ÅRSMØTE STAVANGER TENNISKLUBB 9. APRIL 2015

Transkript

1 ÅRSMØTE STAVANGER TENNISKLUBB 9. APRIL 2015 Agenda/Saksliste for årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent/møteleder, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle tennisklubbens årsmelding. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag til vedtektsendring for vedtekter for Stavanger Tennis klubb 7. Behandle innkomne forslag og saker. a. Gullkortet prising b. Oppgraderingsprosjekt 8. Fastsette medlemskontingent. 9. Vedta idrettslagets budsjett og plan. 10. Valg: Styret o Styrets leder og nestleder o 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Revisor Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem Kontroll komité med 2 medlemmer og 1 varamedlem

2 STAVANGER TENNISKLUBB ÅRSRAPPORT 2014 Til årsmøtet i Stavanger Tennisklubb April 2015 Styrets beretning Klubbens virksomhet omfatter aktivitet som idrettslag tilknyttet Norges Idrettsforbund. Virksomheten er lokalisert i Stavanger kommune. Styret i Stavanger Tennisklubb valgt på årsmøtet i april 2014 er: Leder: Nestleder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Ole Martinsen Lars Gjerdåker Jan Undem Helge Koll Frafjord Anett Eskeland Hilde Sommerfeldt Pål Jæger-Pedersen Sverre Bjelland Styret har i perioden avholdt månedlige formelle styremøter med unntak av feriemåneder juli/august og desember. Styret har i tillegg gjennomført diverse møter for diskusjon om klubbutvikling, og prioriteringer, ansettelsesprosesser, samt strategisamling sammen med med trenere og stab. Styret har videreført sitt arbeid med fokus på 4 områder som basis for prioriteringer og hva klubben skal kjennetegnes av og disse danner også basis for årsrapporten: Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Sportslig utvikling og nytenking med høy idrettsfaglig kompetanse Moderne og tidsriktige anlegg Sunn drift finansiell frihet Styret har i 2014 jobbet videre med arbeidet med organisasjonsutvikling og verdigrunnlag som ble startet i Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Stavanger Tennisklubb er Norges største tennisklubb og et av Stavangers største idrettslag. Ved utgangen av 2014 hadde klubben 941 medlemmer. Rundt halvparten av medlemmene er mellom 6 og 19 år, og brorparten av disse har i løpet av 2014 vært aktive enten innenfor tennisskole eller konkurranse/ turneringsgrupper på nasjonalt nivå. Klubben har som mål å være et idrettslag og en arbeidsplass der det råder full likestilling. Klubbens hjemmeside er en viktig informasjonskanal i klubben. Funksjonaliteten for databasert banebestilling fungerer bra, både for Hafrsfjordbanene og Tennishuset. Bruken av Tournament Planner som turnerings-gjennomføringsverktøy er blitt videreutviklet til påmeldings- og planleggingsverktøy og gir en oversikt over alle sportslige

