Microsoft Outlook. 1.Gå på Tools-> Accounts.

Transkript

1 Microsoft Outlook Er ett av de mest brukte e-postprogrammene som eksisterer. Det følger med Office-pakken til Windows og er et lisensiert produkt. Finnes både som engelsk og norsk versjon, kommer helt an på hvilken versjon av Office-pakken du har installert på din datamaskin. I Microsoft finner du en rekke avanserte funksjoner, den har blant annet en kalender som kan være veldig kjekk å bruke. Det er et stort støttesystem til Microsoft Outlook, du kan her blant annet benytte deg av Office Assistance. Offi ce assistance er en liten animert fi gur som hjelper deg med nesten alt mulig. Den kommer av seg selv i Microsoft Outlook hvis du ikke har skrudd han av. Du fi nner han hvis du går på Help -> Show offi ce Assistance. Syntes du den er for slitsom, høyreklikker du bare på han og trykker på Hide. Oppsett av e-postkonto Første gangen du kommer inn i Microsoft Outlook åpnes det et eget vindu med en veiviser. I denne veiledningen benytter vi ikke denne. Lukk derfor veiviseren hvis den kommer. 1.Gå på Tools-> Accounts. 2.Da kommer du inn i en veiviser som hjelper deg med oppsettet av mailen. Her klikker du på Add a new account og trykker på Next. 47

2 3.Her skal du fylle inn hvilke type mailserver du bruker. HIG benytter POP3, marker denne og trykk Next. 4.Her fyller du inn Your Name, adress, Incoming og Outgoing serve, Username og Password. Kryss ikke av på Log on using Secure password Authentication. Trykk Next når du er ferdig. Hva som skal stå i feltene: Your name: adress: Incoming server: Outgoing server: User name: Password: Visningsnavn, som oftest ditt fulle navn. Din e-postadresse utlevert fra HIG. Inngående mailserver, studenter.hig.no Utgående mailserver, studenter.hig.no hvis du sitter på skolens nett. Brukernavn. Dette er studentnummeret ditt. Passord, utlevert av skolen. 5. Gratulerer du har nå satt opp din e-postkonto i Microsoft Outlook. Trykk Finish for å lukke vinduet. 48

3 Å sende e-post 1. Trykk på New nesten øverst i venstre hjørne. 2. Da kommer det opp et vindu som er den tomme e-posten du skal sende. Den e-posten legger seg nederst på oppgavelinjen. Du kan enkelt arbeide i forskjellige programmer og bare klikke på den på oppgavelinjen for å åpne den igjen. Her skal du fylle inn tekst i de tomme feltene. Om de tomme feltene: To: Cc: Subject: Til, mottakers e-postadresse. Kan skille flere adresser med; og mellomrom. Eks kari.nordmann@hig.no; ola.nordmann@hig.no Carbon copy. Hvis du vil sende en kopi av mailen til noen. Mailens emne eller tema kommer her. I det store tomme feltet under dette, kommer selve innholdet i mailen. Når du starter å skrive her, blir flere av knappene i den øverste oppgavelinjen aktive. Disse knappene lar deg formatere teksten og utseende på mailen. Etter du har fylt inn alt du vil i mailen, trykker du på Send på verktøylinjen nest øverst. E-postens verktøylinje Nederste linje fra venstre: Send: Binders: Adressebok: Check names: Trykk her for å sende e-posten. For å legge ved noe i mailen, eks fil/bilde. For enkelt å finne lagrede kontakter å legge de til i e-posten. Kontrollere navnene.!: Sette høy prioritet på mailen. Nedover pil: Flagg: Options (scrollbar): Sette lav prioritet på mailen. Message flag. Trykk her for flere alternativer på mailen. HTML (scrollbar): I hvilke format mailen skal sendes i, mest vanlig er HTML, men kan også sende som Plain Text (kun tekst). Midtre linje fra venstre: Attach as Adobe PDF: New: Open: Lagre: Sende innholdes som vedlegg til mailen i format PDF. Ny e-post. Åpner browser, for filbehandling. Lagre filen på datamaskinen. 49

