Å RSMØTE STÅVÅNGER TENNISKLUBB 30. MÅRS 2017

Transkript

1 Å RSMØTE STÅVÅNGER TENNISKLUBB 30. MÅRS 2017

2 Agenda/Saksliste for årsmøtet 1. Godkjenne stemmeberettigede 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden 3. Velge dirigent/møteleder, referent, samt 2 medlemmer til å underskrive protokollen 4. Behandle tennisklubbens årsmelding 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand a. Regnskap 2016 b. Revisors rapport c. Kontrollkomites rapport 6. Behandle innkomne forslag og saker a. Ingen saker er meldt inn 7. Fastsette medlemskontingent Vedta idrettslagets budsjett og organisasjonsplan 9. Valg: a. Styrets leder b. Styrets nestleder c. Øvrige 4 styremedlemmer d. 2 varamedlemmer til styret e. Revisor f. Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet g. Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem h. Kontrollkomité med leder og 2 medlemmer 2

3 ÅRSRAPPORT 2016 Styrets beretning Klubbens virksomhet omfatter aktivitet som idrettslag tilknyttet Norges Idrettsforbund. Virksomheten er lokalisert i Stavanger kommune. Styret i Stavanger Tennisklubb valgt på årsmøtet i mars 2016 er: Leder: Lars Gjerdåker Nestleder: Line Hoff Nilsen Styremedlem: Karl Petter Aarthun Styremedlem: Erik Haaland Styremedlem: Anett Røyrvik Styremedlem: Anine Klepp Vara styremedlem: Inge Bjørkevoll Vara styremedlem: Veronica Westbø Tønnessen Varamedlemmene har vært invitert på alle styremøter, og deltatt i samme omfang som ordinære styremedlemmer. Styret har i perioden avholdt månedlige formelle styremøter med unntak av feriemåneder juli og desember. Styret har i tillegg gjennomført diverse møter for diskusjon om klubbutvikling og prioriteringer, samt strategisamling sammen med trenere og stab. Klubbdrift Stavanger Tennisklubb er en av Norges største tennisklubber og et av Stavangers største idrettslag. Ved utgangen av 2016 hadde klubben 771 medlemmer, som er omtrent uendret fra Rundt halvparten av medlemmene er mellom 6 og 19 år, og brorparten av disse har i løpet av 2016 vært aktive enten innenfor tennisskole eller konkurranse/ turneringsgrupper på nasjonalt nivå. Strategi og målsetting I løpet av 2016 har styret jobbet sammen med klubbens administrasjon og trenere for å konkretisere klubbens visjon og strategi. Basert på dette har vi definert et klart hovedmål: Stavanger Tennisklubb skal være en foregangsklubb i Norge Stavanger Tennisklubb er en klubb som inkluderer både bredde og topp, unge og eldre og har et stort nedslagsfelt i Stavanger og Rogaland. Vi arbeider som en «regionsklubb» og vi skal være blant de beste når det gjelder: Sportslig tilbud som inkluderer både bredde og topp Sportslige tiltak for både junior, senior og veteran Sosial aktivitet positivt og inkluderende miljø Kommunikasjon eksternt og internt 3