3 resultater gjennom året. I tillegg er Gullkortordningen som gir utvidet og da nærmest gratis spilletid utover betjent åpningstid blitt en suksess og har i praksis økt banekapasiteten betydelig. Trenings- og konkurranseformer som treffer bredt i medlemsmassen, slik som Juvesen (Junior Veteran Senior) turneringen, liga-spill og tennis & tango har vært gjennomført som tidligere år og bidratt til tennismoro på tvers av årskull og generasjoner. Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i klubben vært bra. Det har ikke vært rapportert skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapet forurenser ikke det ytre miljøet. I 2014 ble det gjennomført en questback hvor alle medlemmer ble invitert til å si sin mening om det tilbudet som eksisterer i klubben. Totalt 135 responderte. Svarene på undersøkelsen ble lagt ut klubbens nettside. Sportslig utvikling og nytenkning med høy idrettsfaglig kompetanse. Stavanger Tennisklubb har som mål å bli et skandinavisk kraftsenter. Dette innebærer blant annet at klubben skal tilby et godt aktivitetstilbud sammenlignet med andre ledende skandinaviske klubber. Stor lokal turneringsaktivitet vil være viktig både for å redusere reisevirksomhet og for å ha et godt lokalt turneringstilbud for alle segmenter. Videre ønsker klubben å videreutvikle administrasjonensog trenerstabens idretts- og servicekompetanse. Dette er også et viktig tiltak for å kunne lykkes med å bli et kraftsenter i Skandinavia Lokale arrangementer Stavanger TK er ledende i Norge på arrangementer. Både mht. antall gjennomførte turneringer, men også på den kvalitative gjennomføringen. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre slik at vi kan opprettholde vår status som turneringsarrangør og bli ytterligere attraktive. I 2014 ble følgende arrangementer gjennomført: - Norgescup - Juvesen - flere - NM alle klasser - Tennis Europe 14 europacup under 14 år - ITF 18 verdenscup under 18 år - Åpne turneringer flere klasser - Ligaspill - Regionmesterskap alle klasser - Multiturnering - TFO turnering - Tennis & Tango - Mix turnering - Masters (sluttspill for de 8 beste i juniorklassene i Norge) - Grand Prix kr. Største nasjonale premieturneringen i Norge - NM lag junior - Planet turneringer Resultater 2014 Klubbens konkurransespillere gjør stadig fremskritt. Noen har også begynt å markere seg med internasjonale resultater og aktivitetsnivået for de mest aktive i konkurransegruppen er god. Se mer detaljert informasjon under. Januar Vestlandsmesterskapet i Bergen. Nils Tveit Gjerdåker tok andreplass i gutter U12. I jenteklassen U12 vant Ylva Frafjord Landa. I U14 klassen for jenter ble det en hel stavangersk finale mellom Anne Sedberg Myhre og Julia Oftedahl Knoth der Anne vant etter en tre-sets kamp. I U16 klassen for jenter vant Brit Storhaug. U18 gutter ble Johannes Tveit Gjerdåker nummer 3. Herreklassen ble vunnet av Leonard Faa Hviding.

4 Februar NC U16 i Stavanger. Johannes Helgø og Dorthea Faa Hviding vant sine klasser. April Norgesmesterskap 14,16 og 18 og Landsturnering under 12 år - Stavanger. Dette var et stort arrangement for klubben som ble gjennomført på en svært tilfredsstillende måte. I U12 gutter ble Nils Tveit Gjerdåker nummer 3. I U16 klassen vant både Johannes Helgø og Dorthea Faa Hviding sine klasser. I gutter double U16 vant Johannes Helgø og Markus Anker Sulen. Juni Lagtennis. Det øverste damelaget gjorde en sterk innsats i eliten og spilte seg frem til finale. Der tapte de mot Furuset i en meget jevn kamp. Øverste herrelag klarte å sikre opprykk til elite etter fjorårets forsmedelige nedrykk. I 2015 har vi 2 elitelag som skal kjempe om NM tittel for lag. August Norgesmesterskap under 14, 16, 18 og senior + Landsturnering under 12 år Frogner I mix-double U16 ble Dorthea Faa Hviding og Johannes Helgø Norgesmestere. I singelklassene U16 ble det 3 tredjeplasser. November International week Stavanger. Nok et nytt, stort og omfattende arrangement som ble vellykket på alle mulige måter. Følgende arrangementer gikk av stabelen: Tennis Europe 14, ITF 18, GP og Masters 14, 16 og 18 år. Våre gjorde gode resultater. Markus Sulen gikk helt til semifinale og Hviding og Helgø gikk til kvartfinaler i single. Desember 2014 NM lag Stavanger. Stavanger ble Norgesmester både for piker og gutter. Klubbturer/Gruppeturer 2014: Følgende klubbturer ble gjennomført i 2014: - NC Drøbak/HTK - TE Stabekk - TE Asker - SEB Oslo - NM Frognerparken alle klasser - Vestlandsmesterskapet i Bergen - NC i Bergen Svithun talenter mot toppen (TMT) og toppidrett Høsten 2014 ble det oppstart av TMT i samarbeid med St. Svithun videregående skole. Dette er en fantastisk mulighet for spillere som vil kombinere skole med å utvikle sin tenniskarriere. I 2014 var det 2 spillere i TMT og 3 på toppidrett. I 2015 blir det flere. Tennistreningene for TMT og toppidrettselevene gjennomføres på morgenen mandag, onsdag og fredager. Moderne og tidsriktige anlegg Klubben disponerer i dag 8 innendørsbaner på Tjensvoll og 4 utendørsbaner på Madla. På innendørsbanene er utnyttelsesgraden tilnærmet 100 % innenfor kjernetiden Hafrsfjordbanene holdt bra kvalitet gjennom 2014 og anlegget fremstår i dag som attraktivt, men med for liten kapasitet ble et vesentlig bedre år enn 2013 med hensyn på banekapasitet. I 2014 var det kun ONS i august og eksamensavvikling i mai/juni som reduserte kapasiteten noe ser ut til å få samme banekapasitet som 2014 versus messearrangementer. Ny leieavtale blir underskrevet med Stavanger Kommune i 2015.

