ÅRSMØTE STAVANGER TENNISKLUBB 31. MARS 2016

Transkript

1 ÅRSMØTE STAVANGER TENNISKLUBB 31. MARS 2016 Agenda/Saksliste for årsmøte 1. Godkjenne stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent/møteleder, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle tennisklubbens årsmelding. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle innkomne forslag og saker. a. Ingen saker er meldt inn 7. Fastsette medlemskontingent. 8. Vedta idrettslagets budsjett og plan. 9. Valg: Styret o Styrets leder og nestleder o 4 styremedlemmer og 2 varamedlemmer Revisor Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Valgkomite med leder, 2 medlemmer og 1 varamedlem Kontrollkomité med 2 medlemmer og 1 varamedlem

2 STAVANGER TENNISKLUBB ÅRSRAPPORT 2015 Styrets beretning Klubbens virksomhet omfatter aktivitet som idrettslag tilknyttet Norges Idrettsforbund. Virksomheten er lokalisert i Stavanger kommune. Styret i Stavanger Tennisklubb valgt på årsmøtet i april 2015 er: Leder: Ole Martinsen Nestleder: Lars Gjerdåker Styremedlem: Jan Undem Styremedlem: Line Hoff Nilsen Styremedlem: Anett Eskeland Styremedlem: Martin Fisher (trådte ut av styret sommeren 2015) Varamedlem: Inge Bjørkevold Varamedlem: Veronica Tønnessen Varamedlemmene har vært invitert på alle styremøter og deltatt i samme omfang som ordinære styremedlemmer. Styret har i perioden avholdt månedlige, formelle styremøter med unntak av feriemåneder juli/august og desember. Styret har i tillegg gjennomført diverse møter for diskusjon om klubbutvikling og prioriteringer, ansettelsesprosesser, samt strategisamling sammen med trenere og stab. Styret har videreført klubben sitt arbeid med fokus på 4 områder som basis for prioriteringer og hva klubben skal kjennetegnes av og disse danner også basis for årsrapporten: Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Sportslig utvikling og nytenking med høy idrettsfaglig kompetanse Moderne og tidsriktige anlegg Sunn drift finansiell frihet Styret har i 2015 jobbet videre med arbeidet med organisasjonsutvikling og verdigrunnlag som ble startet i Positivt og inkluderende miljø som favner bredt Stavanger Tennisklubb er en av Norges største tennisklubber og et av Stavangers største idrettslag. Ved utgangen av 2015 hadde klubben 800 medlemmer. Dette gir en relativt stor nedgang fra fjorårets 941 medlemmer, en nedgangs som i hovedsak kommer på grunn avsluttende samarbeid med Sola og Randaberg. Enn viss nedgang skyldes også mye fraflytting fra Stavanger det siste året på grunn av endringer i jobbmarkedet. Økt medlemsregistrering og rekruttering vil være et av satsningsområdene for klubben i Rundt halvparten av medlemmene er mellom 6 og 19 år, og brorparten av disse har i løpet av 2015 vært aktive enten innenfor tennisskole eller konkurranse/ turneringsgrupper på nasjonalt nivå. Klubbens hjemmeside er en viktig informasjonskanal for klubben og fra nyttår ble også nytt nettbasert betalings- og bookingsystem (Senserio) tatt i bruk. Dette gir redusert arbeid for administrasjonen med betaling ved bestilling og sikrer innbetaling for alle booka