4 Anlegg moderne og funksjonelle Økonomi sunn drift med finansiell frihet Konkrete årlige målsettinger for de 6 punktene over er spesifisert i STK sin Handlingsplan. Denne er oppdatert for 2017 og lagt som vedlegg til årsmøtepapirer 2017 (og også på STKs hjemmesider). Klubbens organisasjonsplan Styret har i 2016 jobbet etter organisasjonsplan som vist i figur nedenfor der alle styremedlemmene har hatt spesifikke ansvarsområdet. Dette har på en god måte fordelt arbeidsoppgavene til styret og sikret et bredt nedslagsfelt med stor arbeidsflate. Det bør for 2017 jobbes med å få enda flere av klubbens medlemmer engasjert i klubbens drift og en mulig modell er å involvere flere inn i de ulike komiteene. De ulike styremedlemmenes ansvarsområder er videre beskrevet i Klubbhåndboka. Drift Klubbens hjemmeside er en viktig informasjonskanal i klubben og sammen med Facebook blir mye av klubbens informasjon delt på denne måten. I løpet av 2016 har styret opprettet en Klubbhåndbok for STK der relevant og nyttig informasjon om klubbens historie, visjon og verdier, ansatte, trenere og organisasjonsplan, medlemskap og treningsavgifter, aktivitetstilbud og klubbdrift er samlet på en plass. Vi håper at dette er et nyttig stoppested for klubbens medlemmer og at det kan føre til en klubb med mer tilhørighet der informasjon er tilgjengelig for alle. KLUBBHÅNDBOK for Stavanger Tennisklubb Oppdatert desember 2016 Klubben har gjennom 2016 gjort en omlegging til å i stor grad bruke online betalings- og bookingsystem (Senserio). Dette har gitt redusert arbeid for administrasjonen med betaling ved bestilling og sikrer innbetaling for alle booka banetimer. Også medlemskap betales her og sikrer således økt registrering av medlemmer siden det gir rabattert pris. 4

5 Gullkortordningen, som gir utvidet spilletid utover betjent åpningstid, er en suksess og har i praksis økt banekapasiteten betydelig og er også et billig alternativ til våre medlemmer. Vi har ikke observert at dette gir redusert spilling i ordinær åpningstid. Cezar Johansson som daglig leder i klubben har sammen med resten av trenerteamet og de ansatte videreført arbeidet med å løfte klubbens aktivitetstilbud enda ett hakk videre. Vi har et svært bredt spekter av tilbud fra de aller yngste i TFO til bredde i Tennisskolen og klubbturer for våre veteraner. På turnerings- og arrangementssiden leverer vi i toppklasse. Vi vet at dette er krevende og styret er svært tilfreds med arbeidet som er blitt gjort i 2016 og registrerer både nytenkning og kontinuitet med våre faste trenere med Ole Storhaug, Marius Tangen, Henning Frøystein, Oscar Barrios Torres, Andre Jacobsen, Rikhard Holmstrøm og Christian Martinsson. I tillegg til det «faste trenerteamet» har vi et stort team med trenere som går på timebasis og gjør en kjempejobb med alt fra TFO til Tennisskole. I sum har vi en svært kompetent og komplementær trenergruppe med stor grad av kontinuitet. Totalt utførte klubben i 2016 cirka 10 årsverk inkludert administrasjon og kiosk/medlemsservice. Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i klubben vært bra. Det har ikke vært rapportert skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapet forurenser ikke det ytre miljøet. Nesten ikkje fråfall gjennom ungdomsåra Mykje likt som STK men større andel 6-12 år Prioriterer ikkje satsing på born og ungdom Svært stor andel born men med stort fråfall 5 Sportslig aktivitet og resultat Stavanger Tennisklubb har som mål å være en foregangsklubb. Dette innebærer blant annet at klubben skal tilby et godt aktivitetstilbud og medlemsservice i topp klasse. 5

6 TFO og Tennisskolen STK var den første tennisklubben i Norge med å tilby Tennisfritidsordning som alternativ til SFO. Antall barn som spiller tennis i Stavanger Tennisklubb har hatt god vekst og vi ser nå resultat av et godt og spesifikt arbeid som startet for noen år siden. Fokus er på kvalitet og at det skal være kjekt; barna skal lære god teknikk som legger grunnlaget for å være i sporten i langt tid, samtidig som at det skal være lystbetont og gøy. Framgangen fra 2015 har fortsatt i 2016, til tross for oljekrisen som har påvirket klubbens medlemstall ellers. I 2015 hadde vi med 160 spillere og avsluttet med 190. I 2016 har vi passert 200 spillere og i inngangen av 2017 ser det lovende ut. Gjennom 2016 har vi hatt kampanjer der vi har invitert de fleste barneskolene i Stavanger (inkl. SFO) til å komme på besøk i løpet av skoledagen eller SFO-tiden. Vi har tilbudt en time med organisert trening og stilt med 1-3 trenere avhengig av alder og antall. Dette resulterte i nærmere 20 timer på dagtid. Et sted mellom 400 og 500 barneskoleelever fra Auglend, Madlavoll, Lassa, Eiganes og Våland kom på besøk i løpet av mars, april og mai i fjor. Dette må ha gitt en effekt, for vi har i 2016 satt ny rekord både på sommercamp og TFO. Den nye sommercamprekorden teller nå 159 påmeldinger (ikke unike). Demografisk så ser vi at vi har et stort potensial i å utvide «nedslagsfeltet» til hvor TFObarna bor (se kart nedenfor). Demografi TFO 2016 (totalt 81 born) 1 Kva med Våland, Storhaug, Ullandhaug, Mariero? i Sandnes Høsten 2016 startet vi opp med såkalt «lilla gruppe», dvs. et opplegg for 4-5-åringer. Vi har hatt 10 barn med på dette opplegget. I høst ble det satt ny rekord på TFO med 85 deltakende barn. Vi har gjennom 2016 også fokusert på å få flere til å spille mer enn en time i uken og status nå er at flertallet av TFO-barna gjør dette. Vi ser 6

