Sakliste og saksdokumenter for årsmøte i Halden håndballforening

Transkript

1 Til medlemmer i Halden håndballforening Halden, 15. mars 2017 Sakliste og saksdokumenter for årsmøte i Halden håndballforening Styret viser til innkalling til årsmøte av 16. februar Årsmøtet avholdes den 22. mars kl. 19:00 på Høgskolen i Østfold, Aud 1. Under følger saklisten for årsmøtet: Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigete Sak 2: Godkjenne innkallingen Sak 3: Godkjenne saklisten Sak 4: Godkjenne forretningsorden Sak 5: Valg av dirigent, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen Sak 6: Behandle idrettslagets årsberetning Sak 9: Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Sak 10: Behandle forslag og saker 10.1 Virksomhetsplan 10.2 Handlingsplan 10.2 Etablering av ungdomsstyre Sak 11: Fastsette medlemskontingent for 2019 Sak 12: Fastsette treningsavgift for 2018/2019 Sak 13: Vedta idrettslagets budsjett Sak 14: Behandle idrettslagets organisasjonsplan Sak 15: Valg 15.1 Valg av styret 15.3 Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt Valg av to revisorer 15.5 Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett 15.6 Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.

2 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigete Årsmøtet skal vedtaksføre antall stemmeberettigede medlemmer som var tilstede starten av årsmøtet. Årsmøtet er vedtaksført dersom det møter minst seks stemmeberettigete medlemmer, jf. lovnormen 13 (5). Regler om stemmerett følger av lovnormen 6. I hovedsak gjelder: For å ha stemmerett og være valgbar må man ha fylt 15 år, vært medlem av idrettslaget i minst én måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene, jf. 3 (1). fremmes på årsmøtet. Sak 2: Godkjenne innkallingen I henhold til lovnormen 13 (2) er årsmøtet innkalt av styret med minst én måneds varsel direkte til medlemmene eventuelt på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen, eventuelt på idrettslagets internettside. Innkallingen kan henvise til at saksdokumentene gjøres tilgjengelig på idrettslagets internettside eller på annen forsvarlig måte. I så fall skal det fremgå at dokumentene vil bli gjort tilgjengelige senest én uke før årsmøtet. Forslag som skal behandles på årsmøtet, må være sendt til styret senest to uker før årsmøtet. Fullstendig sakliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag til årsmøtet må være gjort tilgjengelig senest én uke før årsmøtet, jf. lovnormen 13 (2) Innkalling til årsmøte for Halden håndballforening godkjennes. Sak 3: Godkjenne saklisten På årsmøtet kan det ikke behandles forslag om endring i lov eller bestemmelser som ikke er oppført på den saklisten som er gjort tilgjengelig eller sendt ut. Andre saker kan behandles når 2/3 av de fremmøtte stemmeberettigete vedtar det ved godkjenning av saklisten. Sakslisten godkjennes Sak 4: Godkjenne forretningsorden 1. Årsmøtet ledes av den valgte dirigent. 2. Protokollen føres av de valgte sekretærene. 3. Ingen medlemmer må gis rett til ordet mer enn 3 ganger i samme sak. Med unntak av hovedinnlegg fra de forslagsstillere som har forslag på sakslisten, settes taletiden til: - 5 min. første gang. - 2 min. andre og tredje gang. Medlemmer som forlanger ordet til forretningsorden har 1 min. taletid. Ønsker medlemmer å delta i debatten, rekkes hånden i været slik at dirigent/sekretariat kan oppdatere talelisten. 4. Dirigenten kan forkorte taletiden, samt sette strek for inntegnede talere etter behov.

3 5. Eventuelle forslag som fremmes under forhandlinger, må leveres dirigenten skriftlig og være underskrevet med medlemmets navn. Forslag kan bare fremmes i saker som står på saklisten. Tidligere forslag kan ikke trekkes tilbake, og nye forslag kan ikke fremmes, etter at strek er satt eller at saken er tatt opp til votering. 6. Alle vedtak og valg avgjøres ved flertall av de avgitte stemmer, med de unntak som Idrettskretsens lov fastsetter. 7. Forslag og vedtak føres inn i protokollen med antall avgitte stemmer - for og imot, samt hvem som har hatt ordet i saken. 8. Protokollen underskrives av de to valgte representantene og sekretæren senest en uke etter årsmøtet. Sak 5: Valg av dirigent, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen fremlegges på møtet Sak 6: Behandle idrettslagets årsberetning Det vises til vedlagt årsberetning. Årsberetning 2017 for Halden håndballforening godkjennes. Sak 9: Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand Det vises til vedlagt regnskap med noter i årsberetningen. Regnskapet er ført etter NIFs regnskapsog revisjonsbestemmelser. Revisors beretning publiserer så snart denne er klar. Årsregnskap for 2017 godkjennes. Sak 10: Behandle forslag og saker 10.1 Virksomhetsplan Det vises til Virksomhetsplan for Halden håndballforening, Virksomhetsplan for Halden håndballforening, godkjennes 10.2 Handlingsplan Det vises til Handlingsplan 2018 for Halden håndballforening Handlingsplan 2018 godkjennes.