3 banetimer. Også medlemskap betales her og sikrer således økt registrering av medlemmer siden det gir rabattert pris på tjenester. Systemet vil videre bli utvidet til også å inkludere betalingsfunksjoner som kurs, tennisskole og andre medlemstjenester og overordnet mål er å minimere betaling ved faktura eller i kasse. Gullkortordningen, som gir utvidet spilletid utover betjent åpningstid, har blitt en suksess og har i praksis økt banekapasiteten betydelig og er også et billig alternativ til våre medlemmer. Vi har ikke observert at dette gir redusert spilling i ordinær åpningstid. Trenings- og konkurranseformer som treffer bredt i medlemsmassen, slik som Juvesen (Junior Veteran Senior) turneringen, liga-spill og tennis & tango har vært gjennomført som tidligere år og bidratt til tennismoro på tvers av årskull og generasjoner. Cezar Johansson ble ansatt som ny daglig leder i klubben fra 1. april 2015 og styret er svært tilfreds med arbeidet så langt og registrerer både nytenkning og kontinuitet. Mats Ferguson sluttet juni Marius Tangen ble ansatt fra august 2015 og da kom også Christian Martinsson inn som timetrener. I tillegg utgjør Ole Storhaug, Henning Frøystein, Oscar Barrios Torres, Rikhard Holmstrøm og Andre Jacobsen det faste trenerteamet. Av timetrenere i 2015 var også Hanna og Janusz Hellich en sterk ressurs.. Klubben har etter styrets oppfatning en svært kompetent og komplementær trenergruppe med stor grad av kontinuitet. Totalt utførte klubben i 2015 cirka 11 årsverk inkludert administrasjon og kiosk/medlemsservice. Klubben har som mål å være et idrettslag og en arbeidsplass der det råder full likestilling. Etter styrets oppfatning har arbeidsmiljøet i klubben vært bra. Det har ikke vært rapportert skader eller ulykker på arbeidsplassen. Selskapet forurenser ikke det ytre miljøet. Sportslig utvikling og nytenkning med høy idrettsfaglig kompetanse Stavanger Tennisklubb har som mål å bli en foregangsklubb. Dette innebærer blant annet at klubben skal tilby et godt aktivitetstilbud og medlemsservice i toppklasse. Stor lokal turneringsaktivitet vil være viktig både for å redusere reisevirksomhet og for å ha et godt lokalt turneringstilbud for alle segmenter. Videre ønsker klubben å videreutvikle administrasjon- og trenerstabens idretts- og servicekompetanse. Lokale arrangementer Stavanger TK er ledende i Norge på arrangementer. Både mht. antall gjennomførte turneringer, men også på den kvalitative gjennomføringen. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre slik at vi kan opprettholde vårt nivå som turneringsarrangør og bli ytterligere attraktive. I 2015 ble følgende arrangementer gjennomført: - Vestlandsmesterskapet - Norgescup - Juvesen - flere - NM innendørs u19 - Landsturneringen innendørs u12 - Tennis Europe 16 sommercup u16 - Tennis Europe 14 europacup u14 år - ITF 18 verdenscup u18 år - Masters (sluttspill for de 8 beste i juniorklassene i Norge) - Grand Prix kr. Største nasjonale premieturneringen i Norge - Åpne turneringer flere klasser - Regional veteranliga - Hafrsfjord cup for veteraner - Regionmesterskap alle klasser - Multi-turnering - Tennis & Salsa

4 - Mix-turnering - Planet-turneringer - Red Orange Green (ROG) Tour Resultater 2015 Klubbens konkurransespillere gjør stadig fremskritt. Noen har også begynt å markere seg med internasjonale resultater og aktivitetsnivået for de mest aktive i konkurransegruppen er god. Se mer detaljert informasjon under. Januar Vestlandsmesterskapet i Bergen. Nils Tveit Gjerdåker tok andreplass i gutter U14. I U14 klassen for jenter ble det en hel stavangersk finale mellom Anne Sedberg Myhre og Ylva Frafjord Landa der Anne vant. U16 gutter ble vunnet av Erik Sedberg Aarthun. U19 gutter ble vunnet av Marcus Sulen. Jenter U19 ble en hel stavangersk finale der Dorthea Hviding slo Brit Storhaug. I herre- og dameklassen ble det nok et par Stavangerfinaler; mellom Lars Vattøy og Johannes Helgø (hvor Johannes gikk av med seieren) i herreklassen og Dorthea Hviding mot Line Huglen (hvor Dorthea tok det lengste strået) i dame klassen. April Norgesmesterskap 14,16 og 18 og Landsturnering under 12 år. U19 Gutter: Norgesmester Johannes Helgø U16 Gutter: Semifinalister Johannes Tveit Gjerdåker og Marcus Sulen U16 Gutter Double: Norgesmester Marcus Sulen og finalist Johannes Tveit Gjerdåker. U16 Jenter: Semifinalist Brit Storhaug U16 Jenter Double: Finalist Brit Storhaug U16 Mix Double: Finalister Erik Sedberg Aarthun og Elida Frafjord Landa U14 Gutter Double: Semifinalist Nils Tveit Gjerdåker U14 Jenter Double: Semifinalist Anne Sedberg Myhre U14 Mix Double: Semifinalist Anne Sedberg Myhre Juni Lagtennis. Førstelaget på herre siden tok en andreplass i Eliteserien hvor de tapte for Snarøya i veldig jevn finale der Stavanger var en ball i fra å ta hjem førsteplassen. Øverste damelaget klarte å berge plassen sin i Eliteserien. August Norgesmesterskap under 14, 16, 18 og senior + Landsturnering under 12 år Frogner Herrer: Semifinalist Johannes Helgø Damer: Semifinalist Dorthea Hviding U19 Gutter: Norgesmester Johannes Helgø U19 Jenter: Semifinalist Dorthea Hviding U19 Mix Double: Norgesmestre Dorthea Faa Hviding og Thomas Eugen Jensen U16 Gutter: Semifinalister Johannes Tveit Gjerdåker og Marcus Sulen U16 Gutter Double: Norgesmester Johannes Tveit Gjerdåker og semifinalist Marcus Sulen U14 Gutter Double: Semifinalist Mathias Jæger-Pedersen U14 Mix Double: Semifinalist Anne Sedberg Myhre