7 også at forsettelsesandelen for de med to treninger i uken er høyere. 98 % av barna tilknyttet STKs Tennisunivers høsten 2016, deltar fortsatt når vårsemesteret starter. STKs Tennisunivers dekker alle som går på Tennissskole i STK og bidrar til å ta bedre vare på den enkelte som tennisspiller. Vi legger opp til en helhetlig utvikling av tennisspillerne våre som også inkluderer tenniskamper. Vi er også tydelige på at man ikke trenger å delta i et NM for å utfordre seg selv - planetcupene er lavterskel-turneringer hvor du får erfaring med kamp innenfor uhøytidelige og oppbyggende rammer. Men det STKs Tennisunivers kanskje handler aller mest om, er å knytte bånd til andre gutter og jenter i tennisklubben. Vi arrangerer planetsamlinger for å spleise spillere på tvers av treningsgruppene, sånn at du får spille med og bli kjent med jevnaldrende du ikke trener med til vanlig. Fra en av flere ROG arrangement i STK Konkurransetennis Antall juniorspillere i klubben som er med i satsningsgruppene våre for konkurransetennis var i spillere i alder 11 til 19 år. Gruppen med konkurransespillere i klubben vokser og viser at det er et godt treningsmiljø og høy trivselsfaktor innad i gruppen. Klubbens konkurransegruppe reiser og spiller turneringer nasjonalt og internasjonalt og prestasjonsmessing gjøres det stadige fremskritt. Noen har også begynt å markere seg med gode internasjonale resultater og aktivitetsnivået for de mest aktive i konkurransegruppen er god. Flere Norges Cup-vinnere i både u16 og u19 klassen. Samt seier i internasjonal u16 turnering på hjemmebane. NM innendørs: u12 Sturle Hoff Skigelstrand semifinalist u14 Ylva Frafjord Landa kvartfinale u16 Anne Sedberg Myhre Norgesmester Mix-double u19 Marcus Sulen finalist, Brit Storhaug finalist, Johannes Tveit Gjerdåker kvartfinale NM utendørs u16 Anne Sedberg Myhre semifinale, Anne Sedberg Myhre Norgesmester Mix u19 Johannes Tveit Gjerdåker finalist, Marcus Sulen semifinalist 7

8 Sen. Anne Sedberg Myhre kvartfinale, Marcus Sulen kvartfinale Vet. Rikhard Holmstrøm Norgesmester både single og double +35 Lagtennis Klubben stilte også i 2016 med 4 herrelag og 2 damelag i den nasjonale seriespillet til Norges Tennisforbund. Lagene er en kombinasjon av junior og senior spillere og vi ser at lagtennisen knytter junior- og seniortennis sammen er et år som går inn i historiebøkene; herrelaget vant eliteserien og ble Norgesmestere for lag 2016! Damelaget var ikke særlig dårligere og kom til semifinalen med det yngste laget i eliteserien. Stort grattis til begge lagene. Stavanger Tennisklubb tar Norgesmesterskapet med seier i Eliteserien for lag for 2016 Aktivitet og turneringer gjennomført i 2016 Stor lokal turneringsaktivitet vil være viktig både for å redusere reisevirksomhet og for å ha et godt lokalt turneringstilbud for alle segmenter. Klubben ønsker å videreutvikle administrasjonens- og trenerstabens idretts- og servicekompetanse og STK er ledende i Norge på turneringsarrangement. Både med hensyn til antall gjennomførte turneringer, men også på den kvalitative gjennomføringen. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre slik at vi kan opprettholde vår status som en av landets aller beste turneringsarrangør og således bli ytterligere attraktive (tildeling av årets Davis Cup er et eksempel på det). I 2016 ble følgende nasjonale og internasjonale turneringer gjennomført: Uke 4 Juvesen 8

