratet. Dagens myndighetsstruktur opprettholdes med politisk beslutning som grunnlag for endring. Stian Skjærvik rådmann

15 Side 15 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE / /6721 Mona V. Larsen Innlemming av Lurøy kommune i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Kommunestyret Styret i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariats forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar å innlemme Lurøy kommune i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat og vedtar følgende endringer i samarbeidets vedtekter: - Vedtektens 1 pkt. 2 får følgende tilleggssetning: «Med virkning fra utvides samarbeidet til også å omfatte Lurøy kommune.» - Vedtektens 4 pkt. 1 tilpasses ved at ordlyden «6 medlemmer» endres til «7 medlemmer» med virkning fra Formannskapet Møtebehandling: Styret i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariats forslag til vedtak enstemmig vedtatt. FS-057/13 Vedtak: Kommunestyret vedtar å innlemme Lurøy kommune i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat og vedtar følgende endringer i samarbeidets vedtekter: - Vedtektens 1 pkt. 2 får følgende tilleggssetning: «Med virkning fra utvides samarbeidet til også å omfatte Lurøy kommune.» - Vedtektens 4 pkt. 1 tilpasses ved at ordlyden «6 medlemmer» endres til «7 medlemmer» med virkning fra

16 Side 16 av 24 Habilitet i forvaltningen: Ingen. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Sak til kommunestyret fra KU-Sekretariatet Følgebrev til sak fra KU-Sekr. til KST vedr. Lurøy.doc Dokumenter til sak fra KU-Sekr. til KST vedr. Lurøy.pdf Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Knut Soleglad Sak til kommunestyret fra KU-Sekretariatet Oppsummering av saken: Lurøy kommune har rettet en forespørsel om skifte av sekretariatsfunksjon for sitt kontrollutvalg - fra nåværende ordning med SEKON (Sekretariatskontoret for kontrollutvalgene på Sør og Ytre Helgeland) til IHKUS (Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat) - med den begrunnelse som fremgår i vedlagte brev fra Lurøy kommune datert Styret i IHKUS behandlet forespørselen i styremøte den som mente det bør avgjøres av det enkelte kommunestyre i de seks samarbeidende kommunene om det er ønskelig å iverksette en saksutredning med tanke på å utvide betjeningsområdet for IHKUS til også å omfatte Lurøy kommune. På denne bakgrunn ble ordførerne i de seks samarbeidende kommunene tilskrevet med anmodning om en tilbakemelding på om det er ønskelig å få utredet utvidelsen jfr. vedlagte brev datert IHKUS registrerte i sitt styremøte at det var kommet tilbakemeldinger fra kommunestyret i Rana og kommunestyret i Vefsn der det fremkommer anmodning/aksept om å utrede innlemming av Lurøy kommune i IHKUS. Fra de fire øvrige kommunene i samarbeidet var det ikke kommet tilbakemelding pr Styret i IHKUS mente imidlertid at vedtakene fattet i Rana kommune og i Vefsn kommune gir tilstrekkelige signaler til å utrede saken, og styret vedtok å iverksette utredning for fremleggelse til kommunestyrene i de seks samarbeidende kommunene. I ekstraordinært styremøte den vedtok IHKUS å oversende denne saken - med innstilling til vedtak - til behandling i kommunestyrene i de seks samarbeidene kommunene. Konklusjon/anbefaling: Kommunestyret vedtar å innlemme Lurøy kommune i Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat og vedtar følgende endringer i samarbeidets vedtekter: - Vedtektens 1 pkt. 2 får følgende tilleggssetning: «Med virkning fra utvides samarbeidet til også å omfatte Lurøy kommune.» - Vedtektens 4 pkt. 1 tilpasses ved at ordlyden «6 medlemmer» endres til «7 medlemmer» med virkning fra Mona V. Larsen formannskapssekretær

17 Side 17 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE- 13/ /6755 Marit Hatten Åpningstider ved servickontoret jul- og nyttårsaften Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Rådmannens innstilling Åpningstiden ved Rådhuset i forbindelse med jul og nyttår blir som følger fra og med julen 2013: Jul- og nyttårsaften stengt. Romjulen - åpent mellom kl og Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-058/13 Vedtak: Åpningstiden ved Rådhuset i forbindelse med jul og nyttår blir som følger fra og med julen 2013: Jul- og nyttårsaften stengt. Romjulen - åpent mellom kl og Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik Larsen Formannskapssekretær

18 Side 18 av 24 Habilitet i forvaltningen: Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Adm vedtak pdf Saksopplysninger: Servicekontoret ønsker å holde stengt jul- og nyttårsaften. Det er svært få henvendelser disse dagene, samt at de fleste kontorer i kommunen, inkl. NAV, holder stengt. Kommunens servicekontor holdt stengt julaften i 2012 da julaften var på en mandag (inneklemt mellom fridager), uten at det skapte reaksjon fra publikum. Stenging av servicekontoret gir de ansatte mulighet til å ta ut ferie eller avspasere disse timene. Til orientering holder våre nabokommuner, Grane og Hemnes, stengt jul- og nyttårsaften. Viser til Hovedtariffavtalen pkt 4.6: Arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid slutter arbeidet uten trekk i lønn kl. 12 på helgeaftener. Adm.vedtak 58/87: Arbeidstid i romjula (vedlagt), der det ble vedtatt at det innføres inntil videre ordning med at kommunale kontorer/virksomheter, hvor dette er mulig, holdes stengt julaften og i romjula, mot at fritiden innarbeides. Nye åpningstidene gjelder fra og med julen 2013 og videre inntil annet blir bestemt. Administrative og økonomiske konsekvenser: Ingen Konklusjon/anbefaling: Åpningstiden ved Rådhuset i forbindelse med jul og nyttår blir som følger fra og med julen 2013: Jul- og nyttårsaften stengt. Romjulen åpent mellom kl og Marit Hatten arbeidsleder