5 November International week Stavanger. Nok et nytt, stort og omfattende arrangement som ble vellykket på alle mulige måter. Følgende arrangementer gikk av stabelen: Tennis Europe 14, ITF 18, GP og Masters 14, 16 og 19 år. Våre spillere gjorde gode resultater. Klubbturer/Gruppeturer 2015: Følgende klubbturer ble gjennomført i 2015: - SEB Oslo - Sverige-tur - NM Frognerparken alle klasser - Treningsleir i Kroatia i høstferien - Overnattingstur til Egersund på ROG turnering Moderne og tidsriktige anlegg Klubben disponerer i dag 8 innendørsbaner på Tjensvoll og 4 utendørsbaner på Madla. På innendørsbanene er utnyttelsesgraden tilnærmet 100 % innenfor kjernetiden Hafrsfjordbanene holdt bra kvalitet gjennom 2015 og anlegget fremstår i dag som attraktivt, men med for liten kapasitet. I 2015 ble Tennishallen, sammenliknet med tidligere år, relativt lite brukt til messer og eksamensavvikling der mellom annet ONS 2015 ble avlyst. Den framtidige anleggssituasjonen for STK er ennå uavklart. Tidshorisonten til Revheimprosjektet er krevende i dagens situasjon i Stavanger med sviktende kommunale inntekter og lavere aktivitetsnivå generelt i regionen. Klubben ønsker i 2016 å avklare situasjonen vedrørende Revheim og eventuelt vurdere om en satsning på det eksisterende anlegget på Tjensvoll og Hafrsfjord er til fordel for både oss og kommunen. Klubbens ambisjon er at anlegget må bli både større og bedre enn dagens eksisterende anlegg for å dekke det økte aktivitetsnivået vi ser særlig for de aller yngste, men også blant våre ungdommer og våre eldre spillere. Styret mener dette vil gi grunnlag for videre sportslig utvikling samtidig som at klubben også vil kunne bedre tilbudet til alle medlemmer og i tillegg gi økt tilhørighet og et bedre miljø. I påvente av en endelig beslutning ble det i løpet av 2015 gjennomført oppgradering på Tennishuset i form av oppussing av garderober, nytt treningsrom og tribunefasiliteter. Dette har allerede mottatt god respons. I klubbhuset på Hafrsfjord ble garderober og toalett oppgradert. I løpet av 2016/17 er videre oppgradering av Tennishuset planlagt med mellom anna nytt lys i hallene, oppgradering av foaje og fellesområder og nytt banedekke (2017). Sunn drift finansiell frihet Klubbens soliditet er god. Aktivitetsnivået i klubben er høyt (all time high), hvor 2015 er marginalt høyere enn i Klubben har hatt noen økonomiske utfordringer i 2014, som gir utslag i årets resultat som viser et underskudd på NOK Underskuddet skyldes hovedsakelig 4 faktorer: Nedgang i betalende medlemmer og i tennisskoleaktivitet Kansellering av messeaktivitet, med tilsvarende bortfall av messeinntekter