9 Uke 5 U10 & Race U12 Uke 6 Grand Prix Uke 11 NM U14 U16 U19 Uke 14 U14 Race Uke 17 U10 & Race U12 + Juvesen Uke 30 TE U16 Hafrsfjord Uke 35 U10 & Race U12 Uke 36 Hafrsfjord Cup Veteran Uke 37 Juvesen Uke 48 Masters U14 U16 U19 Uke 49 TE U14 Uke 49 ITF U18 Uke 49 ITF Seniors Uke 49 Grand Prix Uke 50 U10 & Race U12 & Challange U12 Regionale og sosiale arrangementer gjennomført 2016: Lagtennissamlinger Multiturnering Tennis & Paella Mix turnering Planet turneringer & Samlinger ca. 1 hver måned Red Orange Green (ROG) Tour, to ganger Klubbturer/Gruppeturer gjennomført i 2016: SEB Oslo Sverige tur NM Frognerparken alle klasser Treningsleir i Kroatia i høstferien Treningsleir i Spania for voksne Arendalstur for Merkur gruppen oransje spillere Overnattingstur til Egersund på ROG turnering Anlegg Klubben disponerer i dag 8 innendørsbaner på Tjensvoll og 4 utendørsbaner på Madla. På innendørsbanene er utnyttelsesgraden tilnærmet 100 % innenfor kjernetiden Hafrsfjordbanene holdt bra kvalitet gjennom 2016 og anlegget fremstår i dag som attraktivt, men med for liten kapasitet. I 2016 ble Tennishallen brukt for messer under ONS i august og en uke i oktober. I april 2016 fikk klubben beskjed om at Stavanger kommune ønsket å overta drift av Tennishuset på Tjensvoll allerede fra høsten 2016 og således kunne tilby bruk av hallen også til andre klubber og 9

