Erfaringer og forutsetninger for et vellykket samarbeid om utførelse av oppdrag. Workshop i prosjekt for kontraktsoppfølging

Transkript

1 Erfaringer og forutsetninger for et vellykket samarbeid om utførelse av oppdrag Workshop i prosjekt for kontraktsoppfølging

2 Bakgrunn Nødvendig å få til gode samarbeid mellom oppdragsgivere og leverandører for at konkurranseutsetting av renovasjonstjenesten skal kunne fortsette å være et aktuelt alternativ til egenregi Trender i bransjen gjør at færre og færre oppdragsgivere kan leve med en tjeneste som ikke utvikler seg over en kontraktsperiode: Økt fokus og strengere krav til gjenvinningsgrad Teknologien utvikler seg raskt og bransjen har historisk ikke vært raske nok til å implementere ny teknologi Et godt samarbeid gjør også at man raskere kan løse de problemer og utfordringer som vil oppstå over en kontraktsperiode 2

3 Nøkkelen til et godt samarbeid To fundamentale forutsetninger for et godt samarbeid: Tillit Felles mål Tillit må bygges tidlig og for oppdragsgiver gjøres dette ofte gjennom kontraktsoppfølging Fokus Samarbeid Oppfølging Driftsoppstart Tid Et felles mål må være at det skal bli en god kontrakt for begge parter: Ofte så ser vi denne holdningen på toppen av organisasjonene Har et lite stykke å gå for å implementere denne holdningen hos både oppdragsgiver og leverandør gjennom hele organisasjonen 3

4 Samarbeid i praksis Det må legge til rette for samarbeid i alle faser av en kontraktsperiode 1. Legge til rette for utvikling og samarbeid i konkurransegrunnlaget og kontrakten 2. Legge til rette for og systematisere samarbeidet i driftsfasen 3. Legge til rette for et samarbeid mellom ny leverandør, gammel leverandør og oppdragsgiver i avslutningsfasen 4

5 Konkurransegrunnlag og kontrakt Slik vi vurderer det / har fått det vurdert, er det mange måter å legge til rette for et samarbeid om utvikling i kontraktsperioden selv innenfor loven om offentlige anskaffelser: Bruk av endringsklausuler i kontrakten som regulerer hvilke endringer oppdragsgiver kan foreta, i hvilket omfang og på hvilke vilkår Kan man her åpne opp for endring av fraksjoner som skal samles inn separat? Oslo varianten: Egen kravspesifikasjon for «Bistand til utvikling og innovasjon» «Omfang, tidspunkt for levering, samt kompensasjon avtales i hvert tilfelle og reguleres etter bestemmelser i kontraktsformularet og NS 9430» VESAR / Sarpsborg varianten: Legge nye innsamlingssystemer og pilotprosjekter inn som opsjoner i prisskjema De ulike metodene listet over viser at det er mulig å legge til rette for samarbeid og utvikling i kontraktsperioden Ulike fordeler og ulemper med de forskjellige løsningene og valget av løsning må tilpasses hva man ønsker å oppnå 5

6 Resultat for oppdragsgiver Driftsfasen Helt grunnleggende må det være en innstilling som gjennomsyrer hele organisasjonen, både hos oppdragsgiver og leverandør, om at de beste resultatene oppnås gjennom samarbeid og løsninger som er gode for begge parter God Når et problem oppstår er det ofte mange mulige måter å løse det på Lett for at partene kjemper for det tiltaket som er det absolutt beste for seg selv, mens det samtidig finnes løsninger som gir et mer enn tilfredsstillende resultat for begge parter Dårlig Dårlig Mulige løsninger Resultat for leverandør God Et godt samarbeid forutsetter et godt samarbeid også om de mindre problemene: Har flere ganger opplevd at leverandør og oppdragsgiver på et overordnet nivå og på de store spørsmålene samarbeider godt, men at når man kommer ned på de daglige driftsproblemene ender opp med å tenke mer på seg selv og ikke på samarbeid På sikt får dette konsekvenser også for samarbeidet på overordnet nivå Samarbeid og utvikling bør settes inn i system i driftsfasen: Implementeres som fast agendapunkt Skriftlig dokumentere hva man blir enige om underveis og til slutt 6

7 Driftsfasen typiske utfordringer Noen problemer som oppstår er gjengangere og hvor det ofte leverandør sitt hensyn til de ansatte og lønnsomhet og oppdragsgiver sitt hensyn til sine abonnenter ofte ikke gir samsvarende ønsker: Innkjøring av helligdager Bilhavari Dårlig vær- og føreforhold Avvikshåndtering Renovasjonsforskriften 7

8 Avslutningsfasen Avhengig av anbudet og tjenesten så vil det være mindre eller større behov for samarbeid mellom ny og gammel leverandør i avslutningsfasen av en driftsperiode Som konkurrenter kan det være vanskelig å få til et godt samarbeid her kan gjerne oppdragsgivere legge til rette for og fasilitere samarbeid mellom ny og gammel leverandør Vi ser eksempler på at oppdragsgivere stiller krav i avtalen med leverandør om konkrete oppgaver det skal samarbeides med ny leverandør om i overgangsfasen 8