4 E-post. Search: Print: Print prewiev: ABC: Cut: Copy: Paste: Format painter: Undo typing: Redo typing: Insert hyperlink: Tables and border: Insert table: Excel: Colums: Drawing: Document map: Show/Hide: la denne være på for å lagre e-posten. Åpner en søkebar til høyre i e-posten. Her kan du søke lokalt og i filer på nettverket. For å skrive ut e-posten. For å se hvordan mailen blir på papir før du skriver den ut. Forhåndsvisning. Hvis du ønsker stavekontroll utført på e-posten. Klipp ut. Marker først tekst eller annet, og trykk her. Fjerner det markerte. Kopierer. Marker første teksten eller annet, trykk her. Klikk her for å plassere tekst fra enten Cut eller Copy. Hvis du har skrevet noe feil, trykk her for å omgjøre det. Hvis du har fjernet noe, og vil ha det tilbake. For å sette inn en link i mailen, til et nettsted, eks Hvis du vil plassere en tabell i mailen. Et nytt vindu med muligheter for å formatere tabell dukker opp. For å sette inn tabell i mailen. For å sette inn Microsoft Excel Worksheet, Excel skjema. Kolonner, formatere tekst i kolonner. Sette inn tegning i mailen. Dokument kart. Hvis du ønsker å se et tegn der du f.eks har tatt ett linjeskift. Disse vises ikke i mail til mottaker. Zoom: Scrollbar, her ser du hvor stort du ser mailen, eks 100%.?: Microsoft word help. Office Assistance. Arial: Fonten du skriver teksten her. Scrollbar, mange alternativer nedover. I dette tilfelle Ariel. 10: Fontstørrelse, hvor stor teksten du skriver er. I dette tilfelle 10. Bold: Skrive med uthevet tekst, blir tykkere enn vanlig. Trykker du nå på << helt til høyre kommer flere alternativer opp. Disse er flere alternativer for formatering av tekst i mailen. Prøv deg frem, du kan gjøre masse forskjellig. Den øverste grå linjen inneholder de samme valgene som nevnt her, er også noe ekstra som passer til avansert bruk. Det du bør legge merke til er vinduet helt til høyre, den lar deg skrive et spørsmål som du kan søke opp. Dette er en grei måte å løse eventuelle problemer. Denne finner du igjen i alle programmene til Microsoft Office, eks word, excel, power point og access. 50

5 Å sjekke e-posten Når du skal se etter om du har fått e-post, trykker du Send/Recive knappen i verktøylinjen på toppen av e-postprogrammet. Har du mottatt e-post vil du se det blant annet på venstre side i programmet. Ved at teksten inboks vil stå uthevet med antall mailer i parantes bak. Du vil også se om du har fått mail på oppgavelinjen til windows, helt nederst til høyre, der vil det komme opp en konvolutt. Når du har fått mail, trykker du på Inboks på venstre side, da vil du se alle mailene du har fått i vinduet til høyre. Trykker du på en av mailene vil du se de i vinduet under. Vil du åpne mailen i ett eget vindu, dobbeltklikker du på den. Hvis noe er feil med enten inn-eller utboksen din vil du se en gul trekant i høyre hjørne nederst. Klikker du på denne, vil du se hva feilen kan være. Å svare på, svare på til alle og videresende mail Hvis du har mottatt en mail du ønsker å svare på kan du enkelt gjøre dette ved å trykke på Reply knappen, her er mottaker adressen ferdig utfylt. Ønsker du å svare til alle som mottok mailen sammen med deg trykker du Reply all, du må da fylle inn mottaker adressene. Hvis du vil videresende en mottatt mail, trykker du på Forward knappen, her må også e-postadresse fylles ut. Testing av mailen For å sjekke om mailen er riktig satt opp kan du prøve å sende en mail til deg selv. Da vil du se om både innog utboksen står rett i oppsettet. Får du en feilkode kan du gå inn på Tools -> Accounts for å sette den opp på nytt eller rette feil. 51

6 E-post Generelt om e-post E-post er en elektronisk og digital måte å sende et brev eller en beskjed. I motsetning til vanlig brev går det raskt, på få sekunder går brevet fra avsender til mottaker. Det er i tillegg helt gratis å sende e-post, alt du behøver er internett oppkobling, e-postprogram og e-postkonto. Høgskolen i Gjøvik gir alle gratis e-postkonto. Før man kan sende e-post må man sette opp kontoen i e-postprogramet. Her må man fylle inn brukernavn, passord, inngående- og utgående mailserver. Alle studenter og ansatte ved HIG har sin egen e-postadresse, dette blir utlevert til alle studenter ved skolestart. E-postadressen din har form som fornavn.etternavn@hig.no. E-postkontoen er ca 15MB og største e-posten du kan sende og ta imot er 10MB. E-post innstillinger Brukernavn: Studentnummeret ditt Passord: E-postadresse: Inngående mailserver: Utgående mailserver: Server: Utlevert av skolen fornavn.etternavn@hig.no studenter.hig.no studenter.hig.no (på skolens nett) POP3 Spamfi ltre og antivirus E-postkontoen din på HiG er beskyttet både av antivirus og av spam filter (filter mot useriøs e-post) for å unngå plagsom eller ødeleggende epost. Spammail kan inneholde alt fra irriterende og støtende reklamefremstøt til regelrette svindelforsøk fra mafiaen. Spamfiltret fjerner de fleste av disse mailene, men den kan også dessverre fjerne mailer som ikke var ment fjernet. Mange opplever hver dag at innboksen blir overfylt med flere hundre uønskete e-poster, spamfiltret til HIG løser det meste av dette problemet. Æ, Ø, Å På dataspråket er «æ,ø, å»ikke godkjente bokstaver. De er derimot sammensatt av andre bokstaver. Dette betyr at verken passord eller for eksempel at selve e-postadressen kan inneholde noen av disse bokstavene. Da de er vanlige i vårt alfabet er det derfor også veldig lett å glemme seg bort å benytte de der de ikke kan brukes. For nye års studenter er det blitt ny skrivemåte for disse bokstavene i mailadressen, mens gamle har det akkurat som før. Æ = Ø = Å = A O A Tidligere ble det benyttet æ=ae ø=oe og å=aa Vær derfor oppmerksom på at enkelte studenter og forelesere kan ha e-postadresse på denne formen. 33