4 10.2 Etablering av ungdomsstyre Halden Håndball ønsker å gi utøverne en sterkere stemme inn i klubbens styrearbeid, og foreslår å etablere et ungdomsstyre bestående av to representanter fra hvert lag i aldersklassene 12 til 18 år. Styret har tro på at et ungdomsutvalg kan føre til et større engasjement blant ungdommen, både sportslig og sosialt, og at dette kan bidra til å bedre samholdet på tvers av lagene. Utvalget konstituerer seg selv og fordeler roller, oppgaver og ansvar seg imellom. I oppstartsfasen vil styret utnevne en voksenrepresentant som kan hjelpe dem i gang. Lagene utpeker selv sine representanter for ett år om gangen. Videre ønsker styret å oppmuntre medlemmer i utvalgt til å melde seg på lederkurs for ungdom. Kurset går i regi av Østfold idrettskrets, og vil forberede deltakerne på lederverv i ulike deler av klubbarbeidet i norsk idrett. Ungdommene får relevant kompetanse til å delta aktivt der beslutningene tas i de ulike organisasjonsleddene. Halden håndballforening etablerer et ungdomsstyre i tråd med styrets innstilling. Sak 11: Fastsette medlemskontingent for 2019 Medlemskontingent for medlemskap i Halden håndballforening for kalenderåret 2019 settes til: Medlemskap Pris per år Junior og senior Kr 400 Styremedlem, trenere og oppmenn Kr 100 Støttemedlem Kr 100 Æresmedlem Kr 0 Innbetaling av medlemskontingent skjer forskuddsvis per år (januar/februar). Nye medlemmer faktureres løpende. Medlemskontingenten for kalenderåret 2019 fastsettes i tråd med innstillingen.

5 Sak 12: Fastsette treningsavgift for 2018/2019 Treningsavgifter for sesong 2018/2019 fastsettes til Aldersklasse Håndballskolen Kr ,- Jenter 8-10 Kr ,- Jenter Kr ,- Jenter Kr ,- Senior Kr ,- Trenere, oppmenn, styret - Støttemedlem, foresatte m.fl. - Treningsavgift per sesong Søskenmoderasjon: Det betales full treningsavgift for første (eldste) barn, 30 % reduksjon for barn nummer to og 50 % reduksjon på øvrige. Styret gis fullmakt til å redusere treningsavgiften for seniorspillere, dersom Halden Håndball ikke klarer å gi ett fullverdig tilbud til gruppen kommende sesong. Treningsavgifter for sesong 2018/2019 fastsettes i tråd med innstillingen.

6 Sak 13: Vedta idrettslagets budsjett På årsmøtet skal det fastsettes et budsjett som inneholder alle hovedposter i resultatregnskapet. Budsjettforslag for 2018 er som følger: Budsjettforslag Halden Håndballforening Sponsorinntekter Kiosksalg Inngang Grasrotandel - Norsk Tipping Medlemsavgifter Treningsavgifter Bingooverskudd Dugnadsinntekter Loddsalg Sum inntekter Innkjøp av varer for videresalg Diverse kjøp til arrangement Trenerhonorar Honorar dommere Kjøregodtgjørelse dommere Diett dommere Diverse honorarer Leie lokaler Halleie Hjortsberghallen Kostnadsført inventar Klubbtøy/Utstyr Rekvisita Div.forbr.materiell (is, tape, klister) Annen driftsmateriale Møter, kurs, oppdatering og lignende Påmelding serie, turneringer med mer Bøter/gebyr NHF/Idrettsforbund Gaver Forsikringspremie Bank og kortgebyrer Gebyr Vipps og Buypass Sum utgifter Budsjettet godkjennes i tråd med styrets innstilling

7 Sak 14: Behandle idrettslagets organisasjonsplan 13Årsmøte 15 p.10d 2 revisorer Valgkomité: 15 p.10f Roller: Politiattestansvarlig 15 p.10a og b Styret: Leder Nestleder 4 styremedlemmer 4 vararepresentanter Økonomiutvalg Sportslig utvalg Trenere Markedsutvalg LAG Arrangementsutvalget Kioskgruppe Ungdomsutvalg J - 8 J - 9 J -10 J -11 J -12 J -13 J -14 J -15 J -16 J -17 J -18. Håndball skole Senior Kvinner Organisasjonsplanen godkjennes i tråd med styrets innstilling

8 Sak 15: Valg Valgkomiteen har i 2017 bestått av Anne Kloster, Line Heli-Hansen og Kai Henning Melberg. De innstiller kandidat til styret, underutvalg og to revisorer. Styret selv innstiller kandidat til valgkomiteen Valg av styret Samtlige styreverv er på valg da sittende styre alle valgt for ett år. Det vises til valgkomiteens innstilling. 1. Leder oppnevnes i tråd med valgkomiteens innstilling. 2. Nestleder oppnevnes i tråd med valgkomiteens innstilling. 3. Fire styremedlem oppnevnes i tråd med valgkomiteens innstilling. 4. Fire styremedlem oppnevnes i tråd med valgkomiteens innstilling Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. Styret gis fullmakt til å bemanne øvrige roller og utvalg i henhold til vedtatt organisasjonsplanen i sak Valg av to revisorer To revisorer skal velges etter innstilling fra valgkomiteen. Det vises til valgkomiteens innstilling. Revisorer velges i tråd med valgkomiteens innstilling Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett Styret gis fullmakt til å oppnevne representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett.

9 15.6 Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem. Valgkomiteen velges på årsmøtet, etter innstilling fra styret. Valgkomiteen skal bestå av leder, to medlemmer og ett varamedlem og velges for ett år om gangen. Følgende personer er forespurt og har sagt seg villige til å sitte i valgkomiteen for 2019: Rolle Styreleder Medlem Medlem Varamedlem Navn Jane Agnalt Catherine Wigdal Raymond Signebøen Kai Henning Melberg Valgkomiteen oppnevnes i tråd med styrets innstilling Vedlagt følger følgende dokumenter: Årsberetning 2017 Regnskap med revisors beretning Valgkomiteens innstilling Med vennlig hilsen styret i Halden håndballforening