10 idretter. Et stort arbeid med å klargjøre hva som er historiske avtaler mellom kommune og klubb og intensjonen bak disse ble gjennomført fra styret. Basert på dette fikk vi etter flere møter med kommunen (igjen) etablert en felles forståelse for at klubben har en avtalefestet prioritet til å kunne bruke hallen. Gjennom dette arbeidet ble det fra vår side også tydelig at selve driftsavtalen med kommunen bør revurderes. Klubben har i dag en driftsavtale som gjør at vi tar all driftskostnad i tillegg til at vi betaler leie til kommunen. På denne måten sparer vi betydelige beløp for kommunen i forhold til andre idrettsanlegg som kommunen eier. Vi jobber for tiden fortsatt med kommunen for å komme fram til en ny avtale rundt drift som bør gi oss bedre vilkår. Den framtidige anleggssituasjonen for STK er ennå uavklart. Tidshorisonten til Revheimprosjektet er uklar og sannsynligvis mer enn 10 år fram i tid. Gjennom 2016 har styret jobbet mye med å avklare situasjonen vedrørende Revheim og eventuelt vurdere om en satsning på det eksisterende anlegget på Tjensvoll og Hafrsfjord er et reelt alternativ. Klubbenhar en målsetning om at vi må ha et anlegg som gir muligheter for vekst. Styret mener dette vil gi grunnlag for videre sportslig utvikling samtidig som at klubben også vil kunne bedre tilbudet til alle medlemmer og gi økt tilhørighet og et bedre miljø. I påvente av dette ble det i løpet av 2016 igangsatt arbeid for oppgradering av lys. Kommunen har her tatt på seg kostnadene og nytt lysanlegg ble installert i løpet av februar En oppgradering av foaje og fellesområder i tillegg til nytt banedekke bør komme på plass i løpet av Regnskap 2016 og budsjett 2017 Klubbens soliditet er god med et stort aktivitetsnivå og høy utnyttelse av banene. Klubben har gjennom 2016 klart å snu en negativ trend med et underskudd i 2015 (over kr) til at 2016 går omtrent i balanse før avskrivinger. Viktige faktorer for oppnåelse av dette: Redusert åpningstid i resepsjon (etter sommeren) gir reduserte lønnsutgifter Innstramming og mer fokusert bruk av timetrenere Økt antall deltagere i TFO som økte inntektene fra kr pr mnd (utenom ferier) i 1 halvår til kr pr mnd i 2. halvår (og som holder frem i 1 halvdel av 2017). Tilsvarende også for konkurransegruppen Bedre inntjening på turneringsarrangementene Bedre kostnadskontroll Ved inngangen til 2017 har vi opprettholdt det høye aktivitetsnivået fra høsten 2016 med høy deltakelse på våre aktiviteter og vi budsjetterer forsiktig med et lite overskudd for Styret fikk av årsmøtet i 2014 (og gjentatt i 2015) mandat til å bruke noe av klubbens oppsparte midler til oppgradering av anlegg. Dette har det ikke blitt behov for og kostnader har blitt dekket av kommunen eller i mindre grad av klubben over driftsbudsjett. Styret ser pr i dag ikke behov for å 10

11 endre dette og vil eventuelt komme tilbake til dette ved neste årsmøte. En oversikt av fjorårsresultatet er gitt under (detaljert oversikt kan finnes i årsmøtepapirer). Andre inntekter Treninger Andre utgifter Treningsutgifter Driftsutgifter Andre inntekter Varekostnad Tilskot og sponsor Treninger Utstyr og premier Totale inntekter Bane og hall Resepsjon Totale utgifter Lønnskostnad Det er styrets vurdering at klubbens økonomiske situasjon er bra. Styret bekrefter at forutsetning om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig uttrykk for klubbens utvikling og stilling, samt resultatet av virksomheten for Styret bekrefter at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av driften i Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved bedømmelsen av selskapets stilling Driftsinntekter 8,576,656 8,274,880 Driftskostnader 8,738,572 9,047,800 Driftsresultat -161, ,920 Renter 14,532 45,972 Årsresultat -147, ,948 Et mer detaljert årsoversikt for 2016 og 2016, samt budsjett for 2017 er vist i vedlegg 1. Klubbens balanse (vist nedenfor) er god med likviditetsreserver plassert med meget lav risiko.. 11

12 12

13 Avsluttende kommentar Styret vil avslutningsvis takke alle medlemmer, ansatte og interessenter til klubben for et meget godt samarbeid i Det høye aktivitetsnivået, det positive engasjement og det konstruktive samarbeidet motiverer til fortsatt innsats for å legge forholdene til rette slik at alle som vil spille tennis skal kunne drive idretten med størst mulig utbytte og ha mulighet for å oppnå et prestasjonsnivå i samsvar med egne ambisjoner. Stavanger, mars 2016 Styret i Stavanger Tennisklubb Lars Gjerdåker (leder) Line Hoff Nilsen (nestleder) Karl Petter Aarthun (medlem) Erik Haaland (medlem) Anett Røyrvik (medlem) Anine Klepp (medlem) Veronica Westbø Tønnesen (varamedlem) Inge Bjørkevoll (varamedlem) 13