5 Et fortsatt viktig arbeidsområde for de kommende år blir planlegging for utviklingen av nytt tennisanlegg på Revheim. Klubbens ambisjon er at dette anlegget må bli både større og bedre enn dages eksisterende anlegg. Styret mener dette vil gi grunnlag for videre sportslig utvikling samtidig som klubben også vil kunne bedre tilbudet til alle medlemmer og gi økt tilhørighet og bedre miljø. Revheim er noen år frem i tid. Derfor er det igangsatt en prosjektgruppe som skal utarbeide og gjennomføre en oppgradering av Tennishuset på Tjensvoll. Uteanlegget på Hafrsfjord vil også bli tatt i betraktning. Sunn drift finansiell frihet Klubbens økonomiske situasjon er god. Aktivitetsnivået i klubben er høyt. Klubben har på en god måte styrt veksten med et balansert inntekts- og kostnadsfokus. Klubbens årsresultat er et underskudd på kr , som er dårligere enn budsjettert. Avvik skyldes hovedsakelig behov for innleie av ekstern hjelp i daglig leders permisjonsfravær. Resultatet er basert på driftsinntekter på kr , driftskostnader på kr og positive finansposter på kr Klubbens balanse er god med likviditetsreserver plassert med meget lav risiko. Hovedpunkter i regnskapet for 2014 målt mot foregående år og budsjett er som følger; Nøkkeltall Endring Faktisk 2013 Budsjett 2014 Faktisk 2014 Avvik mot fjorår Avvik mot budsjett Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Årsresultat Klubbens budsjett for 2015 er vist under. (Detaljert 2015 budsjett i Vedlegg 2): Budsjett Budsjett 2015 Kommentar Driftsinntekter Driftskostnader - Varekjøp Lønn Annen kostnad Avskrivning Driftsresultat Finansposter Årsresultat Styret foreslår å videreføre policy om at bruk av klubbens oppsparte midler knyttes opp mot arbeid for oppgradering av anlegg, samt å holde og bygge en kapitalbase for fremtidig anlegg forventet etter Styret har i 2015 satt i gang et prosjekt for å se på nødvendige oppgraderingstiltak på anlegget på Tjensvoll samt utebanene på Madla, for å sikre at anlegg tilfredsstiller de krav som stilles fra medlemmene til klubbens fasiliteter. Deler av investering er tatt inn i budsjett i form av økte avskrivninger.

6 Det er styrets vurdering at klubbens økonomiske situasjon er meget bra og at klubbens drift er sunn og balansert. Styret bekrefter at forutsetning om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig uttrykk for selskapets utvikling og stilling, samt resultatet av virksomheten for Styret bekrefter at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av driften i Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelsen av selskapets stilling. Avsluttende kommentar Styret vil avslutningsvis takke alle medlemmer, ansatte og interessenter til klubben for meget godt samarbeid i Det høye aktivitetsnivået, det positive engasjement og det konstruktive samarbeidet motiverer til fortsatt innsats for å legge forholdene til rette slik at alle som vil spille tennis skal kunne drive idretten med størst mulig utbytte og ha mulighet for å oppnå et prestasjonsnivå i samsvar egne ambisjoner. Stavanger, april 2015 Styret i Stavanger Tennisklubb Ole Schei Martinsen (leder) Lars Gjerdåker (nestleder) Jan Undem (medlem) Sverre Bjelland (medlem) Hilde Sommerfeldt (Medlem) Anett Eskeland (medlem) Pål Jæger-Pedersen (medlem) Karen Faa Nåstad (varamedlem)