19 Side 19 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-153, FE /533 13/6771 Lise Bråten Budsjettregulering/regnskapsrapport Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13 Kommunestyret Rådmannens innstilling Budsjettregulering vedtas i henhold til vedlagte tabell datert Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr ,- for driftsbudsjettet, og kr ,- for investeringsbudsjettet. Regnskapsrapport tas til orientering Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-059/13 Vedtak: Budsjettregulering vedtas i henhold til vedlagte tabell datert Budsjettreguleringen har en total brutto ramme på kr ,- for driftsbudsjettet, og kr ,- for investeringsbudsjettet. Regnskapsrapport tas til orientering.

20 Side 20 av 24 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel breg xls Regnskapsrapport rtf Oppsummering av saken: Budsjettregulering/regnskapsrapport for 2. tertial Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 06/02 den , revidert , Økonomireglement for Hattfjelldal kommune. I kap. 6 er det bestemt at det skal rapporteres til kommunestyret. Til grunn for dette ligger bestemmelser i regnskapsforskriften hvor rådmannen forpliktes til å rapportere til kommunestyret minimum 2 ganger pr. år. Her fremlegges regnskapsrapport pr i samme sak som budsjettreguleringer. Med bakgrunn i endringer i budsjettforutsetninger er det behov for å korrigere en del budsjettall for Vedlagte tabeller viser i detalj de endringer som pr er nødvendig å foreta. Hvert av punktene i tabellen kommenteres nedenfor. Vurdering: Investeringsbudsjett: 1. Kommunestyresak 047/13 sier: Hattfjelldal kommunestyre aksepterer tilbudet fra Hattfjelldal Vekst AS om kjøp av annekset for 2 mill.kr. Driftsbudsjett: 1. Se punkt 1 under investeringsbudsjett. De 2 mill kr som Hattfjelldal vekst fikk betalt for annekset, er ført som nedbetaling av Hattfjelldal Vekst sitt lån fra Hattfjelldal kommune. 2. Formannskapssak 093/12 bevilger penger til opprusting av samfunnshuset. Prosjektet ble ikke fullført i Restmidlene overføres til Vedr. drift av asylmottak. Her er opsjonsavtale 1 utløst. Dette gir økte inntekter. Det er også kalkulert internkjøp/salg mellom asylmottaket og ordinær kommunal drift. 4. Det er ikke tidligere budsjettert med avsetning av renter til næringsfond. Dette skal ifølge vedtektene gjøres. 5. Det er tidligere budsjettert med bruk av flyktningefondet på ca 1,6 mill kr. Budsjettreguleringen salderes med å redusere bruk av flyktningefondet. Regnskapsrapport: Skatteinngangen var ved utgangen av august høyere enn i samme periode i fjor.

21 Side 21 av 24 Regnskapsrapporten ved utgangen av august 2013 ser grei ut. Med de budsjettendringer som her er foreslått, og fortsatt stram økonomistyring, mener vi at vi kan gjøre opp regnskapet for 2013 i balanse. Dette hvis ikke noe uforutsett dukker opp resten av året. Administrative og økonomiske konsekvenser: Netto driftsresultat viser hvor store midler kommunen benytter til avsetning (til fond), investeringer (overføring til investeringsregnskap) og dekning av tidligere års regnskapsmessige underskudd. Pr er budsjettert netto driftsresultat for 2013 på kr ,-. Konsekvensen av denne reguleringen blir en økning av netto driftsresultat med kr ,- til kr ,-. Netto driftsresultat korrigert for Vefsnafond og pensjonsfond vil etter denne reguleringen være på kr ,-. Kontering: Budsjettreguleringen har kontering i henhold til vedlagte tabell. Konklusjon/anbefaling: Se rådmannens innstilling. Lise Bråten økonomikonsulent

22 Side 22 av 24 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FE-024, TI-&32 13/ /7027 Stian Skjærvik Prosjekt fremtidig kommunestruktur Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet /13

23 Side 23 av 24 Rådmannens innstilling Hattfjelldal formannskap beslutter å ikke delta i dette prosjektet. Kommunen avventer Stortingets videre beslutning om eventuell endring i kommunestruktur og prosessen for gjennomføringen av denne Formannskapet Møtebehandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-060/13 Vedtak: Hattfjelldal formannskap beslutter å ikke delta i dette prosjektet. Kommunen avventer Stortingets videre beslutning om eventuell endring i kommunestruktur og prosessen for gjennomføringen av denne. Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune Mona Vik Larsen Formannskapssekretær

24 Side 24 av 24 Habilitet i forvaltningen: Ingen. Saksdokumenter i arkivsaken: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 I Helgeland Regionråd Prosjektspesifikasjon Saksopplysninger: Helgeland Regionråd har engasjert Telemarkforskning til å gjennomføre en undersøkelse angående ny kommunestruktur. Rådmann, Ordfører og Varaordfører er invitert til å intervjues. Mona Vik Larsen Formannskapssekretær