6 Ekstraordinære personalkostnader knyttet til interim daglig leder i årets begynnelse, samt avviklingskostnader knyttet til en av klubbens ansatte Opprydning i gamle poster fra tidligere år Styret og administrasjon har tatt grep i 2015 for å få bedre kontroll på økonomien. Tiltakene inkluderer redusering av omfang og endret tidsplan for vedtatt oppgraderingsprosjekt for Tennishuset på Tjensvoll, forbedret intern kontroll, kostnadskontroll og rapportering, samt forbedret oppfølgning av klubbens ressursbruk for å sikre en mer kostnadseffektiv drift. Dette har medført at driften har gått med positive resultater de siste månedene av 2015 og opererer nå med balansert drift i henhold til målsetningene. Klubbens balanse er god med likviditetsreserver plassert med meget lav risiko. Hovedpunkter i regnskapet for 2015 målt mot foregående år og budsjett er som følger: Nøkkeltall Endring Faktisk 2014 Budsjett 2015 Faktisk 2015 Avvik mot fjorår Avvik mot budsjett Sum driftsinntekter Sum driftskostnader Driftsresultat Finansposter Årsresultat Klubbens budsjett for 2016 er vist under. (Detaljert 2016 budsjett i Vedlegg 2): Budsjett 2016 mot faktisk Budsjett 2016 Driftsinntekter Driftskostnader - Varekjøp Lønn Annen kostnad Avskrivning Driftsresultat Finansposter Årsresultat Styret foreslår å videreføre policy om at bruk av klubbens oppsparte midler knyttes opp mot arbeid for oppgradering av anlegg, samt å holde og bygge en kapitalbase for fremtidig anlegg forventet etter Styret har i 2015 satt i gang et prosjekt for å se på nødvendige oppgraderingstiltak på anlegget på Tjensvoll samt utebanene på Hafrsfjord, for å sikre at anlegg tilfredsstiller de krav som stilles fra medlemmene til klubbens fasiliteter. Basert på økonomisk resultat i 2015, innstiller styret en forsiktig bruk av midler vedtatt i årsmøtet 2015 i Det er styrets vurdering at klubbens økonomiske situasjon er bra. Styret bekrefter at forutsetning om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelsen av regnskapet. Etter styrets oppfatning gir årsregnskapet et riktig uttrykk for selskapets utvikling og stilling, samt resultatet av virksomheten for Styret bekrefter at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av driften i Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning ved

7 bedømmelsen av selskapets stilling. Avsluttende kommentar Styret vil avslutningsvis takke alle medlemmer, ansatte og interessenter til klubben for meget godt samarbeid i Det høye aktivitetsnivået, det positive engasjement og det konstruktive samarbeidet motiverer til fortsatt innsats for å legge forholdene til rette slik at alle som vil spille tennis skal kunne drive idretten med størst mulig utbytte og ha mulighet for å oppnå et prestasjonsnivå i samsvar med egne ambisjoner. Stavanger, mars 2016 Styret i Stavanger Tennisklubb Ole Schei Martinsen (leder) Lars Gjerdåker (nestleder) Jan Undem (medlem) Line Hoff Nilsen (medlem) Anette Eskedal (medlem) Veronica Tønnesen (varamedlem) Inge Bjørkevoll (varamedlem)

8 Vedlegg 1 Stavanger Tennisklubb Regnskap 2015 Vedlagt i separat dokument.

9 Vedlegg 2 Stavanger Tennisklubb Budsjett og historisk oversikt Budsjett 2016 Proshop mat Proshop utstyr Konkurransegruppa Tennisskole Barn/Voksen Turneringsinntekter Fast baneleie Løpende baneleie Medlemskontigent TFO Tenniscamp Drop in Turneringsoppfølging Firmakurs Sponsormidler Messeinntekter Offentlig støtte Privattimer Diverse inntekter St svithun STK Lag tennis (inkl. refusjon) Samlinger Viderefakturert strøm Totale inntekter Varekjøp utstyr Varekjøp mat Total varekost Lønn Feriepenger OTP Arbeidsgiveravgift Div personalkost Total lønnskostnader Husleie/Leie eksterne baner Vann/renovasjon/Forsikring/Eiendomsavgift/Vedlikehold/Inventar Strøm Vedlikehold baner Telefoni Internett/Alarm Kontingent NTF/Rogaland Idrettskrets/Startkontigenter Turneringsoppfølging Reisekostnader Kostnader turneringer/premier Kostnader samlinger Regnskapskostnad Revisjonskostnader Web-sider/booking IT-kostnader Kontormateriell/rekvisita/porto/aviser Kurs/Utdannelse Annonser/tryksaker Tap på fordringer Tennisutstyr Kostnader tenniscamps Kostnader tennisskole Diverse kostnader Kostnader lagtennis Avskrivninger Totale driftskostnader Sammendrag Inntekter Varekost Personalkost Driftskost Driftsresultat Netto Finans , , , , Årsresultat

10 Styrets forslag til medlemskontingent 2016 «Kontingenter justeres noe opp og rundes av til nærmest NOK 100» Medlemskap 2016 (Hoveddel) Familie kr Senior kr Jr/Pensjonist/Student kr

11 Vedlegg 3 Stavanger Tennisklubb Valg Valgkomiteens innstilling til nytt styre vil bli lagt fram på årsmøtet. Styret Styrets leder: Styrets nestleder: 4 styremedlemmer: 2 varamedlemmer: Note: Styret velges som følger: Formann/Nestformann individuelt, Styremedlemmer som gruppe, Varamedlemmer som gruppe Andre valg Revisor: Ev. representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet Styret gis fullmakt til å utnevne representanter Valgkomite med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem for neste årsmøte Leder Medlem Medlem Kontrollkomite med 2 medlemmer Medlem Medlem