7 Vedlegg 1 Stavanger Tennisklubb Regnskap 2014 Vedlagt i separat dokument.

8 Vedlegg 2 Stavanger Tennisklubb Fastsette budsjett og medlemskontingent Budsjett Budsjett 2015 Proshop mat Proshop utstyr Konkurransegruppa Tennisskole Barn/Voksen Turneringsinntekter Fast baneleie Løpende baneleie Medlemskontigent TFO Tenniscamp Drop in Turneringsoppfølging Firmakurs Sponsormidler Messeinntekter Offentlig støtte Privattimer Diverse inntekter STK Lag tennis (inkl. refusjon) Samlinger Viderefakturert strøm Totale inntekter Varekjøp utstyr Varekjøp mat Total varekost Lønn Feriepenger OTP Arbeidsgiveravgift Div personalkost Total lønnskostnader Husleie/Leie eksterne baner Vann/renovasjon/Forsikring/Eiendomsavgift/Vedlikehold/Inventar Strøm Vedlikehold baner Telefoni Internett/Alarm Kontingent NTF/Rogaland Idrettskrets/Startkontigenter Turneringsoppfølging Reisekostnader Kostnader turneringer/premier Kostnader samlinger Regnskapskostnad Revisjonskostnader Web- sider/booking IT- kostnader Kontormateriell/rekvisita/porto/aviser Kurs/Utdannelse Annonser/tryksaker Tap på fordringer Tennisutstyr Kostnader tenniscamps Kostnader tennisskole Diverse kostnader Kostnader lagtennis Avskrivninger Totale driftskostnader Sammendrag Inntekter Varekost Personalkost Driftskost Driftsresultat Netto Finans , , , , Årsresultat

9 Framlegg til vedtektsendring av vedtekter til Stavanger Tennisklubb Til årsmøtet i Stavanger Tennisklubb 2015: I 12, punkt 10 i vedtekter for Stavanger Tennisklubb er val av styre definert til: 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 6 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Framlegg til vedtak: Styret i Stavanger Tennisklubb gjev med dette framlegg til å redusera antal styremedlemmer til 4 og såleis endra tekst til: 10. Foreta følgende valg: a. Leder og nestleder b. 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer

10 Prising av Gullkortet Gullkort i dets nåværende form settes til 250 kr per måned. Det opprettes dessuten et gullkort pluss som gjelder frem til kl 14 på hverdager som koster 350 per måned.

11 Oppgraderingsprosjekt Styret ser et behov for oppgradering av vårt anlegg, gitt situasjon hvor vi vil være i dagens lokaler ut Oppgradering vil måtte tas over flere år, og prosjektering og prioterings-arbeidet er i igangsatt. Prosjekter som innenfor prioritert scope i 2015 er: Oppgradering av garderober /bad Oppgradering av lysanlegg for begge haller Oppgradering av treningsrom/tribune 2. etasje Oppgradering av resepsjon/kontorer i 1. etasje Styret ber om godkjenning fra årsmøte til å gjøre nødvendig oppgradering av anlegg innenfor en ramme på NOK 1.5 mill for 2015 (Fordelingsnøkkel for fordeling av kostnader med Stavanger Forum er ikke avklart).

12 Styrets forslag til medlemskontingent 2016 «Kontingenter justeres for konsumprisindeks og rundes opp nærmeste NOK 50» Medlemskap 2014 (Hoveddel) Familie kr Senior/pensjonist kr Jr./student kr. 1000

13 Vedlegg 3 Stavanger Tennisklubb Valg Valgkomiteens innstilling til nytt styre vil bli lagt fram på årsmøtet. Styret Styrets leder: Styrets nestleder: Andre valg 4 styremedlemmer: 2 varamedlemmer: Note: Styret velges som følger: Formann/Nestformann individuelt, Styremedlemmer som gruppe, Varamedlemmer som gruppe Revisor: Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Styret gis fullmakt til å utnevne representanter Valgkomite med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Leder Medlem Medlem Kontrollkomite med 2 medlemmer Medlem Medlem