14 Vedlegg 1: Oversikt inntekter og utgifter 2016 og 2015, samt budsjett 2017 Resultat 2016 Resultat 2015 Budsjett 2017 Totale inntekter 8,576,656 8,274,880 8,844,000 Treninger 4,018,200 3,800,777 4,430,000 TFO 850, ,972 1,030,000 Firmakurs 150, , ,000 Tennisskole 1,692,222 1,688,254 1,750,000 Privattimer 150, , ,000 Konkurranse 1,029, ,226 1,165,000 Drop-in 145,155 99, ,000 Resepsjon 482, , ,000 Kiosk 338, , ,000 Strenging 144, , ,000 Bane og Hall 964, , ,000 Baneleie + Gullkort 663, , ,000 Hall-leie messer 150, Viderefakturer vedlikehold 150, , ,000 Tilskot og sponsor 789,099 1,141, ,000 Sponsormidler 46, ,000 25,000 Kommunalt Driftstilskudd 60, ,034 60,000 Norges Idrettsforbund o.l. (LAM) 153, , ,000 Tilleggsmidler, NIF 481, , ,000 Diverse tilskudd 41,072 60,280 40,000 Andre inntekter 2,322,209 1,949,457 2,297,000 Medlemskontingent 739, , ,000 Turnering 660, , ,000 Alle andre inntekter 922, , ,000 14

15 Resultat 2016 Resultat 2015 Budsjett 2017 Totale utgifter -8,738,572-9,047,800-8,781,281 Treningsutgifter -334, , ,000 Utdanning, seminar og kurs -69, , ,000 Turneringsoppfølging -91,427-82,943-90,000 Samlinger/Camps -33,703-7,289-40,000 Lagtennis -140, , ,000 Lønnskostnad -5,840,257-5,724,913-5,977,781 Utstyr og premier -558, , ,000 Tennis- og treningsutstyr -255, , ,000 Turneringer og premier -302, , ,000 Varekostnad -364, , ,000 Driftsutgifter -942, , ,000 Leie av Tennishuset - kommune -99,996-99, ,000 Leie av eksterne baner -21,461-35,730-30,000 Vedlikehold og materialer -103, , ,000 Strøm -393, , ,000 Data, rekvisita og IT-system -85,572-60,567-90,000 Forsikring og renovasjon -68,411-60,818-65,000 Revisjonshonorar -83,125-83,750-85,000 Annonser og reklame -2,549-82,514-10,000 Renhold -84,583-62,568-65,000 Andre utgifter -698, , ,500 Kontingent NTF -142, , ,000 Alle andre utgifter -556, , ,500 15

16 Vedlegg 2: Styrets forslag til medlemskontingent 2017 «Medlemskontingenter holdes uendret fra 2016». Medlemskap 2016 (Hoveddel) Familie kr Senior kr Jr/Pensjonist/Student kr

17 Vedlegg 3: Stavanger Tennisklubb innstilling til valg Valgkomiteens innstilling: Styret Styreleder: Lars Gjerdåker Nestleder: Line Hoff Nilsen 4 styremedlemmer: o Karl Petter Aarthun, Veronica Westbø Tønnesen, Inge Bjørkevoll, Christoffer Sandsdalen 2 varamedlemmer: Ingrid Asher Olsen, John Baxter Note: Styret velges som følger: styreleder, individuelt, nestleder individuelt, styremedlemmer som gruppe, varamedlemmer som gruppe Revisor: Sumergo (Edgar Wigerstrand) Kontrollkomite: Suzana Jensen (leder), Pål Jæger-Pedersen, Egil Undem (vara) Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Styret gis fullmakt til å utnevne representanter Styrets innstilling: Valgkomite: Erik Haaland (leder) Bente Baxter Caroline Trondsen Otto Sulen (vara) 17

18 Vinnerkultur Gi alltid alt 99% er ikke godt nok Søke forbedringer for deg selv og andre Unne hverandre suksess... Alltid være rollemodell og godt forbilde! Respekt Ta vare på deg selv og andre Lytt til trener følg opplegg og plan Framsnakk og vær stolt av klubben... Alltid vise respekt og god innstilling! Gjøre hverandre gode Oppmuntre og hjelpe hverandre Gi råd og dele erfaringer Gi og ta imot tilbakemelding... Alltid på en positiv og konstruktiv måte! Idrettsglede og trivsel Ta ansvar inkluder alle Vær positiv og åpen Bidra til godt miljø og god stemning... Alltid ved å vise glede og ha det gøy! 18